Texto Completo acta: 6BB0B
No 24023
No 24023
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE CULTURA,
JUVENTUD Y DEPORTES
Con
fundamento en el artículo 25.1 de la Ley General de la Administración Pública.
Considerando:
1°-Que para lograr un cabal cumplimiento de lo que dispone la
Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990, es
necesario contar con un Reglamento que aclare y explique las obligaciones que
establece la mencionada ley.
2°-Que la Dirección General del Archivo Nacional se propone
como objetivo principal de la publicación y cumplimiento del presente
Reglamento, la óptima organización, conservación y facilitación de los Archivos
Públicos, Privados y Particulares de Costa Rica; y en última instancia
garantizar la salvaguardia del Patrimonio Documental de la Nación. Por
tanto,
Decretan:
Reglamento de la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
CAPITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°-El presente reglamento complementa la Ley del Sistema
Nacional de Archivos con referencia a:
I.
Disposiciones Generales.
II.
De la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
III.
De la Dirección General del Archivo Nacional.
IV.
De las funciones archivísticas.
V.
De la organización y funcionamiento de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos.
VI.
De los Archivos Administrativos Públicos.
VII.
De los Archivos Privados y Particulares
VIII.
Disposiciones finales.
Ficha articulo
- Artículo 2°El Sistema Nacional de Archivos
creado mediante la ley que se reglamenta, comprende los archivos de:
-
- a. Poder Legislativo, entre ellos los archivos de la
Asamblea Legislativa y la Contraloría General de la República.
-
- b. Poder Judicial: Archivo Judicial, Archivo del Organismo
de Investigación Judicial, Archivo de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia, del
Ministerio Público, de la Dirección Administrativa, entre otros.
-
- c. Poder Ejecutivo: Tales como el archivo de la Presidencia
de la República, del Consejo de Gobierno, los ministerios, sus direcciones generales,
departamentos y demás dependencias en todo el país.
-
- d. Tribunal Supremo de Elecciones: el Archivo del Tribunal,
del Registro Civil y cualquier otro que le competa.
-
- e. Los archivos de instituciones públicas descentralizadas,
municipalidades, empresas del Estado organizadas como sociedades anónimas y los de los
demás entes públicos con personería jurídica y capacidad de derecho público y
privado.
-
- f. Los archivos privados y particulares que deseen formar
parte del Sistema Nacional de Archivos.
-
- Todos estos archivos regularán su funcionamiento de acuerdo
con la Ley No 7202, del 24 de octubre de 1990, el presente reglamento y los
acuerdos correspondientes de la Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo
Nacional.
-
Ficha articulo
Artículo 3°Los archivos a los que se refiere el artículo
anterior, son las entidades y unidades administrativas de instituciones que reúnen,
conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan la
documentación producida, tanto con valor administrativo como con valor
científico-cultural.
La documentación, previamente seleccionada de acuerdo con lo que
dispone el capítulo cuarto de la ley que se reglamenta, será transferida a las
diferentes etapas de archivo: de los archivos de gestión u oficina, a los centrales; y de
éstos a la Dirección General del Archivo Nacional, después de veinte años de producida
la documentación, con excepción de lo que establecen los artículos 30 y 53 de la Ley
que se reglamenta. A la Dirección General del Archivo Nacional, ingresarán sólo los
documentos declarados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, con valor científico-cultural y de conservación permanente.
Ficha articulo
Artículo 4°Cuando fuere necesaria la salida temporal de
algún documento con valor científico-cultural, fuera del país, la institución
interesada hará la solicitud correspondiente a la Dirección General del Archivo
Nacional, quien la elevará a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
documentos para que resuelva si procede o no la autorización de salida. Si se permite, el
Director General del Archivo Nacional, gestionará la publicación del respectivo decreto.
Ficha articulo
Artículo 5°El Director General del Archivo Nacional y los
Jefes o Encargados de los Archivos Públicos, deberán denunciar y dar seguimiento, ante
el Ministerio Público de la apropiación ilegal de documentos producidos en las
instituciones públicas, para la aplicación de lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la
ley que se reglamenta.
Ficha articulo
- CAPITULO II
-
- De la Junta Administrativa del Archivo Nacional
-
- Artículo 6°
La Junta Administrativa del Archivo
Nacional, como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, formulará las políticas
archivísticas del país y recomendará las estrategias para el adecuado desarrollo del
Sistema, todo conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la ley que se reglamenta.
Todos sus acuerdos serán ejecutados por la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 7°- La Junta Administrativa estará constituida de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley que se reglamenta.
Ficha articulo
- Artículo 8°A la Asamblea que convoca la Junta
Administrativa del Archivo Nacional para integrar una terna de archivistas, se convocará:
a los archivistas graduados de un Centro de Educación Superior y a aquellos que laboran
en archivos públicos y privados.
-
- La terna únicamente la podrán integrar los archivistas
graduados de un Centro de Educación Superior, que se desempeñan como tales en alguno de
los archivos de las instituciones a las que se refiere el artículo 2° de la Ley que se
reglamenta.
Ficha articulo
Artículo 9°- La Asamblea General de Archivistas se realizará en el mes de febrero cada dos años o cuando sea necesario integrar una nueva terna. La convocatoria se hará a través de un medio de comunicación escrita de amplia circulación.
Ficha articulo
- Artículo 10.La Junta Administrativa del
Archivo Nacional integrará su Directorio de la siguiente manera:
-
- En la primera sesión ordinaria de cada año, entre los
mismos miembros y por simple mayoría de votos eligirán un vicepresidente, un secretario,
un tesorero, un fiscal y dos vocales. El Presidente será el Ministro de Cultura, Juventud
y Deportes o su representante. El Director General del Archivo Nacional, será el Director
Ejecutivo de la Junta Administrativa.
Ficha articulo
- Artículo 11.La Junta Administrativa del
Archivo Nacional acordará los días y horas de las sesiones ordinarias, que se
realizarán en la sede de la Dirección General del Archivo Nacional. Extraordinariamente
se reunirá cuando la misma Junta lo juzgue necesario o cuando el Director Ejecutivo la
convoque o por lo menos la tercera parte de sus miembros solicite al Director Ejecutivo.
-
- La convocatoria a reuniones extraordinarias deberá hacerse
con un mínimo de 24 horas de anticipación, indicándose concretamente los asuntos a
tratar.
Ficha articulo
- Artículo 12.La asistencia a la sesiones es
obligatoria para los miembros de la Junta y su no presencia debe justificarse ante la
misma Junta a más tardar en la sesión siguiente, por escrito.
-
- Más de tres ausencias injustificadas obligan a la Junta a
poner ese hecho en conocimiento del órgano representado para los efectos
correspondientes.
Ficha articulo
Artículo 13.Los miembros de la Junta deberán trabajar con
toda dedicación y empeño en la consecución de los fines y objetivos establecidos en el
artículo 11 de la Ley que se reglamenta.
Ficha articulo
Artículo
14.-Los miembros de
la Junta
devengarán una dieta de ¢ 5.000,00
(cinco mil colones)
por cada sesión a la que asistan, no pudiendo ser más de seis sesiones
remuneradas por mes. Dicha dieta se ajustará anualmente de conformidad con el
índice de inflación que determine el Banco Central de Costa Rica.
Los
Directores que lo desean, podrán renunciar a esta remuneración cuando lo
consideren oportuno. Los funcionarios públicos que integren
la Junta
, sólo tendrán derecho a devengar dietas, si no se produce superposición
horaria con sus labores ordinarias, de acuerdo con lo que establece el artículo
49 de
la Ley
de Administración Financiera de
la República
.
(Así
reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 26424 de 17 de
setiembre de 1997).
Ficha articulo
Artículo 15.- En el mes de junio de cada año, cada miembro de la Junta Administrativa deberá presentar un informe de su labor ante la persona o entidad que representa, con copia para la Junta Administrativa. En caso de no presentarse en el mes inmediato siguiente, el fiscal de la Junta reportará el incumplimiento a la entidad o persona representada.
Ficha articulo
Artículo 16.- El quórum para las sesiones será el que dispone el párrafo final del Artículo 14 de la Ley que se reglamenta.
Ficha articulo
Artículo 17.- Además del personal permanente de la relación de puestos de la Dirección General del Archivo Nacional, la Junta Administrativa del Archivo Nacional podrá nombrar el personal administrativo, técnico y profesional necesario para el cumplimiento de sus fines y los de la Dirección General del Archivo Nacional, como cargo fijo o por contrato a plazo determinado.
Ficha articulo
Artículo 18.- Todos los funcionarios de la Dirección General del Archivo Nacional, estarán bajo el régimen del Estatuto de Servicio Civil, de acuerdo con lo que dispone el artículo 191 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, excepto lo establecido en el artículo anterior.
Ficha articulo
Artículo 19.- Los servicios y publicaciones de carácter cultural y educativo que patrocina la Junta Administrativa, serán vendidos sin fines de lucro. Su precio será fijado por la Junta Administrativa. El Director Ejecutivo decidirá qué porcentaje de las publicaciones serán obsequiadas o canjeadas.
Ficha articulo
- Artículo 20.Las sesiones se desarrollarán
conforme al orden del día, que confeccionará el Secretario y que deberá contener:
-
- a. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
- b. Correspondencia.
- c. Informe del Presidente.
- d. Informe del Director Ejecutivo.
- e. Informe del Tesorero.
- f. Asuntos pendientes.
- g. Asuntos varios o mociones.
Ficha articulo
Artículo 21.- Los acuerdos, mociones y demás disposiciones aprobadas o rechazadas por la Junta, podrán ser revisados por una sola vez, a solicitud del Director Ejecutivo, o de uno de sus miembros, o cualquier tercero con interés legítimo y directo antes de la aprobación del acta respectiva, siempre que no se trate de acuerdos firmes.
Ficha articulo
- Artículo 22.El Presidente, el Tesorero, el
Secretario y el Director Ejecutivo de la Junta serán los personeros autorizados para
firmar los cheques, emitidos por esa Junta Administrativa.
-
- Cubrirán su responsabilidad mediante pólizas de fidelidad
extendidas por el Instituto Nacional de Seguros, cuyo costo cubrirá la Junta.
Ficha articulo
- Artículo 23.Son
funciones del Presidente de la Junta:
-
- a.Presidir y dirigir las
sesiones ordinarias y extraordinarias.
-
- b.Representar judicial y
extrajudicialmente a la Junta Administrativa.
-
- c.Firmar junto con el Secretario
las actas aprobadas de las sesiones.
-
- d.Velar por el cumplimiento
oportuno y responsable de los fines y objetivos de la Junta Administrativa.
-
- e.Formar parte él o su
representante, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos.
-
- Las demás funciones que le
atribuyan leyes, reglamentos o acuerdos de la Junta Administrativa.
-
Ficha articulo
Artículo 24.En caso de ausencia, el Presidente será
sustituido por el Vicepresidente con las mismas funciones y atribuciones. En caso de no
estar presente ninguno de los anteriores, presidirá el primer vocal o el segundo,
siguiendo este orden.
Ficha articulo
- Artículo 25.Son funciones del Secretario:
a. Preparar junto con el
Director Ejecutivo el orden del día de cada sesión.
b. redactar y llevar las actas
de las sesiones ordinarias y extraordinarias que la Junta Administrativa celebre.
c. Pasar al libro respectivo el
acta de cada sesión y firmarlas conjuntamente con el Presidente.
d. Redactar y tramitar la
correspondencia de la Junta Administrativa. e. Llevar el control de asuntos pendientes y
seguimiento de acuerdos.
f. Cumplir responsable y
oportunamente con los objetivos y fines de la Junta.
g. Las demás que le atribuyan
leyes, reglamentos o acuerdos de la Junta Administrativa.
Ficha articulo
- Artículo 26.Son funciones del Tesorero:
-
- a. Coordinar, supervisar y controlar las labores de la
Tesorería de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
-
- b. Coordinar sus labores con el Departamento Administrativo
Financiero de la Dirección General del Archivo Nacional.
-
- c. Llevar registros para ejercer el adecuado control
financiero-contable de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
-
- d. Presentar a la Junta Administrativa del Archivo Nacional,
en el mes de marzo de cada año, un informe anual de Tesorería, e informar mensualmente,
de su estado económico y financiero, incluidas las adquisiciones hechas por compra
directa. Ambos informes se presentarán por escrito.
-
- e. Presentar a la Junta Administrativa, conjuntamente con el
Director Ejecutivo, los proyectos de presupuesto ordinarios y extraordinarios,
modificaciones, licitaciones, entre otros, para ser aprobados por esa Junta.
-
- f. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y
fines de la Junta.
-
- g. Las demás funciones que le atribuyan otras leyes,
reglamentos y acuerdos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Ficha articulo
- Artículo 27.Son funciones del fiscal:
-
- a. Examinar y supervisar todas las cuentas, operaciones,
procedimientos y actuaciones realizadas por la Junta, para constatar que sean correctas y
apegadas a la Ley.
-
- b. Supervisar la pronta y correcta ejecución de los
acuerdos de la Junta.
-
- c. Velar por el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos
atinentes a la Junta.
-
- c. Velar por el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos
atinentes a la Junta.
-
- d. Efectuar cualquier otra labor de fiscalía que le asigne
la misma Junta y otras leyes y reglamentos.
-
- e. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y
fines de la Junta.
Ficha articulo
- Artículo 28.Son funciones de los vocales
según el orden correspondiente:
-
- a. Suplir en las ausencias temporales al Presidente,
Vicepresidente y demás directores.
-
- b. Cualquier otra función que le asignen las leyes,
reglamentos y acuerdos de la Junta.
-
- c. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y
fines de la Junta.
Ficha articulo
- Artículo 29.Son funciones del Director
Ejecutivo:
-
- a. Colaborar en la elaboración y revisión de los
presupuestos ordinario y extraordinario de la Junta, así como de sus modificaciones.
-
- b. Presentar conjuntamente con el Tesorero los proyectos de
presupuesto y modificaciones, a conocimiento de la Junta Administrativa, para su
aprobación.
-
- c. Firmar las órdenes de compra, relacionadas con la
adquisición de bienes o servicios acordados por la Junta Administrativa.
-
- d. Ejecutar todos los acuerdos de la Junta Administrativa.
-
- e. Presentar a conocimiento de la Junta el programa de
labores y la evaluación anual de la Dirección General del Archivo Nacional.
-
- f. Presentar a la Junta proyectos relacionados con la
fijación de políticas archivísticas a nivel nacional.
-
- g. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias de
la Junta Administrativa.
-
- h. Las demás funciones que le asignen las leyes,
reglamentos y acuerdos de la Junta.
Ficha articulo
- CAPITULO III
-
- De la Dirección General del Archivo Nacional
-
- Artículo 30.
La Dirección General del Archivo
Nacional es una entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del
Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.
Ficha articulo
Artículo 31.La Dirección General del Archivo Nacional, como
órgano desconcentrado, tiene independencia funcional, al otorgarte la ley que se
reglamenta la función técnica especial de ejecutar las políticas archivísticas a nivel
nacional.
Ficha articulo
- Artículo 32.La
Dirección General del Archivo Nacional estará constituida por:
-
- La Junta Administrativa del
Archivo Nacional, la Dirección General, la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos y los departamentos y secciones necesarios para el cumplimiento
de sus fines.
Ficha articulo
Artículo 33.- El Director General del Archivo Nacional, será el responsable de la buena marcha de la institución, del cumplimiento de la Ley 7202 del 24 de octubre de 1990, y del presente reglamento, así como de las funciones descritas en los artículos 23, 28 y 29 de la Ley que se reglamenta.
Ficha articulo
Artículo 34.- A la Dirección General del Archivo Nacional le corresponde conservar, organizar y facilitar el Patrimonio documental del país, y ejercer las funciones que le competen a través de la Junta Administrativa del Archivo Nacional como autoridad máxima del Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
Artículo 35.El Departamento Administrativo Financiero se
hará cargo de todas las funciones relativas a la administración y finanzas de la
institución, dentro de las cuales destacan los servicios generales, la recepción e
información, la administración de personal, los asuntos contables y financieros, la
formulación, ejecución y control presupuestario y la Proveeduría. Asimismo estará a
cargo del adiestramiento, capacitación y perfeccionamiento de los funcionarios de la
Dirección General, y de la dirección y ejecución de cursos especializados a los
servidores públicos costarricenses y extranjeros. Administrará el funcionamiento de las
salas de reuniones, salas de adiestramiento y la cafetería de la Dirección General.
Ficha articulo
Artículo 36.- El Departamento Archivo Notarial, organizará, conservará y facilitará los documentos notariales, protocolos e índices, de los últimos cien años. Asimismo emitirá las reproducciones notariales, elaborará un inventario de testamentos, evacuará consultas en sus despachos de atención al público y cumplirá cualesquiera otras funciones que le asigne la legislación notarial u otras leyes y reglamentos.
Ficha articulo
Artículo 37.- El Departamento de Conservación tendrá a su cargo todas las funciones relacionadas con la conservación de documentos, medidas de preservación y restauración, publicaciones y reprografía documental: microfilmación, fotografía, grabación, entre otros.
Ficha articulo
Artículo 38.- El Departamento Documental asesorará la organización y creación de Archivos Centrales y de Gestión, inspeccionará periódicamente esos archivos, adiestrará al personal especializado que labora en ellos, valorará y seleccionará los documentos para efectos de conservación. Reunirá, clasificará, ordenará, describirá, seleccionará, administrará y facilitará el patrimonio documental que custodia la Dirección General, excepto los documentos notariales de los últimos cien años, que están a cargo del Departamento Archivo Notarial. Los fondos estarán organizados en las secciones y series documentales que sean necesarias.
Las salas de consulta, las salas de exposición y la biblioteca especializada, estarán a su cargo.
Ficha articulo
Artículo 39.Los diferentes departamentos y secciones que
conforman la Dirección General del Archivo Nacional, evacuarán toda clase de consultas y
las solicitudes de reproducción de sus fondos documentales, -fotocopias, certificaciones,
testimonios notariales, reproducciones audiovisuales-,se despacharán por estricto orden
de recepción. Todo servicio contemplado en este Reglamento y la Ley que se reglamenta,
pagará las tasas y costos debidamente autorizados por ley y por la Junta Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 40.- Los Jefes de Departamentos y secciones así como los responsables de otras unidades además de sus tareas específicas, serán los inmediatos colaboradores de la Dirección General del Archivo Nacional, particularmente en aquellas labores que tiendan a mejorar el funcionamiento de esta institución y la formación de sus subalternos, así como la de los funcionarios de los archivos del Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
Artículo 41.La Dirección General del Archivo Nacional
laborará con planes anuales de trabajo formalmente preparados. Cuando la Dirección
General lo considere conveniente, se reunirá con los Jefes de Departamento para evaluar
el cumplimiento de las metas propuestas y otros asuntos importantes independientemente de
los informes escritos y cualquier otro que se establezca.
Ficha articulo
- PUBLICACIONES
-
- Artículo 42.Una de
las funciones primordiales de la Dirección General del Archivo Nacional, será la
publicación y divulgación de trabajos relacionados con la Archivística y ciencias
afines. Para tal efecto existirá una Comisión Editora de las publicaciones, que será
integrada por el Director General del Archivo Nacional, quien será además el Director de
la Revista del Archivo Nacional; el Subdirector del Archivo Nacional; el Coordinador o
Director de la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica un Académico
representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica; y un Filólogo
representante de la Escuela de Filología de la Universidad de Costa Rica. Estos dos
últimos serán escogidos por el Director General del Archivo Nacional de una terna que se
le enviará. Integrarán la Comisión en períodos de dos años pudiendo ser reelectos.
Ficha articulo
- Artículo 43.La Comisión Editora de las
publicaciones de la Dirección General del Archivo Nacional, se reunirá como mínimo una
vez cada tres meses y en todo caso, será convocada por el Director General del Archivo
Nacional, quien la presidirá. Las funciones de la Comisión Editora, serán entre otras:
-
- a. Determinar y aprobar el contenido de cada una de las
publicaciones que se harán dentro de las colecciones: Revista del Archivo Nacional y
Cuadernillos del Archivo Nacional. Esta última está compuesta por las siguientes series:
Que es y que hace un Archivo, Serie Instrumentos Descriptivos y Ensayos.
-
- b. Revisar y aprobar las colaboraciones que se presenten
para su publicación, y verificar que se cumplan las directrices que la misma Comisión
Editora definirá.
-
- c. Tomar todas las previsiones necesarias para llevar a cabo
las publicaciones:
- presupuesto, diseño, carátula, entre otras.
-
- d. Velar porque el autor de cada artículo revise la
impresión final de su trabajo.
-
- e. El Departamento Documental de la Dirección General del
Archivo Nacional se encargará de transcribir y confrontar los documentos, cuando fuere
necesario.
-
- f. La Comisión Editora solicitará a la Junta
Administrativa del Archivo Nacional que fije el precio de venta de las publicaciones.
-
- g. Cualquier otra función atinente a su labor.
Ficha articulo
BIBLIOTECA
Artículo 44.La Dirección General contará con una
biblioteca especializada en Ciencias Sociales y Archivística, la cual dependerá del
Departamento Documental.
Ficha articulo
Artículo 45.- Las colecciones de libros que se encuentran en la Biblioteca especializada de la Dirección General del Archivo Nacional, estarán al servicio del público y podrán ser consultadas en las salas designadas para ese efecto.
Ficha articulo
Artículo 46.- Los jefes de las salas de consulta y de la Biblioteca, velarán por el cumplimiento de lo que establece el artículo 26 de la ley que se reglamentó. En caso de que algún investigador no cumpla con esta disposición, la Dirección General tomará las medidas internas correspondientes.
Ficha articulo
- ADIESTRAMIENTO
-
- Artículo 47.
La Dirección General del Archivo
Nacional ofrecerá programas de formación y capacitación, que consisten en cursos de
participación y aprovechamiento, conferencias, charlas, seminarios, pasantías, entre
otros, en los siguientes niveles:
a. Institucional.
b. Interinstitucional.
c. Internacional.
Ficha articulo
Artículo 48.- A nivel institucional, las actividades de capacitación se desarrollarán de acuerdo con las necesidades y normas internas, y serán debidamente planificadas por medio de estudios de detección de necesidades, en los que participarán todos los funcionarios de la institución.
Ficha articulo
Artículo 49.- A nivel interinstitucional: para estas actividades, dirigidas especialmente a funcionarios públicos involucrados con el quehacer archivístico, se requerirá la presentación de una solicitud por escrito, de la institución interesada por lo menos con un mes de anticipación. Las solicitudes serán atendidas por estricto orden de recibo.
Ficha articulo
Artículo 50.-La sede de las actividades a que se refiere el artículo anterior, será la misma de la Dirección General del Archivo Nacional, pudiéndose trasladar a otra institución beneficiada con el programa, en cuyo caso le corresponderá a la unidad de capacitación de esta última, coordinar la actividad.
Ficha articulo
- Artículo 51.Los funcionarios beneficiados con
estos Programas, deben cumplir por lo menos las siguientes condiciones: trabajar en
estrecha relación con los archivos y ocupar una plaza en propiedad.
-
- Esta información se hará constar en la carta de solicitud,
firmada por el jefe inmediato del interesado.
-
Ficha articulo
Artículo 52.- La Dirección General del Archivo Nacional establecerá, cuando lo considere necesario, los aranceles y honorarios correspondientes de los diferentes cursos.
Ficha articulo
Artículo 53.- A nivel internacional la Dirección General del Archivo Nacional organizará actividades de capacitación tales como cursos, pasantías, asesorías, seminarios, etc. También tendrá a su cargo el Centro de Capacitación de la Organización de Estados Americanos con sede en Costa Rica, el cual realiza entre otras actividades, el curso de Administración de Archivos, auspiciado por ese organismo internacional, el cual estará dirigido a becarios de Norte, Centroamérica y el Caribe. El Director del Centro será el Director General del Archivo Nacional y tendrá un coordinador general que será el Jefe de la Sección de Adiestramiento de la misma institución.
Ficha articulo
Artículo 54.- El número y la selección de los becarios costarricenses al curso referido en el artículo anterior, es potestad del Director General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 55.- Este curso será coordinado con la Dirección General de Servicio Civil, cuando la participación costarricense sea igual o mayor al 50% de la participación total; en caso contrario, únicamente se informará de la actividad y cada participante en forma personal, deberá tramitar el reconocimiento ante esa Dirección General.
Ficha articulo
Artículo 56.- La Dirección General contará con una Sala de Docencia debidamente equipada, con el fin de llevar a cabo las diferentes actividades del programa de adiestramiento.
Ficha articulo
Artículo 57.- Con excepción de lo indicado en el articulo 56, todas las actividades de adiestramiento contarán con el reconocimiento oficial de la Dirección General de Servicio Civil.
Ficha articulo
CAPITULO IV
De las funciones archivísticas
Artículo 58.Las funciones archivísticas a realizar en la
organización de los archivos que pertenecen al sistema son: reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos
producidos o recibidos.
Ficha articulo
- REUNIR
-
- Artículo 59.
Los Archivos que conforman el Sistema
Nacional de Archivos deberán: reunir en sus oficinas y repositorios los documentos
producidos como resultado de sus funciones y actividades por las unidades administrativas
e instituciones, de acuerdo con los plazos y requisitos de transferencia que establece
este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 60.- Los Archivos Centrales que conforman el Sistema serán los responsables de reunir los documentos producidos por los Archivos de Gestión de la institución a la cual pertenecen.
Ficha articulo
Artículo 61.- Los plazos de transferencia de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales, y de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional, se fijarán en las tablas de plazos de conservación, de acuerdo con lo que establece el artículo siguiente.
Ficha articulo
Artículo 62.- Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos:
a. Archivos de gestión: los documentos permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante un promedio de cinco años, de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación.
b. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con valor administrativo y legal pasarán a los Archivos Centrales de cada entidad, en donde permanecerán alrededor de 15 años. Posteriormente serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional, aquellos que tengan valor científico-cultural, previa determinación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
c. Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General del Archivo Nacional, previa autorización de esta Dirección.
Ficha articulo
Artículo 63.- La transferencia de una etapa a otra debe hacerse con la documentación debidamente clasificada, ordenada y acompañada por la respectiva lista de remisión por triplicado. Una copia se devolverá como recibo a la oficina o entidad correspondiente, otra formará parte del Registro General de Ingresos y la tercera se incorporará al Registro que se lleva de la oficina o entidad que remite la documentación. Las dos últimas copias quedarán en el archivo que recibe.
Ficha articulo
- Artículo 64.Además de lo establecido en el
artículo anterior, la transferencia de documentos a los Archivos Centrales y a la
Dirección General del Archivo Nacional se ajustará a lo siguiente:
-
- a. La oficina o entidad solicitará la transferencia por
escrito un mes antes de la fecha planeada para efectuar el envío.
-
- b. Los documentos que ingresarán a la Dirección General
del Archivo Nacional, deberán venir acompañados de la declaratoria de valor
científico-cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos.
-
- c. La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos
Centrales, deberán autorizar por escrito, si procede, la transferencia solicitada y
fijarán la fecha en que ésta se llevará a cabo.
-
- d. Los documentos que ingresen a la Dirección General del
Archivo Nacional, deberán estar en perfecto estado de limpieza, operación que se
realizará durante el mes anterior a la remisión, de acuerdo con las directrices dictadas
por el Departamento de Conservación de la Dirección General.
-
- e. El personal correspondiente de la Dirección General del
Archivo Nacional y de los Archivos Centrales deberá confrontar, con personas de la
oficina o institución remitente, los documentos con sus listas de remisión. En un plazo
prudencial reportarán los faltantes o cualquier otra anomalía que se encontrare.
-
- f. Si los documentos están microfilmados ingresarán con
las respectivas micropelículas o microfichas.
-
- g. Otras disposiciones emanadas por la Dirección General
del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 65.- Si en alguna institución existen documentos de valor científico-cultural que han cumplido 20 anos de gestados, plazo para ser remitidos a la Dirección General del Archivo Nacional, y la institución no ha solicitado su transferencia, la Dirección General requerirá por escrito su remisión y fijará la fecha para que ésta se lleve a cabo.
Ficha articulo
- CONSERVAR
-
Artículo 66.Conservar es la función cuyo
objeto específico es evitar, detener y reparar el deterioro y los danos sufridos por los
documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y
restauración.
Ficha articulo
Artículo 67.- Los Archivos de Gestión y los Centrales están obligados a conservar adecuadamente sus documentos con los medios a su alcance, y con la asesoría y adiestramiento de la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
- Artículo 68.Los Archivos del Sistema, al
realizar labores de conservación de documentos, lo harán de acuerdo con las últimas
técnicas en esa especialidad, y con las siguientes directrices:
-
- a. A la Dirección General del Archivo Nacional le
corresponde asesorar y adiestrar en materia de conservación a todos los archivos del
Sistema.
-
- b. Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus
documentos, factores físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del
documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación
atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin
contarán como mínimo con: locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de
ácido para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra
inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 69.- Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 70.- La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.
Ficha articulo
- Artículo 71.La Dirección General del Archivo
Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de
preservación y control de los documentos y sus locales:
-
- a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios
del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.
-
- b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos
los lugares donde se mantenga documentación.
-
- c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas
libres de ácido.
-
- d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse
a limpieza periódica.
-
- e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz
artificial.
-
- f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e
indirectos en las áreas de depósito.
-
- g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo
posible entre un 45% y un 55%.
-
- h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo
posible entre los 18°C y 22°C.
-
- i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente
de material no flamable.
-
- j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del
fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
-
- k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar
su deterioro.
-
- l. En los depósitos debe existir un buen sistema de
ventilación, para evitar focos de humedad.
-
- m. Se deben realizar revisiones periódicas en los
depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.
-
- n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe
protegerse la entrada directa de luz solar.
-
- ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura
entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10 cm entre
- el suelo y el primer estante.
-
- o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a
1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
-
- p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor
trato por parte de archivistas y usuarios en general.
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Artículo 72.- La restauración tiene como fin recuperar la integridad física y funcional de los documentos, mediante la corrección de las alteraciones sufridas, y restituirles en la medida de lo posible a su estado original.
Ficha articulo
Artículo 73.- La reprografía es la reproducción de un documento, por medio de la microfilmación, fotografía, grabación, o cualquier otro medio.
Ficha articulo
Artículo 74.- La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos del Sistema, antes de iniciar un proceso de microfilmación, deberán estudiar y comparar sus costos con los de la conservación de documentos en su forma original, de manera que se microfilmen aquellos que tienen el valor y la importancia suficientes que justifiquen la inversión económica.
Ficha articulo
Artículo 75.- Los documentos a microfilmar deberán estar debidamente clasificados, ordenados y contarán con el índice de localización respectivo, cuando sea necesario.
Ficha articulo
- Artículo 76.La microfilmación se realizará
atendiendo a razones de:
-
- a. Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos
documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del
papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del
documento por cualquier otra circunstancia.
-
- b. Complemento: Para complementar los fondos cuando los
documentos originales relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares.
-
- c. Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y
de investigación de las dependencias y de los archivos.
-
- d. Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar
espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible
y legal de acuerdo con lo que dispone el artículo 3 de la Ley Nº4273 sobre
microfilmación de documentos.
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Artículo 77.- Las micropelículas originales, producto de la microfilmación que se realizará en la Dirección General del Archivo Nacional y en los Archivos del Sistema, deberán ser depositadas en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para su conservación y que se encuentre fuera de sus instalaciones. Este original no será usado en consultas de rutina. De él se obtendrán solamente las copias necesarias para brindar el servicio a los usuarios en general.
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Artículo 78.- Para la eliminación de los documentos microfilmados se deberá solicitar la autorización correspondiente a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos.
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- CLASIFICAR
-
Artículo 79.La clasificación es la técnica
mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características
comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.
Ficha articulo
Artículo 80.- Los sistemas de clasificación existentes son:
a. Clasificación Orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica
de la institución para clasificar los documentos.
b. Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
c. Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
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- Artículo 81.Corresponderá
a la Dirección General del Archivo Nacional asesorar y aprobar los cuadros de
clasificación que elaboren los archivos pertenecientes al Sistema, cuando así lo
soliciten.
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- ORDENAR
-
- Artículo 82.La
ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como
su colocación en el espacio físico correspondiente.
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- Artículo 83.Los métodos de ordenación a
utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.
-
- a. Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas,
cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación onomástica, que
corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los
nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.
-
- b. Cronológico: Los elementos que componen este método de
ordenación son el año, mes y día del documento.
-
- c. Numérico: Consiste en la asignación de números a los
documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.
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- DESCRIBIR
-
Artículo 84.Se entenderá por descripción
documental el proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que
facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales.
Ficha articulo
Artículo 85.- En todo archivo se elaborará un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta.
Ficha articulo
Artículo 86.- El programa descriptivo en los archivos de gestión, dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación. En los Archivos Centrales a los inventarios y listas de remisión, y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios.
Ficha articulo
- SELECCIONAR
-
- Artículo 87.
Seleccionar es el método mediante el
cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su
eliminación o su conservación.
Ficha articulo
Artículo 88.Todas las actividades relativas a la selección
documental se definirán en el Capítulo V: "De la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos" del presente reglamento.
Ficha articulo
- ADMINISTRAR
-
- Artículo 89.
La administración consiste en
establecer y ejecutar la planeación, la organización, la integración del personal, la
dirección y el control que rigen las labores desarrolladas en los archivos.
Ficha articulo
Artículo 90.- Las instituciones a las que pertenecen los archivos del sistema, suministrarán los recursos necesarios para la administración adecuada de sus archivos.
Ficha articulo
- FACILITAR
Artículo 91.La facilitación consiste en poner
los documentos a disposición del ente productor, los usuarios y el público en general.
Ficha articulo
Artículo 92.Los Archivos de Gestión, Centrales y Finales o
Históricos, están en la obligación de facilitar sus documentos, de acuerdo con lo que
establece el Artículo 30 de la Constitución Política, y los artículos 10, 23 y 42 de
la Ley que se reglamenta, para lo cual establecerán en sus respectivas instituciones las
normas que consideren convenientes para este fin.
Ficha articulo
- Artículo 93.La Dirección General del Archivo
Nacional facilitará y divulgará su fondo documental, que consiste en documentos
textuales, gráficos, audiovisuales y automatizados, a los usuarios y al público en
general, mediante las siguientes actividades:
-
- a. Consulta
-
- b. Reproducciones
-
- c. Préstamo
-
- d. Exposiciones
-
- e. Publicaciones
-
- f. Visitas Guiadas
-
- g. Otras con el mismo fin.
Ficha articulo
- CONSULTA
-
- Artículo 94.
La Dirección General del Archivo
Nacional, contará con las salas de consulta y despachos de atención al público que sean
necesarios para prestar este servicio, con el horario que establezca esta Dirección.
Ficha articulo
Artículo 95.- La Dirección General del Archivo Nacional establecerá mediante normas internas los requisitos para la atención al público en las salas de consulta y despachos de atención. Dichas normas podrán ser aplicadas en los archivos que pertenecen al sistema.
Ficha articulo
- Artículo 96.Las principales normas que se
observarán en las salas de consulta y despachos de atención serán:
-
- a. El usuario deberá identificarse previamente con la
presentación de su documento de identidad.
-
- b. No fumar, comer o beber.
-
- c. No rayar, calcar o escribir sobre los documentos.
-
- d. No sacar las tarjetas de los ficheros.
-
- e. Se prohibe el acceso al área de ficheros.
-
- f. Se observará buen comportamiento y se guardará
silencio.
-
- g. El equipo existente que se utiliza para facilitar la
consulta, debe ser tratado adecuadamente y en caso de daño el usuario responderá por su
reparación.
Ficha articulo
Artículo 97.- Si se incumplieran las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, el usuario podrá ser retirado de las salas de consulta y despachos de atención.
Ficha articulo
Artículo 98.- La Dirección General del Archivo Nacional, facilitará la consulta de sus fondos documentales a excepción de que existan restricciones al acceso por leyes o resoluciones especiales.
Ficha articulo
- REPRODUCCIONES
-
- Artículo 99.La
Dirección General del Archivo Nacional, facilitará al usuario los servicios de
reprografía para documentos textuales, gráficos y audiovisuales. El usuario deberá
pagar el costo de las reproducciones.
Ficha articulo
Artículo 100.- Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación textual audiovisual, fotografías, cassettes, filmaciones, entre otros, con fines de investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes a la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
- Artículo 101.Los documentos coloniales no se
fotocopiarán excepto en los siguientes casos:
-
- a. Aquellos que se encuentren microfilmados y cuya
reproducción debe hacerse directamente del microfilm.
-
- b. Aquellos que sean autorizados expresamente por el
Director General.
Ficha articulo
Artículo 102.- Los documentos textuales posteriores a 1821, que custodia la Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos del Sistema, podrán ser fotocopiados, dependiendo de su estado de conservación y de las restricciones legales vigentes.
Ficha articulo
Artículo 103.- Cuando el deterioro de los documentos es evidente, la Dirección General podrá retirarlos temporal o permanentemente de la consulta del público.
Ficha articulo
Artículo 104.- El Director General del Archivo Nacional autorizará la salida de documentos textuales, gráficos y audiovisuales para ser reproducidos fuera de sus instalaciones, en el caso de que no se cuente con el equipo necesario para hacerlo y atendiendo las restricciones estipuladas en los artículos 101 y 102 del presente reglamento y otras directrices internas.
Ficha articulo
Artículo 105.- Los fondos documentales de la Dirección General del Archivo Nacional y de los Archivos del Sistema, podrán ser reproducidos para cumplir con los trámites de constancias, certificaciones y testimonios que se expedirán a solicitud de los usuarios, quienes cancelarán las especies fiscales, tasas y otros costos establecidos de acuerdo con las leyes vigentes.
Ficha articulo
Artículo 106.- En cuanto a la expedición de certificaciones y testimonios de instrumentos públicos, insertos en los protocolos notariales, se hará de acuerdo con lo que dispone la legislación notarial vigente.
Ficha articulo
- PRÉSTAMO
-
Artículo 107.La Dirección General del Archivo
Nacional facilitará sus documentos en calidad de préstamo, previa solicitud de las
instituciones productoras o de los Tribunales de Justicia, que así lo soliciten. El
préstamo será por el término de tres meses prorrogable por una vez, excepto en el caso
de los documentos conservados en el Archivo Intermedio, cuyos préstamos podrán ser
prorrogados hasta por un plazo máximo de un año. Para tal efecto existirán los
controles internos necesarios.
Ficha articulo
Artículo 108.- El Director General del Archivo Nacional autorizará con su firma el préstamo de los documentos que se conservan en el Archivo Nacional de Costa Rica, excepto cuando se tratare de salida fuera del país, lo cual deberá ser autorizado mediante decreto ejecutivo.
Ficha articulo
Artículo 109.- En el caso de préstamo de Protocolos Notariales, éste se hará además atendiendo a lo que se establezca en la legislación notarial vigente.
Ficha articulo
Artículo 110.Los archivos pertenecientes al Sistema podrán
facilitar sus documentos a las diferentes unidades de la institución a la cual
pertenecen, previa solicitud del Jefe de la Unidad respectiva y llevando un registro de
préstamo de documentos.
Ficha articulo
- EXPOSICIONES
-
- Artículo 111.La
Dirección General del Archivo Nacional tendrá en sus instalaciones salas para
exposiciones de documentos. Esto con el fin de colaborar con la cultura del país, la
celebración de efemérides importantes o atendiendo a razones de divulgación y
promoción de los documentos que custodia la Dirección General.
Ficha articulo
Artículo 112.- La Dirección General del Archivo Nacional realizará en otras instituciones y lugares, exposiciones temporales, preferiblemente con reproducciones de los documentos que conserva, para evitar su deterioro.
Ficha articulo
Artículo 113.- En todas las exposiciones de documentos se deberán atender las normas internas respectivas, dictadas por la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 114.- Los Archivos del Sistema podrán realizar exposiciones de documentos atendiendo los mismos objetivos de la Dirección General.
Ficha articulo
- PUBLICACIONES
-
Artículo 115.Los fondos documentales y temas
de interés archivístico se divulgarán también por medio de publicaciones periódicas,
según lo establecido en los artículos 43 y siguientes del capítulo III del presente
reglamento. Los Archivos del Sistema pueden realizar publicaciones relativas a sus fondos.
Ficha articulo
- VISITAS GUIADAS
-
- Artículo 116.
La Dirección General del Archivo
Nacional contará con personal capacitado para dirigir visitas de grupos, que se interesen
por conocer el funcionamiento y la organización de esta institución y el patrimonio que
custodia.
Ficha articulo
- CAPITULO V
-
- De la organización y funcionamiento de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos
-
- Artículo 117.
La Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos estará constituida, de acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 32 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, de la siguiente manera: un
Presidente, quien será el Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional o
quien lo represente, el Jefe del Departamento Documental, quien ejercerá la
Vicepresidencia, un Técnico de ese Departamento nombrado por el Director General del
Archivo Nacional, el Jefe o Encargado del Archivo de la Entidad productora de la
documentación y un reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional. El Director General del Archivo Nacional actuará como Director
Ejecutivo de la Comisión.
Ficha articulo
Artículo 118.- El Jefe de la Sección de Servicios Archivísticos Externos o su representante asistirá a las reuniones como invitado permanente, actuará como Secretario y en tal calidad será el responsable de llevar las actas, establecer el orden del día y convocar a las reuniones, de común acuerdo con el Presidente y con el Director Ejecutivo de la Comisión.
Ficha articulo
Artículo 119.- El Técnico del Departamento Documental que va a asistir a la Comisión será designado por el Director General del Archivo Nacional y permanecerá en su puesto por un período de dos años. El Historiador nombrado por la Junta Administrativa también permanecerá como miembro de la Comisión durante dos años, pudiendo ambos ser reelectos.
Ficha articulo
- Artículo 120.Son funciones de la Comisión:
-
- a. Dictar normas sobre Selección y Eliminación de los
documentos que producen las instituciones mencionadas en el Artículo 2 de la ley que se
reglamenta.
-
- b. Resolver consultas atendiendo a la directriz de conservar
lo que tenga valor científico-cultural, y autorizar la eliminación de los documentos que
carezcan de este valor, en las diferentes etapas de formación de los archivos.
-
- c. Analizar y aprobar las tablas de plazos de conservación
de documentos que presenten las instituciones mencionadas en el artículo 2 de la ley que
se reglamenta.
-
- d. Dictaminar en los casos en que se intente llevar
documentos con valor científico-cultural fuera del país.
-
- e. Dictar las directrices generales en los aspectos de
procedimiento de las labores de la Comisión.
-
- f. Otras funciones que les asignen las leyes y reglamentos.
Ficha articulo
- Artículo 121.Son funciones del Presidente:
-
- a. Presidir y dirigir las reuniones de la Comisión.
-
- b. Velar porque en la Comisión se cumplan las leyes y
reglamentos relativos a su funcionamiento.
-
- c. Convocar a las reuniones de la Comisión, junto con el
Secretario y el Director Ejecutivo.
-
- d. Resolver cualquier asunto, en caso de empate, con su
doble voto.
-
- e. Firmar, junto con el Director Ejecutivo, las actas de las
sesiones aprobadas, y
-
- f. Ejercer las demás funciones que las leyes, reglamentos y
la Comisión le asignen.
Ficha articulo
Artículo 122.El Vicepresidente sustituirá al Presidente en
sus ausencias.
Ficha articulo
- Artículo 123.Son funciones del Director
Ejecutivo:
-
- a. Ejecutar y comunicar todos los acuerdos tomados por la
Comisión.
-
- b. Asistir a todas las reuniones de la Comisión, con
derecho a voz, pero sin voto.
-
- c. Aportar información sobre la realidad archivística del
Archivo Nacional, para que la Comisión tome sus acuerdos de manera adecuada.
-
- d. Presentar la correspondiente denuncia, cuando las
instituciones incumplan los acuerdos de la Comisión, de conformidad con lo que establecen
los artículos 35 y 36 de la ley que se reglamenta.
-
- e. Convocar a reunión, de común acuerdo con el Presidente
y el Secretario.
-
- f. Firmar, junto con el Presidente, las actas de las
sesiones.
-
- g. Ejercer las demás funciones que las leyes y los
reglamentos le asignen.
-
Ficha articulo
- Artículo 124.Son funciones del Secretario:
-
- a. Levantar las actas de las sesiones de la Comisión.
-
- b. Convocar a las reuniones de común acuerdo con el
Presidente y el Director Ejecutivo.
-
- c. Preparar junto con el Presidente y el Director Ejecutivo
el orden del día para cada sesión.
-
- d. Tramitar la correspondencia de la Comisión.
-
- e. Llevar el registro de asistencia de los miembros de la
Comisión.
-
- f. Mantener clasificada, ordenada, descrita y en perfecto
estado de conservación la documentación producida por la Comisión.
-
- g. Preparar los informes para que el Director General del
Archivo Nacional, comunique a las instituciones interesadas los acuerdos de la Comisión.
-
- h. Ejercer las demás funciones que los reglamentos y la
misma Comisión le asignen.
Ficha articulo
Artículo 125.- La convocatoria a las reuniones se hará por escrito o por otro medio de comunicación, con un mínimo de dos días hábiles de anticipación a la fecha señalada.
Ficha articulo
Artículo 126.- El quórum para todas las reuniones será de tres miembros y los acuerdos serán tomados por la mayoría de votos de los presentes; en caso de empate decidirá quien preside, con su doble voto.
Ficha articulo
Artículo 127.- La asistencia a las sesiones es obligatoria para los miembros de re la Comisión y su no presencia debe justificarse por escrito,
Ficha articulo
Artículo 128.La Comisión debe pronunciarse a la mayor
brevedad posible sobre las consultas que se le hagan, de acuerdo con el orden de
presentación de la solicitud.
Ficha articulo
Artículo 129.- Todas las instituciones productoras de documentos son las responsables de fijar la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental. La Comisión únicamente determinará el valor científico-cultural de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 130.- Las consultas establecidas en la Ley de Microfilmación No 4278 del 6 de diciembre de 1968, serán atendidas por esta Comisión.
Ficha articulo
- Artículo 131.Las entidades productoras podrán
hacer sus consultas a través de dos procedimientos:
-
- a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en
el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o
institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor
administrativo y legal.
-
- b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales
si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor
administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tienen valor
científico-cultural.
Ficha articulo
Artículo 132.- Una vez aprobadas las tablas de plazos, las instituciones pueden eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión, d Sin embargo, las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.
Ficha articulo
Artículo 133.- Las consultas parciales de eliminación, así como las solicitudes de aprobación de tablas de plazos de conservación, deben contener los siguientes requisitos:
a. Ser dirigidos a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
b. Estar firmadas por el superior de la Unidad Administrativa interesada, y avaladas por el Comité Institucional de Selección, donde esté conformado.
Ficha articulo
Artículo 134.- Las instituciones productoras levantarán un acta que contenga todos los tipos documentales que eliminen, y la conservarán en sus archivos.
Ficha articulo
Artículo 135.- Cada autorización para eliminar documentos emanada de la Comisión comprenderá única y exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.
Ficha articulo
Artículo 136.- Los tipos documentales cuya eliminación se autoriza deben ser transformados en material no legible, utilizando diferentes técnicas como incineración, trituración y otros similares.
Ficha articulo
Artículo 137.- Cada vez que se solicite una visita de selección, la Dirección General del Archivo Nacional recomendará el establecimiento de tablas de plazos de conservación, a nivel institucional o de Unidades Administrativas.
Ficha articulo
De los comités institucionales de selección y eliminación de documentos
Artículo 138.- Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes éstos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.
Ficha articulo
Artículo 139.- Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicos de cada entidad, en calidad de observadores.
Ficha articulo
- Artículo 140.Son funciones del Comité
Institucional:
-
- a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal
de los documentos de la institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de
plazos de conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.
-
- b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su
trámite administrativo, y no existan tablas de plazos aprobadas.
-
- c. Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.
Ficha articulo
- CAPITULO VI
-
- De los archivos públicos
-
- Artículo 141.
Los archivos públicos, centrales y
de gestión, en lo pertinente cumplirán las normas establecidas en el capítulo IV de
este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 142.- El jefe o encargado de cada Archivo Central será cuando menos un Técnico Profesional con especialidad en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad.
Ficha articulo
Artículo 143.- En la institución donde exista un Archivo Central conformado como tal, éste deberá encargarse de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 144.- En aquellas instituciones donde no exista Archivo Central, las actividades archivísticas se coordinarán con la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 145.- Los archivos centrales deben presentar a la Dirección General del Archivo Nacional un informe anual escrito en el mes de marzo de cada año.
Ficha articulo
Artículo 146.- Este informe contendrá las actividades archivísticas realizadas en el año inmediato anterior. Se referirá a los documentos recibidos en cuanto a su conservación, clasificación, ordenación, descripción, selección, administración y facilitación de los mismos, así como otras actividades relacionadas con el quehacer archivístico, que se considere conveniente informar.
Ficha articulo
Artículo 147.- Los archivos centrales y de gestión elaborarán los auxiliares e instrumentos descriptivos de acuerdo con lo estipulado en los artículos 85, 86 y 87 del presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 148.- Cuando los archivos centrales transfieran documentos a la Dirección General del Archivo Nacional, deberán entregar los instrumentos descriptivos que pertenecen a aquellos calificados por la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos como de valor científico-cultural. La transferencia de los instrumentos y documentos se realizará en forma conjunta.
Ficha articulo
Artículo 149.- La Dirección General del Archivo Nacional facilitará en calidad de préstamo, a la institución productora, la documentación transferida de acuerdo con lo que establece el artículo 108 y siguientes de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 150.- Es obligación de las instituciones que reciban documentos de otras instituciones que han desaparecido, informar de esto a la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 151.- En caso de que una institución desapareciera, fuera absorbida por otra o se convirtiera en un ente de derecho privado, deberá comunicarlo a la Dirección General del Archivo Nacional con un mínimo de tres meses de antelación.
Ficha articulo
Artículo 152.Los documentos que entreguen la Presidencia de
la República y los Ministros de Estado a la Dirección General del Archivo Nacional,
ingresarán a ésta con una lista de remisión. Posteriormente podrán sufrir el proceso
de selección, de acuerdo con los criterios que establezca la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
- ASESORÍAS
-
- Artículo 153.Las
solicitudes de asesoría técnica de los archivos centrales y de gestión, deberán
dirigirse a la Dirección General del Archivo Nacional en forma escrita, las que se
atenderán de acuerdo con un estricto orden de recibo.
Ficha articulo
- Artículo 154.La Dirección General del Archivo
Nacional asesorará en materia de microfilmación a los archivos que lo soliciten,
específicamente en la planificación y realización del proceso y en su aplicación en el
campo archivístico, requerimiento de equipo y acondicionamiento de local.
-
- Esta asesoría se hará respetando los lineamientos que
establece la Ley de Microfilmación No 42708.
Ficha articulo
Artículo 155.- La institución que solicita una asesoría para la creación u organización de sus archivos, deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario correspondiente y los funcionarios responsables de la Unidad.
Ficha articulo
- INSPECCIONES
-
- Artículo 156.
La Dirección General del Archivo
Nacional inspeccionará regularmente los archivos centrales y de gestión, ya sea a
solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspeccionará atendiendo a las
siguientes circunstancias:
a. Cuando la institución va a trasladarse a otro local.
b. Cuando la documentación permanezca en sitios
inadecuados.
c. Cuando la documentación esté desorganizada.
d. Cuando se conozca que la documentación se elimina sin la
aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
e. Cuando por el valor de la documentación se juzgue
necesario.
f. Cuando se tenga conocimiento de que una institución va a
desaparecer.
Ficha articulo
Artículo 157.El objetivo general de las visitas de
inspección será salvaguardar el Patrimonio Documental de la Nación. Se pretende además
con ellas establecer relaciones permanentes con los archivos centrales y de gestión, para
mejorar la conservación y organización de sus documentos.
Ficha articulo
Artículo 158.- Los funcionarios de la Dirección General que realicen las visitas de inspección, rendirán un informe escrito con las recomendaciones necesarias ante la Jefatura respectiva. Esta lo hará del conocimiento del Director General del Archivo Nacional, quien hará las recomendaciones y denuncias correspondientes.
Ficha articulo
CAPITULO VII
De los archivos privados y particulares
Artículo 159.- Las instituciones privadas y los particulares que deseen recibir asesoramiento en la organización de sus archivos y formar parte del Sistema Nacional de Archivos, lo solicitarán por escrito a la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 160.- En la solicitud de asesoramiento deberán informar aspectos generales de la documentación, tales como: fechas extremas de los documentos, resumen de su contenido y cantidad de éstos. Recibida la solicitud, la Dirección General del Archivo Nacional enviará un funcionario que analizará la situación del archivo en cuestión, para determinar la factibilidad de prestarles el asesoramiento y formar parte del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 161.- En caso de presentarse transferencia documental de estos archivos, se hará de acuerdo con lo establecido en el artículo 65 del presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 162.- Si la Dirección General del Archivo Nacional conociere de la existencia de documentos de reconocido valor científico cultural en manos de instituciones privadas o particulares, tomará las medidas necesarias que tiendan a su conservación y organización. DONACIONES
Ficha articulo
Artículo 163.- La Dirección General del Archivo Nacional recibirá la donación, de documentos privados y particulares, para su custodia, organización y facilitación. El Director General del Archivo Nacional solicitará su valoración a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, y una vez declarados con valor científico-cultural, autorizará su ingreso a la institución.
Ficha articulo
Artículo 164.- Los documentos donados a la Dirección General del Archivo Nacional serán conservados y organizados en series que llevarán el nombre del donante o de quien él indicare, salvo su manifestación en contrario. Se respetarán las condiciones de restricción de acceso o similares que indique expresamente el donante.
Ficha articulo
Artículo 165.- Una vez cumplidas las formalidades de la donación y transferidos los documentos a la Dirección General del Archivo Nacional, estos formarán parte del Patrimonio Documental que esta institución custodia y se les conservará, organizará y facilitará igual que a cualquier otra serie documental de la entidad, salvo lo dispuesto en el párrafo final del artículo 166 de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 166.- La Dirección General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite, podrá reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la documentación donada, que carezca de valor científico-cultural.
Ficha articulo
- CAPITULO VIII
-
- Disposiciones finales
-
- Artículo 167.
Este reglamento rige un mes después
de su publicación.
Ficha articulo
Artículo 168.Este reglamento deroga los Decretos Ejecutivos
Nº 3798-G del 9 de mayo de 1974 y el No 4664-G del 4 de febrero de 1975 y
cualquier otra disposición reglamentaria que se le oponga.
Dado en la Presidencia de la República.San José, a los
treinta días del mes de enero de
mil novecientos noventa y cinco.
Ficha articulo
Fecha de generación: 25/4/2024 20:51:32
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