Artículo 2º-Justificación: Para protección de los intereses y patrimonio de la Institución es indispensable normar la adquisición de bienes y servicios por medio de los Fondos Fijos de Caja Chica, de tal manera que la gestión sea expedita dentro de un marco normativo afín con las regulaciones institucionales y estatales, según lo establecido en los artículos 2 inciso e) de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 81 del Reglamento General de la Contratación Administrativa que dice textualmente:

"81. Exclusión de las contrataciones de caja chica. Las compras que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica se regirán por las disposiciones reglamentarias internas adoptadas por el respectivo órgano o institución, en donde se deberá establecer los supuestos para su utilización, los mecanismos de control y los funcionarios responsables de su manejo."

Artículo 3º-Marco normativo: El presente Reglamento contempla las disposiciones que rigen las actividades en materia de compra de bienes, servicios y del pago de viáticos en el interior del país, por medio de los fondos fijos de caja chica; de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y su Reglamento, en la Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 y su Reglamento, en la Ley General de Control Interno Nº 8292, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización y en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transportes para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.

Artículo 4º-De las normas y procedimientos: Corresponderá al o la Coordinadora del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera proponer a la Subgerencia Administrativa Financiera para su aprobación, las normas y procedimientos que rigen la administración de los fondos fijos de caja chica, así como propuestas de políticas para consideración del Consejo Directivo.

Artículo 5º-De las definiciones: Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

a. Activo Fijo: Aquel activo que, para efectos contables, cumpla con las tres condiciones siguientes:

1. Cuyo valor económico individual supere el monto mínimo establecido por el Coordinador (a) Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera y autorizado por el Subgerente Administrativo Financiero.

2. Bienes tangibles cuya vida útil sea superior a un ejercicio económico o las adiciones o mejoras que alarguen la vida útil del activo.

3. Estar directamente afectados a las actividades operativas de la institución.

En caso de duda, la Unidad de Contabilidad será la encargada de definir si el bien por adquirir se registra como activo fijo.

b. Adelanto: La suma de dinero que se solicita en forma anticipada al gasto efectivo.

c. Arqueo: Análisis y conteo de las transacciones, del dinero en cuenta corriente o en efectivo y comprobantes, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar la exactitud del fondo fijo de caja chica.

d. Autorizaciones técnicas: Las autorizaciones documentadas de las unidades técnicas especializadas, que son requisito indispensable para la compra de un bien o servicio.

e. Caja Chica: Mecanismo que se considera como una excepción a los procedimientos de contratación administrativa para gastos menores autorizados, conforme se establece en el artículo 2º inciso e) de la Ley de Contratación Administrativa y en el artículo 61 inciso h) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos de la República de Costa Rica.

f. Compras menores o de escasa cuantía: El costo de un bien o servicio se considera de escasa cuantía cuando sea igual o menor al monto máximo autorizado, para gastos por fondo fijo de caja chica.

g. Consejo Directivo: Máximo Jerarca de la Institución.

h. Declaración Jurada: La manifestación que se hace, bajo fe de juramento, de que la consignación de información o datos declarados en la fórmula de liquidación de viáticos es cierta y fidedigna. La falsedad de esta declaración se configura como delito de "falso testimonio", sancionado por el Código Penal.

i. Dirección Superior: La que ejerce el Presidente Ejecutivo, el Gerente General, el Subgerente de Desarrollo Social, el Subgerente Administrativo Financiero y el Subgerente de Empresas Comerciales.

j. Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica: Funcionario encargado del manejo y custodia del fondo fijo de caja chica. Para oficinas centrales será el funcionario de la Unidad de Tesorería, asignado para tal fin; para las Gerencias Regionales será el Técnico Administrativo; y en Empresas Comerciales, el Asistente de Control de Gestión.

k. Fondo Fijo: La suma de dinero destinada a cubrir la adquisición de bienes y servicios bajo este sistema, lo que implica que el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.

l. Fraccionar: Dividir el monto total de una transacción para la adquisición de un bien o servicio en más de un adelanto, con el propósito de variar el procedimiento de contratación que se debería utilizar. Se considerará como vicio administrativo el adquirir un bien o servicio por partes, suministradas por un mismo proveedor con diferentes justificantes, para la misma unidad administrativa. La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, no se considerarán como fraccionamiento.

m. I.M.A.S.: Instituto Mixto de Ayuda Social.

n. Reglamento de gastos de viaje: Reglamento emitido por la Contraloría General de la República, denominado "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos", aprobado por el Consejo Directivo del IMAS".

o. Reintegro: Suma de dinero, que se gira al funcionario que cubrió con sus propios recursos económicos, obligaciones que se originaron en razón del desempeño de su cargo y que son de interés institucional.

p. Reposición: Suma de dinero que se gira a cada unidad administrativa que administra fondos fijos de caja chica, con el fin de reponer los gastos realizados por este medio.

q. Sistema SAP/R3: Sistema Informático que utiliza el IMAS para el registro y control de transacciones administrativas financieras. Se utilizará este sistema para cada uno de los procesos del fondo fijo de caja chica.

r. Titular Subordinado: Funcionario de la administración activa, responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

s. Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica: Para oficinas centrales será el (la) Tesorera General; para las Gerencias Regionales será el (la) Coordinador (a) Administrativo Financiero; y en Empresas Comerciales, el (la) Administrador (a) de Control de Gestión.

t. Viáticos: Suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando estos tengan que desplazarse, en forma transitoria, de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones a su cargo, conforme a lo establecido en este reglamento y en el Reglamento de Gastos de Viaje.

Artículo 6º-Registro de firmas: En cada unidad en la cual exista un fondo fijo de caja chica deberá existir un registro actualizado de firmas de los funcionarios autorizados para la aprobación de los adelantos y los documentos de la liquidación.

Artículo 7º-Tipos de fondos fijos de caja chica: Corresponderá al

Coordinador (a) del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera recomendar, con base en las necesidades institucionales, los tipos de fondos fijos de caja chica que se requieren, sus montos y el medio de giro utilizado, los cuales deberán ser autorizados por el Subgerente Administrativo Financiero.

Artículo 8º-Monto máximo del gasto: Corresponderá al Coordinador (a) del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera revisar semestralmente, el monto máximo del gasto para cada tipo de fondo fijo de caja chica, considerando el incremento en la inflación o el incremento en el índice de precios al consumidor (IPC), entre otros parámetros. El monto máximo del gasto para las compras por medio de los fondos fijos de caja chica en efectivo, no podrán exceder el 1.5% del monto fijado por la Contraloría General de la República, para los procedimientos de contratación directa, de acuerdo con el estrato presupuestario a que pertenece el IMAS, según los Límites de Contratación Administrativa vigentes y para las compras por medio del fondo fijo de caja chica de la Unidad de Proveeduría, no podrán exceder el 4.5%. Las modificaciones deberán ser autorizadas por el Subgerente Administrativo Financiero.

Artículo 9º-Responsables: El Titular subordinado y el funcionario que realiza el gasto serán responsables de la rendición de cuentas. Además, todos los funcionarios que participen en el proceso tienen la obligación de cumplir las normas establecidas de control interno.

Artículo 10.-Supervisión: Corresponde al Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica y a los Titulares Subordinados que autorizan los gastos, verificar el cumplimiento de este reglamento y de los procedimientos definidos para el ejercicio normal del proceso.

CAPÍTULO II

De la custodia de los fondos fijos de caja chica

Artículo 11.-Custodia del fondo: El responsable de la custodia y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica será el funcionario Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, bajo la supervisión de su Titular Subordinado.

Artículo 12.-Garantías: Conforme lo establece la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica y su Titular Subordinado deberán rendir garantía a favor de la Institución, con cargo a su propio peculio, para asegurar el cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Corresponderá al (la) Coordinador (a) del Equipo de Gestión y Apoyo Administrativo, en Coordinación con Recursos Humanos y el Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera definir el tipo, el monto y coberturas de la garantía que deberán otorgar los funcionarios responsables.

Artículo 13.—Ausencia del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica:

a. Ausencia prevista: En caso de ausencia prevista del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, éste deberá entregar los comprobantes y el dinero correspondiente al funcionario designado por el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, para su sustitución temporal, por medio de un arqueo del fondo fijo de caja chica y dejará constancia escrita del traspaso. La devolución del dinero y los comprobantes, al Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica se hará de la misma forma descrita anteriormente, a más tardar en los dos días hábiles siguientes a su reincorporación.

b. Ausencia imprevista: Cuando la ausencia del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica no haya sido prevista y supere dos días hábiles, el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica podrá solicitar al Coordinador (a) del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera la apertura temporal de un fondo fijo de caja chica, indicando el monto y el nombre del funcionario que se hará responsable del mismo. El fondo fijo asignado a éste será liquidado a más tardar en los dos días hábiles siguientes a la fecha en que se reincorpore el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, para lo cual hará un depósito del efectivo en su poder, en la cuenta corriente general de la Institución, o la que indique la Unidad de Tesorería, e informará por escrito a la Unidad de Contabilidad, con copia del arqueo y del depósito.

Cuando la ausencia del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica se prolongue y se designe a otra persona en su sustitución, el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, solicitará a la Asesoría Jurídica y al Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera asignar a funcionarios que se apersonen al lugar a levantar un Acta Administrativa, para proceder a dar apertura de la caja de metal y para realizar el arqueo correspondiente. Los documentos pendientes de liquidar y el dinero serán entregados al nuevo Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, quien firmará el arqueo como recibido. Además de las unidades indicadas, también se deberá invitar a la Auditoría de la Institución.

En el mismo acto, se realizará un arqueo del fondo temporal y se procederá a su liquidación.

Si se determinara un faltante, el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica procederá conforme se establece en el artículo 49 de este reglamento.

c. En ambos casos el nuevo encargado del fondo fijo asumirá las mismas responsabilidades de su antecesor.

Artículo 14.-Desembolsos: No se harán adelantos del fondo fijo de caja chica de oficinas centrales, para cubrir gastos correspondientes a otras oficinas que tengan asignado un fondo fijo de caja chica y viceversa. La excepción a esta disposición, debidamente motivada, podrá ser autorizada por el Coordinador (a) del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera. En todos los casos, el adelanto deberá ser liquidado en la oficina donde se recibió el efectivo, mediante el mismo procedimiento y en los mismos plazos establecidos en este Reglamento.

Artículo 15.—Resguardo y seguridad del dinero en efectivo y los comprobantes: El dinero en efectivo y los adelantos pendientes de liquidar o reponer se deberán custodiar en la unidad responsable de su manejo. El dinero se custodiará en una caja de metal con llave y ésta y los documentos justificantes en la caja de seguridad. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica custodiará una llave de la caja de metal y otra será custodiada en la caja fuerte de la Unidad de Tesorería.

Artículo 16.—Prohibiciones:

a. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica no podrá realizar las siguientes operaciones con el dinero del fondo fijo de caja chica:

i. Cambiar cheques personales o de terceras personas.

ii. Mezclar con dineros personales, ni hacer vales a su favor, ni a favor de terceros.

iii. Realizar operaciones diferentes al objetivo del fondo fijo de caja chica.

b. En ningún caso la unidad o el funcionario que gestione un adelanto podrá fraccionar la compra de bienes y servicios.

c. El adelanto para adquisición de bienes y servicios o viáticos, efectuado por cualquier funcionario, no podrá ser utilizado en gastos diferentes de los que previamente fueron autorizados. El funcionario que incumpla esta disposición deberá reintegrar al Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica el dinero utilizado indebidamente. Si se detecta alguna de las situaciones anteriores, se procederá de acuerdo con lo que establecen los artículos 51 y 52 de este reglamento y el Reglamento Autónomo de Servicios del IMAS.

CAPÍTULO III

De las compras y de los gastos de viáticos

Artículo 17.—Bienes y servicios autorizados: El Titular

Subordinado podrá autorizar compras de bienes y servicios, por medio del fondo fijo de caja chica, cuando:

a. Dispongan de contenido presupuestario suficiente,

b. No constituya un fraccionamiento de acuerdo con lo señalado en el artículo 37 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 40 de su reglamento y además,

c. Sean urgentes e imprevisibles, cuya naturaleza justifique el desembolso inmediato y que el bien o suministro que se pretende adquirir, no se encuentre en existencia en el Almacén de Suministros del IMAS, conforme se establece en el artículo 19 de este reglamento, o

d. Que por su escasa cuantía resulte más conveniente tramitar la compra prescindiendo de los procedimientos ordinarios de contratación, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Artículo 18.-Bienes o servicios no autorizados: A solicitud del Coordinador (a) del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera, la Subgerencia Administrativa Financiera mediante resolución administrativa fundamentada, determinará los bienes y servicios que no podrán ser adquiridos por medio de caja chica.

Artículo 19.—Existencias en el Almacén de Suministros: Todo funcionario que detecta la necesidad y urgencia de un bien deberá revisar la existencia en el Almacén de Suministros, por medio del sistema SAP R/3 o por correo electrónico y adjuntar una copia de dicha gestión, al adelanto. Las unidades desconcentradas ubicadas fuera del Área Metropolitana que requieran de artículos en existencia en el almacén y que por la distancia y urgencia implique para el IMAS un alto costo de traslado, tiempo y trámite, podrá adquirirlo con la correspondiente justificación y autorización del Titular Subordinado.

Artículo 20.-Autorizaciones técnicas: A solicitud de las unidades institucionales con especialidades técnicas, la Subgerencia Administrativa Financiera mediante resolución administrativa fundamentada, determinará las autorizaciones técnicas y los procedimientos que se requerirán para la adquisición de algunos bienes o servicios.

Artículo 21.—Limitación territorial del gasto de viaje. No podrán cubrirse gastos de viaje a los funcionarios cuya sede de trabajo esté ubicada dentro de la jurisdicción del Área Metropolitana de San José, área que corresponde a la de los cantones que señala el artículo 65 de la Ley Nº 4240 del 30 de noviembre de 1968 (San José, Escazú, Desamparados, Goicoechea, Alajuelita, Coronado, Tibás, Moravia, Montes de Oca y Curridabat), exceptuando en el caso del cantón de Desamparados a los distritos de Frailes, San Cristóbal y Rosario, cuando, en funciones de su cargo, deban desplazarse dentro de dicha jurisdicción territorial. Similar limitación se aplica en las oficinas regionales, en cuyo caso tampoco cabe el reconocimiento de viáticos a los funcionarios destacados en dichas oficinas, cuando éstos deban desplazarse a cumplir funciones del cargo, dentro del cantón en que se encuentre ubicada esa sede regional.

Artículo 22.—Reconocimiento de gastos de viaje cuando el lugar de destino coincide con el de su residencia. Si el destino está fuera de la jurisdicción territorial definida en el artículo anterior y la distancia entre el lugar de destino y la residencia es superior a los 10 Km., se podrán reconocer viáticos, en caso contrario solamente se podrán reconocer los gastos de traslado.

Artículo 23.—De las excepciones en gastos de viaje: Constituirán excepción las situaciones especiales en lo relacionado con gastos de viaje, según lo regulado en el Reglamento de Gastos Viaje y Transportes para funcionarios públicos de la Contraloría General de la República, las siguientes situaciones:

1- Que en virtud de situaciones de urgencia o emergencia, de conformidad con lo que establece el Reglamento para la Prestación de Servicios y otorgamiento de beneficios del IMAS, el funcionario deba afrontar una gran demanda de servicios y beneficios por al menos el término de un día laboral, imposibilitándole su movilización hacia su sede de trabajo.

2- Que el funcionario deba permanecer por más de cuatro horas en un distrito diferente al de la cabecera de su sede de trabajo, siempre y cuando las condiciones de acceso y de traslado sean difíciles.

3- Que en virtud de una valoración de costo-beneficio, se determine mediante resolución razonada que el pago de viáticos resulta menos gravoso para las finanzas institucionales que el uso de otras partidas presupuestarias, en el pago de gastos de alimentación y transporte, en actividades en que se requiera de su participación. En estos casos los Titulares Subordinados podrán autorizar de forma previa el pago de viáticos, siempre y cuando esté debidamente justificado por escrito, indicando las razones especiales y la conveniencia institucional.

Artículo 24.-La persona que ocupe el cargo de Coordinador del Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera del IMAS, deberá hacer revisiones selectivas de oportunidad, conveniencia y racionalidad de los gastos de excepción realizados con recursos de los fondos fijos. Para tal efecto el Manual de Procedimientos incorporará una programación de dicha revisión. De esa revisión emitirá un informe al Subgerente Administrativo Financiero con las principales conclusiones que se puedan determinar al respecto.

Artículo 25.-Pago de Taxis: Se reconocerá esta erogación a los funcionarios que por la índole de sus funciones deban programar una gira que requiera su salida antes de las 5:00 a.m., o que su regreso se efectúe después de las 10:00 p.m., este gasto debe estar previamente autorizado en el adelanto por el Titular Subordinado.

Excepcionalmente y debidamente justificado por escrito, se reconocerá el gasto a todo aquel funcionario que, en el cumplimiento de sus deberes, requiera la utilización de un taxi fuera del horario establecido anteriormente, siempre y cuando no haya vehículo institucional disponible y sea un traslado urgente, con el fin de no causar perjuicios graves a los intereses institucionales y a la población beneficiaria. El Titular Subordinado que autoriza este gasto será el responsable de velar porque dicha acción sea acorde con la necesidad institucional.

Artículo 26.-Días feriados, sábados y domingos: Las giras que incluyan días feriados, sábados y domingos deberán ser justificadas y autorizadas previamente por el Titular Subordinado.

Artículo 27.-Del adelanto: Toda erogación que se realice por medio del fondo fijo de caja chica deberá contar con el contenido presupuestario, de previo a realizar el gasto y deberá estar debidamente autorizada por el Titular Subordinado o por quien éste designen, conforme establece el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.

Artículo 28.-Reintegros: El funcionario que realice un gasto sin adelanto o en exceso al adelanto recibido, podrá solicitar su reintegro, para bienes o servicios en el plazo de 3 días hábiles y para viáticos 7 días hábiles, posteriores a la realización del gasto, en los siguientes casos:

a. Gastos sin adelanto:

i) Bienes o servicios: Por imposibilidad real de efectuar el adelanto y siempre que el costo del bien o servicio adquirido no supere el monto máximo autorizado del tope de fondo fijo de caja chica.

ii) Viáticos: Conforme al Reglamento de Gastos de Viaje se reintegrará la totalidad del gasto reconocido en los casos en que éste no haya retirado el respectivo adelanto.

El reintegro se solicitará por medio del formulario de "Solicitud de Orden de Cheque", con la correspondiente justificación escrita y avalada por su Titular Subordinado.

b. Exceso del gasto sobre el adelanto: Estos gastos se reintegrarán por medio del mismo fondo fijo con que se realizó el adelanto:

i. Bienes o servicios: Se reconocerá el exceso del gasto autorizado por bienes o servicios que no supere el 10% sobre el monto del adelanto, siempre y cuando no supere el monto máximo autorizado para adelantos por medio del fondo fijo de caja chica.

ii. Viáticos: Conforme lo establece el Reglamento de Gastos de Viaje, se pagará al funcionario el gasto reconocido no cubierto por la suma adelantada.

iii. Imprevistos: En las giras también se podrán reconocer los gastos necesarios no incluidos en el adelanto que sean de carácter indispensable e inaplazable para poder realizar o concluir la gira, para lo cual el funcionario deberá presentar los comprobantes correspondientes y una justificación escrita y avalada por su superior jerárquico.

El funcionario que realiza el gasto será el responsable de verificar la existencia de recursos presupuestarios que le permitan cubrir los gastos incurridos, por lo que estos gastos estarán sujetos a la disponibilidad presupuestaria.

Artículo 29.-Adelantos pendientes de liquidar: No se darán adelantos a funcionarios que tengan otro adelanto pendiente de liquidar por el mismo concepto, considerando un concepto la compra de bienes o servicios y otro el pago de viáticos, o una liquidación fuera del plazo establecido para liquidar. Además, aquellos adelantos hechos en el sistema SAP R/3 y cuyo retiro de dinero no se efectuó, deberán ser anulados antes de solicitar otro adelanto.

Artículo 30.-De la no realización del gasto: Si por algún motivo el gasto para el cual se solicitó el adelanto no se va a realizar, o la gira es suspendida o pospuesta, después de haber retirado el dinero del adelanto, el funcionario solicitante debe hacer devolución inmediata del dinero, junto con una justificación y la autorización del Titular Subordinado.

CAPÍTULO IV

De la liquidación

Artículo 31.-Rendición de cuentas: Una vez efectuada la adquisición del bien o servicio o concluida la gira, el funcionario que realizó el adelanto deberá realizar la liquidación, mediante la presentación de los respectivos documentos originales que comprueben la realización del gasto. Según corresponda, devolverá el sobrante o solicitará el reintegro del monto adicional gastado conforme lo establece este reglamento.

Artículo 32.-De la factura o comprobante de bienes o servicios:

Las facturas o comprobantes que respaldan la erogación deberán cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

a. Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía, si existe).

b. Número de inscripción en la Administración Tributaria.

b.1. Si es persona física, el número de cédula.

b.2. Si es persona jurídica, el número de cédula jurídica.

b.3. Si es extranjero, el número asignado por la Administración Tributaria.

c. Dirección del establecimiento.

d. Nombre completo del comprador, IMAS sólo en facturas, a excepción de las que por concepto de hospedaje, en viáticos, podrían ser a nombre del funcionario que obtiene el servicio.

e. Numeración consecutiva de la factura o comprobante.

f. Descripción del bien o servicio adquirido.

g. No debe presentar borrones, tachaduras ni alteraciones.

h. Deben ser originales e indicar la fecha en que se adquirió el bien o servicio.

i. Todos los comprobantes de compras de mercancías y servicios deben estar debidamente autorizados por la Administración Tributaria (timbrados o dispensados), salvo los extendidos en los siguientes casos y actividades por:

1. Las personas no sujetas al pago del impuesto sobre la renta, indicadas en el artículo 3º de la Ley del Impuesto sobre la Renta y las exentas por ley especial, siempre y cuando no vendan mercancías o presten servicios gravados con el impuesto general sobre las ventas, en cuyo caso estarán sujetas a las disposiciones de la ley y el reglamento de este último tributo.

2. Los contribuyentes inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada.

3. Las entidades reguladas por la Superintendencia General de Entidades Financieras.

4. Las personas físicas o jurídicas dedicadas al transporte remunerado de personas y productos agrícolas.

5. Las personas físicas que presten servicios personales, siempre que no se trate de las contempladas en el artículo 13, inciso a) de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

6. Las personas físicas que intervengan en la producción de productos agrícolas.

En estos casos y otros contemplados por la Administración Tributaria, se presentarán facturas con los siguientes datos: nombre completo de la persona que brinda el servicio, fecha, número de teléfono, dirección, número de cédula, firma y leyenda de cancelado por parte del proveedor.

j. Todas las facturas o comprobantes presentados deberán contener firma y número de cédula del funcionario que realizó el gasto y la firma de su Titular Subordinado y el sello de la unidad correspondiente.

k. Los comprobantes o facturas no podrán ser emitidos con fecha anterior al recibo de dinero, por concepto de adelanto.

l. En caso de comprobantes de caja registradoras deberá indicar el número de serie de la caja registradora que lo emite. Lo anterior sin detrimento de los requisitos que deben cumplir los contribuyentes, para efectos tributarios que exige la Dirección General de Tributación Directa, La Ley de Impuesto sobre Venta y su reglamento y la Ley de Impuesto sobre la Renta y su reglamento, así como las resoluciones emitidas al respecto por la autoridad competente.

Artículo 33.-De la liquidación de viáticos: La liquidación de viáticos debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje. Los documentos deben presentarse escritos a máquina o computadora, sin tachones o alteraciones que hagan dudar de su legitimidad. En caso de cambios en la gira, el plazo o lugar señalado, el funcionario que realizó la gira deberá presentar, adjunto a la liquidación, una justificación firmada por el funcionario y autorizada por el Titular Subordinado. El funcionario que realiza el gasto deberá liquidar en los formularios establecidos al efecto, Anexos 1 y 2.

Artículo 34.—Plazo para liquidar: El adelanto para la compra de bienes y servicios, debe ser liquidado a más tardar dentro de los tres días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo el dinero y en el caso de los viáticos, siete días hábiles después del regreso de la gira, conforme lo estipula el Reglamento de Gastos de Viaje. Las vacaciones, incapacidades por maternidad, permisos con o sin el goce de salario, suspensiones y giras programadas o cualquier otra situación que sea previsible, no interrumpen el plazo de liquidación.

Artículo 36.—De la presentación de la liquidación: De no presentarse la liquidación en la forma y el plazo establecidos, el IMAS no reconocerá los gastos efectuados y el importe del anticipo deberá ser reintegrado en su totalidad por el funcionario que realizó el adelanto. Además, se procederá conforme se estipula en los artículos 51 y 52 de este reglamento.

Artículo 37.-Liquidaciones extemporáneas: Si el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica recibe liquidaciones presentadas en forma extemporánea por razones no contempladas y justificadas en este reglamento, se hará acreedor a la sanción disciplinaria correspondiente, conforme lo estipula el artículo 52 de este reglamento.

Artículo 38.-Declaración jurada: La información consignada en la liquidación de gastos de viaje y transporte tiene carácter de declaración jurada, de acuerdo con el Reglamento de Gastos de Viaje; dado lo anterior, tanto el funcionario que realiza el gasto como el Titular Subordinado que lo autoriza, cuando no demuestre que ha adoptado las medidas de control correspondientes, son responsables de la información consignada en la liquidación. En caso de incumplimiento se harán acreedores a la sanción disciplinaria correspondiente, conforme lo estipulan los artículos 51 y 52 de este reglamento.

CAPÍTULO V

Reposición de los fondos fijos de caja chica

Artículo 39.—De la responsabilidad de la reposición del fondo fijo de caja chica: La reposición del fondo fijo se solicitará hasta por un máximo del 75% y un mínimo del 50% del monto del fondo fijo. Será responsabilidad del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica realizar el trámite en forma oportuna.

Artículo 40.-Solicitud de reposición: Toda solicitud de reposición del fondo fijo de caja chica, de previo a ser remitida a la Unidad de Contabilidad, deberá ser debidamente aprobada por el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica.

Artículo 41.-Requisitos de la reposición: La solicitud de reposición deberá estar acompañada por un arqueo firmado por el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, además del listado de las afectaciones en la cuenta mayor de las transacciones liquidadas pendientes de reintegro y del listado de adelantos pendientes de liquidar. En oficinas centrales además, deberán adjuntarse los comprobantes de las liquidaciones.

Artículo 42.—De la custodia de los comprobantes: Toda solicitud de reposición debe estar respaldada con los justificantes correspondientes, que deberán estar a disposición de los órganos fiscalizadores para ser revisados cuando así lo requieran.

En oficinas centrales, los comprobantes del fondo fijo de caja chica deben custodiarse en la Unidad de Tesorería hasta que se remita el cheque para archivo.

En las unidades desconcentradas, la unidad administrativa responsable del fondo fijo será la responsable de archivar y custodiar toda la documentación que respalde las transacciones del fondo fijo de caja chica. La revisión de los comprobantes que componen el giro de reposición será realizada conforme se estipula en los artículos 43, 45 y 46 de este reglamento.

Artículo 43.—De la revisión de la solicitud de reposición: En oficinas centrales la Unidad de Contabilidad realizará la revisión de la solicitud de reposición del fondo de caja chica y de la documentación que la respalda.

Para las oficinas desconcentradas será el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica quien deberá revisar la documentación que respalda la reposición de fondos. La Unidad de Contabilidad deberá verificar que tanto la solicitud de reposición de fondos, como el arqueo y el detalle de las afectaciones en la cuenta mayor con la composición de las transacciones liquidadas y pendientes de reponer, sean coincidentes.

En ambos casos la Unidad de Contabilidad contará con cinco días hábiles para realizar la reposición.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales

Artículo 44.-De la responsabilidad de los arqueos: El Encargado

del Fondo Fijo de Caja Chica será responsable de realizar, al menos un arqueo semanal, le corresponderá al Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica o a quien éste designe, realizar un arqueo en cada solicitud de reposición de fondos, además de los que realice sin previo aviso. Lo anterior, sin menoscabo de los arqueos que periódicamente puedan realizar tanto la Auditoría Interna como la Unidad de Contabilidad.

Artículo 45.-De la responsabilidad de la Unidad de Presupuesto:

La Unidad de Presupuesto deberá controlar y asesorar a todas las unidades, de forma que las transacciones derivadas del presente reglamento, estén apegadas a las disposiciones y procedimientos en materia de ejecución presupuestaria.

Deberá de efectuar revisiones de los registros presupuestarios, tanto en el nivel central como en el desconcentrado, con el fin de verificar que los mismos estén conforme a la normativa presupuestaria vigente.

Artículo 46.—De la responsabilidad de la Unidad de Contabilidad: De acuerdo a la programación que deberá realizar la Unidad de Contabilidad, efectuará intervenciones contables y financieras, en donde mediante pruebas selectivas verificará el cumplimiento de esta normativa. Mediante informe escrito expondrá al superior jerárquico inmediato de la unidad responsable del fondo fijo de caja chica, los resultados del estudio y las recomendaciones pertinentes.

Brindará asesoría y evacuará consultas de los funcionarios que custodian y administran fondos fijos, además dará seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de informes anteriores, emitidos a la dependencia en estudio, por la Unidad de Contabilidad y por la Auditoria Interna, en lo regulado por este reglamento.

Artículo 47.—De la responsabilidad del Titular Subordinado:

Serán responsabilidades del Titular Subordinado las siguientes:

a. Autorizar el gasto por realizar, el cual deberá ser estrictamente necesario para la buena marcha de su unidad.

b. Comprobar que el gasto se realizó de acuerdo con el adelanto y en el caso de viáticos, que los mismos estén acordes con la gira programada.

c. Velar por el cumplimiento del presente reglamento y su manual de procedimientos.

d. Controlar que con el gasto a realizar no se incurra en fraccionamiento.

e. Verificar que el bien o servicio cancelado, se haya recibido en forma satisfactoria.

Artículo 48.-Del respaldo de los arqueos: Todos los arqueos realizados a los fondos fijos deberán quedar respaldados con un documento debidamente firmado por el funcionario que lo realiza y el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica. El archivo de los arqueos será responsabilidad del Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica o por quien éste designe.

Artículo 49.-De los faltantes: En caso de determinarse un faltante, será responsabilidad del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica realizar su reposición a más tardar el día hábil siguiente, independientemente de la investigación a que podría ser sometido. En el caso de no realizar el reintegro su Titular Subordinado procederá de acuerdo con los artículos 51 y 52 de este Reglamento.

Artículo 50.-De los sobrantes: Los sobrantes de dinero producidos por concepto del manejo del fondo fijo, serán depositados en la caja general o en la cuenta corriente general de la Institución o la que indique la Tesorería, a más tardar el día hábil siguiente del arqueo. Si el depósito no se realiza, el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica procederá de acuerdo con los artículos 51 y 52 de este reglamento.

Artículo 51.—Del incumplimiento en el reintegro y rendición de cuentas: En caso de incumplimiento, el Titular Subordinado del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica será responsable de realizar las siguientes acciones al funcionario que incumpliere, conforme lo establece la Ley General de Administración Pública:

a. Realizará una primera prevención al funcionario para que éste reintegre el adelanto o el faltante, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo del escrito de la prevención, solicitándole aportar copia del comprobante de ingreso respectivo.

b. De no presentarse el reintegro en el término establecido, procederá a la segunda prevención, para que reintegre dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo del escrito de la segunda prevención.

c. Si no efectuare el reintegro en este segundo plazo, dará traslado de ambas prevenciones y la documentación de respaldo, a la Unidad de Recursos Humanos para que proceda a gestionar la deducción salarial correspondiente y para que realice las previsiones administrativas correspondientes.

d. En caso de reincidencia del funcionario o si se presume un agravante de la falta por circunstancias particulares, además del procedimiento cobratorio anterior, le informará al Gerente General para que proceda a ordenar la apertura de un procedimiento disciplinario que determine la verdad real de los hechos y eventualmente la sanción a aplicar, con plena garantía del debido proceso para el funcionario.

Cada prevención escrita deberá contener, además del requerimiento de cumplir, el apercibimiento de que, en caso de no cumplir en el término señalado, se procederá al rebajo del monto correspondiente de su salario y se dejará constancia escrita de que se tendrá, para dicho efecto, como anuencia del intimado, la no manifestación expresa en contrario.

Artículo 52.-De las sanciones: Ante el incumplimiento de este reglamento se procederá conforme lo estipula la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos de la República de Costa Rica, la Ley General de Administración Pública, la Ley de Contratación Administrativa, y la Ley General de Control Interno y el Reglamento Autónomo de Servicios del IMAS.

Artículo 53.-Se tendrá como normativa supletoria en materia de viáticos el Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República, aprobado por el Consejo Directivo del IMAS.

Artículo 54.-Derogatorias. El presente Reglamento deroga el Reglamento de Caja Chica publicado en La Gaceta Nº 183, del 27 de setiembre del año 1995 y toda normativa igual o de menor rango.

Artículo 55.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Artículo 56.-Transitorio I: En el Programa de Empresas Comerciales no aplica lo correspondiente al Sistema SAPR/3, hasta que esta instancia utilice este sistema.

Artículo 57.-Transitorio II: Las erogaciones que se encuentren en trámite, en el momento de la publicación y entrada en vigencia de este Reglamento, se regirán con la normativa anterior.

Artículo 58.—Transitorio III: El manual de procedimientos de este Reglamento deberá ser elaborado por el Equipo de Apoyo y Asesoría Financiera y entregado a la Subgerencia Administrativa Financiera para su revisión y remisión a la Gerencia General para su aprobación, en un plazo máximo de tres meses después de aprobado este Reglamento. Reglamento aprobado por el Consejo Directivo del Instituto Mixto de Ayuda Social, Acta Nº 032-05, Acuerdo Nº 148-05, artículo cuarto, de fecha 28 de abril del 2005.

San José, 20 de mayo del 2005

(Nota Sinalevi: por la configuración del mismo Ver anexo en Gaceta No 113 del 13 de junio del 2005)