Artículo 2º-En cuanto al nombre, podrán usarse las siglas de la asociación; para efectos de la inscripción deberá inscribirse primero el nombre y luego la sigla, pudiendo usar ambas indistintamente. El nombre de la asociación podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que conste su traducción al español. En caso de formas especiales de asociaciones de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Asociaciones deben distinguirse con los términos "Federación", "Liga" o "Unión".

Artículo 3º-Las formalidades para la constitución de una federación, confederación, liga o unión, de conformidad con los artículos 30 y 31 de la Ley, son las mismas que se utilizan para la constitución de una asociación, excepción hecha de la concurrencia de diez personas físicas como constituyentes, con la salvedad de que el número de delegados no puede ser inferior al requerido para conformar los órganos de la entidad.

Artículo 4º-El Departamento de Asociaciones del Registro de Personas Jurídicas confeccionará el aviso a que se refieren los artículos 19 y 20 de la ley, en forma sucinta, dentro de los quince días posteriores a la última presentación del documento y será firmado por el Director de Personas Jurídicas. Se publicará en el Diario Oficial por cuenta del interesado. Transcurrido un año contado a partir del vencimiento del plazo antes mencionado sin que el interesado haya retirado el respectivo edicto, se cancelará el asiento de presentación del documento respectivo, de conformidad con el artículo 468 del Código Civil.

Artículo 5º-Para formar parte de los órganos esenciales se requiere ser asociado activo. Por asociado activo se entenderá aquella persona que es sujeto de derechos y obligaciones en la asociación y que está facultada para la actuación en ésta, conforme con su estatuto.

Artículo 6º-La Asociación que establezca el fondo de mutualidad a favor de los asociados, conforme con el artículo 25 de la ley, debe garantizar la administración de esos fondos con una póliza de fidelidad a satisfacción del Ministerio de Justicia y Gracia, previo dictamen de un contador público autorizado.

CAPÍTULO II

Artículo 7º-Corresponde a la Asamblea General Ordinaria:

a) Designar a los miembros del órgano directivo y la fiscalía o cualquier otro órgano creado por la asamblea de asociados, su integración cuando le corresponda hacerlo y su sustitución, de acuerdo con el procedimiento establecido en el estatuto, salvo lo dispuesto por el artículo 10 de este Reglamento. La integración del órgano directivo podrá hacerla, además de la asamblea general, el propio órgano directivo conforme lo indique el estatuto.

b) Conocer, aprobar o improbar los informes anuales que le rinda el órgano directivo y el órgano de vigilancia.

c) Los demás que indique el estatuto.

Artículo 8º-Corresponde a la asamblea general extraordinaria:

a) Conocer la reforma a los estatutos.

b) La disolución de la asociación.

c) Cuando proceda, la sustitución de los miembros de los órganos de la asociación, la cual se entenderá que es por el resto del período correspondiente.

d) Los recursos de apelación en caso de expulsión de algún asociado, si así lo establece el estatuto.

e) Aprobar la transformación o integración de la asociación en otra entidad.

La asamblea general extraordinaria se reunirá solamente para conocer de los asuntos expresamente incluidos en la convocatoria.

Artículo 9º-Para la gestión de los asuntos de la asociación, la asamblea general podrá nombrar funcionarios tales como gerentes, apoderados, agentes o representantes, con las denominaciones y facultades que estimen adecuadas, quienes podrán ser o no asociados. Esta facultad podrá ser delegada en el órgano directivo o en quienes ostenten la representación, si así se establece en los estatutos.

Artículo 10.-Los acuerdos adoptados por los órganos competentes, relativos a renovaciones totales o parciales de miembros del órgano directivo, la reforma de estatutos y la renovación parcial del órgano directivo que efectúe el mismo órgano en los casos que así lo determine el estatuto, deberán asentarse en el libro que corresponda.

Artículo 11.-El órgano directivo es el encargado de hacer cumplir las políticas de las asociaciones, conforme con lo dispuesto por la ley y el estatuto. Si el estatuto lo establece, en caso de vacancia, podrá efectuar la designación del sustituto entre los asociados, siempre y cuando el número de miembros por sustituir no exceda de la tercera parte del total.

Artículo 12.-El órgano de la fiscalía es el encargado de velar por lo dispuesto en la Ley, su Reglamento y el estatuto. Deberá estar integrado al menos por un asociado activo mayor de edad. El fiscal podrá convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias de la asamblea general en caso de omisión del órgano directivo.

CAPÍTULO III

Artículo 13.-Además de los requisitos que establece el artículo 7 de la ley, el estatuto de la asociación deberá contener:

a) Domicilio exacto de la asociación.

b) Forma de elegir e integrar el órgano directivo, período exacto de nombramiento (fecha inicio y vencimiento).

c) Causales y el procedimiento de desafiliación o expulsión a efecto de garantizar al asociado un debido proceso.

d) Indicar mes y quincena en que se celebra la asamblea anual ordinaria.

e) Tipo de garantía que debe rendir el tesorero para el cumplimiento de sus funciones y órgano que fija el monto de esa garantía.

f) El procedimiento para nombrar liquidadores, en caso de disolución voluntaria.

Cuando el acta constitutiva es autenticada por un abogado o por la autoridad política del lugar, el órgano directivo deberá dejar constancia de que a la asamblea constitutiva concurrió un mínimo de 10 personas que reúnen los requisitos, conforme con lo dispuesto por la Ley de Asociaciones.

Artículo 14.-Todo documento que se presente al Departamento de Asociaciones suscrito por el presidente y el secretario deberá hacerse en papel tamaño oficio y deberá adherírsele la boleta de seguridad del notario autenticante. En caso de protocolización de actas, deberá confeccionarse el testimonio en papel de seguridad del notario autorizante y cumplir con lo estipulado con respecto a la boleta de seguridad. Además de lo indicado, las actas deberán cumplir con los requisitos que establece el Reglamento del Registro Público. Asimismo deberá adjuntarse una copia en papel común o fotocopia del documento original.

Artículo 15.-En caso de documentos relativos a reforma de estatutos o cambio del órgano directivo que no sean protocolizados, el presidente y el secretario podrán transcribir en lo conducente el acta y dejar constancia al pie de la misma de los siguientes aspectos:

a) Que los acuerdos transcritos están firmes y que el acta donde constan está debidamente firmada.

b) Que el acta transcrita es copia fiel y exacta y consta en el respectivo libro de actas de asambleas.

c) Que el libro de actas está autorizado, fecha de autorización y oficina que lo autorizó.

d) Que la convocatoria se hizo de conformidad con el estatuto, que a la sesión del órgano correspondiente concurrió el quórum requerido y que los acuerdos fueron tomados por los votos exigidos por el estatuto.

e) Número de expediente y número de cédula jurídica.

Los documentos relativos a la inscripción de actas se deben sujetar, en lo que proceda, a las disposiciones contenidas en el Reglamento del Registro Público. En caso de documentos protocolizados, el notario deberá dar fe de los requisitos mencionados con vista de los respectivos libros, con excepción de lo indicado en el inciso e) que debe hacerlo con vista del Departamento de Asociaciones.

Artículo 16.-Tratándose de constitución de Asociaciones Deportivas y modificaciones a sus estatutos, de previo a su presentación al Registro, deberán contar con la aprobación correspondiente por parte del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER).

CAPÍTULO IV

Artículo 17.-En cuanto a la calificación de los documentos por parte del Registro, se aplicará lo establecido por el Capítulo II del Título II del Reglamento del Registro Público y la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.

Artículo 18.-Las oposiciones a la inscripción de documentos a que se refieren los artículos 19 y 20 de la Ley de Asociaciones, procederán por los motivos indicados en los artículos 3 y 8 del mismo cuerpo normativo.

Artículo 19.-La persona con interés legítimo en interponer una oposición, deberá hacerlo por escrito ante la Dirección de Personas Jurídicas dentro del plazo establecido para ello en el artículo 19 de la ley, caso contrario se rechazará ad-portas la gestión. De admitirse la oposición se aplicará por analogía el procedimiento de la Gestión Administrativa establecido en el Título IV del Reglamento del Registro Público.

CAPÍTULO V

Artículo 20.-Todas las asociaciones deberán llevar los siguientes libros:

a) Actas de Asamblea General

b) Actas del Órgano Directivo

c) Registro de asociados

d) Diario

e) Mayor

f) Inventarios y Balances.

Dichos libros serán legalizados por el Departamento de Asociaciones. Solamente los acuerdos constantes en los libros de actas referidos, con fecha posterior a la legalización, podrán inscribirse en el Registro, a excepción del acta constitutiva y el estatuto de la asociación.

Artículo 21.-Los libros podrán ser encuadernados o de hojas sueltas y estarán sujetos a las siguientes prescripciones:

a) Serán libros de 500 hojas como máximo.

b) Las hojas sueltas llevarán impreso el órgano al que pertenece y deberán numerarse en forma consecutiva.

c) Las hojas sueltas de papel bond, tamaño oficio, deberán ser impresas a máquina o impresora a espacio y medio o doble espacio.

Tanto los libros de hojas sueltas como los encuadernados, deberán usarse por ambos lados en forma consecutiva, sin dejar espacio alguno, salvo la primera página en la que se consignarán la apertura y la legalización de los mismos.

Artículo 22.-La solicitud de autorización de libros deberá ser firmada por el representante de la asociación, o en caso de ausencia de éste, por dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos, sus firmas deberán ser autenticadas por un abogado. A dicha solicitud se le adjuntarán los derechos y timbres respectivos. Una vez inscrita la asociación, se presentarán la solicitud y los libros al Registro. Los libros serán legalizados y devueltos en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Artículo 23.-Si dentro del término de 30 días naturales a partir de la autorización, los libros no son retirados, el Departamento de Asociaciones no se hará responsable por su extravío y además procederá a la incineración de éstos, previo aviso que se publicará en el Diario Oficial con 15 días de anticipación.

Artículo 24.-En caso de que la solicitud se refiera a la autorización de nuevos libros, por haberse concluido los anteriores, además de los requisitos generales antes mencionados, el interesado deberá indicar el número del libro nuevo por autorizar y aportar:

a) El libro que concluye, dejando la última plana en blanco para su cierre.

b) El libro nuevo para autorizar.

c) Las especies fiscales correspondientes.

d) Certificación de contador público autorizado, declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del Presidente y Tesorero de la Asociación indicando los motivos por los cuales los registros contables no están al día o lo que corresponda en su caso.

Artículo 25.-Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley. En este caso, la solicitud la suscribirán el presidente, el secretario y el fiscal de la asociación, o al menos dos de ellos, cuyo nombramiento conste inscrito en el Registro y sus firmas serán autenticadas por un abogado. Deberán indicar dicha situación y adjuntar los libros y especies correspondientes, según lo dispuesto para la primera autorización. Se autorizará en primer término el libro de actas de asamblea general a efecto de que, con fecha posterior a la de autorización, celebren la asamblea general y elijan el nuevo órgano directivo de acuerdo con el estatuto. Los demás libros se autorizarán una vez que se cumpla con la inscripción de este órgano directivo.

Artículo 26.-En caso de extravío o pérdida de los libros, los requisitos para la reposición son:

a) Solicitud expresa del representante legal de la asociación, o en caso de ausencia, de otros dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos sus firmas serán autenticadas por un abogado.

b) Publicación de aviso por una vez en el Diario Oficial y en un periódico de circulación nacional, a fin de oír objeciones ante el Registro de Asociaciones. Será redactado en forma breve por el Registro y el costo de su publicación correrá por cuenta del interesado.

c) Transcurridos ocho días después de la última publicación, el interesado presentará al Registro de Asociaciones los avisos publicados y su respectiva fecha.

d) En caso de que aún conserven los libros contables, certificación de contador público autorizado declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del Presidente y Tesorero de la Asociación indicando los motivos por los cuales los Registros contables no están al día.

e) Presentación de los demás libros que se conserven en uso, el o los nuevos por autorizar y las correspondientes especies fiscales.

CAPÍTULO VI

Artículo 27.-La solicitud de declaratoria de utilidad pública que realice una asociación debe ser presentada por su representante legal ante el jerarca del Ministerio de Justicia y Gracia, quien la remitirá a la Dirección Jurídica de ese Ministerio para el trámite respectivo.

Artículo 28.-Requisitos para solicitar la declaratoria de utilidad pública. Deberá presentarse una solicitud formal y razonada en la que de forma idónea se acrediten los siguientes requisitos:

a) Detalle de las razones por las cuales se considera que la Asociación en su actividad y desarrollo es particularmente útil para los intereses del Estado y llena una necesidad social. La misma debe ser autenticada por un profesional en derecho.

b) Certificación de personería jurídica vigente, de las citas de inscripción y fecha en que fue inscrita la asociación solicitante en el Registro Público.

c) Indicar en forma resumida los programas y proyectos en los que se hará uso de los beneficios de la declaratoria.

d) Copia certificada de los Estatutos.

e) Certificación de un Contador Público Autorizado, en la que conste que los Registros contables están actualizados y en orden.

f) Recomendación de un Ministerio o Institución del Estado afín con los objetivos de la Asociación, acompañada de una copia del estudio técnico realizado por alguna dependencia de esa Institución.

g) Recomendaciones de personas físicas o jurídicas que resulten beneficiadas con la actividad que desarrolla la Asociación, debidamente autenticadas por un profesional en derecho.

h) Declaración jurada de compromiso de someter el control de sus finanzas al régimen que indique el Ministerio de Justicia y Gracia.

i) Proyecto de reforma al estatuto, en el que se regule la forma y modo para la elaboración de un presupuesto anual de gastos e ingresos, que será aprobada según lo disponga el estatuto.

j) Tener como mínimo tres años de estar inscrita en el Registro de Asociaciones.

k) Señalar lugar para notificaciones.

Artículo 29.-Durante la tramitación de la solicitud de declaratoria de utilidad pública, la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia podrá prevenir a la asociación solicitante, la presentación de informes, auditorías, documentación en general que considere necesarias para el estudio de la solicitud. Una vez concluido el estudio de la documentación aportada, los funcionarios de la Dirección Jurídica realizarán una visita de campo para constatar el desarrollo de los programas y proyectos de la solicitante.

Artículo 30.-Realizado el estudio de la documentación aportada y efectuada la visita de campo, la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia, dentro del término de treinta días naturales, deberá rendir la recomendación respecto de la solicitud de declaratoria de utilidad pública de la asociación ante el Despacho Ministerial para que el Jerarca de la Institución resuelva la solicitud planteada. Una vez que la recomendación citada en el artículo anterior reciba la aprobación del Jerarca, la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia preparará el respectivo Decreto Ejecutivo que otorgue la declaratoria de utilidad pública a la asociación solicitante y lo remitirá al trámite respectivo, o, comunicará a la Asociación solicitante los motivos del rechazo de su gestión, según sea el caso.

Artículo 31.-El Ministerio de Justicia y Gracia acreditará al Registro de Asociaciones y al Departamento de Exenciones de Hacienda, las asociaciones que han sido declaradas de utilidad pública por medio de comunicación que para tal efecto enviará. El interesado deberá gestionar la inscripción de dicha declaratoria ante el Registro de Asociaciones. Esta inscripción se hará mediante la presentación al Registro de las protocolizaciones del decreto ejecutivo que concede el beneficio.

Artículo 32.-Las asociaciones que sean declaradas de utilidad pública gozarán de los beneficios y franquicias que el Poder Ejecutivo otorga de acuerdo con la ley. Deberán presentar a la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia un informe anual de su gestión, referido al aprovechamiento a favor de la comunidad del beneficio que les fue otorgado. La declaratoria será revocable en cualquier momento, mediante resolución razonada, previa audiencia a la Asociación por el término de diez días hábiles.

Artículo 33.-La Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia podrá en cualquier momento solicitar a las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública informes sobre su gestión, auditorías, controles financieros y otros que estime pertinentes para velar por el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la Asociación. Asimismo, podrá solicitar a la Dirección o Subdirección de Personas Jurídicas del Registro Nacional, su intervención de oficio a efecto de fiscalizar a estas asociaciones.

CAPÍTULO VII

Artículo 34.-En el supuesto del artículo 16, inciso 2) de la Ley de Asociaciones, las que se encuentren inscritas en el extranjero pueden actuar en Costa Rica mediante la constitución de apoderado generalísimo y deben cumplir los siguientes requisitos:

a) Presentar instrumento público en el que se consigne:

Artículo 35.-En el caso en que se determine que los fines y naturaleza que persigue la asociación domiciliada en el extranjero son contrarios al ordenamiento jurídico costarricense, el Departamento de Asociaciones negará su inscripción.

Artículo 36.-El Departamento de Asociaciones deberá calificar y autorizar la inscripción de la entidad poderdante. El documento del poder será remitido a la Sección de Personas con el fin de que se realice la tramitación correspondiente. Una vez inscrito el poder en la Sección de Personas, el Departamento de Asociaciones procederá a abrirle expediente con el poder inscrito y los demás documentos adjuntos.

CAPÍTULO VIII

Artículo 37.-La Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social, otorgará el carácter de "Bienestar Social" a las asociaciones que se constituyan con ese fin, previo estudio técnico de su naturaleza, independientemente de que se encuentren inscritas o no en el Registro de Asociaciones.

Artículo 38.-En caso de que conste en el Registro de Asociaciones la declaratoria de bienestar social de una asociación, todos los documentos posteriores a su constitución, que sean inscribibles en ese Registro, deberán contar con el visto bueno de la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social.

Artículo 39.-Los funcionarios de la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda social, podrán asistir a las sesiones de asamblea general o de junta directiva de las asociaciones de bienestar social cuando lo estimen pertinente. Toda solicitud de asistencia de un representante de la referida unidad de administración, deberá hacerse con diez días hábiles de anticipación, a la fecha de celebración de la sesión.

Artículo 40.-El ejercicio administrativo y fiscal de cada asociación durará un año. Al cabo de éste se deberán presentar los informes pertinentes a la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social.

Artículo 41.-En caso de disolución de asociaciones de bienestar social, la Oficina de administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda social, solicitará al Ministerio de Justicia y Gracia realizar las gestiones correspondientes. Dicha solicitud se hará por escrito, acompañada de los documentos necesarios cuando concurran las causales señaladas en los artículos 13, 14 y 27 de la Ley de Asociaciones y sus reformas.

Artículo 42.-Una asociación de bienestar social se disuelve administrativamente cuando:

a) El número de asociados elegibles sea inferior al necesario para integrar el órgano directivo.

b) Se haya conseguido el fin temporal o transitorio para el cual fue fundada o haya imposibilidad legal o material para la consecución de dicho fin.

c) Sobrevenga la privación de su capacidad jurídica como consecuencia de su declaratoria de insolvencia o concurso, de variación en el objeto perseguido, del cambio de naturaleza de su personería jurídica o por no haber renovado el órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los estatutos para el ejercicio del mismo.

d) Cuando lo soliciten dos tercios o más de los asociados.

En presencia de las causales anteriores, el Ministerio de Justicia y Gracia, procederá a efectuar un estudio que respalde la solicitud de disolución de parte de la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social.

CAPÍTULO IX

Artículo 43.-Compete al Ministerio de Justicia y Gracia, por intermedio de la Dirección o Subdirección del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, la fiscalización de las asociaciones, en los siguientes supuestos:

a) Cuando se tenga conocimiento de una incorrecta administración de las asociaciones.

b) Cuando exista inconformidad con la celebración de asambleas, en virtud de violaciones a la Ley de Asociaciones, su Reglamento o los estatutos internos.

c) Cuando se viole el debido proceso en cuanto a afiliación, desafiliación o expulsión de asociados, irrespetando la Ley, su Reglamento o los estatutos del ente.

d) Todo otro asunto que se relacione directamente con la administración de las asociaciones, quedando excluido el aspecto contable el cual será competencia de la autoridad correspondiente.

Para cumplir su cometido, el órgano encargado podrá proceder a investigar una vez que el gestionante, asociado o tercero con interés legítimo, haya demostrado que agotó la vía interna de la asociación de que se trate. Para lo anterior, estudiará los documentos aportados, libros que se presenten una vez solicitados y todo otro tipo de documento que justifique la gestión y resolverá en forma considerada lo que corresponda.

Artículo 44.-Cuando alguna asociación incurra en alguno de los supuestos del artículo 34 de la Ley, se procederá a decretar su disolución en vía administrativa si es el caso, debiendo remitirse posteriormente todos sus atestados a la Procuraduría General de la República para lo que corresponda.

Artículo 45.-El órgano competente para fiscalizar las asociaciones podrá intervenir de oficio en aquellas declaradas de utilidad pública, que ejecuten programas con el Estado o hayan recibido bienes o fondos del Estado o sus Instituciones.

Artículo 46.-En la fiscalización de asociaciones declaradas de bienestar social, la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social será parte en el procedimiento.

Artículo 47.-El procedimiento a seguir en las fiscalizaciones en cuanto a sus formalidades, lo es por analogía el de la gestión administrativa contemplado en el Título IV del Reglamento del Registro Público. Lo resuelto tendrá alzada ante el Superior correspondiente.

Artículo 48.-El órgano competente podrá convocar a Asamblea General de asociados a través del órgano directivo de la asociación, por solicitud formal y razonada de un asociado, cuando constate irregularidades y estime imprescindible la medida.

Artículo 49.-Tanto la Dirección como la Subdirección mencionadas podrán convocar directamente a Asamblea General, de conformidad con los estatutos de la entidad de que se trata, cuando por resolución razonada se ordene una convocatoria a asamblea y no sea realizada dentro de los 30 días naturales siguientes al recibo de la notificación de la resolución que así lo ordena.

Artículo 50.-Derogatoria. Se deroga el Decreto Ejecutivo Nº 18670-J de 20 de diciembre de 1988.