MUNICIPALIDAD DE SARCHÍ
El Concejo Municipal de la Municipalidad
de Sarchí en uso de sus atribuciones y de conformidad con lo establecido en los
artículos 169 y 170 de la Constitución Política y los artículos 13 inciso d) y
43 del Código Municipal, Ley N° 7794, aprueba mediante el Artículo VI, Acuerdo
N° 3 de la Sesión Ordinaria N° 182, celebrada el día 23 de octubre de 2023, el
Reglamento para el funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad
de Sarchí, y sus anexos:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DEL FONDO DE CAJA CHICA
DE LA MUNICIPALIDAD DE SARCHÍ
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objeto. Este reglamento
tiene por objeto regular la asignación, funcionamiento y control del fondo de
caja chica de la Municipalidad de Sarchí.
Ficha articulo
Artículo 2º-Naturaleza de fondo de caja
chica. La ejecución del gasto mediante el fondo de caja chica es un
procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos
menores, indispensables e impostergables, según el criterio justificado de la
Alcaldía. Se excluyen aquellos casos que se soliciten bajo la necesidad de
urgencia, pero sean solicitados de forma frecuente.
Dicho fondo operará mediante el esquema de
fondo fijo, lo que significa que en todo momento el monto de la caja chica debe
ser igual a la suma del efectivo, los comprobantes de gasto incluyendo los
reintegros en tránsito, los cuales formarán el total del monto de caja chica.
Ficha articulo
Artículo 3.-Definiciones. Para los
efectos de este reglamento se entenderá por:
a) Arqueo de caja chica:
Verificación del efectivo y la documentación que da soporte a los egresos y
análisis de comparación con los montos autorizados por caja chica, de
conformidad con la normativa y reglamentación que rige el funcionamiento de la
caja chica.
b) Caja Chica: Fondo autorizado por
la Alcaldía Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios que son de
uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las
gestionan y cuya necesidad sea gastos menores, indispensables e impostergables.
c) Formulario de entrega de dinero y
liquidación de caja chica: Comprobante que autoriza la entrega del dinero
en efectivo, funcionando como vale, a una persona funcionaria pública
autorizada para tal efecto según lo dispuesto en este reglamento, el cual
funcionará como vale de entrega de efectivo.
d) Gastos menores, indispensables e
impostergables: Se consideran bajo esta condición, la adquisición en
calidad de emergencia de bienes y servicios cuya cuantía no exceda el límite
preestablecido en este reglamento. También se considerarán como gastos menores,
sujetos al pago por medio del fondo regulado en el presente reglamento, los
viáticos de conformidad con lo regulado en el Reglamento de Gastos de Viaje y
de Transporte para Funcionarios Públicos, Reglamento N° 4 del 10 de mayo de
2001.
e) Nómina de pago: Se define como
un instrumento administrativo que permite de una manera ordenada autorizar los
pagos de bienes y servicios adquiridos por la institución y detalla la
información contable relacionada con el pago.
e) Liquidación: Rendición de
cuentas que efectúa la persona funcionaria pública responsable según el
formulario de entrega de dinero y liquidación de caja chica, mediante
presentación de los comprobantes originales o facturas que sustentan el pago de
los bienes y/o servicios adquiridos, y persona funcionaria pública responsable
de la caja chica. La cual se registra en el Sistema Integrado de Gestión
Municipal y para efectos de comprobantes que sustenten el reintegro, los
comprobantes pueden de ser forma física.
f) Persona funcionaria pública
responsable de la caja chica: Persona funcionaria pública encargada del
Departamento de Tesorería Municipal, quien será responsable de la
administración del fondo de la caja chica o a quien delegue la Alcaldía
Municipal, en casos de excepción debidamente motivados.
g) Reintegro de fondos: Solicitud
de reintegro de dinero al fondo de caja chica por los gastos efectuados, que
realiza la Tesorería Municipal.
h) SIGM: Se refiere al Sistema
Integrado de Gestión Municipal, que responde al sistema informático utilizado
en la Municipalidad de Sarchí, para los diferentes procesos. i) SICOP: Sistema
Integrado de Compras Públicas.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Funcionamiento del fondo de caja chica
Artículo 4º-Establecimiento del fondo
de la caja chica. Se establece tres fondos de ¢1.000.000.00 (un millón de
colones) cada uno, para las cuentas Administración General, Dirección Técnica
de Gestión Vial y Departamento de Acueducto.
Este fondo podrá ser ajustado por la
Alcaldía en función de las necesidades de la Municipalidad, mediante resolución
administrativa razonada y fundamentada; de tal ajuste deberá ser informado el
Concejo Municipal por parte de la Alcaldía.
Asimismo, mediante resolución
administrativa razonada y fundamentada, la Alcaldía podrá autorizar el aumento
de alguno de los tres fondos de caja chica, a efectos de aplicar la excepción
prevista en el artículo 3, inciso g) de la Ley General de Contratación Pública
Nº 9986 en concordancia con el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de
Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N° 43808-H.
En todo caso, el fondo total de la caja
chica no podrá exceder el 10% (diez por ciento) del monto fijado para la
licitación reducida correspondiente al régimen ordinario regulado en el artículo
36 de la Ley General de Contratación Pública.
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Artículo 5º-Uso del fondo de caja chica.
La adquisición de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica,
solamente cuando se den las siguientes condiciones:
a) La solución sea indispensable e
impostergable.
b) La adquisición no resulte más onerosa
que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.
c) Se acredite el costo beneficio para la
Administración.
d) No haya fragmentación.
De no cumplir con los supuestos indicados
en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios
previstos en la Ley General de Contratación Pública.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Procedimiento para la adquisición de
bienes y/o
servicios con fondos de caja chica
Artículo
6º-De la persona funcionaria pública competente para realizar solicitudes de
fondos de caja chica. Solo podrán gestionar solicitudes de caja chica, las
personas funcionarias públicas debidamente autorizadas por la Alcaldía para
esos efectos en el SIGM, para lo cual esta deberá instruir por escrito
oportunamente al Departamento de Informática para la asignación del rol
"Solicitud de Caja Chica" en el SIGM.
En el caso del Concejo Municipal, será la
Secretaría de dicho órgano la encargada de solicitar el gasto a la Alcaldía.
El SIGM verificará el acceso de los
funcionarios de acuerdo con el nombre de usuario y la clave de acceso que tenga
registrada en el sistema, así como los niveles de acceso que se le hayan
habilitado, siendo de esta manera el mecanismo suficiente para tener por válida
la gestión que el funcionario realice. En el caso de los formularios de entrega
de dinero y liquidación de caja chica, la persona funcionaria pública digitará
la información y el SIGM agregará su nombre de forma automática.
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Artículo 7º-Del trámite previo a la
solicitud de caja chica. Únicamente se podrán ingresar solicitudes de caja
chica, cuando se cuente con contenido presupuestario suficiente para la compra
de bien o servicio requerido. El monto del gasto deberá ser estimado en forma
diligente y responsable por la persona interesada.
Ficha articulo
Artículo 8º-Solicitud de fondos de caja
chica. Las solicitudes para compras con fondos de caja chica se realizarán
mediante el SIGM, para lo cual la persona funcionaria pública solicitante
deberá indicar la justificación de la compra, el detalle del producto o
servicio que se adquirirá, el monto y la cuenta presupuestaria de la cual se
tomarán los recursos. Esta solicitud deberá ser aprobada por la Alcaldía quien
definirá si cumple con lo regulado en el artículo 5 de este reglamento, a este
se le otorga el rol de "autorizador", lo cual se hará activando la casilla
correspondiente través del mismo sistema.
Todo trámite de entrega de dinero de caja
chica se deberá tramitar por medio del sistema informático diseñado para el
efecto. De acuerdo con la forma en que opera el sistema, no se requiere firma
de puño y letra o digital en ningún documento, con excepción de la constancia
que el interesado recibió el dinero en efectivo, cuando así sea.
Posteriormente, la persona solicitante
retirará el efectivo en el Departamento de Tesorería Municipal. Para ello, la
persona funcionaria pública responsable de la caja chica completará el
formulario de entrega de dinero y liquidación de caja chica, el cual contendrá
fecha de entrega, monto entregado, firma de la persona solicitante y de la
persona funcionaria pública responsable de la caja chica.
Ficha articulo
Artículo 9º-Comprobante de la compra.
Las facturas o comprobantes de los bienes y/o servicios adquiridos con fondos
de la caja chica que servirán como soporte del egreso, deberá cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Que cumpla con la normativa dispuesta
por el Ministerio de Hacienda, según el régimen tributario correspondiente.
b) Estar emitidas a nombre de la
Municipalidad de Sarchí.
c) El monto de la factura o comprobante no
podrá sobrepasar el monto aprobado en la solicitud.
d) Todas las facturas o comprobantes
deberán ser remitidas a la dirección de correo electrónico dispuesta por la
Municipalidad para esos efectos, excepto las que corresponden al régimen
simplificado, cuyo original deberá ser entregado ante el Departamento de
Tesorería Municipal por la persona funcionaria solicitante.
e) El monto de las facturas o comprobantes
no podrán exceder del 75% del monto total de cada fondo.
No se reconocerán rubros por concepto de
impuestos, contribuciones, tasas y derechos incorporados a la factura.
Ficha articulo
Artículo
10.-Liquidación. La liquidación del fondo de caja chica municipal, se llevará
a cabo de la siguiente manera:
a) Todo adelanto de recursos del fondo de
caja chica deberá ser liquidado, mediante el formulario entrega de dinero y
liquidación de caja chica, el cual contendrá fecha, devolución de efectivo para
los casos que aplique, monto de la factura.
Dicho formulario será firmado por la
persona funcionaria pública responsable de la compra y la persona funcionaria
pública responsable de la caja chica.
b) La persona funcionaria pública
responsable de la compra tendrá un máximo de dos días hábiles para la entrega
de comprobantes o facturas para la respectiva liquidación; las cuales deberán
tener fecha igual o posterior a la aprobación de la solicitud realizada en el
SIGM; el incumplimiento de lo indicado se considerará falta grave, salvo
justificación debidamente documentada aprobado por la alcaldía.
Previa autorización de la Alcaldía o
directores, en casos excepcionales debidamente justificados, se recibirán
comprobantes de pago con fecha anterior a la solicitud. La justificación deberá
ingresarse en el SIGM con la solicitud de caja chica y en todo caso la fecha de
la factura no podrá superar el lapso de dos días hábiles.
c) Para la liquidación de viáticos, debe
aportar el formulario de boleta de viáticos dispuesto en el Reglamento de
Gastos de Viaje y Transporte de la Contraloría General de la República;
completo con las firmas correspondientes.
d) La liquidación del formulario entrega
de dinero y liquidación de caja chica queda formalizada, cuando la persona
responsable de la caja chica cumpla todos los requisitos y estampe su firma
junto con la de la persona funcionaria pública encargada de Tesorería Municipal
al final del formulario de liquidación.
Ficha articulo
Artículo 11.-De los casos en que el
gasto no se ejecuta. Cuando por algún motivo la compra o el giro no se
lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero mediante el formulario
de entrega de efectivo y liquidación de caja chica deberá hacer la devolución
del dinero en el plazo máximo del día hábil siguiente.
Ficha articulo
Artículo 12.-Conformación del fondo de
caja chica. La caja chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el
cual estará conformado de la siguiente manera: suma asignada en efectivo,
formularios completos de entrega de dinero y liquidación de caja chica con sus
respectivos comprobantes de pago.
Ficha articulo
Artículo 13.-Registro de compra caja
chica en el SICOP. Las compras a través de caja chica deberán quedar
debidamente registradas en SICOP por parte del Departamento de Tesorería, una
vez cuente con la liquidación de cada compra.
Para tales efectos, para cada una de las
compras se ingresará el documento Entrega de Efectivo de Caja Chica, en el cual
constará la justificación de la compra realizada por la persona funcionaria
pública responsable, entrega de efectivo y liquidación, estampando la firma del
funcionario responsable de la compra y de Tesorería Municipal; además, deberá
ingresar toda la documentación que generó la compra de acuerdo con la
documentación aportada en el SIGM por la persona funcionaria responsable de la
solicitud.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De los reintegros al fondo de caja chica
Artículo 14.-Del reintegro al fondo
fijo de caja chica. Los reintegros de efectivo de los fondos fijos de caja
chica se tramitarán a través del SIGM, los cuales serán revisados y autorizados
por la Tesorería Municipal; estos deberán ser remitidos a la Alcaldía para la generación
de la nómina de pago correspondiente, que posteriormente será aprobada por el
Departamento de Contabilidad y Tesorería, emitiendo los reembolsos a cada fondo
de acuerdo con la cuenta bancaria correspondiente.
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Artículo 15.-De la periodicidad. Se
confeccionarán los reintegros de los fondos fijos de caja chica por parte de la
Tesorería Municipal dos veces a la semana, con el objeto de tramitar la entrega
de dinero, liquidaciones y publicaciones de las compras en SICOP. Únicamente
procederán los reintegros de caja chica cuando se haya utilizado más del 30% de
cada uno de los fondos, pero menos del 75%, con el propósito de darle rotación
óptima a los recursos y mantener la liquidez.
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CAPÍTULO V
Custodia del fondo de caja chica
Artículo 16.-Custodia del fondo de caja
chica. La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad de la
persona funcionaria encargada del Departamento de Tesorería Municipal, quien
deberá actuar de conformidad con lo que disponga este Reglamento, el Código
Municipal, la Ley General de Contratación Pública y su reglamento, y demás
normativa vigente y aplicable en la materia.
La administración, el departamento de
Tesorería Municipal y las personas funcionarias públicas autorizadas son los
responsables de velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en
este reglamento para la utilización del fondo de caja chica.
En ausencia de la persona funcionaria
municipal encargada del departamento de Tesorería Municipal por permiso
temporal, vacaciones, enfermedad u otra causa, el fondo de caja chica se
traspasará transitoriamente a la persona funcionaria municipal que lo supla o
bien a quien la Alcaldía elija según su criterio, asignando los roles que
competen a esta función, previo arqueo por parte de la persona funcionaria
pública encargada de la Auditoría Interna Municipal o, en su defecto, de la
persona funcionaria pública encargada de la Dirección de Hacienda, lo anterior,
en caso que no se haya realizado la suplencia del puesto.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Mecanismos de control
Artículo 17.-De los arqueos a los
fondos fijos de caja chica. Se procederá a realizar arqueos, con el
propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las sanas
prácticas de administración. Todo arqueo a los fondos fijos de caja chica se
realizará Dirección de Hacienda en forma sorpresiva, mediante formulario
preelaborado que deberá contener el nombre, firma y sello de la dependencia
correspondiente, en el formulario de arqueo, sin perjuicio de las acciones de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 18.-Montos Asignados.
Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento operarán
por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo
tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en
bancos y los documentos que respaldan las operaciones.
Ficha articulo
Artículo 19.-Faltantes y sobrantes de
los Fondos Fijos de Caja Chica. Si realizado el arqueo se determinara un
faltante de dinero, la Tesorería Municipal deberá reponerlo en un plazo de tres
días hábiles al fondo fijo, en presencia de la Dirección de Hacienda dejando
constancia de ello. En el evento de que se produzca un sobrante, se deberán
realizar las revisiones pertinentes para determinar su causa; en caso de que no
se determine, la suma sobrante se incluirá dentro del proceso de liquidación
normal del ejercicio anual, realizando el depósito en la cuenta corriente
municipal con crédito a otros ingresos.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
De las obligaciones y sanciones
Artículo 20.-De las consecuencias del
incumplimiento. Ante el incumplimiento de este reglamento o la falta de
control en su aplicación será aplicada la sanción conforme a lo dispuesto en la
Ley General de la Administración Pública y demás legislación conexa.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
De la derogatoria y vigencia
Artículo 21.-El presente reglamento
entrará en vigencia, a partir de su publicación en el Diario Oficial La
Gaceta.
Ficha articulo
Anexos
1. Formulario de entrega de dinero y
liquidación de caja chica.
2. Liquidación de gastos de viaje en el
interior de país.
Publíquese
por una vez el reglamento en el Diario Oficial La Gaceta.
Ficha articulo
Fecha de generación: 20/5/2025 01:06:45