Artículo 2º-Este Reglamento deberá ser interpretado de acuerdo con las siguientes definiciones:

a. Archivo Central: Unidad administrativa que reúne, conserva, organiza y selecciona los documentos producidos por los archivos de gestión del MEIC, da las directrices a los archivos de gestión, fortalece el Sistema Institucional de Archivos y el vínculo con el sistema Nacional de Archivos. Forma parte del Sistema Nacional de Archivos. Da los lineamientos generales sobre el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

b. Archivo de Gestión: Aquellos que custodian los documentos desde su producción hasta que finaliza el trámite que les dio origen. Son utilizados y conservados en las secretarías u oficinas, por un período determinado.

c. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos:

Órgano interno encargado de analizar y determinar la vigencia legal y administrativa de los documentos, y someter a consideración de la Comisión Nacional, la aprobación y modificación de las Tablas de Plazos, así como los documentos a eliminar contemplados en las Tablas de Plazos.

d. Documento: Cualquier testimonio material escrito, gráfico, los escritos, los impresos, materiales legibles por máquina, y en generaltodo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo que ha sido producido o recibido por el MEIC, y que se custodia con una finalidad administrativa, jurídica, o científica cultural.

e. Expediente administrativo concluido: Aquel que custodia el Archivo Central y que concentra toda la información original debidamente foliada, relativa a un trámite para resolver cualquier petición.

f. Fondo documental: Toda la documentación producida o recibida por el MEIC en función de todas las actividades que ejecuta.

g. MEIC: Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

h. Tabla de plazos de conservación de documentos: Instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en cada una de las oficinas del MEIC, en el cual se anotan todas las características y se fija el valor administrativo, legal y científico cultural. Deberán ser sometidas a revisión cada cinco años, para determinar la validez de los criterios originales utilizados.

i. Tipo documental: La forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte, responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución o de un país (cheques, presupuestos, memorando, informes, correspondencia).

j. UAI: Unidad Asesora de Información.

k. Usuarios: Entiéndase como usuarios a todo funcionario del MEIC, funcionarios de otras instituciones públicas o privadas y público en general.

CAPÍTULO II

Artículo 3º-Se considera patrimonio documental y material informativo, todo documento recibido o producido por el MEIC en el cumplimiento de sus funciones, independiente de su formato o soporte en que esté contenido (papel, diskette, cinta, video, fotografías, etc.), así como toda producción intelectual elaborada por sus funcionarios en el cumplimiento de sus responsabilidades: revistas, boletines, tesis, informes, estudios, análisis, programas de cómputo, bases de datos y toda literatura o documentación que sea producida en seminarios, talleres, simposios y otros a los que asisten funcionarios del MEIC en calidad de ponentes.

Cualquiera de los documentos citados y aquellos que al efecto establezca el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, se considerará un título valor, propiedad de la institución, estos documentos serán confiados para su correcta administración a la UAI.

CAPÍTULO III

Artículo 4º-Objetivo del Archivo Central del MEIC. El Archivo Central del MEIC es un área que tiene como objetivo, centralizar, organizar, administrar y custodiar todo el acervo documental de la Institución, independientemente de su soporte y brindar una orientación al personal encargado de los archivos de gestión, en el campo de la archivística, así como facilitar los documentos que los usuarios necesiten para su consulta.

Artículo 5º-Además de las funciones establecidas en el artículo 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y capítulo IV de su Reglamento, el Archivo Central del MEIC, tendrá las siguientes funciones:

a) Preparar los instructivos, guías y demás instrumentos descriptivos, que faciliten la consulta de la información.

b) Analizar e implementar métodos idóneos que permitan el buen funcionamiento del Archivo Central y de los Archivos de Gestión.

c) Establecer los controles necesarios para el correcto manejo y conservación del fondo documental del Archivo Central.

d) Implementar mecanismos dirigidos a la protección de los documentos con mayor índice de consulta y aquellos declarados con valor científico cultural, que se encuentren en peligro de deterioro. Lo anterior se realizará de conformidad con lo establecido en el artículo 68 del Reglamento a la Ley 7202.

e) Elaborar las tablas de plazos de conservación de documentos de la Institución y someterlas a conocimiento del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, para su aprobación y posterior remisión a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

f) Rendir un informe mensual y detallado de las labores ejecutadas a la Jefatura de la UAI.

g) Elaborar las normas y procedimientos para la organización del Archivo. La aplicación de éstas, se hará extensiva para los archivos de gestión, además colaborará con la jefatura de la UAI para la ejecución de las políticas archivísticas del Ministerio.

h) Cualquier otra disposición que el Archivo Nacional y el Ministerio dispongan.

CAPÍTULO IV

Artículo 6º-El Archivo Central estará a cargo de un profesional especializado en archivística cuyos deberes y atribuciones serán los siguientes:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y mantener mediante procedimientos técnicos-profesionales el sistema de archivo.

b) Dar a conocer la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento.

c) Solicitar asesoría técnica a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando así lo estime necesario.

d) Solicitar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, autorización para eliminar documentos. Dicho Comité debe estar avalado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para tal propósito.

e) Mantenerse actualizado con las nuevas técnicas de Archivo, mediante una comunicación directa con el Archivo Nacional.

f) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo del Archivo Central. Dicho informe será presentado en el mes de marzo de cada año, de conformidad con lo establecido en los artículos 145 y 146 del Reglamento de la Ley Nº 7202.

g) Evacuar consultas sobre los documentos custodiados en el Archivo Central, de acuerdo a la solicitud de los usuarios internos y externos del MEIC.

h) Participar en seminarios y jornadas archivísticas o cualquier otro tipo de capacitación.

i) Cualquier otra función que se encuentre dentro de su competencia, de acuerdo a este reglamento y la demás normativa que rige la materia.

Artículo 7º-Son deberes y atribuciones de los encargados de los archivos de gestión:

a) Colaborar con el cumplimiento de las políticas que exige este reglamento, la Ley Nº 7202 y su respectivo reglamento.

b) Atender y cumplir las normativas establecidas por el Archivo Central.

c) Ser responsables de la conservación, orden y seguridad de los documentos bajo su custodia.

CAPÍTULO V

Artículo 8º-El Archivo Central y los archivos de gestión utilizarán un sistema de clasificación por estructura orgánica - funcional y se complementará ordenándola en forma alfabética y cronológica.

Artículo 9º-El Archivo Central y los Archivos de Gestión deberán observar las medidas de preservación y seguridad de los documentos e instalaciones, establecidas en el artículo 71 del Reglamento a la Ley 7202.

Artículo 10.-El local del Archivo Central deberá tener las condiciones idóneas que garanticen la conservación óptima de los documentos, además que tenga la capacidad de reunir todos los documentos producidos por el MEIC tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, luz e insectos. Además deberá contar con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.

Artículo 11.-Los archivos de gestión deberán contar con el material, el espacio, equipo y mobiliario suficiente, que permitan una adecuada conservación, integridad y contenido informativo de los documentos.

CAPÍTULO VI

Artículo 12.-Toda la documentación oficial interna que generen las diferentes áreas o unidades del MEIC, que haya cumplido con su etapa de gestión deberá ser remitida por las jefaturas autorizadas al Archivo Central siguiendo los lineamientos y procedimientos establecidos por la UAI.

Artículo 13.-Las áreas o unidades deben enviar los documentos al Archivo Central debidamente clasificados, ordenados, numerados y acompañados por la respectiva lista de remisión; debe ir en cajas claramente rotuladas y numeradas. La lista de remisión debe llenarse correctamente acompañada de una copia. La original será firmada y sellada como recibida, la copia se devolverá a la oficina remitente una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella, fue lo que ingresó al Archivo Central. Caso contrario, toda la documentación será devuelta para que se corrija la lista de remisión.

La transferencia se efectuará de acuerdo con un cronograma establecido por el Archivo Central.

Artículo 14.-El Encargado del Archivo Central, establecerá las fechas que se recibirán documentos de cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a los encargados de archivos de gestión.

Artículo 15.-Toda información que se refiera a un expediente administrativo concluido, estará bajo la custodia y administración del Archivo Central.

Artículo 16.-El acceso a la información contenida en los documentos custodiados por el Archivo Central, sólo podrá darse dentro de las instalaciones del Archivo Central, y será regulado por los manuales y procedimientos establecidos por la UAI.

Artículo 17.-El préstamo de documentos se realizará a los funcionarios del MEIC, y los particulares pero no podrán salir de la institución, salvo regulación específica reglamentaria y en los casos de exposición o requerimiento por los Tribunales de Justicia, de la Contraloría General de la República u otras instancias administrativas facultadas por ley.

Artículo 18.-El plazo máximo de permanencia fuera del recinto del Archivo Central sobre documentación solicitada, será de quince (15) días naturales a partir de la fecha de entrega. Cumplido el período, los documentos deberán ser devueltos. En caso de ser requeridos por más tiempo, la unidad interesada, solicitará una prórroga conforme lo dispuesto en el formulario que para tal fin existe en el Archivo Central.

Artículo 19.-Para el préstamo de documentos a las oficinas productoras se llenará una boleta de préstamo de documentos, el funcionario que retire los documentos firmará como responsable.

Artículo 20.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá identificarse con su cédula de identidad, carné de estudiante, o pasaporte, según sea el caso.

Artículo 21.-Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo procederá a solicitarle por escrito la entrega de los mismos dentro de los siguientes tres días hábiles. Vencido el término anterior sin que el funcionario hiciera entrega de la documentación solicitada, el Archivo no le prestará ningún documento en tanto persista la situación y se notificará este hecho a las autoridades institucionales con el fin de que se inicie un proceso administrativo.

Artículo 22.-Los encargados de los Archivos de Gestión serán los responsables de que en su área o unidad se ordene y archive correctamente los documentos, siguiendo la normativa establecida por el Archivo Central.

Igualmente serán los responsables de enviar correctamente las listas de remisión.

Artículo 23.-En el Archivo Central no se conservará más de un ejemplar de cada documento, salvo que sea autorizado por el encargado de éste cuando el caso así lo amerite.

CAPÍTULO VII

Artículo 24.-El Archivo Central facilitará los documentos únicamente en el lugar de consulta de documentos y atención al usuario y en el horario ordinario de la institución.

Artículo 25.-Las principales reglas que deberán respetarse dentro del área de la consulta y atención al usuario, serán las siguientes:

a) Todo usuario deberá proceder a identificarse debidamente de previo a realizar su consulta, para lo cual debe mostrar la identificación que corresponda.

b) No se debe fumar, comer, ni beber dentro del área de consulta de documentos.

c) Se debe guardar silencio y comportarse de una forma respetuosa.

d) No se debe arrugar ni doblar los documentos.

e) No se debe humedecer los dedos para pasar los documentos.

f) No se debe rayar, calcar o escribir sobre los documentos.

g) No se debe sacar documentos ni tarjetas de los ficheros sin autorización del encargado del Archivo Central.

h) Se debe llenar la boleta de préstamo de documentos.

i) El equipo que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado con precaución.

j) Cualquier otra que se establezca para asegurar que todos los usuarios puedan realizar sus consultas en condiciones idóneas.

Quien no cumpla con las anteriores disposiciones, será retirado del área de consulta y atención al usuario.

Artículo 26.-Los documentos consultados por los usuarios, serán devueltos al encargado del Archivo Central, quien lo revisará antes de dar el recibido conforme y procederá a su posterior reubicación.

Artículo 27.-El Archivo Central estará facultado para reproducir sus documentos a nivel interno, estableciendo los controles necesarios para ellos.

Artículo 28.-El Archivo Central llevará un control de usuarios de los documentos y utilizará un formulario que será elaborado al efecto por esa dependencia.

Artículo 29.-Los expedientes personales en custodia del Archivo Central de los funcionarios inactivos son de carácter restringido, por consiguiente se prestarán únicamente al interesado, a la Unidad de Recursos Humanos, a la Asesoría Jurídica y a las autoridades judiciales que lo soliciten.

Artículo 30.-Los estudiantes e investigadores que realicen trabajos con información del Archivo Central se comprometerán a entregar una copia del trabajo realizado, para incorporarlo si así se considera conveniente, al patrimonio documental del MEIC.

Artículo 31.-Los usuarios del servicio serán responsables de los daños o pérdidas ocasionados a los documentos o materiales proporcionados para su consulta, asumiendo el costo de la reparación y las sanciones penales según corresponda.

Artículo 32.-El Archivo Central llevará un registro y una base de datos general de la documentación que custodia, normalizada mediante la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (g), los cuales servirán de instrumento de consulta para los interesados, tomando en cuenta que en principio, estos documentos constituyen información pública y son de libre acceso con las excepciones que dicta la Ley, el derecho a la privacidad del expediente personal, y lo establecido por las disposiciones finales de este Reglamento. La información que dentro de los diferentes procedimientos que tiene el MEIC haya sido catalogada como restringida y confidencial según los manuales y procedimientos de la UAI, deberá de mantener ese carácter, y de ninguna forma podrá ser utilizada por los particulares o funcionarios de la institución, dicha información solo será facilitada a los funcionarios que llevaron dichos procesos, o que tengan relación directa con el mismo.

CAPÍTULO VIII

Artículo 33.-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del MEIC, estará conformado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo del MEIC, o por quienes éstos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Dicho Comité se regulará de conformidad con lo establecido en los artículos 138, 139 y 140 del Reglamento a la Ley 7202.

Artículo 34.-La selección documental se llevará a cabo pieza por pieza y en caso de eliminación se hará por unidades documentales (expedientes o legajos), serie documental o bien grupos documentales.

Cumplido el plazo de vigencia administrativo - legal de los documentos de los Archivos de Gestión, los encargados de éstos seleccionarán los documentos que consideran deben ser eliminados.

Posteriormente, el Archivo Central se pronunciará sobre la conveniencia o no de dicha eliminación, debiendo levantar un acta que será firmada por el encargado de ésta área o unidad y por la persona responsable del Archivo de Gestión. Si se considera procedente la eliminación del documento, el Archivo de Gestión procederá de conformidad. Caso contrario, los documentos se conservarán en el Archivo Central.

Artículo 35.-La autorización final para conservar o eliminar documentación, previa consulta, será extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. El Comité Institucional debe coordinar con esa Comisión, toda vez que se requiera ejecutar este tipo de acciones. Una vez aprobadas las tablas de plazos, el Ministerio puede eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 36.-Para la adecuada selección de los documentos que serán eliminados o remitidos al Archivo Central, los encargados de cada unidad se deberán guiar por la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos, una vez que la misma esté debidamente aprobada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 37.-El proceso de selección y eliminación, será regulado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en coordinación con el Archivo Central y los Archivos de Gestión.

CAPÍTULO IX

Artículo 38.-Este reglamento es de acatamiento obligatorio por parte de los funcionarios y usuarios de los servicios del Archivo Central del MEIC.

Artículo 39.-El MEIC, dentro de sus posibilidades presupuestarias, dotará al Archivo Central de los instrumentos y herramientas necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 40.-Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintidós días del mes de marzo del dos mil seis.