MUNICIPALIDAD
DE TURRIALBA
(Nota de Sinalevi: Mediante Fe de Erratas y
publicada en La Gaceta N° 148 del 16 de agosto de 2023, la Municipalidad de
Turrialba, indicó lo siguiente: ".Con fecha jueves 24 de marzo del año
2023, se publicó el documento Solicitud N° 416116.-(IN2023730614),
correspondiente Proyecto de Reglamento Interno de Contratación Pública de la
Municipalidad de Turrialba, en Alcance N° 50 del Diario Oficial La Gaceta N° 55, páginas de la 188 a
la 209 dentro del cual por error se indicó: Proyecto de Reglamento
Interno de Contratación Pública de la Municipalidad de Turrialba. Siendo lo
correcto REGLAMENTO
INTERNO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA MUNICIPALIDAD DE TURRIALBA.")
COMUNICA
El Concejo
Municipal de la Municipalidad de Turrialba, en el ejercicio de las facultades
que le confieren los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, 4 inciso
a) y 13 incisos, c), d) y e) del Código Municipal, acuerda
PROYECTO DE REGLAMENTO
INTERNO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE
LA MUNICIPALIDAD DE
TURRIALBA
Capítulo I.
Disposiciones generales
Artículo 1.
Objetivo. El presente reglamento tiene como objetivo regular el sistema
de adquisición de bienes, servicios y obra pública de la Municipalidad de
Turrialba, así como la competencia de las diversas dependencias municipales, en
la aplicación del reglamento se deberá de considerar el marco normativo
nacional contenido en la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, el
Reglamento a la Ley de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H y
normativa conexa emitida por las entidades competentes.
Ficha articulo
Artículo 2. Alcance.
Este reglamento es obligatorio para todos los procesos de contratación pública
que promueva la Municipalidad de Turrialba.
Ficha articulo
Artículo 3. Uso de
medios electrónicos. Toda la actividad de contratación pública de la Municipalidad
de Turrialba deberá de realizarse por medio del sistema digital unificado, conforme
a los lineamientos que disponga el administrador del servicio, según lo
dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y el Reglamento a
la Ley de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H.
Ficha articulo
Capítulo II. Estructura y
competencias
Artículo 4. Distribución
de las competencias jerárquicas. Las competencias para la aprobación de la
decisión inicial, para la emisión el acto final, así como la autorización de eventuales
modificaciones, cesiones, prórrogas, suspensiones, resoluciones, rescisiones, resolución
de procesos de impugnación correspondientes, así como actividades conexas de autorización,
son las siguientes:
a. Persona titular de la
Alcaldía
1. Licitación reducida
2. Procedimientos de
excepción, menos la contratación entre entes de derecho público
3. Procedimiento de
urgencia, establecidos en la ley 9986.
b. Concejo Municipal
1. Licitación mayor
2. Licitación menor
3. Compra y arrendamiento
de bienes inmuebles
4. Remate
5. Subasta
6. Donación
7. Contratación entre entes
de derecho público
En caso de duda sobre la
competencia o que se requieran la utilización de una modalidad no indicada
anteriormente, el Concejo Municipal será el jerarca competente y podrá delegar dicha
competencia al titular de la Alcaldía mediante acuerdo municipal.
Asimismo, cada jerarca
podrá delegar la firma del pedido u orden de compra, mediante resolución
administrativa motivada o acuerdo municipal, según corresponda. La delegación se
llevará a cabo de conformidad con los alcances de la Ley General de
Contratación Pública, N.° 9986 y la Ley General de la Administración Pública,
N.° 6227.
Ficha articulo
Artículo 5. Competencias
de las áreas relacionadas con procedimientos de contratación. El área
financiera estará compuesta por la persona que ocupe la Coordinación de
Hacienda Municipal y las jefaturas de Tesorería, Proveeduría y Contabilidad
Municipal, así mismo el área de Planificación Institucional tendrán las
siguientes funciones respectivamente:
a. Hacienda municipal
1. Supervisión sobre los
procesos de Contabilidad, así como Tesorería Municipal, sobre las competencias
dispuestas en el presente reglamento.
2. Instruir a las unidades
solicitantes para que realicen los procesos de exoneración ante el Departamento
de Gestión de Exenciones del Ministerio de Hacienda.
3. Asesoría en las
contrataciones que requieran estudios previos de financiamiento.
4. Asesorar en los procesos
de reajustes de precios cuando sea requerido.
5. Asesorar a la proveeduría
municipal sobre aspectos técnicos relacionados al área financiera.
6. Realizar análisis de
capacidad financiera de los posibles oferentes cuando así se requiera.
7. Brindar asesoría a las
unidades solicitantes en relación con la decisión inicial, cuando sea
procedente y conforme a las competencias funcionales de la Dirección de
Hacienda Municipal, gestión que podrá delegar formalmente en
el área de contabilidad o
tesorería.
b. Contabilidad
1. Coordinar con la
Proveeduría, la Alcaldía, Planificación y las unidades solicitantes en la
elaboración y modificaciones del programa de adquisiciones.
2. Remitir la información
sobre el presupuesto anual aprobado o en fase de aprobación por parte de la
Contraloría General de la República a todas las unidades solicitantes antes de
los primeros quince días de diciembre de cada año.
3. Control de la
disponibilidad presupuestaria para las contrataciones.
4. Encargado de verificar
los códigos presupuestarios, a través de un visto bueno, que requieren las unidades
solicitantes para las contrataciones de acuerdo al objeto.
5. Asesorar a la
Proveeduría Municipal sobre aspectos técnicos relacionados al área financiera.
6. En caso de ausencia de
la persona que ocupe la coordinación de Hacienda Municipal realizar los
análisis de capacidad financiera de los posibles oferentes cuando así se
requiera,
7. Gestión de trámite de
los compromisos presupuestarios en coordinación con la Tesorería, para las
contrataciones que se ejecuten en el segundo semestre del ejercicio presupuestario
siguiente.
8. Brindar asesoría a las
unidades solicitantes en relación con la decisión inicial, cuando sea
procedente y conforme a las competencias funcionales del área de Contabilidad.
9. Realizar los análisis en
los procesos de reajustes de precios y emitir el informe correspondiente.
10. En coordinación con el
departamento de la Tesorería Municipal, mantener un control electrónico de las
garantías de cumplimiento en coordinación con la tesorería institucional.
c. Tesorería municipal
1. Realizar la gestión de
pago de las contrataciones una vez que estas sean recibidas a satisfacción por
la unidad solicitante, tanto en el sistema digital unificado de compras como en
el sistema interno de la Municipalidad de Turrialba.
2. Realizar las gestiones de
pago dentro del plazo de treinta días naturales o en el plazo que estipula el
pliego de condiciones, a partir de la presentación de la factura, previa
recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la unidad
solicitante, en el sistema digital unificado.
3. Recibir, custodiar y
realizar el proceso de liberación de las garantías de cumplimiento, cuando así
corresponda lo anterior en coordinación con los departamentos de Proveeduría y
la persona encargada de la coordinación de Hacienda Municipal.
4. Control de la
disponibilidad presupuestaria para las contrataciones
5. Emisión de las
constancias de las cuentas presupuestarias cuando sea requerido
6. Asesorar a la
Proveeduría Municipal sobre aspectos técnicos relacionados al área financiera
7. Brindar asesoría a las
unidades solicitantes en relación con la decisión inicial, cuando sea
procedente y conforme a las competencias funcionales del área de la Tesorería.
d. Proveeduría
Institucional
1. Tramitar y supervisar
todos los procedimientos de contratación que se formulen en la Municipalidad de
Turrialba.
2. Tramitar los remates y
las subastas.
3. Solicitar las
correcciones de las decisiones iniciales y de las solicitudes de compras cuando
sea necesario.
4. Elaborar las condiciones
generales del pliego de condiciones de la contratación, así como tramitar o
enviar a revisión las especificaciones técnicas, según corresponda.
5. Coordinar con las
unidades solicitantes en las gestiones y consultas que se deban remitir a la
Contraloría General de la República, la Autoridad de Contratación Pública y la
Dirección de Contratación Pública, del Ministerio de Hacienda
6. Realizar la apertura de
las ofertas de los procesos de contratación pública
7. Realizar la revisión
preliminar y final de las ofertas, así como las subsanaciones o aclaraciones
correspondientes, de manera individual o en conjunto con la unidad solicitante
o la Comisión de Recomendación de Actos finales, según corresponda.
8. Tramitar las
aclaraciones, modificaciones y las impugnaciones a los procedimientos de
contratación pública, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública,
N.° 9986 y sus reglamentos.
9. Instruir a las unidades
solicitantes en cuanto a la atención de las aclaraciones, modificaciones y las
impugnaciones de los procedimientos de contratación pública
10. Remitir a la Alcaldía
el programa de adquisiciones con base en los programas de cada unidad
solicitante, así como realizar al final de cada trimestre y cada período presupuestario
una evaluación del programa de adquisiciones.
11. Crear las agrupaciones
y consolidar las solicitudes de compra de los diferentes centros de costo, con
el fin de evitar el fraccionamiento de las compras.
12. Comunicar a la
Dirección de Contratación Pública todas y cada una de las sanciones que se
impongan a particulares para mantener actualizado el registro único de sanciones.
13. Cualquier otra función
establecida en Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, su respectivo
reglamento o el presente reglamento.
14. Elaborar el cronograma
definitivo con las personas funcionarias públicas responsables, acorde a lo
estipulado en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública, N.°
9986.
15. Fiscalizar el
cumplimiento de los plazos de las diferentes etapas de los procedimientos de
contratación pública y realizar las alertas o recomendaciones necesarias para
el cumplimiento de los mismos.
16. Informar a la Comisión
para Promover la Competencia, cuando se tenga indicios de actuaciones ligadas a
posibles acuerdos colusorios y a cualquier otro tipo de práctica monopolística
o anti- competitiva en procedimientos de contratación pública
17. Tramitar la liberación
y/o ejecución de las garantías de cumplimiento en coordinación con la tesorería
institucional.
18. Verificar que se reserve
la información confidencial, acorde al artículo 30 del Reglamento a la Ley de
Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H.
19. Verificar si la
contratación se encuentra o no cubierta por el capítulo de compras públicas de
un instrumento comercial internacional vigente en Costa Rica
20. Brindar asesoría a las
unidades solicitantes en relación con la decisión inicial, cuando sea
procedente.
e. Planificación
Institucional
1. Monitorear y evaluar la
ejecución de procedimientos de contratación pública que se tramiten a nivel
institucional, en asocio con el programa anual de actividades.
2. Remitir el Plan Anual
Operativo a todas las unidades solicitantes antes de los primeros quince días
naturales de diciembre de cada año.
Ficha articulo
Artículo 6. Competencias
del área legal institucional. El área legal realizará las gestiones de
asesoría y apoyo necesarias a la proveeduría institucional en la tramitación de
las contrataciones públicas. Además, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Revisión de las
condiciones generales del pliego de condiciones, en el supuesto de que se
requiera
2. Realizar la revisión
preliminar y final de las ofertas, así como las subsanaciones o aclaraciones
correspondientes, de manera individual o en conjunto con la unidad solicitante
o la Comisión de Recomendación de Actos Finales, según corresponda y en el
supuesto de que sea requerido.
3. Elaborar la
recomendación final, a partir de los criterios técnicos solicitados, para atender
los procesos de impugnación
4. Emitir criterios
técnicos sobre casos específicos de los procesos de contratación, cuando sea
requerido.
5. Atender y tramitar los
procesos de impugnación de las licitaciones promovidas por la Municipalidad de
Turrialba.
Ficha articulo
Artículo 7. Competencias
del área de proveeduría. La proveeduría institucional es la dependencia
responsable del trámite y fiscalización de los procesos de contratación pública
en la Municipalidad de Turrialba, así como velar porque los mismos sean
óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos por el ordenamiento jurídico. La proveeduría institucional tendrá
plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación
pública y podrá adoptar los actos y requerir los informes que resulten
necesarios para preparar, así como recomendar los alcances de la decisión
final. De igual forma, podrá realizar compras coordinadas con organizaciones
adscritas a la Municipalidad de Turrialba o a través de la Dirección de
Contratación Pública.
Ficha articulo
Artículo 8. Competencias
de las unidades solicitantes. Las unidades solicitantes son las direcciones,
departamentos o unidades municipales que integran la estructura organizativa de
la Municipalidad de Turrialba, por lo que estarán facultados para actuar como
unidad solicitante tanto las personas que ocupan los puestos de jefaturas o
encargados de dichas dependencias como los titulares subordinados competentes o
debidamente facultados mediante delegación formal, a los cuales se les
asignarán los roles de solicitud de contrataciones en el sistema digital
unificado de compras.
Ficha articulo
Artículo 9. Funciones de
las unidades solicitantes. Las unidades solicitantes tendrán las siguientes
funciones:
1. Suscribir mediante
documento oficial la decisión inicial de la contratación el cual debe estar
incluido mediante los medios electrónicos utilizados para tramitar las compras.
2. Realizar todas las
acciones necesarias para contar con la aprobación previa del Concejo Municipal
o en su defecto de la Alcaldía Municipal, a efectos de que se determine que se
aprueba de manera conjunta las decisiones iniciales cuando el objeto contractual
se enmarque dentro de los establecido en el artículo 4 del presente reglamento.
3. Previo a suscribir la
decisión inicial en los casos de obra pública, emitir una constancia donde se
acredite la necesidad y que se dispone o se han tomado las previsiones
necesarias para contar oportunamente con diseños y planos actualizados debidamente
aprobados y de los permisos, estudios y terrenos necesarios para ejecutar la
obra, así como de las previsiones en cuanto a la reubicación de servicios y expropiaciones
que sean necesarias y pertinentes, todo conforme a lo previsto por el artículo
73 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y su reglamento.
4. Elaborar en todo tipo de
procedimiento las especificaciones técnicas del pliego de condiciones de la
contratación, y revisar dicho pliego de condiciones previo a su publicación.
5. Realizar la revisión de
las ofertas y emitir los criterios técnicos solicitados para atender
aclaraciones, modificaciones, reajustes, así como los procesos de impugnación
6. Realizar la revisión
preliminar y final de las ofertas, así como las subsanaciones, aclaraciones y
evaluaciones de ofertas correspondientes, de manera individual o en conjunto
con la proveeduría o la Comisión de Recomendación de Actos finales, según corresponda.
7. Emitir un acto motivado
en que emita las recomendaciones necesarias para la emisión del acto final, lo
que podrá realizar de manera individual o en conjunto con la Comisión de Recomendación
de Acto final, cuando así corresponda.
8. Emitir un acto motivado
para justificar la razonabilidad del precio en los casos de concursos de
licitaciones mayores, menores y reducidas, cuando la oferta adjudicable supere
el monto presupuestado.
9. Realizar un sondeo o un
estudio de mercado según lo que dispone el Ley General de Contratación Pública,
N.° 9986 y las guías que emitirá al efecto la Dirección de Contratación
Pública, el cual deberá de estar sustentado en información de fuentes confiables
con el propósito de obtener los precios de referencia a los que podrá adquirir
los bienes, las obras y los servicios y determinar los precios ruinosos o excesivos,
conforme lo establezca el reglamento de esta ley.
10. Elaborar el programa de
adquisiciones de su dependencia en conjunto con la proveeduría institucional,
el área financiera, planificación, así como la Alcaldía y el Concejo Municipal.
11. Realizar el estudio de
mercado para determinar o no la existencia de un proveedor único.
12. Realizar los procesos
de recepción preliminar, recepción final y procesos de finiquito de los
contratos, según corresponda.
13. Realizar los trámites
de pago en coordinación con la proveeduría institucional.
14. Atender las solicitudes
de asesoría de la proveeduría para atender asuntos relacionados a procesos de
contratación pública.
15. Atender en tiempo y
forma las solicitudes que formulen los contratistas
16. Gestionar y justificar
la modificación unilateral del contrato, así como valorar y resolver las
solicitudes de prórroga que requiera el contrato.
17. Promover la
incorporación de consideraciones sociales, económicos, ambientales, culturales,
de calidad y de innovación en los pliegos de condiciones, atendiendo a las particularidades
del objeto contractual y el mercado
18. Atender a criterios de
funcionalidad y desempeño, así como definición de la necesidad puntal a
satisfacer, cuando se apliquen criterios de innovación en la definición del
objeto contractual.
19. Remitir los
requerimientos de provisión oportuna de bienes, servicios y obra a la proveeduría
para consolidar las contrataciones y prevalencia de la economía de escala.
20. Aportar la existencia
de contenido presupuestario para iniciar la contratación, en los supuestos en
que el procedimiento se requiera iniciar sin disponer de recursos presupuestarios
deberá de contar con la autorización del Concejo Municipal, lo que deberá de
advertirse en el pliego de condiciones. En este último supuesto, deberá de verificar
que el acto de adjudicación se emita hasta que se cuente con el presupuesto suficiente,
disponible y aprobado por el Concejo Municipal.
21. Podrá realizar
audiencias previas abiertas, presenciales o virtuales, a fin de que potenciales
oferentes o terceros interesados formulen observaciones o propuestas tendientes
a la mejor elaboración del pliego de condiciones en coordinación con el departamento
de Proveeduría.
22. Elaborar las actas de
audiencias previas, las actas de visitas pre-oferta, así como las actas de
recepción y remitirlas al Departamento de Proveeduría Institucional para incluirlas
en los expedientes electrónicos.
23. Asistir
obligatoriamente a las convocatorias de la Comisión de Recomendación de Actos
finales a las que sea convocado formalmente.
24. Realizar la
fiscalización contractual
25. Emitir la orden de
inicio en contratos de obra o servicios, cuando corresponda según las
condiciones contractuales.
26. Verificar la
realización de actos previos por parte del contratista, que sean necesarios para
garantizar la correcta ejecución del contrato. (Por ejemplo, permisos y/o licencias)
27. Realizar un control
objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma
eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se
cumpla a cabalidad.
28. Verificar que el
producto sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la
contratación mediante control técnico en procura de que el contratista se
ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto
podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea
necesario.
29. Indicar por escrito y
de manera detallada al Contratista, la necesidad de corregir cualquier defecto
respecto del cumplimiento del objeto contractual, así como el plaz en que
deberá hacerlo, el cual no podrá exceder la mitad del plazo de ejecución original.
30. Rendir la declaración
jurada de bienes ante la Contraloría General de la República, cuando los
contratos de obra pública superen los seis meses de vigencia, de conformidad
con lo establecido en el artículo 56 inciso 2, acápite g) del Reglamento a la
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
31. Comunicar en forma
inmediata al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o
incumplimiento de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes para su
corrección.
32. Determinar si es
necesario o no solicitar garantía colateral y asegurarse de que esta sea
rendida.
33. Verificar que las
modificaciones que se presentan en la contratación se ajusten a las reglas
establecidas en el artículo 101 del Ley General de Contratación Pública y a los
criterios técnicos que valoren dichas modificaciones, además deben de
tramitarlas a través del sistema digital unificado
34. Velar por el cumplimiento
de los Módulos de Recepción Provisional y Definitiva del sistema digital
unificado y de los procedimientos de contratación de la dependencia respectiva
relacionados con la contratación a su cargo, además el Administrador del contrato
debe asegurarse de iniciar los procedimientos administrativos correspondientes
en caso de incumplimientos contractuales a la luz de lo que establece el debido
proceso.
35. Coordinar con el
departamento de Proveeduría Institucional, la actualización oportuna del
expediente electrónico en sistema digital unificado, remitiéndole todos los
documentos generados y recibidos fuera del Sistema en el ejercicio de sus funciones.
36. Informar a la
Proveeduría Institucional cuando deba adoptarse una medida relacionada con la
contratación, para que ésta efectúe los trámites correspondientes.
37. Advertir al
Departamento Financiero Institucional la conveniencia de introducir modificaciones
al contrato cuando se requiera para su correcta ejecución, de conformidad con
el artículo 101 del LGCP.
38. Recomendar la
aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión o
resolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello, según la normativa
vigente. Previo a tramitar la Gestión de pago en el sistema digital unificado debe
de aplicar los montos por estos incumplimientos y remitirlos al departamento de
Tesorería para el rebajo correspondiente.
39. Llevar el control de la
vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.
40. Recibir, mediante acta,
los bienes, obras o servicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en
el contrato, para lo cual debe coordinar dicha recepción con las dependencias correspondientes, en el lugar y
tiempo pactado o en su defecto rechazar por el mismo medio.
41. Advertir al
Departamento Legal Institucional sobre posibles faltas cometidas por el contratista
durante la fase de ejecución del contrato, con el fin de que se comunique al
órgano competente, para que este tome las medidas legales correspondientes. El administrador
del contrato debe iniciar los procedimientos administrativos de acuerdo a sus
competencias en el sistema digital unificado.
42. Propiciar una
comunicación eficiente entre las partes que intervienen en la contratación para
una correcta ejecución contractual.
43. Solicitar los criterios
técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se
requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.
44. Emitir el informe final
de todos los hechos relevantes de la ejecución del contrato para efecto de la
elaboración del finiquito, cuando corresponda. Además de elaborar el finiquito
de los contratos en caso de obra y servicios.
45. Verificar que,
tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada requiera contratación
de personal para el cumplimiento del objeto contractual, esta cumpla las directrices
emitidas por las autoridades del gobierno, en relación al cumplimiento de derechos
laborales relativos al pago de los salarios mínimos, riesgos del trabajo y demás
disposiciones relativas a la seguridad social y ocupacional de los
trabajadores.
46. Solicitar a las
dependencias involucradas en la contratación, la colaboración necesaria para la
toma de decisiones que favorezca la debida ejecución contractual.
47. Realizar los registros
de órdenes de inicio, cuando corresponda.
48. Con instrucciones de la
persona encargada de la coordinación de Hacienda Municipal realizar los
procesos de exoneración ante el Departamento de Gestión de Exenciones del
Ministerio de Hacienda
Ficha articulo
Capítulo III. Programa de
adquisiciones
Artículo 10. Elaboración
de programa. A más tardar los primeros quince días de diciembre de cada año
la jefatura de Contabilidad remitirá el Plan Anual Operativo y la información sobre
el presupuesto anual aprobado o en fase de aprobación por parte de la
Contraloría General de la República a todas las unidades solicitantes. Cada
unidad solicitante coordinará con la proveeduría institucional, el área
financiera, el área de planificación institucional y la Alcaldía la elaboración
del programa de adquisiciones, el cual deberá de ser entregado en la segunda
semana de enero de cada año a la proveeduría institucional, quien deberá de
unificar la programación y remitir la versión final a la Alcaldía en semana
siguiente.
La Alcaldía y la
proveeduría deberán aprobar el programa de adquisiciones y realizar las gestiones
necesarias para darlo a conocer a través del sistema digital unificado antes
del 31 de enero de cada año.
Ficha articulo
Artículo 11. Contenido.
El programa de adquisiciones deberá de contener al menos lo siguiente:
1. Tipo de bien, servicio u
obra por contratar.
2. Proyecto o programa
dentro del cual se realizará la contratación.
3. Monto estimado de la
compra.
4. Período estimado del
inicio de los procedimientos de contratación.
5. Fuente de
financiamiento.
6. Cualquier otra
información complementaria que contribuya a la identificación del bien o
servicio.
Lo cual se deberá de
completar en el formato enviado por la proveeduría y considerar cualquier otra
disposición de la Dirección de Contratación Pública.
Ficha articulo
Artículo 12. Modificaciones.
El Programa de adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad
administrativa no prevista. Quedan excluidas de la obligación de publicación,
las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios
y las efectuadas con fundamento en los supuestos de urgencia, estos últimos de acuerdo
con los requisitos y presupuestos del artículo 166 del Reglamento a la Ley
General de Contratación Pública. Toda aquella contratación que no esté
contemplada en el Programa de Adquisiciones e implique una modificación al
mismo, requiere una justificación por escrito de parte de la unidad solicitante
que promovió la contratación. La Proveeduría Institucional será responsable de
tramitar las modificaciones al Programa de Adquisiciones, utilizando el
procedimiento establecido en sistema digital unificado de compras.
Ficha articulo
Capítulo IV. Estudio de
mercado
Artículo 13. Estudio de
mercado. Las unidades solicitantes, de previo a la estimación de la contratación,
deberán de considerar lo definido sobre catálogo y banco de precios como un insumo
para la toma de decisiones, además, deberán de realizar un sondeo o estudio de mercado,
sustentado en información de fuentes confiables con el propósito de obtener los
precios de referencia a los que podrá adquirir los bienes, las obras y los
servicios, asimismo, para determinar cuando los precios ofertados sean ruinosos
o excesivos.
Ficha articulo
Artículo 14. Fines.
El estudio de mercado tendrá como fin establecer la existencia de bienes, obras
o servicios, en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas, así como
verificar la existencia de proveedores, permitir la toma de decisiones informadas
respecto del procedimiento de contratación y proporcionar información para la
determinación de disponibilidad presupuestaria. Dicho estudio deberá considerar
todo el ciclo de vida de la contratación y tomar en cuenta el principio de
valor por el dinero, acorde a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 15. Obra
pública. En el caso de contratos de obra pública, el precio de referencia corresponde
al monto del presupuesto de obra o estimación de costo establecido por la Administración.
Ese valor referencial debe corresponder a precios de mercado y tener una antigüedad
no mayor a seis meses, contados a partir de su elaboración.
Ficha articulo
Artículo 16. Precios de
referencia. El precio de referencia no podrá tener una antigüedad mayor a
seis meses, por lo que los valores referenciales con antigüedad superior deberán
actualizarse antes de adoptar la decisión inicial.
Ficha articulo
Capítulo V. Decisión
inicial
Artículo 17. Contenido.
La decisión inicial deberá contemplar todas las disposiciones de la Ley General
de Contratación Pública, N.° 9986 y sus reglamentaciones. Deberá de contener al
menos lo siguiente:
1. Justificación de la
procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad y cuando
corresponda, su vinculación con los planes de largo y mediano plazo, el Plan
Nacional de Desarrollo, el Plan Nacional de Inversión Pública, el Plan Anual
Operativo, el Plan Estratégico Municipal, el Plan Cantonal de Desarrollo Humano
Local, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, los Planes Estratégicos
Sectoriales, Plan de Gobierno de la Alcaldía Municipal, así como con el Plan
Nacional de Compra Pública, según lo establecido en la Ley General de Contratación
Pública, N.° 9986.
2. Descripción y estimación
del costo del objeto, las especificaciones técnicas y características de los
bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir
diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones
por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la
posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo con la naturaleza del objeto.
3. Para proyectos de obra
pública la elección de la modalidad de cotización o de pago y el tipo de
contrato que la Administración decida llevar a cabo estará en función de un acto
motivado, que formará parte de la decisión inicial, el cual hará referencia a
los estudios jurídicos, técnicos, financieros y de gestión, que sustentan dicha
elección en función de la distribución de riesgos entre la Administración y el
contratista, según la parte que mejor pueda administrarlos, controlarlos y
mitigarlos, así como de la complejidad de la obra, de la satisfacción efectiva
del interés público, de las consideraciones de valor por el dinero y de las
disposiciones que se establecen en los artículos 71, 72 y 73 de la Ley General
de Contratación Pública, N.° 9986.
4. Cronograma con las
tareas y las unidades responsables de su ejecución con las fechas de inicio y
finalización, así como indicación expresa de los recursos humanos y materiales
de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto
del contrato. Cuando en el proceso sea requerida la participación del Concejo Municipal
como jerarca competente de emitir los actos finales, la unidad solicitante y la
Alcaldía deberán de contemplar dentro de los cronogramas los plazos razonables en
los cuales el órgano colegiado deberá de participar, para efectos de que las regidurías
cuenten con un plazo razonable para la toma de decisiones. El cronograma definitivo
con las tareas y las unidades responsables será resorte del departamento de Proveeduría.
5. Persona funcionaria
pública designada como administrador del contrato
6. Cuando corresponda por
la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se
aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra,
suministro o servicio, los terceros interesados y/o afectados, así como las medidas
de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y los riesgos identificados,
debiendo asegurarse de que el riesgo en ningún caso superará el beneficio que
se obtendrá con la contratación. En lo que atañe a los procedimientos de
control de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional
de la Calidad, según corresponda.
7. En las licitaciones
mayores salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá
acreditarse la existencia de estudios que demuestran que los objetivos del
proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad
razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo
que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados.
8. Las solicitudes de
contratación deben de elaborarse en sistema digital unificado de compras a la
luz de establecido en la norma aplicable, y las autorizaciones de estas deben
de incluir la aprobación del encargado de Tecnologías de Información o Salud Ocupacional,
de acuerdo al objeto contractual; una vez superada esta fase dicha solicitud se
debe aprobar por la persona que ocupe la Coordinación de Hacienda Municipal y
la Alcaldía Municipal. En las licitaciones que resuelve el Concejo Municipal
dicha decisión inicial debe contar con la aprobación de este órgano, previo a
la elaboración del pliego de condiciones.
Ficha articulo
Artículo 18. Sobre obra
pública. Adicionalmente, en las contrataciones de obra pública, la decisión
inicial deberá de considerar lo siguiente:
1. El encargado de la
unidad solicitante deberá emitir una constancia donde se acredite la necesidad
y que se dispone o se han tomado las previsiones necesarias para contar oportunamente
con diseños y planos actualizados debidamente aprobados y de los permisos,
estudios y terrenos necesarios para ejecutar la obra, así como de las previsiones
en cuanto a la reubicación de servicios y expropiaciones que sean necesarias y
pertinentes.
2. Cuando se trate de obra
pública nueva y el proyecto alcance el límite de la licitación mayor, según el
estrato de cada administración, el proyecto deberá estar formulado y evaluado
según las guías del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica e
inscrito y actualizado en el Banco de Proyectos de Inversión Pública, cuando
así corresponda.
3. En la decisión inicial
de proyectos de obra se deberán indicar los parámetros de calidad y la
estrategia de comunicación que se utilizará con la comunidad en la cual se
desarrollará el proyecto, aspectos de la posterior ejecución tales como objeto,
plazo de inicio y finalización, costo del proyecto, contratista, encargados de
la inspección de la obra y el medio efectivo para comunicarse con la unidad
solicitante.
4. Se debe aplicar el
Decreto No. 42465 MOPT MINAE MIVAH respecto a la presentación de la
Incorporación de las medidas de resiliencia en infraestructura pública, cuando
corresponda según el objeto contractual.
Ficha articulo
Capítulo VI. Pliego de
condiciones
Artículo 19. Conformación
del pliego. El pliego de condiciones estará conformado en dos partes, la
primera serán las condiciones generales de la contratación elaboradas por la proveeduría
institucional y la segunda serán las especificaciones técnicas elaboradas por
la unidad solicitante de la contratación.
Ficha articulo
Artículo 20. Información
general del pliego. El pliego de condiciones deberá de contener lo
siguiente:
1. Membrete y datos
generales de la Municipalidad de Turrialba
2. Indicación del tipo y
número del concurso asignado por el sistema digital unificado de compras
3. Breve descripción del
objeto contractual y el presupuesto detallado disponible para la contratación.
4. Indicación de la
dependencia que tramita el procedimiento y de las personas funcionarias
públicas que proporcionarán la información adicional necesaria respecto de las
especificaciones y documentación relacionada.
Ficha articulo
Artículo 21. Condiciones
generales del pliego. El pliego de condiciones deberá de contener lo
siguiente:
1. La fecha y hora límite
para la presentación de ofertas.
2. El porcentaje de la
garantía de cumplimiento, en los casos que aplique.
3. Indicación de las
especies fiscales y demás timbres que deba aportar el oferente.
4. Indicación de cualquier
opción de compra futura y de ser posible, una estimación del momento en que se
podrán ejercer dichas opciones.
5. Términos de pago.
6. Plazo de vigencia de la
oferta y plazo para emitir el acto final.
7. Lugar y fecha de inicio
y conclusión de la entrega de los bienes o servicios, cuando así proceda.
8. Indicación de que se
reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un
mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisión inicial. La
obligación de participar en la totalidad de las líneas solamente será posible
cuando exista una justificación técnica para ello y así haya sido advertido en el
pliego de condiciones.
9. Resolución de
controversias cuando así proceda.
10. Requisitos mínimos de
admisibilidad.
11. Los requerimientos que
sean indispensables para verificar la idoneidad del eventual contratista.
12. Las condiciones para la
ejecución contractual tales como requisitos para el adjudicatario y el
contratista, cláusulas penales y multas, las cuales fueron aportadas por la
Unidad Solicitante.
Ficha articulo
Artículo 22. Especificaciones
técnicas del pliego. El pliego de condiciones deberá de contener lo
siguiente:
1. Requisitos de
admisibilidad
2. Los parámetros para
verificar la calidad
3. Las especificaciones
técnicas deberán estar definidas en términos de calidad, desempeño y
funcionalidad.
4. Descripción de la
naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento,
incluidas especificaciones técnicas que podrán acompañarse de planos, diseños e
instrucciones correspondientes.
5. Los requisitos de
experiencia y calificación profesional mínimos y obligatorios que deberá reunir
el personal profesional que el contratista destaque durante la ejecución del
contrato.
6. Sistema de calificación
de ofertas, incorporará factores de evaluación distintos del precio, tales como
plazo, calidad y experiencia, además de criterios sociales, económicos,
ambientales y de innovación. Sobre estos valores adicionales se deberá incluir
una justificación en el pliego.
7. Sistema de calificación
para PYMES.
8. Cláusula de desempate
9. Indicación de los
estudios que realizará la Administración a las ofertas, ya sean legales,
técnicos, financieros u otros, con indicación precisa, de los documentos que se
deberán aportar para la evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos,
legales, técnicos u otros.
10. La forma en que se
deberá de ofertar el precio y el desglose del mismo, cuando sea procedente.
11. Mediante acto motivado
por parte de la unidad solicitante, se podrán solicitar las muestras que estime
convenientes a fin de verificar la calidad de los bienes ofrecidos y,
finalmente, entregados.
12. Las condiciones para la
ejecución contractual sobre los plazos y lugares de entrega del objeto contractual.
13. En los procedimientos
de compras públicas que la Administración considere necesario, se puede
incorporar en los pliegos de condiciones la posibilidad de que los elegibles
mejoren sus precios, de conformidad con lo regulado en el Reglamento a la Ley
de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H, para lo cual se debe definir
claramente en el pliego la metodología que se debe aplicar, respetando la igualdad
de trato, la buena fe y la transparencia.
14. Emitir un oficio
motivando los porcentajes de Multas y Clausula Penal para cada solicitud de
contratación.
Ficha articulo
Capítulo VII. Comisión de
Recomendación.
Artículo 23.
Conformación. La comisión de recomendación de la Municipalidad de Turrialba
estará conformada por el encargado de Proveeduría, el encargado del Área Legal,
el encargado de Planificación, el coordinador de Hacienda Municipal, el
encargado de la unidad solicitante o el titular subordinado competente o
debidamente facultado mediante delegación formal y por el Regidor Municipal,
quien tendrá voz, pero no voto dentro de ésta comisión.
Ficha articulo
Artículo 24. Competencia.
La comisión de recomendación de actos finales gestionará las licitaciones
menores y mayores, no obstante, en el supuesto de que en la decisión inicial se
determine o decida que la complejidad de la contratación requiera de la
participación de la comisión, también podrá gestionar las licitaciones
reducidas. Los plazos y demás competencias de la comisión serán definidos
mediante directriz, considerando la naturaleza y particularidades de cada
contratación, y no sustituirá de ningún modo a la Comisión Permanente de
Hacienda y Presupuesto.
Ficha articulo
Artículo 25. Funciones. La comisión de recomendación tendrá las
siguientes funciones:
1. Realizar la revisión
preliminar y final de las ofertas, así como las subsanaciones o aclaraciones
correspondientes, según corresponda.
2. Solicitar las
subsanaciones y aclaraciones necesarias en el proceso de revisión de ofertas
3. Recomendar un acto final
suscrito por todas las partes y consignarlo en el expediente electrónico de la
contratación
4. Trasladar la
recomendación a través del sistema digital unificado al competente para tomar
la decisión final del procedimiento respectivo, utilizando para ello el módulo respectivo
en sistema digital unificado, el cual será notificado por la jefatura de la proveeduría
y el competente designado.
5. Emitir las
recomendaciones necesarias para la atención de procesos de impugnación presentados
contra el acto final
6. Reunirse con el
competente de tomar la decisión final del procedimiento cuando sea requerido
7. Realizar las sesiones de
trabajo que sean necesarias para tomar un acuerdo final en que conste toda
fundamentación técnica, presupuestaria y financiera, conforme el cronograma de
la contratación o lo contemplado desde la decisión inicial.
Ficha articulo
Artículo 26. Quórum y
votación. El quórum queda válidamente constituido por tres de los miembros
que integran la Comisión. En el supuesto de que no se presente la Jefatura de
la Unidad Solicitante o el titular subordinado competente o debidamente
facultado mediante delegación formal, la comisión podrá volver a convocar para
emitir el acto final de recomendación.
Los acuerdos se deben tomar
mediante votación y se consideran aprobados por mayoría absoluta de los
miembros asistentes. En caso de empate en la votación, el asunto se someterá de
nuevo a discusión y votación sea en la misma sesión o en la siguiente. Si
persiste el empate en la segunda votación, se deberán elevar ambas opciones al
superior, para que sea éste quien tome la decisión final.
Los votos en contra o
abstenciones deben constar con el debido razonamiento en el acta respectiva.
Los acuerdos quedarán en firme en la reunión ordinaria siguiente en la que
fueron tomados, no obstante, el acuerdo puede quedar en firme en la misma
reunión, si la mayoría de los miembros presentes así lo disponen.
Ficha articulo
Artículo 27. Actas y
presidencia. La comisión será presidida por el encargado de la Proveeduría,
quien será la responsable de la elaboración de las actas y la notificación de
los acuerdos. La apertura de actas se gestionará con la Auditoría Interna. La
custodia de las actas será responsabilidad de la Proveeduría institucional.
Ficha articulo
Capítulo VIII. Sobre acto
final
Artículo 28. Contenido. El
acto final del procedimiento de adjudicación, declaratoria desierta o
declaratoria infructuosa deberá de emitirse en apego a la distribución de competencias
jerárquicas.
En el caso de la Alcaldía,
se emitirá un documento oficial firmado en que contenga los criterios técnicos
y jurídicos que sustentan la decisión, previa gestión recomendativa de la comisión
de recomendación de actos finales, la proveeduría o la unidad solicitante,
según corresponda.
En el caso del Concejo
Municipal el acto final se tomará mediante acuerdo, previa gestión recomendativa
de la Alcaldía, la comisión de recomendación de acto final, la Proveeduría o la
unidad solicitante, el cual deberá de contener los criterios técnicos y
jurídicos que sustentan la decisión y ser notificado por la persona titular de
la Secretaría del Concejo Municipal a través del sistema digital unificado de
compras. Pudiéndose apartar de lo recomendado siempre y cuando se dé una debida
justificación técnica y jurídica para tal decisión.
El competente de emitir la
gestión recomendativa deberá de remitir el trámite al jerarca competente dentro
de un plazo razonable para análisis del caso, en el caso del Concejo Municipal,
deberá considerar los plazos necesarios para que el órgano colegiado conozca el
trámite en sesión, realice el traslado a comisiones, emita los dictámenes
recomendativos y realice el análisis necesario para la emisión del acto final.
Ficha articulo
Artículo 29. Plazo.
El acto final deberá de ser dictado por el jerarca competente en apego a los
plazos dispuestos en la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y su
reglamento.
Ficha articulo
Capítulo IX. Ejecución
contractual
Artículo 30. Elementos
del contrato. Todo contrato deberá contener al menos la identificación de
las partes, acreditación de la capacidad de quienes suscriben el contrato, objeto
contractual y tipo de contrato, precio, plazo de ejecución del contrato,
condiciones de control durante la ejecución contractual, condiciones de entrega
o prestación y condiciones de pago. El contrato deberá contener la descripción
de los elementos esenciales de la relación contractual y cancelarse las
especies fiscales que correspondan.
Ficha articulo
Artículo 31. Perfeccionamiento
y formalización contractual. Todos los contratos serán suscritos por el
titular de la Alcaldía y el representante legal del contratista cuando el acto final
se encuentre en firme. La formalización se configura con la firma digital de
las partes en el sistema digital unificado y el documento anexo que se ingrese
en el sistema, cuando sea procedente. Lo anterior, salvo los casos que por
disposición legal ameriten la formalidad de la escritura pública y deban
inscribirse en el Registro Nacional.
En aquellos casos en los
que por la naturaleza de la contratación ya se haya formalizado un contrato
principal y/o la Municipalidad de Turrialba se adhiera al mismo, deberá estar incorporado
al sistema digital unificado únicamente el documento de ejecución denominado pedido,
orden de compra u otro similar, el cual deberá incluir la descripción del bien
o servicio, nombre del contratista, plazo de entrega y monto del contrato.
Dicho documento constituirá instrumento idóneo junto al expediente administrativo
en que se sustenta, para que se ejerza la fiscalización del procedimiento, así
como para continuar con los trámites de ejecución contractual y pago
respectivo, todo bajo responsabilidad del funcionario que la emite.
En las contrataciones cuyo
monto no exceda los límites para efectuar licitaciones menores, la orden de
pedido, orden de compra u otro similar, sustituirá la formalización contractual
para la ejecución, la cual deberá incluir la descripción del bien, servicio u
obra, identificación del contratista adjudicado, plazo de entrega y monto del
contrato, entre otros aspectos, siendo este un instrumento idóneo junto al
expediente administrativo en que se sustenta, para que se ejerza la
fiscalización del procedimiento, así como para continuar con los trámites de ejecución
contractual y pago respectivo, todo bajo responsabilidad del funcionario que la
emite.
Lo relacionado al refrendo
interno será tramitado por el área legal de la Municipalidad de Turrialba
conforme a los plazos y disposiciones contenidas en el reglamento que emita la Contraloría
General de la República y la Dirección de Contratación Pública.
Ficha articulo
Artículo 32. Modificación
unilateral. Cuando sea requerida una modificación unilateral del contrato,
la unidad solicitante deberá de acreditar todo lo dispuesto en el artículo 101
de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y el artículo 276 del
Reglamento a la Ley de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H. En
la solicitud deberá de considerar lo siguiente:
1. Justificar mediante
criterio técnico cómo la adaptación del objeto contractual satisface mejor el
interés público.
2. Justificación de la
omisión o no consideración en la decisión inicial
3. Describir las
actividades y/o plazos a modificarse de manera precisa y se acredite que el
porcentaje de aumento o disminución no supere el 20%
4. Aportar el cronograma
ajustado al plazo a modificar y las actividades respectivas, en el supuesto de
que se requiera modificar el plazo del contrato.
5. Si la modificación es
excepcional deberá acreditar técnicamente las circunstancias de fuerza mayor o
caso fortuito que justifican la modificación de hasta un 50%
6. El porcentaje de la
garantía de cumplimiento que deba ajustarse, en el supuesto de que así
corresponda.
Ficha articulo
Artículo 33. Plazo del
contrato y prórrogas. Previo a acordar cualquier tipo de prórroga, ya sea
facultativa o automática, con una antelación de al menos tres meses al
vencimiento del plazo contractual, la unidad solicitante deberá acreditar, mediante
acto motivado, su conveniencia, debiendo ponderar la buena ejecución del
contrato. En el supuesto de que no se prorrogue el contrato, la unidad
solicitante dentro del mismo plazo deberá de acreditar los motivos por los
cuales no es recomendable prorrogar el mismo. Lo anterior, será remitido al jerarca
competente de emitir el acto final para que en el plazo de dos meses antes del vencimiento
del plazo contractual le comunique la intención de prorrogar o no la contratación.
Ficha articulo
Artículo 34. Prórrogas
al plazo de ejecución del contrato. La unidad solicitante deberá de emitir
criterio técnico sobre la aceptación o no de una solicitud de prórroga del
plazo de ejecución del contrato vigente por parte del contratista, para lo cual
deberá de considerar las afectaciones en la programación de la ejecución.
Ficha articulo
Artículo 35. Suspensión
del plazo del contrato. En caso de que la suspensión del plazo sea promovida
por la Administración, la unidad solicitante deberá motivar el evento de fuerza
mayor o caso fortuito que la originan y que le imposibiliten cumplir sus
obligaciones contractuales.
Ese acto deberá ser
notificado al contratista en el tiempo fijado en el pliego de condiciones, o en
su defecto dentro de los cinco días hábiles siguientes al conocimiento del
evento.
La suspensión se emitirá
por el jerarca competente o quien él delegue, mediante acto motivado, en el
cual se estipulará entre otras cosas, la parte ejecutada hasta ese momento, su estado
y cuando corresponda a cargo de quien corren las medidas de mantenimiento y asegurativas
de lo realizado, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones, así
como las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la
fecha de eventual reinicio de la ejecución, todo lo cual deberá de ser
analizado y acreditado por la unidad solicitante.
Ficha articulo
Artículo 36. Suspensión
de la ejecución del contrato. La unidad solicitante deberá de acreditar los
motivos de interés público, institucional o causas imprevistas o imprevisibles
en la contratación con la solicitud de suspensión de la ejecución del contrato,
una vez que éste adquiera eficacia y durante su ejecución, y hasta por seis
meses como máximo.
La suspensión deberá
emitirse mediante resolución motivada, dictada por el Jerarca competente o
titular subordinado, con indicación precisa, entre otras cosas, de la parte realizada
hasta ese momento, su estado y a cargo de quién corre el deber de conservar lo ejecutado,
las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la
fecha de eventual reinicio de la ejecución, todo lo cual deberá de ser
analizado y acreditado por la unidad solicitante.
Ficha articulo
Artículo 37. Fiscalización.
Las responsabilidades de fiscalización del contrato recaen sobre la unidad
solicitante, no obstante, si es oportuno y necesario, en el contrato se podrá
estipular la persona funcionaria pública idónea para que realice dicha
fiscalización.
Ficha articulo
Artículo 38. Recepción
de bienes y servicios. La unidad solicitante, acompañada de la respectiva
asesoría técnica, deberá levantar un acta en la cual consignará las cantidades recibidas,
la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta diligencia podrá
utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de compra, dicha
documentación deberá incorporarse en el expediente electrónico de la
contratación.
Cuando corresponda, en la
recepción preliminar, la unidad solicitante indicará al contratista por
escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que
deberá hacerlo, el cual no podrá superar el plazo de dos meses, según la
complejidad del objeto.
La unidad solicitante
dentro del mes siguiente a la recepción provisional o del plazo estipulado en
el pliego de condiciones, procederá a revisar los bienes o servicios recibidos
y a realizar cualquier prueba o análisis necesarios, requiriendo el aval
técnico de sus unidades internas o incluso de asesoría externa. En caso de
advertir problemas con el objeto, la unidad solicitante lo comunicará de
inmediato al contratista, con el fin de que éste adopte las medidas necesarias
para su corrección, dentro del plazo indicado en el párrafo anterior,
asimilando la situación a una recepción provisional bajo protesta.
En el supuesto de que,
vencido el plazo para corregir defectos, sin que estos hayan sido atendidos a
satisfacción, la unidad solicitante comunicará al jerarca competente sobre la situación
particular y recomendará si existe un incumplimiento contractual para que se
siga el debido proceso.
La recepción definitiva del
objeto será extendida por la unidad solicitante dentro del mes siguiente a la
recepción provisional o dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones,
o bien, vencido el plazo para corregir defectos. Para ello la unidad solicitante
levantará un acta, la cual deberá estar en el sistema digital unificado; en
esta acta deberá quedar constancia clara de la forma en que se ejecutó el
contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, cuando
fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, garantías
ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras aportadas.
En caso de objetos y
servicios de poca complejidad y a criterio de la unidad solicitante, la recepción
provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará constar
en la respectiva acta.
Ficha articulo
Artículo 39. Honorarios
y gastos del comité de expertos. La unidad solicitante desde la decisión
inicial deberá de considerar los honorarios y gastos relacionados al comité de expertos,
esto en el supuesto de que la contratación por sus condiciones particulares o complejidad
así lo requiera. En todo caso, la Municipalidad de Turrialba asumirá la mitad
de dichas erogaciones y desde la decisión inicial se gestionarán las acciones necesarias
para contar con el contenido presupuestario en la cuenta correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 40. Forma de
pago. Una vez recibida a satisfacción la obra, el bien o el servicio y presentada
la factura conforme a derecho, así como la respectiva gestión en el sistema unificado
de compras, la unidad solicitante procederá con el pago del precio al
contratista según lo establecido en cada contrato y dentro de los plazos
establecidos en la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y su
reglamento.
En el pliego de
condiciones, conforme a lo que disponga podrán contemplar formas de pago conformes
con el alcance de los objetivos acordados, incluyendo, pero no limitado al pago
por resultados, pago por precio volumen y pago en función del uso, con apego a
los principios de eficiencia, eficacia y valor por dinero, así como las
disposiciones del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, Decreto
Ejecutivo N.° 43808-H.
Ficha articulo
Capítulo X. Excepciones de
los procedimientos ordinarios
Artículo 41. Requerimientos
generales. El proceso se tramitará en el sistema digital unificado y deberá
de cumplir con los siguientes requerimientos:
1. Decisión administrativa
que da inicio al procedimiento de contratación emitida por el titular de la
Alcaldía.
2. Acreditar, cuando
corresponda, mediante informes legales, técnicos y financieros, el uso de la
excepción respectiva, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, dejando
constancia de la justificación que hacen de esta vía la mejor opción para la satisfacción
del interés público.
3. Realizar un sondeo o
estudio de, que incluya la investigación exploratoria del mercado (oferta y
demanda), para lo cual se considerará la información histórica disponible,
gestionando información de fuentes primarias y secundarias, nacionales e internacionales,
mediante diversos mecanismos de consulta y en general, utilizando todo aquel
material y otros medios complementarios que permitan una mejor comprensión del
producto o servicio por adquirir, suscrito por el funcionario idóneo designado
para tales efectos.
4. Para los efectos del
presente reglamento debe entenderse que el estudio de mercado es el instrumento
para que las instituciones identifiquen las posibilidades ofrecidas por el
mercado a través de un estudio riguroso, especializado y a partir de muestras concretas
en un mayor espacio de tiempo. El sondeo de mercado tiene el mismo objetivo,
pero se realiza a través de una pequeña muestra aleatoria y, en consecuencia, se
genera en un menor plazo.
5. Monto total por
contratar, con la indicación expresa de que la Municipalidad de Turrialba está
exenta del pago de impuestos.
Ficha articulo
Capítulo XI. Otras
disposiciones
Artículo 42. Obligación
de atención y cumplimiento. Las gestiones o consultas que formule el
contratista, que sean necesarias para la continuidad de la ejecución del
contrato, deberán ser resueltas y comunicadas por la unidad solicitante o ante
quien se presente dentro de un plazo máximo de diez días hábiles, contado a
partir del recibo de la solicitud, salvo plazo distinto debidamente justificado
y contemplado en el pliego de condiciones, en el contrato o mediante resolución
debidamente fundamentada. Las restantes peticiones que formule el contratista
serán resueltas y comunicadas en un plazo máximo de treinta días hábiles,
contado a partir del recibo de la solicitud.
Ficha articulo
Artículo 43. Plazos de
contratación. En la tramitación de los procesos de contratación pública las
personas funcionarias públicas deberán de acatar los plazos estipulados en la
Ley General de Contratación Pública, N.° 9986 y el Reglamento a la Ley de
Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.° 43808-H.
Ficha articulo
Artículo 44. Obligada
colaboración. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de
la proveeduría institucional, Alcaldía o Concejo Municipal, todas las unidades administrativas
de la Municipalidad de Turrialba de tipo técnico, jurídico, contable, financiero,
presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a
brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus cometidos.
Ficha articulo
Artículo 45. Directrices.
El titular de la Alcaldía podrá emitir las directrices administrativas que
sean necesarias para establecer, así como detallar, de manera ordenada,
sistemática, integral y procedimental las actividades y responsabilidades relacionadas
a la aplicación del presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 46. Asignación
de roles del sistema digital unificado de compras. El titular de la Alcaldía
instruirá a la Proveeduría Institucional sobre la forma en que se realizará la asignación
de roles del sistema unificado de compras.
Ficha articulo
Artículo 47. Caja chica.
El proceso de fondos de caja chica se regulará mediante reglamento interno
específico.
Ficha articulo
Artículo 48. Activos. El
proceso de registro y plaqueo de activos se regulará mediante reglamento
interno específico.
Ficha articulo
Artículo 49. Datos
abiertos. Los datos que se ingresen al sistema digital unificado deberán estar
disponible bajo formato de datos abiertos
Ficha articulo
Artículo 50. Firma
Digital. La Municipalidad de Turrialba realizará las gestiones administrativas
y presupuestarias necesarias para que cada persona funcionaria pública con roles
asignados en el sistema digital unificado cuente con el certificado de firma
digital, conforme a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrónicos, N.° 8454.
Ficha articulo
Artículo 51. Régimen
sancionatorio. Lo relacionado al régimen sancionatorio para los administrados,
los oferentes, los adjudicatarios, los contratistas, así como las personas funcionarias
públicas se regirá conforme a lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública,
N.° 9986, el Reglamento a la Ley de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N.°
43808-H y normativa conexa emitida por las entidades competentes.
Ficha articulo
Artículo 52. Plazo
máximo para comprometer recursos presupuestarios. La fecha límite para
asumir compromisos presupuestarios derivados de contrataciones con entrega
según demanda por parte de las unidades solicitantes es el quince de diciembre
de cada año, excepto los casos fortuitos o por desastres naturales.
Ficha articulo
Artículo 53. Plazo
máximo para iniciar de procedimientos de contratación. La fecha límite para
iniciar los procedimientos de contratación de bienes, servicios y obra pública
por parte de las unidades solicitantes es el quince de noviembre de cada año,
excepto los casos fortuitos o por desastres naturales.
Ficha articulo
CAPÍTULO XII
Del Comité Cantonal de Deportes y Recreación
de Turrialba
(Así adicionado el capítulo anterior mediante
sesión N° 083-2023 del 20 de junio del 2023)
Artículo 54.-Ámbito de cobertura. Todos los procedimientos de contratación del Comité Cantonal de Deportes
y Recreación de Turrialba, denominado en adelante "CCDRT", tendientes
a cumplir con sus objetivos del Plan Anual Operativo y Presupuesto Anual, según
las funciones otorgadas mediante el Código Municipal, serán tramitados por
medio de la Proveeduría Municipal, siendo el CCDRT una unidad compradora
independiente del Sistema Digital Unificado, denominado en adelante
"SDU". El CCDRT deberá realizar sus procedimientos de compras,
conforme a lo establecido en el presente Reglamento, respetando su personalidad
jurídica instrumental.
(Así adicionado mediante sesión N°
083-2023 del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Artículo 55.-Decisión inicial. Una vez presentada ante la Junta Directiva, por parte del funcionario del
CCDRT competente, será ésta quien mediante acuerdo en firme tomará la decisión
que da inicio a cada procedimiento de contratación, definiendo el tipo de
procedimiento según se indique en la constancia del contenido presupuestario.
El funcionario solicitante fungirá como Administrador del Procedimiento.
(Así adicionado mediante sesión N°
083-2023 del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Artículo 56.-Adjudicaciones. La Junta Directiva del CCDRT mediante el acuerdo en firme de decisión
inicial designará la responsabilidad de adjudicación de los procedimientos de
contratación previa la recomendación de adjudicación subyacente del análisis
técnico y legal de las ofertas recibidas; en el presidente como Representante
Legal de la Junta Directiva.
(Así adicionado mediante sesión N°
083-2023 del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
CAPÍTULO XIII
Distribución de las competencias jerárquicas en materia de
Contratación Administrativa
(Así adicionado el capítulo anterior mediante
sesión N° 083-2023 del 20 de junio del 2023)
Artículo 57.-El
Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Turrialba poseerá 2 competencias jerárquicas:
1) Junta Directiva y 2) Personal Administrativo.
1) Junta Directiva:
a) Aprobación de la decisión inicial y emisión del acto
final.
b) Autorización de modificaciones, cesiones, prórrogas,
suspensiones, resoluciones, rescisiones, resolución de procesos de impugnación
correspondiente, así como las actividades conexas de todos los procesos de
contratación.
c) Responsable de la emisión de pagos de todos los
procesos de adquisición de bienes y servicios en SICOP.
2) Personal Administrativo.
Lo conforman los siguientes puestos de trabajo: 1) Coordinador (a) Técnica
(a), y Asistente Administrativo (a) y 2) Administrador (a).
2.1) Coordinador (a) Técnica (a) yA
sistente Administrativo (a):
a) Presenta decisión inicial ante la Junta Directiva.
b) Elabora las especificaciones técnicas de su área.
c) Realiza revisión preliminar y final de
ofertas, así como subsanación o aclaraciones.
d) Recibir, mediante acta, los bienes, obras o servicios en las condiciones
de calidad y plazo acordado y coordinar dicha recepción con las dependencias
correspondientes, en el lugar y tiempo pactado o en su defecto rechazar por el
mismo medio.
e) Emite informe final de todos los hechos relevantes de la ejecución del
contrato para efecto de la elaboración del finiquito, cuando corresponda.
2.2) Administrador (a):
a) Elaborar el programa de adquisiciones de su
dependencia.
b) Controlar la disponibilidad presupuestaria y verificar los códigos
presupuestarios para las contrataciones, así como la emisión de las constancias
de las cuentas presupuestarias cuando sea requerido.
c) Realizar los análisis en los procesos de reajustes de precios y emitir
el informe correspondiente.
d) Recibir, custodiar y realizar el proceso de liberación de las garantías
de cumplimiento, así como mantener un control electrónico de dichas garantías.
e) Realizar la gestión de pago de las contrataciones una vez que estas sean
recibidas a satisfacción por la unidad solicitante en el sistema digital
unificado de compras.
f) Realizar las gestiones de pago dentro del plazo que estipula el pliego
de condiciones, a partir de la presentación de la factura, previa recepción del
bien o servicio a satisfacción por parte de la unidad solicitante, en el
sistema digital unificado.
g) Instruir a las unidades solicitantes en cuanto a la atención de las
aclaraciones, modificaciones y las impugnaciones de los procedimientos de
contratación pública.
h) Fiscalizar el cumplimiento de los plazos de las diferentes etapas de los
procedimientos de contratación pública y realizar las alertas o recomendaciones
necesarias para el cumplimiento de los mismos.
i) Remitir el Plan Anual Operativo a todas las unidades solicitantes y al
Departamento de Proveeduría Municipal, antes de los primeros quince días
naturales de diciembre de cada año.
j) Realizar la fiscalización contractual.
k) Emitir la orden de inicio en contratos de obra o servicios, cuando
corresponda según las condiciones contractuales.
l) Indicar por escrito y de detallada al Contratista, la necesidad de
corregir cualquier defecto respecto del cumplimiento del objeto contractual,
así como el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder la mitad del
plazo de ejecución original.
m) Recomendar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de
garantías, rescisión o resolución del contrato cuando se advierta fundamento
para ello, según la normativa vigente. Previo a tramitar la Gestión de pago en
el sistema digital unificado debe de aplicar los montos por estos
incumplimientos y remitirlos al departamento de Tesorería para el rebajo
correspondiente.
n) Recibir,
mediante acta, los bienes, obras o servicios en las condiciones de calidad y
plazo acordado en el contrato, y debe coordinar dicha recepción con las dependencias
correspondientes, en el lugar y tiempo pactado o en su defecto rechazar por el
mismo medio.
(Así adicionado mediante sesión N°
083-2023 del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Capítulo XII. Disposiciones transitorias
Transitorio I.-En el
supuesto de que la Contraloría General de la República y/o la Dirección de
Contratación Pública del Ministerio de Hacienda autorice a la Municipalidad de
Turrialba para que tramite y gestione los trámites del Comité Cantonal de
Deportes y Recreación de Turrialba, o que se determine formalmente la legalidad
de dicha gestión, dicho Comité se considerará una unidad solicitante.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Transitorio II.-En tanto no existan disposiciones institucionales ajustadas a la Ley
General de Contratación Pública para la Gestión del Fondo de Cajas Chicas,
según lo dispuesto en el artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación
Pública, Decreto Ejecutivo N° 43808-H se utilizará la reglamentación interna
emitida para tal efecto, ajustándose al porcentaje definido en el artículo 3
inciso g) de la Ley General de Contratación Pública, N° 9986.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Transitorio III.-Se
deberá de emitir un reglamento específico para compras de fondos de caja chica
en el plazo estipulado en el Transitorio V del Reglamento a la Ley de
Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N° 43808-H.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Transitorio IV.-Una
vez que la Municipalidad tenga su manual de puestos actualizado, el presente
deberá ser ajustado al mismo, mediante las potestades que la ley 7794 le otorga
al Concejo Municipal.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Transitorio V.-La Administración
municipal deberá generar un proceso de capacitación a las unidades y
responsables para la aplicación de este reglamento.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Ficha articulo
Transitorio VI.-Las
funciones relativas a temas de presupuesto que se encuentran incluidas en este
reglamento tienen recargo los departamentos de Contabilidad y Tesorería las
mismas deberán ser asumidas por la persona encargada de Presupuesto una vez que
esta plaza cuente con una persona nombrada.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La
Gaceta.
(Así reformado mediante sesión N° 083-2023
del 20 de junio del 2023)
Aprobado en
la Sesión Extraordinaria Nº 075-2022, celebrada por el Concejo Municipal de
Turrialba, el día jueves 23 de febrero el 2023, Artículo Terceo.
Turrialba,
7 de marzo del 2023.
Ficha articulo
Fecha de generación: 13/2/2025 12:42:21