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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 44638 >> Fecha 06/08/2024 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 44638
Reglamento para el uso y operación del fondo de caja chica de los programas "Presidencia de la República" y "Ministerio de la Presidencia"



N°44638-MP



EL PRISIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y



LA MINISTRA DE LA PRESIDENCIA



En uso de las atribuciones que les confieren los artículos 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política, los ordinales 27 y 28, párrafo 2), inciso b) de la Ley General de la Administración Pública, Ley N°6227 del 02 de mayo de 1978 y los numerales 1, 3 inciso g) y 4 de la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, del 27 de mayo del 2021.



CONSIDERANDO:



I. Que de conformidad con lo establecido en los numerales 27 y 28 de la Ley General de la Administración Pública, le corresponde a la Ministra de la Presidencia en conjunto con el Presidente de la República dirigir y coordinar los servicios de la institución, así como la suscripción de normativa de las cuestiones atribuidas al Ministerio.



II. Que el artículo 12 de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292 del 31 de julio de 2002, establece los deberes de los jerarcas de la Administración activa, dentro de los cuales se encuentra la obligación de velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente a su cargo.



III. Que los numerales 1, 3 inciso g) y 4 de la Ley General de Contratación Pública, y el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N°43808 del 22 de noviembre de 2022, exceptúan de los procedimientos ordinarios establecidos por la ley, las compras realizadas con fondos de caja chica que sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida.



IV. Que de conformidad con el Transitorio V del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la Administración está facultada para crear la reglamentación correspondiente para la aplicación de este procedimiento de excepción.



V. Que la Administración, a pesar de realizar una planificación anual de sus compras y gastos, siempre se ve afectada por situaciones imprevisibles e impostergables que requieren de su atención inmediata y que en muchas ocasiones es necesario implementar medidas de contingencia de la manera más célere y oportuna, con el fin de no comprometer el desarrollo normal de sus actividades ordinarias, de acuerdo con el fin público que la ley le ha designado.



VI. Que existen circunstancias donde en atención al bien o servicio requerido, el costo beneficio de llevar a cabo un procedimiento ordinario de contratación es más elevado que el monto de la adquisición, ya que, llevar a cabo una contratación reducida según el "Estudio de costos proceso licitario" remitido mediante oficio MP-DMP-DVA-DG-PI-OF-2023-2023-0279 del 15 de junio de 2023, suscrito por Ricardo Blanco Valverde, Proveedor Institucional, para la Administración el costo promedio del trámite de una licitación reducida es de 1.432.701,10 de colones.



VII. Que en razón de la imprevisibilidad señalada y de la representación que ejerce el Presidente de la República de nuestro país en el exterior, en conjunto con su equipo de trabajo, así como de la robusta y cambiante agenda a la cual está sometido; hay ocasiones en las cuales, no es posible prever con la anticipación oportuna su salida del país, por lo que se hace necesario, oportuno y conveniente realizar la compra de tiquetes aéreos mediante la aplicación de la presente normativa, con el objetivo de cumplir con el fin público señalado.



VIII. Que dada la imprevisibilidad, y la robusta y cambiante agenda del Presidente de la República y su equipo de trabajo, la contratación de un servicio de traslado de funcionarios públicos al exterior resulta inviable, ya que, no se puede determinar con certeza la necesidad anual requerida ni el costo de cada uno de los servicios.



IX. Que en razón de la diversidad de los destinos que puedan requerirse para la atención de los compromisos internacionales, resulta de gran complejidad obtener un proveedor que cumpla con los parámetros referidos y garantice el itinerario del Presidente de la República y su equipo de trabajo.



X. Que dada la especialidad y naturaleza contractual de la compra de tiquetes aéreos, no siempre es posible adquirir los servicios mediante el sistema digital unificado al que refiere el artículo 16 de la Ley General de Contratación Pública, debido a que, no todas las empresas que ofrecen el servicio se encuentran inscritas como proveedores en dicho sistema, generando una imposibilidad material a la Administración para realizar la compra referida.



Por Tanto,



DECRETAN



REGLAMENTO PARA EL USO Y OPERACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA DE



LOS PROGRAMAS "PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA" Y "MINISTERIO DE LA



PRESIDENCIA"



CAPÍTULO I



DISPOSICIONES GENERALES



Artículo 1.- Ámbito de aplicación. Este Reglamento regula el uso y operación del Fondo de Caja Chica de los títulos presupuestarios 201-Presidencia de la República y 202-- Ministerio de la Presidencia, conforme al Reglamento General del Fondo Cajas Chicas decreto ejecutivo 32874-H y la Ley General de la Contratación Pública Nº9986 y su reglamento, incluyendo a los subprogramas presupuestarios que los conforman y a sus servidores, a excepción de órganos desconcentrados de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.






Ficha articulo



Artículo 2.- Terminología. Para los efectos legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento, la terminología básica empleada en éste se entenderá de la siguiente manera:



a. Presidencia de la República (en adelante "la Presidencia"): órgano público integrado por el Presidente de la República, Vicepresidentes de la República, la Secretaría del Consejo de Gobierno, y las demás instancias administrativas al servicio de éstas.



b. Ministerio de la Presidencia (en adelante "el Ministerio"): institución pública que tiene su base jurídica en el artículo 23, párrafo 1, inciso a) de la Ley General de la Administración Pública, Ley N°6227 del 02 de mayo de 1978, que coadyuva en las labores de la Presidencia de la República.



c. Servidores: personas funcionarias públicas al servicio de la Presidencia o del Ministerio, como parte de su organización, a nombre y por cuenta de ésta, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado o permanente de la actividad respectiva, definidos por los artículos 111 y 112 de la Ley General de Administración Pública, y 2 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N°8422 del 06 de octubre de 2004.



d. Programas presupuestarios: programas presupuestarios pertenecientes a la Presidencia y el Ministerio.



e. Jefatura de programa presupuestario: jefatura de los programas presupuestarios de la Presidencia y del Ministerio.



f. Unidades administrativas: dependencias de carácter técnico y de ejecución, que coadyuvan a la consecución de los objetivos de la Presidencia o al Ministerio.



g. Fondo de Caja Chica: Corresponde al fondo de recursos que concede la Tesorería Nacional en cuentas presupuestarias a nombre de la Presidencia de la República, utilizados para realizar gastos conforme a procedimiento exceptuado de contratación pública.



h. Clasificador por objeto del gasto en el sector público: es la herramienta de gestión financiera, utilizada en las diversas etapas del proceso presupuestario de las instituciones del sector público. Consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando.



i. Reglamento: Reglamento para el uso y operación del fondo de caja chica de la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia.



j. Ley General del Contratación Pública (en adelante "LGCP"): Norma legal, Ley N°9986, del 27 de mayo del 2021, promulgada por la Asamblea Legislativa.



k. Reglamento a la Ley General del Contratación Pública (en adelante "RLGCP"): Norma reglamentaria, Decreto Ejecutivo N°43808-H, del 22 de noviembre de 2022, emitido por el Ministerio de Hacienda.



l. Solicitante: Persona que se designa por parte de la dependencia que solicita la compra, para que realice las gestiones de solicitud, así como la coordinación interna con el analista de compras asignado, en relación al proceso integral de la compra.



m. SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.



n. Gastos menores: Aquellos gastos que no excedan el diez por ciento (10%) del monto asignado para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario para la adquisición de bienes y servicios, según el artículo 36 de la LGCP.



o. Gastos indispensables e impostergables: Aquellos gastos que a juicio razonado por parte de la Administración deban realizarse mediante el procedimiento exceptuado de contratación pública regulado en el artículo 12 de RLGCP, siempre y cuando no excedan el monto establecido para gastos menores.




Ficha articulo



Artículo 3.- Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo de Caja Chica es un procedimiento exceptuado de compra pública, que sean gastos menores, indispensables e impostergables, según el criterio justificado de la Administración. Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto, de acuerdo a lo que establece el artículo 5 de este Reglamento.




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Artículo 4.- Presupuesto autorizado. Se considerará presupuesto autorizado aquel que no exceda el diez por ciento (10%) del monto asignado para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario para la adquisición de bienes y servicios, según el artículo 3, inciso g), de la LGCP y el artículo 12, del RLGCP. Este monto será establecido por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.




Ficha articulo



Artículo 5.- Definición del monto. Este procedimiento de excepción tendrá como límite superior el monto referido en el artículo 4 del presente Reglamento.




Ficha articulo



Artículo 6.- Responsable. El responsable del Fondo de Caja Chica en lo sucesivo en este Reglamento se le denominará como "el Responsable", será el Jefe del Departamento Financiero, o en quien se delegue el cumplimiento de las funciones atinentes a dicho cargo.




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Artículo 7.- Responsabilidades. La persona responsable de realizar el trámite de compra por medio de caja chica, deberá ejecutar los mecanismos de control establecidos en el presente reglamento, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada y facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado mediante el sistema digital unificado; es decir, toda compra por medio de caja chica deberá ser registrada con su documentación de respaldo en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), específicamente en el apartado "Registro de avisos por institución", siguiendo el procedimiento establecido al efecto por parte de la Dirección de Contratación Pública DCoP.



Por otra parte, la jefatura del Departamento Financiero deberá efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente, así como pagar con cargo al Fondo los bienes o servicios recibidos a satisfacción, de acuerdo con el procedimiento establecido en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería Nacional.




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Artículo 8.- Condiciones para el uso del Fondo de Caja Chica. De conformidad con el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se establecen las siguientes condiciones para hacer uso de dicho fondo:



a. La solución sea indispensable e impostergable.



b. La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.



c. Se acredite el costo beneficio para la Administración.



d. No haya fragmentación.




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Artículo 9.- Contenido presupuestario. Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo de Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y la reserva respectiva.




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Artículo 10.- Usos irregulares o indebidos. En caso de detectarse usos irregulares o indebidos con los Fondos de Caja Chica o incumplimiento a la normativa aplicable, deberá comunicarse esta situación mediante oficio al máximo jerarca administrativo del Ministerio para que se realice la investigación respectiva y siguiendo el debido proceso se establezcan las responsabilidades pertinentes, cuando corresponda.




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CAPÍTULO II



DEL FUNCIONAMIENTO



Artículo 11.- Resguardo y publicación de documentos. El responsable del Fondo de Caja Chica debe garantizar la publicación, seguridad y medios de protección adecuados para los documentos y los justificantes que respalden los trámites de adquisición de bienes y servicios a saber: los formularios para el uso de fondos mediante caja chica, comprobantes de liquidación, facturas originales, comprobantes o cualquier otro que respalde el trámite.






Ficha articulo



Artículo 12.- Uso del Fondo de Caja Chica. Para efectuar compras por medio del Fondo de Caja Chica la jefatura del programa presupuestario deberá solicitar la reserva presupuestaria correspondiente y emitir el formulario de solicitud de pedido de compra por medio del Fondo Caja Chica, aprobado por el responsable.




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Artículo 13.- Trámite para adquisición de bienes o servicios mediante el Fondo de Caja Chica:



a. La persona solicitante deberá emitir una justificación sobre el uso del Fondo de Caja Chica, en la que se acrediten los elementos indicados en el artículo 8 de este Reglamento con visto bueno de la Jefatura de programa presupuestario.



b. La persona solicitante deberá realizar tres cotizaciones sobre el bien o servicio a adquirir y deberá realizar una revisión de éstas determinando cuál es la que mejor se adapta a las necesidades institucionales.



c. La persona solicitante debe tramitar una reserva presupuestaria para la adquisición de bienes o servicios mediante el Fondo de Caja Chica ante el Departamento Financiero.



d. La persona solicitante debe emitir el formulario de solicitud de pedido de compra por medio del Fondo Caja Chica. Esta persona es responsable de verificar que el material o suministro que se pretende adquirir no exista en el inventario de suministros de la Presidencia o el Ministerio, según corresponda. Esto se comprobará mediante la firma y sello de la Jefatura de la Proveeduría Institucional.



Una vez cumplido este requisito, el formulario debe ser autorizada por la Jefatura de programa presupuestario. Este documento deberá formar parte de los documentos de respaldo de la liquidación de la compra efectuada.



e. La Proveeduría Institucional deberá revisar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Reglamento conforme al artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. En caso de no cumplir con todos los requisitos indicados en el presente Reglamento, se devolverá la solicitud sin trámite.



f. La Proveeduría Institucional deberá emitir la orden de compra respectiva.



g. El responsable del Fondo deberá aprobar la orden de compra, previo a comunicarla a la persona solicitante.



h. La persona solicitante recibirá la orden de compra y la comunicará al proveedor, quien, además, deberá encargarse de la recepción del bien o servicio.



i. La persona solicitante deberá liquidar la Caja Chica ante el Departamento Financiero en un plazo no mayor a siete días hábiles. Para ello deberá presentar la factura y acta de recepción definitiva de los bienes o servicios adquiridos.




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Artículo 14.- Compras con cargo al fondo de Caja Chica, realizadas directamente por personas funcionarias. Se autoriza excepcionalmente la compra por medio del Fondo de Caja Chica bajo la modalidad de reintegro de dinero a personas funcionarias, cuando existan situaciones de caso fortuito, fuerza mayor o imprevisibles que ameriten la erogación económica por parte de una persona funcionaria para la adquisición de un bien o servicio indispensable e impostergable, que no pudo haber sido previsto por la Administración.



En este caso, se deberá llevarse a cabo el trámite establecido en el artículo 13 del presente Reglamento, a excepción de lo establecido en el inciso b; siempre y cuando se acredite mediante la justificación razonada, la existencia de una situación de caso fortuito, de fuerza mayor o imprevisible, que no pueda ser atendida oportunamente según lo normado en el presente reglamento y donde la única opción viable, sea realizar la compra directa por medio de este procedimiento excepcional.




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Artículo 15.- Liquidación de compra por medio del Fondo de Caja Chica. La liquidación de las compras por medio del Fondo de Caja Chica se deberá tramitar a más tardar el sétimo día hábil siguiente de la compra realizada por medio del Fondo de Caja Chica, para lo cual la persona solicitante debe adjuntar a la factura, el acta de recepción definitiva de bienes o servicios, debiendo demostrar que se recibió satisfactoriamente de acuerdo con la orden de compra.



Dicha gestión deberá presentarse ante el responsable del fondo de caja chica, quien tramitará la liquidación y el pago como corresponde.



En el caso de que se liquide en fecha posterior a la autorizada, la persona solicitante deberá emitir la justificación correspondiente con visto bueno de la Jefatura de programa presupuestario dirigida al responsable del Fondo de Caja Chica. Además, se deberá adjuntar copia de dicha justificación a la factura cuando se presente en el Departamento Financiero.




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CAPÍTULO III



ADQUISICIÓN DE TIQUETES AÉREOS Y OTROS MEDIOS DE



TRASLADO EN EL EXTERIOR DEL PAÍS



Artículo 16.- Autorización. Se autoriza la compra de tiquetes aéreos mediante el procedimiento de excepción por el Fondo de Caja Chica para los viajes de los jerarcas de la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia y/o sus equipos de trabajo, para lo cual se debe cumplir con los siguientes requisitos:



a) Nombre, cargo, número de cédula, número de pasaporte y correos electrónicos de las personas funcionarias que viajan.



b) Aportar invitación o documentación que respalde los motivos del viaje, el lugar y fecha de destino.



c) Aportar acuerdo de viaje o de delegación.



d) Aportar tres cotizaciones de tiquetes aéreos.



e) Justificación del uso del Fondo de Caja Chica.



f) Información que respalde el cumplimiento de los requisitos indicados en el artículo 8 del presente Reglamento.



g) Información del viaje detallando lo siguiente: fecha del viaje, ruta del viaje y los vuelos de ida y de retorno, así como los vuelos y traslados internos en caso de ser necesario.






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Artículo 17.- Trámite y liquidación. Para la adquisición de tiquetes aéreos se deberá seguir el trámite establecido en el artículo 13 del presente Reglamento, adjuntando los requisitos señalados en el ordinal anterior. Y para la liquidación de éstos se deberá seguir el procedimiento establecido en el artículo 15 del Reglamento de marras.




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CAPÍTULO IV



Obligaciones accesorias a compras por Fondo de Caja Chica



Artículo 18.- Pago de obligaciones accesorias. Cuando exista la necesidad de pagar una obligación accesoria que se derive de una compra realizada por medio del Fondo de Caja Chica o procedimientos de contratación, como multas, cargos, penalidades, obligaciones contractuales; la Administración deberá gestionar su pago mediante el procedimiento regulado en el presente Reglamento.






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Artículo 19.- Trámite. El trámite de obligaciones accesorias a compras por Fondo de Caja Chica o procedimientos de contratación será el regulado mediante el artículo 13 del presente Reglamento, pero se eximirá a la persona solicitante de la presentación del requisito establecido en el inciso b, referente a las cotizaciones.



Sin embargo, en la justificación deberá adjuntar la documentación de referencia para hacer constar la accesoriedad de la obligación y que la adquisición o compra de la cual se deriva, fue realizada mediante el trámite de adquisición por medio del Fondo de Caja Chica o procedimiento de contratación.



El trámite de obligaciones accesorias a compras por Fondo de Caja Chica o procedimientos de contratación, se tramitarán solamente si existe clara justificación de uso, en los casos que se clarifique que no exista error u omisión por parte de la Administración.




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Artículo 20.- Rige. Rige a partir de su publicación



Dado en la Presidencia de la República. San José, a los seis días del mes de agosto del dos mil veinticuatro.




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Fecha de generación: 8/2/2025 17:27:57
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