Artículo 2º—Definiciones. Para los efectos de este reglamento, los conceptos que a continuación se enuncian tienen el siguiente significado:

a) Autoridad Reguladora: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

b) Programa de acción Institucional: Se refiere al Plan Anual Operativo de la Institución.

c) Proveedor Institucional: Proveedor General de la Autoridad Reguladora.

d) Supuestos de Contratación Directa: Los que estable por su monto el artículo 79.4 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

e) Prescindencia de los Procedimientos Ordinarios: Todos los que indica el Capítulo VII del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación), tales como acuerdos y contratos con sujetos de derecho público internacional, contratos entre entes de derecho público, contrataciones de caja chica, procedimientos de urgencia, que eviten lesiones o daños al interés público.

(Así reformado mediante acuerdo tomado en la sesión N° 4 de 29 de nero del 2002)

CAPITULO II

Sobre la organización interna de competencias

    Artículo 3°—Corresponde a la Junta Directiva la organización interna de competencias en materia de procedimientos de Contratación Administrativa. Al inicio de cada período presupuestario, y en el momento en que la Junta Directiva lo considere oportuno, se establecerán o revisarán las reglas especiales sobre la asignación de competencias a los órganos internos con facultad de decisión en los procedimientos de contratación.

    Artículo 4°—Podrán solicitar a la Proveeduría el inicio de los procedimientos de contratación cuando la adquisición del bien o servicio se encuentre dentro de su esfera de funciones: El Regulador General, el Auditor Interno, los Directores, las Jefaturas de Departamento y las Jefaturas de Oficina. En el caso de las Jefatura de Departamento y Oficina, la solicitud deberá ser autorizada por el Director respectivo.

Artículo 5°-Los órganos internos con competencia para aprobar la adjudicación y firmar el documento que formalice la relación contractual son los siguientes:

a) La Junta Directiva en los procedimientos de licitación pública. Cuando se utilice el procedimiento de remate como alterno al de Licitación Pública, la Junta Directiva definirá al funcionario encargado de la diligencia y la adjudicación al mejor oferente.

b) El Regulador General en los procedimientos de licitación por registro y restringida en los supuestos de contratación directa y en los supuestos de prescindencia de procedimientos ordinarios, según los artículos 75 y siguientes del Reglamento General de Contratación Administrativa de conformidad con el monto.

c) El Auditor Interno, los Directores, en el ámbito del programa a cargo de cada uno y bajo su entera responsabilidad en las Contrataciones Directas hasta por 300.000,00.

En ausencia del Regulador General, los procedimientos de su competencia serán aprobados por la Jefatura de la Dirección de Administración y Finanzas, o en su defecto por la Junta Directiva.

La Junta Directiva ajustara los montos indicados anteriormente, en concordancia con las variaciones que sufran los límites de contratación señalados por el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa.

(Así reformado mediante sesión N° 272 del 31 de octubre del 2001).

    Artículo 6°—La Oficina de Proveeduría en coordinación con el órgano competente para iniciar cada tipo de procedimiento, establecerá la procedencia o no de utilizar la modalidad de licitación con subasta a la baja y con precalifícación.

    El inicio de un procedimiento con modalidad de licitación con financiamiento, únicamente podrá ser autorizado por la Junta Directiva. En este último caso, se deberá contar además con las autorizaciones que exija el ordenamiento jurídico.

    Artículo 7°—Las contrataciones con cargo a caja chica se regirán por su propio Reglamento.

De la Oficina Proveeduría

Artículo 8º—La Oficina de Proveeduría es la unidad encargada de la tramitación de los procedimientos de contratación que requieran las distintas dependencias de la Autoridad Reguladora. Contará con un Proveedor General, quien responderá directamente a la Dirección Administrativa Financiera por las actuaciones realizadas, aplicando lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento General, y el presente Reglamento Interno.

En caso de compra de repuestos y servicios para el mantenimiento de vehículos, la Proveeduría contará para la tramitación de los procedimientos, con la colaboración del Coordinador del área de Transportes, Mantenimiento y Vigilancia.

Además, la Dirección Administrativa Financiera, será competente para tramitar y adjudicar contrataciones de bienes y servicios, en los supuestos excluidos de los procedimientos ordinarios por el monto, hasta por la suma autorizada en el artículo 4, inciso c), de este Reglamento.

 (Así reformado por acuerdo tomado en la sesión N° 4 de 29 de nero del 2002)

    Artículo 9º—La Proveeduría estará bajo la responsabilidad del Proveedor General, y para el mejor cumplimiento de sus funciones tendrá un Área de Compras y un Área de Almacenamiento

(Así reformado mediante acuerdo tomado en sesión N° 4 de 29 de enero del 2002)

  Artículo 10.—Son funciones y responsabilidades de la Oficina de Proveeduría:

a) Ejecutar y tramitar de conformidad con la normativa aplicable en la materia, los procesos de contratación administrativa que se requieran para la adquisición de bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de la Institución.

b) Contar con un registro de proveedores y sus antecedentes que permitan evaluar la eficiencia de los mismos.

c) Controlar en forma adecuada y constante las existencias de productos y gestionar oportunamente las compras para reposición.

d) Mantener vigilancia permanente sobre la rotación de los productos.

e) Establecer criterios de máximos y mínimos de las existencias como parámetros de control.

f) Velar para que los activos de la Autoridad Reguladora estén debidamente identificados con placas u otro medio efectivo de control.

g) Realizar la recepción, reparación y administración de suministros, materiales y equipo necesario para el funcionamiento de la Institución.

h) Coordinar con el Departamento de Finanzas para obtener las estimaciones anuales de necesidades a efecto de programar, conjuntamente con las unidades interesadas, las adquisiciones que se requieran, por medio de los procedimientos aplicables.

i) Preparar, con la colaboración de las demás dependencias, el Programa de Adquisiciones, a que se refiere el artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa.

j) Ser eficiente y eficaz en la adquisición de los bienes y los servicios que las diferentes dependencias de la Institución requieran.

k) Mantener una actitud vigilante en resguardo de los intereses de la Autoridad Reguladora, adquiriendo los productos más convenientes, en las mejores condiciones y calidades posibles.

(Así reformado mediante acuerdo tomado en sesión N° 4 de 29 de enero del 2002)

    Artículo 11.—El Área de Compras tendrá bajo su responsabilidad la tramitación de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con las regulaciones sobre la materia.

    Artículo 12.—El Área de Almacenamiento tendrá a su cargo la recepción de los bienes y servicios, de conformidad con los términos de la orden de compra, la requisición, orden de reparación y la factura. El funcionario a cargo firmará y confeccionará la entrada a bodega o a donde corresponda cuando el producto sea entregado a entera satisfacción de la Autoridad Reguladora, y expresara su conformidad con la continuación de los trámites de pago.

    Artículo 13.—Para la preparación del Programa de Adquisiciones, cada Dirección de la Autoridad Reguladora, remitirá a la Proveeduría a más tardar la segunda quincena del mes de noviembre de cada año, una Proyección de sus necesidades de bienes y servicios para el período presupuestario siguiente, con fundamento en las previsiones financieras contenidas en el Proyecto de Presupuesto, y en concordancia con el plan de acción institucional.

    La Proveeduría procesará la información recibida y preparará el Programa Anual, y lo remitirá a consideración del Regulador General. Una vez recibida la aprobación correspondiente, la Proveeduría tramitará la publicación del Programa de Adquisiciones, en el Diario Oficial "La Gaceta".

    Artículo 14.—Las solicitudes de modificación al Programa de Adquisiciones se someterán al conocimiento de la Proveeduría, incluyendo además de los requisitos ordinarios, una explicación de su omisión dentro de la proyección original. La aprobación de la modificación seguirá el mismo trámite que el Programa anual.

Del Registro de Proveedores

    Artículo 15.—En la Proveeduría funcionará un Registro de Proveedores, en donde se inscribirá a todos las personas físicas o jurídicas que deseen vender sus bienes y servicios a la Autoridad Reguladora, y que cumplan con los requisitos reglamentarios de inscripción. Para participar en las licitaciones por registro, restringidas o en los supuestos de exclusión de los procedimientos, se deberá formar parte de este registro. Las personas físicas o jurídicas debidamente inscritas, no deberán aportar en los concursos individuales, la información que ya conste acreditada con la solicitud de inscripción.

    Artículo 16.—La Proveeduría organizará el Registro de Proveedores de manera que refleje las necesidades actuales de adquisición de bienes y servicios por parte de la Autoridad Reguladora. Este Registro estará estructurado por grupos o categorías de bienes o servicios, detallados jerárquicamente, de modo que en el momento de establecerse la necesidad de iniciar un procedimiento, se disponga de inmediato de la información concerniente a las personas físicas o jurídicas inscritas para el bien o servicio respectivo.

    Artículo 17.—La Proveeduría someterá el Registro a revisiones periódicas de modo que se adapte a las necesidades de la Institución. Cuando ocurran modificaciones sustanciales a la composición del Registro, la Proveeduría lo hará saber a los proveedores inscritos, de modo que puedan determinar su interés en ofrecer los nuevos bienes o servicios incorporados, o que deban proceder a ajustar su inscripción a la nueva nomenclatura.

    Artículo 18.—El Registro de Proveedores es de acceso público y se encontrará a la disposición de cualquier interesado.

    Artículo 19.—Cada año, la Autoridad Reguladora, publicará un aviso en dos diarios de circulación nacional y en el Diario Oficial "La Gaceta", invitando a los interesados a formar parte del Registro de Proveedores. En esta publicación se indicará que el instructivo con la lista de requisitos de inscripción y el detalle de los bienes y servicios sobre los cuales se puede solicitar inscripción, se encontrará a disposición de los interesados en la Proveeduría.

Artículo 20.—Para formar parte del Registro de Proveedores, todo interesado deberá presentar una solicitud por escrito, dirigida a la Proveeduría de la Autoridad Reguladora, aportando al menos la siguiente información y documentación: 

a) Nombre o razón social de la persona física o jurídica.

b) Las personas físicas aportarán copia de la cédula de identidad. En el caso de solicitudes de inscripción en servicios o actividades que requieran de licencia de autoridad pública o incorporación a un Colegio Profesional, se aportará certificación del ente respectivo.

c) Las personas jurídicas deberán aportar copia de la cédula jurídica y certificación actualizada de la personería jurídica. Además aportar certificación de la naturaleza y propiedad de las acciones, con vista en el libro de accionistas de la empresa.

d) Nombre del representante legal.

e) Indicación del bien o servicio específico en que desea ser inscrito.

f) Indicación de la condición en que brindará el bien o servicio: fabricante, distribuidor exclusivo, distribuidor, apoderado, prestación directa, o cualquier otra modalidad. En los casos en que no se inscriba el fabricante o la persona que ofrece la prestación directa, se deberá aportar documento fehaciente que acredite la condición aludida.

g) Dirección geográfica y postal de la persona física o jurídica.

h) Número de teléfono, dirección electrónica y facsímil.

i) Cualquier otro que se defina reglamentariamente.

j) El proveedor presentará declaración jurada en la que se indique que no le alcanzan las prohibiciones establecidas en el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa.

k) Deberá presentar declaración jurada de que se encuentra al día en el régimen de impuestos directos, a que se refiere el artículo 53 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

(Así reformado mediante acuerdo tomado en sesión N° 4 de 29 de febrero del 2002)

    Artículo 21.—Cuando la prestación de un bien o servicio requiera de calificaciones especiales, de modo que convenga a la Institución establecer requisitos más precisos para la inclusión en el Registro de Proveedores, la Proveeduría someterá a conocimiento de la Junta Directiva una propuesta en donde se contengan esos requisitos con su debida justificación. En caso que la Junta Directiva lo considere oportuno, aprobará la propuesta como anexo al presente Reglamento.

    Artículo 22.—Las solicitudes de inscripción serán analizadas de inmediato por la Proveeduría, con el propósito de verificar el cumplimiento de todos los requisitos.

    En los supuestos de exclusión de procedimientos ordinarios por el monto, se podrá presentar los requisitos de inscripción en el Registro, conjuntamente con la propuesta o cotización y se entenderá para todos los efectos, si se aporta toda la documentación e información requerida, que el oferente queda debidamente inscrito.

    Artículo 23.—Todo interesado puede solicitar una certificación sobre su inscripción en el Registro de Proveedores o sobre su composición o integración en general.

    Artículo 24.—Los proveedores inscritos se encuentran obligados a notificar de inmediato a la Autoridad Reguladora cualquier variación que surja en la información aportada para la inscripción.

    La Administración invitará por lo menos una vez al año, mediante publicación en el Diario Oficial la invitación a formar parte del registro de proveedores.

    Artículo 25.—Un proveedor podrá ser excluido del Registro cuando se le aplique la sanción de inhabilitación contenida en el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa, luego de los procedimientos de rigor.

    Artículo 26.—Además de su inclusión en la base de datos del Registro de Proveedores, de cada proveedor se llevará un expediente individual, en donde se dejará constancia de las invitaciones formuladas, de las adjudicaciones efectuadas y un balance del cumplimiento de sus obligaciones.

    Artículo 27.—Cuando de la información a que se refiere el artículo anterior, se deduzca que se presentan alguno de los supuestos que originan las sanciones a que se refiere el Capítulo X de la Ley de Contratación Administrativa, apercibimiento o inhabilitación, la Proveeduría lo notificará al Regulador General, quien si encuentra mérito suficiente, ordenara el inicio del procedimiento sancionatorio de conformidad con el libro segundo de la Ley General de la Administración Pública. Para tales efectos, designará al órgano director y a los asistentes que se requieran.

CAPITULO III

    Artículo 28.—El inicio del procedimiento de contratación será acordado por el funcionario competente, de acuerdo con el artículo 4° del presente Reglamento, el cual solicitará a la Proveeduría el inicio de los trámites. Además de la indicación precisa de los bienes o servicios, la unidad solicitante deberá remitir los parámetros técnicos con su debida ponderación, que deberán ser tomados en cuenta para la elaboración de la metodología de comparación de ofertas.

    Artículo 29.—Recibida la solicitud, la Proveeduría procederá a abrir un expediente, debidamente foliado, en el cual se dejará constancia de lo siguiente:

a) La decisión inicial debidamente firmada por el funcionario competente.

b) Indicación de existencia de respaldo presupuestario para enfrentar la erogación.

c) Justificación de la contratación según el plan de acción Institucional.

d) Manifestación de que la contratación aparece incluida dentro del Programa de Adquisiciones, en los casos que debe cumplirse con este requisito.

e) La estimación de la cuantía de la contratación que fundamenta la selección del procedimiento.

f) Indicación del funcionario responsable de verificar el cumplimiento correcto por parte del eventual contratista, con señalamiento de los recursos humanos y técnicos de que se dispondrá para tal efecto. Este requisito podrá ser omitido en las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios.

g) Copia del cartel o pliego de condiciones, el cual necesariamente contendrá la metodología de comparación de ofertas.

h) En los casos de exclusión de los procedimientos ordinarios por la naturaleza de la contratación, se acreditará en el expediente la decisión motivada que respalde tal valoración.

i) Cualquier estudio previo que haya servido de fundamento al inicio del procedimiento.

    Artículo 30.— Una vez iniciado un procedimiento de contratación, el expediente respectivo permanecerá al acceso de cualquier interesado que desee consultarlo. Todo documento que se genere relacionado con el procedimiento, deberá ser incorporado al expediente a más tardar un día hábil después de haber sido emitido o recibido.

  Artículo 31.—La Proveeduría tendrá bajo su responsabilidad la verificación de los procedimientos en todos sus aspectos. En el momento que se detecte cualquier defecto procedimental, se le comunicará inmediatamente a la dependencia interesada en la contratación. En caso de discrepancia entre la Proveeduría y la dependencia respectiva, se pondrá el asunto en conocimiento de la Dirección Administrativa Financiera, quien resolverá con sujeción a la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento General, y el presente Reglamento.

(Así reformado mediante acuerdo tomado en sesión N° 4 de 29 de enero del 2002)

    Artículo 32.—Una vez formado el expediente a que se refiere el artículo 29 de este Reglamento, la Proveeduría procederá a cursar las invitaciones que correspondan según el procedimiento de contratación respectivo.

    Artículo 33.—En caso de licitación pública, la Proveeduría procederá a ordenar la publicación en el Diario Oficial de la invitación a participar , con indicación precisa del tipo de procedimiento; el bien o servicio que se requiere; el lugar en donde se pueden adquirir las bases del concurso; el costo de la adquisición de estas bases, si lo tiene; lugar, fecha y hora de recepción de ofertas y cualquier otra información adicional que se considere necesario.

    Artículo 34.—En caso de licitación por registro, la Proveeduría procederá a cursar invitación a todos los proveedores inscritos para el determinado bien o servicio. Si el número de estos fuere superior a diez, la Proveeduría podrá sustituir la notificación individual, por una invitación a través del Diario Oficial. Si el número de inscritos es inferior a cinco, deberá necesariamente que invitar por medio del Diario Oficial.

    Artículo 35.—En las licitaciones restringidas, la Proveeduría invitará a los proveedores inscritos, de acuerdo con los siguientes criterios:

    Cuando el número de inscritos sea inferior a cinco, la Proveeduría podrá continuar los procedimientos dejando constancia expresa de tal circunstancia en el expediente, de conformidad con lo que establece el artículo 60 y subsiguientes del Reglamento General de Contratación Administrativa,

    Artículo 36.—En los casos de exclusión de los procedimientos ordinarios por razón del monto, la Proveeduría actuará de la siguiente manera:

    En los dos supuestos anteriores, se dejará constancia expresa en el expediente de todo lo actuado.

    Artículo 37.—La Proveeduría cursara invitación, para tal efecto hará llegar solicitud escrita al proveedor o bien podrá utilizar el fax o el correo electrónico como medio de invitación a participar en las licitaciones por registro, las licitaciones restringidas y los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios según el monto.

CAPITULO IV

    Artículo 38.—La presentación de ofertas se efectuará exclusivamente en las oficinas de la Proveeduría. En casos calificados se podrá habilitar otro lugar para la recepción de ofertas.

    Artículo 39.—La Proveeduría llevara un Libro de Actas en donde se dejará constancia de las ofertas presentadas en procedimientos de licitación pública, por registro y restringida, levantando un asiento para cada concurso, con indicación al menos del oferente, el precio, la vigencia y la garantía presentada, agregando cualquier otro dato de interés que considere oportuno.

    Artículo 40.—La prevención de subsanación de defectos u omisiones formales, o las solicitudes de aclaración sobre el fondo de la oferta, será notificada al interesado por el medio que este haya indicado en su propuesta. En caso que se haya previsto el uso del fax para tales efectos, se dejará además constancia en el expediente, de la confirmación telefónica de la recepción de la notificación, con indicación de la fecha, hora, teléfono y persona que atendió la llamada.

    Artículo 41.—Para el análisis de las ofertas las dependencias técnicas de la Institución, deberán brindar su colaboración a la Oficina de Proveeduría.

    En el caso de adquisiciones, se requerirá en particular la opinión de la dependencia a la cual vaya dirigido el bien o el servicio. Para la emisión de la opinión, la dependencia respectiva deberá sujetarse al plazo indicado por la Proveeduría, que se establecerá de acuerdo con el principio de celeridad y eficiencia, en forma razonable y proporcional al plazo de adjudicación.

    Artículo 42.—La valoración de las ofertas se efectuará en el menor plazo posible, de modo que la adquisición del bien o el servicio se efectúe en el término más conveniente para la Institución.

    Artículo 43.—La comparación y evaluación de las ofertas elegibles se hará en apego a la metodología contenida en el cartel. Únicamente cuando la adjudicación resulte contraria o inconveniente a los intereses de la Institución, podrá declarase desierto el concurso, mediante acto debidamente razonado y con indicación de las fallas de la metodología que llevaron a tal situación.

    Artículo 44.—La notificación de la adjudicación se hará por el mismo medio empleado para invitar a participar.

    Artículo 45.—La relación contractual se perfecciona con la adjudicación firme y con el depósito de la garantía de cumplimiento cuando esta es solicitada. Tan solo se formalizarán en simple documento las contrataciones que por su trascendencia económica o por la necesidad de especificar las obligaciones de las partes, hagan conveniente la existencia de un contrato escrito. En los demás casos, la orden de compra, o el documento que se utilice en su lugar, servirá como instrumento de ejecución contractual.

    Artículo 46.—Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial "La Gaceta".