Texto Completo acta: A9401
N° 23134
(Este
decreto ejecutivo fue derogado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
23846 del 19 de octubre de 1994)
N° 23134
EL PRESIDENTE DE
LA REPUBLICA Y EL MINISTRO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA
En uso de las facultades conferidas en los
artículos 140, inciso 3) y 18) de la Constitución Política, 27 inciso 1) de la
Ley General de la Administración Pública y los artículos 7, siguientes y
concordantes del Reglamento General de Cajas Chicas, promulgado mediante
decreto ejecutivo N° 16863-H del 14 de febrero de 1986.
Decretan:
El siguiente:
Reglamento de subcajas chicas auxiliares para las oficinas regionales
del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica
CAPITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°-El presente Reglamento
establece las disposiciones generales que regulan la creación, organización,
funcionamiento y control de las Subcajas Chicas Auxiliares de las Oficinas
Regionales del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica
(MIDEPLAN).
Ficha articulo
Artículo 2°-Se establece una Subcaja Chica
Auxiliar en cada Oficina Regional, cuyos fondos deberán ser usados única y
exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios indispensables y de
verdadera urgencia, que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios
establecidos para los gastos del Gobierno Central. Este fondo podrá usarse
solamente para gastos en las partidas de materiales y suministros y servicios
no personales y diferencias surgidas en el tipo de cambio desde el día de la
confección de la orden de compra, con cargo a la solicitud de mercancía
adicional hasta la liquidación del pedido.
Ficha articulo
Artículo 3- El monto de las Subcajas
Chicas Auxiliares será determinado por el Ministro de MIDEPLAN, con base al
estudio de necesidades que realizará el Oficial Presupuestario el funcionario
que haga las veces de éste, además, deberá informar formalmente a la Tesorería
Nacional del Ministerio de Hacienda la apertura, cierre o incremento en los
montos de las Subcajas Chicas Auxiliares.
Ficha articulo
Artículo 4°-El responsable de la Subcaja
Chica Auxiliar de cada región será el Director Regional respectivo.
Ficha articulo
Artículo 5-Las Subcajas Chicas Auxiliares
deberán ajustarse a las disposiciones del presente Reglamento, de la Ley de la
Administración Financiera de la República, del Reglamento de la Contratación
Administrativa y del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para
Funcionarios del Estado emitido por la Contraloría General de la República. .
Ficha articulo
Artículo 6°-Periódicamente y sin previo
aviso, el Departamento Financiero Contable, o la Auditoria Interna de MIDEPLAN
efectuarán arqueos de Subcajas Chicas Auxiliares e informarán de los resultados
al Ministro y al Oficial Presupuestal.
El control de las Subcajas Chicas
Auxiliares estará sujeto también a arqueos por parte de la Contraloría General
de la República y de la Tesosería Nacional del Ministerio de Hacienda, por lo
cual el funcionario responsable estará obligado a brindar toda la información
que se le solicite.
Ficha articulo
CAPITULO II
Funcionamiento
Artículo 7°-Todos los fondos de Subcaja
Chica Auxiliar establecida al amparo de este Reglamento, operarán por medio del
Sistema de Fondo Fijo, lo que implica que el funcionario responsable de la
Subcaja Chica Auxiliar tendrá en todo momento la suma total asignada
representada por uno o varios de los siguientes conceptos:
a.) Efectivo.
b.) Valores.
c.) Documentos originales: facturas,
vales, liquidaciones, y otros.
d.) Solicitudes de reintegro en trámite.
e.) Otros comprobantes.
Ficha articulo
Artículo 8°-Todo pago por medio de Subcaja
Chica Auxiliar deberá contar con su correspondiente contenido presupuestario y
será responsable del Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces
de éste, velar por el cumplimiento de esta disposición.
Ficha articulo
Artículo 9°-Todo pago realizado por medio
de Subcaja Chica Auxiliar, estará respaldado por una factura comercial
debidamente emitida que justifique el gasto, que compruebe y detalle el monto,
señalando la fecha, pre-numeración, el beneficiario, el servicio prestado, el
monto correspondiente y deberá contener la firma y el número de cédula del
beneficiario, el timbre de Tributación Directa o en su lugar indicar el oficio
de dispensa o exoneración de timbraje.
Ficha articulo
Artículo 10.-Toda factura comercial que
respalde la compra de mercancías o pago de servicios, debe cumplir con los
siguientes requisitos para su reintegro:
a.) Estar confeccionada en original a
nombre de MIDEPLAN, indicando la fecha y los bienes o servicios adquiridos.
b.) Traer sello de cancelación, firma y
número de cédula de personería jurídica de la casa comercial o número de cédula
de identidad de la persona física, según corresponda.
c.) No incluir en la misma factura o
comprobante, bienes y servicios de diferentes códigos presupuestarios.
d) No contener borrones, tachaduras, ni
alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.
e.) Toda factura deberá estar aprobada por
el Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste, una vez enviado el
correspondiente reintegro al Departamento Financiero Contable de MIDEPLAN.
f.) Indicar nombre, firma y número de cédula
de la persona que recibe el bien o servicio adquirido.
Ficha articulo
Artículo 11.-En cuanto al fraccionamiento
de operaciones, se deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del
Reglamento de la Contratación Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 12.-Ningún pago de Subcaja Chica
Auxiliar deberá exceder de ¢5.000,00 (cinco mil colones con 00/100).
Ficha articulo
De los fondos en efectivo
Artículo 13.-Las Subcajas Chicas
Auxiliares podrán mantener un efectivo de ¢50.000,00 para compras por sumas no
mayores de ¢5.000,00, no obstante la Tesorería Nacional del Ministerio de
Hacienda, en casos debidamente justificados podría autorizar montos mayores a
los indicados. Siempre y cuando concurran las siguientes condiciones:
a.) Dicho fondo debe estar bajo la
custodia de una sola persona.
b.) Los cheques que se emitan para
reembolso del fondo, deben hacerse a nombre del responsable del mismo.
c.) Se separará el manejo del efectivo del
Registro Contable.
Ficha articulo
De los adelantos y su liquidación
Artículo 14.-Las solicitudes de adelantos
de dinero para efectuar compras de bienes y servicios, se tramitarán con el
formulario " Vale Provisional de Caja Chica", en el cual se
consignará: el número, la fecha, el monto, el nombre y la ftrma de la persona
que recibe el dinero.
Dicho vale se conservará en caja y será
entregado a la persona que realizó la compra una vez que presente la
liquidación del dinero que le fue entregado.
Ficha articulo
Artículo 15.-La liquidación de los
anticipos debe producirse dentro del quinto días hábil siguiente al retiro del
dinero. El incumplimiento de esta disposición será considerada falta grave a la
relación de servicio y será sancionada de acuerdo con las disposiciones del
Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, del Reglamento Autónomo de Servicio
de MIDEPLAN, del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para
Funcionarios del Estado y de la Ley de la Administración Financiera de la
República, vigentes. El funcionario responsable de la Subcaja Chica Auxiliar
deberá de gestionar el cobro oportunamente.
Ficha articulo
Artículo 16.-Al funcionario que tenga
pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, para la adquisición de
bienes y servicios o gastos de viaje, no le será entregado otro anticipo hasta
tanto no liquide el que tiene pendiente.
Ficha articulo
Artículo 17.-Todo sobrante de dinero
establecido en la liquidación del adelanto de Subcaja Chica Auxiliar de
efectivo, deberá ser reintegrado al fondo respectivo, a más tardar el día
siguiente a la liquidación.
Ficha articulo
De los reintegros a la subcaja chica auxiliar
Artículo 18.-El reintegro de un gasto
efectuado deberá solicitarse necesariamente dentro de los quince días inmediatos
siguientes a aquel en que se hizo su pago.
Ficha articulo
Cierre de subcajas chicas auxiliares
Artículo 19.-EI cierre de todo fondo de
efectivo debe hacerse mediante autorización de la Dirección Superior de
MIDEPLAN. Además implicará:
a.) Arqueo del Fondo.
b.) Conciliación de saldos.
c.) Disponder de un detalle de los
documentos de la Subcaja Chica Auxiliar.
d.) Inutilización y entrega al Oficial
Presupuestal de los formularios en blanco.
Ficha articulo
CAPITULO III
Del control de las Subcajas Chicas Auxiliares Regionales
Artículo 20.-Con el objetivo de controlar
y de poder determinar la situación de las Subcajas Chicas Auxiliares en
cualquier momento, deberán llevarse registros para cada uno de los componentes
que integran el fondo fijo asignado a saber:
a.) Fondo en efectivo
b.) Documentos
En lo que corresponda, los registros
deberán llevar para cada operación la fecha, el número de comprobantes, el
nombre del beneficiario, el monto y los saldos diarios, así como cualquier otro
detalle que permita la fácil identificación de las operaciones efectuadas.
Ficha articulo
Artículo 21.-Cualquier faltante que se
produzca al momento de practicarse el arquco, deberá ser cubierto de inmediato
por el responsable del Fondo; en caso de sobrante, deberá ser depositado en la
Caja única del Estado mediante Entero de Gobierno, del cual se enviará copia a
la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.
Ficha articulo
Artículo 22.-En ausencia de los
responsables del manejo de las Subcajas Chicas Auxiliares de cada región,
deberá designarse un nuevo responsable y se le entregará el fondo mediante
arqueo previo por parte del Oficial Presupuestal, por el Departamento
Financiero Contable o por la Auditoría Interna de MIDEPLAN a solicitud del
Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste.
Ficha articulo
Artículo 23.-Los responsables de las
Subcajas Chicas Auxiliares deberán presentar trimestralmente arqueos al
Departamento Financiero Contable de MIDEPLAN. Estos arqueos deberán hacerse
llegar a este Departamento en el transcurso de los primeros cinco días hábiles
del mes siguiente.
Ficha articulo
CAPITULO IV
Disposiciones finales
Artículo 24.-Los aspectos no contemplados
en este Reglamento, se regirán por la Ley de la Administración Financiera de la
República, la Ley General de Administración Pública, el Reglamento de la
Contratación Administrativa u otras leyes conexas.
Ficha articulo
Artículo 25.-Toda infracción a las
disposiciones contenidas en este Reglamento, podrá ser motivo suficiente para
la suspensión temporal de la correspondiente Subcaja Chica Auxiliar, sin
perjuicio de lo que disponen los artículos 6 y 7 de la Ley de la Administración
Financiera de la República.
Ficha articulo
Artículo 26.-Rige a partir de su
publicación.
Dado en la Presidencia de la
República.-San José, a los 18 días del mes de abril de mil novecientos noventa
y cuatro.
Ficha articulo
Fecha de generación: 18/4/2024 01:11:35
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