MUNICIPALIDAD DE PURISCAL

Artículo 2º-Definición de términos:

. Institución: Municipalidad de Puriscal.

. Tesorería: Departamento de Tesorería de la Municipalidad de Puriscal.

. Contabilidad: Departamento de Contabilidad de la Municipalidad de Puriscal.

. Partida específica: La definida en la Ley Nº 7755.

. Administración tributaria: La Municipalidad de Puriscal por medio del Departamento de Rentas y Catastro.

. Estado de cuenta: Informe periódico que suministra el banco con detalle de transacciones en un período determinado, generalmente un mes.

. Ingresos sin reconocimiento: Aquellos de los cuales no se conoce su origen.

. Deuda municipal: Obligaciones por operaciones ante el Ifam y otras entidades.

. Comisión bancaria: Monto que deduce el Banco, dentro del estado de cuenta, por concepto de chequeras y otros servicios.

. Orden de pago: Documento en el que la Alcaldía Municipal ordena al Departamento de Contabilidad, la emisión de cheques o notas de débito, para efectuar diferentes pagos de la Institución.

Artículo 3º-Todos los ingresos de la Municipalidad, entrarán directamente a la Tesorería Municipal por medio de la Caja Recaudadora. Cuando existan las condiciones idóneas la Municipalidad podrá celebrar convenios de recaudación con cualquier ente del Sistema Financiero y Bancario Nacionales, supervisado por la Superintendencia General de Entidades Financieras. Se autoriza al Alcalde para la firma de los mismos. Los detalles del funcionamiento de la o las cajas recaudadoras se regirán por el reglamento respectivo.

Artículo 4º-Los ingresos provenientes de timbres municipales, impuestos especiales, subvenciones, partidas, transferencias o similares se registrarán de la siguiente forma: Los ingresos por venta de timbres que realicen los bancos, se registrarán en la Tesorería y Contabilidad, con base en la nota de crédito, para lo cual se emitirá el respectivo comprobante de ingreso, los ingresos por impuesto sobre destace de ganado, impuesto al cemento, impuesto sobre licores, aporte para caminos, o similares, que deposite el Banco Central o el Ifam en las cuentas corrientes, se registrarán con base en la nota de crédito que reciba la Municipalidad, los ingresos que se depositen en las cuentas bancarias por concepto de subvenciones, transferencias o partidas específicas u otra similar, se registrarán en la Tesorería y Contabilidad con base en la nota de crédito. Si se tratare de partidas específicas o transferencias, se podrá registrar en Tesorería y Contabilidad, contando como respaldo con listados de giros emitidos por el Ministerio de Hacienda y copia de página respectiva del presupuesto en el que se detalla la transferencia o partida, ingresos por intereses devengados en las cuentas corrientes: Se registrarán respaldándose en la copia de estado de cuenta bancario respectivo, servicios, patentes, contribuciones especiales pagados por los contribuyentes: Se emitirá el correspondiente comprobante de ingreso en la o las cajas recaudadoras de la institución, con fundamento en las bases de datos de la Administración Tributaria de la institución. Si al finalizar el mes, el estado de cuenta bancario refleja ingresos no registrados en la Tesorería y Contabilidad, se hará el respectivo comprobante de ingreso aportando como respaldo la copia del estado de cuenta bancario y registrándose como ingreso sin reconocimiento. El Departamento de Contabilidad trasladará periódicamente el listado de ingresos registrados bajo esta modalidad, de tal forma que el Alcalde solicite a las entidades bancarias la documentación de respaldo correspondiente. Al finalizar el período contable, los ingresos registrados sin reconocimiento se separarán en superávit específico y cuando se cuente con la documentación de respaldo se hará el ajuste respectivo. Estos ingresos mantendrán esta condición por cinco años, a partir de los cuales formarán parte del superávit libre del período.

Artículo 5º-Todos los egresos por la adquisición de bienes y servicios se tramitarán por medio de orden de compra, obligatoriamente, acatando lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa Nº 7794 y su Reglamento, con excepción de los siguientes: Salarios y otras remuneraciones de los funcionarios de la institución, dietas a regidores, gastos de energía eléctrica, teléfono, servicio de telemática o similares, alquileres, transferencias hechas a entidades según leyes específicas, los cancelados a través del fondo de caja chica, retenciones a empleados y aportes obligatorios de la institución, pago de la deuda municipal (amortización e intereses), comisiones bancarias, pago de pensiones, devoluciones.

Artículo 6º-Pago de salarios y otras remuneraciones: Para el pago de salarios de los funcionarios, dietas a regidores, horas extra, pensionados, se debe preparar una planilla con original y dos copias (Tesorería, Contabilidad, Alcaldía), y debe contar al menos con los siguientes datos: Número de planilla, período que cubre, nombre del empleado, puesto, días laborados, sueldo devengado, deducciones de la Caja Costarricense del Seguro Social, otras deducciones, sueldo líquido, código presupuestario, total por código, número de cédula del empleado, número de cuenta en la que se depositará el monto, totales, firma del alcalde, tesorero y contador. El pago se hará mediante nota de débito al banco escogido por la Municipalidad para tal efecto (original y dos copias), con el cual se debe firmar el contrato respectivo. La nota de débito será elaborada por el Departamento de Contabilidad, con base en la orden de pago. Todo empleado, regidor, pensionado, debe abrir cuenta corriente o de ahorro en el banco que se escoja para que se le hagan los depósitos pertinentes.

La planilla es confeccionada por la Alcaldía Municipal en original y dos copias. El Alcalde o su Asistente firma todos los tantos y la remite a la Contabilidad para la preparación de la nota de débito. La Contabilidad envía original y 1 copia a la Alcaldía para su firma y luego las traslada a la Tesorería. Cuando se incluyen en la planilla nuevos empleados, suplencias, sueldos ocasionales, recargos, horas extra, debe adjuntarse a la documentación las copias de los contratos o documentación que respalden el pago. La copia de la planilla y de la nota de débito, así como cualquier otro documento de respaldo, se archivarán en la Contabilidad, junto con el comprobante de diario correspondiente. Por su parte, la Tesorería llevará registro consecutivo de las planillas con toda la documentación de respaldo. En esta fase, tanto el contador como el tesorero tienen el deber de objetar la confección o el pago de la planilla correspondiente, fundamentando las mismas en la legalidad de los pagos o cálculos incorrectos.

El Tesorero verifica la disponibilidad presupuestaria, revisa los cálculos aritméticos y otras verificaciones que procedan, firma la nota de débito, hace las anotaciones en sus registros y la traslada a la Alcaldía para trámite posterior ante el banco.

Artículo 7º-Dietas a regidores: El trámite es igual al anterior. La planilla se elaborará en la semana siguiente a la última sesión del mes anterior. Se adjuntará a la misma el original con dos copias de las hojas de asistencia a sesiones, las cuales constituyen el respaldo para el pago respectivo.

Artículo 8º-Pago de servicios públicos: El cheque lo confeccionará el Departamento de Contabilidad con base en la orden de pago elaborada por la Alcaldía, la cual será firmada por el Asistente del Alcalde, adjuntándose original y copia de los mismos o detalle del pago firmado por el empleado que consigue la información. La Tesorería archivará, junto con la copia del cheque los originales de los recibos o comprobantes cancelados. El Departamento de Contabilidad archivará las copias de los comprobantes o recibos, junto con la orden de pago, en el comprobante de diario correspondiente.

Artículo 9º-Transferencias hechas a entidades según leyes específicas: La Alcaldía elaborará la orden de pago para que el Departamento de Contabilidad prepara el cheque correspondiente y siga su trámite normal. Si se tratare de aportes dependientes del ingreso real de un tributo, este se hará con base en la información que proporcione el Departamento de Contabilidad. Si se contare con el número de cuenta corriente de la entidad beneficiada en el Sistema Bancario Nacional, el tesorero municipal podrá efectuar el depósito directamente en ésta, adjuntando el depósito como respaldo del pago.

Artículo 10.-Pagos realizados con fondo de caja chica: Se regirán por el Reglamento respectivo, aprobado por el Concejo.

Artículo 11.-Retenciones a empleados y aportes legales de la Institución: Su pago se hará con base en la orden de pago, elaborada por la Alcaldía Municipal, adjuntándose la documentación de respaldo correspondiente. No se requerirá de acuerdo de pago por parte del Consejo.

Artículo 13.-Comisiones bancarias: Cuando se trate de comisiones bancarias registradas en los estados de cuenta, se elaborará la orden de pago respectiva, firmada por el Alcalde o su Asistente y adjuntando como documentación de respaldo, la copia del estado y/o conciliación bancaria respectiva. Con base en la orden de pago el Departamento de Contabilidad elabora una nota de débito interna, para que los Departamentos de Contabilidad y Tesorería hagan las afectaciones en sus registros correspondientes.

Artículo 14.-Pago de pensiones: Se seguirá el mismo trámite de la planilla normal. Para efectos de normalizar el sistema se concederá un plazo de tres meses, a partir de la vigencia del presente Reglamento, para que los interesados procedan a abrir sus cuentas en el banco escogido por la Municipalidad.

Artículo 15.-Egresos para la adquisición de bienes y servicios: Hasta tanto no exista una Proveeduría debidamente organizada en la Municipalidad, la Alcaldía por medio del Asistente de Alcalde, será el responsable de la contratación de bienes y servicios, pudiendo otros departamentos colaborar en esta función. La orden de compra es preparada en la Alcaldía Municipal y firmada por el Alcalde o su asistente, en original y dos copias. Cuando exista Proveeduría debidamente organizada dicho documento lo prepara el proveedor.

La Alcaldía remite el original y dos copias de la orden de compra a la Tesorería, para que verifique la disponibilidad presupuestaria y en todos los tantos anote la codificación del presupuesto, los firme y selle y registre el compromiso en el sistema de control de presupuesto. Si el monto de la orden de compra pasa los límites establecidos en el artículo 15 de este Reglamento de devolverá a la Alcaldía. En ningún caso, el Tesorero dará tramite a la orden de compra, cuando no hubiere partida presupuestaria o la misma estuviere agotada. El Tesorero se reserva una copia para su archivo y devuelve a la Alcaldía el original y las copias restantes. La objeción por parte del Tesorero a la firma de la orden debe hacerse por escrito en fórmula diseñada para tal efecto.

La Alcaldía envía al comercio el original de la orden de compra y retiene una copia en su poder para los trámites de cancelación. Si hay proveeduría, la copia restante se remite a esa oficina. La copia de la factura originada por la orden se presenta a la Tesorería, donde se verifica su monto y, si reúne las condiciones legales, la traslada a la Alcaldía para que se inicien los trámites de cancelación.

Artículo 17.-Transacciones con partidas específicas o transferencias según Ley Nº 7755: Para agilizar el trámite de recursos para obras y proyectos en las comunidades, se podrán tramitar órdenes de compra a nombre de los representantes legales de las organizaciones de base del cantón, siempre que medie un convenio firmado entre la Organización y la Municipalidad y se establezcan los controles adecuados. Así mismo estas organizaciones podrán aportar las cotizaciones requeridas.

Artículo 18.-Formularios prenumerados: Los formularios que se utilizan para orden de pago, cheques, orden de compra, deben estar prenumerados y contener al menos el siguiente detalle:

Orden de compra: Nombre de la Municipalidad de Puriscal, título que indique que se trata de una orden de compra, fecha, nombre del proveedor, funcionario que recibe el servicio o bien, cantidad de bienes y servicios a adquirir, código presupuestario, precio por unidad, precio total, unidad ejecutora, detalle del fin para el que se utilizan los bienes y servicios, firma del Alcalde o persona autorizada, firma del Tesorero, firma del funcionario o persona que recibe, indicación expresa de que la Municipalidad se encuentra exenta del pago del impuesto general sobre las ventas.

Nómina de pago: Número de orden de compra, monto, destinatario, subpartida presupuestaria, número de factura o comprobante, número de cheques con el que se pagará, firma del Alcalde, Contador y Tesorero. Estos requisitos se adecuarán a las circunstancias en el momento en que, dadas las condiciones, se establezca el pago a proveedores mediante transferencia electrónica de fondos.

Las facturas que reciba la Tesorería como respaldo al pago de cheques deben contar al menos con los siguientes datos: número, fecha, nombre del proveedor del bien o servicio, número de cédula del proveedor, dirección del proveedor, teléfono del proveedor si lo tuviere, cantidad exacta de bienes o servicios brindados, total sin impuesto de ventas, sello y anotación de cancelado, firma y número de cédula del funcionario que recibe el bien o servicios.

Artículo 19.-Entrega de cheques: Los cheques municipales emitidos, serán puestos a disposición de los administrados para que los retiren en un plazo de tres meses. La Tesorería establecerá el horario de entrega de cheques y lo hará saber a los proveedores en forma visible. Vencido el término, el Tesorero les pondrá la leyenda anulado y se enviará copia del mismo al Departamento de Contabilidad para el registro correspondiente. El interesado deberá gestionar nuevamente la emisión. Este caso podrá ser negado por la Municipalidad, en caso de prescripción según el plazo que rija para la obligación de que se trate. Este procedimiento se adecuará por parte de la Administración cuando, dadas las condiciones, se establezca el pago a proveedores mediante transferencia electrónica de fondos.

Artículo 21.-Los sistemas de pago, establecidos en este Reglamento, podrán ser adecuados por la Administración Municipal, cuando se establezcan medios de pagos electrónicos, siempre que se mantengan los controles adecuados.

Artículo 22.-Este Reglamento constituye un capítulo del Manual de Procedimiento relativas a los asuntos financieros contables de la Municipalidad de Puriscal y rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.