Artículo 2º-Objetivo. Este Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias.

Artículo 3º-Monto del fondo de Caja Chica. Se establece un fondo de caja chica por ¢500.000,00 (quinientos mil colones exactos), cuyo monto será aumentado por el Concejo Municipal, mediante acuerdo municipal, previo estudio elaborado por la Tesorería y avalado por el Alcalde o Alcaldesa Municipal. Dicho monto deberá ser revisado anualmente, con el objeto de que la suma establecida sea adecuada a la inflación anual establecida por las autoridades gubernamentales.

Artículo 4º-Custodia del fondo. La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad del Tesorero o Tesorera Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que disponga este Reglamento, el Código Municipal, la Ley de Administración Financiera, y demás normativa vigente y aplicable en la materia, correspondiéndole a este funcionario revisar ese fondo y proponer ante el Alcalde o Alcaldesa Municipal y este funcionario, a su vez ante el Concejo Municipal, el aumento que se estime conveniente, para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.

Artículo 5º-Monto del vale. El monto del vale de caja chica será de hasta ¢50.000,00 (cincuenta mil colones exactos), y aumentará de conformidad con los índices de inflación previo estudio del Departamento de Tesorería y Alcalde Municipal. Dicho monto podrá ser revisado anualmente para determinar el correspondiente aumento, según informe realizado por el Tesorero o Tesorera Municipal y avalado por el Alcalde o Alcaldesa Municipal. El aumento de dicho monto corresponderá al Concejo Municipal, previo análisis del informe antes mencionado.

Artículo 6º-Función de la Caja Chica. La Caja Chica Municipal funcionará mediante dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios de urgente necesidad y de conformidad con el artículo 9 de este Reglamento, así como para pagar adelanto por concepto de viáticos y gastos de viaje de funcionarios municipales.

Artículo 7º-Contenido de la Caja Chica. La Caja Chica Municipal mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, vales liquidados, vales pendientes de liquidar y adelantos de giras. En ningún momento, ni por motivo alguno, se podrán sustituir estos valores por otros de naturaleza distinta al de la Caja Chica Municipal. So pena de incurrir en las responsabilidades administrativas del caso, según las actuaciones cometidas por el funcionario encargado de la custodia de la misma.

Artículo 8º-Devoluciones de dinero en efectivo. La Caja Chica Municipal recibirá devoluciones de dinero, únicamente en efectivo, sin excepción de ninguna clase. El no acatamiento de esta norma generará la sanción disciplinaria que corresponda, la cual se iniciará con la amonestación verbal en la primera vez, y posteriores sanciones, si existiera reincidencia de la falta.

Artículo 9º-Trámite de las compras. La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:

a) Si en la Bodega Municipal no hay existencia del bien que se solicita, siempre y cuando sea de suma urgencia comprobado.

b) Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en la posibilidad de prestar el servicio de que se trate.

c) Si el bien o servicio son tan indispensables y de verdadera urgencia, que se justifique su pago además de los trámites ordinarios que establece la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa.

d) Si son gastos de la partida de servicios no personales, o de la partida de materiales y suministros, siempre que exista contenido económico y presupuestario con cargo a estas partidas.

CAPÍTULO II

Del vale o adelanto

Artículo 10.-Del vale de Caja Chica. El vale de Caja Chica debe emitirse en original y copia, debidamente prenumerado en forma consecutiva. El talonario con los vales consecutivamente numerados será suministrado por el Departamento de Tesorería Municipal y permanecerá en custodia de la Secretaría de la Alcaldía Municipal, donde los funcionarios municipales llegarán a iniciar su tramitación y posterior firma del vale, por parte del Coordinador del Proceso, Subproceso o Actividad General del departamento al cual pertenece y al Alcalde o Alcaldesa Municipal. Todos los funcionarios deben velar por el buen uso y utilización consecutiva de los vales de caja chica.

Artículo 11.-Requisitos del Vale. El Vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

a) Debe completarse por el interesado, indicando la fecha, el monto exacto en números y letras, y los artículos y/o servicios que se comprarán. No se permitirá que el documento contenga borrones, tachaduras ni correcciones de ningún tipo, que hagan dudar al Tesorero o Tesorera de la cantidad de dinero a entregar.

b) Deberá contar con la firma de autorización del gasto por parte del coordinador jefe del área donde labora así como también la rúbrica del Alcalde Municipal, de conformidad con lo que establecen los artículos 17 inciso h), 13 inciso e) y el numeral 109 párrafo tercero, todos del Código Municipal.

c) Debe contar con el nombre, cédula y firma del funcionario o funcionaria que realizará el retiro del dinero en efectivo.

d) Debe estar la firma autorizante del Alcalde o Alcaldesa Municipal.

e) Detalle de la compra de los bienes y/o servicios que se pretenden adquirir como proforma.

f) Contar con la firma del tesorero como comprobación de que existe contenido económico.

Artículo 12.-Exoneración del pago de impuesto de ventas. Para el trámite de compra por el fondo de caja chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios, deberá solicitar en la Secretaría de la Alcaldía Municipal el correspondiente comprobante de exoneración del pago del impuesto de ventas.

Artículo 13.-Impedimento para la tramitación de vales. Por ningún motivo se entregará un vale de Caja Chica a aquellos funcionarios o funcionarias municipales que tenga pendiente la liquidación de un vale anterior.

CAPÍTULO III

De la liquidación

Artículo 14.-Liquidación de vales. Los vales de caja deberán ser liquidados, por el funcionario o funcionaria que lo tramite, utilizando para ello, el documento denominado Comprobante de Liquidación de Vale de Caja Chica, el cual cumplirá con los requisitos siguientes:

a) Al Comprobante de Liquidación de Vale de Caja Chica se incluirá un original para la Tesorería y la correspondiente copia, la cual quedará en la Secretaría de la Alcaldía Municipal para su debido archivo. La misma deberá estar debidamente prenumerada en forma consecutiva.

b) Debe completarse, indicando la fecha de liquidación, el monto exacto del vale o adelanto viáticos y transporte y los artículos y/ o servicios que se comprarán. No se permitirá que el documento contenga borrones, tachaduras ni correcciones de ningún tipo que hagan dudar de su autenticidad.

c) Deberá contar con la firma de autorización o aprobación del gasto por parte del Alcalde o Alcaldesa Municipal, de conformidad con lo que establecen los artículos 17 inciso h), 13 inciso e) y 109 párrafo tercero, del Código Municipal.

d) Debe contar con el nombre y firma del funcionario que realizará la liquidación del dinero en efectivo, conforme al vale.

f) Detalle de la compra de los bienes y/o servicios que se adquirieron, junto al documento de factura original timbrado, el cual deberá cumplir todos los requerimientos que establece la Dirección General de Tributación Directa para este tipo de documentos y según el artículo 17 de este reglamento.

Artículo 15.-Plazo de la liquidación. Los vales de Caja Chica deberán ser liquidados dentro del plazo máximo de tres días hábiles, contados desde la entrega del dinero en efectivo, los cuales solo se podrán prorrogar en aquellos casos en donde medien razones de caso fortuito o fuerza mayor que impidan, se pueda liquidar en ese plazo, en cuyo caso podrá hacerse con posterioridad, debiendo el funcionario municipal justificar el retraso mediante nota que deberá contar con el visto bueno del Alcalde o Alcaldesa Municipal.

Si el funcionario o funcionaria incumplieran dicho plazo deberá reintegrar, el dinero correspondiente de la liquidación en efectivo, a la Tesorería Municipal. De transcurrir diez días hábiles sin que se liquide el monto correspondiente, el Tesorero o Tesorera informará, por escrito, al Alcalde o Alcaldesa Municipal para que proceda con la amonestación verbal al funcionario o funcionaria que no liquide el monto tramitado por vale de caja chica.

Artículo 16.-Reintegro de dinero. Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale de Caja Chica, deberá hacer el reintegro inmediato del dinero entregado para esos efectos a más tardar el día hábil siguiente al de su recibo. Para tal efecto, deberá ese funcionario aportar una justificación escrita, avalada con la firma del Alcalde o Alcaldesa Municipal. Si trascurriera el plazo de los tres días hábiles que determina este reglamento, se procederá como lo establece el artículo anterior.

Artículo 17.-Sobre las facturas o recibos. Los comprobantes (facturas o recibos) de adquisiciones que se hagan con fondos de caja chica, que justifiquen el egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Ser documentos originales, estar autorizados, numerado, membretados o dispensados del mismo por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda y estar emitidos a favor de la Municipalidad de Liberia.

b) Especificar claramente el detalle de la compra o servicio recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale, coincidir con lo estipulado en el vale, traer impreso el sello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo, deben contener tachaduras, borrones ni correcciones de ningún tipo.

c) Si la factura no tiene logotipo deberá indicar como requisitos mínimos: el nombre, el número de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio, sus especificaciones, número de teléfono, fax y dirección o ubicación territorial del remitente de la factura o comprobante.

Artículo 18.-El monto gastado. El monto de lo gastado no podrá incluir ningún tipo de impuesto ni exceder el monto autorizado en el vale de Caja Chica. De presentarse esta situación el funcionario a nombre de quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante, sin que la Municipalidad quede obligada a reintegrarle esa suma.

Artículo 19.-Formalización de la liquidación. La liquidación del vale queda formalizada cuando el responsable de la caja chica revisa todos los requisitos y estampa su firma de recibido conforme en el documento de vale de Caja Chica.

Artículo 20.-Anulación de los vales de Caja Chica. Los vales de Caja Chica solicitados con un tiempo de recepción en la Tesorería Municipal mayor a tres días hábiles que no hayan sido retirados, serán anulados sin previo aviso.

CAPÍTULO IV

Mecanismos de control

Artículo 21.-Responsabilidad de la Tesorería Municipal. Es responsabilidad del Tesorero o Tesorera Municipal en su condición de encargado de la Caja Chica, diseñar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las prácticas sanas de control interno, el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización y el Código Municipal.

Artículo 22.-Control de la administración del fondo de Caja Chica.  El sistema de control de la administración del fondo de caja chica debe garantizar la custodia y el buen uso de esos recursos, el registro de datos necesarios para disponer de información confiable y oportuna, un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos y otros que se estimen convenientes.

Artículo 23.-Archivo de los documentos de respaldo de la Caja Chica. Los documentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos sorpresivos que se hayan practicado, deberán mantenerse en el Departamento de Tesorería por al menos un año y a disposición de la Auditoría Interna para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y el Reglamento de Archivo de Documentos Municipales y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control.

Artículo 24.-De los fondos de dinero. Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento, operarán por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por el efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.

Artículo 25.-Auditorías anuales. La Auditoría Interna deberá incluir en el programa de trabajo de esa dependencia como mínimo la realización de una auditoría anual del fondo de caja chica.

Artículo 26.-Del Órgano Director. En casos eventuales de actos delictivos en perjuicio del fondo de caja chica, y sobre los cuales no existe una solución inmediata, se deberá realizar una investigación administrativa por medio de un Órgano Director de conformidad a lo establecido por la Ley de Administración Pública. Lo anterior, a efecto de determinar los responsables en caso de existir, realizar las gestiones de recuperación de los montos sustraídos y tomar las medidas correctivas del caso. La información relacionada con estos actos debe hacerse reflejar en los arqueos. El Alcalde o Alcaldesa Municipal deberá nombrar tres funcionarios municipales para integrar dicho órgano administrativo. De existir responsables judiciales, el Alcalde o Alcaldesa deberá trasladar la denuncia al Ministerio Público. 

Si existe esta posibilidad para establecer la correspondiente denuncia del caso.

Artículo 27.-Auditorías sin previo aviso. Sin previo aviso la Auditoría Interna está facultada para proceder a realizar arqueos en forma sorpresiva al fondo fijo de caja chica, con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de auditoría vigentes y de las sanas prácticas de administración.

Artículo 28.-Faltantes o sobrantes de dinero. Si realizado el arqueo, resulta una diferencia, ésta debe ser justificada por el Tesorero o Tesorera Municipal, quien además deberá en forma inmediata depositar el sobrante o reintegrar el faltante, según corresponda.

Artículo 29.-De los arqueos de Caja Chica. Todo arqueo de caja chica se realizará en presencia del Tesorero Municipal, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia del funcionario que este designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido.

Artículo 30.-Ausencias del Tesorero o Tesorera Municipal.  Cuando el Tesorero Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualquier otro motivo, se realizará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma del Tesorero o Tesorera y la persona que lo sustituirá. Igual procedimiento se utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se reintegre a su puesto. En caso de faltantes de dinero se procederá conforme lo determina el numeral 28 de este Reglamento.

CAPÍTULO V

De los reintegros

Artículo 31.-Los egresos de la Caja Chica. Los egresos que se realicen por Caja Chica se tramitarán a través del correspondiente reintegro de Caja Chica, que preparará el Tesorero Municipal, en original y copia.

Artículo 32.-El Tesorero Municipal debe procurar tramitar con la diligencia y frecuencia debida los reintegros de las sumas pagadas, para que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no llegue a agotarse.

CAPÍTULO SEXTO

De las prohibiciones

Artículo 33.-Impedimento para efectuar compras. Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios cuando la Bodega Municipal mantenga existencias de los artículos solicitados o cuando la Administración por medio de sus dependencias se encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio requerido a la dependencia que lo necesite.

Artículo 34.-Artículos de uso común. No se tramitarán por medio del fondo fijo de Caja Chica las compras que se hayan definido como artículo de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra que existan en la Municipalidad, según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General de Contratación Administrativa.

Artículo 35.-Servicios personales. No se utilizarán fondos de Caja Chica para ejecutar inversiones de la partida maquinaria y equipo, servicios personales.

Artículo 36.-Por ningún motivo se aceptará el fraccionamiento ilícito en las compras de Caja Chica, así como tampoco se permitirá variar el objetivo inicial de una compra.

Artículo 37.-Impedimento. No podrán hacer uso del fondo de Caja Chica las personas que no presten servicio regular en la Municipalidad y en consecuencia, no sean funcionarios públicos fijos de la Municipalidad.

Artículo 38.-Imposibilidad de variar el objetivo del vale. El fondo de Caja Chica no podrá ser utilizado para el cambio de cheques personales ni usarse para fines distintos para el que fue creado ni disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por la Ley y este Reglamento.

Artículo 39.-Fin primordial del vale. El Tesorero Municipal en su condición de encargado de Caja Chica, no podrá guardar documentos, efectivo o cheques de propiedad particular, en los lugares destinados para uso de la Caja Chica y por ningún motivo podrá suplir con su dinero, compras o pagos que correspondan a la Municipalidad, salvo en casos emergentes, debiendo justificarse y razonarse el caso con el aval del coordinador del Departamento de Egresos de la Municipalidad.

Artículo 40.-Ningún funcionario de la Municipalidad, con excepción del Tesorero Municipal, quien tendrá en custodia los fondos de Caja Chica, podrá mantener en su poder fondos de Caja Chica por más de tres días.

CAPÍTULO SÉTIMO

De las obligaciones de los funcionarios

Artículo 41.-Sanciones. El Tesorero Municipal en su condición de encargado de Caja Chica, será sancionado disciplinariamente de conformidad con las siguientes disposiciones:

a) Cuando no tenga el total del monto asignado en Caja Chica, de conformidad con lo que establece el artículo 3 de este Reglamento, siempre y cuando el faltante no sea de tal magnitud que pueda causar una lesión económica a la Municipalidad.

b) Cuando incumpla con los mecanismos de control que debe aplicar para el manejo de Caja Chica, regulados en los artículos 21 y siguientes de este Reglamento.

c) Cuando exista un faltante de Caja Chica en los términos que indica el artículo 28 de este Reglamento, siempre y cuando el mismo no implique un perjuicio a la Caja Chica grave que amerite una investigación sobre el destino de los recursos faltantes.

d) Autorizar compras con fondos de Caja Chica, que se encuentren dentro de las prohibiciones reguladas en los artículos 33 y siguientes de este Reglamento.

Sin embargo, la reincidencia por más de tres veces consecutivas en un término de seis meses, producirá que la falta se considere como grave, y ameritará la suspensión del trabajo, por un término de ocho días hábiles. Una cuarta reincidencia dentro del plazo indicado, por el incumplimiento a cualquiera de las disposiciones citadas, será considerada falta grave por lo que le aplicará lo dispuesto en la Ley de Administración Pública.

Artículo 42.-Faltas de funcionarios. Se considerará falta grave a sus deberes, y en consecuencia justificará la suspensión inmediata del trabajo, cuando exista un faltante en la Caja Chica que pueda suponer una distracción ilegal de dichos fondos, o bien, cuando se produzcan actos que supongan el acaecimiento de un acto delictivo en perjuicio de la Caja Chica.  Esta suspensión estará vigente por el plazo máximo de 15 días, plazo dentro del cual de existir evidencias de uso o manipulación indebida de este fondo, se configurará la causal de despido.

Artículo 43.-Sanciones disciplinarias. Los funcionarios municipales serán sancionados disciplinariamente, de conformidad con las siguientes disposiciones:

Se considerará falta leve a sus deberes, y en consecuencia, será sancionado con amonestación escrita, los siguientes supuestos:

a) El funcionario que no liquide el vale de Caja Chica dentro de los tres días siguientes a la entrega del dinero en efectivo, de conformidad con lo que establece el artículo 15 de este Reglamento.

c) La Jefatura que al firmar el vale no constate el ingreso de los bienes y/o servicios adquiridos.

Sin embargo, la reincidencia por más de tres veces consecutivas en un término de seis meses, producirá que la falta se considere como grave y ameritará la suspensión del trabajo por un término de ocho días hábiles. Una cuarta reincidencia dentro del plazo indicado, por el incumplimiento a cualquiera de las disposiciones citadas, será considerada falta grave a sus obligaciones y será causal para el despido inmediato.

Artículo 44.-El funcionario que pretenda justificar los egresos de Caja Chica con comprobantes que no cumplan con los requisitos indicados en el artículo 17, incumpliendo con ello su deber de verificar los requisitos del comprobante, deberá pagar de su peculio el costo del bien o servicio adquirido.

Artículo 45.-Las sanciones que correspondan, según lo dispuesto en este Capítulo, serán aplicadas por el Alcalde Municipal, de conformidad con lo que establece en esta materia, la Convención Colectiva, el Código Municipal, el Código de Trabajo y otras normas conexas.

CAPÍTULO OCTAVO

De la supletoriedad, derogatoria y vigencia

Artículo 46.-Legislación supletoria. Se aplicará supletoriamente a las normas de este Reglamento, las siguientes disposiciones legales: el Código Municipal, la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Pública, y demás normativa vigente de la materia.

Artículo 47.-Derogatoria. Se deroga cualquier disposición de la misma naturaleza que haya emitido esta Municipalidad, que se oponga al presente reglamento.

Artículo 48.-Entrada en vigencia. Rige a partir del día de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Liberia, 7 de enero del 2006.