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 Normativa >> Reglamento 8037 >> Fecha 22/05/2007 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 8037
Reglamento del Archivo Institucional del Banco Crédito Agrícola de Cartago
Texto Completo acta: C7930 BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE CARTAGO

BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE CARTAGO



 



 



(Este Reglamento fue Derogado por el artículo N° 27 del Reglamento del Sistema de Archivos del Banco, aprobado en sesión N° 8249 del 30 de junio del 2009).



 





REGLAMENTO DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL



DEL BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA



DE CARTAGO



 



 



La Junta Directiva General en sesión Nº 8037-07, artículo 14, realizada el 22 de mayo del 2007, acordó aprobar el Reglamento del Archivo Institucional del Banco Crédito Agrícola de Cartago, en los siguientes términos:



 



CAPÍTULO I



 



Disposiciones generales



 



Artículo 1º-El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 41 de la Ley Nº 7202 del Sistema de Archivo Nacional y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema de Archivo de Bancrédito, el cual estará conformado por: el Archivo Institucional, archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del Banco, archivos de Centros de Negocios y Puntos Comerciales y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, así como el artículo 34, inciso 3) de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. El Archivo Institucional será el rector del Sistema. En este Reglamento, el término "Archivo" es comprensivo de todos los componentes del Sistema de Archivo de Bancrédito.




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:



 



a- Documentos de archivo: Testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información, ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia. 



b- Tipo documental: Forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido, se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros. 



c- Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:



Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.



Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.



Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.



Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido:



filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.



Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, rollos de microfilm, etc. 



d- Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución. 



e- Fondo documental: Está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios), que permitan una buena conservación de los documentos.



Cada uno de estos archivos deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito. 



Los encargados de los archivos nombrados formalmente, deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Institucional y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




Ficha articulo



Artículo 4º-El fondo documental que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Institucional, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.




 




Ficha articulo



Artículo 5º-Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas en su capítulo VII (Disponibilidad de registros), artículos 17, 18 y 19, así como respetar las consideraciones respecto al secreto bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.




 




Ficha articulo



Artículo 6º-Los encargados de los archivos no deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos, de las cuales deberán ser informados formalmente. De igual forma deberán establecer los lineamientos, así como ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios, tengan un adecuado manejo de la documentación.




 




Ficha articulo



Artículo 7º-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus reuniones a cualquier funcionario de la Institución competente en la materia por tratar, para decidir con mayor conocimiento, amplitud y objetividad la conservación y/o eliminación de la documentación evaluada.




 




Ficha articulo



Artículo 8º-La documentación que se custodia en los archivos no podrá salir de Bancrédito, salvo en los casos de exposición, requerimientos de cualquier órgano del Poder Judicial, o a quien éste designe como entes fiscalizadores externos, para lo cual se requerirá la autorización de los Apoderados Generalísimos de Bancrédito. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo caso se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación.



 




 




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CAPÍTULO II



 



De los diferentes archivos



 



SECCIÓN I



 



El Archivo Institucional



 



Artículo 9º-El Archivo Institucional es la unidad técnicoadministrativa, rectora y asesora del Sistema de Archivo de Bancrédito.  Además es la encargada, según lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley Nº 7202, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida del Banco que haya cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor científico o cultural. Administrativamente, dependerá de la Dirección de Gestión de Medios. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones emanadas del Archivo Institucional y el Comité Institucional de Selección y Eliminación.




 




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Artículo 10.-El responsable del Archivo Institucional será un profesional en Archivística o en su defecto un Técnico con capacitación formal en Archivística, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad y supervisar el funcionamiento de todos los Archivos de Gestión de Bancrédito, así como servir de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.




 




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Artículo 11.-En el Archivo Institucional se reunirán los documentos remitidos por los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, fondos documentales, Centros de Negocios y Puntos Comerciales, los cuales deberán remitirlos dentro del período que fija la Ley del Sistema y su Reglamento, así como lo establecido en los incisos d) y e) de la Ley Nº 8204 sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades Conexas, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos y el cronograma de remisiones, para lo cual el Archivo Institucional procederá a informarles oportunamente. 



La documentación por remitir al Archivo Central deberá estar preparada, según las siguientes especificaciones:



 



a)         El Archivo Institucional elaborará un cronograma de remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda planificarse este proceso.



b)         La remisión de los documentos de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, Centros de Negocios y Puntos Comerciales, deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca el Archivo Institucional.



c)         Si los documentos están microfilmados, ingresarán al Archivo Institucional con los respectivos rollos o micropelículas y el registro de documentos con el detalle del contenido de cada rollo (Registro).



d)         La documentación que se genera a través de ambientes electrónicos como son, captura de imágenes de documentos, correos electrónicos, documentos digitalizados, en discos ópticos, etc., o cualquier otro soporte que se utilice, deberá contar con un registro, el cual detallará los documentos que contiene, periodos y oficinas de procedencia, y estarán bajo la responsabilidad y administración del Área de Tecnología de Información. El Archivo Institucional, en materia de ordenación y descripción, brindará la asesoría que se le solicite formalmente.




 




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Artículo 12.-En caso de que alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco, la Unidad de Servicios Generales realiza la solicitud de cierre en Lotus Notes, de la cual le emite copia al Archivo Institucional, para que el mismo coordine el traslado de la documentación. En caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la documentación, debiendo de proceder en lo sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.




 




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Artículo 13.-La selección y eliminación de documentos, la realizará el Archivo Institucional de acuerdo con lo que establezca las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y avalada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Archivo y su Reglamento. Los documentos podrán ser destruidos, donados o reciclados según la conveniencia Institucional, debiendo garantizar la confidencialidad del contenido de los documentos.




 




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Artículo 14.-El Archivo Institucional deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, de los Centros de Negocios, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Institucional, siendo responsabilidad del Jefe inmediato, Director de Área, Gerente de Centro de Negocios o Coordinador de Punto Comercial, velar porque el funcionario encargado del archivo reciba la capacitación adecuada, de que el archivo esté organizado, actualizado y que cumpla con las condiciones físicas necesarias para la buena conservación y seguridad de los documentos, se nombre a un funcionario capacitado como encargado de las labores de Archivo en cada oficina, se respete la labor Archivística y se dedique el tiempo suficiente para que se cumpla con las normas de este Reglamento y del Manual de Procedimientos Interno, ya que de lo contrario su incumplimiento será considerado como falta grave y se sancionará de conformidad con lo que dispone el Reglamento Autónomo de Trabajo.




 




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Artículo 15.-El Archivo Institucional deberá elaborar un informe anual escrito en el mes de marzo de cada año, el cual deberá enviar a la Dirección General del Archivo Nacional. Dicho informe se debe elaborar en concordancia con lo que establece el artículo 42, inciso j), de la Ley del Archivo y los artículos 145 y 146 de su Reglamento.




 




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Artículo 16.-Cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en la Institución, estará a cargo de la Dirección de Tecnología, pero deberá manejarse en coordinación con el Archivo Institucional. En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el Archivo Institucional. En los casos de requerimientos de información almacenada en medios electrónicos, los usuarios deben efectuar la coordinación a través del área de Tecnología de Información".




 




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Artículo 17.-La documentación que se genera a través de ambientes electrónicos (Captura de imágenes de documentos, correos electrónicos, micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte etc.), que se realicen en el Archivo Institucional, en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, Centros de Negocios y Puntos Comerciales, serán custodiados y administrados por el Área de Soporte Técnico de Tecnología de Información, y una copia en el Archivo Institucional. Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no serán usados en consultas de rutina. En el caso de rollos de microfilm, estarán bajo la responsabilidad y custodia del Archivo Institucional, por el período indicado en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios, de conformidad a su contenido.




 




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Artículo 18.-La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:



 



a)         Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.



b)         Complemento: Para complementar los fondos, cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.



c)         Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.



d)         Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legalmente permitido, de acuerdo con lo que dispone el artículo 3º de la Ley Nº 4273 sobre microfilmación de documentos y cualquier otra legislación posterior que se emita para otros tipos de tecnología.



 




 




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SECCIÓN II



 



Los Archivos de Gestión de Unidades Administrativas



 



Artículo 19.-Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas, los cuales serán los encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por la unidad a la que pertenecen, en concordancia con la Ley Nº 7202 y su Reglamento. Cada jefatura deberá nombrar formalmente un encargado del archivo o de los archivos de gestión de sus respectivas áreas. Este será el responsable de organizar los documentos de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas de Archivo Institucional.




 




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Artículo 20.-Serán funciones de los archivos de gestión, entre otras, las siguientes:



 



a)         Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.



b)         Coordinar con el Archivo Institucional de Bancrédito, la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley Nº 7202.



c)         Colaborar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Ley Nº 7202 y su Reglamento.



d)         Coordinar y ejecutar las transferencias de documentación hacia el Archivo de Gestión Centralizado de cada Centro de Negocios, si éste existiera o al Archivo Institucional de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.



 




 




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SECCIÓN III



 



Los Archivos de Gestión de los Centros de Negocios



 



Artículo 21.-Los archivos de gestión de los Centros de Negocios, son los archivos de las diferentes áreas del Banco que, por su similitud en cuanto a actividades y funciones archivísticas, podrán disponer de un archivo de gestión único que brinde servicio a las diferentes unidades administrativas que le conforman; estos archivos serán los encargados, entre otras funciones, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por las unidades que le integren, en concordancia con la Ley Nº 7202 y su Reglamento.




 




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Artículo 22.-Los Centros de Negocios, la Junta Directiva, la Gerencia General, las Subgerencias y la Auditoría Interna contarán con un archivo de gestión cada uno. Podrán crearse otros archivos de gestión, en concordancia con la evolución de la estructura del Banco, previo criterio del Archivo Institucional.




 




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Artículo 23.-El responsable de cada archivo de gestión de los Centros de Negocios, será la persona encargada de las labores administrativas de la oficina, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas que establezca el Archivo Institucional y servirá de enlace entre el archivo de gestión, el Archivo Institucional y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 24.-Serán funciones de los archivos de gestión de los Centros de Negocios, entre otras, las siguientes:



 



a)         Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las diferentes unidades administrativas que integran el área.



b)         Coordinar con el Archivo Institucional de Bancrédito la ejecución de políticas archivísticas de la Institución, en concordancia con la Ley Nº 7202 y su Reglamento.



c)         Colaborar en la elaboración las tablas de plazos de conservación de documentos, en coordinación con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos, coordinar y ejecutar las transferencias de documentos desde cada una de las unidades administrativas que integran su área de acción, hacia el archivo de gestión de los Centros de Negocios y desde éste hacia el Archivo Institucional, de conformidad con los períodos establecidos en las tablas de plazos y los lineamientos emitidos al respecto por el Archivo Institucional, de conformidad con la Ley Nº 7202 y su Reglamento.



d)         Capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos que integran sus áreas, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Institucional.



 




 




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SECCIÓN IV



 



Comité de Selección y Eliminación de Documentos



 



Artículo 25.-Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el Director de Gestión de Medios o su delegado, un representante de la Dirección Jurídica y el Jefe del Archivo Institucional.




 




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Artículo 26.-El Comité Institucional podrá invitar a participar a otros colaboradores de la institución que considere pertinente, según la naturaleza de los asuntos a tratar, objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de invitados, de conformidad con el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.




 




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Artículo 27.-El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:



 



a)         Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello, establecerá las tablas de plazos de conservación de los Documentos, con arreglo a la Ley.



b)         Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.



c)         Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.



d)         Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.



e)         Proponer las políticas institucionales para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el Banco, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.



f)          Cualquier otra que procure un efectivo y eficiente manejo documental, de acuerdo con la legislación existente.



 



 




 




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CAPÍTULO III



 



Disposiciones finales



 



Artículo 28.-Todos los funcionarios de Bancrédito quedan obligados, por este Reglamento, a acatar las siguientes normas archivísticas:



 



a)         Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general, cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.



b)         Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.



c)         Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y uso de los documentos, de lo cual deberán ser informados oportunamente.



d)         Hacer un correcto uso de la información.



e)         Respetar el Cronograma anual de Remisión de Documentos.



f)          Hacer la devolución al Archivo Institucional, de los documentos retirados para su consulta, en un plazo no mayor de 30 días hábiles.



g)         Mantener informado al Jefe de Archivo Institucional, del traslado de los documentos que fueron retirados de Archivo Institucional hacia otra oficina.



h)         Mantener ordenados, por número de operación, cuenta o tarjeta, los expedientes de crédito, de Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito, los expedientes de aperturas de cuentas corrientes y ahorros.



i)          Remitir al Archivo Institucional, con la lista de remisión y ordenados por número, los expedientes de crédito, de Tarjeta de Crédito y Débito, los expedientes de cuentas corrientes y ahorros que fueron cancelados o cerrados por el cliente.



j)          De conformidad a la Ley Nº 7202, artículo 40, durante la vigencia administrativa de los expedientes de operaciones de crédito, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, expedientes de cuentas corrientes y expedientes de cuentas de ahorros, los mismos deberán permanecer debidamente administrados, actualizados y ordenados por número de operación, número de cuenta o número de tarjeta que le asigna el Sistema Abanks, en los Archivos de Gestión de Centros de Negocios.




 




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Artículo 29.-El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan, será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan los reglamentos internos, la Ley Nº 7202 y su Reglamento, así como cualquier otra normativa vigente en relación con esta materia.




 




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Artículo 30.-Este Reglamento es complementario de lo establecido en la Ley Nº 7202 del Sistema de Archivos Nacionales y su Reglamento en lo que concierna a Bancrédito.



 



Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



 



San José, 30 de mayo del 2007.



 



 




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Fecha de generación: 1/3/2024 14:22:31
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