Artículo 2º-Para efecto del presente Reglamento se entenderá por:

a) Archivo Administrativo del INFOCOOP: Es archivo administrativo, los archivos de gestión de los diferentes procesos, macroprocesos y oficinas del INFOCOOP y el Archivo Central.

b) Archivos de Gestión: Son los archivos de cada proceso, macroproceso y oficina de la Institución que custodian los documentos en su primera fase de vigencia administrativa.

c) Archivo Central: Es la oficina, dependiente del Proceso de Administración y Finanzas del INFOCOOP que administra y custodia los documentos de toda la Institución para conservar adecuadamente el fondo documental a su cargo, así como facilitar y agilizar su uso mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística, esto en la segunda fase de vigencia legal. También es el encargado de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por el INFOCOOP, que ha cumplido su vigencia administrativa y que se conserve por razones legales o de valor científico cultural.

ch) Archivo Final o Histórico: Son aquellos archivos que custodian únicamente documentos con valor científico-cultural para el país.

d) Fondo documental: Es la totalidad de documentos producidos por la institución y custodiados por el Archivo Central.

e) Subfondo documental: Es el conjunto de documentos producidos por cada proceso, macroproceso y oficinas de la institución

f) Serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo o subfondo documental y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.

g) Unidad Documental: Es el conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás. Ejemplo: un expediente, una carpeta con documentos afines.

h) Pieza documental: Documento suelto que no forma parte de una unidad.

i) Comité Institucional: El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

j) INFOCOOP: El Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

k) Reglamento: El presente Reglamento del Archivo Administrativo del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

l) Reglamento a la Ley: Reglamento a la Ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos de fecha 24 de octubre de 1990.

m) Tablas de Plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa y legal, su valor científico cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.

n) Tipo documental: Forma en que se presenta la información contenida en el documento: actas, circulares, oficios, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, acuerdos, fotografías, etcétera.

ñ) Usuario: Toda persona que acuda al Archivo Central para realizar cualquier tipo de consulta o investigación. Esta persona puede ser un funcionario de la Institución o un particular, quien tendrá que acogerse a las disposiciones de este reglamento.

Artículo 3º-El Archivo Central deberá contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una mejor conservación de los documentos.

Contará con tres áreas bien definidas, a saber: área administrativa, área de consulta y área de depósito. Deberá velar porque en los Archivos de Gestión se cumplan las medidas de conservación y preservación documental y las directrices emanadas del Archivo Nacional.

Artículo 4º-El fondo documental que se maneja en el Archivo Central se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por este, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 5º-El Archivo Central deberá facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, el artículo 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, sin embargo, si algún proceso, macroproceso u oficina de la Institución considera que algunos documentos son de tipo confidencial, el Custodio de documentación y archivo solicitará la autorización respectiva al mismo antes de facilitarlos.

Artículo 6º-El Custodio de documentación y archivo no podrá eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico- cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación Documental o que no hayan cumplido con su vigencia administrativa y legal de acuerdo con la Tabla de Plazos. De igual forma se deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del Archivo Central como los usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.

CAPÍTULO II

De los diferentes archivos

SECCIÓN I

Archivo Central

Artículo 7º-Las funciones del Archivo Central serán las siguientes según lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley Nº 7202:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución.

Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

f) Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.

g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.

h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.

i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.

j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.

l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 8º-Además de las funciones que estipula el manual de puestos vigente, el Custodio de Documentación y Archivos colaborará en las siguientes actividades:

a) Colaborar con el Proceso de Desarrollo Humano la organización y realización de cursos, que en materia archivística se impartan a los funcionarios del INFOCOOP.

b) Gestionar ante INFOCOOP su participación en las reuniones y seminarios del Sistema Nacional de Archivos y del Consejo Internacional de Archivos, siempre y cuando exista contenido presupuestario y de conformidad con lo dispuesto en los Reglamentos de Becas y de Capacitación del INFOCOOP.

c) Estar al día con las nuevas técnicas de archivo, mediante una comunicación constante con el Archivo Nacional y Organismos Internacionales.

ch) Representar al INFOCOOP ante la Comisión Interinstitucional de Jefes de Archivos Centrales (CIAC) creada por Decreto Ejecutivo N° 19435-G de fecha 26 de junio de 1989.

d) Denunciar, cuando sea de su conocimiento, ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cualquier hecho relacionado con la apropiación de documentos públicos o eliminación sin previa autorización de dicha comisión.

e) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en el fondo documental que se encuentran en el Archivo Central, estas deberán incluir el V°B° del Coordinador de Administración y Finanzas.

Artículo 9º-El proceso de microfilmación o digitalización de documentos declarados con valor científico-cultural, estará a cargo del Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. En caso de que algún proceso, macroproceso y oficina de la institución desee aplicar algunos de los mecanismos aquí descritos (microfilmación, digitalización) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central.

Artículo 10.-De igual manera la aplicación de cualquier otro tipo de tecnología (tales como sistemas de información documental, correo electrónico, etc.) que afecte el manejo documental del INFOCOOP deberá coordinarse con el Archivo Central, el cual establecerá en conjunto con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la oficina productora de estos, los procedimientos de custodia y la regulación que se utilizarán en lo referente a la documentación que se gestione por medio de estas tecnologías, de acuerdo con la legislación vigente.

SECCIÓN II

De los archivos de gestión

Artículo 11.-Según lo dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y su Reglamento, Serán funciones de los archivos de gestión:

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada.

b) Los Archivos de Gestión están obligados a conservar adecuadamente sus documentos con los medios a su alcance, y con la asesoría y adiestramiento de la Dirección General del Archivo Nacional.

c) Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 12.-Además de las funciones que estipula el Manual de Puestos vigente, los coordinadores y las Asistentes Administrativas coordinarán las siguientes actividades con el Archivo Central:

a) Coordinar con el Archivo Central la ejecución de las políticas archivísticas de la Institución.

b) Los coordinadores y asistentes administrativas deben colaborar en la elaboración de las Tablas de Plazos de sus respectivos procesos, macroprocesos y oficinas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

c) Coordinar y ejecutar la transferencia hacia el Archivo Central de los documentos que hayan cumplido su vigencia administrativa de conformidad con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos.

ch) Solicitar el asesoramiento necesario al Custodio de documentación y archivo cuando así lo requieran.

CAPÍTULO III

Del comité institucional

Artículo 13.-Créase el Comité Institucional que estará conformado por el custodio de documentación y archivos, un asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación, esto según el artículo 33 de la Ley Nº 7202 y el artículo 138 del Reglamento a la ley, no obstante podrán estar también integrado por miembros adicionales, temporales o permanentes, según los objetivos y funciones especifica que se realicen vinculadas al manejo de los diferentes Archivos Institucionales.

Artículo 14.-Además de las citadas en el artículo 33 de la Ley Nº 7202 y el artículo 140 del Reglamento a la ley, las funciones del Comité Institucional serán:

a) Proponer las políticas institucionales para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el INFOCOOP, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.

b) Determinar cuáles documentos y con qué .finalidad Deneb ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, de acuerdo con la legislación vigente.

c) Cualquier otra que procure el mejor manejo documental de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 15.-El Comité Institucional podrá convocar a sus reuniones a cualquier funcionario del INFOCOOP, competente en la materia por tratar, para decidir con mayor amplitud y objetividad la conservación y eliminación de la documentación evaluada.

Artículo 16.-La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan la Tabla de Plazos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional y avalada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley y el Reglamento a la ley.

Artículo 17.-Los documentos que se eliminen deberán convertirse en material no legible y venderse como material reciclable, para lo cual el Comité Institucional coordinará con el Proceso de Administración y Finanzas y con Proveeduría, para que realicen los procedimientos de contratación administrativa establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo reglamento general.

El Comité tendrá la responsabilidad de diseñar la lista y acta de eliminación de documentos y consignar la participación de los responsables en este proceso de eliminación documental.

CAPÍTULO IV

De las transferencias y préstamos documentales

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Artículo 18.-Antes de realizar una transferencia documental, todos los procesos, macroprocesos y oficinas deben coordinar con el Archivo Central, para cumplir con el procedimiento adecuado. Con este fin se deberá solicitar la transferencia con un mes de anticipación.

Artículo 19.-Toda transferencia documental que se vaya a realizar deberá ir acompañada de una lista de remisión, en la que se indicará entre otros el proceso, macroproceso u oficina que remite, la fecha de remisión, el contenido y las fechas extremas e indicar como observación si el documento presenta acceso restringido, lo anterior en cada uno de los documentos que se van a enviar al archivo central. Esta lista se completará en el proceso, macroproceso u oficina que va a transferir los documentos y debe ir acompañada de una copia. La transferencia de los documentos y la lista de remisión de documentos se entregarán conjuntamente.

Artículo 20.-La documentación a transferir, será determinada por las Tablas de Plazos, excepto en casos especiales, para lo cual deberá contar con una autorización por escrito de la persona encargada del Archivo de Gestión.

    Artículo 21.-El Archivo Central deberá autorizar por escrito la transferencia solicitada y fijará  la fecha en que está se llevará a cabo.

    Artículo 22.-Toda unidad documental debe ser enviada al archivo con carátula al principio y protección al final , para su debida conservación. No se recibirán expedientes que no sean enviados en dicha forma y debidamente rotulados, indicando su contenido.

Artículo 23.-Al realizarse la transferencia, el funcionario de Archivo Central y uno del proceso, macroproceso u oficina remitente, confrontarán la lista de remisión con los documentos. En caso de presentarse faltantes o alguna anomalía, no se recibirá la documentación hasta que éstas se hayan corregido.

PRÉSTAMOS DOCUMENTALES:

Artículo 24.-Cuando un documento deba salir del Archivo Central hacia un proceso, macroproceso u oficina, el usuario deberá completar la boleta de "Solicitud de Documentos para usuarios internos" que para tal efecto ha sido confeccionada o si existiera un programa de computo deberá ser registrado en este. Los documentos no podrán ser retenidos por más de 15 días, plazo que puede prorrogarse previa justificación del solicitante. Además para el préstamo de los documentos con acceso restringido de los diferentes procesos, macroprocesos u oficinas será necesaria la autorización del coordinador afectado.

    Artículo 25.-Si el documento debe salir del INFOCOOP, adicional a la boleta de "Solicitud de Documentos para usuarios internos", se debe confeccionar un acta en la que indicará el contenido del documento, el número de folios que lo conforma, los motivos por los cuales debe salir del INFOCOOP, todos los datos del solicitante, la . firma  y la autorización de la máxima autoridad administrativa.

    Artículo 26.-Los documentos pueden ser solicitados también por los particulares, siempre y cuando los consulten en el mismo Archivo Central con un horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., mediante la utilización de una fórmula denominada "Solicitud de Documentos para usuarios externos" que para tal efecto ha sido confeccionada. Para efectos de fotocopiado, se procederá a confeccionar una boleta donde se indicará el contenido del documento, el número de folios que lo conforma, todos los datos del solicitante, la firma y la autorización de la máxima autoridad administrativa.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 27.-Todos los funcionarios del INFOCOOP quedan obligados por este Reglamento a acatar las siguientes normas archivísticas:

a) Cuidar los documentos como propiedad del INFOCOOP, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerles tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas, prensas y en general realizar cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.

b) Respetar el valor administrativo, legal, .financiero y científico-cultural de los documentos.

c) Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de la administración y uso de los documentos.

ch) Hacer un correcto uso de la información.

d) Solo podrán tener ingreso a los depósitos, aquellas personas que cuenten con la autorización del Custodio de Documentación y Archivos.

e) No podrán permanecer dentro del Archivo Central personas ajenas mientras no se encuentre el Custodio de Documentación y Archivos.

Artículo 28.-El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas especificas que los regula, será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan los regímenes internos, la Ley N° 7202 y el Reglamento a la ley, así como cualquier otra normativa vigente en relación con esa materia.

Aprobado por la Junta Directiva del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, en su Sesión 3.466, Art. 1, inciso 2.3 del 3 de agosto del 2005.

San José, 24 de agosto del 2005.