Artículo 6º-Del expediente administrativo. Las postulaciones y los nombramientos realizados deberán ser recopilados en un expediente administrativo para cada una de las instituciones pertenecientes a la Comisión Plenaria, en el cual, se debe consignar además de lo indicado, la comprobación de los atestados de los postulantes y de los miembros nombrados. La custodia de dichos expedientes recaerá en el Departamento de Recursos Humanos de la SETENA.

Artículo 7º-Periodo de nombramiento. Los miembros de la Comisión Plenaria serán nombrados por plazos de seis años. En año par, se nombrarán los representantes del Instituto Costarricense de Electricidad, Ministerio de Agricultura y Ganadería y el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados. Y en año impar, los representantes del Ministerio de Salud, el representante de las Universidades Estatales y del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para ello, el Departamento de Recursos Humanos de la SETENA, remitirá a la Dirección General con dos meses de antelación, la nómina de miembros que deberán ser reemplazados, con el fin de que la Dirección remita al Ministro la nota de solicitud de nominación a las entidades correspondientes. Para ello, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 5 del presente reglamento. Los miembros de la Comisión Plenaria podrán ser propuestos para reelección por parte de la respectiva institución, no pudiendo ejercer el cargo en periodos consecutivos. No podrán ocupar el cargo por más de dos periodos.

Quien ocupe el cargo del Secretario General de la SETENA fungirá como representante del Ministro de Ambiente y Energía de conformidad con el artículo 12 del Decreto 36815-MINAET.

Artículo 8º-De las sustituciones. En el caso de que un miembro de la Comisión Plenaria no pueda continuar ejerciendo el cargo para el cual fue nombrado, el Ministro de Ambiente y Energía en conjunto con el Secretario General de la SETENA, procederán a realizar el nombramiento de la terna restante de la respectiva institución, para que ocupe el cargo por el plazo restante del nombramiento original. En casos excepcionales, de no poder constituir una terna, se procederá a solicitar una nueva terna a la institución respectiva.

Artículo 10.-De la Presidencia. La Presidencia de la Comisión Plenaria la ejercerá quien ocupe el cargo de Secretario General de la SETENA.

Artículo 11.-Facultades y Deberes de la persona a cargo de la Presidencia. La persona que ejerza el cargo de Presidente de la Comisión Plenaria tendrá las siguientes facultades y deberes:

a. Presidir, abrir, suspender y cerrar, con todas las facultades necesarias para ello, las sesiones de la Comisión Plenaria.

b. Velar porque la Comisión Plenaria, cumpla las leyes y reglamentos relativos a su función.

c. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores de la Comisión Plenaria.

d. Convocar a sesiones extraordinarias.

e. Confeccionar el Orden del Día de las sesiones teniendo en cuenta en su caso, las peticiones de los demás miembros, formuladas con antelación.

f. Resolver cualquier asunto en caso de empate, en donde tendrá voto de calidad.

g. Establecer la forma y el procedimiento en que se votarán los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.

h. Nombrar las comisiones que se requieran para la ejecución de determinadas acciones o actividades específicas.

i. Firmar las Actas en conjunto con la persona que funja en la Secretaría de la Comisión Plenaria, o en su ausencia o por designación, con la persona encargada de la Secretaría de Actas. De conformidad con la Ley General de Administración Pública las actas también deberán ser firmadas por los miembros que emitan un voto disidente.

j. Representar a la Comisión Plenaria en los casos en que la Secretaría General o el Ministerio de Ambiente y Energía lo indiquen.

k. Nombrar a la persona que se encargará de la Secretaría de Actas.

Artículo 12.-Facultades y Deberes de la persona en la Vicepresidencia. El Vicepresidente será elegido entre los miembros de la Comisión Plenaria.

Para todos los efectos la Vicepresidencia sustituirá la Presidencia en sus ausencias, en cuyo caso su actuación se regirá por lo dispuesto en el artículo 11 del presente Reglamento.

Artículo 13.-Facultades y Deberes de la persona en la Secretaría. La Comisión Plenaria podrán elegir entre sus miembros un secretario, cuyas funciones y deberes serán:

a) Firmar las actas en conjunto con el Presidente y la persona que funja como Secretaria Actas.

b) En los casos en que el Presidente de la Comisión Plenaria lo requiera, colaborar con la confección del orden del día.

Si no se nombrase un secretario de la Comisión, la Secretaría de Actas asumirá las funciones de este.

Artículo 14.-Facultades y Deberes de los Miembros de la Comisión Plenaria. Son facultades y deberes de los miembros de la Comisión Plenaria:

a. Emitir su voto, respecto de los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria, salvo en aquellos casos que de acuerdo con el artículo 230 de la Ley General de Administración Pública N° 6227, deban inhibirse. Ante lo cual deberá procederse de conformidad con lo establecido en el artículo 234 del citado cuerpo legal. No podrán conocer ni emitir criterio en aquellos asuntos en que por razones de interés o de parentesco se requiera su inhibición, de conformidad con el Título Segundo "De la Abstención y Recusación" de la Ley General de la Administración Pública.

b. Participar en las comisiones que la Presidencia de la Comisión Plenaria les delegue.

c. Formular las mociones y proposiciones que considere oportunas.

d. Solicitar y hacer uso de la palabra, las veces que lo estime necesario, según las reglas establecidas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, inciso c) de este Reglamento.

e. Solicitar revisión, modificación o aclaración de los acuerdos de la Comisión Plenaria.

f. Asistir a las sesiones ordinarias, extraordinarias y actos oficiales a que fuere convocado.

g. Comunicar oportunamente a la Secretaría de Actas, las razones que le impidan asistir a sesiones.

h. Solicitar a la Presidencia la autorización para retirarse durante las sesiones, por razones justificadas.

i. Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

Artículo 15.-De las Ausencias. En caso de ausencia o enfermedad y en general cuando concurra alguna causa justa, serán sustituidos los integrantes de la Comisión Plenaria de la siguiente forma:

a. La Presidencia será sustituida por la Vicepresidencia.

b. Ante la ausencia de ambos, se deberá designar, en el seno de la Comisión Plenaria, una persona Miembro que presida ad hoc.

c. La ausencia de los demás miembros no será sustituida, pero igualmente deberá ser justificada.

Artículo 16.-Del análisis de los informes técnicos. Los informes técnicos que sean sometidos a conocimiento y aprobación de la Comisión Plenaria deberán ser conocidos y estudiados por todos sus miembros, prestando especial énfasis a su especialidad base de su nombramiento. Los informes contendrán la recomendación técnica para la toma de decisión de la Comisión Plenaria. Para dicho análisis se establecerán listas de revisión con las cuales los miembros podrán facilitar el conocimiento de este. La oposición a la recomendación del departamento técnico respectivo debe estar debidamente fundamentada por el miembro disidente.

Artículo 19.-Funciones y Deberes de la persona encargada de la Secretaría de Actas. El Secretario de Actas tendrá las siguientes funciones y deberes:

a. Elaborar las actas de las sesiones de la Comisión Plenaria. Las sesiones podrán ser grabadas, previo acuerdo de los miembros de la Comisión Plenaria.

b. Presentar en la sesión todos los documentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en el Orden del Día.

c. Transcribir las actas al libro correspondiente y gestionar la firma de la presidencia.

d. Llevar el seguimiento y control de la ejecución de los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria e informar periódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.

e. Coordinar con la Presidencia o en su ausencia con la Vicepresidencia, el contenido del Orden del Día.

f. Llevar un consecutivo de los acuerdos que tome la Comisión Plenaria por año.

g. Asesorar y proporcionar a los miembros de la Comisión Plenaria, en forma expedita, la información o los documentos que éstos soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus funciones.

h. Mantener actualizado el archivo que contiene los textos de leyes, reglamentos, decretos y directrices para uso de la Comisión Plenaria.

i. Preparar y enviar el Orden del Día a los miembros y de ser convocados por la Presidencia, a las personas auxiliares.

j. Coordinar y ejecutar todos los asuntos de índole administrativa y logística para la buena marcha de la Secretaría de Actas y de la Comisión Plenaria.

k. Levantar y conformar expediente de cada sesión, en el que se incorpora toda la documentación relacionada con la misma, debidamente foliada, de manera consecutiva para su consulta y custodia.

l. Recibir, revisar y tramitar la correspondencia.

m. Extender certificaciones de acuerdos y documentos que consten en los archivos de la Secretaría.

n. Gestionar la legalización de los Libros Oficiales de Actas de la Comisión Plenaria ante la Auditoría del MINAE.

o. Firmar el libro de actas, en ausencia de la Secretaría de la Comisión Plenaria, en conjunto con la Presidencia.

p. Llevar un registro actualizado de la dirección física o electrónica donde recibirán agendas y documentación los miembros de la Comisión Plenaria, así como, números de teléfonos donde localizarles.

q. Comunicar y firmar en su oportunidad los acuerdos adoptados por la Comisión Plenaria.

r. Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

s. Mantener una oportuna comunicación con las distintas dependencias de la SETENA, así como con Instituciones Públicas y Privadas; relativas a la gestión de los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.

t. Establecer controles que garanticen la eficacia y eficiencia en el desempeño de las actividades de la Unidad.

u. Realizar la calendarización de las inspecciones a realizarse durante el siguiente trimestre, según la necesidad y urgencia y así lo disponga la Secretaría General de la SETENA.

v. Incluir en la página Web de la SETENA, las actas aprobadas por la Comisión Plenaria.

w. Las demás que le asignen las leyes y reglamentos, la Presidencia de la Comisión Plenaria o la Comisión Plenaria.

CAPÍTULO V

DEL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN PLENARIA

Artículo 20.-Del orden del día y Actas de las sesiones. La persona encargada de la Secretaría de Actas deberá someter a conocimiento de la presidencia, de forma previa, toda documentación ya sea externa o interna, que ingrese a la Secretaría, para determinar su inclusión en el Orden del día que correspondiera.

La Presidencia o la Comisión Plenaria, mediante acuerdo, establecerá la fecha límite para la inclusión de documentos en el Orden del Día de la próxima sesión.

La Secretaría de Actas entregará a los miembros de la Comisión Plenaria, en la dirección de correo electrónico asignado por SETENA, el Orden del Día, las actas a aprobar y la documentación pertinente de los asuntos que se tratarán en la sesión respectiva, con una antelación mínima de veinticuatro horas.

La Secretaría de Actas, cuando así lo solicite expresamente una persona miembro de la Comisión Plenaria, deberá consignar de manera literal en el Acta sus manifestaciones, expresadas en el desarrollo de la sesión, tanto presencial como virtual. De lo contrario las actas se consignarán en resumen de lo discutido.

CAPÍTULO VI

DE LAS SESIONES DE LA COMISION

Artículo 21.-De las Sesiones Ordinarias, lugar, hora y día de su celebración. La Comisión Plenaria, deberá reunirse en forma ordinaria cuatro veces a la semana. Las sesiones se realizarán en la SETENA, salvo que por circunstancias motivadas se deban realizar de manera virtual. La hora y días de la celebración de sesiones será acordada por mayoría absoluta de la totalidad de la Comisión Plenaria, al iniciarse el periodo de nombramiento, sin perjuicio de que más adelante y por la misma mayoría se disponga su modificación.

Para reunirse en sesión ordinaria no hará falta convocatoria especial.

Artículo 22.-De las Sesiones Extraordinarias. La convocatoria a sesiones extraordinarias deberá hacerse por lo menos con veinticuatro horas de antelación por la Presidencia de la Comisión Plenaria, indicando los asuntos a tratar. La convocatoria se acompañará con el Orden del Día y únicamente podrán discutirse los aspectos ahí consignados.

En casos de urgencia, así calificados por la Presidencia de la Comisión Plenaria, el plazo de convocatoria podrá reducirse a doce horas. La convocatoria a sesiones extraordinarias será comunicada por escrito por medio del correo electrónico.

No se aplicarán los requisitos del plazo y las formalidades para la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando se encuentren presentes todos los miembros del órgano y así lo acuerden por unanimidad.

Artículo 23.-De las Sesiones Virtuales. Por vía excepcional en decisión motivada y tomada por la mayoría de los miembros en la sesión presencial anterior, comunicada por la persona Presidenta de la Comisión, las sesiones se harán de manera virtual.

Se entenderá por sesión virtual aquella que se realice mediante la utilización de cualquiera de las tecnologías de información y comunicación, asociadas a la red de Internet, que garanticen tanto la posibilidad de una comunicación integral y simultánea que comprenda video, audio y datos, entre los miembros de la Comisión Plenaria mientras transcurra la sesión. El medio por utilizar deberá ser de acceso común a todas los integrantes de la Comisión Plenaria en forma simultánea con el fin de garantizar los principios de colegialidad, simultaneidad y deliberación.

El acta que se levante deberá indicar los miembros de la Comisión Plenaria que han estado "presentes" en forma virtual, indicando el mecanismo tecnológico mediante el cual se produjo la reunión e identificación del lugar en que se encuentra el ausente. Deberá contener, además, la identidad y el número de los miembros presentes en la reunión y el sentido del voto emitido por la persona miembro presente virtualmente.

Artículo 24.-Sesiones en lugares distintos. La Presidencia podrá convocar a sesiones en lugares distintos al habitual, con el fin de realizar visitas a proyectos o en aquellos lugares de interés para la SETENA.

Artículo 25.-Quórum de las Sesiones. Para que la Comisión Plenaria pueda sesionar válidamente el quórum será el de mayoría absoluta de la totalidad de sus miembros.

Si no hubiere quórum, la Comisión Plenaria podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la hora señalada para la primera con la tercera parte de sus miembros y de forma excepcional y con la debida justificación podrá hacerlo media hora después de la hora señalada de acuerdo con la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 26.-Desarrollo de las Sesiones Ordinarias. Las sesiones serán dirigidas por la Presidencia o quién le sustituya y deberán desarrollarse conforme el Orden del Día establecido por esta o la Comisión Plenaria.

El Orden del Día, sólo podrá alterarse a solicitud de un miembro de la Comisión Plenaria, contando con la anuencia de la unanimidad de los miembros presentes.

Artículo 27.-Conflicto de Intereses. En aquellos casos en que se discuta sobre aspectos en los cuales una persona miembro de la Comisión Plenaria tenga algún interés de índole personal, deberá abandonar la sala de sesiones, una vez discutido el asunto y tomado el acuerdo puede reintegrarse a la sesión, dejando constancia de ello en el acta. Siendo el caso de otros funcionarios presentes o la Secretaría de Actas, por mayoría simple de los miembros presentes, se acordará que esas personas funcionarias abandonen la sala de sesiones.

Artículo 28.-Mociones. Las peticiones o propuestas que sometan a conocimiento los miembros de la Comisión Plenaria, o que modifiquen el asunto que se discute, reciben el nombre de mociones. Las mociones de orden han de referirse necesariamente a cuestiones de procedimiento y tienen prioridad en la discusión. Lo que se resuelva en cuanto a éstas últimas, carece de recurso alguno.

Artículo 29.-Privacidad de las Sesiones. Las sesiones de la Comisión Plenaria serán siempre privadas, salvo que por unanimidad de los miembros presentes se apruebe la participación de agentes externos con voz pero sin voto.

Artículo 30.-Acuerdos y votos. Los acuerdos de la Comisión Plenaria serán adoptados por mayoría simple de los miembros presentes y adquirirán firmeza con la aprobación del acta en la sesión siguiente, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.

Deberán consignarse debidamente identificados, los documentos que han servido de fundamento para la discusión de cada tema, precisando: número de expediente, numero de oficio, nombre del proyecto, nombre del desarrollador, o bien, si se tratase de correspondencia, el nombre del remitente, oficina, fecha, y el asunto.

La Secretaría de Actas, deberá incluir en el Acta los votos contrarios que se dieren durante la sesión, identificando a la persona miembro e indicando los motivos que lo justifican.

No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el Orden del Día.

Los miembros de la Comisión Plenaria tendrán derecho a solicitar revisión de un acuerdo, para lo cual deberán presentar el recurso posterior a la lectura y antes de la aprobación del acta donde conste el acuerdo que se impugna. El recurso planteado deberá resolverse en la misma sesión, sin que sea posible postergarlo para otro momento.

Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán considerados como recursos de revisión.

Por disposición de ley, los miembros no podrán abstenerse de votar, solo pudiendo emitir un voto disidente. Dicho voto deberá ser debidamente justificado técnicamente en el momento de la votación.

Artículo 31.-Actas. La Secretaría de Actas elaborará, de cada sesión un acta, que contendrá como mínimo la indicación de los asistentes, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. La Secretaría de Actas conformará expedientes digitales foliados con los documentos que sirvieron de respaldo para los acuerdos tomados en la sesión, los cuales se resguardarán de igual forma que los libros de actas digitales.

Los miembros de la Comisión Plenaria aprobarán las Actas en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.

Las actas serán firmadas mediante firma digital por la persona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la Comisión Plenaria, o en su defecto de la persona encargada de la Secretaría de Actas, esta última, en ausencia o por designación de la persona designada en la Secretaría de la Comisión Plenaria.

Artículo 32.-Libro Oficial de Actas. El órgano contará con un libro de actas digital cuya aprobación previa de uso recae en la Auditoría del MINAE. Dicho libro digital debe estar debidamente foliado y rotulado con el nombre del órgano y número de hoja. La firma de las actas será mediante la utilización de la firma digital. Se deberá garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento electrónico, para lo cual una vez aprobada el acta y firmada digitalmente deberá ser guardada en un formato que no permita su modificación.

La Secretaría de Actas, deberá conformar un libro de actas en el que, una vez firmes las actas respectivas, se transcribirán inmediatamente a fin de que sean firmadas digitalmente por la persona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la Comisión Plenaria, o, en su defecto, de la persona encargada de la Secretaría de Actas y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

La responsabilidad de la custodia, firma y foliado del mismo recae en la persona encargada de la Secretaría de Actas. Por ser de manera digital, se deberá garantizar contar con los respaldos digitales debidos en caso de pérdida de archivos o información.

Artículo 33.-Certificación de Acuerdos. Se podrá solicitar en forma escrita y ante la Secretaría de Actas, la certificación de los acuerdos, en esta solicitud se debe indicar específicamente el o los asuntos en que tengan interés y los fines de su solicitud.

Artículo 34.-Las Audiencias. La Comisión Plenaria podrá conceder audiencias dentro de sus sesiones, para recibir a personas interesadas en procesos sometidos a su conocimiento. La solicitud será realizada a la Secretaría de Actas, quien agendará la misma y remitirá a los miembros la documentación necesaria para el conocimiento del caso. La persona que solicite la audiencia deberá remitir una nota indicando la razón y el objetivo de esta. Dentro del Acta se consignará dicho documento, así como una constancia de los asistentes y una síntesis de lo discutido.

Artículo 35.-Las Inspecciones. De manera trimestral se calendarizarán las inspecciones que se deben realizar, las cuales serán agendadas por la secretaria de Actas y en coordinación con la Dirección General de la SETENA, según disponibilidad presupuestaria. Estas se deberán realizar en sesiones extraordinarias.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 36.-Derogatoria. Deróguese el artículo 3 al 9 del Reglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental SETENA, Decreto Ejecutivo 36815-MINAE del 12 de septiembre de 2011.