Artículo 2°-Se establece una Subcaja Chica Auxiliar en cada Oficina Regional, cuyos fondos deberán ser usados única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios indispensables y de verdadera urgencia, que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para los gastos del Gobierno Central. Este fondo podrá usarse solamente para gastos en las partidas de materiales y suministros y servicios no personales y diferencias surgidas en el tipo de cambio desde el día de la confección de la orden de compra, con cargo a la solicitud de mercancía adicional hasta la liquidación del pedido.

Artículo 3- El monto de las Subcajas Chicas Auxiliares será determinado por el Ministro de MIDEPLAN, con base al estudio de necesidades que realizará el Oficial Presupuestario el funcionario que haga las veces de éste, además, deberá informar formalmente a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda la apertura, cierre o incremento en los montos de las Subcajas Chicas Auxiliares.

Artículo 4°-El responsable de la Subcaja Chica Auxiliar de cada región será el Director Regional respectivo.

Artículo 5-Las Subcajas Chicas Auxiliares deberán ajustarse a las disposiciones del presente Reglamento, de la Ley de la Administración Financiera de la República, del Reglamento de la Contratación Administrativa y del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios del Estado emitido por la Contraloría General de la República. .

Artículo 6°-Periódicamente y sin previo aviso, el Departamento Financiero Contable, o la Auditoria Interna de MIDEPLAN efectuarán arqueos de Subcajas Chicas Auxiliares e informarán de los resultados al Ministro y al Oficial Presupuestal.

El control de las Subcajas Chicas Auxiliares estará sujeto también a arqueos por parte de la Contraloría General de la República y de la Tesosería Nacional del Ministerio de Hacienda, por lo cual el funcionario responsable estará obligado a brindar toda la información que se le solicite.

CAPITULO II

Funcionamiento

Artículo 7°-Todos los fondos de Subcaja Chica Auxiliar establecida al amparo de este Reglamento, operarán por medio del Sistema de Fondo Fijo, lo que implica que el funcionario responsable de la Subcaja Chica Auxiliar tendrá en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los siguientes conceptos:

a.) Efectivo.

b.) Valores.

c.) Documentos originales: facturas, vales, liquidaciones, y otros.

d.) Solicitudes de reintegro en trámite.

e.) Otros comprobantes.

Artículo 8°-Todo pago por medio de Subcaja Chica Auxiliar deberá contar con su correspondiente contenido presupuestario y será responsable del Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces de éste, velar por el cumplimiento de esta disposición.

Artículo 9°-Todo pago realizado por medio de Subcaja Chica Auxiliar, estará respaldado por una factura comercial debidamente emitida que justifique el gasto, que compruebe y detalle el monto, señalando la fecha, pre-numeración, el beneficiario, el servicio prestado, el monto correspondiente y deberá contener la firma y el número de cédula del beneficiario, el timbre de Tributación Directa o en su lugar indicar el oficio de dispensa o exoneración de timbraje.

Artículo 10.-Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pago de servicios, debe cumplir con los siguientes requisitos para su reintegro:

a.) Estar confeccionada en original a nombre de MIDEPLAN, indicando la fecha y los bienes o servicios adquiridos.

b.) Traer sello de cancelación, firma y número de cédula de personería jurídica de la casa comercial o número de cédula de identidad de la persona física, según corresponda.

c.) No incluir en la misma factura o comprobante, bienes y servicios de diferentes códigos presupuestarios.

d) No contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.

e.) Toda factura deberá estar aprobada por el Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste, una vez enviado el correspondiente reintegro al Departamento Financiero Contable de MIDEPLAN.

f.) Indicar nombre, firma y número de cédula de la persona que recibe el bien o servicio adquirido.

Artículo 11.-En cuanto al fraccionamiento de operaciones, se deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento de la Contratación Administrativa.

Artículo 12.-Ningún pago de Subcaja Chica Auxiliar deberá exceder de ¢5.000,00 (cinco mil colones con 00/100).

De los fondos en efectivo

Artículo 13.-Las Subcajas Chicas Auxiliares podrán mantener un efectivo de ¢50.000,00 para compras por sumas no mayores de ¢5.000,00, no obstante la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, en casos debidamente justificados podría autorizar montos mayores a los indicados. Siempre y cuando concurran las siguientes condiciones:

a.) Dicho fondo debe estar bajo la custodia de una sola persona.

b.) Los cheques que se emitan para reembolso del fondo, deben hacerse a nombre del responsable del mismo.

c.) Se separará el manejo del efectivo del Registro Contable.

De los adelantos y su liquidación

Artículo 14.-Las solicitudes de adelantos de dinero para efectuar compras de bienes y servicios, se tramitarán con el formulario " Vale Provisional de Caja Chica", en el cual se consignará: el número, la fecha, el monto, el nombre y la ftrma de la persona que recibe el dinero.

Dicho vale se conservará en caja y será entregado a la persona que realizó la compra una vez que presente la liquidación del dinero que le fue entregado.

Artículo 15.-La liquidación de los anticipos debe producirse dentro del quinto días hábil siguiente al retiro del dinero. El incumplimiento de esta disposición será considerada falta grave a la relación de servicio y será sancionada de acuerdo con las disposiciones del Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, del Reglamento Autónomo de Servicio de MIDEPLAN, del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios del Estado y de la Ley de la Administración Financiera de la República, vigentes. El funcionario responsable de la Subcaja Chica Auxiliar deberá de gestionar el cobro oportunamente.

Artículo 16.-Al funcionario que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, para la adquisición de bienes y servicios o gastos de viaje, no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.

Artículo 17.-Todo sobrante de dinero establecido en la liquidación del adelanto de Subcaja Chica Auxiliar de efectivo, deberá ser reintegrado al fondo respectivo, a más tardar el día siguiente a la liquidación.

De los reintegros a la subcaja chica auxiliar

Artículo 18.-El reintegro de un gasto efectuado deberá solicitarse necesariamente dentro de los quince días inmediatos siguientes a aquel en que se hizo su pago.

Cierre de subcajas chicas auxiliares

Artículo 19.-EI cierre de todo fondo de efectivo debe hacerse mediante autorización de la Dirección Superior de MIDEPLAN. Además implicará:

a.) Arqueo del Fondo.

b.) Conciliación de saldos.

c.) Disponder de un detalle de los documentos de la Subcaja Chica Auxiliar.

d.) Inutilización y entrega al Oficial Presupuestal de los formularios en blanco.

CAPITULO III

Del control de las Subcajas Chicas Auxiliares Regionales

Artículo 20.-Con el objetivo de controlar y de poder determinar la situación de las Subcajas Chicas Auxiliares en cualquier momento, deberán llevarse registros para cada uno de los componentes que integran el fondo fijo asignado a saber:

a.) Fondo en efectivo

b.) Documentos

En lo que corresponda, los registros deberán llevar para cada operación la fecha, el número de comprobantes, el nombre del beneficiario, el monto y los saldos diarios, así como cualquier otro detalle que permita la fácil identificación de las operaciones efectuadas.

Artículo 21.-Cualquier faltante que se produzca al momento de practicarse el arquco, deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del Fondo; en caso de sobrante, deberá ser depositado en la Caja única del Estado mediante Entero de Gobierno, del cual se enviará copia a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

Artículo 22.-En ausencia de los responsables del manejo de las Subcajas Chicas Auxiliares de cada región, deberá designarse un nuevo responsable y se le entregará el fondo mediante arqueo previo por parte del Oficial Presupuestal, por el Departamento Financiero Contable o por la Auditoría Interna de MIDEPLAN a solicitud del Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste.

Artículo 23.-Los responsables de las Subcajas Chicas Auxiliares deberán presentar trimestralmente arqueos al Departamento Financiero Contable de MIDEPLAN. Estos arqueos deberán hacerse llegar a este Departamento en el transcurso de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente.

CAPITULO IV

Disposiciones finales

Artículo 24.-Los aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirán por la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley General de Administración Pública, el Reglamento de la Contratación Administrativa u otras leyes conexas.

Artículo 25.-Toda infracción a las disposiciones contenidas en este Reglamento, podrá ser motivo suficiente para la suspensión temporal de la correspondiente Subcaja Chica Auxiliar, sin perjuicio de lo que disponen los artículos 6 y 7 de la Ley de la Administración Financiera de la República.

Artículo 26.-Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los 18 días del mes de abril de mil novecientos noventa y cuatro.