Artículo 2º-De la Cuenta Especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. A efecto de dar cumplimiento a este reglamento, existirá una cuenta corriente judicial en el Banco de Costa Rica bajo el número 001-207434-6, o en la entidad bancaria estatal y cuenta que posteriormente pueda ser designada, a nombre de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. Los depósitos judiciales se realizarán contra el número interno o número único del expediente de la ODCV.

        Los recursos a favor de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, serán destinados al mejoramiento de dicha oficina y para ayuda a víctima de delitos, esto último a través de la creación de un fondo especial de ayuda.

        En virtud del principio de caja única del Estado, los dineros ingresados, deberán ser trasladados anualmente al fondo general de gobierno, a favor de la ODCV, para ser ejecutados vía presupuesto de la República.

        Artículo 3º-Definición de ingresos. La Oficina de Defensa Civil de la Víctima, percibirá ingresos:

a) Por concepto de honorarios de abogado en aquellos casos en que medie condenatoria en la acción civil resarcitoria, suspensión del proceso a prueba, conciliación, reparación integral del daño, pago de servicios profesionales realizados por delegantes de la acción civil que cuenten con recursos económicos, desestimiento de la víctima en cualquier etapa del proceso, o en caso de todo acuerdo extrajudicial en relación a la acción civil resarcitoria.

b) Por reembolso de ayuda a víctimas de delitos en virtud de gastos procesales incurridos.

c) Por intereses sobre saldos diarios, los cuales serán calculados y acreditados mensualmente por el Departamento Financiero Contable.

        Artículo 4º-Del Sistema de Ingresos a la Cuenta Especial. El ingreso de fondo a la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, se hará de la siguiente forma, según sea su origen, cuando se trate de honorarios otorgados en las audiencias o acuerdos de conciliación, de reparación integral del daño, suspensión del proceso a prueba, o sentencia condenatoria. El Juez advertirá en su resolución al responsable del pago, que debe depositar la cantidad establecida, directamente en la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de la Víctima. En caso de conciliaciones a tractos, se debe ordenar que a partir del primer depósito, deberán pagarse total o parcialmente los honorarios devengados por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. Para demostrarse el efectivo pago, el obligado deberá presentar ante el Tribunal, copia del depósito realizado.

        Los depósitos se harán directamente en la cuenta de la ODCV, en el Banco de Costa Rica bajo el número 001-207434-6, o en la entidad bancaria estatal y cuenta que posteriormente pueda ser designada.

        El Banco confeccionará los respectivos comprobantes físicos o electrónicos y los remitirá a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y al Departamento Financiero Contable.

        Bajo ninguna circunstancia los funcionarios de la ODCV, recibirán directamente dinero en efectivo u otros valores para el pago de honorarios de abogado o reembolsos de ayudas económicas.

        En ningún caso los Jueces admitirán que se haga el depósito del pago de honorarios en las cuentas corrientes del despacho.

        Artículo 5º-Destino de los fondos de la Cuenta Especial. Los recursos de la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de la Víctimas podrán utilizarse para sufragar gastos en los siguientes casos:

a) Adquisición de bienes inmuebles en todo el territorio nacional, que garanticen un trato diferenciado y especializado que evite el contacto con el autor del hecho ilícito. En esos inmuebles se dará además un servicio integrado a todas las víctimas de delito que incluirá lo servicios dirigidos al resarcimiento civil, los subprocesos restaurativos o alternativos al juicio y cualquier otro que facilite la concentración de servicios en su favor o evite la revictimización.

b) Compras urgentes de:

1. Materiales y suministros para la oficina, no contemplados en el presupuesto del año en curso, para facilitar la atención de la víctima de delito.

2. Mobiliario y equipo para el mejoramiento del servicio de la Oficina de Defensa Civil.

c) Para ayudas inmediatas a víctimas de delito, por concepto de:

1. Gastos procesales referidos al ejercicio de la acción civil resarcitoria y otras acciones derivadas de ésta para el efectivo resarcimiento, no cubiertos con el presupuesto del Poder Judicial.

2. Gastos médicos e implementos médicos.

3. Vestuario siempre y cuando resulte indispensable y urgente.

4. Gastos Funerarios.

        Para los incisos 2), 3) y 4) de este artículo, las ayudas comprenderán hasta el equivalente a dos salarios mínimos, fijados bajo el título de genéricos para un trabajador no calificado, según lo establecido en el Decreto Ejecutivo que fija los salarios mínimos y que no se brinden por los servicios de seguridad social del Estado.

        Todos los gastos serán aprobados por la Jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, mediante resolución fundada. Se exceptúan aquellos gastos descritos en el inciso a) de este artículo, los cuales serán aprobados únicamente por el Fiscal General de la República, respetando los procedimientos de contratación administrativa.

        Artículo 7º-Fiscalización y Control Interno. La cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctima estará bajo la fiscalización inmediata de la Jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, quien para efecto de coadyuvar en la administración de la oficina y asumir el control y seguimiento contable de la referida cuenta, designará el equipo de profesionales administrativos que considere necesario.

        Artículo 8º-Procedimiento para giros de la Cuenta Especial. Las órdenes de giro contra la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, serán firmadas mancomunadamente por la Jefatura de la ODCV y por un profesional administrativo debidamente autorizado por aquella. En casos justificados por ausencia de la Jefatura de la ODCV, los giros podrán ser firmados por el Administrador del Ministerio Público y por el profesional administrativo autorizado. Los giros únicamente podrán ser emitidos a nombre de personas físicas o jurídicas y deberán contener como referencia, la fecha y hora de la resolución emitida por el Juez que lo ordenó o del Administrador del Ministerio Público, cuando se trate de ira lados de recursos a la caja única del Estado.

        Artículo 9º-Del informe de Tesorería. En los primeros cinco días hábiles de cada mes, la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas remitirá a la Auditoría, un informe del movimiento de depósitos y de los giros del mes anterior, el cual será acompañado del correspondiente estado de conciliación.

        Artículo 10.-De la compra de bienes inmuebles para instalaciones de las Oficinas de Defensa Civil de las Víctimas. Para la adquisición de bienes inmuebles, deberá cumplir e con la justificación de la necesidad, los procedimientos institucionales y normativa vigente para su ejecución.

        Artículo 11.-De la compra de mobiliario y equipo para la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas. Identificada la necesidad de compra por parte de la Jefatura de la ODCV, se trasladará a la Administración del Ministerio Público, con el fin de cumplir con los procedimientos institucionales y la normativa vigente para su ejecución.

        Artículo 12.-Requisitos para pago de facturas. Toda factura comercial que respalda el gasto deberá cumplir con los requisito exigidos por la Dirección General de Tributación Directa.

        Artículo 13.-De las ayudas inmediatas a víctimas de delitos. Tratándose de ayudas inmediatas a víctimas, deberá aplicarse el Manual de Procedimiento para Ayuda a Víctimas de Delito, establecido para este fin y lo dispuesto en este Reglamento.

        Artículo 14.-Reembolso de las erogaciones que se otorguen a víctimas de delito por gastos procesales. Las erogaciones económicas que se autoricen por parte de la ODCV, por concepto de gastos procesales a víctimas de delito, no devengarán ningún tipo de interés y serán reembolsables, en aquellos casos en los cuales sus reclamos sean declarados con lugar mediante ejecución de sentencia firme.

CAPÍTULO III

Disposiciones y responsabilidades finales

        Artículo 15.-Obligación del Fiscal General de la República. En relación con el control de la cuenta corriente especial de la Oficina de Defensa Civil de la Víctimas, corresponderá al Fiscal General de la República, autorizar y ordenar a la Administración del Ministerio Público, la continuación de los trámites correspondientes para la compra de los bienes inmuebles, contemplado en los artículos 5 inciso a) y 10 del presente Reglamento.

Artículo 16.-Obligaciones del Administrador del Ministerio Público

a) Preparar en conjunto con la ODCV, el proyecto de presupuesto correspondiente, con el detalle de las partidas y subpartidas presupuestadas que al efecto se requieren.

b) Emitir las resoluciones administrativas para que se realicen los traslados de recursos de la cuenta especial a la caja única del estado, y velar para que se ejecute de manera oportuna por parte de la ODCV y el Departamento Financiero Contable y que dichos recursos se incorporen correctamente en los anteproyectos de presupuesto de la ODCV.

c) Aplicar los procedimientos institucionales y la normativa vigente para la adquisición de bienes muebles e inmuebles para la ODCV.

d) Firmar en forma mancomunada las órdenes de giro que se emitan contra la cuenta especial de la Oficina, en los casos que establece el artículo 8 del presente reglamento.

        Artículo 17.-Obligaciones específicas de la Jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

a) Velar por la administración adecuada y oportuna de la cuenta especial de la ODCV.

b) Solicitar al Fiscal General de la República, una vez fundamentada la necesidad respectiva, autorizar y ordenar a la Administración del Ministerio Público, la continuación de los trámites correspondientes para la compra de bienes inmuebles, según lo disponen los artículos 5 inciso a) y 10.

c) Firmar en forma mancomunada las órdenes de giro que se emitan contra la cuenta especial de la Oficina, conforme al artículo 8 del presente reglamento, previa verificación de existencia de fondos.

d) Revisar y firmar los informes de tesorería.

e) Informar desde el momento en que tenga conocimiento, a la Auditoría, al Departamento Financiero Contable y Fiscalía General de cualquier anomalía que se presente en la cuenta especial de la Oficina.

f) Asignar las labores de registro y control de tesorería a los funcionarios competentes que correspondan.

g) Velar porque los funcionarios encargados de tesorería, ejecuten los inventarios y las conciliaciones de la cuenta especial de la ODCV y asegurarse que se envíen a las instancias correspondientes.

h) Supervisar las labores del encargado de tesorería.

i) Trasladar al encargado de tesorería, las recomendaciones e instrucciones que sobre aspectos administrativos contables imparten la Auditoría y el Departamento Financiero Contable.

j) Velar por la adecuada custodia de los documento de valor e importancia relacionados con la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

        Artículo 18.-Obligaciones específicas del personal encargado de tesorería de la ODCV.

a) Revisar y firmar los informes de tesorería y los estados de conciliación bancaria, así como remitirlos a Auditoría y al Departamento Financiero Contable.

b) Realizar un inventario de la cuenta en caso de renuncia, traslado o cese de funciones por cualquier motivo, y presentarlo a la jefatura de la ODCV, quien se encargará de remitirlo a Auditoría, con copia al Departamento Financiero Contable.

c) Comprobar antes de emitir los giros, que la cuenta especial contenga fondos suficientes.

d) Revisar y firmar las órdenes de giro en conjunto con las jefaturas de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas o de la Unidad Administrativa del Ministerio Público, según corresponda.

e) Archivar en forma ordenada y segura, los documentos relativos a tesorería.

f) Revisar el cierre mensual de los movimientos de depósitos y giros en el libro de tesorería y preparar los estados de conciliación respectivos.

g) Revisar y firmar las solicitudes de reclamo de dineros por concepto de diferencias en depósitos judiciales ante el Departamento Financiero Contable.

h) Velar por que el Departamento Financiero Contable efectúe el depósito de los intereses sobre los saldos diarios mensualmente previa solicitud de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

i) Enviar a la Auditoría Judicial, a más tardar al quinto día del mes, el estado de conciliación del mes anterior.

j) Revisar, firmar y remitir el informe mensual sobre los giros efectuados contra el Fondo de ayuda a víctimas, al Jefe de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

k) Controlar y dar seguimiento de los recursos remitidos a caja única del Estado en coordinación con el Departamento Financiero Contable.

1) Preparar en conjunto con la jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, el proyecto de presupuesto correspondiente.

        Artículo 19.-Obligaciones específicas del encargado de la ejecución del fondo especial.

a) Realizar un inventario de la cuenta en caso de renuncia, traslado o cese de funciones por cualquier motivo y presentarlo a la jefatura de la ODCV, quien se encargará de remitirlo a Auditoría, con copia al Departamento Financiero Contable.

b) Comprobar antes de emitir los giros, que la cuenta especial mantenga fondos suficientes.

c) Confeccionar las órdenes de giro de la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.

d) Archivar en forma ordenada y segura los documentos relativos a la tesorería.

e) Confeccionar el cierre mensual de los movimientos de depósitos y giros en el libro de tesorería y preparar los estados de conciliación respectivos.

f) Confeccionar las solicitudes de reclamo de dineros por concepto de diferencias en depósitos judiciales.

g) Confeccionar las solicitudes de cálculo y depósito de los intereses sobre los saldos diarios.

h) Llevar un registro de los depósitos que se tenga conocimiento, además de su verificación de si aparecen en el estado de cuenta enviado por el Banco. Igual registro debe llevarse en relación con los giros emitidos contra la cuenta especial.

i) Archivar las copias de los depósitos y de los giro en un lugar seguro, donde se puedan localizar fácilmente, así como cualquier otro documento relacionado con la cuenta especial de la Oficina. De la misma forma debe custodiarse el Libro de Tesorería.

j) Cumplir con la normativa de contratación administrativa vigente cuando se trate de los gastos contemplados en el inciso c) del artículo 5 del presente reglamento.

k) Mantener actualizado un registro sobre la identidad de las víctimas delegantes a las que se les otorgó ayudas, con el fin de evitar duplicidad de solicitudes y remitirlo mensualmente a la jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y al o la encargada de tesorería.

l) Confeccionar el informe mensual sobre los giros efectuados contra el Fondo de ayuda a víctimas de delito y remitirlo al Profesional correspondiente, para su revisión.

m) Ejecutar todas las funciones asignadas como encargado de la ejecución del fondo especial, estipulado en el ordinal 2 del presente reglamento.

        Artículo 20.-Sobregiros. Cualquier sobregiro o faltante que se produzca en la cuenta especial de la Oficina, deberá ser cubierto conjuntamente por el Fiscal General de la República, la jefatura de la Oficina de Defensa Civil de la Víctimas y los funcionarios y/o profesionales encargados del área de tesorería, cuando se detecte.

        Cuando se determine que alguno de los citados servidores, actuaron con dolo o culpa grave o indujeron a otros a cometer error, el faltante deberá ser cubierto por el servidor culpable. Todo lo anterior, sin perjuicio de las correcciones disciplinarias y de la responsabilidad civil y penal que les pudiera corresponder.

        Artículo 21.-Será responsabilidad del Fiscal General de la República, de la jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y del Administrador del Ministerio Público, el velar por el cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.

        Artículo 22.-Las contravenciones a lo estipulado en este Reglamento, serán sancionadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial y el resto del ordenamiento jurídico administrativo.

        Artículo 23.-Auditoría Financiera. La Auditoría y el Departamento Financiero Contable velarán por el cumplimiento de lo dispuesto en este reglamento, y comunicarán a la Corte Plena y en la Inspección Judicial, respectivamente, cualquier anormalidad que se detectare con relación al manejo de fondos de la Oficina de Defensa Civil de la Víctimas.

        Artículo 24.-Aplicación supletoria. Todo lo no expresamente regulado en el presente reglamento, regirá en lo conducente por las disposiciones contenidas en la Ley General de Administración Pública, Ley General de la Administración Financiera, Ley General de la Contratación Administrativa, Ley de Control Interno, Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única del Estado, Reglamento General de Caja Chica y Reglamento de Cajas Chicas auxiliares de Poder Judicial.

        Artículo 25.-Disposiciones disciplinarias. Cualquier infracción a las disposiciones contenidas en este reglamento, dará lugar a la aplicación del régimen disciplinario que corresponda, de conformidad con lo dispuesto en la Leyes Orgánicas del Poder Judicial y del Ministerio Público; sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley y el Reglamento de la Contratación Administrativa.

        Artículo 26.-Vigencia. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación.