Artículo 4° -Procedimiento.
1) Una vez aceptada la renuncia por la Contraloría General
de la República u operada la vacante en la plaza de auditor o subauditor, la respectiva Junta designará una comisión
integrada por tres de sus directores, que será la encargada de dirigir el
proceso de reclutamiento y selección de candidatos para ocupar los cargos de
auditor o subauditor internos según corresponda. Esta
comisión tendrá las atribuciones señaladas por este Reglamento y contará con el
apoyo técnico de la Dirección de Capital Humano, Asesor de la Junta y cualquier
otro asesor técnico o jurídico que en su criterio requiera.
2) La Comisión liderará el proceso de selección, distribuirá
las tareas y emitirá los actos correspondientes para información y resolución
de la Junta cuando ello corresponda.
3) La Dirección de Capital Humano redactará los términos del
concurso para la selección del auditor o subauditor
internos. Con ese fin, la División Cultura y Desarrollo revisará y, de ser
necesario, propondrá, modificaciones al Perfil del Puesto en el Manual de
Puestos vigente, considerando los requisitos establecidos por la Ley Orgánica
del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, la Ley General de Control Interno y
demás normativa aplicable, así como los criterios de la Tabla de Valoración y
cualquier otro documento que estime necesario, los cuales deberá someter a
conocimiento y revisión de la Comisión.
4) La Comisión analizará, recomendará y elevará a la
respectiva Junta las bases del concurso.
5) Aprobadas las bases del concurso por la respectiva Junta,
la comisión competente encargará a la Dirección de Capital Humano la
elaboración de un aviso donde se invite a los interesados a concursar, el cual,
una vez aprobado por la Comisión, deberá publicarse en al menos dos diarios de
mayor circulación nacional, por una sola vez.
En dicho aviso se deberá indicar que se rechazará ad portas
la oferta que incumpla cualquiera de los requisitos insubsanables detallados en
el inciso 13 de este artículo, e indicará el plazo para la presentación de las
ofertas en la Dirección de Capital Humano, en la dirección y hora que se
indique. El plazo para la recepción de documentos será de ocho días hábiles
contados a partir de la fecha de la publicación.
Asimismo, advertirá que, con su participación, el
concursante autoriza al Banco y a sus Sociedades Anónimas, para que solicite a
cualquier otra persona física o jurídica referencias o información sobre él, y
que releva de toda responsabilidad a quien brinde esas referencias o
información a solicitud del Banco o sus Sociedades Anónima.
Utilizando los medios de comunicación disponibles, Capital
Humano, velará por hacer del conocimiento de los trabajadores del Banco y sus
Sociedades, la convocatoria y los términos del concurso, con el fin de
garantizar su libre participación.
6) Los candidatos deben presentar:
a) El currículo u hoja de vida.
b) Original y copia de los títulos académicos obtenidos o
certificación de ellos.
c) Constancia de experiencia contada a partir de su
incorporación al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, extendida por el
jefe de Recursos Humanos de la entidad donde haya laborado.
d) Certificación de la incorporación al Colegio de
Contadores Públicos de Costa Rica.
e) Declaración Jurada según lo dispuesto en el artículo 5 de
este reglamento
f) Formulario debidamente completo, exigido por la "Ley
sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado,
legitimación de capitales y actividades conexas".
g) Certificación de antecedentes penales con no más de tres
meses de haber sido extendida.
h) h. Certificación sobre su experiencia en auditoría
interna o externa en el sector público o privado, debe indicar los períodos de
trabajo, puestos ocupados y funciones desempeñadas, así como cualquier otra
información indispensable para acreditar la experiencia.
7) Al momento de la apertura del período definido para la
recepción de ofertas, Capital Humano levantará un acta de apertura de ese
período con indicación de la fecha, hora, funcionario responsable del acto de
apertura y al menos dos testigos del acto.
8) Por cada oferta recibida, la Dirección de Capital Humano
entregará un comprobante de recibido donde al menos deberá constar: la fecha y
hora de recibido, mención de la cantidad de documentos que fueron recibidos,
constancia de que las copias recibidas, así como nombre y firma del funcionario
de Capital Humano responsable de la recepción de los documentos.
9) Concluido el plazo establecido para la recepción de
ofertas, Capital Humano, levantará un acta de cierre del período, con
indicación de la fecha, hora, funcionario responsable del acto de cierre y al
menos dos testigos del acto.
10) Concluido el plazo establecido para la recepción de
ofertas, Capital Humano revisará la documentación presentada por cada
participante y dentro de los cinco días hábiles siguientes, remitirá a la
Comisión una lista de los concursantes, detallando las ofertas que no presentan
vicio, las que presentan algún vicio subsanable y las que presentan vicios
insubsanables, detallando en qué consisten los vicios.
11) La Comisión revisará la lista indicada en el párrafo
anterior y solicitará a la Dirección de Capital Humano notificar a cada
concursante su situación, para que este presente los
recursos indicados en el artículo 16 de este Reglamento, o bien subsane los
vicios cuando ello proceda, subsanación que deberá llevarse a cabo dentro de
los cinco días hábiles siguientes a la indicada
12) Son subsanables los siguientes vicios:
a) Falta de prueba de su condición de costarricense, del
grado académico obtenido, de las profesiones que ostente, o de la experiencia
requerida.
b) Falta de declaración jurada conforme lo indicado en el
artículo 5 de este Reglamento.
c) Falta de copias y certificaciones expresamente
requeridas.
13) Son insubsanables, y consecuentemente no se considerará
la oferta de quien al día de la presentación de esta:
a) No ostente la calidad de costarricense.
b) Carezca del título académico de Licenciado en Contaduría
Pública.
c) No esté incorporado al Colegio de Contadores Públicos de
Costa Rica.
d) No sea de reconocida honorabilidad.
e) Sea pariente de alguno de los funcionarios indicados en
el artículo 5, inciso a), de este Reglamento.
f) Carezca de la experiencia mínima requerida.
14) Firmes los recursos presentados según lo indicado en el
párrafo 11 de este artículo, subsanados los vicios cuando así proceda, y
vencidos los plazos para la subsanación sin haberse cumplido con la prevención,
lo que será notificado a quienes hayan presentado documentos pretendiendo
subsanar vicios de esa índole, la Comisión solicitará a la Dirección de Capital
Humano que coordine la elaboración de las pruebas técnicas requeridas.
15) La Dirección de Capital Humano, convocará a los
candidatos para la aplicación de las pruebas técnicas e instrumentos orientados
a la detección de competencias de conformidad con el perfil del puesto sometido
a concurso, a fin de identificar aquellos profesionales cuyas condiciones
técnicas y características personales, les faculte para un cabal y efectivo
desempeño del cargo sometido a concurso.
16) Las pruebas se aplicarán en el siguiente orden:
a) Prueba de conocimientos.
b) Evaluación de competencias.
c) Pruebas psicométricas.
17) La Dirección de Capital Humano presentará a
consideración de la Comisión, un cuadro resumen con los resultados de la evaluación,
ordenado en forma descendente en función de la calificación final obtenida por
cada concursante y que contenga al menos:
a) Nombre y apellidos de cada concursante evaluado.
b) Criterios o requisitos evaluados a cada uno de los
concursantes.
c) Referencia que indique el tomo y folio del expediente
administrativo en el que se encuentra el sustento del resultado de cada
evaluación practicada.
d) Referencia que indique el tomo y folio del expediente
administrativo en el que se encuentra el sustento del resultado del puntaje
total asignado a cada concursante.
18) Aquellos candidatos cuyas pruebas indicadas en el
párrafo 16 no alcancen la nota mínima de 80 definida en las bases del concurso
serán excluidos de este, decisión que podrán recurrir ante la Dirección de
Capital Humano dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación del
respectivo acto.
19) Firmes los recursos indicados en el punto anterior, la
respectiva Comisión revisará los resultados y propondrá una terna o nómina a la
respectiva Junta.
La terna de quienes aprobaron la nota mínima se integrará de
la siguiente forma:
a) Si tres de los candidatos obtienen notas diferentes y
esas son las más altas.
b) Si la nota más alta es alcanzada en empate por tres
candidatos, ellos integrarán la terna.
c) Si dos candidatos alcanzan igual nota, y esta es la más
alta, conformarán la terna junto con quien haya alcanzado la segunda nota más
alta.
d) Si un candidato alcanza la nota más alta y otros dos
candidatos alcanzan la segunda nota más alta, ellos tres integraran la terna.
La conformación de nómina se integrará únicamente en los
siguientes casos:
a. Cuando solo uno o dos candidatos hayan alcanzado la nota
mínima establecida en las bases del concurso, la nómina estará integrada por
dichas personas.
b. Cuando más de tres candidatos obtengan nota igual, y esa
sea la nota más alta.
c) Cuando un candidato obtenga la nota más alta y tres o más
candidatos alcancen la segunda nota más alta.
d) Cuando dos candidatos obtengan la nota más alta y dos o
más alcancen la segunda nota más alta.
e) Cuando un candidato obtenga la nota más alta, otro
alcance la segunda más alta y tres o más hayan alcanzado la tercera nota más
alta.
20) La Junta conocerá la lista de candidatos y aprobará la
terna, notificando el resultado del proceso a los interesados y otorgándoles
tres días hábiles, contados desde la notificación, para la presentación de
recursos.
21) Firme la resolución que tiene por conformada la terna,
la Junta la remitirá a la Comisión para que ésta elabore el cronograma de
entrevistas de los concursantes y proceda a convocarlos.
22) La Junta entrevistará por separado a los concursantes
incluidos en la terna y realizará una evaluación de cada uno de ellos por su
desempeño en esta etapa.
23) Finalizada la etapa de entrevistas, la respectiva Junta
remitirá a la Contraloría General de la República el expediente administrativo
resultante del concurso, debidamente preparado por la Dirección de Capital
Humano
24) El expediente administrativo deberá contener al menos:
a) Oficio de la Junta dirigido a la Contraloría General de
la República, donde se solicite expresamente la aprobación del proceso de
nombramiento de Auditor Subauditor.
b) Certificación del expediente, emitida por la Dirección de
Capital Humano, donde se indique:
i-La cantidad de tomos y folios que conforman el expediente
ii-El índice general de tomos y una tabla de contenido de
cada tomo.
iii-Que contiene los acuerdos tomados por la Junta
relacionados con el proceso de concurso.
iv-Que los documentos son originales o copia de los
originales.
v-Que contiene los documentos de todos los oferentes, según
los requisitos definidos en el párrafo 6 de este artículo.
vi-Que contiene la lista de concursantes a quienes se les
aplicó cada prueba y la entrevista dispuesta en los párrafos 21 y 22 de este
artículo.
vii-Que contiene los modelos de entrevista aplicada a los
integrantes de la terna y los resúmenes de las entrevistas realizadas a esos
integrantes.
viii-Que contiene los criterios de evaluación aplicables en
cada prueba y en la entrevista, así como la declaración interpretativa
correspondiente a cada uno de esos criterios.
ix)-Que contiene los modelos-en blancode
las pruebas psicométricas aplicadas a los
concursantes.
x)-Que contiene los modelos -en blancode
las pruebas de conocimiento aplicadas a los concursantes.
xi)-Que contiene los resultados de las pruebas aplicadas a
los concursantes.
xii)-Que contiene las verificaciones realizadas por la
entidad.
xiii)-Que contiene la notificación realizada a los
concursantes, cuando ésta era pertinente.
xvi)-Que indique que los integrantes de la terna no tienen
impedimento legal, reglamentario o administrativo para, llegado el momento, ser
electos por la Junta como auditor o subauditor.
c) Certificación del competente de cada entidad en el
sentido de que se cuenta con una plaza legalmente creada y con el contenido
presupuestario correspondiente.
d) En el caso de las Sociedades, acuerdo de la Junta donde,
con base en las características de la entidad, se indique: monto del presupuesto,
complejidad de su actividad y otros, se justifique la apertura de un concurso
público externo, para el nombramiento del auditor o Subauditor.
e) Copia de este Reglamento, aprobado antes de que la Junta
ordenara el inicio del concurso público externo.
f) Cuadro-resumen indicado en el párrafo 17 de este
artículo.
h) Requisitos de la clase y cargos del auditor o subauditor internos establecidos en el manual
correspondiente y oficial de la entidad.
i) Publicaciones de la convocatoria a concurso, definidas en
el párrafo 5 de este artículo.
25) Requisitos de la solicitud de aprobación de procesos
para nombramiento plazo indefinido.
La solicitud que se dirija a la Contraloría General de la
República para aprobar del proceso de nombramiento por plazo indefinido de
auditor o subauditor interno deberá contener los
siguientes requisitos:
a) Oficio dirigido al Gerente del Área de fiscalización
Operativa y evaluativa correspondiente según la institución gestionante
b) La solicitud debe estar motivada, sustentada en la
actuación de la respectiva entidad suscrita por el Presidente de la respectiva
Junta y será acompañada de una copia certificada del acta donde conste el
acuerdo mediante el cual el presidente aprueba el proceso correspondiente.
c) Se debe adjuntar a la solicitud, certificación del
competente de cada entidad el cual se indique lo siguiente:
i-Que la plaza se encuentra vacante y que no tiene
impedimento alguno para ser ocupada y en caso de designarse el funcionario la
respectiva entidad cuenta con el contenido económico para cubrir la respectiva
erogación.
ii-Que el Manual descriptivo de Puestos de la respectiva
entidad incluye las funciones y los requisitos para los cargos de auditor y subauditor interno, de conformidad con lo dispuesto por la
Contraloría General de la República.
iii-Que los candidatos de la terna de la cual se pretende
nombrar cumplen con los requisitos mínimos establecidos en los lineamientos
emitidos por la Contraloría General de la República y la demás normativa
aplicable.
vi-Que en el concurso se respetaron los principios y reglas
de régimen de empleo público, así como los trámites y procedimientos aplicables
en la contratación del personal de la respectiva entidad.
v-Que la selección de los candidatos integrantes de la terna
se efectúo en el contexto de la normativa vigente y los trámites previstos para
este fin.
vi-Que los integrantes de la terna no tienen impedimento
alguno para ser designados en el cargo, de conformidad con la verificación
realizada por cada entidad.
vii-Que existe un expediente administrativo, el cual
contiene todos los documentos generados dentro del concurso y los atestados de
todos los participantes en dicho proceso.
Que los resultados del concurso y la conformación de la
terna han sido debidamente
notificados a todos los participantes.
viii-Cuando corresponda, se comunicará sobre la resolución
de todas las impugnaciones presentadas en el proceso del concurso.
La aprobación del proceso por parte de la Contraloría General
de la República se fundamentará en la información antes citada la cual deberá
estar debidamente certificada, por tanto, no requiere presentarse el expediente
administrativo que se conforme de todo el proceso, sin perjuicio de que el
Órgano Contralor pueda requerir el expediente cuando determine su necesidad.
26) Recibida la anuencia por parte de la Contraloría General
de la República, la respectiva Junta escogerá en los diez días hábiles
siguientes al comunicado, y de los tres concursantes de la terna, un único
concursante para el puesto de auditor o subauditor
interno según corresponda, notificando a los otros dos concursantes el
resultado del proceso quienes de que presenten los recursos indicados en el
artículo 16 de este reglamento así lo consideran.
27) Firme el acto de nombramiento la respectiva Junta lo
informará a la Contraloría General de la República a más tardar el primer día
hábil siguiente del inicio de funciones lo anterior de conformidad con lo
establecido en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno. Dicha
información deberá contener:
a) Nombre completo, número de cédula y título académico del
candidato seleccionado.
b) Dirección de correo electrónico, jornada laboral (tiempo
completo-medio tiempo) y horario de trabajo que estaría desempeñando dicho
funcionario.
c) Indicación de que el nombramiento se efectúa por plazo
indefinido.
d) Fecha a partir de la cual rige el nombramiento.
e) Número telefónico, número de fax, apartado postal y
dirección exacta de la oficina de la auditoría interna.
El oficio mediante el cual se comunica la designación
efectuada debe estar suscrito por el Presidente de la respectiva Junta y
acompañarse de copia certificada del acta donde consta el respectivo acuerdo.
Todo nombramiento en propiedad estará sujeto al periodo de
prueba de seis meses.
28) Si en algún momento antes de la elección del auditor o subauditor interno alguno o algunos de los integrantes de
la terna manifiesta su desinterés de participar en el concurso, Capital Humano
completará la terna, que debe conformarse con el o los concursantes de la lista
de elegibles que tuvieran la calificación final más alta en orden descendente,
siempre y cuando haya alcanzado una nota de al menos un 80% y sin considerar a
los que hayan manifestado expresamente su deseo de que no se les considere como
concursantes.
(Así reformado
mediante sesión ordinaria N° 5736 del 25 de mayo del 2020)