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Reglamento :
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del
03/07/2003
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Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito Agrícola de Cartago(El Banco Crédito Agrícola de Cartago publicó en La Gaceta N°109 del 07 de junio de 2007, un nuevo Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito Agrícola de Cartago)
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Ente emisor:
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Banco Crédito Agrícola de Cartago
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Fecha de vigencia desde:
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14/07/2003
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Versión de la norma: 1 de 1
del 03/07/2003
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Texto Completo Norma 0
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Texto Completo acta: 6994E
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL BANCO
NOTA DE SINALEVI: El Banco Crédito Agrícola de Cartago, acordó la aprobación
de un nuevo Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito
Agrícola de Cartago, publicado en
La Gaceta N° 109 del 07 de junio de 2007
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-El presente Reglamento se dicta de conformidad con el
artículo 34, inciso 3, de la
Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional y artículo 41 de
la Ley del Sistema Nacional de
Archivos y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema de Archivo de Bancrédito, el cual estará conformado por el Archivo
Central, archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del
Banco, archivos de Centros de Negocios y el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos. El Archivo Central será el rector del Sistema. En
este Reglamento el término "Archivo" es comprensivo de todos los
componentes del Sistema de Archivo de Bancrédito.
Ficha articulo
- Artículo 2ºPara efectos de este
Reglamento se entiende por:
-
- a- Documentos de archivo:
Testimonios de la actividad del hombre que contienen información fijada en cualquier
formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente
productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas,
justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y
ofrecen información, ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien,
como fuentes de historia.
-
- b- Tipo documental: Forma en que
esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá
hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes,
reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos,
fotografías y otros.
-
- c- Clase documental: Está
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco
diferentes clases documentales:
-
- 1. Textual: en donde los documentos
transmiten la información mediante texto escrito.
- 2. Gráfica: aquellos que emplean la
imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información.mapas,
planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.
- 3. Sonoros: permiten grabar y
reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.
- 4. Audiovisuales: Combinan la imagen
en movimiento y el sonido.filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.
- 5. Electrónicos o informáticos:
Son los generados a partir de una computadora, disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM,
etc.
-
- d- Tablas de plazos: Es el
instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o
reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor
científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué
medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la
producción documental en la Institución.
-
- e- Fondo documental: Está integrado
por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que
se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.
Ficha articulo
- Artículo 3ºLos archivos deberán
contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería,
materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios), que permita una buena
conservación de los documentos.
- Cada uno de estos archivos deberá contar al menos, con tres
áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.
- Los encargados de los archivos nombrados formalmente, deben
cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de
conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus
respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Central y del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
- Artículo 4ºEl
fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas
de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo
Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 5ºLos archivos deberán facilitar los
documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los
artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas,
drogas de uso no autorizado y actividades conexas en su capítulo VII (Disponibilidad de
registros) artículos 17, 18 y 19; así como respetar las consideraciones respecto al
secreto bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.
Ficha articulo
Artículo 6ºLos encargados de los archivos no
deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico-cultural por
parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan
cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos
de conservación de documentos, de las cuales deberán ser informados formalmente. De
igual forma deberán establecer los lineamientos, así como ejercer los controles
necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un
adecuado manejo de la documentación.
Ficha articulo
Artículo 7ºEl Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos y los diferentes Subcomités, podrán convocar a
sus reuniones a cualquier funcionario de la Institución competente en la materia por
tratar, para decidir con mayor conocimiento, amplitud y objetividad la conservación y/o
eliminación de la documentación evaluada.
Ficha articulo
Artículo 8ºLa documentación que se custodia
en los archivos no podrá salir de Bancrédito, salvo en los casos de exposición con
fines culturales, requerimientos de cualquier órgano del Poder Judicial, o a quien éste
designe como entes fiscalizadores externos, para lo cual se requerirá la autorización
del Gerente General o su representante. Cuando así se requiera, la documentación podrá
ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo
caso, se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación
original del Banco.
Ficha articulo
- CAPÍTULO II
-
- De los diferentes archivos
-
- SECCIÓN I
-
- El Archivo Central
-
- Artículo 9ºEl
Archivo Central es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema de
Archivo de Bancrédito. Además es la encargada según lo dispuesto en el artículo 42 de
la ley Nº 7202 de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar la documentación producida y recibida del Banco, que haya
cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor
científico o cultural. Administrativamente, dependerá de la Dirección de Ingeniería y
Servicios. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las
recomendaciones emanadas del Archivo Central y el Comité Institucional de Selección y
Eliminación.
Ficha articulo
Artículo 10.El responsable del Archivo Central
será un profesional en Archivística o en su defecto un Técnico con capacitación formal
en Archivística, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su
unidad y supervisar el funcionamiento de todos los archivos de Bancrédito, así como
servir de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece
la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.
Ficha articulo
- Artículo 11.En el Archivo Central se
reunirán los documentos remitidos por los archivos de gestión de las diferentes unidades
administrativas, los archivos de gestión, fondos documentales y los archivos de Centros
de Negocios, los cuales deberán remitirlos dentro del período que fija la Ley del
Sistema y su Reglamento, así como lo establecido en el artículo 16, incisos d y e de la
ley N° 8204 sobre Estupefacientes, sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado
y Actividades Conexas, o bien las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, para lo
cual el Archivo Central procederá a informarles oportunamente.
- La documentación por remitir al Archivo Central, deberá
estar preparada en los primeros 30 días naturales de cada año, según las siguientes
especificaciones:
-
- a) El Archivo Central elaborará un
cronograma de remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda planificarse
este proceso y el personal del Archivo Central tenga tiempo de cotejar las remisiones.
- b) La remisión de los documentos de los
archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, de los archivos de
gestión de los Centros de Negocios al Archivo Central, deberá hacerse de acuerdo con el
procedimiento que establezca el Archivo Central, dentro de los siguientes 60 días
naturales a la aprobación del Reglamento.
- c) Si los documentos están microfilmados,
digitalizados o en cualquier otro soporte que se considere adecuado, los mismos
ingresarán al Archivo Central con las respectivas micropelículas, discos ópticos, o
cualquier otro soporte que se utilice.
Ficha articulo
Artículo 12.En caso de que alguna unidad
administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco, la Dirección de
Ingeniería y Servicios deberá comunicárselo en forma oportuna al Archivo Central para
que el mismo coordine el traslado de la documentación. En caso de fusión de dos o más
unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades
anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la documentación, debiendo de
proceder en lo sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 13.La selección y eliminación de
documentos la realizará el Archivo Central, de acuerdo con lo que establezca las Tablas
de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios o las valoraciones parciales aprobadas
por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y avalada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley
del Archivo y su Reglamento, así como lo que dispone la ley N° 8204 sobre
Estupefacientes, sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades
Conexas. En virtud de lo anterior, la papelería y documentos que se eliminen dentro del
Archivo Central podrán ser eliminados por un proceso de destrucción, utilizando una
máquina destructora de papel o incineración en presencia de un funcionario de Archivo;
dicho producto podrá ser entregado a diversos centros de incineración si existiera
autorización legal, en donación para ello o vendido como material reciclable, para lo
cual en los casos de venta el Archivo Central coordinará con la Proveeduría para que se
realicen los procedimientos, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa y
su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 14.El Archivo Central deberá
capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes
unidades administrativas, los archivos de gestión de los Centros de Negocios, o a
cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los
archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Central,
siendo responsabilidad del Jefe inmediato, Director de Área, Gerente de Centro de
Negocios o Coordinador de Punto Comercial, velar porque el funcionario encargado del
archivo reciba la capacitación adecuada, de que el archivo esté organizado, actualizado
y que cumpla con las condiciones físicas necesarias para la buena conservación y
seguridad de los documentos, se nombre a un funcionario capacitado como encargado de las
labores de Archivo en cada oficina, se respete la labor Archivística y se dedique el
tiempo suficiente para que se cumpla con las normas de este Reglamento y del Manual de
Procedimientos Interno, ya que de lo contrario, su incumplimiento se sancionará de
conformidad con lo que dispone el Código de Trabajo.
Ficha articulo
Artículo 15.El Archivo Central deberá elaborar
un informe anual escrito en el mes de marzo de cada año, el cual deberá enviar a la
Dirección General del Archivo Nacional. Para elaborar dicho informe, los encargados de
los archivos de gestión centralizados de los Centros de Negocios, deberán remitir sus
informes al Archivo Central a más tardar la última semana de enero de cada año. Lo
anterior, en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso J, de la Ley del
Archivo y los artículos 145 y 146 de su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 16.Cualquier otra tecnología presente
o futura que afecte el manejo documental en la Institución, deberá manejarse en
coordinación con el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos respectivos.
En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí
descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental,
deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 17.Las originales de las
micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte que se realicen en
el Archivo Central, en los archivos de gestión de las diferentes unidades
administrativas, en los archivos de gestión centralizados y en los archivos de Centros de
Negocios, serán custodiados por el Archivo Central; cuando las circunstancias lo
permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier
eventualidad. Estos originales no serán usados en consultas de rutina.
Ficha articulo
- Artículo 18.La documentación se
microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico
presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al
menos por alguna de las siguientes razones:
-
- a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos
documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del
papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del
documento por cualquier otra circunstancia.
- b) Complemento: para complementar los fondos, cuando
los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.
- c) Referencia: para agilizar los trámites
administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.
- d) Sustitución: se realizará con la finalidad de
ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea
posible y legalmente permitido de acuerdo con lo que dispone el artículo 3 de la Ley Nº
4273 sobre microfilmación de documentos.
Ficha articulo
- SECCIÓN II
-
- Los Archivos de Gestión de Unidades Administrativas
-
- Artículo 19.Los archivos de gestión
son los archivos de las diferentes unidades administrativas, los cuales serán los
encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar
y facilitar la documentación producida y recibida por la unidad a la que pertenecen, en
concordancia con la Ley N° 7202 y su Reglamento. Cada jefatura deberá nombrar
formalmente un encargado del archivo o de los archivos de gestión de sus respectivas
áreas. Este será el responsable de organizar los documentos de su dependencia, de
acuerdo con las instrucciones recibidas del Archivo Central.
Ficha articulo
- Artículo 20.Serán funciones de los
archivos de gestión, entre otras las siguientes:
-
- a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad
administrativa a que pertenecen.
- b) Coordinar con el Archivo Central de
Bancrédito, la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia
con la Ley N° 7202.
- c) Colaborar en la elaboración de las
tablas de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades
administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos y la Ley N° 7202 y su Reglamento.
- Coordinar y ejecutar las transferencias de documentación
hacia el Archivo de Gestión Centralizado de cada Centro de Negocios o al Archivo Central
de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los
plazos establecidos en las tablas de plazos.
Ficha articulo
- SECCIÓN III
-
- Los archivos de gestión centralizados y de los centros de negocios
-
- Artículo 21.Los archivos de gestión
centralizados son los archivos de las diferentes áreas del Banco que, por su similitud en
cuanto a actividades y funciones archivísticas, podrán disponer de un archivo de
gestión único que brinde servicio a las diferentes unidades administrativas que le
conforman; estos archivos serán los encargados, entre otras funciones, de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la
documentación producida y recibida por las unidades que le integren en concordancia con
la Ley N° 7202 y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 22.Los Centros de Negocios, la Junta
Directiva, la Gerencia General, las Subgerencias y la Auditoría Interna contarán con un
archivo de gestión centralizado. Podrán crearse otros archivos de gestión centralizados
en concordancia con la evolución de la estructura orgánica del Banco, previo criterio
del Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 23.El responsable de cada archivo de
gestión centralizado, será la persona encargada de las labores administrativas de la
oficina, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas que establezca
el Archivo Central y servirá de enlace entre el archivo de gestión y el Archivo Central
y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
- Artículo 24.Serán funciones de los
archivos de gestión centralizados, entre otras, las siguientes:
-
- a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las diferentes
unidades administrativas que integran el área.
- b) Coordinar con el Archivo Central de
Bancrédito, la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia
con la Ley N° 7202 y su Reglamento.
- c) Integrar el subcomité de selección y
eliminación de documentos de las unidades administrativas a la que pertenecen, con el fin
de elaborar las tablas de plazos de conservación de documentos, coordinar y ejecutar las
transferencias de documentos desde cada una de las unidades administrativas que integran
su área de acción hacia el archivo de gestión centralizado y desde éste hacia el
Archivo Central, de conformidad con los períodos establecidos en las tablas de plazos y
los lineamientos emitidos al respecto por el Archivo Central, de conformidad con la Ley
N° 7202 y su Reglamento.
- d) Capacitar y asesorar a los encargados de
los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos que
integran sus áreas, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad
documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas
reguladas por el Archivo Central.
Ficha articulo
- SECCIÓN IV
-
- Comité y subcomités de selección y eliminación de documentos
-
- Artículo 25.Créase el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el
Director de Ingeniería y Servicios o su delegado, un representante de la Sección Legal y
el Jefe del Archivo Central o su delegado.
Ficha articulo
Artículo 26.El Comité Institucional también
podrá estar integrado por otros miembros temporales o permanentes, según los objetivos y
funciones específicos de cada dependencia, en calidad de observadores, de conformidad con
el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.
Ficha articulo
- Artículo 27.El Comité Institucional
tendrá las siguientes funciones:
-
- a) Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello, establecerá las
tablas de plazos de conservación en los archivos de gestión, los archivos de gestión
centralizados, los archivos de Centros de Negocios y en el Archivo Central, con arreglo a
la Ley.
- b) Someter a la aprobación de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el
Comité Institucional.
- c) Consultar a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, cuando deba eliminar documentos que hayan
finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.
- d) Determinar cuáles documentos y con qué
finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso
tecnológico presente o futuro.
- e) Proponer las políticas institucionales
para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el Banco,
así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.
- f) Cualquier otra que procure un efectivo y
eficiente manejo documental, de acuerdo con la legislación existente.
Ficha articulo
Artículo 28.En los archivos de gestión
centralizados y los archivos de Centros de Negocios, se conformarán Subcomités de
Selección y Eliminación de Documentos, que estarán integrados por los responsables de
las unidades administrativas, el encargado del archivo, quien presidirá, y un Asesor
Jurídico o el representante de la Sección Legal, y deberán sesionar cada dos meses.
Ficha articulo
- Artículo 29.Cada Subcomité de
Selección y Eliminación de Documentos tendrá, al menos, las siguientes funciones:
-
- a) Elaborar la tabla de plazos de
conservación de documentos, según los lineamientos del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos y remitirla a dicho Comité para su debida
aprobación.
- b) Evaluar y proponer el valor
administrativo y legal de los documentos.
- c) Coordinar su labor con el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de documentos.
- d) Proponer los documentos que deben
microfilmarse, digitalizarse o someterse a cualquier otro proceso tecnológico presente o
futuro, respetando la legislación vigente para estos casos.
- e) Cualquier otra que le establezca el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 30.Los miembros del Subcomité de
Selección y Eliminación de Documentos, definirán con la asesoría del Archivo Central,
su programa de trabajo y normas internas de actuación, respetando la normativa emanada
del Archivo Central y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
de Bancrédito y de conformidad con lo que al respecto dicta la Ley N° 7202 y su
Reglamento, así como lo que disponen las políticas dictadas por la Junta Directiva
General y la Administración Superior del Banco.
Ficha articulo
- CAPÍTULO III
-
- Disposiciones finales
-
- Artículo 31.Todos los funcionarios
Bancrédito quedan obligados, por este Reglamento, a acatar las siguientes normas
archivísticas:
-
- a) Cuidar de los documentos como propiedad
institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras,
utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que
atente contra la debida conservación de los mismos.
- b) Respetar el valor administrativo, legal
y científico-cultural de los documentos.
- c) Respetar las leyes, reglamentos y normas
técnicas de administración y uso de los documentos, de lo cual deberán ser informados
oportunamente.
- d) Hacer un correcto uso de la
información.
Ficha articulo
Artículo 32.El incumplimiento de cualquiera de
los principios y normas específicas que los regulan, será sancionado de conformidad con
lo que al respecto dictan los reglamentos internos, la Ley N° 7202 y su Reglamento, así
como cualquier otra normativa vigente en relación con esta materia.
Ficha articulo
- Artículo 33.Este Reglamento es
complementario de lo establecido en la Ley Nº 7202 del Sistema de Archivos Nacionales y
su Reglamento en lo que concierna a Bancrédito.
-
- Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La
Gaceta.
-
- Cartago, 3 de julio de 2003.
-
Ficha articulo
Fecha de generación: 28/3/2024 10:54:51
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