Artículo 2º-La Administración activa del Banco Nacional de Costa Rica es la responsable principal del diseño, la implantación, la operación, la evaluación, el mejoramiento y el perfeccionamiento del sistema de control interno institucional, incluyendo además los sistemas de información y será responsable de realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno.

Por su parte, las jefaturas en cada área de la Institución deben velar, porque las medidas de control específicas relativas a su ámbito de acción sean suficientes y válidas, y porque los funcionarios sujetos a su autoridad jerárquica las apliquen cumplidamente.

Artículo 3º-La Administración deberá asignar el presupuesto necesario para hacer frente a las erogaciones por concepto de recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación y entrenamiento, transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión, de conformidad con el artículo 27 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 4º-La Auditoría Interna se organizará y funcionará de acuerdo con lo que establezca el Auditor Interno, de conformidad con las normas, disposiciones, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio y que de manera general, están contenidas en:

a) La Ley General de Control Interno Nº 8292.

b) La Ley Orgánica de la "Contraloría General de la República Nº 7428.

c) La Ley General de Administración Pública Nº 6227.

d) La Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional Nº 1644.

e) El Manual de Normas Generales de Control Interno y sus modificaciones.

f) El Manual de Normas Técnicas de Auditoría

g) El Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

h) Los lineamientos para la descripción de funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos.

i) Los lineamientos generales que deben observarse en la promulgación del Reglamento de Organización y Funciones de las unidades de Auditoría Interna.

j) El Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Banco Nacional de Costa Rica.

k) Otras disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

l) Otros.

Artículo 5º-La Auditoría Interna del Banco Nacional de Costa Rica propiciará una relación de estrecha cooperación constante, sistemática y debidamente organizada con las auditorías internas de las Subsidiarias propiedad del Banco en forma total o parcial, teniendo presentes las facultades y los deberes que cada una de ellas tiene en torno a su competencia, de manera que no se obstaculice el normal desarrollo de las actividades que se ejecutan en esas entidades y sus auditorías internas.

CAPÍTULO II

De la organización

Artículo 6º-La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor y un Subauditor quien suplirá al Auditor en sus ausencias temporales; ambos funcionarios deberán conocer las disposiciones legales que rigen en general a la Administración Pública y específicamente las del Banco Nacional de Costa Rica.

Artículo 7º-El Auditor y Subauditor Internos dependerán orgánicamente de la Junta Directiva General del Banco Nacional de Costa Rica, quien les establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables y los nombrará por tiempo indefinido de acuerdo con los Lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos emitido por la Contraloría General de la República y los requisitos que en esa materia establezca el Banco Nacional de Costa Rica. Sólo podrán ser removidos del cargo por justa causa, conforme con el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Artículo 8º-El Auditor Interno actuará como jefe de personal de la Auditoría Interna de acuerdo con el artículo 41 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. En esa condición, ejercerá y autorizará todas las funciones que le son propias en la administración de personal, entre ellas: Remociones, sanciones, promociones y concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige para el Banco Nacional de Costa Rica.

Artículo 9º-El Auditor Interno deberá proponer debidamente justificada a la Junta Directiva General del Banco Nacional de Costa Rica, la creación de plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento de su plan anual operativo y en general para el buen funcionamiento de la Auditoría Interna.

Artículo 10.-La Auditoría Interna contará con la organización y el personal asistente necesario, el que debe poseer suficiente conocimiento y experiencia en auditoría, contabilidad, banca y finanzas, administración, mercado de capitales, sistemas de información, así como de las leyes, reglamentos y demás normativas que rige la Administración Pública, en especial al sector financiero y del funcionamiento del Banco Nacional de Costa Rica, que lo califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones a él encomendadas.

Artículo 11.-Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración activa. El Auditor Interno, dentro de sus obligaciones, deberá fijar medidas ante situaciones que comprometan tal independencia, objetividad y de conflicto de intereses.

Artículo 12.-El Auditor Interno y sus subalternos no podrán pertenecer ni ejercer funciones de ninguna otra unidad administrativa del Banco Nacional de Costa Rica y sus Subsidiarias y tampoco ser miembros de juntas directivas, comités, comisiones de trabajo o similares; con excepción del Comité de Auditoría u otro que la función de auditoría así lo amerite.

Artículo 13.-Competen al Auditor Interno las siguientes responsabilidades:

a) Definir las ideas rectoras de la Auditoría Interna.

b) Implantar las medidas necesarias para el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones que en el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna, procedan con el jerarca, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas.

c) Regular los distintos tipos de planificación para el desarrollo de las labores, basados en la valoración del riesgo.

d) Diseñar e implantar los procesos inherentes a la Auditoría Interna, así como la elaboración de efectivos instrumentos para su administración (procesos típicos de auditoría: auditorías en sus distintas combinaciones, estudios especiales de auditoríairregularidades, control interno, presupuesto y demás materias afines-, asesorías, advertencias, autorización de libros).

e) Supervisar los distintos trabajos que se realizan.

f) Establecer los distintos trámites que se darán a los resultados de la Auditoría Interna.

g) Referirse por escrito o comunicar lo que corresponda (a nivel interno y externo), en los casos de recomendaciones, comentarios, observaciones y otros resultados de Auditoría Interna no aceptados.

h) Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener y divulgar un programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente.

i) Presentar al jerarca y a las autoridades superiores de la organización, informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos de la fiscalización.

CAPÍTULO III

Del objeto, funciones y atribuciones

Artículo 14.-El objeto fundamental de la Auditoría Interna del Banco Nacional de Costa Rica es realizar una actividad de asesoría que garantice una adecuada y eficiente administración de la Hacienda Pública, que contribuya a alcanzar los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para fiscalizar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección; proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones que examina en forma posterior.

Los servicios de fiscalización de la actividad de auditoría interna de conformidad con sus competencias se clasifican en los servicios de auditoría y los servicios preventivos. Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditoría, incluidos los estudios de evaluación de riesgo, los estudios integrales, los estudios regulares y los estudios especiales, entre otros. Por su parte, los servicios preventivos incluyen la asesoría, advertencia y autorización de libros.

Artículo 15.-Con base en el artículo 32 de la Ley General del Control Interno, para el cumplimiento de su objeto, la Auditoría Interna tendrá los siguientes deberes:

a) Cumplir las competencias asignadas por ley.

b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de sus competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa, o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno.

f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

h) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información.

i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 16.-Para el cumplimiento de sus deberes, la Auditoría Interna tendrá además de las competencias que le sean aplicables y que se establecen en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, las siguientes funciones principales:

a) Preparar el Plan Anual de Labores de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República, el cual incorpore los auditorajes que deben realizarse durante el período, dejando la holgura necesaria para trabajos especiales que se presenten y elevarlo al Comité de Auditoría y posteriormente a Junta Directiva General para su aprobación.

b) Evaluar las operaciones de servicios que brinda la Institución, así como el manejo administrativo, financiero y de otra naturaleza.

c) Refrendar los Estados Financieros e informes complementarios, así como aquellos informes y certificaciones que por disposición de la Contraloría General de la República, la Superintendencia General de Entidades Financieras o las autoridades competentes, deban cumplir con ese requisito.

d) El Auditor General o en su defecto el Subauditor General, asistirá a las sesiones de Junta Directiva General, por haberlo dispuesto así ese Órgano Colegiado, para que en su función asesora, emita sus opiniones.

e) El Auditor General organizará y participará, con derecho a voz pero no de voto, de las sesiones del Comité de Auditoría.

f) Elaborar un informe anual de la ejecución del Plan Anual de Labores y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los Despachos de Auditores Externos, en los dos últimos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.

g) Elaborar un informe anual de Rendición de Cuentas sobre la gestión de la Administración Activa, en torno al cumplimiento de los objetivos, metas, programas, presupuestos y planes maestros de implementación establecidos al inicio del ejercicio económico.

h) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 17.-Para el acertado cumplimiento de su objeto, deberes y funciones la Auditoría Interna tendrá al menos, de conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, las siguientes atribuciones:

i) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

j) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

k) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.

i) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

CAPÍTULO IV

De la ejecución de la Auditoría

Artículo 18.-La Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con lo que establecen las normas de ejecución de la auditoría contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización, las adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica en lo que sea aplicable, los lineamientos que al respecto contiene el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en cualesquiera otras disposiciones que dicte la Contraloría General de la República.

Artículo 19.-El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado y en uso de la Auditoría Interna, el Manual de Organización con la descripción de las políticas generales, metas, servicios y su estructura interna, un Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría Interna que utiliza en la ejecución de sus funciones, con el objeto de que cuente con un instrumento que defina las características y los procedimientos de auditoría aplicables al Banco Nacional de Costa Rica y un Programa de Supervisión para mantener los niveles de calidad en cuanto a la aplicación de normas técnicas y practicas de auditoría.

Estos documentos deberán emitirse conforme con los lineamientos generales que dicte la Contraloría General de la República sobre la materia, en especial lo establecido al respecto en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

Artículo 20.-Será estrictamente confidencial la información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, los de la Junta Directiva General del Banco Nacional de Costa Rica, los de los entes reguladores (SUGEF, SUGEVAL y SUPEN) o cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente.

CAPÍTULO V

De la comunicación de resultados

Artículo 21.-Los objetivos, alcance, hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la Auditoría Interna, deberán comunicarse oficialmente por escrito, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la Administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones, a efecto de que se tomen las decisiones del caso oportunamente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 35 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 22.-Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, la Auditoría Interna preparará y enviará a quien corresponda, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo, cuando la relevancia e implicaciones del asunto, a juicio del Auditor, lo justifique y los resultados hayan sido oportunamente discutidos y las recomendaciones atendidas, por la administración activa antes de finalizar el trabajo.

El texto de los informes de auditoría o estudio especial de auditoría constará, como principal división, de los cuatro siguientes capítulos: introducción, comentarios u observaciones, conclusiones y recomendaciones, que se subdividirán en secciones de acuerdo con las necesidades de exposición. Sin embargo los memorandos no necesariamente deben ordenarse de acuerdo con la división antes mencionada, siempre y cuando tal excepción no vaya en demérito de la concisión, exactitud, objetividad y claridad de la información.

Artículo 24.-Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deben ser comentados con el jerarca o titulares subordinados responsables, de previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Se exceptúan los casos de auditoría o estudio especial de auditoría con carácter reservado o informes de Relación de Hechos, en los que sus resultados, a discreción del Auditor General no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión será parcial.

Artículo 25.-Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de acuerdo con el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. En caso de contener recomendaciones dirigidas al jerarca, el proceder se realizará de conformidad con el artículo 37 de esa Ley.

Artículo 26.-La Auditoría General dispondrá de un programa de seguimiento de las recomendaciones aceptadas por la administración activa, que hayan sido formuladas en sus memorandos u oficios e informes de auditoría o estudios especiales de auditoría y en los de las firmas independientes de contadores públicos autorizados, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones aceptadas han sido puestas en práctica, también deberá dársele seguimiento a las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 27.-Durante un proceso administrativo de carácter disciplinario, el informe de relación de hechos u otro informe elaborado por la Auditoría Interna, deben ser considerados por el Órgano Director como elemento fundamental de apoyo en la investigación de hechos que pudieran ser contrarios al ordenamiento jurídico, para que éste establezca las respectivas sanciones a los funcionarios que se presuman responsables. Esto, sin que el Órgano Colegiado renuncié a sus potestades legales de establecer por sus propios medios, la verdad real de los hechos.

Artículo 28.-Los funcionarios de auditoría responsables de la investigación y confección del informe de relación de hechos u otro informe, podrán comparecer en las audiencias del Órgano Director en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente será cuestionado, sobre las dudas que del informe puedan surgir en el curso del procedimiento administrativo en el ámbito de la materia en investigación.

Artículo 29.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

La Uruca, 21 de noviembre del 2005.