CAPÍTULO II

Artículo 3º-Como dependencia que tiene a su cargo reunir, clasificar, ordenar, administrar y facilitar los documentos de carácter municipal, tiene a su vez funciones específicas que son:

1. Reunir por medio de listas de remisión, los documentos producidos y recibidos como producto de las actividades de la Institución.

2. Mantener técnicamente organizados todos los documentos que pueden ser textuales, gráficos, audiovisuales, materiales cartográficos y legibles por máquina.

Poner a disposición del personal municipal y al público en general, todos los fondos documentales existentes.

CAPÍTULO III

Artículo 4º-El lugar destinado para el Archivo Central de la Municipalidad de Valverde Vega, estará ubicado en la segunda planta del Edificio Municipal de Valverde Vega.

Artículo 5º-El local donde se ubique el Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias que garanticen la conservación de los documentos.

CAPÍTULO IV

Artículo 6º-Todas las dependencias municipales deberán enviar los documentos al Archivo Central debidamente organizados, foliados, numerados y descritos por medio de listas de remisión.

La lista de remisión debe llenarse correctamente y con una copia, una será firmada y sellada como recibida y se devolverá a la oficina de origen una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella es lo que ingresó al Archivo Central, en caso contrario la documentación será devuelta para que se corrija la lista de remisión.

Artículo 7º—A la lista de remisión se le llenará la columna de signatura del Archivo Central antes de ser devuelta a la oficina remitente.

Artículo 9º-El archivista establecerá los plazos o las fechas en que se recibirán documentos para cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a los encargados de archivos de gestión.

CAPÍTULO V

Artículo 10.-El préstamo de documentos se hará a funcionarios y particulares siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida

Artículo 11.-La documentación no podrá salir de la Institución salvo en los casos de exposición o requerimiento de los Tribunales de Justicia y la Contraloría General de la República, para estos casos deberá quedar una copia fotostática certificada por la Secretaria Municipal, como respaldo y en los casos que proceda se dará en préstamo esas copias.

Artículo 12.-Para el préstamo de documentos a las oficinas productoras se llenará una boleta de préstamo de documentos, el funcionario que retire los documentos firmará como responsable.

Artículo 13.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer la solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de su investigación, llenará la boleta de préstamo de documentos y además deberá identificarse con su cédula de identidad o carné de estudiante en su caso.

Artículo 14.-Los usuarios particulares e internos deberán hacer silencio en el local de consulta, no rayar los documentos, no comer, asimismo se prohíbe fumar en cualquiera de las áreas del Archivo Central.

Artículo 15.-En caso de que los documentos sean consultados por historiadores o con el fin de elaborar investigaciones y a criterio de archivista éste solicitará una copia del trabajo realizado y pasará a formar parte del patrimonio documental del Archivo Central de la Municipalidad.

CAPÍTULO VI

Artículo 16.-El archivista será quien elabore las normas de procedimientos para la organización del archivo, la aplicación de éstas se hará para el Archivo y todos los archivos de gestión. El encargado del Archivo será quien coordine las políticas archivísticas de la Municipalidad.

Artículo 17.-Los jefes de departamentos o encargados de oficina serán los responsables de que en su oficina se ordenen y archiven correctamente los documentos siguiendo las normas de procedimientos establecidos por el Archivo Central, asimismo será el responsable de que se archiven correctamente las listas de remisión.

Artículo 18.-El Archivo contará anualmente en la medida de las posibilidades económicas de la institución, con un presupuesto para la adquisición de materiales necesarios para el buen ejercicio de sus funciones.

CAPÍTULO VII

Artículo 19.-De conformidad con sus posibilidades económicas el Concejo Municipal incluirá dentro de su presupuesto anual una partida tendiente a la compra de equipos electrónicos, de microfilm, fotocopiado, de control de la temperatura y humedad, y otros que conserven en buen estado los documentos y faciliten la información solicitada por los usuarios.

Artículo 20.-El Concejo Municipal, el Alcalde Municipal y la Sección de Archivo Central, deberán promover exposiciones, conferencias y seminarios con el fin de acercar a los ciudadanos y dar conocer al público en general nuestra historia.

CAPÍTULO VIII

Artículo 21.—El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central será regulado por una Comisión Institucional, integrada por los siguientes funcionarios:

1. Superior Administrativo.

2. Asesor Legal.

3.    Encargado de Archivo Central.

CAPÍTULO IX

Artículo 22.-Este Reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios municipales, quien incumpla uno o varios de sus artículos, se le aplicarán las sanciones establecidas en el artículo 150 de Código Municipal.

Para personas particulares que por culpa, dolo, negligencia o impericia en el manejo de los documentos se les aplicará la normativa establecida en el Código Civil o Penal vigente.

Artículo 23.-El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Acuerdo definitivamente aprobado.