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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 03/07/2003 >> Texto completo
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Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito Agrícola de Cartago(El Banco Crédito Agrícola de Cartago publicó en La Gaceta N°109 del 07 de junio de 2007, un nuevo Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito Agrícola de Cartago)
Texto Completo acta: 6994E REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL BANCO

NOTA DE SINALEVI: El Banco Crédito Agrícola de Cartago, acordó la aprobación de un nuevo Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Crédito Agrícola de Cartago, publicado en La Gaceta N° 109 del 07 de junio de 2007 



 



 



 



CAPÍTULO I



 



Disposiciones generales



 



Artículo 1º-El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 34, inciso 3, de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional y artículo 41 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema de Archivo de Bancrédito, el cual estará conformado por el Archivo Central, archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del Banco, archivos de Centros de Negocios y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. El Archivo Central será el rector del Sistema. En este Reglamento el término "Archivo" es comprensivo de todos los componentes del Sistema de Archivo de Bancrédito.




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Artículo 2º—Para efectos de este Reglamento se entiende por:
 
a- Documentos de archivo: Testimonios de la actividad del hombre que contienen información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información, ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.
 
b- Tipo documental: Forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros.
 
c- Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:
 
1. Textual: en donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.
2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información.—mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.
3. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.
4. Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido.—filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.
5. Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora, disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, etc.
 
d- Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.
 
e- Fondo documental: Está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.

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Artículo 3º—Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios), que permita una buena conservación de los documentos.
Cada uno de estos archivos deberá contar al menos, con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.
Los encargados de los archivos nombrados formalmente, deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Central y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

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Artículo 4º—El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

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Artículo 5º—Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas en su capítulo VII (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19; así como respetar las consideraciones respecto al secreto bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.




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Artículo 6º—Los encargados de los archivos no deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos, de las cuales deberán ser informados formalmente. De igual forma deberán establecer los lineamientos, así como ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.




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Artículo 7º—El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y los diferentes Subcomités, podrán convocar a sus reuniones a cualquier funcionario de la Institución competente en la materia por tratar, para decidir con mayor conocimiento, amplitud y objetividad la conservación y/o eliminación de la documentación evaluada.




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Artículo 8º—La documentación que se custodia en los archivos no podrá salir de Bancrédito, salvo en los casos de exposición con fines culturales, requerimientos de cualquier órgano del Poder Judicial, o a quien éste designe como entes fiscalizadores externos, para lo cual se requerirá la autorización del Gerente General o su representante. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo caso, se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación original del Banco.




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CAPÍTULO II
 
De los diferentes archivos
 
SECCIÓN I
 
El Archivo Central
 
Artículo 9º—El Archivo Central es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema de Archivo de Bancrédito. Además es la encargada según lo dispuesto en el artículo 42 de la ley Nº 7202 de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida del Banco, que haya cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor científico o cultural. Administrativamente, dependerá de la Dirección de Ingeniería y Servicios. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones emanadas del Archivo Central y el Comité Institucional de Selección y Eliminación.

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Artículo 10.—El responsable del Archivo Central será un profesional en Archivística o en su defecto un Técnico con capacitación formal en Archivística, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad y supervisar el funcionamiento de todos los archivos de Bancrédito, así como servir de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.




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Artículo 11.—En el Archivo Central se reunirán los documentos remitidos por los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, los archivos de gestión, fondos documentales y los archivos de Centros de Negocios, los cuales deberán remitirlos dentro del período que fija la Ley del Sistema y su Reglamento, así como lo establecido en el artículo 16, incisos d y e de la ley N° 8204 sobre Estupefacientes, sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades Conexas, o bien las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, para lo cual el Archivo Central procederá a informarles oportunamente.
La documentación por remitir al Archivo Central, deberá estar preparada en los primeros 30 días naturales de cada año, según las siguientes especificaciones:
 
a) El Archivo Central elaborará un cronograma de remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda planificarse este proceso y el personal del Archivo Central tenga tiempo de cotejar las remisiones.
b) La remisión de los documentos de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, de los archivos de gestión de los Centros de Negocios al Archivo Central, deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca el Archivo Central, dentro de los siguientes 60 días naturales a la aprobación del Reglamento.
c) Si los documentos están microfilmados, digitalizados o en cualquier otro soporte que se considere adecuado, los mismos ingresarán al Archivo Central con las respectivas micropelículas, discos ópticos, o cualquier otro soporte que se utilice.

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Artículo 12.—En caso de que alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco, la Dirección de Ingeniería y Servicios deberá comunicárselo en forma oportuna al Archivo Central para que el mismo coordine el traslado de la documentación. En caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la documentación, debiendo de proceder en lo sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.




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Artículo 13.—La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central, de acuerdo con lo que establezca las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y avalada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Archivo y su Reglamento, así como lo que dispone la ley N° 8204 sobre Estupefacientes, sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades Conexas. En virtud de lo anterior, la papelería y documentos que se eliminen dentro del Archivo Central podrán ser eliminados por un proceso de destrucción, utilizando una máquina destructora de papel o incineración en presencia de un funcionario de Archivo; dicho producto podrá ser entregado a diversos centros de incineración si existiera autorización legal, en donación para ello o vendido como material reciclable, para lo cual en los casos de venta el Archivo Central coordinará con la Proveeduría para que se realicen los procedimientos, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.




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Artículo 14.—El Archivo Central deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, los archivos de gestión de los Centros de Negocios, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Central, siendo responsabilidad del Jefe inmediato, Director de Área, Gerente de Centro de Negocios o Coordinador de Punto Comercial, velar porque el funcionario encargado del archivo reciba la capacitación adecuada, de que el archivo esté organizado, actualizado y que cumpla con las condiciones físicas necesarias para la buena conservación y seguridad de los documentos, se nombre a un funcionario capacitado como encargado de las labores de Archivo en cada oficina, se respete la labor Archivística y se dedique el tiempo suficiente para que se cumpla con las normas de este Reglamento y del Manual de Procedimientos Interno, ya que de lo contrario, su incumplimiento se sancionará de conformidad con lo que dispone el Código de Trabajo.




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Artículo 15.—El Archivo Central deberá elaborar un informe anual escrito en el mes de marzo de cada año, el cual deberá enviar a la Dirección General del Archivo Nacional. Para elaborar dicho informe, los encargados de los archivos de gestión centralizados de los Centros de Negocios, deberán remitir sus informes al Archivo Central a más tardar la última semana de enero de cada año. Lo anterior, en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso J, de la Ley del Archivo y los artículos 145 y 146 de su Reglamento.




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Artículo 16.—Cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en la Institución, deberá manejarse en coordinación con el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos respectivos. En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central.




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Artículo 17.—Las originales de las micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte que se realicen en el Archivo Central, en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, en los archivos de gestión centralizados y en los archivos de Centros de Negocios, serán custodiados por el Archivo Central; cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no serán usados en consultas de rutina.




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Artículo 18.—La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:
 
a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.
b) Complemento: para complementar los fondos, cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.
c) Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.
d) Sustitución: se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legalmente permitido de acuerdo con lo que dispone el artículo 3 de la Ley Nº 4273 sobre microfilmación de documentos.

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SECCIÓN II
 
Los Archivos de Gestión de Unidades Administrativas
 
Artículo 19.—Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas, los cuales serán los encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por la unidad a la que pertenecen, en concordancia con la Ley N° 7202 y su Reglamento. Cada jefatura deberá nombrar formalmente un encargado del archivo o de los archivos de gestión de sus respectivas áreas. Este será el responsable de organizar los documentos de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas del Archivo Central.

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Artículo 20.—Serán funciones de los archivos de gestión, entre otras las siguientes:
 
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.
b) Coordinar con el Archivo Central de Bancrédito, la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley N° 7202.
c) Colaborar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Ley N° 7202 y su Reglamento.
Coordinar y ejecutar las transferencias de documentación hacia el Archivo de Gestión Centralizado de cada Centro de Negocios o al Archivo Central de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.

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SECCIÓN III
 
Los archivos de gestión centralizados y de los centros de negocios
 
Artículo 21.—Los archivos de gestión centralizados son los archivos de las diferentes áreas del Banco que, por su similitud en cuanto a actividades y funciones archivísticas, podrán disponer de un archivo de gestión único que brinde servicio a las diferentes unidades administrativas que le conforman; estos archivos serán los encargados, entre otras funciones, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por las unidades que le integren en concordancia con la Ley N° 7202 y su Reglamento.

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Artículo 22.—Los Centros de Negocios, la Junta Directiva, la Gerencia General, las Subgerencias y la Auditoría Interna contarán con un archivo de gestión centralizado. Podrán crearse otros archivos de gestión centralizados en concordancia con la evolución de la estructura orgánica del Banco, previo criterio del Archivo Central.




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Artículo 23.—El responsable de cada archivo de gestión centralizado, será la persona encargada de las labores administrativas de la oficina, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas que establezca el Archivo Central y servirá de enlace entre el archivo de gestión y el Archivo Central y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




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Artículo 24.—Serán funciones de los archivos de gestión centralizados, entre otras, las siguientes:
 
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las diferentes unidades administrativas que integran el área.
b) Coordinar con el Archivo Central de Bancrédito, la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley N° 7202 y su Reglamento.
c) Integrar el subcomité de selección y eliminación de documentos de las unidades administrativas a la que pertenecen, con el fin de elaborar las tablas de plazos de conservación de documentos, coordinar y ejecutar las transferencias de documentos desde cada una de las unidades administrativas que integran su área de acción hacia el archivo de gestión centralizado y desde éste hacia el Archivo Central, de conformidad con los períodos establecidos en las tablas de plazos y los lineamientos emitidos al respecto por el Archivo Central, de conformidad con la Ley N° 7202 y su Reglamento.
d) Capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos que integran sus áreas, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Central.

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SECCIÓN IV
 
Comité y subcomités de selección y eliminación de documentos
 
Artículo 25.—Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el Director de Ingeniería y Servicios o su delegado, un representante de la Sección Legal y el Jefe del Archivo Central o su delegado.

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Artículo 26.—El Comité Institucional también podrá estar integrado por otros miembros temporales o permanentes, según los objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de observadores, de conformidad con el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.




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Artículo 27.—El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:
 
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello, establecerá las tablas de plazos de conservación en los archivos de gestión, los archivos de gestión centralizados, los archivos de Centros de Negocios y en el Archivo Central, con arreglo a la Ley.
b) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.
c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.
d) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.
e) Proponer las políticas institucionales para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el Banco, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.
f) Cualquier otra que procure un efectivo y eficiente manejo documental, de acuerdo con la legislación existente.

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Artículo 28.—En los archivos de gestión centralizados y los archivos de Centros de Negocios, se conformarán Subcomités de Selección y Eliminación de Documentos, que estarán integrados por los responsables de las unidades administrativas, el encargado del archivo, quien presidirá, y un Asesor Jurídico o el representante de la Sección Legal, y deberán sesionar cada dos meses.




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Artículo 29.—Cada Subcomité de Selección y Eliminación de Documentos tendrá, al menos, las siguientes funciones:
 
a) Elaborar la tabla de plazos de conservación de documentos, según los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y remitirla a dicho Comité para su debida aprobación.
b) Evaluar y proponer el valor administrativo y legal de los documentos.
c) Coordinar su labor con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos.
d) Proponer los documentos que deben microfilmarse, digitalizarse o someterse a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, respetando la legislación vigente para estos casos.
e) Cualquier otra que le establezca el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

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Artículo 30.—Los miembros del Subcomité de Selección y Eliminación de Documentos, definirán con la asesoría del Archivo Central, su programa de trabajo y normas internas de actuación, respetando la normativa emanada del Archivo Central y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de Bancrédito y de conformidad con lo que al respecto dicta la Ley N° 7202 y su Reglamento, así como lo que disponen las políticas dictadas por la Junta Directiva General y la Administración Superior del Banco.




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CAPÍTULO III
 
Disposiciones finales
 
Artículo 31.—Todos los funcionarios Bancrédito quedan obligados, por este Reglamento, a acatar las siguientes normas archivísticas:
 
a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.
b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.
c) Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y uso de los documentos, de lo cual deberán ser informados oportunamente.
d) Hacer un correcto uso de la información.

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Artículo 32.—El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan, será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan los reglamentos internos, la Ley N° 7202 y su Reglamento, así como cualquier otra normativa vigente en relación con esta materia.




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Artículo 33.—Este Reglamento es complementario de lo establecido en la Ley Nº 7202 del Sistema de Archivos Nacionales y su Reglamento en lo que concierna a Bancrédito.
 
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
 
Cartago, 3 de julio de 2003.
 

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Fecha de generación: 31/03/2020 01:41:42 a.m.
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