CORREOS DE COSTA RICA
S. A.
(Nota de Sinalevi:
Sobre este tema Correos de Costa Rica S.A:, había emitido anteriormente el Reglamento
de la comisión de contrataciones de Correos de Costa Rica S. A., aprobado
en sesión N° 1406 del 13 e setiembre de 2016)
REGLAMENTO DE LA
COMISIÓN DE CONTRATACIONES
La Junta
Directiva de Correos de Costa Rica S. A., de conformidad con las disposiciones
y atribuciones establecidas en la Ley de Correos 7768, el acuerdo 10763, tomado
en la sesión ordinaria 1825 del 16 de febrero del año 2024 y en observancia y
cumplimiento de lo indicado en los artículos 317 y 318 del Reglamento a la Ley
General de Contratación Pública 9986, marco normativo vigente y establecido
para la contratación pública a partir del 01 de diciembre de 2022; se aprueba
el "Reglamento de la Comisión de Contrataciones de Correos de Costa Rica:
CAPÍTULO PRIMERO
SECCIÓN I
De la Comisión de
Contrataciones
Artículo
1º-La Comisión de Contrataciones de Correos de Costa Rica S. A., es el Órgano
colegiado encargado de conocer, dictar y aprobar la recomendación de las
decisiones iniciales y pliegos de condiciones. Además de conocer, analizar,
aprobar o rechazar, solicitar modificación de la adjudicación o declarar
desierto o infructuoso los Procedimientos de Contratación Pública ordinarios,
extraordinarias, especiales y excepcionales según su competencia por rango de
acciones, incluyendo también la aprobación de la resolución de las
impugnaciones contra el acto de adjudicación y pliego de condiciones y otros
propios de su competencia que requieran ser resueltos por dicha Comisión.
Ficha articulo
Artículo 2º-La Comisión de
Contrataciones de Correos de Costa Rica S. A., estará integrada por: la titular
de la Gerencia de Administración y Finanzas o en su ausencia quien ésta
designe. El titular de la de la Dirección de Proveeduría o en su ausencia el
gestor de Compras 2 de la misma dirección quien la dirigirá, un representante de
la Dirección Jurídica, designado por el responsable del área, quienes tendrán
voz y voto. El Director de Proveeduría (a) actuará como presidente (a) de la
Comisión, según lo establecido en el Artículo 318 del Reglamento a Ley General
de Contratación Pública. Además, como invitados la jefatura o designado
correspondiente de la unidad o unidades solicitantes que requieran de la
necesidad de adquisición del bien o servicio con la posibilidad de contar con
un representante de la unidad técnica si difiere de la unidad solicitante.
La asistencia a las
sesiones de la Comisión será obligatoria y únicamente se podrá excusar por
motivos de viaje, incapacidad, vacaciones u otra muy calificada, previa autorización
del Presidente(a) de la Comisión. El titular será sustituido por quien esté
nombrado como suplente permanente en su ausencia temporal.
El día que sesione la
comisión, los procedimientos de contratación pública por aprobar serán
presentados por el representante de la unidad solicitante, con el apoyo del personal
técnico que estime conveniente.
Todos los actos finales de
los procedimientos de Contratación Pública que sean adoptados por la Junta Directiva
requerirán de previo el acta con los acuerdos de la Comisión de Contrataciones.
La Comisión de
Contrataciones de Correos de Costa Rica S. A., podrá convocar a sus sesiones,
pedir informes, estudios o cualquier otro documento pertinente a cualquier colaborador
de Correos de Costa Rica, cuando así lo requiera. Fungirá como asesora legal la
directora de la Dirección Jurídica o a quien este designe en su ausencia.
Ficha articulo
Artículo 3º-Son deberes de
la Comisión de Contrataciones:
1. Conocer, dictar,
analizar, recomendar, rechazar o solicitar modificaciones de decisiones
iniciales y pliegos de condiciones. Además de conocer y aprobar la
recomendación de adjudicación o declarar desierto o infructuoso el acto final
de los Procedimientos de Contratación Pública ordinarios, extraordinarias, especiales
y excepcionales según su competencia por rango de acciones, antes de ser
presentado a Junta Directiva, incluyendo también la aprobación de la resolución
de las impugnaciones contra el acto de adjudicación y pliegos de condiciones y
otros propios de su competencia que requieran ser resueltos por dicha Comisión.
Proponer a la Junta Directiva modificaciones al presente reglamento.
2. Proponer cambios en la
normativa interna de Contratación Pública de Correos de Costa Rica S. A., y
aprobar los procedimientos internos que regulen el funcionamiento de la
Comisión.
3. Aprobar cualquier
gestión sobre procedimientos de Contratación Pública de Correos de Costa Rica
S. A., (modificaciones de contrato, solicitudes de mejora tecnológica,
solicitudes de prorrogas al tiempo de entrega, prorrogas al plazo y etc.), que
inicialmente sea de su competencia aprobar la recomendación de adjudicación y que
no se le hayan delegado a otro órgano de la Empresa.
4. Aprobar o improbar los
diferentes asuntos que constituyen el orden del día de la sesión sometida a su consideración.
5. Cualquier otro deber que
debido a su naturaleza le corresponda.
Ficha articulo
Artículo 4º-Son deberes de
los miembros de la Comisión de Contrataciones de CORREOS DE COSTA RICA S. A.:
1. Asistir a las sesiones
ordinarias y extraordinarias que ésta celebre.
2. Justificar la no
asistencia a las sesiones.
3. Votar los asuntos
sometidos a su consideración y razonar su voto cuando lo considere necesario.
4. Ejecutar y rendir
informes sobre asuntos especialmente solicitados por la Junta Directiva.
5. Abstenerse y recusarse
de votar en asuntos en donde tenga interés directo o de algún familiar,
conforme lo determina la ley. En este caso si la persona que se recusa es el
designado por el titular, este es quién debe nombrara la persona que lo
sustituya. Si quien se recusa es el titular, el miembro debe ser sustituido por
la Gerencia General o a quien este delegue esta responsabilidad.
Ficha articulo
Artículo 5º-Son
atribuciones de los miembros de la Comisión de Contrataciones CORREOS DE COSTA
RICA S.A.:
1. Formular y presentar
oportunamente proyectos, proposiciones, sugerencias y mociones sobre asuntos que
se someten a su conocimiento; o sea, de interés para Correos de Costa Rica S.
A., así como solicitar la revisión, revocatoria o anulación de algún acuerdo.
2. Hacer constar en actas
el voto negativo con el respectivo razonamiento de este.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Del Personal de Asistencia
de los Miembros
de la Comisión
Artículo 6º-Con el fin de
desempeñar su función de la manera más eficiente posible, la Comisión de
Contrataciones Correos de Costa Rica S. A., contará con un secretario(a), fungirá
en tal función un representante designado por la Gerencia de Administración y
Finanzas para labores administrativas y secretariales, quien no será parte del
quórum.
Ficha articulo
SECCIÓN III
Del presidente de la
Comisión
Artículo 7º-Son deberes y
atribuciones del presidente:
1. Presidir las sesiones
ordinarias y extraordinarias que se celebren.
2. Comunicar los acuerdos
que se dicten.
3. Velar por la buena
administración de los acuerdos que saldrían de las resoluciones, que por competencia
tengan que emitir.
4. Aprobar la agenda de las
sesiones en conjunto con el secretario(a).
5. Velar porque se cumpla
el orden del día de la agenda en cada sesión, someter a votación los asuntos
conocidos por la Comisión, contar los votos, declarar la aprobación o rechazo
del asunto, hacer aclaraciones y posposiciones.
6. Velar porque los
miembros de la comisión mantengan el orden y respeto en sus manifestaciones.
7. Abrir, declarar recesos,
suspender y levantar en cualquier momento las sesiones ordinarias o
extraordinarias, por causa justificada.
8. Dirigir la discusión de
los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión.
9. Conceder la palabra en
el orden solicitado por cada miembro, salvo que se trate de una moción de
orden, en cuyo caso se le concederá la palabra al solicitante inmediatamente
después de que finalice quien tuviera el uso de la palabra en ese momento.
10. Resolver cualquier
asunto de empate sometido a aprobación de la Comisión, para cuyo caso tendrá un
voto de calidad.
11. En caso de ausencia a
las sesiones de Comisión, deberá delegar oportunamente al Gestor de Compras 2
de la Dirección de Proveeduría.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
Del Secretario (a) de la
Comisión
Artículo 8º-Son deberes del
secretario (a):
1. Dirigir y coordinar los asuntos
de la secretaría, informando periódicamente al presidente (a) de la Comisión,
la marcha de los asuntos que le hayan sido encomendados.
2. Ejecutar las tareas y
funciones que específicamente le encarguen.
3. Representar a la
Comisión en actos o eventos cuando así se determine.
4. Preparar conjuntamente
con el presidente (a), las agendas de los asuntos a tratar en las sesiones de la
Comisión y con la anuencia de este, realizar la convocatoria formal a la
sesión.
5. Procurar asistencia
técnica a los miembros de la Comisión, en la materia que requieran.
6. Asistir a las sesiones
ordinarias y extraordinarias de la Comisión.
7. Redactar las actas de
las sesiones ordinarias y extraordinarias. Hacer los ajustes y correcciones que
formulen los miembros de la Comisión.
8. Firmar junto con los
miembros de la Comisión las actas de cada sesión. La firma de las actas se
realizará por medio de firma digital, solo en casos calificados se firmará de
forma física.
9. Comunicar oportunamente
los acuerdos y resoluciones dictados por la Comisión.
10. Custodiar las actas
digitales de la Comisión.
11. Orientar a los miembros
de la Comisión sobre acuerdos anteriores, relacionados con los asuntos
posteriores que deban resolver sobre el mismo acto, a fin de evitar contradicciones
o repeticiones.
12. Mantener el control de
cumplimiento de los acuerdos pendientes de ejecución, dictados por la comisión
y comunicar mensualmente su cumplimiento.
13. Extender
certificaciones referentes a actos administrativos o actuaciones materiales de
la Comisión, que de oficio o a solicitud de alguna parte deban extenderse.
14. Mantener una oportuna
comunicación con las distintas gerencias de la institución, así como con otras
organizaciones públicas o privadas.
15. Atender y resolver,
siempre y cuando procedan legalmente las consultas escritas, que presenten
otros actores de la institución, proveedores, instituciones públicas, público
en general, relativas al trámite de los asuntos sometidos al conocimiento de la
Comisión.
16. Velar porque se cuente
con los recursos y la logística necesaria para el funcionamiento de la
Comisión.
17. Archivar
electrónicamente los documentos conocidos, tramitados o producidos en cada
sesión, los cuales deben ser respaldados periódicamente.
18. Cualquier otra que le
indique la Comisión.
Ficha articulo
Artículo 9º-En caso de
ausencia o enfermedad del secretario(a), en las sesiones ordinarias o
extraordinarias, será sustituido por un representante asignado por la Gerencia
de Administración y Finanzas, quien asumirá los deberes inherentes al cargo de
secretario (a) por el tiempo de su ausencia.
Ficha articulo
SECCIÓN V
De las Comisiones
Artículo 10.-Son Comisiones
Permanentes: aquellas nombradas por la Comisión para atender permanentemente algún
asunto o trámite y deberán rendir su informe en el plazo que se señale en el
momento de su solitud o constitución.
Son Comisiones Especiales:
aquellas nombradas por la Comisión para atender algún asunto específico y
deberán rendir su informe en el plazo que se señale en el momento de su solitud
o constitución, no obstante, dicho plazo podrá ser prorrogado a juicio de la
Comisión, debido a lo complejo del asunto en investigación.
Ficha articulo
CAPÍTULO SEGUNDO
De las Sesiones y Acuerdos
de la Comisión
SECCIÓN I
De las Sesiones
Artículo 11.-La Comisión sesionará
en forma ordinaria (previa convocatoria) y extraordinariamente de común acuerdo
según la urgencia del caso. Para que la Comisión pueda sesionar válidamente,
deberán estar presentes la totalidad de los miembros que la constituyen.
Ficha articulo
Artículo 12.-Las sesiones
tanto ordinarias como extraordinarias se realizarán en forma privada, salvo
que, por mayoría de la Comisión, se acuerde permitir el acceso a algún grupo o
persona específica, a los cuales se les podrá conceder el derecho a participar
en las deliberaciones con voz, pero sin voto. Las sesiones se realizarán de
manera virtual y de forma presencial.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Del Acta
Artículo 13.-El
secretario(a) levantará un borrador de cada sesión, el cual contendrá el nombre
de los asistentes, el lugar, fecha y hora de inicio y finalización, número de sesión,
puntos principales de discusión de acuerdo con el informe técnico de la unidad
solicitante respecto a las ofertas recibidas, forma y resultado de las
votaciones y el contenido de los acuerdos. Cuando algún miembro de la Comisión
quiera razonar su voto o hacer algún comentario y así lo quiera hacer constar
en el acta respectiva, señalará al secretario(a) en el momento de su
intervención que así lo consigne, debiendo este transcribir literalmente de la
grabación que se esté realizando. El acta de la Comisión deberá firmarse por
todos los miembros de la Comisión, el mismo día de la sesión.
Ficha articulo
Artículo 14.-Las actas se
aprobarán y firmarán el mismo día de la sesión o cuando la Comisión vuelva a sesionar.
Para tal efecto, el informe técnico del área solicitante deberá someterse a
conocimiento de todos los miembros de la Comisión, con al menos veinticuatro
horas de antelación a la sesión.
Ficha articulo
SECCIÓN III
De los Acuerdos y Recursos
Artículo 15.-Los acuerdos
de la Comisión, serán adoptados por mayoría simple de los miembros asistentes.
Los acuerdos quedarán en
firme en la sesión que se dicte o en la siguiente sesión.
Ficha articulo
Artículo 16.-No podrá ser
objeto de acuerdo, ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que
sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos los
miembros.
Ficha articulo
Artículo 17.-Los miembros
de la Comisión podrán hacer constar en la respectiva acta, su voto contrario al
acuerdo emitido y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exento
de las responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos.
Ficha articulo
Artículo 18.-Cualquiera de
los miembros de la Comisión, podrá interponer recurso de revisión, contra los acuerdos
dictados, en cuyo caso será interpuesto y resuelto antes de la lectura del acta
durante la misma sesión.
Ficha articulo
Artículo 19.-Las simples
observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán
consideradas como recursos de revisión, para efectos del artículo anterior.
Ficha articulo
Artículo 20.-La Gerencia
General de Correos de Costa Rica S. A., mantendrá la obligación de vigilar la
gestión de la Comisión de Contrataciones Correos de Costa Rica S. A.
Ficha articulo
Artículo 21.-Los miembros
de la Comisión, son responsables de sus actos y responderán por sus
actuaciones.
En caso de incumplimiento
de sus deberes, serán sancionados, de conformidad con el ordenamiento jurídico
vigente.
Ficha articulo
Artículo 22.-Este
reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa, directriz, lineamiento o
circular de rango igual o inferior que se le oponga. Únicamente podrá
modificarse lo aquí dispuesto a través de una reforma a este reglamento, que deberá
ser aprobada por la Junta Directiva. Este reglamento regirá a partir de su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.