Artículo 2°-El Archivo Técnico de Investigación, es un archivo de gestión que se utiliza para reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, controlar, administrar y facilitar la información generada en cada investigación (experimento, validación, verificación y observación), ordenada en expedientes de acuerdo a un código alfanumérico, cuya estructura esta definida, pero que el significado de cada parte lo dará la DIA.

    Artículo 3°-La supervisión de los Archivos Técnicos será realizada por la DIA en coordinación con el Coordinador Nacional de Archivos Técnicos ubicado en el Sistema Unificado de Información Institucional (SUNII).

    Artículo 4°-El Coordinador Nacional de Archivos Técnicos definirá, en conjunto con la DIA y los encargados de la investigación regional, el lugar físico donde estarán los archivos en las diferentes instancias del MAG, así como los lineamientos para el nombramiento de un responsable oficial del archivo en cada una de ellas y cuyas funciones se definen en el presente Reglamento.

Artículo 6°-Deberá existir al menos un expediente original por investigación, ubicado en el Archivo correspondiente de la sede de trabajo del investigador responsable.

En el caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la Dirección Regional, el Comité Técnico respectivo enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez aprobados, al coordinador del Archivo Técnico de la DIA, para ser incluidos en el Archivo Técnico de la misma.

En el caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la DIA, el Comité Técnico de esa Dirección, enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez aprobados al responsable del Archivo Técnico Regional o de la Estación Experimental para ser incluido en el archivo respectivo.

El investigador debe mantener copia de todos los documentos que entrega al expediente de Archivos Técnicos, como respaldo personal ante cualquier siniestro, pérdida, destrucción mal uso u otros.

El coordinador de archivos técnicos de la DIA enviará periódicamente al Coordinador Nacional de Archivos Técnicos, copia de los proyectos, informes finales y resúmenes en ejecución y terminados de todo el país, así como los expedientes completos una vez cumplida su vigencia administrativa, para ser incluidos en el Archivo Central del MAG, el cual será administrado por el SUNII.

La vigencia administrativa y los plazos de conservación de los expedientes en las diferentes instancias serán definidos por el Comité Institucional de Selección y Eliminación y aprobado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de acuerdo a los artículos 33 y 35 de la Ley N° 7202.

El coordinador de Archivos Técnicos de la DIA enviará trimestralmente al Coordinador Nacional de Archivos Técnicos en el SUNII la información de los proyectos aprobados a nivel de todo el país.

La información mínima requerida incluirá: código, título, objetivo, nombre completo de responsables, provincia y cantón donde se ejecuta, fecha de inicio, fecha probable de término (entrega informe final), estado o avance (sin iniciar, proceso), ubicación de expediente, fecha de la información y observaciones.

Artículo 7°-El expediente de investigación estará constituido por:

a) La actividad de investigación o experimento, enmarcado dentro del Proyecto Marco de Investigación correspondiente, cuyo formato lo definirá la DÍA, deberá ser aprobado para su ejecución por el Comité Técnico. En caso de investigadores nacionales por el Comité Técnico de la DÍA y a nivel regional por el Comité Técnico Regional, que tendrá el apoyo técnico del Comité de la DÍA. El procedimiento de aprobación será reglamentado por los Comités Técnicos y será de acatamiento obligatorio. El Procedimiento definido por los Comités Técnicos Regionales, deberá ser comunicado y aprobado por el Comité de la DÍA.

Los Comités Técnicos Regionales deberán informar trimestralmente al Comité Técnico de la DÍA, sobre los proyectos de investigación que aprueben; asimismo, el Comité Técnico de la DÍA, deberá informar a los Comités Técnicos Regionales sobre las investigaciones que aprueben para ser ejecutadas en el ámbito de acción de la Dirección Regional correspondiente.

b) Revisión de literatura que aporte la justificación científica y económica del Proyecto. La Omisión de este procedimiento descalificará ad-portas cualquier proyecto.

El formato de proyecto y revisión de literatura se colocará en la parte interior izquierda del expediente correspondiente.

c) Registro detallado de las actividades y observaciones realizadas en el transcurso del experimento. Los formatos a usar y la periodicidad de entrega la definirá la DÍA.

Se entiende por transcurso del experimento, el período comprendido desde la aprobación del proyecto hasta la presentación del informe final y el resumen, aprobados por el Comité Técnico.

d) Información obtenida en el transcurso de la investigación. Esto incluye datos crudos, sin análisis estadístico, resultados de análisis clínicos de laboratorio, clima; etc o cualquier otra información pertinente. El formato a utilizar, si es del caso, lo definirá la DÍA.

e) Resultados. Serán los cuadros con los datos organizados y cuando lo ameriten, analizados estadísticamente.

f) Informe final. Incluye, la discusión de resultados conclusiones y recomendaciones. Los formatos a utilizar, si es del caso, los definirá la DÍA. Para pasar al archivo oficial deberá estar revisado y aprobado por el Comité Técnico cuyo procedimiento lo definirá la DÍA.

g) Resumen de media página con la información más relevante de la investigación. El formato a utilizar lo definirá la DÍA. Este resumen será usado para confeccionar el Compendio de Investigaciones del MAG que será editado por la DÍA, en coordinación con el SUNII.

Los documentos que se piden en los puntos c, d, e, f y g se colocarán en la parte interior derecha del expediente (folder) correspondiente.

Los experimentos que duren más de un año deberán informe de avance, con los resultados y los análisis preliminares investigación realizada durante el año y el informe final cuando se acabe la investigación.

En casos muy calificados, un resumen del informe de avance puede ser publicado en el Compendio de Investigaciones.

Las investigaciones que por alguna razón no finalicen, deberán documentar en el expediente respectivo un informe explicativo. Estos también se archivarán en orden alfanumérico pero en otra sección del archivo oficial, llamada "Experimentos no Terminados o Descartados". Los Comités Técnicos Regionales deberán informar al respecto al Comité Técnico de la DÍA y viceversa, y éste a la vez al SUNII el consolidado nacional de las investigaciones perdidas o descartadas. El Comité Técnico se encargará de confirmar las explicaciones respectivas.

Los documentos que conforman el expediente pueden estar escritos a mano o en procesador de textos.

Artículo 8°-Responsabilidades:

a) Del investigador: elaborar y redactar todos los documentos que conforman el expediente de experimento y entregárselos oportunamente al jefe o coordinador técnico inmediato, para lo que corresponda.

b) Del jefe o coordinador respectivo: revisar, plantear modificaciones y aprobar en primera instancia los documentos que conforman el expediente, de acuerdo a la definición que al respecto tenga la DIA.

- Velar porque el investigador principal esté entregando periódicamente, como lo defina la DÍA, los documentos que conforman el expediente.          

- Entregar oportunamente y aprobados los documentos que conforman el expediente al encargado del Archivo Técnico respectivo.

- Verificar a nivel de campo que la información que entrega el investigador en sus informes sea veraz.

- Asumir como recargo las funciones del responsable del Archivo Técnico en caso de que no se haya nombrado.

c) Del responsable Regional del Archivo Técnico: recibir del jefe o coordinador respectivo los documentos que conforman el expediente y constatar que estén completos y con visto bueno.

-Canalizar los proyectos de experimentos y los informes finales para ser aprobados por el Comité Técnico.

-Participar como miembro activo del Comité Técnico que aprueba los proyectos y los informes finales de investigaciones, por lo que deberá ser profesional, con grado mínimo de Licenciado.

-Registrar el ingreso del expediente en el archivo técnico en un libro con paginación continua (libro de actas o cuaderno) indicando: código de experimento, título de experimento, nombre completo del responsable, fecha de ingreso y firma del que entrega el expediente.

-Registrar los documentos que ingresan al expediente.

-Enviar periódicamente a la DÍA cuando se le indique toda la información que se solicite para mantener al día la base de datos de investigación: así como los proyectos informes finales y los resúmenes de investigaciones terminadas para editar el Compendio de Investigaciones del MAG . También enviar el expediente completo una vez terminada su vigencia administrativa al Coordinador Nacional de Archivos Técnicos que a la vez lo entregará al Archivo Central del MAG .

-Velar por la integridad del Archivo Técnico, para eso deberá definir un reglamento de préstamo, con los siguientes lineamientos:

- Los investigadores que pertenecen administrativamente a la DIA Dirección Regional o Estación Experimental donde se encuentre el expediente podrán hacer uso del mismo, con solo registrar el código de experimento del expediente a consultar, el nombre, el número de cédula y la firma del que lo pide y la fecha de consulta en un libro con paginación consecutiva (libro de actas, cuaderno, libreta, etc.).

- Las personas que no sean funcionarios del MAG, podrán hacer uso de los expedientes, con la autorización de un superior indicando el objetivo de la consulta. El préstamo se registrará igual a como se indica en el párrafo anterior.

- En ningún caso se deberá prestar el expediente para usarlo fuera de la oficina, salvo con autorización especial y por escrito del Jefe del Departamento o Director.

- Cuando la persona devuelva el expediente se verificará si está completo y se indicará en el libro de registro su devolución.

d) Del Director de la DIA, Directores Regionales y coordinadores de Estaciones Experimentales: velar porque se cumpla este Reglamento y dar el apoyo logístico necesario para establecer y mantener activos los Archivos Técnicos como parte del Patrimonio Científico Cultural de Costa Rica, como lo establece el artículo 3 de la ley N° 7202.

e) Del coordinador de Archivos Técnicos de la DIA: Coordinar la implementación de los Archivos Técnicos de Investigación y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo a los reglamentos establecidos en las instancias correspondientes del MAG .

-Solicitar a las Direcciones Regionales y Estaciones Experimentales, por medio del responsable regional de Archivos Técnicos; la información necesaria para mantener al día la base de datos de investigación y para confeccionar el Compendio de Investigaciones del MAG .

-Mantener una estrecha comunicación y coordinación con el Coordinador Nacional de Archivos Técnicos del SUNII.

-Participar como miembro activo del Comité Técnico de la DIA. Por lo cual deberá ser un profesional con grado mínimo de licenciado.

-Enviar periódicamente al SUNII, la información pertinente para mantener actualizada la base de datos de investigación, como parte del sistema de información tecnológica del MAG .

-Asesorar a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo referente al cumplimiento e interpretación del Reglamento.

-Efectuar periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento del Reglamento y hacer informes y recomendaciones a los directores de los centros de investigación respectiva.

f) Del Coordinador Nacional de Archivos Técnicos coordinar la implementación de los Archivos Técnicos y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo al Reglamento, en todas las instancias del MAG .

-Asesorar a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo referente al cumplimiento e interpretación de los reglamentos.

-Efectuar periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento de los reglamentos de Archivos Técnicos y hacer informes y recomendaciones a los directores de los centros respectivos.

-Asumir las funciones del coordinador de Archivos Técnicos de la DIA en caso de que éste no sea nombrado.

-Del SUNII: Supervisar el trabajo de los coordinadores de Archivos Técnicos de Investigación de la DIA y de las Direcciones Regionales y de Estaciones Experimentales, dentro del marco del Sistema de Información del MAG .

-Poner a disposición del público la información contenida en los proyectos, informes finales y resúmenes de experimentos, así como la base de datos de investigación: y atender los compromisos de envío de la misma a los sistemas de información nacionales e internacionales.

-Administrar en el Archivo Central del MAG los expedientes cuya vigencia administrativa esté concluida.

    Artículo 9°-Las investigaciones se considerarán oficialmente terminadas hasta que el expediente original se encuentre en el Archivo Técnico Oficial de la DIA, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva.

    Artículo 12.-Con respecto a los convenios o programas cooperativos entre una o varias instituciones y el MAG, el registro de información generada en el transcurso de la investigación, deberá cumplir con lo dispuesto en este Reglamento. Sin embargo la autoría será compartida y el investigador responsable conservará los derechos morales de autor intelectual pero requerirá para publicar la información del visto bueno de las Instituciones involucradas.

Artículo 13.-En lo que se refiere a las tesis de grado para optar por un título universitario o parauniversitario y cuando un funcionario de la institución funja como director o brinde apoyo, se define que el tesiario es el autor intelectual y responsable de la ejecución del trabajo, y el director o funcionario del MAG un colaborador.

El tesiario para recibir el apoyo del MAG (disponibilidad de tiempo para el Director de Tesis, apoyo logístico, etc.) deberá firmar un convenio donde se establezca entre otras cosas que el mismo se compromete a cumplir con lo estipulado en este Reglamento y de no hacerlo, deberá devolver al Estado el equivalente en dinero de la ayuda prestada. La DIA definirá los términos del convenio.

    Artículo 15.-Los funcionarios que realicen investigaciones y deseen acogerse a un beneficio de beca de estudios, a un permiso con o sin goce de salario o para ser trasladado dentro o fuera del MAG, deberán presentar como parte de los requisitos que se pidan, una constancia de la Dirección respectiva de que se encuentra al día con los expedientes que maneje en los Archivos Técnicos (Temporal y/u Oficial).

    Artículo 17.-La DIA promoverá revisiones externas a fin de garantizar la calidad y veracidad de los proyectos de investigación. La DIA definirá el método, momento y calidades de los expertos, estableciéndose así una Auditoría Técnica Externa en respaldo al contenido de los Archivos Técnicos.

    Artículo 19.-En lo no dispuesto o regulado en el presente Reglamento, se aplicará supletoriamente en lo que fuere pertinente y procedente, con carácter vinculante y de acatamiento obligatorio, las disposiciones contempladas en la ley N° 7202- Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 20.—Se deroga el decreto ejecutivo N° 20405-MAG de 2 de abril de 1991, publicado en “La Gaceta” N° 98 del 24 de mayo del mismo año.

Artículo 21.-Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los catorce días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y siete.