Texto Completo acta: FD789
N° 38561-MSP
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE SEGURIDAD PÚBLICA
text-indent:24.0pt'> En el uso de las atribuciones conferidas mediante los
artículos 140, incisos 3), 8) y 18), y 146 de la Constitución Política, artículos
27 y 28, de la Ley General de la Administración Pública.
Considerando:
text-indent:35.4pt'> 1º-Las tecnologías de información constituyen una
herramienta esencial para el mejoramiento de la gestión policial y
administrativa y la calidad de servicios que el Ministerio de Seguridad Pública
brinda al país, propiciando con su utilización, cambios cualitativos y
cuantitativos en los procesos y servicios, logrando mayor eficiencia, eficacia
y transparencia institucional.
2º-Impulsar el uso de las tecnologías de información,
enfocadas hacia el mejoramiento de servicios y procesos, permite a la
institución responder de mejor manera a la creciente demanda en materia de
seguridad pública. En virtud de lo anterior, el Ministerio de Seguridad Pública
debe procurar una cultura de cambio institucional que facilite el desarrollo de
las habilidades y el uso de herramientas de tecnologías de información al
alcance del recurso humano, con la finalidad de elevar los niveles de calidad
en la prestación de servicios y la dignificación de los funcionarios,
policiales y administrativos, y del público en general.
3º-Desatender
el desarrollo y el buen uso de las tecnologías de información, significaría en
el corto plazo ahogar al Ministerio en procesos y servicios obsoletos e
ineficaces que limitarían su capacidad de respuesta a las necesidades y
exigencias de sus usuarios, por lo que conviene establecer un mínimo de
disposiciones atinentes a las políticas en cuanto al uso de las tecnologías de
información con que cuenta el Ministerio de Seguridad Pública, en aras de una
mejor adaptación en relación con los avances sustantivos en el desarrollo de
las competencias, funciones y servicios que se brinda a la comunidad.
4º-Que
la Contraloría General de la República, mediante Resolución R-CO-26-2007, de
las diez horas del siete de junio del 2007, emitió las "Normas técnicas para la
gestión y el control de las Tecnologías de Información", imponiéndose a los
jerarcas de las distintas instituciones gubernamentales, la promulgación y
divulgación de un marco estratégico constituido por políticas organizacionales
que el personal comprenda y con las que esté comprometido, en relación con el
uso de las Tecnologías de Información. Por tanto,
Decretan:
Reglamento de Normas y Políticas de las
Tecnologías de Información del Ministerio
de Seguridad Pública
CAPÍTULO I
Lineamientos generales en cuanto al uso,
aprovechamiento
y custodia de los equipos de tecnología de información
text-indent:24.0pt'> Artículo 1º-El presente reglamento regulará lo
relacionado con las políticas y lineamientos generales en materia de
tecnologías de información y su utilización por parte de los funcionarios del
Ministerio de Seguridad Pública, con el propósito de garantizar la eficiencia
de la administración, el buen uso y aprovechamiento de tales tecnologías.
El
proceso de inducción de los funcionarios de primer ingreso debe incluir la
lectura de las mismas.
Ficha articulo
Artículo
2º-Se considerarán funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, todos
aquellos que se encuentren al servicio de la institución, sea en la función
policial o en la administrativa y los servidores de confianza, protegidos o no
por el Estatuto Policial o por el Estatuto de Servicio Civil, respectivamente.
Ficha articulo
Artículo
3º-Todo funcionario del Ministerio de Seguridad Pública deberá respetar las
políticas y lineamientos generales que se establecen en el presente cuerpo
normativo, en cuanto al uso, aprovechamiento y custodia de las tecnologías de
información que se facilita para el desempeño de las funciones.
Ficha articulo
Artículo
4º-En cuanto a lo no regulado en las presentes disposiciones, se aplicará supletoriamente,
en lo que corresponda: La Ley General de la Administración Pública, el Código
de Trabajo, la Ley General de Policía, Reglamento de Servicio de los Cuerpos
Policiales Adscritos al Ministerio de Seguridad Pública, Estatuto de Servicio
Civil y su reglamento, el Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de
Seguridad Pública, el Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad
Pública, así como cualquier otra reglamentación vigente del Ministerio de
Seguridad Pública.
La
Dirección de Tecnologías de Información deberá contar con los procedimientos o
protocolos institucionales para el cumplimiento de las "Normas técnicas para la
gestión y el control de las tecnologías de información" de la Contraloría
General de la República.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Desarrollo de sistemas
Artículo 5º-La Dirección de Tecnologías de Información
enviará en el segundo trimestre de cada año, invitación a los directores o
jefaturas de las diferentes dependencias del Ministerio, para que presenten las
solicitudes de automatización de sus procesos en caso de que lo requieran.
Ficha articulo
Artículo
6º-Cada Dirección o jefatura de las diferentes dependencias del Ministerio
informará por escrito, en el tercer trimestre a la Dirección de Tecnologías de
Información, de las necesidades de automatización de sus procesos,
constituyendo el 30 de setiembre la última fecha posible de presentación y
recepción de tales solicitudes
Ficha articulo
Artículo 7°-Las
solicitudes de automatización que se presenten deberán indicar, con la mayor
precisión posible, la necesidad que se requiere satisfacer, y constituirán
insumo a la Dirección de Tecnologías de Información para ser remitido a la
Comisión de Tecnologías de Información.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto
del 2019)
Ficha articulo
Artículo 8°-Solo en
caso de extrema urgencia o necesidad institucional y debidamente justificado
por la jefatura de la dependencia interesada, la Comisión de Tecnologías de
Información podrá autorizar, por vía de excepción, el desarrollo de una
Solución Tecnológica para una determinada dependencia ministerial sin que se
encuentre dentro del plan de trabajo de la Dirección de Tecnologías de
Información. En tal supuesto, deberá evidenciarse la realización del proyecto
priorizado como logro alcanzado en sustitución de alguno de los otros que no se
pudieran realizar en razón de la alteración al plan anual operativo.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo 9°-Para
desarrollar cualquier tipo de Solución Tecnológica para el Ministerio, será la
Dirección de Tecnologías de Información la única autorizada para tal efecto. Si
por alguna razón excepcional, previamente autorizada, el desarrollo de la
Solución Tecnológica deba realizarlo un tercero u otra dependencia distinta,
deberá regirse por el Manual de Estándares de Desarrollo de la Dirección de
Tecnologías de Información y ser supervisado por dicha Dirección. La Dirección
de Tecnologías de Información deberá llevar registro de las Soluciones
Tecnológicas que se desarrollen, así como de los cambios o actualizaciones
realizadas.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo 10.-Queda
totalmente prohibido a las jefaturas de cualquier Dirección o dependencia del
Ministerio, como a los funcionarios en general, autorizar o en su caso
desarrollar Soluciones Tecnológicas de automatización de procesos en los
equipos de tecnologías de información propiedad del Ministerio, sin contar con
la autorización previa de la Dirección de Tecnologías de Información.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Adquisición de tecnologías de información
y de servicios profesionales
Artículo 11.-Para la adquisición de equipos de
tecnologías de información o bien, de servicios profesionales temporales, el
Director o encargado del programa interesado solicitará por escrito a la
Dirección de Tecnología de Información la compra de equipos, licencias de
"software" o la contratación de servicios profesionales.
Para tal efecto en la solicitud
deberá justificar de manera detalla la necesidad existente para dicha
adquisición o contratación y señalar los beneficios que traerá para la
eficiencia del trabajo que desarrolla la dependencia su cargo.
Ficha articulo
Artículo
12.-Corresponderá a la Dirección de Tecnologías de Información realizar el
respectivo estudio técnico de las necesidades reales en materia de tecnologías
de información de la dependencia solicitante. Realizado el estudio técnico
respectivo, se remitirá el informe al Director o encargado de programa
solicitante, con las especificaciones técnicas de los equipos a adquirir y las
cotizaciones respectivas.
Ficha articulo
Artículo 13.-En caso
de compra de equipos de tecnologías de información se debe incluir desde el
inicio del análisis técnico, la distribución que se hará de los bienes por
adquirir mediante el formulario de Solicitud de Aprobación de Soluciones
Informáticas DTI-FC01, lo cual deberá respetarse a la hora de realizar la asignación
de los equipos adquiridos a las diferentes dependencias. Solo en caso de
necesidad institucional se permitirá cambiar el destino original de la
contratación, lo cual deberá quedar consignado en formulario Lista de
Redistribución Equipo Informático DTI-FCO2.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto
del 2019)
Ficha articulo
Artículo
14.-El Director o encargado de programa interesado, una vez que cuente con el
análisis técnico respectivo a satisfacción, elaborará la Orden de Inicio y
enviará toda la documentación, incluyendo el análisis técnico, a la Dirección
de Tecnologías de Información para la aprobación del trámite de compra. Una vez
aprobada la iniciación de dicho trámite, se le devolverá al Director a
encargado del programa, para que proceda con el trámite respectivo ante la
Proveeduría Institucional.
En los
casos de que se trate de un proyecto a nivel institucional o de gran impacto,
la Dirección de Tecnologías de Información deberá llevar la documentación
respectiva a la Comisión de Tecnologías de Información(*) para su revisión y posterior aprobación.
(*) (Así modificada su denominación por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto de 2019.
Anteriormente se indicaba: "Comisión de Informática".)
Ficha articulo
Artículo
15.-Realizados los procedimientos de compra respectivos, luego de que la
Dirección de Tecnologías de Información haya aceptado los bienes a
satisfacción, el Departamento de Control y Fiscalización de Activos procederá a
patrimonializar los equipos de tecnologías de
información adquiridos, previo a autorizarse su salida del Departamento Almacén
Institucional.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto
del 2019)
Ficha articulo
Artículo 16.-Una vez
patrimonializado el equipo adquirido, la dependencia
a la cual corresponde la asignación del equipo, conforme la previsión hecha
desde el principio del trámite, procederá a retirarlos para su uso. Estos
equipos deberán ser remitidos a la Dirección de Tecnologías de Información para
su respectiva configuración en los casos que así se requiera.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
17.-En todos los casos de adquisición de equipos de tecnologías de información
por compra, la Departamento Almacén Institucional(*) deberá enviar oportunamente copias de las facturas y garantías
a la Dirección de Tecnologías de Información.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba:
"Intendencia del Ministerio".)
Ficha articulo
Artículo
18.-En caso de potenciales donaciones de equipos de tecnología de información
al Ministerio, el órgano competente deberá solicitar a la Dirección de
Tecnologías de Información, un estudio de factibilidad de los equipos o el
"software" que se quieran donar, en el que se analice si está acorde con la
plataforma tecnológica del Ministerio, así como los aspectos de garantía de los
equipos, recursos que requieren para su mantenimiento, su licenciamiento, entre
otros.
Ficha articulo
Artículo
19.-Por aceptada la donación por parte del órgano institucional competente al
efecto, la Departamento Almacén Institucional(*) procederá a realizar el ingreso de los bienes y el Departamento
de Control y Fiscalización de Activos se encargará de registrarlos y patrimonializarlos, así como impregnarles el código o
número de patrimonio correspondiente.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto ejecutivo
N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba: "Intendencia
General".)
Ficha articulo
Artículo
20.-En el caso que los bienes donados sean para una finalidad o dependencia
determinada, se procederá a su entrega según lo previsto. De lo contrario, la
Dirección de Tecnologías de Información procederá a realizar un estudio de
necesidades de las diferentes unidades para su asignación.
Ficha articulo
Artículo
21.-En el caso de la contratación de servicios profesionales o consultorías se
aplicarán las disposiciones anteriores en lo que resulte pertinente; no obstante,
en todos los casos deberá contarse con la aprobación previa de la Dirección de
Tecnologías de Información.
Se
formalizará un contrato para cada consultoría conteniendo claramente los
términos en los que esta habrá de desarrollarse.
La
Dirección de Tecnologías de Información establecerá los mecanismos de control
necesarios para asegurar el cumplimiento de los requerimientos establecidos en
los diferentes contratos formalizados.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Uso del "software"
Artículo 22.-La única dependencia autorizada para
instalar y desinstalar "software" en los equipos y dispositivos de tecnologías
de información del Ministerio de Seguridad Pública, será la Dirección de
Tecnologías de Información a través de sus funcionarios autorizados.
Ficha articulo
Artículo
23.-El "software" que se utilice deberá ser principalmente el que adquiera el
Ministerio por medio de los procedimientos legales establecidos al efecto. No
obstante, podrá utilizarse "software" de licencia libre en los equipos, siempre
y cuando sean de utilidad para las labores propias de las dependencias
correspondientes, previa revisión y comprobación por parte de la Dirección de
Tecnologías de Información. De igual forma, si se trata de "software" que
permita alguna facilidad mayor para el mejor desempeño de los funcionarios en
casos especiales.
Ficha articulo
Artículo
24.-La utilización del "software" será para el desempeño de las labores
habituales de los funcionarios usuarios, para el logro de los objetivos y
cumplimiento de las funciones que corresponden a la dependencia en que labora.
Ficha articulo
Artículo
25.-Ningún funcionario podrá realizar copias o respaldo del "software" que
pertenezca al Ministerio; instalar o desinstalar "software" o aplicaciones en
violación a los términos de las licencias adquiridas por el Ministerio; borrar
o cambiar archivos de los sistemas o configuraciones de las equipos que le han
sido asignados, sin que medie la intervención del personal autorizado de la
Dirección de Tecnologías de Información.
Ficha articulo
Artículo
26.-Todo el "software" original contenido en cintas, discos compactos, discos
de video digital u otro medio de almacenamiento, deberá ser custodiado por la
Dirección de Tecnologías de Información; no obstante, podrán realizarse copias
o respaldos que queden en custodia de la dependencia que haya adquirido el "software"
respectivo.
En todo
caso, en el medio físico que contiene el "software" adquirido deberá estar
claramente identificada y especificada la dependencia o unidad a la que
pertenece; sin que pueda ser utilizado en equipos o dispositivos ajenos a la
dependencia para la cual fueron adquiridos, a menos de que se cuente con
autorización ministerial y no exista ningún impedimento técnico o legal para
esos efectos.
La
Dirección de Tecnologías de Información deberá mantener un inventario
actualizado de licencias de "software" con indicación de los equipos en que se
encuentren instalados.
Ficha articulo
Artículo 27.- La
Dirección de Tecnologías podrá monitorear preventivamente el conecto uso del
servicio de internet. Ningún funcionario del ministerio podrá accesar, guardar,
reproducir, observar o exhibir material pornográfico; en caso de
quebrantamiento de la presente disposición, la Dirección remitirá el informe
correspondiente al Departamento Disciplinario Legal, para que inicie el
procedimiento administrativo disciplinario correspondiente.
(Así reformado el párrafo anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Lo
anterior sin perjuicio de que en razón de las funciones que se desempeñan, de
conformidad con la competencia delegada, se deba tener contacto con material de
ésta naturaleza. En tales supuestos se deberá solicitar la debida autorización
ante la Dirección de Tecnologías de Información, y comprometerse a tratar el
material de manera apropiada y con el recelo debido en atención a su
naturaleza.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Uso del hardware
Artículo 28.-A todo funcionario autorizado por la
Jefatura de la oficina o unidad en que labora se le asignará una cuenta de
acceso de usuario y contraseña al equipo de Tecnologías de Información, la cual
es intransferible, por lo que deberá adoptar las medidas necesarias para
mantener en secreto su clave de acceso y será el responsable por el uso que se
le de a la cuenta. Asimismo, solo podrá utilizar la
cuenta propia que le ha sido asignada.
En caso
de cese de funciones o de traslado del funcionario a otra oficina o unidad, el
Jefe deberá informar a la Dirección de Tecnologías de Información, para la
cancelación de la cuenta de acceso de usuario y contraseña del equipo que tenía
asignado.
De igual forma en el
caso de que la Dirección de Tecnologías de Información por medio de sus
revisiones periódicas detecte que dicho funcionario cambió de dependencia se
procederá de oficio a bloquear su cuenta hasta que su nueva Jefatura solicite
el acceso pertinente.
(Así adicionado el párrafo anterior por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
29.-Todos los equipos y dispositivos de tecnologías de información del
Ministerio de Seguridad Pública, deberán ser instalados, reubicados,
configurados, revisados y desmantelados, únicamente por los funcionarios
autorizados de la Dirección de Tecnologías de Información, quienes deberán
llevar control de los cambios realizados y actualizar el inventario de las
licencias de "software" cuando así lo amerite.
En el caso específico
de equipo de comunicaciones como los Enrutadores Inalámbricos, si los mismos no
han sido instalados y configurados apropiadamente por la Dirección de
Tecnologías de Información, serán desconectados de la Red Institucional y se
remitirá un informe al superior inmediato para que aplique las medidas
correctivas del caso.
(Así adicionado el
párrafo anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de
agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
30.-Ningún funcionario podrá reubicar o reconfigurar los equipos de las
tecnologías de información que le han sido asignados para su desempeño laboral
o de la oficina o unidad laboral donde labora, sin que medie la intervención
del personal autorizado de la Dirección de Tecnologías de Información.
De igual manera
ningún funcionario ajeno a la Dirección de Tecnologías de Información podrá
abrir. o violentar los equipos o dispositivos propiedad del Ministerio de
Seguridad Pública.
(Así adicionado el párrafo anterior por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
31.-De requerirse el traslado de los dispositivos o equipos de las tecnologías
de información en diferente locación dentro de la misma oficina o bien de una
oficina a otra, se debe comunicar con ocho días hábiles de anticipación a la
Dirección de Tecnologías de Información para que los funcionarios competentes
procedan a realizar la desinstalación del equipo, la instalación y las
configuraciones pertinentes y demás tareas que resulten necesarias.
Ficha articulo
Artículo 32.-Los
equipos o dispositivos de tecnologías de información del Ministerio, deberán
ser utilizados en labores propias del cargo y dentro de los horarios
autorizados. No obstante, se permite el registro de información personal
siempre y cuando dicha información esté identificada en una carpeta con el
nombre de "información personal" y que no afecte el normal desempeño del equipo
en perjuicio de las labores que deben realizarse.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto
del 2019)
Ficha articulo
Artículo
33.-Ningún funcionario podrá comer, beber, o tener alimentos, ni líquidos en
los sectores donde se ubican los equipos de tecnología de información.
Ficha articulo
Artículo
34.-Los funcionarios usuarios de los equipos de tecnologías de información del
Ministerio deberán velar por el cuidado de los mismos y reportar a la Dirección
de Tecnologías de Información cualquier falla que se detecte a efectos de que
se realicen las reparaciones o ajustes que corresponda a la mayor brevedad
posible, con la finalidad de mantenerlos en condiciones óptimas de
funcionamiento.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Acceso a la Red Interna e Internet
Artículo 35.-A todo funcionario autorizado por la
Jefatura de la oficina o unidad en que labora se le asignará una cuenta de
acceso de usuario y contraseña a Internet la cual es intransferible, por lo que
deberá adoptar las medidas necesarias para mantener en secreto su clave de
acceso y será el responsable por el uso que se le de a la cuenta. Asimismo,
solo podrá utilizar la cuenta propia que le ha sido asignada.
El
ingreso a páginas restringidas solo podrá ser brindado por la Dirección de
Tecnologías de Información, previa autorización escrita por el Jefe respectivo,
indicando el nombre del funcionario, número de cédula y la debida
justificación.
Para
tales efectos la Jefatura respectiva hará la solicitud correspondiente a la
Dirección de Tecnologías de Información.
De igual manera
ningún funcionario ajeno a la Dirección de Tecnologías de Información podrá
abrir. o violentar los equipos o dispositivos propiedad del Ministerio de
Seguridad Pública.
(Así adicionado el párrafo anterior por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
36.-Los funcionarios del Ministerio solo podrán accesar de manera remota a los
equipos de las tecnologías de información de otros funcionarios, que le hayan
sido autorizados previamente, conforme los accesos realizados por la Dirección
de Tecnologías de Información.
Ficha articulo
Artículo 37.-Los
funcionarios del Ministerio solo podrán utilizar los exploradores autorizados e
instalados por la Dirección de Tecnologías de Información, para acceder
internet.
(Así reformado
por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
38.-No se podrán utilizar los equipos de tecnología de información del
Ministerio para proferir amenazas o cualquier tipo de acoso a personas dentro o
fuera del Ministerio, emitir mensajes reñidos con los valores institucionales,
falsificar o utilizar una identidad que no sea la propia, utilizar los recursos
con fines recreativos o afectar el ancho de banda con la descarga de archivos
de música, imágenes, videos u otros de similar naturaleza.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Acceso y uso al servicio de correo electrónico
Artículo 39.-A todo funcionario autorizado por la
Jefatura de la oficina o unidad en que labora se le asignará una cuenta de
correo electrónico en el servidor de la Institución. Se asignará solamente una
cuenta por usuario.
Las
cuentas por proyectos o temporales, se asignarán a consideración de la
Dirección de Tecnologías de Información.
Para
tales efectos la Jefatura respectiva hará la solicitud correspondiente a la
Dirección de Tecnologías de Información.
En caso
de cese de funciones del funcionario, el Jefe deberá informar a la Dirección de
Tecnologías de Información, para la cancelación de la cuenta de correo
electrónico.
De igual forma en el
caso de que la Dirección de Tecnologías de Información por medio de sus
revisiones periódicas detecte que dicho funcionario ya no pertenece a la
institución se procederá de oficio a cerrar o bloquear la cuenta según
corresponda.
(Así adicionado el
párrafo anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de
agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
40.-La vigencia de la cuenta será por el periodo en que la persona labore para
la Institución. Los espacios de almacenamiento de las cuentas serán definidos
por la Dirección de Tecnologías de Información de acuerdo con los recursos disponibles
y con base en las necesidades del usuario.
El
funcionario que tenga asignada una cuenta de correo electrónico, deberá adoptar
todas las medidas necesarias de previo a la terminación de la relación laboral,
a efectos de recuperar la documentación de los correos electrónicos de su
interés, así como de informar a sus contactos electrónicos, según lo estime
pertinente, de su nuevo medio para recibir la comunicación personal.
No
obstante lo anterior, habrá un periodo de dos meses de gracia, contados a
partir de la fecha de terminación de la relación laboral, a efectos de que el
exfuncionario pueda realizar la copia de la información contenida en su correo
electrónico institucional. Pasados los dos meses de terminada la relación de
servicio, la Dirección de Tecnologías de Información(*) procederá a la cancelación del acceso y la cuenta a nombre del
exfuncionario.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba:
"Administración".)
Ficha articulo
Artículo
41.-Las cuentas de correo asignadas son para uso institucional y no son
transferibles, no debe permitirse que terceras personas hagan uso de ella. Los
funcionarios autorizados deben utilizar el correo electrónico asignado
únicamente para comunicaciones cuyo fin sea lícito, ético y de provecho para el
Ministerio, para efectos laborales, académicos o institucionales.
Ficha articulo
Artículo
42.-Los correos masivos se realizarán para aquellos funcionarios o instancias
que por sus funciones así lo requieran. El interesado deberá presentar
solicitud a la Dirección de Tecnologías de Información que se encargará de
realizar el envío respectivo.
Ficha articulo
Artículo
43.-El usuario puede enviar correos a las listas de distribución creadas por la
oficina o unidad laboral(*) y en su
defecto podrá mantener su propia libreta de contactos personales, siempre y
cuando dicha libreta no interfiera con las políticas del presente reglamento,
ni con el funcionamiento del Servidor de Correos.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba:
"unidad".)
Al responder
comunicados generales o para un grupo específico de usuarios, el usuario deberá
cuidar de no responder a todos los usuarios, salvo cuando ésta sea la finalidad
de la respuesta, procurando evitar el envío y contestación de cadenas de correo
y no enviar correos a destinatarios que no los han solicitado.
Ficha articulo
Artículo
44.-El servicio de correo electrónico no se puede usar como medio para entablar
discusiones o conversaciones tipo "chats" sobre temas que no sean laborales; ni
debe utilizarse la cuenta de correo para la creación de perfiles o para
registrarse en redes sociales como "Facebook", "Twitter", "sónico", "badu",
"Linkedin", "Myspace", "Slideshare", "Windows Live Profile" u otras de similar
naturaleza.
Ficha articulo
Artículo
45.-El usuario es responsable de la información que envía desde su cuenta o
hace llegar a su cuenta institucional, por lo cual deberá asegurarse de hacer
un uso racional del servicio y no enviar archivos adjuntos que pudieran
contener información nociva, peligrosa u ofensiva, tales como virus
informáticos, mensajes insultantes o pornográficos u otros de similar
naturaleza.
Ficha articulo
Artículo
46.-La Dirección de Tecnologías de Información podrá monitorear mediante
"software" preventivo, las cuentas que presenten un comportamiento irregular
para la seguridad del Ministerio, sin que ello signifique que pueda leerse el
contenido del mensaje. Asimismo, podrá realizar chequeos sobre la procedencia
de los correos electrónicos de manera que cancelará aquellos que se consideren
inseguros, notificando al usuario de la anomalía encontrada.
Ficha articulo
Artículo
47.-El usuario es responsable de respaldar sus archivos de correo manteniendo
en la bandeja de entrada solamente documentos en tránsito; sus demás
comunicados deberán mantenerlos en una carpeta personal en su computador local
y depurar su "bandeja de entrada o "Inbox", al igual que las bandejas de
elementos eliminados y enviados, para no saturar el buzón.
Ficha articulo
Artículo
48.-El usuario es responsable de respetar la ley de derechos de autor, por lo
que no debe abusar de este medio para distribuir en forma ilegal "software"
licenciado o reproducir información sin conocimiento del autor.
Ficha articulo
Artículo 49.-El
usuario será responsable de mantener la confidencialidad de la contraseña y de
la cuenta de correo electrónico que se le asigne y será el responsable por las
actividades que se realicen con su cuenta de correo.
Ficha articulo
Artículo 50.-Será responsabilidad del usuario hacer buen uso
de la cuenta de correo electrónico, entendiendo por buen uso, además de lo ya
indicado, lo siguiente:
a) No hacer uso de la
cuenta de correo electrónico para fines comerciales, personales o familiares.
b) Respetar las
cuentas de otros usuarios internos y externos y no comprometer su privacidad.
c) Preocuparse por el
correcto uso del lenguaje en cuanto a estilo, redacción, ortografía y
vocabulario apropiado, en tutela de la imagen de la Institución.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
Uso de equipos portátiles de tecnologías de
información
Artículo 51.-Los
dispositivos o equipos portátiles de tecnologías de información deben
utilizarse únicamente para efectos laborales institucionales, por lo que no se
permite para, hacer compras en línea y otros de similar naturaleza; asimismo,
no debe permitirse su uso por parte de terceras personas. No obstante, se
permite el registro de información personal siempre y cuando dicha información
este identificada en una carpeta con el nombre "Información Personal" y que no
afecte el normal desempeño del equipo en perjuicio de las labores que deben
realizarse.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
52.-Los funcionarios a quienes se les asigne dispositivos o equipos portátiles
de tecnologías de información, tales como Laptop, tabletas u otros, deberán
adoptar al menos las siguientes medidas de seguridad:
a)
Velar por la debida custodia del dispositivo o equipo portátil asignado, por lo
que deberá mantenerlo siempre a la vista para su cuidado.
b) No
utilizarlo ni ubicarlo en lugares en donde puedan correr riesgo de daño físico
o de funcionamiento y evitar la cercanía de alimentos, líquidos u otros
elementos que puedan afectarlo.
c)
Proteger con contraseña el acceso al dispositivo de tecnología de información
asignado.
d)
Mantener sus carpetas y archivos importantes con contraseñas y ocultas, si es
posible incluso encriptados.
e)
Respaldar periódicamente los archivos y la documentación oficial de la
Institución conforme se requiera; pero en todo caso deberá hacerse el respaldo
de la información al menos una vez al mes y si se trata de información
altamente sensible deberá realizarse diariamente.
Ficha articulo
Artículo 53.-No se debe conectar automáticamente a
redes inalámbricas abiertas para evitar conectarse a uno falso y poner en
riesgo el acceso no autorizado y la sustracción de la información que contenga.
Al conectarse se debe verificar que se utiliza tecnología de seguridad con
contraseña cuyos protocolos pueden ser "WEAP2", "WPA" o "WEP".
Ficha articulo
Artículo 54.-Someter
periódicamente a control y revisión ante la Dirección de Tecnologías de
Información el dispositivo portátil asignado para verificar que cuenta con los
mecanismos de seguridad, tales como "software" "VPN" y antivirus, debidamente
habilitados y actualizados. Y procurar hacerlo con la suficiente antelación de
previo a salir de viaje o de utilizar dicho equipo fuera del lugar de trabajo.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo
55.-Si los dispositivos de tecnología de información asignados cuentan con
"bluetooth" deben adoptarse al menos las siguientes medidas preventivas:
a)
Cuando se requiera habilitar el uso de "bluetooth", hacerlo siempre en modo
oculto para evitar mostrarse visibles para otros dispositivos no autorizados a
la conexión.
b)
Deshabilitar la función de conexión vía "bluetooth" cuando ésta no se utilice o
en sitios públicos o muy concurridos. Lo anterior para evitar conexiones y
trasferencias de información no autorizados y alargar el tiempo de uso de la
batería.
Ficha articulo
Artículo 56.-Únicamente se podrá conectar con otros
dispositivos móviles de sincronización, tales como agendas electrónicas,
teléfonos inteligentes, tabletas u otros con los que se puedan realizar
intercambios de información, si están autorizados de forma explícita por la
jefatura de la unidad respectiva conjuntamente con la Dirección de Tecnologías
de Información.
La autorización
solo podrá hacerse con respecto a dispositivos móviles de sincronización que
provea el Ministerio, por lo que queda terminantemente prohibido el uso de
dispositivos personales para este propósito.
Ficha articulo
CAPÍTULO IX
Información
Artículo 57.-La Dirección de Tecnologías de
Información será la responsable de resguardar las Bases de Datos que contengan
información generada en las distintas oficinas o unidades laborales de la
Institución; no obstante, el acceso a la información respectiva por parte de terceros,
solo podrá ser autorizada por la oficina o dependencia responsable de generar
los datos contenidos.
Ficha articulo
Artículo
58.-Todo funcionario del Ministerio de Seguridad Pública que tengan asignado
algún dispositivo o equipo de tecnología de información para el desempeño de
sus labores, está en la obligación de respaldar periódicamente los datos y la
información oficial que se ha producido para la Institución conforme se
requiera; pero en todo caso deberá hacerse el respaldo de la información al
menos una vez al mes y si se trata de información altamente sensible deberá
realizarse diariamente.
En
aquellos casos, en que el usuario no cuente con el dispositivo para grabar,
puede optar por utilizar una unidad "CD-RW" o "DVD-RW" compartida, que se
encuentre ubicado en la misma dependencia.
El
usuario encargado de tal obligación deberá responder por los daños y perjuicios
ocasionados por la pérdida de información imputable a título de dolo o culpa,
previo cumplimiento del debido proceso administrativo.
Ficha articulo
Artículo
59.-Si por alguna circunstancia, el usuario debe entregar un dispositivo o
equipo de tecnología de información, será responsable por la información
sensible, confidencial o crítica que el equipo pueda contener. De ser factible
moverá esa información, sea por medio físico o electrónico, a otro medio de
almacenamiento. Para realizarlo, solicitará a la Dirección de Tecnologías de
Información(*) el asesoramiento
respectivo.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba:
"Dirección de Informática".)
Ficha articulo
Artículo
60.-En el caso de que se deba proceder con la eliminación de toda la
información del computador (Formateo de Disco Duro) debido a que se haga
imposible la reparación del Sistema Operativo contenido en el equipo, se
coordinará con los usuarios del equipo para determinar si tiene respaldo
reciente o si no le fue posible realizarlo por las condiciones del equipo; en
dicho caso, el usuario deberá indicar qué información debe ser respaldada por
parte de técnico a cargo de la reparación.
La
información que se respaldará será únicamente la de carácter oficial, que el
usuario indicará al técnico responsable de la reparación por medio de oficio o
correo electrónico, indicando en donde se ubican los datos que deben
respaldarse.
Ficha articulo
Artículo
61.-El funcionario que por motivos de aprovechamiento de incapacidad médica,
disfrute de vacaciones o autorización de licencia, deba ausentarse de la
oficina por más de dos días, estará en la obligación de suministrar a su Jefe
inmediato, copia de la información oficial que esté contenida en el equipo
asignado; así como aquella que esté en proceso de elaboración.
Ficha articulo
Artículo
62.-Cada funcionario usuario debe bloquear el equipo de tecnología de
información asignado, cuando no lo vaya a utilizar o se aleje del mismo
circunstancialmente, con la finalidad de evitar su utilización no autorizada
por parte de terceras personas.
Ficha articulo
Artículo
63.-De previo al traslado del funcionario a otra oficina o unidad laboral(*) o a la terminación de la relación
laboral con el Ministerio, el funcionario deberá realizar un respaldo de la
información digital generada para la Institución contenida en su dispositivo o
equipo y entregarlo a su jefatura. Asimismo, deberá resguardar su documentación
personal y eliminarla del equipo que tenía asignado.
(*) (Así modificada su denominación por el artículo 2° del decreto ejecutivo
N° 41977 del 6° de agosto de 2019. Anteriormente se indicaba:
"unidad".)
No
obstante lo anterior, habrá un periodo de gracia de dos meses, contados a
partir de la fecha de su traslado o de la terminación de la relación laboral,
para que pueda realizar la copia de su información personal contenida en el
equipo que tenía asignado, así como para realizar su respectiva eliminación, en
caso de que por alguna circunstancia no lo hubiera realizado oportunamente.
Pasados
los dos meses establecidos, la Dirección de Tecnologías de Información
procederá a la cancelación del acceso y la eliminación de la cuenta a nombre
del exfuncionario.
Ficha articulo
CAPÍTULO X
Del uso del Portal
"WEB" del Ministerio
Artículo 64.-El
Ministerio contará con un portal "web" único, que debe incluir a todas las
Direcciones Administrativas y Policiales y sus respectivas dependencias.
Ninguna dependencia podrá tener su propia página "web" separada del portal
Institucional.
Ficha articulo
Artículo
65.-La Dirección de Tecnologías de Información en conjunto con la Jefatura de
cada dependencia, designarán a las personas que fungirán como gestores del
contenido de la información que se publicará y actualizará en el portal "web".
Ficha articulo
Artículo
66.-Se contará con un gestor de contenido principal que deberá ser un
funcionario de la Oficina de Prensa, quien deberá coordinar lo pertinente con
los demás gestores que se designen en las diferentes dependencias y determinará
la información que deberá publicarse en el portal "web" del Ministerio.
Ficha articulo
Artículo
67.-La Dirección de Tecnologías de Información le asignará a los gestores de
contenido un perfil de usuario y contraseña de uso personal, por lo que deberán
adoptar las medidas necesarias para mantener su contraseña o clave de acceso en
secreto, quedando como responsables por el uso que se le de a la cuenta.
Ficha articulo
Artículo
68.-La Dirección de Tecnologías de Información deberá brindar la capacitación
respectiva para la operación del "software" a los gestores de contenido del
portal "web".
Ficha articulo
CAPÍTULO XI
Uso de redes sociales por parte de las dependencias
ministeriales y sus funcionarios
Artículo 69.-El
Ministerio contará con una sola página, perfil, comunidad o como se llegue a
denominar en las redes sociales que considere conveniente estar. Deberá estar a
nombre de la institución, únicamente para la proyección institucional hacia la
comunidad. Se contará con uno o varios gestores de contenido que deberán estar
bajo la coordinación de un funcionario de la Oficina de Relaciones Públicas y
Prensa, cuya función será coordinar lo pertinente y determinar la divulgación
de la información de todas las Direcciones Administrativas y Policiales de la
institución.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo 70.-Ninguna
dependencia podrá tener su propia red social separada a la del Ministerio de
Seguridad Pública, con la finalidad de dar a conocer el servicio que se brinda
y los logros que se obtengan en el cumplimiento de sus funciones. Para ello,
deben remitir toda la información a la Oficina de Relaciones Públicas y Prensa
para la correcta divulgación.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto del 2019)
Ficha articulo
Artículo 71.-Los
funcionarios autorizados para administrar el perfil de las redes sociales
digitales deberán abstenerse de permitir o dar autorizaciones para acceder o
promocionar contenidos ajenos a la función de proyección institucional, tales
como juegos, aplicaciones u otros que distraigan dicha finalidad.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 41977 del 6° de agosto
del 2019)
Ficha articulo
Artículo
72.-Todos los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, en general,
deberán abstenerse de utilizar los equipos de tecnología de información y demás
recursos que dote el Ministerio, para accesar a sus perfiles personales en los
medios de redes sociales digitales durante las horas laborales.
Únicamente
podrán hacerlo los funcionarios previamente autorizados por la Jefatura de la
Dependencia de que se trate, conjuntamente con la Dirección de Tecnología de
Información, para efectos estrictamente laborales.
Ficha articulo
Artículo
73.-Igualmente, todos los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública
deberán abstenerse de publicar, exhibir o propalar, en sus perfiles personales
de los medios de redes sociales digitales, información sensible de la unidad en
que laboran o de cualquier otra dependencia del Ministerio, tales como
información de operativos policiales, recursos con que se cuenta u otros que
comprometan la operatividad y funcionalidad institucional; o bien, imágenes,
información o expresiones que afecten o puedan afectar o poner en entredicho el
buen nombre y la buena imagen del Ministerio de Seguridad Pública. Asimismo,
deberán de abstenerse de utilizar tales medios personales, para proferir
ofensas contra compañeros de trabajo, subalternos y superiores.
Ficha articulo
CAPÍTULO XII
De la Auditoría Interna
Artículo 74.-La Auditoría Interna podrá realizar las
verificaciones que estime pertinentes en relación con el correcto uso de los
equipos de tecnologías de información, licencias de "software" e información
pública contenida en los equipos de tecnologías de información, de conformidad
con su competencia y atribuciones establecidas en la Ley de Control Interno y
demás disposiciones legales y reglamentarias relacionadas.
Para tales efectos se deberá tener
en cuenta las limitaciones propias del secreto de las comunicaciones y la
inviolabilidad de los documentos privados, por lo que deberá accederse a los
equipos en presencia del respectivo funcionario.
Ficha articulo
CAPÍTULO XIII
Sanciones
Artículo 75.-El incumplimiento de las disposiciones
del presente cuerpo normativo o de otras disposiciones internas que en el
futuro se emitan o en cualquier otra normativa relacionada con la materia,
derivará en una investigación preliminar, con la finalidad de determinar el mérito
para la instauración de un procedimiento administrativo.
De requerirse la instrucción del
caso por parte del órgano director de procedimiento, deberá respetarse los
principios del debido proceso otorgándose la oportunidad al funcionario para
ejercer su defensa.
En caso
de determinarse alguna responsabilidad, podrá sancionarse disciplinariamente,
conforme corresponda en Derecho.
Ficha articulo
Artículo
76.-La sanción disciplinaria se impondrá según la gravedad de la falta y el
daño producido a la Administración, pudiendo ser sancionadas con amonestación
verbal, apercibimiento escrito, suspensión de trabajo sin goce de salario, el
despido sin responsabilidad patronal, previo cumplimiento del debido proceso y
según criterios de justicia, proporcionalidad y razonabilidad. Lo anterior de
acuerdo a la normativa según el régimen estatutario que proceda.
Ficha articulo
Artículo
77.-En los casos de incumplimiento en los que pudiera caber sanción de
suspensión de la relación laboral, podrá disponerse adicionalmente la
suspensión de las cuentas institucionales autorizadas asociadas al funcionario
objeto de investigación, como medida cautelar dentro del trámite del proceso
sancionatorio.
Ficha articulo
Artículo
78.-El trámite del proceso disciplinario estará a cargo de la unidad que
corresponda según el régimen de la relación de servicio al que esté adscrito el
servidor y de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias de la
institución que sean aplicables al efecto.
Ficha articulo
CAPÍTULO XIV
Disposiciones finales
Artículo 79.-Modificaciones:
Modifíquese el "Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad
Pública": N° 36366- SP, publicado en La Gaceta N° 21 del 31 de enero del
2011 y sus reformas, de la siguiente manera:
a) Modifíquese el
inciso 5) del artículo 33; el título de la Sección VIII, del Capítulo V del
Título Primero; y el primer párrafo del artículo 81, para que en donde dice:
"Dirección de Informática", se lea de la siguiente manera: "Dirección de
Tecnologías de Información".
b) Modifíquese el
primer párrafo del artículo 80, antes del elenco de incisos de dicho artículo,
para que se lea de la siguiente manera:
"Artículo 80.-La
Dirección de Tecnologías de Información estará adscrita a la Dirección General
Administrativa y Financiera y tendrá las siguientes funciones:"
c) Modifíquese el inciso
11), del artículo 80, que se leerá de la siguiente manera:
"11)
Atender cualquier otra propia de su competencia, que le imponga cualquier otra
normativa aplicable, o le sea asignada por el superior jerárquico."
Ficha articulo
Artículo 80.-Derogaciones. Deróguese el "Reglamento Normas y
Políticas de Informática del Ministerio de Seguridad Pública": Decreto N°
28921-SP y sus reformas, que fuera publicado en La Gaceta N° 181 del 21
de setiembre del 2000.
Ficha articulo
Artículo
81.-Vigencia. Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintidós días
del mes de mayo del dos mil catorce.
Ficha articulo
Fecha de generación: 20/4/2024 08:18:26
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