N°
26696- MAG
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA,
En
uso de las facultades que les confieren, el artículo 140, incisos 3) y 18) de la
Constitución Política, la ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, Ley General de la
Administración Pública y la ley N° 7064 del 29 de abril de 1987, Ley Orgánica
del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Considerando:
1°-Que es obligación del Ministerio
de Agricultura y Ganadería, como instancia
del Poder Central, cumplir las disposiciones de la ley N° 7202 del 24 de
octubre de 1990, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
2°-Que es
responsabilidad del MAG, como
generador de tecnología, definir los lineamientos internos para reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar
la información generada en los diferentes
procesos técnicos.
3°-Que es necesario
establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la
información tecnológica generada por la Institución
para ponerla al servicio de los técnicos y agricultores del país, en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que
se pierda o se desconozca su existencia.
4°- Que el Sistema Unificado de Información Institucional
(SUNII) es el encargado de consolidar
la información generada por la Institución.
5°- Que a través
del decreto ejecutivo N° 20405- MAG
de 2 de abril de 1991 se emitió el
Reglamento para el Uso de los Archivos Técnicos de Investigación del Ministerio
de Agricultura y Ganadería, el cual por los cambios operados en la estructura
de la Institución y los nuevos requerimientos institucionales, es necesario
modificar y readecuarlo a esas nuevas necesidades. Por tanto,
DECRETAN:
El
siguiente
REGLAMENTO DEL ARCHIVO
TÉCNICO DE INVESTIGACIÓN
DEL MINISTERIO
DE AGRICULTURA Y GANADERÍA
Artículo
1°-El contenido del Archivo Técnico del Ministerio, constituye el fundamento
operativo de la Dirección de Investigaciones Agropecuarias (DÍA).
Ficha articulo
Artículo 2°-El Archivo Técnico de Investigación, es
un archivo de gestión que se utiliza
para reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, controlar, administrar y facilitar la
información generada en cada investigación (experimento, validación,
verificación y observación), ordenada en expedientes de acuerdo a un código
alfanumérico, cuya estructura esta definida, pero que el significado de cada
parte lo dará la DIA.
Ficha articulo
Artículo 3°-La supervisión de los Archivos Técnicos será realizada por la DIA en coordinación con el Coordinador Nacional de Archivos Técnicos
ubicado en el Sistema Unificado de Información Institucional (SUNII).
Ficha articulo
Artículo 4°-El Coordinador Nacional de Archivos Técnicos definirá, en
conjunto con la DIA y los encargados de la investigación regional, el
lugar físico donde estarán los archivos en las diferentes instancias del MAG, así como los
lineamientos para el nombramiento de un responsable oficial del archivo en cada
una de ellas y cuyas funciones se definen en el presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo
5°-Existirán dos tipos de Archivos Técnicos: uno temporal,
donde se ubicarán los expedientes de experimentos en curso y otro
oficial, que almacenará durante su vigencia administrativa, los expedientes
de los experimentos terminados, descartados y/o perdidos.
El
archivo temporal estará ubicado en la sede de trabajo del investigador
responsable (Agencia, Dirección, Estación), bajo la supervisión del
responsable del archivo. El archivo oficial, que será de acceso restringido,
estará ubicado en la sede central de la DÍA, en la Dirección Regional o en la Estación Experimental respectiva,
supervisado por la DÍA en coordinación con el Coordinador Nacional de
Archivos Técnicos.
Ficha articulo
Artículo
6°-Deberá existir al menos un expediente original por investigación, ubicado en
el Archivo correspondiente de la sede de trabajo del investigador responsable.
En el
caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la Dirección
Regional, el Comité Técnico respectivo
enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez
aprobados, al coordinador del Archivo Técnico de la DIA, para ser incluidos en el Archivo
Técnico de la misma.
En el caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la DIA, el Comité Técnico de esa Dirección, enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez aprobados
al responsable del Archivo Técnico Regional o de la Estación Experimental para ser incluido en el archivo respectivo.
El investigador debe mantener copia de todos los documentos que entrega al expediente de Archivos Técnicos, como
respaldo personal ante cualquier siniestro,
pérdida, destrucción mal uso u otros.
El
coordinador de archivos técnicos de la DIA enviará periódicamente al
Coordinador Nacional de Archivos Técnicos, copia de los proyectos, informes finales y resúmenes en
ejecución y terminados de todo el país, así como los expedientes
completos una vez cumplida su vigencia
administrativa, para ser incluidos en el Archivo Central del MAG,
el cual será administrado por el
SUNII.
La
vigencia administrativa y los plazos de conservación de los expedientes en las
diferentes instancias serán definidos por el Comité Institucional de Selección
y Eliminación y aprobado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos de acuerdo a los artículos 33 y
35 de la Ley N° 7202.
El coordinador de Archivos Técnicos de la DIA enviará trimestralmente al Coordinador Nacional de Archivos
Técnicos en el SUNII la información de los
proyectos aprobados a nivel de todo el país.
La
información mínima requerida incluirá: código, título, objetivo, nombre completo de responsables, provincia y
cantón donde se ejecuta, fecha de inicio, fecha probable de término
(entrega informe final), estado o avance (sin iniciar, proceso), ubicación de
expediente, fecha de la información y
observaciones.
Ficha articulo
Artículo
7°-El expediente de investigación estará constituido por:
a) La
actividad de investigación o experimento, enmarcado dentro del Proyecto Marco de Investigación correspondiente,
cuyo formato lo definirá la DÍA, deberá ser aprobado para su ejecución
por el Comité Técnico. En caso de investigadores nacionales por el Comité Técnico de la DÍA y a nivel regional por el
Comité Técnico Regional, que tendrá
el apoyo técnico del Comité de la DÍA. El procedimiento de aprobación será
reglamentado por los Comités Técnicos y será de acatamiento obligatorio.
El Procedimiento definido por los Comités Técnicos Regionales, deberá ser comunicado y aprobado por el Comité de la DÍA.
Los Comités Técnicos Regionales deberán informar trimestralmente al Comité Técnico de la DÍA, sobre los proyectos de
investigación que aprueben; asimismo, el Comité Técnico de la DÍA, deberá
informar a los Comités Técnicos Regionales sobre las investigaciones que aprueben para ser ejecutadas en el ámbito de acción de la Dirección Regional
correspondiente.
b)
Revisión de literatura que aporte la justificación científica y económica del
Proyecto. La Omisión de este procedimiento descalificará ad-portas cualquier proyecto.
El
formato de proyecto y revisión de literatura se colocará en la parte interior izquierda del
expediente correspondiente.
c)
Registro detallado de las actividades y observaciones realizadas en el transcurso del experimento. Los formatos a usar
y la periodicidad de entrega la
definirá la DÍA.
Se entiende por transcurso del experimento, el período comprendido desde la aprobación del proyecto hasta la
presentación del informe final y el resumen, aprobados por el Comité Técnico.
d)
Información obtenida en el transcurso de la investigación. Esto incluye datos crudos, sin análisis estadístico,
resultados de análisis clínicos de laboratorio, clima; etc o cualquier otra información pertinente. El formato a utilizar, si es del caso, lo definirá la DÍA.
e)
Resultados. Serán los cuadros con los datos organizados y cuando lo ameriten, analizados estadísticamente.
f)
Informe final. Incluye, la discusión de resultados conclusiones y recomendaciones. Los formatos a utilizar, si es
del caso, los definirá la DÍA. Para pasar al archivo oficial deberá
estar revisado y aprobado por el Comité
Técnico cuyo procedimiento lo definirá la DÍA.
g) Resumen de media página con la información más relevante de la investigación. El formato a utilizar lo definirá la
DÍA. Este resumen será usado para
confeccionar el Compendio de Investigaciones del MAG que será editado por la DÍA, en
coordinación con el SUNII.
Los
documentos que se piden en los puntos c, d, e, f y g se colocarán en la parte interior derecha del expediente
(folder) correspondiente.
Los
experimentos que duren más de un año deberán informe de avance, con los
resultados y los análisis preliminares investigación
realizada durante el año y el informe final cuando se acabe la investigación.
En
casos muy calificados, un resumen del informe de avance puede ser publicado en el Compendio de Investigaciones.
Las
investigaciones que por alguna razón no finalicen, deberán documentar en el
expediente respectivo un informe explicativo. Estos también se archivarán en orden
alfanumérico pero en otra sección del archivo
oficial, llamada "Experimentos no Terminados o Descartados". Los Comités Técnicos Regionales deberán informar
al respecto al Comité Técnico de la DÍA y viceversa, y éste a la vez al
SUNII el consolidado nacional de las
investigaciones perdidas o descartadas. El Comité Técnico se encargará de confirmar las explicaciones
respectivas.
Los
documentos que conforman el expediente pueden estar escritos a mano o en procesador de textos.
Ficha articulo
Artículo
8°-Responsabilidades:
a) Del
investigador: elaborar y redactar todos los documentos que conforman el
expediente de experimento y entregárselos oportunamente
al jefe o coordinador técnico inmediato, para lo que corresponda.
b) Del
jefe o coordinador respectivo: revisar, plantear modificaciones y aprobar en primera instancia los documentos que
conforman el expediente, de acuerdo a
la definición que al respecto tenga la DIA.
- Velar
porque el investigador principal esté entregando periódicamente, como lo defina
la DÍA, los documentos que conforman el expediente.
- Entregar oportunamente y
aprobados los documentos que conforman el
expediente al encargado del Archivo Técnico respectivo.
- Verificar a nivel de campo que la información que entrega el investigador en sus informes sea veraz.
- Asumir como recargo las funciones del responsable del Archivo Técnico en caso de que no se haya nombrado.
c) Del
responsable Regional del Archivo Técnico: recibir del jefe o coordinador respectivo los documentos que
conforman el expediente y constatar
que estén completos y con visto bueno.
-Canalizar
los proyectos de experimentos y los informes finales para ser aprobados por el Comité Técnico.
-Participar como miembro activo
del Comité Técnico que aprueba los proyectos
y los informes finales de investigaciones, por lo que deberá ser profesional, con grado mínimo de Licenciado.
-Registrar el ingreso del expediente en el archivo técnico en un libro
con paginación continua (libro de actas o cuaderno) indicando: código de
experimento, título de experimento, nombre completo del responsable, fecha de
ingreso y firma del que entrega el expediente.
-Registrar los documentos que ingresan al expediente.
-Enviar periódicamente a la DÍA cuando se le indique toda la
información que se solicite para mantener al día la base de datos de
investigación: así como los proyectos informes finales y los resúmenes de
investigaciones terminadas para editar el Compendio de Investigaciones del MAG
. También enviar el expediente completo
una vez terminada su vigencia administrativa al Coordinador Nacional de
Archivos Técnicos que a la vez lo entregará al Archivo Central del MAG
.
-Velar
por la integridad del Archivo Técnico, para eso deberá definir un reglamento de préstamo, con los siguientes
lineamientos:
- Los
investigadores que pertenecen administrativamente a la DIA Dirección Regional o Estación Experimental donde se encuentre el
expediente podrán hacer uso del mismo, con solo registrar el código de
experimento del expediente a consultar, el nombre, el número de cédula y la
firma del que lo pide y la fecha de consulta en un libro con paginación
consecutiva (libro de actas, cuaderno, libreta, etc.).
- Las
personas que no sean funcionarios del MAG, podrán hacer uso de los
expedientes, con la autorización de un superior indicando el objetivo de la
consulta. El préstamo se registrará igual a como se indica en el párrafo
anterior.
- En
ningún caso se deberá prestar el expediente para usarlo fuera de la oficina,
salvo con autorización especial y por escrito del Jefe del Departamento o
Director.
-
Cuando la persona devuelva el expediente se verificará si está completo y se
indicará en el libro de registro su devolución.
d) Del
Director de la DIA, Directores Regionales y coordinadores de
Estaciones Experimentales: velar porque se cumpla este Reglamento y dar el
apoyo logístico necesario para establecer y mantener activos los Archivos
Técnicos como parte del Patrimonio Científico Cultural de Costa Rica, como lo
establece el artículo 3 de la ley N° 7202.
e) Del
coordinador de Archivos Técnicos de la DIA: Coordinar la implementación de los Archivos Técnicos de
Investigación y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo a
los reglamentos establecidos en las instancias correspondientes del MAG
.
-Solicitar
a las Direcciones Regionales y Estaciones Experimentales, por medio del
responsable regional de Archivos Técnicos; la información necesaria para
mantener al día la base de datos de investigación y para confeccionar el
Compendio de Investigaciones del MAG
.
-Mantener
una estrecha comunicación y coordinación con el Coordinador Nacional de
Archivos Técnicos del SUNII.
-Participar
como miembro activo del Comité Técnico de la DIA. Por lo cual deberá ser un profesional con grado mínimo de licenciado.
-Enviar
periódicamente al SUNII, la información pertinente para mantener actualizada la
base de datos de investigación, como parte del sistema de información
tecnológica del MAG
.
-Asesorar
a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo
referente al cumplimiento e interpretación del Reglamento.
-Efectuar
periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento del Reglamento
y hacer informes y recomendaciones a los directores de los centros de
investigación respectiva.
f) Del
Coordinador Nacional de Archivos Técnicos coordinar la implementación de los
Archivos Técnicos y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo
al Reglamento, en todas las instancias del MAG
.
-Asesorar
a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo
referente al cumplimiento e interpretación de los reglamentos.
-Efectuar
periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento de los
reglamentos de Archivos Técnicos y hacer informes y recomendaciones a los
directores de los centros respectivos.
-Asumir
las funciones del coordinador de Archivos Técnicos de la DIA en caso de que éste no sea nombrado.
-Del
SUNII: Supervisar el trabajo de los coordinadores de Archivos Técnicos de
Investigación de la DIA y de las
Direcciones Regionales y de Estaciones Experimentales, dentro del marco del
Sistema de Información del MAG .
-Poner
a disposición del público la información contenida en los proyectos, informes
finales y resúmenes de experimentos, así como la base de datos de
investigación: y atender los compromisos de envío de la misma a los sistemas de
información nacionales e internacionales.
-Administrar
en el Archivo Central del MAG los expedientes cuya vigencia administrativa esté
concluida.
Ficha articulo
Artículo 9°-Las investigaciones se considerarán oficialmente terminadas hasta
que el expediente original se encuentre en el Archivo Técnico Oficial de la DIA, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva.
Ficha articulo
Artículo 10.-La información producto del proceso de investigación, solo
podrá ser publicada si los respectivos expedientes se encuentran ubicados en
los Archivos Técnicos (Temporal u Oficial) y deberá cumplir con las
disposiciones que en cuanto a publicaciones tenga definido el Ministerio.
Ficha articulo
Artículo
11.-Los expedientes que se encuentren en el Archivo Técnico se considerarán
propiedad del
MAG
y
por lo tanto son Patrimonio Nacional. El
MAG
es el autor institucional y el investigador responsable el autor intelectual.
Por lo tanto si el investigador responsable desea publicar la información
generada, deberá contar con el visto bueno de la Institución, por medio del
Comité Técnico respectivo.
Ficha articulo
Artículo 12.-Con respecto a los convenios o programas
cooperativos entre una o varias instituciones y el MAG, el registro de información
generada en el transcurso de la investigación, deberá cumplir con lo dispuesto
en este Reglamento. Sin embargo la autoría será compartida y el investigador
responsable conservará los derechos morales de autor intelectual pero requerirá
para publicar la información del visto bueno de las Instituciones involucradas.
Ficha articulo
Artículo
13.-En lo que se refiere a las tesis de grado para optar por un título
universitario o parauniversitario y cuando un funcionario de la institución
funja como director o brinde apoyo, se define que el tesiario es el autor
intelectual y responsable de la ejecución del trabajo, y el director o
funcionario del MAG un colaborador.
El
tesiario para recibir el apoyo del MAG (disponibilidad de tiempo para el Director de Tesis,
apoyo logístico, etc.) deberá firmar un convenio donde se establezca entre otras cosas que el
mismo se compromete a cumplir con lo
estipulado en este Reglamento y de no hacerlo, deberá devolver al Estado el equivalente en dinero de la
ayuda prestada. La DIA definirá
los términos del convenio.
Ficha articulo
Artículo 14.-Cualquier funcionario, persona física
o jurídica, que desee
publicar información basada total o parcialmente en experimentos realizados por
el
MAG
por convenios o
programas cooperativos, deberá consignar en
la publicación respectiva, en forma claramente visible el origen
o fuente de la información, otorgando los créditos respectivos.
Ficha articulo
Artículo 15.-Los funcionarios que
realicen investigaciones y deseen acogerse a un beneficio de beca de estudios,
a un permiso con o sin goce de salario o para ser trasladado dentro o fuera del
MAG,
deberán presentar como parte de los requisitos que se pidan, una constancia de
la Dirección respectiva de que se encuentra al día con los expedientes que
maneje en los Archivos Técnicos (Temporal y/u Oficial).
Ficha articulo
Artículo 16.-El investigador que desee
acogerse a los beneficios que otorga la ley N° 7169 "Ley de Promoción del
Desarrollo Científico y Tecnológico" del 26 de junio de 1990, deberá
cumplir a cabalidad lo dispuesto en este Reglamento. Por lo tanto tendrá que
tener los expedientes de las investigaciones que lo acreditan como investigador,
al día en los Archivos Técnicos (Temporal y/u Oficial).
Ficha articulo
Artículo 17.-La DIA promoverá revisiones externas a fin de garantizar
la calidad y veracidad de los proyectos de investigación. La DIA
definirá el método, momento y calidades de
los expertos, estableciéndose así una Auditoría Técnica Externa en
respaldo al contenido de los Archivos Técnicos.
Ficha articulo
Artículo
18.-Cualquier cambio en el manejo de los archivos, en los códigos de
experimentos y los formatos para captar información, deberá ser de previo
autorizado por la DÍA y coordinado con el SUNII.
Ficha articulo
Artículo 19.-En lo no dispuesto o regulado en el
presente Reglamento, se aplicará supletoriamente en lo que fuere pertinente y
procedente, con carácter vinculante y de acatamiento obligatorio, las
disposiciones contempladas en la ley N° 7202- Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
Ficha articulo
Artículo 20.—Se deroga el decreto ejecutivo N° 20405-MAG de 2 de
abril de 1991, publicado en “La Gaceta” N° 98 del 24 de mayo
del mismo año.
Ficha articulo
Artículo
21.-Rige a partir de su publicación.
Dado
en la Presidencia de la República.-San José, a los
catorce días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y siete.
Ficha articulo
Fecha de generación: 16/2/2025 19:57:10
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