Artículo 2º-Nomenclaturas. En el contenido de este marco normativo se utilizarán las siguientes nomenclaturas:

Concejo:  Concejo de la Municipalidad de Santa Cruz.

La Municipalidad: Municipalidad de Santa Cruz.

Proveeduría: Departamento de Proveeduría Municipal

CGR:        Contraloría General de la República

LCA:         Ley de Contratación Administrativa.

RLCA:       Reglamento a la Ley Contratación Administrativa.

El Código:Código Municipal.

RSRCAP:  Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Resolución de la Contraloría General de la República N° R-CO-44-2007 del 11 de octubre del 2007.

DAJ:         Departamento de Asesoría jurídica

Artículo 3º-Alcance de este Reglamento. Este reglamento será aplicable -sin excepción-, a todos los procedimientos de contratación así como a los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno de bienes que promueva la Municipalidad de Santa Cruz por medio de su Departamento de Proveeduría.

Artículo 4º- La Bodega Municipal, el almacén o almacenes actuales, o que en el futuro organice la Municipalidad, forman parte de la organización de la Proveeduría Municipal.

CAPITULO II

Fuentes Generales de Contratación Administrativa

Artículo 5º-La contratación administrativa se encuentra regida por una serie de principios generales que la orientan y regulan. Esos principios son de acatamiento obligatorio tal y como lo establece la Ley de Contratación Administrativa en los artículos 4, 5 y 6, y el Reglamento a esa Ley en el artículo 2; para todos los órganos que intervienen en los diversos procesos de contratación, en los cuales se tienen que tomar en cuenta como fuentes de derecho, la Jurisprudencia de la Sala Constitucional y la Contraloría General de la República, Tribunal Contencioso Administrativo, Procuraduría General de la República, y cualquier otro ente o institución que tenga que ver con la materia, y la doctrina que la regula.

CAPÍTULO III

Funciones del Departamento de Proveeduría

Artículo 6º-Definición Funcional del Departamento de Proveeduría Municipal. La Proveeduría será el órgano competente para conducir los procedimientos de contratación administrativa, y fungirá como órgano técnico institucional en esa materia, así como para realizar los procesos de control, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes, por medio de la Sección de Almacén, quien llevará un inventario estricto y actualizado de los bienes bajo su custodia. Deberá aplicar los procedimientos correspondientes según lo defina el manual de Procedimientos Financieros-Contables y Administrativos de la Municipalidad.

Artículo 7º-Las dependencias administrativas de la Institución (técnico, jurídico, financiero) estarán en la obligación de colaborar con la Proveeduría para el cumplimiento de sus cometidos, todo conforme a las competencias propias de cada dependencia.

Artículo 8º-Funciones Específicas del Departamento de Proveeduría Municipal. El Departamento de Proveeduría Municipal tendrá las siguientes funciones:

a) Orientar mediante lineamientos, la elaboración de pedidos, las especificaciones técnicas, la programación de las compras de la Institución y la presentación oportuna de sus necesidades para el trámite de compra.

b) Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la erogación.

c) Agrupar las solicitudes de pedido según la naturaleza del gasto.

d) Con base en la estimación que realiza la unidad usuaria y el presupuesto indicado, determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la ley. En caso de duda sobre la exactitud de la estimación dada por la Unidad Usuaria/Parte Técnica, la Proveeduría podrá realizar las consultas y sondeos de mercado que resulten necesarios para la adecuada estimación del negocio.

e) Coordinar con el Departamento de Planificación, la Dirección Financiera, el Departamento de Asesoría Jurídica, la Unidad Técnica correspondiente y la unidad usuaria del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el proceso de contratación administrativa.

f)  Elaborar, el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que para la adquisición de bienes y servicios promueva la Municipalidad. Labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso.

g) Definir y comunicar los controles necesarios para cumplir con el cronograma de plazos previamente establecido, el cual será de acatamiento obligatorio para las dependencias involucradas.

h) Custodiar el expediente original y atender la consulta que la propia administración o terceros formulen sobre el estado del procedimiento.

i)  Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso al Departamento de la solicitud de trámite (pedido) hasta la confección de la orden de compra, así como en los casos de contratación por excepción.

j)  Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento, hacer efectivas las multas previamente establecidas en el cartel, en caso de requerirse.

k) Efectuar los trámites de exoneración, importación y des almacenaje de los materiales y suministros importados, cuando así se requiere.

l)  Para el caso de las contrataciones directas de escasa cuantía, la Proveeduría será el competente para dictar la declaratoria de desierto o infructuoso de conformidad con el reglamento que rige esta materia y en cuantas estas funciones le sean delegadas formalmente por el Alcalde Municipal.

m)            Preparar al Despacho del Alcalde, las solicitudes de autorización que deban plantearse ante la Contraloría General de la República para la promoción de procesos propios de las materias exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación, así como para promover un proceso de contratación sin contar con el contenido presupuestario correspondiente y todos aquellos oficios relacionados con los procedimientos de compra, salvo en aquellos casos en que el Despacho del Alcalde haya delegado directamente la atención y suscripción de esos trámites en la jefatura de la Proveeduría Municipal, delegación que debe cumplir con las disposiciones de la Ley General de Administración Pública.

n) Le corresponderá responder, conforme a los insumos que debe facilitarle la parte técnica, las audiencias que se confieran con ocasión de la presentación de recursos de Apelación o de Objeción al cartel ante la Contraloría General de la República; en el caso de Recursos de objeción al cartel que se presenten ante la Municipalidad, le corresponderá la resolución del mismo, a cuyos efectos la parte técnica a cargo del procedimiento, se encuentra obligada a proporcionarle las justificaciones o requerimientos que resulten necesarios para su atención.

o) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal, sin perjuicio de las demás competencias que se le asignen en este reglamento para la atención y resolución de esos supuestos.

p) Elaborar el programa de adquisiciones integrado y sus modificaciones, así como gestionar su publicación en el primer mes de cada periodo presupuestario, de acuerdo con lo que se define en los artículos 6 de LCA y 7 del RLCA.

q) Estudiar las ofertas recibidas para cada uno de los procedimientos de contratación que promueva la Municipalidad, sobre la base de los criterios técnicos, jurídicos y financieros que emitan las dependencias involucradas en el análisis de esos aspectos en materia de contratación administrativa, así como elaborar el cuadro comparativo de ofertas conforme a los elementos de evaluación definidos en el cartel y prevenir o comunicar a los oferentes/contratistas, cualquier tipo de requerimiento que resulte necesario.

r)  Emitir la recomendación de adjudicación ante el Concejo Municipal en los casos que corresponda.

s) Emitir oportunamente el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra y velar porque cumpla con todos los requisitos establecidos para su ejecución.

t)  La Proveeduría deberá actualizar y utilizar el Manual de Procedimientos y su personal se ajustará en forma rigurosa a las disposiciones que contenga dicho manual, esta misma función se aplica para la Bodega Municipal, en cuanto a la aplicación del manual correspondiente a esa dependencia.

u) Incluir en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la CGR, toda la información referente a los diferentes procedimientos de contratación administrativa que realiza la municipalidad en la forma y plazos establecidos.

v)  Constituir y mantener actualizado el Registro de Proveedores de la Municipalidad.

CAPÍTULO IV

Planeación y Programación de Compras

Artículo 9º-Solicitud de Bienes y Servicios. Los procedimientos para las compras de bienes o la contratación de servicios, se originarán en la solicitud de necesidades presentadas por las dependencias interesadas a la Proveeduría, lo cual deberá constar en el expediente.

En dichas solicitudes deberá especificarse claramente al menos lo siguiente:

a) Descripción completa y detallada del bien obra o servicio requerido.

b) Cantidad solicitada.

c) Costo estimado del bien y/o servicio a contratar.

d) Fecha probable del consumo del bien.

e) Duración probable del consumo del bien y/o servicio.

f)  Justificación de la necesidad a satisfacer (continuidad en el servicio o fin público).

g) Estar contemplado en su Plan de Adquisiciones.

h) Las especificaciones técnicas del bien o términos de referencia del servicio, aprobadas por el profesional responsable, según corresponda a cada área.

i)  El aval del Almacén en compra de materiales, suministros y repuestos y el visto bueno del órgano técnico cuando se trate de equipo especializado.

j)  El visto bueno del gerente del área que corresponda.

k) Todo lo que consigne el formulario de Pedidos de Bienes y Servicios.

En relación con lo anterior, la decisión que da inicio al procedimiento de contratación requiere el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del RLCA.

La Proveeduría rechazará las solicitudes que incumplan con uno o más de los requisitos indicados.

Artículo 10.-Formalidades del Pedido. La respectiva solicitud de pedido deberá contar con el nombre completo, cargo y además deberá ser autorizada por la Jefatura de la dependencia solicitante, quien será el responsable de verificar y justificar la efectiva necesidad del bien, servicio u obra.

Artículo 11.-Agrupación de los Pedidos. La Proveeduría agrupará los pedidos de las diversas dependencias que versen sobre la misma clase de objetos, siempre que la naturaleza y circunstancias lo permitan, para ello fijará plazos al año para la recepción de pedidos con el objeto de lograr las mejores condiciones y evitar a la vez un fraccionamiento ilegítimo, para ello las dependencias respectivas deberán programar sus necesidades de manera tal que las contrataciones inicien en los plazos fijados. Esos plazos serán fijados por la Proveeduría Municipal y comunicados oficialmente mediante la emisión de circulares. La Proveeduría tendrá la potestad de rechazarlos sin tramitar cuando no cumplan con lo establecido en el artículo 9 de este Reglamento o contravengan la LCA y su Reglamento.

Artículo 12.-Requisitos Previos. Previo a la decisión inicial de contratación, a petición de la Proveeduría Municipal, el funcionario encargado del presupuesto determinara, mediante un oficio, la existencia de la partida presupuestaria (contenido), siendo requisito indispensable que en esa decisión inicial se indique expresamente los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación.

Artículo 13.-Trámite para la Satisfacción de Necesidades Particulares. Para atender una necesidad calificada o de naturaleza particular, se podrá iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes si estos corresponden al mismo periodo presupuestario, previa aprobación de la Contraloría General de la República. Para lo pertinente, la Proveeduría, en coordinación con la unidad usuaria, determinará la necesidad de efectuar este procedimiento. En aquellos casos en que la ejecución se realice en el próximo periodo presupuestario, el solicitante de la contratación deberá realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección Financiera para asegurar la existencia del contenido presupuestario con el propósito de garantizar el pago de las obligaciones y no se requiere de previa autorización del Órgano Contralor.

Artículo 14.-Inicio del Procedimiento. Una vez que se cuente con la solicitud de compra o pedido debidamente confeccionado, con las especificaciones técnicas o términos de referencia aprobados, el contenido presupuestario correspondiente y demás disposiciones contempladas en el RLCA, la Proveeduría dará inicio al proceso de contratación respectivo.

Artículo 15.-Estimación del Contrato y Determinación de los Procedimientos. La estimación del contrato y la determinación del procedimiento de contratación a seguir le corresponderán a la Proveeduría. La estimación debe efectuarse de conformidad con los parámetros que indica la LCA en el artículo 31 y la determinación del procedimiento se regirá por la resolución que dicta la CGR, en cuanto a los límites generales de Contratación Administrativa a más tardar la segunda quincena de febrero de cada año, en donde se incorporan los parámetros vigentes para cada órgano y cada ente relacionados con el artículo 27 de la LCA. En caso de duda, a efecto de lograr la determinación del procedimiento que corresponda, la Proveeduría deberá procurar un sondeo de mercado que le permita lograr una estimación económica del objeto de contratación, lo más ajustada a la realidad que le sea posible. Cuando exista una partida presupuestaria definida, se tomará como base para la estimación del procedimiento.

Artículo 16.-Conformación del Expediente Administrativo. Una vez que se adopte la decisión de iniciar el procedimiento de contratación, se formará un expediente el cual se le incorporarán el pedido, el cartel definitivo, los estudios previos que motivaron el inicio de éstos cuando así corresponda y todas las actuaciones internas o externas relacionadas con la contratación. Todo ello en el mismo orden en que se vayan presentando y debidamente foliado. Los borradores o documentos preparatorios no formarán parte del expediente, se tendrán como referencia en un archivo adicional.

Artículo 17.-Plan de Adquisiciones.

a) Los programas de adquisiciones de cada año, deberán ser confeccionados conjuntamente con el Plan Operativo Anual y el Presupuesto, todo de acuerdo a los lineamientos que establezca al respecto la CGR.

b) La Proveeduría, consolidará los programas de adquisiciones, conteniendo la información solicitada en el artículo 7 del RLCA, y coordinará que sea publicado en el Diario Oficial " La Gaceta" en el primer mes de cada periodo presupuestario.

c) Cualquier modificación al programa de adquisiciones, deberá remitirse al Departamento de Proveeduría, mediante solicitud formal autorizada por el funcionario encargado de cada área, en la que conste las razones que motivan la modificación.

d) La Proveeduría, no tramitará las necesidades no incluidas en el programa de adquisiciones y sus modificaciones, en todo caso, los funcionarios que promuevan un trámite de contratación sin que la necesidad estuviere contemplada en el programa de adquisiciones quedará sujeto al régimen disciplinario respectivo.

CAPÍTULO V

Procedimientos de contratación

SECCIÓN PRIMERA

El cartel

Artículo 18.-El Cartel. Constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve, y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables. Su contenido establecerá como mínimo los requisitos establecidos en el artículo 52 del RLCA.

La Proveeduría elaborará, el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que para la adquisición de bienes y servicios promueva la Municipalidad, labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso. En las compras de escasa cuantía, gastos fijos, adquisición de bienes y servicios que están bajo la competencia de la Alcaldía Municipal, basta con el aval de la dependencia solicitante.

Cuando por la complejidad del objeto se requiera una mayor especificación técnica, la Proveeduría podrá solicitar apoyo a la dependencia municipal que corresponda.

Artículo 19.-Criterios de Evaluación. La dependencia solicitante adjuntará al pedido de artículos, las especificaciones técnicas y los criterios que se considerarán para la calificación técnica de las ofertas, con sus respectivos parámetros y escalas de evaluación, dentro de éstos podrán incluirse aspectos tales como experiencia, tiempo de entrega, garantías y otras condiciones propias de la naturaleza de la contratación, cuando el tipo de contratación a realizar así lo amerite. Asimismo, la calificación mínima para que una oferta pueda resultar adjudicada, no podrá ser inferior a 70 sobre 100 al ponderar cada uno de los factores a evaluar. Todo lo anterior debe ser incluido en el cartel.

Artículo 20.-Invitación a Participar. La Proveeduría dará divulgación al cartel según el procedimiento de contratación de que se trate y por los medios definidos en el RLCA.

SECCIÓN SEGUNDA

Modificaciones, prórrogas y aclaraciones al cartel

Artículo 21.-Modificaciones no esenciales al Cartel. Por modificaciones no esenciales se entenderán aquellas que no cambien el objeto ni que impliquen una variación importante en la concepción de este; deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación con al menos tres días de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas.

Artículo 22.-Modificaciones esenciales al Cartel. En cuanto a las modificaciones esenciales, el plazo para recibir ofertas será ampliado en un plazo no mayor al 50% del plazo mínimo que corresponde a cada tipo de contratación. La proveeduría cuenta con tres oportunidades para modificar de oficio el cartel, en cada modificación podrán variarse todas las condiciones que así lo ameriten.

Artículo 23.-Aclaraciones al Cartel. Pueden darse dos tipos de aclaraciones al cartel; las aclaraciones a solicitud de parte y las acordadas de oficio.

a) Las aclaraciones a solicitud de parte. Las aclaraciones a solicitud de parte se presentarán ante la Proveeduría dentro del primer tercio del plazo para recibir ofertas y serán atendidas en un plazo de cinco días hábiles después de su presentación; las que se presenten fuera de ese plazo, la Proveeduría -en coordinación con la parte técnica responsable- valorarán el fondo de la misma, mas no impedirá la apertura de ofertas señalada.

b) En cuanto a las aclaraciones acordadas de oficio. Las aclaraciones acordadas de oficio siempre que no impliquen modificación al cartel, serán incorporadas de inmediato al expediente, con la debida difusión dentro de las 24 horas siguientes.

c) Las prórrogas en el plazo para la recepción de ofertas. Las prórrogas en el plazo para la recepción de ofertas, deberán estar divulgadas a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de ofertas y se dispone de tres oportunidades de oficio para conferir prórrogas al plazo de recepción de ofertas.

SECCIÓN TERCERA

La oferta

Artículo 24.-La oferta. La oferta es la manifestación expresa del oferente de querer participar y eventualmente contratar con la Administración, en pleno sometimiento al bloque de legalidad. Las mismas podrán ser presentadas en sobre cerrado, en forma electrónica u otro medio autorizado en el cartel, en todo caso deberá estar debidamente firmado, física o electrónicamente.

Artículo 25.-Recepción y Apertura de Ofertas. Las ofertas deberán presentarse en el lugar o por el medio que se indique en el cartel, a más tardar en la fecha y hora señaladas para la recepción y apertura. Las ofertas serán entregadas en un sobre cerrado en el que se consigne como mínimo, número y nombre del concurso para el cual se está ofertando, así como el nombre o razón social de la persona física o jurídica que presenta la oferta. Deberá estar acompañada de los demás documentos y atestados solicitados por el cartel respectivo.

De la apertura se levantará un acta, en la que se consignará: número y objeto del concurso fecha, hora, lugar, funcionarios presentes designados a ese efecto y oferentes presentes o sus representantes debidamente y legalmente acreditados. Los oferentes o sus representantes podrán intervenir en el acto y hacer observaciones generales, reservando sus solicitudes concretas para el momento establecido en el procedimiento.

Lo expuesto en este artículo será aplicable en los procesos de contratación directa en lo que corresponda.

Artículo 26.-Plazos para Recepción de Ofertas.

a. Contratación Directa: De uno a cinco días hábiles máximo. En casos calificados como urgentes, con al menos cuatro horas de anticipación.

b. Licitación Abreviada: El plazo no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles.

c. Licitación Pública: El plazo mínimo de recepción será de quince días hábiles contados desde el día siguiente a la publicación de aviso.

Artículo 27.-Valoración, Subsanación y Aclaraciones a las Ofertas. Una vez realizado el análisis técnico, jurídico y financiero de las ofertas, cuando correspondan, la Proveeduría solicitará a los oferentes que subsanen cualquier defecto formal o se supla cualquier información o documento trascendente omitido, en tanto no impliquen modificación o alteración de las condiciones establecidas en cuanto a las obras, bienes y/o servicios ofrecidos, o varíen la propuesta económica, de plazos de entrega, ni garantías de lo ofertado. Dichas subsanaciones deberán presentarse por escrito dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles, de no atenderse la solicitud de subsanar, se descalificará la oferta; siempre que la naturaleza del defecto lo amerite y a ejecutar - previa audiencia- la garantía de participación.

Excepcionalmente, a solicitud del oferente y en casos debidamente justificados, la Proveeduría podrá prorrogar el plazo indicado hasta por un periodo igual.

Si se llegase a demostrar que las causas de la prórroga eran injustificadas y que solo se buscaba beneficiar al oferente, se le podrá abrir causa disciplinaria al funcionario o funcionarios responsables, con las consecuencias sancionatorias disciplinarias de conformidad con la gravedad del asunto.

Artículo 28.-Recomendación. La Comisión Especial de Adjudicación para licitaciones públicas y abreviadas estudiará y seleccionará las ofertas con el apoyo, técnico, cuando corresponda y lo considere necesario, de la dependencia usuaria o competente y la Asesoría Legal  dentro de los plazos establecidos al efecto. La resolución de recomendación de adjudicación, se dictará dentro del plazo establecido en el cartel, a falta de estipulación expresa en el mismo, se efectuará dentro de los 20 días hábiles contados a partir del acto de apertura.

La recomendación de adjudicación deberá contener como mínimo lo siguiente: resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas recibidas, una síntesis del estudio técnico y el estudio legal, recomendación de aquella o aquellas ofertas que de conformidad con lo dispuesto en el cartel respectivo resulten ganadoras de las contrataciones promovidas, contendrá además las principales condiciones que regirán en un eventual contrato. Esa recomendación será elevada por medio de la Alcaldía al conocimiento del Concejo Municipal, quienes dentro de los diez días hábiles posteriores al haber recibido conforme la recomendación y el expediente administrativo por parte de la Proveeduría Municipal, tomará el acuerdo que considere pertinente.

SECCIÓN CUARTA

La adjudicación

Artículo 29.-Acto de Adjudicación. El acto de adjudicación será dictado sobre la base de los estudios y valoraciones técnicas, jurídicas y financieras establecidas por la Comisión Especial de Adjudicación.

Salvo en el caso de las compras directas de escasa cuantía o en las licitaciones cuyo monto total de adjudicación no supere el límite máximo definido para el primer tipo de procedimientos precitado, el órgano competente para dictar el acto de adjudicación será el Concejo Municipal.

La recomendación de adjudicación deberá contener como mínimo lo siguiente: resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas recibidas, una síntesis del estudio técnico respectivo y la referencia al estudio jurídico realizado. Debe incluir además el detalle de la oferta u ofertas que resulten ganadoras de las contrataciones promovidas, conteniendo además, las principales condiciones que regirán en un eventual contrato, como: plazo de entrega, precio, forma de pago, entre otros.

La adjudicación se dictará dentro del plazo establecido en el cartel, dicho plazo podrá prorrogarse por un periodo igual y por una sola vez, para tales efectos deberá constar en el expediente las razones de interés público que motivaron dicha decisión.

Para los procedimientos de contratación directa de escasa cuantía o en las licitaciones cuyo monto total de adjudicación no supere el límite máximo definido para el primer tipo de procedimientos precitado, el acto de adjudicación lo dictará el Alcalde o el funcionario competente, mientras esta función sea debidamente delegada, y tendrá sustento en los criterios técnicos, financiero y legales emitidos por las instancias correspondientes y demás documentos del expediente administrativo de la respectiva contratación.

Artículo 30.-Comunicación del Acuerdo o Resolución de Adjudicación. La Proveeduría Municipal será la encargada de comunicar a los oferentes los acuerdos o resoluciones de adjudicación dentro de los plazos y parámetros previstos en el RLCA.

SECCIÓN QUINTA

Formalización contractual

Artículo 31.-Formalización Contractual. Los contratos se formalizarán en instrumento público o privado, de conformidad con los requerimientos legales y cartelarios aplicables.

Cuando no resulte necesaria la formalización mediante contrato, en su lugar será válido el documento denominado orden de compra, al que se entenderán incorporadas todas las disposiciones cartelarias, las condiciones de la oferta, los criterios técnicos, jurídicos y financieros emitidos al amparo de un determinado procedimiento. Adicionalmente quedarán incorporados a dicho instrumento de formalización, el o los Acuerdos de Adjudicación que emita el Concejo Municipal o el funcionario o dependencia que por el monto total adjudicado corresponda. En esos casos, la Unidad ejecutora y supervisora de la contratación deberá ejercer la fiscalización del procedimiento, asegurándose que se ejecute el objeto contractual y se cumplan las condiciones pactadas.

Artículo 32.-Dependencia Encargada de la Elaboración de Contratos. La dependencia encargada de elaborar contratos, cuando así se requiera, será El Departamento de Asesoría Jurídica, la cual velará porque en esos instrumentos se incorporen al menos las siguientes disposiciones: objeto contractual, precio, plazo y condiciones de entrega del objeto contractual, Acuerdos de Adjudicación, forma de pago y cualquier otro aspecto legal que resulte necesario en cada caso. El expediente lo remitirá la Proveeduría a la Asesoría jurídica con la carátula debidamente rotulada  que identifiquen el número de la contratación, la dependencia municipal solicitante y cada uno de los folios debidamente numerados y sellados. Quedarán además incorporados al contrato sin necesidad de mención, el cartel, la oferta adjudicada, los criterios técnicos, jurídicos y financieros emitidos durante la tramitación del procedimiento de que se trate. La Aprobación Interna de las contrataciones Administrativa corresponden al Departamento de Asesoría Jurídica tal como lo ordena la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en el artículo 20,  y consecuentemente, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en los artículos 188 y 190, y el Reglamento sobre Refrendo a la Administración Pública en el artículo 3 inciso 3 y artículo 17 inciso 3, a efecto de que se verifique de que la validez, perfeccionamiento y formalización de las contrataciones sustancialmente sean conformes con el Ordenamiento Jurídico.

CAPÍTULO VI

Garantías

Artículo 33.-Disposiciones sobre Garantías de Participación.

a. En las licitaciones públicas obligatoriamente, y en los demás procedimientos, facultativamente, se exigirá a los oferentes una garantía de participación, cuyo monto se definirá en el cartel entre un uno y un cinco por ciento del monto total ofertado, deberá tener una vigencia mínima de un mes contado a partir de la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.

b. Los documentos aportados como Garantía de Participación deben ser presentados en el Departamento de Tesorería Municipal, antes de la hora de apertura de las ofertas.

c. Es competencia de la Tesorería Municipal, en coordinación con la Proveeduría, autorizar la devolución de las garantías de participación.

d. La vigencia mínima de la garantía de participación será establecida por la Proveeduría en el cartel, en caso de no indicarse, el plazo de la vigencia será hasta por un mes adicional a la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.

e. El procedimiento para la ejecución de una garantía de participación, así como su resolución, será competencia de la Proveeduría y tendrá lugar en caso de que los oferentes incumplan sus obligaciones, conforme lo definido en el Art. 39 RLCA.

Artículo 34.-Disposiciones sobre Garantías de Cumplimiento.

a) En las licitaciones públicas y abreviadas, obligatoriamente; y en los demás procedimientos, facultativamente, se exigirá a los adjudicatarios/contratista una garantía de cumplimiento, cuyo monto se definirá en el cartel entre un 5% y un 10% del monto total adjudicado, en caso de omitirse en el cartel se solicitará solamente el 5% sobre el monto.

b) Las garantías de cumplimiento se rendirán en la forma que dispone el RLCA.

c) Los documentos aportados como Garantía de Cumplimiento deben ser presentados en el Departamento  de la Tesorería Municipal, con posterior a la firmeza del acto de adjudicación y con el visto bueno de la Proveeduría.

d) La vigencia mínima de la garantía de cumplimiento será establecida en el cartel, en caso de no indicarse, el plazo de la vigencia será hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

e) En caso de que el contratista incumpla sus obligaciones, la garantía de cumplimiento será ejecutada, de acuerdo con lo que se establece en Art. 41 RLCA. 

f)  Es competencia de la Tesorería Municipal, en coordinación con la Proveeduría Municipal, autorizar la devolución de las garantías de cumplimiento.

h) Tanto las garantías de participación como las de cumplimiento estarán bajo la custodia y resguardo por parte de la Tesorería Municipal.

CAPÍTULO VII

Recursos

Artículo 35.-Tipos de Recursos. Para los procedimientos de contratación administrativa la normativa que regula la materia dispone tres tipos de recursos: recurso de objeción al cartel, recurso de revocatoria y apelación.

En el caso de los recursos de revocatoria o apelación, la competencia para su conocimiento y decisión final se define por el monto recurrido de la licitación, conforme lo establecido en el Artículo 27 de la LCA y la resolución que cada año emite la Contraloría General de la República a esos efectos.

Todos los tipos de recursos deberán de estar firmados por la persona interesada y debidamente acreditada en el proceso de contratación, salvo que se indique alguna modalidad de mandamiento, para lo cual deberá de aportarse dicho documento conjuntamente con el recurso, la mera indicación del mandamiento no será suficiente para tener por acreditado al mandatario. El recurso deberá de contener claramente las objeciones de hecho o de derecho que se estimen convenientes. Además el recurso deberá indicar claramente el lugar o medio para recibir notificaciones, la omisión de éste requisito producirá que las resoluciones que emanen de la administración municipal le quedará notificadas con el solo trascurso de veinticuatro horas después de emitida la resolución.

Artículo 36.-Formas para Presentación y Respuesta de los Recursos. Tanto el recurso de objeción al cartel como el de revocatoria cuyo conocimiento corresponda a la Municipalidad, podrán presentarse vía fax, siempre que se identifique claramente la identidad del recurrente, la fecha y hora de presentación. Si el recurso presentado por fax se remite el último día del plazo para recurrir, este debe ingresar en su totalidad dentro del horario hábil de la institución.

Cuando se presenten vía fax, el original deberá ser presentado el día hábil siguiente, para el caso del recurso de objeción al cartel y, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de recibo, cuando se trate de un recurso de revocatoria. De no cumplirse con los plazos para la presentación del documento original, los trámites serán rechazados.

La Administración, una vez emitida la resolución final del recurso, contará con un plazo de tres días hábiles para notificar a las partes, en el lugar o medio designado por las mismas. En caso de que el recurrente no haya hecho ese señalamiento, se tendrán por notificadas en el transcurso de 24 horas después de la adopción de la resolución.

Artículo 37.-Recurso de Objeción al Cartel. El recurso de objeción al cartel cuyo conocimiento corresponda a la Municipalidad, debe ser presentado ante la Proveeduría, en razón de ser este el órgano competente para resolver tanto su admisibilidad como su resolución final, para lo que contará con un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de su presentación. La resolución se sustentará en los criterios técnicos, jurídicos o financieros que corresponda.

Cuando se presente un Recurso de Objeción al Cartel, cuya resolución sea competencia de la CGR, la Proveeduría, a instancia de dicho ente, remitirá dentro del plazo conferido para tal efecto, el expediente de la contratación incluido el criterio de la administración en cuanto a la impugnación presentada. El encargado de la atención de las Audiencias que confiera la Contraloría General de la República durante la tramitación de un recurso de objeción, será la Proveeduría Municipal, para lo que podrá contar con la colaboración de la parte técnica responsable del procedimiento y de la Asesoría Jurídica o cualquiera otra dependencia, todo orientado al aseguramiento de la mejor defensa de los intereses de la institución.

Artículo 38.-Recurso de Revocatoria y Apelación:

a. Recurso de Revocatoria. Es el que procede para impugnar la declaratoria de desierto o de infructuoso, así como el acto de adjudicación para aquellos casos en que por el monto no resulte procedente la Apelación. Tratándose de licitaciones, dicha impugnación debe ser planteada dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la comunicación de dicho acto ante el órgano que dictó el acto final, y en el caso de compras directas de escasa cuantía, dentro del plazo de dos días hábiles a partir de su comunicación ante la Proveeduría Municipal. Corresponderá al órgano que dictó el acto final valorar y resolver sobre la Admisibilidad y/o Improcedencia manifiesta de estos recursos, conforme a lo dispuesto en los numerales 179 y 180 del RLCA, para lo cual podrá solicitar el apoyo técnico de cualquier dependencia municipal.

Tratándose de procedimientos de licitación, el dictado de la resolución final del recurso debe emitirla el Concejo Municipal, para lo que cuenta con un plazo de 15 días hábiles después del vencimiento del plazo otorgado al recurrente para su contestación

b.       Recurso de Apelación. El encargado de la atención de las Audiencias que confiera la Contraloría General de la República durante la tramitación de un recurso de Apelación, será la Proveeduría Municipal, para lo que contará con la obligada colaboración de la parte técnica responsable del procedimiento. Cuando resulte necesario, la Proveeduría podrá solicitar la colaboración de cualquiera dependencia municipal, todo orientado al aseguramiento de la mejor defensa de los intereses de la  institución.

CAPÍTULO VIII

Ejecución contractual

Artículo 39.-Ejecución del contrato. En términos generales, la ejecución contractual es responsabilidad del órgano supervisor del contrato que se defina en el cartel, sea éste obras, bienes y/o servicios, en el caso particular de bienes es una responsabilidad compartida entre el Almacén, el órgano técnico y la unidad usuaria.

Artículo 40.-Responsabilidades del órgano supervisor. Al órgano supervisor o parte técnica designada durante la ejecución contractual, le corresponderá lo siguiente:

a) Velar porque durante la ejecución y la recepción de los bienes, las obras y/o servicios se cumpla con lo pactado, conforme lo establece la LCA y RLCA.

b) Asignar personal capacitado para la adecuada y/o correcta fiscalización del contrato desde el principio hasta la recepción definitiva.

c) Reportar a la Proveeduría cualquier anomalía o incumplimiento que se presente durante la ejecución a efecto de que se valore la resolución contractual, ejecución de garantías, aplicación de multas, cláusulas penales, sanciones, etc.

d) Velar por que la Administración cumpla con las obligaciones pactadas y con lo dispuesto en la LCA y su reglamento. En el caso de las contrataciones de obra, la orden de inicio se dará a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes al refrendo del contrato por parte de la Contraloría General de la República, cuando corresponda, o de la aprobación municipal esto orientado a que el contratista pueda iniciar sus labores lo más pronto posible.

e) En las ejecuciones de obras, velará porque los materiales que le provee la municipalidad al contratista, sean utilizados en cantidad y calidad de forma eficiente.

Artículo 41.-Recepción de Obras, Bienes y/o Servicios. La recepción de bienes, obras y/o servicios, deberá quedar consignada en un acta, la cual será levantada para cada procedimiento de contratación por separado, debiendo constar en el expediente de pago y en el de tramitación del procedimiento de contratación levantado por la Proveeduría. La dependencia técnica a cargo de la ejecución contractual será la responsable de su levantamiento y deberá llevar un control consecutivo de las recepciones que realiza durante la ejecución contractual, en el caso de entregas parciales. En lo relativo a bienes, la dependencia encargada del levantamiento de las actas será la Proveeduría o el encargado, quien dependiendo de la naturaleza del objeto contratado, deberá contar con la colaboración de los funcionarios especializados que sean necesarios, a efecto de respaldar debidamente los intereses de la institución en el acto de recepción.

Para la recepción de obras, el encargado de realizar el levantamiento de las actas respectivas será la persona o dependencia designada como órgano supervisor responsable de la misma. Al igual que para la recepción de bienes, las actas deberán llevarse de forma consecutiva para cada procedimiento de contratación adjudicado. La numeración consecutiva deberá responder al trabajo que se realice durante cada año calendario. Todas las actas originales deben ser remitidas a la Proveeduría a más tardar dentro del tercer día de su levantamiento con la finalidad de que sean incorporación al respectivo expediente administración.

Artículo 42.-Recepción de bienes. Para la recepción de bienes, la Proveeduría o el funcionario de la bodega que al efecto se designe, será el responsable del levantamiento del acta respectiva, en la cual deberá consignarse como mínimo: cantidades, calidades, características y naturaleza de los bienes. Adicionalmente, se dejará constancia de cualquier otra información que se estime necesaria o pertinente para el adecuado respaldo de los intereses de la Institución. El acta deberá ser suscrita por la persona que designe la Proveeduría y por el contratista o la persona que haya designado.

Si la cantidad de bienes a recibir es muy alta y variada, bastará con un acta resumen, que haga referencia a los documentos principales del expediente que especifican la cantidad, calidad y naturaleza de los bienes respectivos.

Cuando deban recibirse bienes, cuya naturaleza requiera de la valoración de técnicos especializados para el adecuado respaldo de los intereses de la institución, la Proveeduría deberá coordinar con la dependencia responsable de la ejecución contractual que a esos efectos haya sido definida en el cartel, quien deberá participar directamente de la recepción o designar bajo su responsabilidad a los funcionarios que deban participar de tal recepción. Cuando el cartel de una contratación, contemple tanto parte técnica responsable del procedimiento, como asesoría técnica especializada, en la recepción del objeto contractual deben participar ambas. En todos estos casos, el Acta la suscribirán todos los funcionarios que conforme lo dispuesto en el presente numeral, deben participar del acto de recepción. Igual obligación de coordinación y levantamiento de actas, deberá observarse para aquellos casos en que se haya pactado la recepción del objeto del contrato por entregas parciales.

En todos los casos, el acta de recepción debe quedar suscrita por el contratista, su representante o la persona que éste expresamente haya autorizado a ese efecto.

Artículo 43.-Contratación de Servicios. Tratándose de la contratación de servicios, dada la periodicidad con que los mismos serán recibidos, la dependencia solicitante y designada como órgano técnico responsable, durante la etapa de ejecución, deberá realizar informes periódicos de la prestación del servicio. En dichos informes deberán ser consignadas las condiciones en que se recibe el servicio, así como la satisfacción o cumplimiento de lo pactado. Esos informes periódicos deberán ser remitidos a la Proveeduría para que les dé el trámite respectivo y los anexe al expediente de la contratación de que se trate.

El órgano técnico correspondiente, deberá coordinar con la Proveeduría las situaciones que durante la ejecución contractual pudieran desembocar en la aplicación de multas, cláusulas penales, rescisión o resolución del contrato o sanciones de las referidas en los numerales 99 y 100 de LCA.

La frecuencia con que deban elaborarse dichos informes, dependerá de la modalidad fijada para la prestación del servicio y deberán enviarse a la Proveeduría, a más tardar dentro del tercer día de su elaboración para que sea incorporado al expediente administrativo respectivo.

En todo caso, es claro que la emisión periódica de los informes referidos en el párrafo precedente, no eliminan la obligación de hacer el levantamiento de las Actas de Recepción Provisional y definitiva, que deben tener lugar al finalizar la ejecución del contrato.

Artículo 44.-Recepción de Obras. Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional, por realizarse como máximo 15 días después de que el encargado de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción, así como el día y hora propuestos para hacer la entrega a quien corresponda; y otra definitiva por efectuarse dentro de un mes después de la fecha de la recepción provisional, salvo que en el cartel se haya indicado un plazo diferente.

En ambos casos, previa revisión de la obra, el órgano supervisor a cargo elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará al menos, si ésta se recibe a satisfacción o bajo protesta, en cuyo caso se señalarán los detalles de acabado o los defectos menores que deban ser corregidos, fijando un plazo razonable y prudencial para hacerlo.

Tanto el acta de recepción provisional como la definitiva deben ser suscritas, en el caso de la Municipalidad por el órgano técnico designado como responsable de la ejecución del contrato y tratándose del contratista, por este o por quien ostente su representante, conforme lo definido en el Código Civil.

La recepción de todo tipo de obras se realizará acatando las disposiciones anteriores y lo que expresamente contempla el artículo 151 del RLCA.

Además de lo indicado en el párrafo anterior, el acta de recepción definitiva se señalará como mínimo lo siguiente:

1. Un resumen de los aspectos señalados en el acta provisional.

2. Si la ejecución fue total o parcial.

3. Si se efectúo en forma eficiente o deficiente (en este caso señalar porqué).

4. El plazo empleado en la ejecución, incluyendo prórrogas.

5. Si hubo sanciones o se ejecutaron las garantías.

6. Si las obras se reciben a satisfacción o bajo protesta y en este último caso, las razones para que sea así.

7. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

8. El monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, ajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepción es parcial (si la recepción es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas).

En todo caso, para el control y ejecución de las obras impulsadas por la Municipalidad, resultarán de acatamiento obligatorio, las disposiciones contenidas en los manuales y demás normativa que al efecto emita la CGR.

Artículo 45.-Vicios ocultos, responsabilidad disciplinaria y civil en la ejecución de obras. El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al contratista o adjudicatario de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años posteriores a la fecha de la recepción definitiva.

Por otra parte, la Administración tiene un período de cinco años para reclamar al contratista la indemnización por daños y perjuicios, plazo que también se aplica cuando el funcionario designado por ella para hacerse cargo de la obra, también haya incurrido en responsabilidad civil; la responsabilidad disciplinaria por faltar a sus obligaciones durante la ejecución de la obra, prescribe según los criterios dispuestos en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428.

Artículo 46.-Prórrogas en Plazos de Entrega. La prórroga en la ejecución de los contratos se regirá por lo dispuesto en el artículo 198 del RLCA, para lo cual los contratistas deberán presentar una solicitud escrita ante el DRMS, quien la remitirá para valoración y aprobación al órgano técnico designado como supervisor del contrato y la Proveeduría. Todo lo actuado, deberá quedar debidamente documentado en el expediente administrativo del concurso.

Cuando el contrato haya sido refrendado por la CGR, a efectos de prorrogar su plazo, se elaborará una Adenda, el cual será remitido al ente contralor para su respectivo refrendo.

Artículo 47.-Suspensión del Plazo. Por causas de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, la Municipalidad de oficio o a petición del contratista, podrá suspender el plazo del contrato. El órgano supervisor del contrato es el competente para dictar la orden de suspensión, así como para restablecer el inicio del mismo. La fuerza mayor o el caso fortuito que den origen a la suspensión deben quedar debidamente acreditados en el expediente administrativo y definir a cargo de quien corren las medidas de mantenimiento de lo ejecutado.

La Administración por motivo de interés público institucional, o causas imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite, podrá suspender la ejecución del contrato hasta por seis meses prorrogables por otro plazo igual. En la resolución motivada que dicte el jerarca de la Municipalidad o el titular subordinado, deberá indicarse como mínimo: lo realizado hasta el momento, su estado y a cargo de quien corre el mantenimiento de lo ejecutado, así como las medidas a implementar para asegurar el equilibrio financiero. Adicionalmente, debe quedar contemplada la fecha para el reinicio de la ejecución.

Artículo 48.-Modificación unilateral a los Contratos. Esta potestad de modificación nace del Principio de Mutabilidad, que permite cambios y modificaciones durante la ejecución del contrato. La Municipalidad podrá aumentar o disminuir para un contrato los montos y cantidades en las condiciones señaladas en el artículo 12 de la LCA y 200 del RLCA.

Artículo 49.-Contrato Adicional. El contrato adicional se regirá conforme a lo establecido en el Artículo 12 bis de la LCA y 201 del RLCA.

Artículo 50.-Rescisión contractual. La rescisión del contrato se regirá conforme a lo establecido en los artículos 206, 207 y 208 del RLCA.

Artículo 51.-Resolución contractual. La resolución del contrato se regirá conforme a lo establecido en los artículos 204 y 205 del RLCA.

Artículo 52.-Cesión: Los derechos y obligaciones derivados de un contrato en ejecución o listo para iniciarse podrán ser cedidos a un tercero, siempre que no se trate de una obligación personalísima. Los requisitos y condiciones de la cesión se regularán de conformidad con el numeral 209 del RLCA.

Artículo 53.-Contratos irregulares. En caso de que la Proveeduría detecte la posible irregularidad de una contratación, inmediatamente pondrá el caso en conocimiento del Despacho del Alcalde, para que éste en su condición de jerarca máximo de la Institución, ordene el levantamiento de las investigaciones que corresponda.

En cuanto a la eventual cancelación de contrataciones que hayan sido determinadas como irregulares, tanto la orden de pago como las condiciones en que procede, deben ser emitidas por el Despacho del Alcalde.

CAPÍTULO IX

Del Precio y Pago

Artículo 54.-Los precios cotizados deberán ser firmes, definitivos e invariables durante el período de vigencia de la oferta; expresados en números y letras coincidentes. En caso de discrepancia, prevalecerá lo expresado en letras. Asimismo, de existir diferencia entre los montos unitarios y totales, prevalecerá el monto más bajo.

Los precios podrán cotizarse en colones costarricenses o en la moneda definida en el cartel. Aquellos materiales que sean cotizados en contratos de obra como materiales de importación y que posteriormente sean comprados en plaza, serán cancelados contra presentación de la factura del proveedor nacional.

El monto a cancelar no deberá superar lo cotizado en moneda extranjera y no incluirá los impuestos que hubiesen correspondido a la nacionalización de este producto.

Cuando los productos ofrecidos sean de importación y el oferente sea una firma domiciliada fuera del territorio nacional, el cartel o términos de referencia establecerá los incoterms que permitan determinar los elementos que componen el precio, por lo que será obligatorio para todo oferente cotizar en la forma solicitada, en caso de omisión, la Administración procederá a descalificar la oferta.

Tratándose de productos en plaza la oferta deberá indicar siempre el precio y la naturaleza de los impuestos que la afectan. Su omisión tendrá por incluido en el precio cotizado los impuestos que lo gravan.

Artículo 55.-Forma de Pago. Los pagos a proveedores y a los arrendatarios se harán contra la prestación del servicio, recepción de bienes o avance de la obra, a entera satisfacción de la Municipalidad de Santa Cruz, resultando absolutamente nula cualquier estipulación en contrario.

En contratos continuados de servicios, los pagos se harán mensualmente contra el avance en la prestación de los mismos, salvo que el cartel estipule otra diferente, recibidos a entera satisfacción de la Municipalidad de Santa Cruz.

En contratos de arrendamiento se pagará por mes vencido.

En las contrataciones de obra, el cartel o términos podrán establecer que se concederán en forma excepcional anticipos durante la ejecución de la obra con el objeto de cubrir parte de los costos directos de los renglones de trabajo.

Dicho anticipo en ningún caso podrá ser superior al 25% del monto contratado para el componente local. Todo anticipo de pago, debe ser respaldado en su totalidad por el contratista con una garantía colateral e incondicional que deberá cumplir con las formalidades y requisitos establecidos en el RLCA. De aprobarse un anticipo quedará obligado el inspector del contrato para deducir de cada uno de los pagos el porcentaje correspondiente al anticipo realizado.

El funcionario que ejecute un pago en contravención de estas disposiciones, incurrirá en responsabilidad laboral y patrimonial al igual que el funcionario que, careciendo de motivo, retenga un pago a un proveedor determinado. Para tal efecto, el órgano fiscalizador informará a la Alcaldía, el cual gestionará las acciones disciplinarias pertinentes.

Artículo 56.-Trámite de Pago. Los bienes en plaza se pagarán ocho días posteriores a la presentación para el cobro de la factura en la Proveeduría.

Para servicios o contratación de obra, se cancelara mediante pagos parciales, de acuerdo con cálculos basados en el progreso semanal del trabajo terminado y del equipo y materiales suplidos conforme lo presente el contratista y lo apruebe la unidad usuaria.  Estos pagos parciales se harán efectivos dentro de los ocho (8) días hábiles después de la aprobación de la unidad usuaria.

Los pagos se efectuarán en colones costarricenses.

Toda factura de dinero por avance de obra deberá estar debidamente timbrada.

La Municipalidad podrá reconocer pagos mayores a los que se consignan en el programa físico financiero de la oferta, de acuerdo con su disponibilidad de fondos.

Los pagos parciales se considerarán como adelantos basados en simples estimaciones; por lo tanto, estarán sujetos a pruebas y certificados de calidad y a la eventual corrección final. No implicará aceptación por parte de la Municipalidad, de los materiales o trabajos rendidos.

Tratándose de contratos para suministro de bienes, de previo al trámite de pago, se constatará la correcta recepción de la prestación contractual, observando al respecto las disposiciones contenidas en los  artículos 153 y 154  del RLCA.

En los contratos formalizados en moneda extranjera y que serán pagaderos en colones, se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado, siempre y cuando el adjudicatario no haya incurrido en mora por entrega tardía, en cuyo caso se descontarán los días de atraso para computar el tipo de cambio a utilizar a los efectos que la paridad cambiaria a referenciarse, sea la que corresponde a la ejecución contractual normal.

Cuando se trata de compras en el exterior, para su pago se seguirán las normas y costumbres del comercio internacional.

CAPITULO X

Sanciones Económicas y Administrativas

a Particulares

Artículo 57.-Sanciones Económicas. En el cartel pueden definirse dos tipos de sanciones económicas: las multas y la cláusula penal.

Artículo 58.-Multas. Las multas aplican por defectos en la ejecución del contrato y para que su aplicación resulte procedente deben estar tipificadas en el cartel. El monto máximo a cobrar es del 25% del total adjudicado y para su aplicación no se requiere la demostración del daño o perjuicio. La firmeza del cartel, cierra la posibilidad de reclamo en relación con la multa. En caso de que el objeto este compuesto por líneas distintas e independientes el monto máximo para el cobro se considerará sobre el mayor valor de cada una y no sobre la totalidad.

En caso de generarse un incumplimiento contractual que de origen al cobro de una multa por un porcentaje superior al 25%, lo procedente será a partir de ese momento dictar la ejecución de la garantía de cumplimiento y/o aplicar cualquier otra disposición que resulte necesaria. El cobro de la aplicación de la multa se hará a las retenciones del precio o bien a los saldos pendientes de pago.

Artículo 59.-Cláusula Penal. La cláusula penal procede en casos de ejecución tardía o prematura de las obligaciones y debe estar definida en el cartel. El monto máximo a cobrar es del 25% del total adjudicado y para su aplicación no será necesaria la demostración del daño o perjuicio. Una vez en firme el cartel, no se admitirá reclamo en cuanto al monto de la cláusula penal.

En caso de generarse un incumplimiento contractual que de origen al cobro de una cláusula penal por un porcentaje superior al 25%, lo procedente será a partir de ese momento dictar la ejecución de la garantía de cumplimiento y/o aplicar cualquier otra disposición que resulte necesaria. El cobro de la aplicación de la multa se hará a las retenciones del precio o bien a los saldos pendientes de pago.

Artículo 60.-Sanciones Administrativas a particulares. Existen dos tipos de sanciones administrativas a particulares: el apercibimiento y la inhabilitación, contenidas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Artículo 61.-Apercibimiento. Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, sea ésta persona física o jurídica, a efecto de que corrija su conducta, sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de multas o cláusula penal. Ésta sanción será regulado de conformidad con el numeral 99 de la LCA, además de la normativa concordante del RLCA.

Artículo 62.-Inhabilitación. Constituye la máxima sanción que puede ser aplicada a un oferente o contratista, con ocasión de su participación en un procedimiento de contratación administrativa. La puede dictar tanto la Contraloría General de la República, como la propia administración licitante, siempre respetando el debido proceso y el derecho a la defensa y por los supuestos previstos en la LCA.

Para el caso de los procedimientos de inhabilitación que se lleven a lo interno de la Municipalidad, se deben acatar además de los principios constitucionales indicados, las normas expresas que sobre este tipo de procedimientos que contemplan los artículos 100 y 100bis de la LCA, además de la normativa concordante del RLCA.

CAPÍTULO XI

Registro de Proveedores

Artículo 63.-Registro. La Proveeduría deberá crear un Registro de Proveedores en el que se inscribirán las personas físicas o jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa que correspondan, de manera que se encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para un determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés municipal.

Los proveedores interesados deberán acreditar, entre otros, los siguientes aspectos:

a. Nombre; razón o denominación social.

b. Cédula física o jurídica.

c. Números de teléfonos

d. Número de fax

e. Correo electrónico

f.  Domicilio

g. Representante

h. Medio para recibir notificaciones.

i.  Descripción de los bienes o servicios que ofrece cada proveedor

Cuando una persona física o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores, y ya haya cumplido con los requisitos de inscripción, no será necesario acreditarlos de nuevo, mientras no varíe la situación declarada.

CAPÍTULO XII

Disposiciones Finales

Artículo 64.-Disposiciones Derogatorias. Este cuerpo legal deroga cualquier Reglamento de la Proveeduría de la Municipalidad de Santa Cruz aprobado con anterioridad a la entrada de su vigencia.

Artículo 65.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Acuerdo definitivamente aprobado, artículo 05, inciso 02) de la sesión ordinaria N° 02-2012, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón de Santa Cruz, el 09de enero del 2012.

San José, 13 de abril del 2012.-