N°44638-MP
EL PRISIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y
LA MINISTRA DE LA
PRESIDENCIA
En uso de las atribuciones
que les confieren los artículos 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política,
los ordinales 27 y 28, párrafo 2), inciso b) de la Ley General de la
Administración Pública, Ley N°6227 del 02 de mayo de 1978 y los numerales 1, 3
inciso g) y 4 de la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, del 27 de
mayo del 2021.
CONSIDERANDO:
I. Que de conformidad con
lo establecido en los numerales 27 y 28 de la Ley General de la Administración
Pública, le corresponde a la Ministra de la Presidencia en conjunto con el
Presidente de la República dirigir y coordinar los servicios de la institución,
así como la suscripción de normativa de las cuestiones atribuidas al Ministerio.
II. Que el artículo 12 de
la Ley General de Control Interno, Ley N°8292 del 31 de julio de 2002,
establece los deberes de los jerarcas de la Administración activa, dentro de
los cuales se encuentra la obligación de velar por el adecuado desarrollo de la
actividad del ente a su cargo.
III. Que los numerales 1, 3
inciso g) y 4 de la Ley General de Contratación Pública, y el artículo 12 del
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N°43808
del 22 de noviembre de 2022, exceptúan de los procedimientos ordinarios
establecidos por la ley, las compras realizadas con fondos de caja chica que
sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento
(10%) del monto fijado para la licitación reducida.
IV. Que de conformidad con
el Transitorio V del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la
Administración está facultada para crear la reglamentación correspondiente para
la aplicación de este procedimiento de excepción.
V. Que la Administración, a
pesar de realizar una planificación anual de sus compras y gastos, siempre se
ve afectada por situaciones imprevisibles e impostergables que requieren de su
atención inmediata y que en muchas ocasiones es necesario implementar medidas
de contingencia de la manera más célere y oportuna, con el fin de no
comprometer el desarrollo normal de sus actividades ordinarias, de acuerdo con
el fin público que la ley le ha designado.
VI. Que existen
circunstancias donde en atención al bien o servicio requerido, el costo beneficio
de llevar a cabo un procedimiento ordinario de contratación es más elevado que
el monto de la adquisición, ya que, llevar a cabo una contratación reducida
según el "Estudio de costos proceso licitario" remitido mediante oficio MP-DMP-DVA-DG-PI-OF-2023-2023-0279
del 15 de junio de 2023, suscrito por Ricardo Blanco Valverde, Proveedor
Institucional, para la Administración el costo promedio del trámite de una
licitación reducida es de 1.432.701,10 de colones.
VII. Que en razón de la
imprevisibilidad señalada y de la representación que ejerce el Presidente de la
República de nuestro país en el exterior, en conjunto con su equipo de trabajo,
así como de la robusta y cambiante agenda a la cual está sometido; hay ocasiones
en las cuales, no es posible prever con la anticipación oportuna su salida del
país, por lo que se hace necesario, oportuno y conveniente realizar la compra
de tiquetes aéreos mediante la aplicación de la presente normativa, con el
objetivo de cumplir con el fin público señalado.
VIII. Que dada la
imprevisibilidad, y la robusta y cambiante agenda del Presidente de la República
y su equipo de trabajo, la contratación de un servicio de traslado de funcionarios
públicos al exterior resulta inviable, ya que, no se puede determinar con
certeza la necesidad anual requerida ni el costo de cada uno de los servicios.
IX. Que en razón de la
diversidad de los destinos que puedan requerirse para la atención de los
compromisos internacionales, resulta de gran complejidad obtener un proveedor
que cumpla con los parámetros referidos y garantice el itinerario del Presidente
de la República y su equipo de trabajo.
X. Que dada la especialidad
y naturaleza contractual de la compra de tiquetes aéreos, no siempre es posible
adquirir los servicios mediante el sistema digital unificado al que refiere el
artículo 16 de la Ley General de Contratación Pública, debido a que, no todas
las empresas que ofrecen el servicio se encuentran inscritas como proveedores
en dicho sistema, generando una imposibilidad material a la Administración para
realizar la compra referida.
Por Tanto,
DECRETAN
REGLAMENTO PARA EL USO Y
OPERACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA DE
LOS PROGRAMAS "PRESIDENCIA
DE LA REPÚBLICA" Y "MINISTERIO DE LA
PRESIDENCIA"
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- Ámbito de
aplicación. Este Reglamento regula el uso y operación del
Fondo de Caja Chica de los títulos presupuestarios 201-Presidencia de la
República y 202-- Ministerio de la Presidencia, conforme al Reglamento General
del Fondo Cajas Chicas decreto ejecutivo 32874-H y la Ley General de la
Contratación Pública Nº9986 y su reglamento, incluyendo a los subprogramas
presupuestarios que los conforman y a sus servidores, a excepción de órganos
desconcentrados de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.
Ficha articulo
Artículo 2.- Terminología. Para los efectos legales que se deriven de la
aplicación de este Reglamento, la terminología básica empleada en éste se
entenderá de la siguiente manera:
a. Presidencia de la
República (en adelante "la Presidencia"): órgano público integrado
por el Presidente de la República, Vicepresidentes de la República, la Secretaría
del Consejo de Gobierno, y las demás instancias administrativas al servicio de
éstas.
b. Ministerio de la
Presidencia (en adelante "el Ministerio"): institución pública
que tiene su base jurídica en el artículo 23, párrafo 1, inciso a) de la Ley
General de la Administración Pública, Ley N°6227 del 02 de mayo de 1978, que
coadyuva en las labores de la Presidencia de la República.
c. Servidores: personas
funcionarias públicas al servicio de la Presidencia o del Ministerio, como
parte de su organización, a nombre y por cuenta de ésta, en virtud de un acto válido
y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo,
remunerado o permanente de la actividad respectiva, definidos por los artículos
111 y 112 de la Ley General de Administración Pública, y 2 de la Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N°8422 del
06 de octubre de 2004.
d. Programas
presupuestarios: programas presupuestarios pertenecientes a la Presidencia
y el Ministerio.
e. Jefatura de programa
presupuestario: jefatura de los programas presupuestarios de la Presidencia
y del Ministerio.
f. Unidades
administrativas: dependencias de carácter técnico y de ejecución, que coadyuvan
a la consecución de los objetivos de la Presidencia o al Ministerio.
g. Fondo de Caja Chica: Corresponde
al fondo de recursos que concede la Tesorería Nacional en cuentas
presupuestarias a nombre de la Presidencia de la República, utilizados para
realizar gastos conforme a procedimiento exceptuado de contratación pública.
h. Clasificador por
objeto del gasto en el sector público: es la herramienta de gestión financiera,
utilizada en las diversas etapas del proceso presupuestario de las instituciones
del sector público. Consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y
agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo
o la operación financiera que se esté efectuando.
i. Reglamento:
Reglamento para el uso y operación del fondo de caja chica de la Presidencia de
la República y el Ministerio de la Presidencia.
j. Ley General del
Contratación Pública (en adelante "LGCP"): Norma legal, Ley N°9986,
del 27 de mayo del 2021, promulgada por la Asamblea Legislativa.
k. Reglamento a la Ley
General del Contratación Pública (en adelante "RLGCP"): Norma
reglamentaria, Decreto Ejecutivo N°43808-H, del 22 de noviembre de 2022, emitido
por el Ministerio de Hacienda.
l. Solicitante:
Persona que se designa por parte de la dependencia que solicita la compra, para
que realice las gestiones de solicitud, así como la coordinación interna con el
analista de compras asignado, en relación al proceso integral de la compra.
m. SICOP: Sistema
Integrado de Compras Públicas.
n. Gastos menores:
Aquellos gastos que no excedan el diez por ciento (10%) del monto asignado para
la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario para la adquisición
de bienes y servicios, según el artículo 36 de la LGCP.
o. Gastos indispensables
e impostergables: Aquellos gastos que a juicio razonado por parte de la
Administración deban realizarse mediante el procedimiento exceptuado de contratación
pública regulado en el artículo 12 de RLGCP, siempre y cuando no excedan el
monto establecido para gastos menores.
Ficha articulo
Artículo 3.- Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo de Caja Chica es un procedimiento
exceptuado de compra pública, que sean gastos menores, indispensables e impostergables,
según el criterio justificado de la Administración. Específicamente, con cargo a
dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas
presupuestarias consideradas para tal efecto, de acuerdo a lo que establece el
artículo 5 de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 4.- Presupuesto autorizado. Se considerará presupuesto autorizado
aquel que no exceda el diez por ciento (10%) del monto asignado para la
licitación reducida correspondiente al régimen ordinario para la adquisición de
bienes y servicios, según el artículo 3, inciso g), de la LGCP y el artículo
12, del RLGCP. Este monto será establecido por la Tesorería Nacional del
Ministerio de Hacienda de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.
Ficha articulo
Artículo 5.- Definición del
monto. Este procedimiento de excepción tendrá como límite
superior el monto referido en el artículo 4 del presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 6.- Responsable. El responsable del Fondo de Caja Chica en lo sucesivo en este Reglamento
se le denominará como "el Responsable", será el Jefe del Departamento
Financiero, o en quien se delegue el cumplimiento de las funciones atinentes a
dicho cargo.
Ficha articulo
Artículo 7.-
Responsabilidades. La persona responsable de
realizar el trámite de compra por medio de caja chica, deberá ejecutar los
mecanismos de control establecidos en el presente reglamento, dejando
constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la
compra realizada y facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier
interesado mediante el sistema digital unificado; es decir, toda compra por
medio de caja chica deberá ser registrada con su documentación de respaldo en
el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), específicamente en el
apartado "Registro de avisos por institución", siguiendo el procedimiento
establecido al efecto por parte de la Dirección de Contratación Pública DCoP.
Por otra parte, la jefatura
del Departamento Financiero deberá efectuar los registros del gasto en el
sistema correspondiente, así como pagar con cargo al Fondo los bienes o
servicios recibidos a satisfacción, de acuerdo con el procedimiento establecido
en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería
Nacional.
Ficha articulo
Artículo 8.- Condiciones
para el uso del Fondo de Caja Chica. De conformidad con el
artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se
establecen las siguientes condiciones para hacer uso de dicho fondo:
a. La solución sea
indispensable e impostergable.
b. La adquisición no
resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.
c. Se acredite el costo
beneficio para la Administración.
d. No haya fragmentación.
Ficha articulo
Artículo 9.- Contenido
presupuestario. Todas las compras o pagos
que se realicen por medio del Fondo de Caja Chica deberán contar con el debido
contenido presupuestario y la reserva respectiva.
Ficha articulo
Artículo 10.- Usos
irregulares o indebidos. En caso de detectarse usos
irregulares o indebidos con los Fondos de Caja Chica o incumplimiento a la
normativa aplicable, deberá comunicarse esta situación mediante oficio al
máximo jerarca administrativo del Ministerio para que se realice la
investigación respectiva y siguiendo el debido proceso se establezcan las responsabilidades
pertinentes, cuando corresponda.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
DEL FUNCIONAMIENTO
Artículo 11.- Resguardo y
publicación de documentos. El responsable del Fondo de
Caja Chica debe garantizar la publicación, seguridad y medios de protección
adecuados para los documentos y los justificantes que respalden los trámites de
adquisición de bienes y servicios a saber: los formularios para el uso de
fondos mediante caja chica, comprobantes de liquidación, facturas originales,
comprobantes o cualquier otro que respalde el trámite.
Ficha articulo
Artículo 12.- Uso del Fondo
de Caja Chica. Para efectuar compras por
medio del Fondo de Caja Chica la jefatura del programa presupuestario deberá
solicitar la reserva presupuestaria correspondiente y emitir el formulario de
solicitud de pedido de compra por medio del Fondo Caja Chica, aprobado por el
responsable.
Ficha articulo
Artículo 13.- Trámite para
adquisición de bienes o servicios mediante el Fondo de Caja Chica:
a. La persona solicitante deberá emitir una justificación sobre el uso del
Fondo de Caja Chica, en la que se acrediten los elementos indicados en el
artículo 8 de este Reglamento con visto bueno de la Jefatura de programa
presupuestario.
b. La persona solicitante deberá realizar tres cotizaciones sobre el bien o
servicio a adquirir y deberá realizar una revisión de éstas determinando cuál
es la que mejor se adapta a las necesidades institucionales.
c. La persona solicitante debe tramitar una reserva presupuestaria para la
adquisición de bienes o servicios mediante el Fondo de Caja Chica ante el
Departamento Financiero.
d. La persona solicitante debe emitir el formulario de solicitud de pedido
de compra por medio del Fondo Caja Chica. Esta persona es responsable de
verificar que el material o suministro que se pretende adquirir no exista en el
inventario de suministros de la Presidencia o el Ministerio, según corresponda.
Esto se comprobará mediante la firma y sello de la Jefatura de la Proveeduría
Institucional.
Una vez cumplido este
requisito, el formulario debe ser autorizada por la Jefatura de programa
presupuestario. Este documento deberá formar parte de los documentos de respaldo
de la liquidación de la compra efectuada.
e. La Proveeduría Institucional deberá revisar el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el presente Reglamento conforme al artículo 12 del
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. En caso de no cumplir con
todos los requisitos indicados en el presente Reglamento, se devolverá la
solicitud sin trámite.
f. La Proveeduría Institucional deberá emitir la orden de compra
respectiva.
g. El responsable del Fondo deberá aprobar la orden de compra, previo a
comunicarla a la persona solicitante.
h. La persona solicitante recibirá la orden de compra y la comunicará al
proveedor, quien, además, deberá encargarse de la recepción del bien o
servicio.
i. La persona solicitante deberá liquidar la Caja Chica ante el
Departamento Financiero en un plazo no mayor a siete días hábiles. Para ello
deberá presentar la factura y acta de recepción definitiva de los bienes o servicios
adquiridos.
Ficha articulo
Artículo 14.- Compras con
cargo al fondo de Caja Chica, realizadas directamente por personas
funcionarias. Se autoriza
excepcionalmente la compra por medio del Fondo de Caja Chica bajo la modalidad
de reintegro de dinero a personas funcionarias, cuando existan situaciones de
caso fortuito, fuerza mayor o imprevisibles que ameriten la erogación económica
por parte de una persona funcionaria para la adquisición de un bien o servicio
indispensable e impostergable, que no pudo haber sido previsto por la
Administración.
En este caso, se deberá
llevarse a cabo el trámite establecido en el artículo 13 del presente
Reglamento, a excepción de lo establecido en el inciso b; siempre y cuando se
acredite mediante la justificación razonada, la existencia de una situación de
caso fortuito, de fuerza mayor o imprevisible, que no pueda ser atendida
oportunamente según lo normado en el presente reglamento y donde la única
opción viable, sea realizar la compra directa por medio de este procedimiento excepcional.
Ficha articulo
Artículo 15.- Liquidación de compra por medio del Fondo de Caja Chica. La liquidación
de las compras por medio del Fondo de Caja Chica se deberá tramitar a más
tardar el sétimo día hábil siguiente de la compra realizada por medio del Fondo
de Caja Chica, para lo cual la persona solicitante debe adjuntar a la factura,
el acta de recepción definitiva de bienes o servicios, debiendo demostrar que
se recibió satisfactoriamente de acuerdo con la orden de compra.
Dicha gestión deberá
presentarse ante el responsable del fondo de caja chica, quien tramitará la
liquidación y el pago como corresponde.
En el caso de que se
liquide en fecha posterior a la autorizada, la persona solicitante deberá
emitir la justificación correspondiente con visto bueno de la Jefatura de
programa presupuestario dirigida al responsable del Fondo de Caja Chica.
Además, se deberá adjuntar copia de dicha justificación a la factura cuando se
presente en el Departamento Financiero.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
ADQUISICIÓN DE TIQUETES
AÉREOS Y OTROS MEDIOS DE
TRASLADO EN EL EXTERIOR DEL
PAÍS
Artículo 16.- Autorización.
Se autoriza la compra de tiquetes aéreos mediante
el procedimiento de excepción por el Fondo de Caja Chica para los viajes de los
jerarcas de la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia
y/o sus equipos de trabajo, para lo cual se debe cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Nombre, cargo, número de
cédula, número de pasaporte y correos electrónicos de las personas funcionarias
que viajan.
b) Aportar invitación o
documentación que respalde los motivos del viaje, el lugar y fecha de destino.
c) Aportar acuerdo de viaje
o de delegación.
d) Aportar tres
cotizaciones de tiquetes aéreos.
e) Justificación del uso
del Fondo de Caja Chica.
f) Información que respalde
el cumplimiento de los requisitos indicados en el artículo 8 del presente
Reglamento.
g) Información del viaje
detallando lo siguiente: fecha del viaje, ruta del viaje y los vuelos de ida y
de retorno, así como los vuelos y traslados internos en caso de ser necesario.
Ficha articulo
Artículo 17.- Trámite y
liquidación. Para la adquisición de tiquetes aéreos se
deberá seguir el trámite establecido en el artículo 13 del presente Reglamento,
adjuntando los requisitos señalados en el ordinal anterior. Y para la liquidación
de éstos se deberá seguir el procedimiento establecido en el artículo 15 del
Reglamento de marras.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Obligaciones accesorias a
compras por Fondo de Caja Chica
Artículo 18.- Pago de
obligaciones accesorias. Cuando exista la necesidad
de pagar una obligación accesoria que se derive de una compra realizada por
medio del Fondo de Caja Chica o procedimientos de contratación, como multas,
cargos, penalidades, obligaciones contractuales; la Administración deberá
gestionar su pago mediante el procedimiento regulado en el presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 19.- Trámite. El trámite de obligaciones accesorias a compras por Fondo de Caja Chica
o procedimientos de contratación será el regulado mediante el artículo 13 del
presente Reglamento, pero se eximirá a la persona solicitante de la
presentación del requisito establecido en el inciso b, referente a las
cotizaciones.
Sin embargo, en la
justificación deberá adjuntar la documentación de referencia para hacer constar
la accesoriedad de la obligación y que la adquisición o compra de la cual se
deriva, fue realizada mediante el trámite de adquisición por medio del Fondo de
Caja Chica o procedimiento de contratación.
El trámite de obligaciones
accesorias a compras por Fondo de Caja Chica o procedimientos de contratación,
se tramitarán solamente si existe clara justificación de uso, en los casos que
se clarifique que no exista error u omisión por parte de la Administración.
Ficha articulo
Artículo 20.- Rige. Rige a partir de su publicación
Dado en la Presidencia de
la República. San José, a los seis días del mes de agosto del dos mil veinticuatro.