(Este Reglamento fue dejado sin efecto mediante sesión N° 5530 del 08 de julio del 2008).

Artículo 2º-Definiciones. Para fines del presente Reglamento se entenderá por:

1) Comisión: Comisión de Recomendación de Adjudicación

2) Contraloría: Contraloría General de la República

3) Instituto, I.C.T.: Instituto Costarricense de Turismo

4) Junta Directiva: Junta Directiva del Instituto Costarricense de Turismo

5) L.A.F.P.: Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131 y sus reformas, publicada en La Gaceta 198 del 16 de octubre del 2001.

6. Ley LCA: Ley de Contratación Administrativa N° 7494 y sus reformas, publicada en el Alcance N° 20 a La Gaceta N° 110 del 8 de junio de 1995.

7. PAO: Plan Anual Operativo del Instituto Costarricense de Turismo. 

8. Proveeduría, proveeduría institucional: Proveeduría del Instituto Costarricense de Turismo

9. Reglamento: Reglamento Interno de Contratación Administrativa de Instituto Costarricense de Turismo.

10. Registro: Registro de Proveedores.

11. R.G.C.A.: Reglamento General de Contratación Administrativa y sus reformas, publicado por medio del Decreto Ejecutivo N° 25038-H del 6 de marzo de 1996.

12. SMS: Solicitud de Materiales y Servicios.

Artículo 3º-Materia excluida de este reglamento. Quedan excluidas de este Reglamento las siguientes contrataciones:

a) Las contrataciones de naturaleza laboral propiamente, las cuales se realizarán bajo los lineamientos y la reglamentación pertinente establecidos por el Departamento de Recursos Humanos del ICT.  Se excluyen de esta excepción aquellas contrataciones de servicios técnicos o profesionales descritas en el artículo 69 del R.G.C.A. 

b) Todos los pagos y erogaciones indicados en el artículo 4 del Reglamento Financiero del ICT.

Artículo 4º-Trámite no sujeto a Orden de Compra. Los siguientes pagos o desembolsos serán tramitados por la Proveeduría, en la fórmula Orden de Pago por Servicios, con la información y firmas autorizadas, acompañada del o los comprobantes del caso:

a) Compra de tiquetes aéreos a Líneas Aéreas.

b) Mantenimiento y reparación de mobiliario, equipo, maquinaria y vehículos, que requieran su desarme para la determinación del precio.

c) Publicaciones de carácter administrativo y suscripciones en La Gaceta.

Artículo 5º-Unidad Competente. La Proveeduría del ICT es la Unidad competente para la ejecución de todas las etapas del proceso de contratación administrativa del I.C.T., dentro y fuera del país, que se inicia con el documento SMS presentado por las Unidades Solicitantes. 

Quedan excluidas aquellas contrataciones que por su especial naturaleza, el trámite de compra deba ser realizado por un funcionario del Instituto cuando se encuentre en el exterior y que el gasto haya sido previamente autorizado en el acuerdo de Junta Directiva correspondiente.

Para efectos de control, las Unidades deberán informar a la Proveeduría sobre cualquier contratación realizada, sin que haya mediado su intervención.

Corresponde asimismo a la Proveeduría, realizar el proceso de almacenamiento y distribución de bienes.

Artículo 6º-Programa de adquisiciones Con el fin de elaborar el Programa de Adquisiciones del período presupuestario siguiente, toda Unidad Administrativa del I.C.T. deberá remitir a la Proveeduría, antes del 28 de noviembre de cada año, la siguiente información mínima:

a) Nombre de la Unidad. 

b) Identificación de los bienes y servicios que se solicitarán, de acuerdo al catálogo de mercancías vigente. 

c) Costo estimado para cada uno de los bienes y servicios a solicitar. 

d) Código presupuestario con su respectiva subpartida para cada uno de los bienes y servicios a solicitar. 

e) Fecha o período estimado en el que se harán cada una de las solicitudes.

Este programa de adquisiciones será publicado por la Proveeduría en el Diario Oficial, durante el primer mes del período presupuestario correspondiente.

Toda variación que se dé en los programas originales, deberá comunicarse a la Proveeduría para su publicación de previo a iniciar la contratación.

CAPÍTULO II

Organización, funciones y responsabilidades de la proveeduría

Artículo 7º-Del Proveedor. La Proveeduría del Instituto estará a cargo de un Proveedor Institucional, quien dependerá directamente del Proceso Administrativo.

Artículo 8º-Requisitos del Proveedor Institucional. Para ser Proveedor del Instituto se requiere:

a) Ser costarricense

b) Ser ciudadano en ejercicio

c) Ser mayor de edad

d) Poseer grado mínimo de licenciatura en Administración de Negocios, Administración Pública o Derecho. 

e) Contar con un mínimo de tres años de experiencia en administración, incluyendo manejo de personal y tres años de experiencia en la gestión de contratación administrativa, dentro de la Administración Pública. 

f) Ser de reconocida honorabilidad y no encontrarse afecto por la prohibición establecida en el artículo 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República -Ley 7428 del 7 de setiembre de 1994. 

g) Manejo de herramientas informáticas.-Word, Excel, Power Point, Internet y sistemas automatizados de compras. 

h) Rendir garantía a favor del Instituto, con cargo a su propio peculio, para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones, según lo establecido en la L.A.F.P.

Artículo 9º-Funciones del Proveedor Institucional. Son funciones del Proveedor Institucional, las siguientes:

a) Organizar, programar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar la ejecución de las acciones de la Proveeduría en los procedimientos de contratación administrativa, almacenamiento y distribución de los bienes adquiridos. 

b) Organizar, asignar, supervisar y evaluar la gestión del personal a su cargo. 

c) Velar por el cabal cumplimiento de las políticas y directrices emitidas por la Contraloría y por los niveles jerárquicos superiores. 

d) Convocar y presidir la Comisión, cuando la naturaleza o complejidad de la contratación lo amerite. 

e) Revisar la conformidad de la decisión final que se adopte en cada procedimiento, con el respectivo expediente. 

f) Dictar los actos de adjudicación de acuerdo con lo establecido en este Reglamento. 

g) Revisar y firmar órdenes de compra una vez firmes las adjudicaciones. 

h) Preparar y remitir la información que exija el ordenamiento jurídico, en la materia propia de sus funciones, a órganos internos o externos del Instituto. 

i) Analizar y adoptar las medidas sobre las recomendaciones técnicas formuladas, tanto por las altas jerarquías, como por la Auditoría del Instituto, sobre el funcionamiento de la Proveeduría. 

j) Coordinar con la Unidades Administrativas del Instituto en caso de incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamos de orden civil o penal, etc., atendiendo en todo caso, el debido proceso. 

k) Ordenar y enviar a publicación en el Diario Oficial, los distintos actos y documentos que sean necesarios, según la legislación vigente. 

l) Mantener actualizado el Manual de Procedimientos Internos de la Proveeduría. 

m) Asesorar en materia de su competencia a las demás Unidades Administrativas.  

n) Las demás funciones compatibles con la naturaleza de las que le son propias, asignadas por sus superiores o el ordenamiento jurídico. 

En las ausencias temporales del Proveedor Institucional, asumirá sus funciones el superior jerárquico inmediato, con sus mismas atribuciones y responsabilidades.

Quien asuma dichas funciones, deberá reunir los mismos requisitos y rendir igual caución que el Proveedor Institucional.

Artículo 10.-Funciones y Responsabilidades de la Proveeduría. Son funciones de la Proveeduría del Instituto:

a) Formular el programa de adquisiciones con base en el presupuesto aprobado y el plan de compras de cada unidad. 

b) Publicar en el primer mes de cada año, el programa de adquisiciones del Instituto, así como sus modificaciones. 

c) Llevar un registro de proveedores actualizado, de los interesados en contratar con la Administración, según las disposiciones establecidas en el presente Reglamento. 

d) Atender el trámite de contratación administrativa de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento, Ley de Contratación Administrativa, Reglamento General de Contratación Administrativa y demás normativa conexa. 

e) Velar por cumplimiento de los requisitos previos a toda contratación, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda al funcionario emisor de la SMS. 

f) Levantar un expediente para cada contratación que se tramite, el cual deberá cumplir con los requisitos y condiciones que al efecto establece el presente reglamento. 

g) Obtener información técnica y jurídica relativa a las contrataciones que deban someterse a conocimiento de la Comisión de Contratación. 

h) Remitir a la Dirección Legal del Instituto, las contrataciones que requieran refrendo de esa Unidad o de la Contraloría, de conformidad con las disposiciones emitidas por ese Ente sobre el particular. 

i) Llevar un Libro de Actas de apertura de concursos debidamente foliado y legalizado por la Auditoría General del Instituto. 

j) Tramitar las exoneraciones tributarias de los materiales y equipo adquirido por el I.C.T. 

k) Verificar el cumplimiento contractual mediante los actos que estime pertinentes. (R.G.C.A. 108.1)

l) Coordinar a través del "Bodeguero", la recepción de los bienes adquiridos. 

m) Mantener registros actualizados con toda la información pertinente a las contrataciones tramitadas. 

n) Mantener un sistema de información para el usuario interno catálogo de mercancías y listado de suministros en existencia). 

o) Atender y evacuar consultas que le sean planteadas atinentes a las labores bajo su responsabilidad. 

p) Dar seguimiento a las contrataciones. En el caso de materiales, hasta su recepción definitiva y a satisfacción en Bodega y, en el caso de obras o servicios, hasta la conclusión de la contratación y finiquito de las obras y cancelación de saldos. 

q) Remitir, cada tres meses, a la Contraloría un informe de la actividad contractual desplegada durante ese período. (R.G.C.A. 107). 

r) Mantener un control actualizado sobre la recepción y devolución de las garantías generadas por las diferentes contrataciones. 

s) Llevar el control de las existencias en Bodega, incluidos material promocional y formularios de trámites internos. 

t) Las demás derivadas de su propia naturaleza.

CAPÍTULO III

La solicitud de materiales y servicios

Artículo 11.-Definición. La SMS es el medio electrónico o, en su defecto, el formulario con el cual toda Dependencia del Instituto inicia, a través de la Proveeduría, el procedimiento de contratación de obras, bienes y servicios, incluidos en su plan anual de adquisiciones.

Artículo 12.-Obligatoriedad. La SMS es de uso obligatorio, salvo lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 5 de este Reglamento y en el Reglamento Financiero y para ser tramitada deberá observar las disposiciones establecidas en los artículos 7, 8, 9 de la Ley de Contratación Administrativa y 9, 10 y 11 del Reglamento General de Contratación Administrativa, debiendo contener como mínimo, la información referida en los siguientes artículos.

Artículo 13.-Descripción del bien o servicio. La descripción del bien o servicio a contratar debe ser exhaustiva en todo su detalle. 

a) Bienes: Deben indicarse las características físicas como forma, color, dimensiones o medidas, calidad y tipo de material (hasta donde el conocimiento que se tenga del bien, lo permita). Especificar además, la o las muestras, en caso de ser requeridas. 

Deberá asimismo justificarse la compra. En el caso de equipo de cómputo o contratación de sistemas o programas, deberá adjuntarse el criterio del Departamento Tecnologías de Información. 

b) Servicios: Deben describirse las características del servicio a contratar, requisitos de los oferentes, solicitud de referencias o recomendaciones que revelen la experiencia e idoneidad así como, todo aquello que se considere necesario según el tipo de contratación que se pretende.

En el caso de servicios profesionales, deberá indicarse además, bajo entera responsabilidad de la Unidad Solicitante, que se cumplen las condiciones establecidas para este tipo de contrataciones por la Contraloría en Oficio 3984 del 1 de abril de 1997 (DGCA-414-97):

i) Servicio extraordinario, no es labor típica de la Unidad Solicitante. 

ii) Por tiempo determinado. 

iii) Sin ningún tipo de sujeción propio de una relación laboral (horario, supervisión). 

c) Bienes y Servicios contratados en el exterior: En el caso de contrataciones realizadas al amparo de los artículos 2, inciso f) de la Ley y el 80 del R.G.C.A., deberá indicarse el motivo por el cual se está desestimando la contratación en Costa Rica.

Artículo 14.-Objetivos. Debe de indicarse claramente en la SMS, los objetivos, que deberán estar relacionados con las metas establecidas en el PAO del año a que se refiere la contratación.

Artículo 15.-Plazo: Deberá indicarse el plazo estimado en que se espera recibir el objeto de contratación:

i) En el caso de contratos de publicaciones, fecha de la publicación. 

ii) En el caso de atenciones o recepciones, fechas en que se llevarán a cabo. 

iii) Servicios, bienes y obras, fecha o plazo en que deberán ser suministrados, entregados o concluidos. En este punto podrá incluirse como requisito, la presentación de un cronograma tentativo de ejecución.

Artículo 16.-Factores de Calificación: Deberá indicarse la importancia relativa de cada uno de los parámetros que se ponderarán junto con el precio para la selección de las ofertas.

Artículo 17.-Contenido Presupuestario: Deberá indicarse el programa, el subprograma y el código que se afectará.  Cuando lo que se pretende contratar se estima que supera el tope establecido por la Contraloría para contrataciones directas, la SMS deberá acompañarse de una certificación del Departamento Financiero, sobre el contenido presupuestario. En los demás casos, bastará la sola indicación de la Unidad Solicitante en la SMS.

En las contrataciones de servicios que trasciendan el año en que son tramitadas, deberá indicarse que se han realizado las previsiones para asignar el presupuesto al año en que se prestarán los servicios.

Artículo 18.-Recurso Humano y Capacidad Operativa: Cuando por la estimación se determine que el trámite procedente es el de licitación (restringida, por registro o pública), deberá hacerse referencia al recurso humano disponible e indicar la capacidad operativa que tiene la Unidad Solicitante, debiendo designar un coordinador o responsable de evaluar la parte técnica de las ofertas y dar seguimiento a la labor contratada. En contrataciones directas, atendiendo la complejidad de la contratación, la Proveeduría podrá solicitar a la Unidad Solicitante, hacer referencia al recurso humano y capacidad operativa.

CAPÍTULO IV

Del Procedimiento de Contratación

Artículo 19.-Selección del Procedimiento. El procedimiento de contratación administrativa que utilice la Proveeduría (Contratación Directa, Licitación Restringida, Licitación Por Registro o Licitación Pública), será el que corresponda al monto de la operación a realizar de conformidad con los topes que al efecto establezca mediante resolución, la Contraloría General de la República, los cuales serán comunicados por la Proveeduría a todas las Unidades, cada vez que sean modificados.

Artículo 20.-Del Expediente de Contratación. El expediente que levante la Proveeduría para toda contratación deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Incluir todos los documentos pertinentes en su forma original, con el sello de recibido con la fecha y hora en que ingresó, así como el nombre del funcionario que lo recibió. 

b) Deberá estar ordenado cronológicamente y debidamente foliado. 

c) Deberá mantenerse archivado en la Proveeduría clasificado por tipo de contratación: contrataciones directas nacionales (efectuadas dentro del país), contrataciones directas en el exterior (realizadas al amparo de los artículos 2, inciso f) de la Ley y 80 del R.G.C.A.), licitaciones restringidas, licitaciones por registro y licitaciones públicas. En todos los casos, se deberá atender el siguiente orden: por año y por número; debiendo mantenerse por un tiempo mínimo de tres años luego de finalizado el trámite de contratación. Transcurrido este período, se trasladará al Archivo Institucional.

CAPÍTULO V

Contratación Directa

Artículo 21.-Casos en que procede. Corresponderá contratación directa en las siguientes situaciones:

a) En la contratación de bienes y servicios cuyo valor sea inferior al tope establecido por la Contraloría, el cual variará según lo determine dicho Órgano. 

b) En los casos de excepción establecidos en la LCA y en el Capítulo VII del R.G.C.A. 

c) En situaciones especiales en que medie autorización expresa de la Contraloría, bajo las condiciones establecidas por dicho Órgano. 

Corresponderá a la Gerencia formular la solicitud de autorización ante la Contraloría.

Artículo 22.-De la invitación. La invitación se formulará de acuerdo con las especificaciones contenidas en la SMS y podrá ser mediante las siguientes modalidades:

a) Proforma. Procederá en el caso de compras de bienes y servicios para cuya identificación se requiere poco detalle. 

b) Cartel. Procederá en el caso de compras de bienes y servicios que, para su adecuada identificación y selección, se hace necesaria la descripción detallada de especificaciones y requisitos. 

En ambos casos, la invitación deberá contener como mínimo la siguiente información:

i. Descripción del bien o servicio a contratar

ii. Fecha máxima para la recepción de ofertas

iii. Plazo o fecha y lugar de entrega

iv. Condiciones de pago.

v. Metodología de evaluación, cuando se evalúen otros factores además del precio. 

vi. Otras condiciones. 

vii. Solicitud de garantías de participación o cumplimiento cuando se determine necesario. 

viii. Cláusulas penales, cuando se determine necesario.

Asimismo solicitar:

i. Nombre o razón social del proveedor

ii. Descripción del bien o servicio ofertado

iii. Precio unitario, precio total, detalle de impuestos

iv. Información de garantías ofrecidas sobre bienes o servicios

v. Plazo o fecha y lugar de entrega

vi. Fotocopia cédula de identidad, del representante legal o jurídica del oferente

Artículo 23.-De los invitados. Salvo que exista un proveedor único o exclusivo o, que el número de oferentes en el registro sea insuficiente, se invitará a cotizar a un mínimo de tres proveedores idóneos.

Artículo 24.-Del Plazo para recibir ofertas. El plazo para la recepción de ofertas no podrá ser inferior a tres días hábiles ni mayor de ocho días hábiles, ambos contados desde la fecha en que es extendida la invitación y hasta la fecha de apertura. El mismo lo determinará el Proveedor, de acuerdo a los requisitos y especificaciones establecidas en la invitación.

Los plazos antes indicados pueden ser modificados por el Proveedor Institucional, atendiendo la naturaleza y complejidad de la contratación.

Artículo 25.-De las ofertas. Las cotizaciones u ofertas deberán presentarse en forma escrita, como máximo, el día y hora fijados para la apertura y bajo las condiciones señaladas en el documento de invitación (proforma o cartel).

Artículo 26.-Criterio técnico. Las ofertas recibidas dentro esta modalidad, cuyo objeto sea muy especializado, deberán remitirse, luego de determinada su admisibilidad, junto con el expediente, a la Unidad Solicitante o la Unidad Especializada, para su criterio técnico, el cual deberá ser devuelto a la Proveeduría, en un plazo no mayor a tres días hábiles.  El plazo antes indicado puede ser modificado por el Proveedor Institucional, atendiendo la naturaleza y complejidad de la contratación.

Artículo 27.-De la subsanación. Los defectos que presenten las ofertas y que, según la normativa vigente y disposiciones de la Contraloría sean subsanables, deberán ser subsanados por los oferentes dentro del plazo de tres días hábiles posteriores al apercibimiento por parte de la Proveeduría.

Artículo 28.-Del plazo para adjudicar. La Proveeduría dispondrá de los siguientes plazos máximos para el análisis y adjudicación de las ofertas:

a) Tres días hábiles para las contrataciones mediante proforma. 

b) Cinco días hábiles para las contrataciones con invitación a través del cartel.

Los plazos indicados podrán ser modificados por el Proveedor Institucional, atendiendo la naturaleza y complejidad de la contratación. 

En el caso de las contrataciones que se tramitan al amparo de los artículos 2, inciso f) de la Ley y 80 del R.G.C.A., la Gerencia o la Junta Directiva, según corresponda, dispondrán del plazo establecido en la invitación o en su defecto, de un plazo máximo de treinta días hábiles, contados a partir de la recepción de las ofertas.

CAPÍTULO VI

Contratación a través de licitaciones

Artículo 29.-Del Procedimiento. El procedimiento de contratación a seguir por la Proveeduría para los diferentes tipos de licitaciones, es el establecido en la Ley de Contratación Administrativa y sus reformas, el Reglamento General de Contratación Administrativa y sus reformas, en este Reglamento y las directrices emitidas por la Contraloría en esta materia.

Artículo 30.-Del cartel o Pliego de Condiciones. Corresponde a la Proveeduría la elaboración del cartel o pliego de condiciones, con base en la SMS y las especificaciones técnicas recibidas de las Unidades Solicitantes.

Artículo 31.-Revisión de requisitos de las ofertas. La Proveeduría deberá realizar una revisión preliminar de los requisitos formales de las ofertas de acuerdo con lo solicitado en el cartel y deberá remitir, dentro de los dos días hábiles siguientes, el expediente a la Asesoría Legal para la verificación del cumplimiento de los requisitos legales, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

Artículo 32.-Análisis Técnico de las ofertas. En el caso de contrataciones de bienes y servicios especializados, la Proveeduría remitirá a la Unidad Solicitante, el expediente para la evaluación técnica de las ofertas elegibles. Cuando se trate de bienes y servicios genéricos, la evaluación la hará la Proveeduría.

Artículo 33.-Del Cuadro Comparativo. Corresponde al Proveedor o su Delegado, preparar el cuadro comparativo de las ofertas elegibles, con base en las calificaciones técnica y legal, señalando cuando corresponda, las que fueron rechazadas y la justificación correspondiente.  Cumplida esta etapa, el expediente deberá ser remitido a la Comisión para lo que corresponda.

CAPÍTULO VII

Comisión de Recomendación de Adjudicación

Artículo 34.-De los Integrantes. Créase la Comisión de Recomendación de Adjudicación que estará integrada por el Jefe de la Proveeduría, quien fungirá como Coordinador de la misma, el Jefe de la Asesoría Legal o su Delegado y el Jefe de la Unidad Solicitante o su Delegado.

El Proveedor podrá invitar a participar a otras personas que, por la naturaleza de la contratación considere necesario.

Artículo 35.-Funciones: La Comisión tendrá a su cargo las siguientes funciones:

a) Realizar el análisis del estudio técnico y legal de las ofertas referidas a licitaciones y a las contrataciones directas que requieran cuando menos, el refrendo interno. 

b) Solicitar cuando fuese necesario, aclaraciones a los oferentes o funcionarios de la Unidad Solicitante. 

c) Levantar un acta por cada sesión para la que sea convocada. 

d) Recomendar al Órgano competente, la adjudicación en las licitaciones y contrataciones evaluadas.

Artículo 36.-Del acta de las Sesiones. De toda sesión de la Comisión, se levantará un acta que deberá contener como mínimo, la siguiente información:

a) Fecha y hora de inicio de la sesión

b) Detalles que identifiquen la contratación

c) Aclaraciones solicitadas y recibidas

d) Recomendación de la adjudicación con indicación de nombre del adjudicatario, monto adjudicado, justificación de recomendación

e) Firmas de los presentes

f) Fecha y hora de cierre de sesión

CAPÍTULO VIII

Competencias para autorización y adjudicación

en el trámite de contratación

Artículo 37.-De la autorización de la contratación. Todo trámite de contratación, deberá ser autorizado, mediante su firma, por la jefatura de la unidad solicitante y de acuerdo con los siguientes límites en cuanto al monto de la operación, quedando vedada la autorización y aprobación fuera de jurisdicción, excepto cuando se trate de la Gerencia:

a) Cuando el monto sea igual o superior al importe a partir del cual procede licitación por registro o cuando se trate de las contrataciones mencionadas en el inciso 2 c), d) y e) del artículo 39 de este Reglamento, requerirán además, la firma de la Gerencia. 

b) Cuando el monto iguale o supere el límite establecido para licitación restringida y sea inferior al importe a partir del cual procede la licitación por registro, requerirá además la firma de la jefatura de la Dirección. 

c) Cuando se trate de contrataciones que, previa justificación técnica que fundamente la contratación al amparo de los artículos 2 incisos f) de la Ley y 80 del R.G.C.A., y cuyo monto no alcance el importe a partir del cual procede licitación pública, requerirán además, la firma de la Gerencia. Si el importe estimado es igual o supera el monto correspondiente a una Licitación Pública, requerirán la aprobación de la Junta Directiva. 

d) Requerirán además la autorización de la Junta Directiva, las contrataciones que deben tramitarse mediante el procedimientos de Licitación Pública y que a criterio de la Gerencia estén directamente relacionadas con la estrategia institucional.

Artículo 38.-De la Compra de Equipo de Cómputo y otros Activos. Cuando se trate de la compra de activos, cualquiera que sea su naturaleza, requerirá siempre la firma de la Gerencia.  Si los activos a adquirir se refieren a software o hardware, deberán contar con la autorización de la Jefatura de la Unidad de Tecnologías de Información.

Artículo 39.-De la Adjudicación. La competencia para adjudicar el bien o servicio contratado corresponderá:

1) A la Junta Directiva: En toda Licitación Pública referida a la adquisición, venta y concesión de bienes inmuebles, cualquiera que sea su monto.

Corresponderá asimismo a este Órgano, previa recomendación técnica de la unidad solicitante, la adjudicación de las contrataciones que se tramiten en aplicación de los artículos 2 incisos f) de la Ley y 80 del R.G.C.A., que en razón de su monto correspondería a una Licitación Pública.

2) Gerencia:

a) En las licitaciones públicas con excepción de las señaladas en el punto 1 de este artículo.

b) En las licitaciones por registro.

c) En los procedimientos señalados en la Ley bajo los artículos 49, 50, 51, 52, 53 y 54.

d) En todas las contrataciones directas que se tramiten con organizaciones de utilidad pública o bien social, independientemente de su monto.

e) En todas las contrataciones que se tramiten bajo la aplicación del artículo 2 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 80 del Reglamento General de Contratación Administrativa, que en razón de su monto no correspondería a una Licitación Pública.  f) En todas las contrataciones que se tramiten bajo la aplicación del artículo 2, incisos b), c) y h) de la Ley de Contratación Administrativa y 77, 78 y 83 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

3) Jefatura de la Dirección: En todas las licitaciones restringidas. 

4) Proveeduría: En las todas las contrataciones directas con excepción de las establecidas en los incisos d), e) y f) del punto 2 anterior.

Artículo 40.-Modificación de Contratos en Ejecución. Toda modificación que deba efectuarse en contratos adjudicados o en ejecución, deberá aprobarse por el Órgano que adjudicó y deberá cumplir con las disposiciones establecidas en los artículos 12 de la Ley y el 14 del R.G.C.A.

En caso de que la modificación implique una variación del procedimiento original, la aprobación corresponderá al Órgano competente para el procedimiento resultante.

CAPÍTULO IX

Formalización, Perfeccionamiento y Ejecución Contractual

Artículo 41.-De la Orden de Compra. Es el formulario mediante el cual la Proveeduría formaliza las contrataciones que tramita, con excepción de las señaladas en el artículo 4° de este Reglamento y los que se formalicen mediante contrato.

Los siguientes son los requisitos mínimos que deberá contener toda orden de compra:

a) Fecha de emisión

b) Razón Social o nombre completo del adjudicatario

c) Cédula jurídica o de identidad del adjudicatario

d) Número de orden de compra

e) Número de SMS

f) Número de procedimiento

g) Nombre de Unidad Solicitante

h) Destino

i) Descripción del servicio o características específicas y completas de los bienes o servicios

j) Cantidad, precio unitario y total

k) Detalle de los impuestos cancelados, cuando se trate de material promocional o equipo de cómputo

l) Plazo de entrega

m) Firmas según competencias establecidas en este Reglamento, incluido el refrendo legal cuando corresponda.

n) Firma y número de cédula del Representante Autorizado del Contratista

o) Firmas de recibido de la Proveeduría y de la Unidad Solicitante

p) Fecha de recibido

Artículo 42.-Obligación de Informar a la Proveeduría. Las Unidades Solicitantes quedan obligadas de informar a la Proveeduría sobre el recibo a satisfacción del bien, conclusión del servicio o finiquito de obras, según sea el caso, con el .n de que esta pueda dar seguimiento a las contrataciones (inciso p del artículo 10).

CAPÍTULO X

Del Registro de Proveedores

Artículo 43.-De conformidad con los artículos 108 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 110.5 del Reglamento General de Contratación Administrativa, el Instituto Costarricense de Turismo emite las siguientes disposiciones de acatamiento obligatorio para todas aquellas personas físicas o jurídicas que soliciten su inclusión en el Registro de Proveedores, con el .n de ser tomados en cuenta en los procedimientos de contratación que se promuevan.

Artículo 44.-Las personas que participen en los procesos de contratación administrativa, deberán estar registradas y serán evaluadas en forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica y demás aspectos que resulten de interés, los que se incorporarán en la base de datos del sistema de compras de la institución.

Artículo 45.-El Registro de Proveedores es un elemento esencial de obligada consulta que permitirá mantener actualizados requisitos y características de proveedores, bienes y servicios ofrecidos, así como todo lo referente al régimen de prohibiciones.

Artículo 46.-El Instituto invitará mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta, y posteriormente en los principales diarios de circulación del país, por lo menos una vez al año, a más tardar durante el mes de febrero, a aquellas personas físicas o jurídicas que deseen formar parte del Registro de Proveedores para las contrataciones a realizar.

Artículo 47.-Las solicitudes de incorporación al Registro de Proveedores, podrán presentarlas los interesados en cualquier momento en el formulario de inscripción suministrado por el Área de Proveeduría, aportando la siguiente información:

Personas físicas:

Nombre completo de la persona física

N° de cédula de identidad, aportar fotocopia

Declaración Jurada de que no le alcanzan las prohibiciones que prevé el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa o adjuntar el levantamiento de la incompatibilidad extendida por la Contraloría.

N° de teléfono

N° de Fax

Nacionalidad del Proveedor

Dirección Geográ.ca y Postal

Dirección en Internet

Tipo de proveedor, fabricante, distribuidor exclusivo, mayorista o minorista

Descripción de la actividad a que se dedica, así como los bienes y servicios que ofrece en orden alfabético.

Si es Representante de Casas Extranjeras, indicar las casas que representa, dirección, fax, teléfono y suministros que distribuye en orden alfabético.

Tratándose de profesionales, certificación actualizada de incorporación al respectivo Colegio Profesional.

Personas jurídicas:

Nombre completo de la Razón Social

Nombre comercial

Nombre de la(s) persona(s) que legalmente pueden comprometer a nombre de la empresa.

Certificación de personería, cuotas y acciones.

Declaración Jurada de que no les alcanzan las prohibiciones que prevé el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa o adjuntar el levantamiento de la incompatibilidad extendida por la Contraloría.

N° de cédula del Representante Legal (aportar fotocopia)

N° de teléfonos

N° de Fax

Nacionalidad del proveedor

Dirección Geográfica y Postal

Dirección en Internet

Tipo de proveedor, fabricante, distribuidor exclusivo, mayorista o minorista

Descripción de la actividad a que se dedica, así como los bienes y servicio que ofrece en orden alfabético.

Si es Representante de Casas Extranjeras, indicar las casas que representa, dirección, fax, teléfono y suministros que distribuye en orden alfabético.

Nombre del Gerente General o de Ventas y su número de cédula.

Nombre del Técnico o Encargado de Cuenta y su número de cédula.

Artículo 48.-El Área de Proveeduría verificará toda la información recibida con la solicitud de incorporación y la registrará en el sistema automatizado, a más tardar en los siguientes dos días hábiles, donde se le asignará un código numérico. De determinarse omisión o defecto, se procederá a comunicar vía fax y conceder un plazo máximo de 5 días hábiles para que se subsanen las inconsistencias. Si la prevención no es atendida en tiempo, la solicitud se tendrá que rechazar sin más trámite. 

No obstante, el interesado podrá solicitar nuevamente su inclusión en el Registro, siempre y cuando haga una aclaración respecto de los motivos que tuvo para no atender la prevención que le hiciera el Instituto respecto de su primera gestión quedando el I.C.T. facultado para denegar su inclusión de no resultar convincentes las razones que hubiere argumentado.

Artículo 49.-Todo interesado podrá, con posterioridad a la presentación de la respectiva solicitud, verificar su inclusión en el Registro de Proveedores y solicitar el número de identificación (código) asignado, dentro de los quince días hábiles posteriores a de la presentación de la solicitud.

Artículo 50.-Los proveedores incorporados al Registro quedan obligados a notificar al Instituto sobre cualquier cambio, tal como:

a) Sustitución del Apoderado Legal

b) Incorporación de nuevos accionistas

c) Cambio de Dirección Geográ.ca, Internet o Postal

d) Cambio de Número de Teléfonos o Fax

e) Cambio de línea comercial, entre otros.

Artículo 51.-Serán excluidas del Registro de Proveedores aquellas personas físicas o jurídicas que en forma reiterada no respondan al llamado a concursar en los distintos procedimientos de contratación.  Previamente se le informará al proveedor tal decisión, quien en caso de inconformidad, podrá recurrir la actuación por medio de los recursos ordinarios que establece la Ley General de Administración Pública.

Artículo 52.-Cuando al proveedor se le apliquen las sanciones que establece el Reglamento General de Contratación Administrativa en el artículo 106, tal circunstancia se hará constar en el Registro de Proveedores. El I.C.T. llevará a cabo las investigaciones del caso apegadas al debido proceso, para determinar las responsabilidades que correspondan respecto de aquellos proveedores que hubieren incurrido en algún tipo de incumplimiento. Dentro del Área de Proveeduría existirá un archivo con la documentación correspondiente a cada sanción aplicada a los diferentes proveedores.

Artículo 53.-Las empresas incorporadas en el Registro de Proveedores, no están obligadas a presentar en cada licitación la certificación de personería, cuotas y acciones, si ésta fue presentada con anterioridad dentro de ese mismo año para algún otro concurso. Bastará en ese caso con que indique expresamente en la oferta, que la certificación señalada permanece invariable en relación con los documentos que constan de dicho Registro

Artículo 54.-La información de este Registro de Proveedores es pública.

Artículo 55.-Una vez incorporado al Registro, los interesados no están obligados a solicitar nuevamente su incorporación, sino que bastará que renueven aquellos documentos legales vencidos y notificar cualquier otro cambio de conformidad con lo señalado en el artículo 50 de este Reglamento.

Artículo 56.-En el caso de los proveedores del exterior, deberán enviar por cualquier medio, para el Registro de Proveedores, previo a la contratación, una nota de la empresa con las siguientes indicaciones:

Empresas

Nombre completo de la empresa.

Número de identificación de la empresa según el país de origen, por concepto de pago de impuestos.

Número de teléfonos y fax con el código de área.

Nombre del responsable legal con la autenticación consular.

Copia del pasaporte del Representante Legal de la empresa.

Personas físicas

Nombre completo de la persona física a contratar.

Número de teléfonos y fax con el código de área.

Copia del pasaporte.

Currículum o especialidad de la persona.

Especificar los servicios que ofrece.

CAPÍTULO XI

Disposiciones finales

Artículo 57.-Responsabilidad por desatención de disposiciones.  Ningún Servidor de la Institución será relevado de responsabilidad, por haber procedido en contra de lo indicado en la Ley, el R.G.C.A., la Ley de la Administración Financiera de la República, el presente Reglamento, directrices emitidas por la Contraloría y demás normativa atinente a la materia así como, de los procedimientos que de acuerdo con los manuales le corresponda cumplir.

Artículo 58.-Normativa adicional. La Junta Directiva o la Gerencia, atendiendo sus competencias, emitirán las normas adicionales y dictarán los trámites administrativos a seguir, para la correcta y eficaz aplicación de este Reglamento.

Artículo 59.-Derogatoria. Derógase el Reglamento Interno para Contratos Administrativos y cualquier otra disposición que se le oponga.

Artículo 60.-Vigencia. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del primero de enero del 2006.