Artículo 2º-Definiciones. 

a) Firma electrónica: Cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma electrónica se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado. 

b) Certificado digital: Aquel mecanismo criptográfico que cumpla con la definición, requerimientos y características del dispositivo de almacenamiento exigidos por la Autoridad Certificadora. 

c) Autoridad certificadora: La Autoridad Certificadora es la encargada de administrar los certificados digitales, así como de la emisión, generación y vencimiento anticipado de la vigencia de éstos, para el uso del Ministerio de Hacienda, asegurándose que la Autoridad de Registro realice adecuadamente su función, de acuerdo con los procedimientos y políticas creados para tal fin. 

d) Oferta electrónica: La oferta electrónica remitida a través del CompraRED, es la manifestación expresa del oferente de querer contratar con la Administración, para lo que utilizará la firma electrónica. Dicha propuesta se entenderá como un conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permitan identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al oferente con su oferta; garantizando el no rechazo; la invariabilidad de la información; y el tiempo exacto de la transacción.

e) Subasta a la baja electrónica en tiempo real: Aquella modalidad de contratación en la cual en forma electrónica se presentan ofertas mediante la puja de precios hacia la baja, utilizando CompraRED, con el fin de adquirir bienes genéricos.

La oferta que resulte ganadora será aquella que cumpla con las condiciones legales y técnicas establecidas y que resulte la más económica. 

f) Encriptar: Conversión de los datos propios a un código privado e ininteligible. La encriptación transforma la información de modo que adopte un estado incomprensible, por medio de un algoritmo que responde a una clave de encriptación denominada "llave". Es necesario poseer esta llave para cerrar (encriptar) el archivo o mensaje y para "abrirlo" (desencriptarlo). La encriptación se utiliza, por ejemplo, para transmitir documentos por una red o para codificar textos de modo que no puedan ser modificados con un procesador.

Artículo 3º-Utilización del Sistema de compras gubernamentales CompraRED. La Administración Central de manera imperativa, y las demás instituciones del Sector Público que lo así lo deseen; utilizarán CompraRED para lograr una mayor eficiencia y eficacia en los procedimientos de contratación administrativa. También deberán hacer uso del Registro de Proveedores, catálogo de bienes, planes de compra, registro de inhibidos y precios de referencia que implemente la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, debiendo cumplir con las regulaciones que, sobre el particular, establecen la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento General y el presente Reglamento, así como las directrices que emanen de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 4º-Comunicación de actos de procedimientos. Sin perjuicio de las disposiciones legales y reglamentarias que establecen la obligación de publicar en el Diario Oficial La Gaceta determinados actos en algunos procedimientos de contratación administrativa, la Administración Central utilizará CompraRED, el cual será administrado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para la transmisión de datos, con el fin de comunicar los actos de procedimiento.

Para que los oferentes puedan enviar ofertas electrónicas, solicitar aclaraciones, subsanaciones, presentar recursos y otros actos del procedimiento de contratación administrativa por medio de CompraRED deberán suscribir un convenio, la solicitud de Generación de Certificado Digital y las Políticas de uso de CompraRED, ante la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa y haber obtenido el respectivo certificado digital.

En los casos en que los procedimientos de contratación administrativa que por su naturaleza y complejidad no sea conveniente tramitarlos por medios electrónicos, la Administración podrá utilizar los medios tradicionales. Sin embargo, de toda la información que emita y reciba la Administración, deberá incluirse en CompraRED (los datos que requiera el sistema).

Artículo 5º-Unidad administrativa responsable de la utilización de CompraRED. La Proveeduría Institucional de cada órgano o entidad sujeto a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, será la responsable de contar con la tecnología, infraestructura y recurso humano necesario para mantener actualizada la información que brinde a CompraRED, pudiendo utilizar la información que conste en el sistema para el desarrollo de sus funciones; sin embargo, ésta no podrá ser modificada en el sistema, el cual mantendrá los datos originales producto de todos los actos del procedimiento de contratación, durante el tiempo que se estime necesario.

Artículo 6º-Información y responsabilidad de los oferentes. Es obligación de los proveedores mantener actualizada su información en el sistema, especialmente aquella referente a medios de notificación como correos electrónicos, faxes o lugares de notificación físicos; en caso de que cuente con los accesos respectivos, podrán realizar la actualización directamente desde CompraRED. Asimismo, serán responsables de que la información que remitan a la Administración sea verdadera, completa, oportuna y exacta, y se prohíbe la reproducción con fines lucrativos de la información disponible en CompraRED. En caso de que los medios de notificación proporcionados por el oferente no se encuentren en funcionamiento o se encuentren saturados, operará la notificación automática, teniéndose por notificado dentro de las 24 horas siguientes al último intento de notificación del acto, de conformidad con lo establecido por la Ley de Notificaciones y otras Comunicaciones Judiciales.

CAPÍTULO II

Oferta electrónica

Artículo 7º-Requisitos para enviar ofertas electrónicas. Los proveedores podrán enviar sus ofertas electrónicas u otros actos de procedimiento vía CompraRED; siempre y cuando cumplan con los requerimientos exigidos por la normativa que regula la emisión de los certificados digitales Decreto Ejecutivo Nº 32457-H y la aceptación de políticas de uso de CompraRED.

Para el trámite de convenios de cooperación internacional, empréstitos externos, o aquellas compras en que se apliquen únicamente los principios de contratación administrativa establecidos en la Ley de Contratación Administrativa, que se realicen a través de CompraRED, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, previa verificación de las medidas de seguridad correspondiente, autorizará expresamente el uso de otros medios para otorgar la firma electrónica a los oferentes, siempre y cuando sea posible establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos la identificación del emisor, el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje.

Artículo 8º-Legalización de documentos de oferta electrónica extranjera. La Administración establecerá en el cartel un plazo de convalidación de legalización de documentos presentados en oferta electrónica. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, queda facultada para autorizar a las instituciones usuarias de CompraRed para aceptar los documentos legalizados presentados en ofertas extranjeras por medios electrónicos o telemáticos, los cuales se tendrán por jurídicamente equivalentes a los documentos que se otorgan, reciban o se transmitan por medios físicos, lo anterior no dispensa en ningún caso el cumplimiento de los requisitos, formalidades o solemnidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular, lo anterior de conformidad con las facultades establecidas en el artículo Nº 40 de la Ley de Contratación Administrativa, y 45.7 de su Reglamento General.

 Se conferirá pleno valor y eficacia jurídica a un certificado emitido en el extranjero, en cualquiera de los siguientes casos:

a-) Que esté respaldado por una autoridad certificadora registrada en el país, en virtud de existir una relación de corresponsalía con otras entidades similares en el extranjero, de lo que se deberá informar a la Autoridad Certificadora. 

b-) Que cumpla con todos los requisitos de validez de los certificados digitales y que exista un acuerdo recíproco entre Costa Rica y el país de origen del certificador en el extranjero.

Artículo 9º-Cálculo de plazos del acto de apertura de ofertas. Para efectos del cálculo de los plazos mínimos para recibir las ofertas que establecen la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General, éstos se computarán de acuerdo con las siguientes reglas:

a) Si se trata de una licitación pública o de una licitación por registro que deba publicarse en el Diario Oficial La Gaceta, será la publicación en este último la que determine el inicio del plazo. 

b) Si se trata de una licitación por registro que no requiere publicación en La Gaceta; de una licitación restringida, o de una contratación directa, será la comunicación al último de los potenciales oferentes invitados, la que determine el inicio del plazo.

La oferta que se envía electrónicamente por CompraRED, debe ser remitida antes de la apertura de las ofertas, de lo contrario el sistema no la recibirá, pues éste cuenta con un control estricto de la hora y fecha de la apertura de las mismas.

CAPÍTULO III

Utilización de CompraRED en distintas

etapas de contratación administrativa

Artículo 10.-Actuaciones que se pueden realizar a través de CompraRED. La Administración Central y demás instituciones que deseen utilizar CompraRED están facultadas para enviar las invitaciones a participar, realizar la divulgación del cartel, sus modificaciones y aclaraciones, recibir ofertas y sus aclaraciones, solicitar subsanes, la subsanación y comunicar otros actos de procedimiento, incluyendo la adjudicación respectiva, a través de CompraRED, para lo cual deberá acatar las disposiciones establecidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa respecto a los actos de procedimiento que se realizarán por medio del sistema.

Artículo 11.-Excepciones a la utilización de CompraRED. En caso que un oferente presente su oferta por escrito, la Administración deberá tenerla en cuenta para todos los efectos del concurso, siempre y cuando la misma se presente en el plazo establecido para la apertura de las ofertas.

Cuando por imperativo legal o por señalamiento de la Contraloría General de la República, resulte indispensable publicar la invitación a participar en el Diario Oficial La Gaceta o en un diario de circulación nacional, la invitación por CompraRED no podrá sustituir ni obviar dicha divulgación, en cuyo caso ambas publicaciones deberán realizarse concomitantemente.

Artículo 12.-Impresión de documentos y confección del expediente. En cada procedimiento de contratación en que se permita la utilización de CompraRED, la Administración podrá hacer una impresión de todos y cada uno de los documentos que reciba por esta vía y confeccionar, con los mismos y con los que ella misma produzca, un expediente de respaldo de la respectiva contratación. De no ser necesaria la impresión, la historia del respectivo procedimiento se llevará en un expediente digital o electrónico, el cual deberá mantenerse debidamente numerado y ordenado cronológicamente, a efecto de tenerlo a disposición de cualquier interesado en consultarlo.

La Administración deberá conservar en medio magnético u óptico, toda la información relativa a un determinado concurso, de manera que se cuente con un expediente electrónico; durante un período mínimo de cinco años posterior a la ejecución total del respectivo contrato. En materia de archivo de expedientes electrónicos se aplicará lo dispuesto en la normativa de la materia, así como lo dispuesto por la Dirección General de Archivo Nacional.

Cuando la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa lo autorice expresamente mediante resolución, las instituciones usuarias de CompraRED tienen la facultad de solicitar a los oferentes una copia de las ofertas o sus anexos impresos, cuando se presente un recurso de apelación; asimismo al adjudicatario cuando se requiere el refrendo contralor, para ambos casos deberán presentar los documentos en un plazo de 24 horas después de la notificación, so pena de la declaratoria de insubsistencia o del inicio del trámite de incumplimiento según corresponda.

Artículo 13.-Comunicación del plan de adquisiciones. Todas las instituciones que utilicen CompraRED, deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en el sistema, todo sin perjuicio de cumplir con las publicaciones en el Diario Oficial o la divulgación que se le deba dar en diarios de circulación nacional que sean exigidas por la normativa vigente.

Artículo 14.-Registro de inhibidos. Todas las instituciones de la Administración Pública deberán registrar y mantener actualizada la información en CompraRED, respecto a las personas físicas y jurídicas cubiertas por el Régimen de Prohibiciones que laboran en su dependencia.  Para lo cual deberán cumplir con los procedimientos establecidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 15.-Funcionario responsable. Todo funcionario que realice transacciones en CompraRED, será responsable de velar por la veracidad y confiabilidad de la información que emite, así como también revisar diariamente el sistema, para verificar si se recibieron gestiones electrónicas.

En ambos casos el sistema registrará todos los movimientos o transacciones de las gestiones electrónicas que se reciban y que se emitan por los usuarios.

Artículo 16.-Rendición de garantías de participación y de cumplimiento. La rendición de las garantías de participación y de cumplimiento, en tanto exigidas por la normativa vigente o bien requeridas por el respectivo cartel, deberán presentarse siguiendo los mecanismos y modalidades establecidos por el Reglamento General de Contratación Administrativa.

Cuando el cartel lo establezca en forma expresa, se permitirá la utilización de CompraRED para la rendición de garantías, bajo la modalidad de depósito o transferencia de dinero efectivo a la orden de la entidad promotora de la contratación, en una cuenta perteneciente a esta última en un banco del Sistema Bancario Nacional o de la Tesorería Nacional, caso en el cual la Administración deberá verificar, para los efectos legales pertinentes, que el depósito fue efectuado antes de la hora y fecha establecida para la apertura de las ofertas y bajo las condiciones establecidas en el cartel. Los oferentes que utilicen esta modalidad de rendición de garantías, deberán indicarlo de manera expresa en sus ofertas. Todo lo anterior de acuerdo con las políticas de uso de CompraRED,

Artículo 17.-Sobre la autenticidad del contenido del mensaje. Para todos los efectos, prevalecerá el contenido del mensaje que de acuerdo a los registros de CompraRED, se demuestre que fue enviado o recibido utilizando los mecanismos de seguridad aplicados en CompraRED, como son la firma digital; la encriptación, entre otros.

Artículo 18.-Comunicaciones a ofertas conjuntas o en consorcio. En la presentación de ofertas en consorcio o conjuntas, se tendrá por notificado el acto administrativo con la comunicación a una de las personas físicas o jurídicas involucradas en la oferta, cuando la Administración lo haya autorizado en las bases del concurso.

Artículo 19.-Cómputo de plazos. Para efectos del administrado los plazos empiezan a correr a partir del día hábil siguiente de la notificación a todas las partes o la publicación que corresponda.  El oferente o usuario del sistema se tendrá por notificado en el momento en que el funcionario designado, pulse la opción de envío en el sistema y quede registrado en el buzón del sistema el envío.

Artículo 20.-Notificación incompleta o errónea. Si por error se enviare una notificación electrónica a un destinatario que no corresponde en el momento que se determine la falta, el funcionario encargado la enmendará y procederá de inmediato a emitir la notificación electrónica al destinatario correcto, previa verificación de que efectivamente ocurrió un error. A partir de ese momento se tendrá por efectuada la notificación. 

Cuando el contenido del mensaje notificado electrónicamente esté incompleto, el oferente notificado deberá comunicarlo por el mismo medio dentro de las veinticuatro horas hábiles siguientes al recibo de la notificación, a la oficina de origen, la que dejará constancia de lo anterior y de comprobarse la anomalía practicará de nuevo la notificación.

Artículo 21.-Recursos administrativos. Los recursos administrativos que los interesados legitimados decidan instaurar contra actos emitidos dentro de los procedimientos de contratación administrativa, tramitados a través de CompraRED, deberán ser planteados de forma escrita ante las instancias correspondientes, y se tramitarán y resolverán por igual vía, observando siempre los procedimientos y plazos legalmente establecidos en la Ley de Contratación Administrativa. Lo anterior no exime a la Administración de registrar la información que CompraRED requiere.

En caso de que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y/o la Contraloría General de la República autorice la remisión y resolución de los recursos por CompraRED; el aviso se publicará en el Diario Oficial La Gaceta con un mes de anticipación a la implementación de la disposición.

CAPÍTULO IV

Del administrador y seguridad del sistema

Artículo 22.-Administrador del sistema. La administración de CompraRED estará a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, con el apoyo técnico de la Dirección de Informática, ambas dependencias del Ministerio de Hacienda, las cuales deberán velar porque el sistema cumpla con todos los requisitos que en materia de seguridad señala el presente Reglamento; de manera tal que se garantice la identificación del emisor y receptor del mensaje, la conservación del contenido original de cada documento electrónico que se reciba y se envíe, y se permita la impresión del mismo.

Artículo 23.-Encargado del seguimiento de las gestiones realizadas a través de CompraRED. Las proveedurías institucionales deberán contar con un encargado de reportar a los administradores del sistema, tan pronto como se detecten fallas en la infraestructura tecnológica o en la aplicación que soporte el envío y recepción de gestiones y notificaciones electrónicas, utilizando el procedimiento establecido por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para tal efecto.

Las áreas informáticas de las instituciones del sector público que utilicen CompraRED; deberán apoyar en el soporte técnico, a las proveedurías institucionales en caso de que estas últimas no cuenten con personal capacitado para esa labor,

Artículo 24.-Interrupción del sistema. Cuando el sistema de envío electrónico de notificaciones se interrumpa por cualquier motivo no atribuible a los usuarios, la notificación se hará una vez restablecido el sistema. El servidor encargado deberá verificar las comunicaciones no transmitidas y hacer el envío de inmediato.

En caso de que el sistema electrónico se interrumpa por más de veinticuatro horas, el Proveedor Institucional deberá realizar la notificación por los medios ordinarios con el .n de evitar atrasos en el procedimiento respectivo. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y la Dirección de Informática del Ministerio de Hacienda, definirán los procedimientos de contingencia, en el caso de que CompraRED quede parcial o totalmente fuera de servicio.

Artículo 25.-Condiciones del uso de CompraRED. Todas las personas físicas o jurídicas que deseen hacer uso de CompraRED para enviar y recibir documentos en los distintos trámites de contratación administrativa, deberán contar previamente con el certificado digital emitido por la Autoridad Certificadora del Ministerio de Hacienda y con la correspondiente autorización de uso emitida por la Autoridad de Registro del Área de CompraRED; siempre y cuando cumplan con los requerimientos exigidos por el presente Reglamento; la normativa que regula la emisión de los certificados digitales y la aceptación de políticas de uso de CompraRED; o en su defecto se cuente con una firma electrónica emitida por los medios autorizados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 26.-El Área de la Autoridad de Registro de CompraRED. La Autoridad de Registro del Área de CompraRED es la encargada de autorizar el uso del certificado digital para registrar y validar la información de los usuarios del sistema, así como de recibir y dar trámite a las solicitudes de vencimiento anticipado y renovación de los certificados. 

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa tendrá a cargo la Autoridad de Registro de CompraRED, teniendo como funciones las indicadas en el Reglamento de Creación de la Autoridad Certificadora del Ministerio de Hacienda.

Artículo 27.-Contenido de los certificados digitales. Los certificados digitales deberán ser emitidos por el Área de la Autoridad de Registro correspondiente debidamente acreditada, deberá responder a formatos y estándares reconocidos internacionalmente, fijados por la Autoridad Certificadora y deberán contener la información que define su reglamento.

Artículo 28.-Emisión del certificado digital en CompraRED. Para la emisión del certificado digital en CompraRED, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en coordinación con la Dirección de Informática; definirá la información y el dispositivo de almacenamiento que requerirá para tales efectos, de conformidad con la normativa vigente. Asimismo, procederá a revisar la documentación relativa a la identidad del usuario y la veracidad de la información presentada, así como a solicitar la entrega del formulario de "Solicitud de Generación de Certificado Digital y aceptación de las políticas de uso de CompraRED" y la suscripción del convenio o contrato de uso de certificados digitales; en caso de encontrarse conforme, notificará a la Autoridad Certificadora para que ésta autorice la emisión del certificado; luego notificará al proveedor o usuario para que se presente personalmente, a recibir su certificado digital; previa verificación por parte del suscriptor y el funcionario designado, de que el certificado digital se encuentre activado y funcionando apropiadamente.

De no resultar procedente la activación del certificado digital, por no cumplir el oferente con los requisitos legales o técnicos que señala el Decreto Ejecutivo Nº 32457-H "Reglamento de Creación de la Autoridad Certificadora del Ministerio de Hacienda" publicado el 7 de julio del 2005, se suspenderá el trámite y se le comunicará al interesado con la indicación de las razones existentes.

Artículo 29.-Vigencia del certificado. El certificado digital tendrá la vigencia de un año. Para su renovación, el interesado deberá entregar con quince días naturales de anticipación a su vencimiento, a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, una declaración jurada en la que manifieste que la documentación entregada para su inscripción no ha sufrido modificación alguna, así como la entrega del formulario de "Solicitud de Generación de Certificado Digital y aceptación de las políticas de uso de CompraRED", el dispositivo de almacenamiento y la suscripción del convenio de uso de certificados digitales. De contener modificaciones su información, deberá actualizarla en el mismo término indicado, cumpliendo con los requisitos del presente Reglamento de manera que se le otorgue un nuevo certificado digital.

Artículo 30.-Responsabilidad de la información. Los usuarios del certificado digital no podrán cederlo bajo ninguna circunstancia y se hacen plenamente responsables de los documentos que envíen firmados digitalmente con el dispositivo que para tal efecto se haya emitido, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Creación la Autoridad Certificadora.

Artículo 31.-Acuse de recibo. Cada vez que un proveedor envíe un documento por CompraRED, se le remitirá un correo con el acuse de recibo electrónico, el que permitirá acreditar la fecha y hora de recepción.

Artículo 32.-Aceptación de contrato o convenio de uso de certificados digitales y políticas de uso de CompraRED. Los proveedores aceptan con la firma de la "Solicitud de Generación de Certificado Digital y aceptación de las políticas de uso de CompraRED" así como la suscripción del convenio o contrato de uso de certificados digitales, que se ajustarán a ellas para participar en los procesos de contratación administrativa.  Asimismo, aceptan que toda la información relativa a su participación en los procesos de contratación administrativa, sea publicada en CompraRED y utilizada en los procesos de tratamiento de la información que realiza el sistema.

Artículo 33.-Vencimiento anticipado de la vigencia del certificado digital. El certificado digital podrá ser dejado sin efecto, cuando se presenten algunas de las causales dispuestas en el artículo Nº 34 del Reglamento de Creación de la Autoridad Certificadora del Ministerio de Hacienda.

Es obligación del suscriptor notificar a la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa, de la manera más expedita tales circunstancias; siendo que el plazo no podrá ser superior a un día hábil después de sobrevenida la causal para que proceda a la desactivación del dispositivo.

Asimismo, cuando se tuvieran elementos probatorios suficientes para determinar que la clave privada del certificado digital se encuentra mal utilizada, procederá a revocar la utilización de forma inmediata, como medida cautelar, por parte de la Autoridad Certificadora, con fundamento en los artículos Nº 219 y 226 de la Ley General de la Administración Pública.  Para la revocación y renovación de los certificados digitales, el usuario deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo Nº 32457-H.

Artículo 34.-Seguridad del sistema CompraRED. CompraRed permitirá establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos, la identificación del emisor y receptor, la hora, la fecha del envío y recibido, y el contenido del mensaje y/o transacción. El sistema CompraRED deberá conservar los documentos enviados y recibidos, así como dejar constancia en sus bitácoras de todos los mensajes y transacciones generadas, y permitir el acceso a las mismas y su impresión, cuando la Administración lo considere necesario.

La seguridad de CompraRED cubrirá como mínimo las siguientes áreas: Autenticación de usuarios, el no repudio de transacciones, autorización y control de acceso a usuarios, protección de la información y pistas de auditoría.

CAPÍTULO V

Subasta electrónica

Artículo 35.-Ámbito de aplicación de la subasta a la baja electrónica en tiempo real. La subasta a la baja electrónica en tiempo real, se utilizará para la adquisición de productos genéricos definidos por la Administración como tales. Para emplear esta modalidad de contratación, la Administración Central deberá utilizar los bienes incluidos en el catálogo de productos genéricos elaborado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, cuando la Administración considere que, con esta modalidad, puede satisfacer de mejor forma el interés público.

Artículo 36.-Registro de proveedores precalificados para la subasta a la baja electrónica en tiempo real. Para conformar el registro de proveedores precalificados para la subasta a la baja electrónica en tiempo real, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, promoverá una etapa de precalificación con plazo indefinido para toda la Administración Central, a fin de seleccionar previamente los participantes, de acuerdo con las condiciones particulares y los requerimientos exigidos por la Administración, siempre y cuando se cumpla con lo exigido por el presente Reglamento; la normativa que regula la emisión de los certificados digitales y la aceptación de políticas de uso de CompraRED.

El inicio de dicha etapa será comunicada a los oferentes mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta, y el primer acuerdo de precalificación se hará quince días hábiles posteriores a la publicación; los siguientes acuerdos de precalificación se realizarán semestralmente, a fin de que los interesados puedan recurrirlos.

En caso de que se amplíe el número de bienes incluidos en el catálogo de productos genéricos elaborado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, se promoverá una etapa de precalificación específicamente para estos productos, debiendo cumplirse con el procedimiento antes establecido. 

La Administración invitará, al menos una vez al año, mediante publicación en el Diario Oficial y opcionalmente en un diario de circulación nacional, para que los interesados participen en la etapa de precalificación para conformar el registro de proveedores de la subasta a la baja electrónica en tiempo real.

Artículo 37.-Invitación para la subasta a la baja electrónica en tiempo real. Para iniciar el trámite de una subasta a la baja electrónica en tiempo real, se procederá a invitar únicamente a los oferentes que se encuentren debidamente precalificados en el registro de proveedores de la subasta a la baja electrónica en tiempo real. En caso de que no existan proveedores precalificados y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa lo autorice, se procederá a dar publicidad a la invitación, de acuerdo al tipo de procedimiento de contratación de que se trate, todo de conformidad con la legislación vigente y los requerimientos exigidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

El cartel respectivo contendrá, la siguiente información:

1- Características de los bienes que se desean adquirir. 

2- La vigencia, la forma de pago, las garantías mínimas que se requieren sobre los productos.

3- El plazo y forma de la entrega.

4- La obligación de rendir la garantía de cumplimiento, en tanto requeridas por la legislación o por la respectiva administración, según corresponda.

Artículo 38.-Precio base de la subasta. La Administración se reserva la facultad de establecer en las cláusulas cartelarias, un precio base o de mercado que servirá de límite superior para adjudicar ofertas.

Artículo 39.-Procedimiento de la subasta a la baja electrónica en tiempo real. Una vez realizadas las invitaciones respectivas a los proveedores precalificados, de conformidad con el artículo Nº 37 del presente Reglamento; el concurso dará inicio a la hora y fecha indicadas y los oferentes podrán enviar sus ofertas o pujas a través de CompraRED. 

Las cotizaciones se realizarán electrónicamente, las mismas podrán ser mejoradas por el mismo medio. Por cada cotización que envíen los participantes, CompraRED, le remitirá un comprobante, con un número de transacción único que identifique dicha mejora y garantice la integridad de la misma; asimismo les notificará a cada participante la nueva cotización, para que tengan la oportunidad de hacer mejoras al precio ofrecido las veces que lo considere necesario, hasta antes de la hora de cierre de la subasta.

 Durante los días en que permanezca abierta la subasta, se recibirán cotizaciones, las veinticuatro horas del día. A esa información tendrá acceso cualquier interesado, hasta la hora programada para el cierre de la subasta establecida por la Administración, que deberá ser una hora hábil. 

Para efectos de establecer la mejor cotización, en caso de que ésta se haga en moneda extranjera, CompraRED hará la conversión a moneda nacional, utilizando el tipo de cambio oficial del Banco Central de Costa Rica del momento en que se presentó. En los casos en que la subasta se extienda por varios días, a la mejor cotización del día anterior, en caso de que sea en moneda extranjera, se aplicará el tipo de cambio oficial del Banco Central de Costa Rica del día en que se hace la comparación con las nuevas cotizaciones. La cotización que tenga el precio más bajo será la elegible; quedando excluidas del concurso las anteriores.

  Una vez cerrada la subasta a la baja, se adjudicará la compra a la cotización de menor costo y por CompraRED se notificará a todos los participantes del resultado. Cuando la invitación a participar en la subasta haya sido mediante un aviso en el Diario Oficial, además se deberá realizar la comunicación por este mismo medio y será esta publicación la que se utilice para efectos del cálculo de los plazos, para la interposición de las impugnaciones que procedan.

En los demás procedimientos, la comunicación de la adjudicación por CompraRED marcará el inicio de los plazos para la interposición de los recursos, los cuales se presentarán de conformidad con lo establecido en el artículo Nº 21 de este Reglamento.

La subasta se tramitará bajo la responsabilidad del funcionario designado al efecto, quien levantará una acta de todo lo ocurrido, la que contendrá las incidencias más relevantes de la subasta realizada, las observaciones que los participantes soliciten incluir, el nombre y calidades del adjudicatario, la cantidad y características del bien objeto de la adjudicación, la fecha de entrega y demás información pertinente. 

En caso de que el oferente que resulte adjudicado no comparezca dentro del plazo establecido a formalizar el contrato y/o rendir la garantía de cumplimiento, de conformidad con lo establecido en este Reglamento y en la legislación vigente; se tendrá por insubsistente la adjudicación y podrá la Administración, dejando consignadas las circunstancias concurrentes, proceder a readjudicar el concurso a favor de la segunda oferta mejor posicionada, si ésta resultare conveniente al interés público y si el oferente está de acuerdo en mantener su oferta, conforme corresponda.

Artículo 40.-Declaratoria de deserción o infructuosa. Por razones calificadas que deberán quedar debidamente acreditadas en el expediente del concurso, la Administración podrá declarar desierto o infructuoso un concurso de subasta a la baja electrónica en tiempo real. El proveedor recibirá comunicación por medio de CompraRED, con la justificación de dicha decisión, cuando se le haya invitado a participar por este medio.  Cuando la invitación a participar en la subasta haya sido mediante un aviso en el Diario Oficial, además se deberá realizar la comunicación por este mismo medio.

CAPÍTULO VI

Deber de confidencialidad y sanciones

Artículo 41.-Deber de confidencialidad y probidad. Sin perjuicio de las medidas de seguridad implementadas en CompraRED, todos los usuarios que tengan autorización para realizar transacciones tales como registrar datos, enviar y recibir información; quedan obligados a guardar estricta confidencialidad sobre los mecanismos a seguir para ingresar al sistema, así como también revelar información que se considere confidencial. La inobservancia comprobada de esta prohibición, será considerada falta grave en el servicio y sancionada conforme a lo dispuesto en los artículos Nº 96 ter., de la Ley de Contratación Administrativa, y 3º y 4º de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley Nº 8422, así como lo establecido en la Ley Nº 8292 Ley de Control Interno.

En todo caso, las instituciones públicas usuarias de CompraRED, estarán obligadas a adoptar las medidas de control interno, para salvaguardar la información y los mecanismos de seguridad establecidos.

Artículo 42.-Integración con otras sanciones. Para los efectos de la aplicación del régimen de sanciones del presente Reglamento, se deberá tomar en cuenta para su integración, el régimen de responsabilidad establecido en la Ley de Contratación Administrativa; Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas; Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, y toda aquellas normativa relativa a la materia.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales y transitorias

Artículo 43.-Normativa complementaria. En lo no previsto por este Reglamento, se aplicará lo dispuesto en el respectivo Manual de Procedimientos y las directrices que emita la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa, en el Documento de Políticas de uso de CompraRED, la normativa y lineamientos que emita la Autoridad Certificadora, Ley General de Administración Pública, Ley de Notificaciones y Otras Comunicaciones Judiciales, y demás normativa administrativa que regule la materia.

Artículo 44.-Modificaciones. Agréguese un inciso 10) al artículo Nº 64 del Reglamento General de Contratación Administrativa, promulgado por Decreto Ejecutivo número 25038-H del 6 de marzo de 1996, el que dirá:

"(...) 64.10 La modalidad por subasta a la baja podrá realizarse utilizando medios electrónicos de transmisión de datos, de acuerdo con las regulaciones del reglamento específico."

Artículo 45.-Disposiciones transitorias. Los procedimientos de contratación iniciados al momento de la publicación en La Gaceta del presente Reglamento, continuarán su trámite escrito hasta su respectiva finalización. Para tales efectos se entenderá que un procedimiento ha sido iniciado si se ha realizado y notificado la invitación a participar a los interesados por el medio legal correspondiente.

La utilización del Sistema de Compras Gubernamentales y la implementación de sus etapas se harán de acuerdo a los lineamientos que establezca la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 46.-Vigencia. Rige a partir de su publicación. 

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los dieciséis días del mes de setiembre del año dos mil cinco.