Artículo 2º-Definiciones. Para los efectos del presente Decreto se establecen las siguientes definiciones:

a. Acceso: procedimiento por el cual las instituciones del Estado, aplicando las tecnologías de la comunicación y la información, ingresan a la base de datos del SIPO. Este acceso puede ser por intranet, extranet o internet.

b. Beneficiario (a) potencial: persona o familia registrada en el SIPO y que se ubica en algún nivel de pobreza establecido mediante este sistema, por lo cual puede ser sujeto de uno o varios beneficios derivados de los programas o proyectos de índole social.

c. Confidencialidad: derecho que tienen los individuos de que sus datos personales e información socioeconómica sean estrictamente privados y por lo tanto, resguardados del acceso público, a menos que sean requeridos por personal autorizado para realizar algún trámite relacionado con un beneficio social en las instituciones públicas o en aquellas con las que existan convenios.

d. Entrada de datos: es el procedimiento por el cual se captura la información, ya sea mediante digitación o cualquier otro medio de captura digital, realizado por personas autorizadas y capacitadas, sean del IMAS, de unidades concentradas como desconcentradas, o de otras instituciones con las cuales existan convenios.

e. FIS (Ficha de Información Social): instrumento de recolección de datos de las familias que habitan en una vivienda, el cual incluye variables de tipo socioeconómico, demográfico y de ubicación geográfica. Constituye el instrumento oficial para el registro de potenciales beneficiarios de programas y servicios sociales.

f.  FIS digital: ficha de información social en donde la captura de datos se realiza usando tecnologías móviles, que al interconectarse por medio de la red digital IMAS transfiere la información a la base datos SIPO.

g. FIS parcial: se refiere a la aplicación parcial de la FIS, lo cual significa que se excluyen las variables relacionadas con los subfactores de Protección Ambiental y Hacinamiento. La FIS parcial debe ser completada en un plazo máximo de dos meses posteriores a su aplicación.

h. FISI (Ficha de Información Social de Personas Institucionalizadas o sin Domicilio Fijo): instrumento de recolección que registra a las personas, que viven permanentemente en instituciones o centros de bienestar social. También aquellas personas indigentes o que deambulan por las calles sin domicilio fijo. Contiene algunas variables de la FIS y se califica a las personas según el Método de Línea de Pobreza (LP).

i.  FIC (Ficha de Información Complementaria): instrumento complementario de la FIS que recopila otra información de interés particular para instituciones con las cuales existe un convenio.

El objetivo de la FIC es facilitarle a las instituciones que hacen uso del SIPO, la selección de sus beneficiarios de acuerdo con la especificidad de sus programas.

j.  Focalización: estrategia que consiste en canalizar los recursos disponibles hacia grupos meta definidos e identificados previamente.

En el caso de la superación de la pobreza, esta estrategia supone orientar los programas y proyectos creados para ese fin hacia aquellas personas, familias y comunidades que presentan un mayor nivel de carencias, según los indicadores establecidos.

k. IMAS: Instituto Mixto de Ayuda Social.

l.  Privacidad: garantía que la información personal y socioeconómica registrada en la base de datos del SIPO es estrictamente confidencial y de acceso restringido.

m.    Perfil de usuario: en un sistema computacional, el perfil de usuario se define como un conjunto de derechos y permisos requeridos para que los usuarios ejecuten un sistema. Por las diversas funciones que realizan las personas y como forma de control, el perfil de usuario permite efectuar una separación de las funciones en el sistema, así como definir los datos que cada usuario puede observar y utilizar.

El perfil determina qué puede y qué no puede hacer el usuario en la aplicación.

n. Red Interinstitucional: constituida por las instituciones públicas, usuarias del sistema, que desarrollan proyectos de bienestar social y tienen acceso al SIPO, de acuerdo con las pautas de seguridad establecidas en informática.

o. Reporte imagen: documento emitido mediante el SIPO, que contiene la información socioeconómica de la FIS, incluyendo la calificación de cada familia según Línea de Pobreza y Puntaje.

En el caso particular del reporte imagen de la FISI, este contiene la calificación de la persona, sólo por Línea de Pobreza. El reporte imagen es de uso restringido y se considera como documento oficial para la atención y tramitación de cualquier beneficio en el IMAS y otras instituciones públicas.

p. Usuario del sistema: persona competente del IMAS o de otras instituciones públicas, debidamente acreditada y autorizada por el IMAS para acceder a la información del SIPO, según los perfiles de usuario establecidos.

q. Uso de la información: posibilidad que ofrece el SIPO para que las diferentes instituciones se sirvan de la información de la base de datos, según lo establecido en este reglamento y en los respectivos convenios.

Artículo 3º-Instrumento oficial de gobierno. Se reconoce al Sistema de Información de la Población Objetivo (SIPO) como el instrumento oficial del Estado Costarricense para el registro, y como referente para la selección de los potenciales beneficiarios de programas y servicios sociales que se ejecutan con recursos públicos destinados a la atención y superación de la pobreza.

Artículo 4º-Transversalización del SIPO. El presente Decreto tiene como finalidad establecer un sistema transversal de información interinstitucional, mediante el cual las instituciones del Estado que brinden servicios a la población en condiciones de pobreza del país, puedan tener acceso, uso, transferencia e intercambio de la información del Sistema de Información de la Población Objetivo, con el fin de que ésta sea empleada al menos como un referente para la calificación y selección de su población beneficiaria

Artículo 5º-Objetivos del presente Decreto. Los objetivos principales del presente Decreto son:

a. Facilitar a las Instituciones Públicas encargadas de la administración y ejecución de programas, servicios y beneficios para la atención de la pobreza, en la selección de potenciales beneficiarios.

b. Legitimar el uso del SIPO como instrumento base y uniforme para la calificación y selección de la población en condiciones de pobreza por parte de todas las instituciones públicas relacionadas con la prestación de servicios y beneficios a dicha población.

c. Facilitar el acceso e ingreso a la información socioeconómica y demográfica que brinda el SIPO por parte de las diferentes instituciones públicas, respetando el derecho de información y privacidad, de manera que sea factible realizar diagnósticos y otros estudios específicos sobre la población demandante de los programas y proyectos sociales, así como apoyar la formulación de las políticas de Estado orientadas a la superación de la pobreza.

d. Poner a disposición de los programas sociales información socioeconómica de las personas y familias en condición de pobreza.

e. Procurar la confiabilidad, validez, veracidad y consistencia de la información relacionada con la población destinataria de los programas sociales por medio del intercambio de información entre las instituciones.

f.  Ofrecer una calificación técnica, objetiva y uniforme de las personas y familias registradas y demandantes de los servicios institucionales, con base en los métodos de calificación de pobreza contenidos en el sistema.

g.       Suministrar a las diversas instituciones, información desagregada a nivel nacional, por región, provincia, cantón, distrito, barrio y caserío.

Artículo 6º-Beneficiarios del SIPO y asignación de recursos. La Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, en su condición de administradora de los recursos del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, establecerá como lineamiento de inversión que los planes programáticos y presupuestarios presentados por las instituciones para ejecutar programas selectivos, establezcan un proceso de selección de beneficiarios basado en el registro los criterios de calificación del SIPO aplicables a cada unidad ejecutora según su población meta y la naturaleza propia del programa; sin embargo, considerando la naturaleza del programa, podrá autorizar excepcionalmente criterios y mecanismos de selección adicionales y complementarios, considerando siempre lo establecido en el Artículo 2º de la Ley Nº 5662.

Para el cumplimiento de sus funciones de planificación, control y evaluación de la inversión social canalizada por su medio, la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, tendrá acceso a la información del SIPO sin que para tal efecto se requiera de la suscripción de un Convenio.

Artículo 7º-Instituciones usuarias del sistema. Todas las Instituciones públicas que destinen todo o parte de sus recursos a la atención de personas, familias o comunidades en condiciones de pobreza, tendrán acceso a la información del Sistema de Información de la Población Objetivo (SIPO) mediante la página WEB del IMAS, siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas en el artículo siguiente.

El acceso a la información del SIPO será únicamente para consulta y verificación con el fin de contar con un medio técnico y objetivo para la selección y calificación de su población beneficiaria.

El puntaje establecido en el SIPO deberá ser utilizado al menos como método referente de calificación de la condición de pobreza de las familias y personas beneficiarias de los programas y servicios sociales brindados por el Estado Costarricense.

Artículo 8º-Requisitos para acceder a la información del SIPO. Toda Institución que desee tener acceso a la información del SIPO deberá cumplir con las siguientes condiciones:

a. Adquirir una licencia que le habilite para tener acceso al SIPO.

b. Participar activamente en el Plan de Mantenimiento y Fortalecimiento de la base de datos del SIPO a cargo del Consejo Social del Gobierno de la República y del IMAS, mediante el suministro de los recursos humanos, materiales y técnicos que así se le requieran.

c. Designar el personal técnico con el perfil que se establezca en el presente decreto, con el fin de que el IMAS le autorice y asigne un código de acceso al sistema.

d. Utilizar la información del SIPO únicamente para los fines establecidos en el presente Decreto.

e. Garantizar la confidencialidad de la información.

f.  Acatar los requerimientos que el IMAS establezca para el uso debido de la información emanada del SIPO.

g. Ejercer el debido seguimiento y control de los funcionarios responsables de aplicar los instrumentos.

h. Suministrar al IMAS a través de los medios que se establezcan, información sobre su población beneficiada y los respectivos beneficios entregados, con base en la información del SIPO.

i.  Informar al IMAS de los resultados ulteriores producto del uso de la información del SIPO.

Previo cumplimiento del debido proceso, las instituciones participantes deberán suspender el acceso al sistema y determinará las sanciones correspondientes a aquellos funcionarios a quienes se les compruebe el uso indebido o incumplan las obligaciones establecidas en el presente decreto o en el convenio respectivo. Cuando se presente esta situación el IMAS realizará las gestiones que sean necesarias para garantizar el adecuado acceso al sistema a las instituciones afectadas, y se cumpla con los principios establecidos en el presente decreto.

Artículo 9º-Confidencialidad de la información. Sólo tendrán acceso al SIPO aquellos funcionarios públicos que realicen funciones de nivel técnico o profesional directamente relacionadas con la recomendación, autorización o aprobación de beneficios.

Los funcionarios públicos que requieran tener acceso al SIPO en función del cargo que desempeñan, tendrán la obligación de utilizar la información generada únicamente para los fines institucionales. Corresponderá a los jerarcas de los ministerios, órganos de control e instituciones públicas adoptar las medidas necesarias para velar por el principio de confidencialidad de la información, así como de la información recopilada por sus funcionarios, debiendo establecer los controles internos necesarios para tal efecto.

Artículo 10.-Plan interinstitucional para la actualización y fortalecimiento de la base de datos del SIPO. Se establece el Plan Interinstitucional para la actualización y Fortalecimiento de la base de datos del SIPO.

Dicho Plan tendrá como objetivo fundamental realizar aplicaciones masivas de Fichas de Información Social a todas las familias en condiciones de pobreza del país, mediante la participación conjunta de las Instituciones que hayan suscrito convenio con el IMAS.

Artículo 11.-Designación interinstitucional de funcionarios. Para la ejecución del Plan Interinstitucional para el Mantenimiento y Fortalecimiento de la base de datos del SIPO, las Instituciones participantes designarán funcionarios en los niveles regionales responsables de aplicar y digitar Fichas de Información Social.

Corresponderá a dichas Instituciones adoptar las previsiones necesarias, a efecto que a dichos funcionarios se les dote de las herramientas requeridas para que realicen su labor.

Artículo 12.-Coordinación del plan interinstitucional. Corresponderá al IMAS coordinar, capacitar, apoyar y supervisar la labor de los funcionarios designados por las Instituciones participantes. Las instituciones participantes estarán sometidas a las directrices que, sobre el funcionamiento del sistema, emita el IMAS.

Para tal efecto, el IMAS designará un funcionario responsable de coordinar la labor a nivel nacional y de rendir cuentas, ante la Presidencia Ejecutiva del IMAS.

La coordinación regional del Plan Interinstitucional para la Actualización y Fortalecimiento de la base de datos del SIPO estará a cargo de los funcionarios que ocupen las Gerencias Regionales del IMAS.

Artículo 13.-Seguimiento del plan interinstitucional. Corresponderá al Sistema Nacional de Evaluación (SINE) dar seguimiento al cumplimiento del Plan Interinstitucional para la actualización y fortalecimiento de la base de datos del SIPO.

Para tal fin, el IMAS presentará bimensualmente un informe ante el SINE sobre el avance y el cumplimiento de las obligaciones de las Instituciones participantes.

Artículo 14.-Aportes del INEC. De conformidad con el Artículo 11 de la Ley de Creación del Sistema de Estadística Nacional Nº 7839, el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) suministrará la información de sus bases de datos al Instituto Mixto de Ayuda Social sin costo alguno, con el fin de mantener y fortalecer el SIPO.

Artículo 15.-Declaratoria de interés público y colaboración interinstitucional. Se declara de interés público la transversalización del Sistema de Información de la Población Objetivo y de la información que contiene. La Administración Pública deberá contribuir con el mantenimiento y desarrollo del SIPO con recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, dentro del marco de sus potestades, y sin perjuicio del cumplimiento de sus propios objetivos ni de sus competencias. El aporte de cada una de las Instituciones se determinará en el respectivo convenio que suscriba con el IMAS.

Artículo 16.-Utilización del SIPO. La utilización del SIPO se regirá por este Decreto y por las disposiciones que al efecto emita el Instituto Mixto de Ayuda Social para dicho sistema. La obtención de la licencia de utilización del sistema correrá por cuenta de la Institución interesada.

Artículo 17.-Simplificación de trámites. Las instituciones que otorguen beneficios a la población en condición de pobreza, deberán adoptar las medidas correspondientes y los mecanismos de coordinación interinstitucional que sean necesarios a efectos de que se exima a los beneficiarios de la presentación de documentos que posea otra entidad u órgano público.

Vigencia.-Rige a partir de su publicación.

Transitorio I.-En el término de tres meses calendario luego de la publicación de este decreto, la Caja Costarricense de Seguro Social suministrará los requerimientos de información adicionales a los que actualmente constan en el SIPO, a efecto que tanto el IMAS como dicha Institución puedan compartir sus bases de datos y aplicar instrumentos similares, según las posibilidades institucionales y pertinencia técnica.

Transitorio II.-Dentro de un término de seis meses contados partir de la publicación del presente decreto, el IMAS deberá elaborar un Plan de Trabajo en conjunto con las instituciones que otorguen beneficios a la población en condiciones de pobreza, para llevar a cabo las acciones que permitan cumplir las disposiciones del presente decreto.

Como parte de dicho plan de trabajo, se deberá contemplar la integración de los cuatro componentes básicos de un sistema único de información de beneficiarios a saber: El registro único de beneficiarios, la revisión del modelo econométrico, la ficha de información social y la definición de un sistema de monitoreo y evaluación integrado del SIPO.

Transitorio III.-Se establece un plazo de un año a partir de la aprobación del Plan de Trabajo mencionado en el Transitorio anterior para que el IMAS evalúe los resultados de su implementación y adopte las medidas correctivas correspondientes.

Transitorio IV.-Para efectos del Artículo 17 del presente decreto, se establece un plazo de seis meses a fin de que las instituciones, adopten las medidas establecidas en el referido artículo.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los dos días del mes de mayo del dos mil seis.