Texto Completo acta: C7930
BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE CARTAGO
BANCO CRÉDITO
AGRÍCOLA DE CARTAGO
(Este Reglamento fue Derogado por
el artículo N° 27 del Reglamento del Sistema de Archivos del Banco, aprobado
en sesión N° 8249 del 30 de junio del 2009).
REGLAMENTO DEL
ARCHIVO INSTITUCIONAL
DEL BANCO CRÉDITO
AGRÍCOLA
DE CARTAGO
La Junta Directiva
General en sesión Nº 8037-07, artículo 14, realizada el 22 de mayo del 2007,
acordó aprobar el Reglamento del Archivo Institucional del Banco Crédito
Agrícola de Cartago, en los siguientes términos:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-El presente
Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 41 de
la Ley Nº 7202 del Sistema de
Archivo Nacional y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema de
Archivo de Bancrédito, el cual estará conformado por: el Archivo Institucional,
archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del Banco,
archivos de Centros de Negocios y Puntos Comerciales y el Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos, así como el artículo 34, inciso 3) de
la Ley Orgánica
del Sistema Bancario Nacional. El Archivo Institucional será el rector del
Sistema. En este Reglamento, el término "Archivo" es comprensivo de todos los
componentes del Sistema de Archivo de Bancrédito.
Ficha articulo
Artículo 2º-Para efectos de este
Reglamento se entiende por:
a- Documentos de archivo: Testimonios de la actividad del hombre que
contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u
organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor.
Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas,
justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los
administrados y ofrecen información, ya sea facilitando antecedentes para
agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.
b- Tipo documental: Forma en que esté presentada la información contenida
en el documento. En ese sentido, se podrá hablar de reglamentos, actas,
circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos,
listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y
otros.
c- Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para
transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:
Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante
texto escrito.
Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores
y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías,
diapositivas, etc.
Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos,
cintas magnéticas, discos compactos, etc.
Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido:
filmes, cintas de vídeo,
videodiscos, etc.
Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora:
disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, rollos de microfilm, etc.
d- Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los
tipos documentales que se producen o reciben en
la Institución, así
como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la
cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están
almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la
producción documental en
la Institución.
e- Fondo documental: Está integrado por el conjunto de documentos de archivo,
sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los
diferentes archivos del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 3º-Los archivos deberán
contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local,
estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios), que
permitan una buena conservación de los documentos.
Cada uno de estos archivos deberá
contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de
depósito.
Los encargados de los archivos
nombrados formalmente, deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas
oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el
artículo 71 del Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque
se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo
Institucional y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos.
Ficha articulo
Artículo 4º-El fondo documental
que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de
clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el
Archivo Institucional, respetando los principios de procedencia y orden
original de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 5º-Los archivos deberán
facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo
que establecen los artículos 24 y 30 de
la Constitución
Política, los artículos 10 y 42 de
la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, la Ley
sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y
actividades conexas en su capítulo VII (Disponibilidad de registros), artículos
17, 18 y 19, así como respetar las consideraciones respecto al secreto
bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.
Ficha articulo
Artículo 6º-Los encargados de los
archivos no deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor
científico-cultural por parte de
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan cumplido su plazo de
vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de
conservación de documentos, de las cuales deberán ser informados formalmente.
De igual forma deberán establecer los lineamientos, así como ejercer los
controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes
usuarios, tengan un adecuado manejo de la documentación.
Ficha articulo
Artículo 7º-El Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus
reuniones a cualquier funcionario de
la Institución competente en la materia por tratar,
para decidir con mayor conocimiento, amplitud y objetividad la conservación y/o
eliminación de la documentación evaluada.
Ficha articulo
Artículo 8º-La documentación que
se custodia en los archivos no podrá salir de Bancrédito, salvo en los casos de
exposición, requerimientos de cualquier órgano del Poder Judicial, o a quien
éste designe como entes fiscalizadores externos, para lo cual se requerirá la
autorización de los Apoderados Generalísimos de Bancrédito. Cuando así se
requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más
convenientes que garanticen su integridad. En todo caso se deberá dejar
constancia que indique dónde se encuentra la documentación.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De los diferentes archivos
SECCIÓN I
El Archivo Institucional
Artículo 9º-El Archivo
Institucional es la unidad técnicoadministrativa, rectora y asesora del Sistema
de Archivo de Bancrédito. Además es la
encargada, según lo dispuesto en el artículo 42 de
la Ley Nº 7202, de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar
la documentación producida y recibida del Banco que haya cumplido su vigencia
administrativa y se conserve por razones legales o de valor científico o
cultural. Administrativamente, dependerá de
la Dirección de
Gestión de Medios. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer
efectivas las recomendaciones emanadas del Archivo Institucional y el Comité
Institucional de Selección y Eliminación.
Ficha articulo
Artículo 10.-El responsable del
Archivo Institucional será un profesional en Archivística o en su defecto un
Técnico con capacitación formal en Archivística, a quien le corresponderá
administrar las funciones archivísticas de su unidad y supervisar el
funcionamiento de todos los Archivos de Gestión de Bancrédito, así como servir
de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que
establece la Ley del
Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 11.-En el Archivo
Institucional se reunirán los documentos remitidos por los archivos de gestión
de las diferentes unidades administrativas, fondos documentales, Centros de
Negocios y Puntos Comerciales, los cuales deberán remitirlos dentro del período
que fija la Ley
del Sistema y su Reglamento, así como lo establecido en los incisos d) y e) de
la Ley Nº 8204 sobre
Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y
Actividades Conexas, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos y el
cronograma de remisiones, para lo cual el Archivo Institucional procederá a
informarles oportunamente.
La documentación por remitir al
Archivo Central deberá estar preparada, según las siguientes especificaciones:
a) El Archivo Institucional elaborará un cronograma de
remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda planificarse este proceso.
b) La remisión de los documentos de los archivos de gestión de
las diferentes unidades administrativas, Centros de Negocios y Puntos Comerciales,
deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca el Archivo
Institucional.
c) Si los documentos están microfilmados, ingresarán al Archivo
Institucional con los respectivos rollos o micropelículas y el registro de
documentos con el detalle del contenido de cada rollo (Registro).
d) La documentación que se genera a través de ambientes
electrónicos como son, captura de imágenes de documentos, correos electrónicos,
documentos digitalizados, en discos ópticos, etc., o cualquier otro soporte que
se utilice, deberá contar con un registro, el cual detallará los documentos que
contiene, periodos y oficinas de procedencia, y estarán bajo la responsabilidad
y administración del Área de Tecnología de Información. El Archivo
Institucional, en materia de ordenación y descripción, brindará la asesoría que
se le solicite formalmente.
Ficha articulo
Artículo 12.-En caso de que
alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco,
la Unidad de
Servicios Generales realiza la solicitud de cierre en Lotus Notes, de la cual
le emite copia al Archivo Institucional, para que el mismo coordine el traslado
de la documentación. En caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la
nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose
así en la nueva responsable de la documentación, debiendo de proceder en lo
sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 13.-La selección y
eliminación de documentos, la realizará el Archivo Institucional de acuerdo con
lo que establezca las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios
o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos y avalada por
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece
la Ley del Archivo y su Reglamento.
Los documentos podrán ser destruidos, donados o reciclados según la
conveniencia Institucional, debiendo garantizar la confidencialidad del contenido
de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 14.-El Archivo
Institucional deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de
gestión de las diferentes unidades administrativas, de los Centros de Negocios,
o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para
que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas
reguladas por el Archivo Institucional, siendo responsabilidad del Jefe
inmediato, Director de Área, Gerente de Centro de Negocios o Coordinador de
Punto Comercial, velar porque el funcionario encargado del archivo reciba la
capacitación adecuada, de que el archivo esté organizado, actualizado y que
cumpla con las condiciones físicas necesarias para la buena conservación y
seguridad de los documentos, se nombre a un funcionario capacitado como
encargado de las labores de Archivo en cada oficina, se respete la labor
Archivística y se dedique el tiempo suficiente para que se cumpla con las
normas de este Reglamento y del Manual de Procedimientos Interno, ya que de lo
contrario su incumplimiento será considerado como falta grave y se sancionará
de conformidad con lo que dispone el Reglamento Autónomo de Trabajo.
Ficha articulo
Artículo 15.-El Archivo
Institucional deberá elaborar un informe anual escrito en el mes de marzo de
cada año, el cual deberá enviar a
la Dirección General
del Archivo Nacional. Dicho informe se debe elaborar en concordancia con lo que
establece el artículo 42, inciso j), de
la Ley del Archivo y los artículos 145 y 146 de su
Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 16.-Cualquier otra
tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en
la Institución,
estará a cargo de la
Dirección de Tecnología, pero deberá manejarse en
coordinación con el Archivo Institucional. En caso de que alguna unidad
administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos
(microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental,
deberá coordinarlo de previo con el Archivo Institucional. En los casos de
requerimientos de información almacenada en medios electrónicos, los usuarios
deben efectuar la coordinación a través del área de Tecnología de Información".
Ficha articulo
Artículo 17.-La documentación que
se genera a través de ambientes electrónicos (Captura de imágenes de
documentos, correos electrónicos, micropelículas, discos ópticos, magnéticos o
cualquier otro soporte etc.), que se realicen en el Archivo Institucional, en
los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, Centros de
Negocios y Puntos Comerciales, serán custodiados y administrados por el Área de
Soporte Técnico de Tecnología de Información, y una copia en el Archivo Institucional.
Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos
en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no serán usados
en consultas de rutina. En el caso de rollos de microfilm, estarán bajo la
responsabilidad y custodia del Archivo Institucional, por el período indicado
en la Tabla de
Plazos de Conservación de Documentos Bancarios, de conformidad a su contenido.
Ficha articulo
Artículo 18.-La documentación se
microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso
tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o
disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:
a) Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de
valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del
papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción
del documento por cualquier otra circunstancia.
b) Complemento: Para complementar los fondos, cuando los documentos
originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.
c) Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación
de las dependencias y de los archivos.
d) Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar
espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea
posible y legalmente permitido, de acuerdo con lo que dispone el artículo 3º de
la Ley Nº 4273
sobre microfilmación de documentos y cualquier otra legislación posterior que
se emita para otros tipos de tecnología.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Los Archivos de Gestión de Unidades Administrativas
Artículo 19.-Los archivos de
gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas, los cuales
serán los encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por
la unidad a la que pertenecen, en concordancia con
la Ley Nº 7202 y su Reglamento.
Cada jefatura deberá nombrar formalmente un encargado del archivo o de los
archivos de gestión de sus respectivas áreas. Este será el responsable de
organizar los documentos de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones
recibidas de Archivo Institucional.
Ficha articulo
Artículo 20.-Serán funciones de
los archivos de gestión, entre otras, las siguientes:
a) Reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar
la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.
b) Coordinar
con el Archivo Institucional de Bancrédito, la ejecución de políticas
archivísticas de la
Institución en concordancia con
la Ley Nº 7202.
c) Colaborar en
la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de sus
respectivas unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y
la Ley Nº 7202 y su Reglamento.
d) Coordinar y
ejecutar las transferencias de documentación hacia el Archivo de Gestión
Centralizado de cada Centro de Negocios, si éste existiera o al Archivo
Institucional de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa,
de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.
Ficha articulo
SECCIÓN III
Los Archivos de Gestión de los Centros de Negocios
Artículo 21.-Los archivos de
gestión de los Centros de Negocios, son los archivos de las diferentes áreas
del Banco que, por su similitud en cuanto a actividades y funciones
archivísticas, podrán disponer de un archivo de gestión único que brinde servicio
a las diferentes unidades administrativas que le conforman; estos archivos
serán los encargados, entre otras funciones, de reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación
producida y recibida por las unidades que le integren, en concordancia con
la Ley Nº 7202 y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 22.-Los Centros de
Negocios, la Junta
Directiva,
la Gerencia General, las Subgerencias y
la Auditoría Interna
contarán con un archivo de gestión cada uno. Podrán crearse otros archivos de
gestión, en concordancia con la evolución de la estructura del Banco, previo
criterio del Archivo Institucional.
Ficha articulo
Artículo 23.-El responsable de
cada archivo de gestión de los Centros de Negocios, será la persona encargada
de las labores administrativas de la oficina, a quien le corresponderá
administrar las funciones archivísticas que establezca el Archivo Institucional
y servirá de enlace entre el archivo de gestión, el Archivo Institucional y el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 24.-Serán funciones de
los archivos de gestión de los Centros de Negocios, entre otras, las
siguientes:
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las diferentes
unidades administrativas que integran el área.
b) Coordinar con el Archivo Institucional de Bancrédito la
ejecución de políticas archivísticas de
la Institución, en
concordancia con la Ley Nº
7202 y su Reglamento.
c) Colaborar en la elaboración las tablas de plazos de
conservación de documentos, en coordinación con el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de documentos, coordinar y ejecutar las transferencias de
documentos desde cada una de las unidades administrativas que integran su área
de acción, hacia el archivo de gestión de los Centros de Negocios y desde éste
hacia el Archivo Institucional, de conformidad con los períodos establecidos en
las tablas de plazos y los lineamientos emitidos al respecto por el Archivo
Institucional, de conformidad con la
Ley Nº 7202 y su Reglamento.
d) Capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de
gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos que integran
sus áreas, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental,
para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas
reguladas por el Archivo Institucional.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
Comité de Selección y Eliminación de Documentos
Artículo 25.-Créase el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por
el Director de Gestión de Medios o su delegado, un representante de
la Dirección Jurídica
y el Jefe del Archivo Institucional.
Ficha articulo
Artículo 26.-El Comité
Institucional podrá invitar a participar a otros colaboradores de la
institución que considere pertinente, según la naturaleza de los asuntos a
tratar, objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de
invitados, de conformidad con el numeral 54 de
la Ley General de
la
Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 27.-El Comité
Institucional tendrá las siguientes funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de
los documentos de
la Institución. Para ello, establecerá las tablas de
plazos de conservación de los Documentos, con arreglo a
la Ley.
b) Someter a la aprobación de
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el
Comité Institucional.
c) Consultar a
la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,
cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo
y no existan tablas de plazos aprobadas.
d) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados,
digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o
futuro.
e) Proponer las políticas institucionales para la
estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el
Banco, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.
f) Cualquier otra que procure un efectivo y eficiente manejo
documental, de acuerdo con la legislación existente.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Disposiciones finales
Artículo 28.-Todos los
funcionarios de Bancrédito quedan obligados, por este Reglamento, a acatar las
siguientes normas archivísticas:
a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo
que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar
indiscriminadamente grapas y prensas, y en general, cualquier manipulación que
atente contra la debida conservación de los mismos.
b) Respetar el valor administrativo, legal y
científico-cultural de los documentos.
c) Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de
administración y uso de los documentos, de lo cual deberán ser informados oportunamente.
d) Hacer un correcto uso de la información.
e) Respetar el Cronograma anual de Remisión de Documentos.
f) Hacer la devolución al Archivo Institucional, de los
documentos retirados para su consulta, en un plazo no mayor de 30 días hábiles.
g) Mantener informado al Jefe de Archivo Institucional, del
traslado de los documentos que fueron retirados de Archivo Institucional hacia otra
oficina.
h) Mantener ordenados, por número de operación, cuenta o
tarjeta, los expedientes de crédito, de Tarjeta de Crédito y Tarjetas de
Débito, los expedientes de aperturas de cuentas corrientes y ahorros.
i) Remitir al Archivo Institucional, con la lista de remisión
y ordenados por número, los expedientes de crédito, de Tarjeta de Crédito y Débito,
los expedientes de cuentas corrientes y ahorros que fueron cancelados o
cerrados por el cliente.
j) De conformidad a
la Ley Nº 7202, artículo 40, durante la vigencia administrativa
de los expedientes de operaciones de crédito, tarjetas de crédito, tarjetas de
débito, expedientes de cuentas corrientes y expedientes de cuentas de ahorros,
los mismos deberán permanecer debidamente administrados, actualizados y
ordenados por número de operación, número de cuenta o número de tarjeta que le
asigna el Sistema Abanks, en los Archivos de Gestión de Centros de Negocios.
Ficha articulo
Artículo 29.-El incumplimiento de
cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan, será
sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan los reglamentos
internos, la Ley Nº
7202 y su Reglamento, así como cualquier otra normativa vigente en relación con
esta materia.
Ficha articulo
Artículo 30.-Este Reglamento es
complementario de lo establecido en la
Ley Nº 7202 del Sistema de Archivos Nacionales y su
Reglamento en lo que concierna a Bancrédito.
Este Reglamento rige a partir de
su publicación en el Diario Oficial
La Gaceta.
San José, 30 de mayo del 2007.
Ficha articulo
Fecha de generación: 1/3/2024 14:22:31
|