Texto Completo acta: B56EF
INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO
INSTITUTO
COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL
CAPITULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1°-El Archivo Central es una
dependencia de la Actividad Servicios de Apoyo del Instituto Costarricense de
Puertos del Pacífico, el cual se regirá por las presentes disposiciones
reglamentarias y las que establece en materia de archivo la ley 7202 "Ley del
Sistema Nacional de Archivos" y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 2°-Para efecto del presente
reglamento se entiende por:
1) Archivos
de gestión: Son todos aquellos tipos documentales producidos por las
diferentes unidades administrativas de la Institución y que deben permanecer en
sus respectivas oficinas por el tiempo que determine el Comité Institucional de
acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Plazos de Conservación.
2) Archivos
centrales: Son aquellos que conforman el Sistema Nacional de Archivos y su
responsabilidad es reunir todos los documentos producidos por los Archivos de
Gestión de las Instituciones a la cual pertenecen.
3) Archivos
históricos o finales: Son aquellos que mantienen custodiados documentos que
tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico - cultural.
De previo deben contar con la autorización de la Dirección General de Archivos.
4) Comisión
nacional de selección y eliminación de documentos: Órgano que se encarga de
dictaminar las normas sobre la selección y eliminación de documentos,
conservación de aquellos que posean valor científico - cultural, la aprobación
de las Tablas de Plazos de Conservación que presenten las diferentes
instituciones y aquellas otras funciones que le asignen las leyes y
reglamentos.
5) Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano interno
encargado de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los
documentos. Si no existieran Tablas de Plazos aprobadas, éste solicitará a la
Comisión Nacional el sometimiento de aprobación, tanto de los documentos a
eliminar, como Tablas de Plazos aprobadas previamente por el Comité
Institucional. Aquellas otras que le atañen con relación a la gestión
archivística institucional.
6) Dirección
General del Archivo Nacional: Es la entidad de servicio público que
funciona como órgano desconcentrado del Ministerio dé Cultura Juventud y
Deportes. Vela por el cabal cumplimiento de %la Ley N° 7202 del
Sistema'Nacional de Archivos y su Reglamento y por la óptima organización,
conservación y facilitación de los Archivos Públicos, Privados y Particulares
de Costa Rica. Asimismo garantiza y salvaguarda el Patrimonio Documental de la
Nación.
7) Incop:
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
8) Tabla
de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los
tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el
cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo -
legal. Si no existieran éstas y se desea destruir documentación que ha cumplido
su valor administrativo - legal, la Comisión Nacional determinará cuáles tipos
documentales tienen valor científico - cultural.
Ficha articulo
CAPITULO II
De la definición y
funcionabilidad
Artículo 3°-Se denomina Archivo Central a la
Unidad que tiene a su cargo reunir en el repositorio respectivo, el conjunto de
documentos recibidos y producidos por el Instituto Costarricense de Puertos del
Pacífico en el ejercicio de sus funciones, conservando éstos debidamente
romanizados para su utilización en la gestión administrativa, la información a los
ciudadanos u otro tipo de investigación requerida.
Ficha articulo
Artículo 4°-Funcionará bajo la administración
y coordinación preferiblemente, de un archivista graduado de un Centro de
Educación Superior, un Profesional en Administración de Empresas o Negocios con
conocimientos en el Área Archivística, o un funcionario del mismo nivel académico
debidamente capacitado, quien dependerá directamente de la Actividad Servicios
de Apoyo de la Institución.
Ficha articulo
Artículo 5°-El Archivo Central del Instituto
Costarricense de Puertos del Pacífico, tendrá, entre otras, las siguientes
funciones:
a) Centralizar todo el acervo documental de
las dependencias y oficinas de la Institución, de acuerdo con los plazos de
remisión de documentos.
b) Coordinar con la Dirección General del
Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la Institución.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la
Institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional
los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
d) Elaborar los instrumentos y auxiliares
descriptivos necesarios para jumental- la eficiencia y eficacia en el servicio
público.
e) Velar por la aplicación de políticas
archivísticas y asesorar
técnicamente al personal de la Institución que labore en los archivos de
gestión.
f) Velar que las Tablas de Plazos aprobadas
sean sometidas a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la
Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales
son aún válidos.
g) Colaborar
en la búsqueda
de soluciones para
el buen funcionamiento del
Archivo Central y de los archivos de gestión del Incop.
h) Los archivistas que laboren en el Archivo
Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
i) Solicitar asesoramiento técnico a la
Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
j)
Integrar el Comité a que se refiere el artículo 33 de la ley 7202.
k) Solicitar a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar
documentos. El Coordinador del
Archivo Central formará parte de la Comisión de acuerdo al artículo 32 de la
ley 7202.
l)
Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional
sobre el desarrollo archivístico del Incop.
m) Entregar a la Dirección General del
Archivo Nacional, según lo establezca el
reglamento, una copia de los
instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación,
n) Cualquier otra por disposición de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional,
o) Solicitar a cada Encargado de Unidad, las
Tablas de Plazos de Conservación o Eliminación, para una adecuada selección
técnica de los documentos,
p) Reunir por medio de listas de remisión,
los documentos producidos y recibidos como producto de las actividades de la
Institución,
q) Mantener técnicamente organizados todos
los documentos, pueden ser textuales, gráficos, audiovisuales, materiales,
cartográficos y legibles por máquina,
r)
Poner a disposición del personal de la Institución y al público en general
todos los fondos documentales existentes, esto último previa consulta con
Jefaturas Superiores,
s) Establecer en coordinación con la Comisión
Interna de Selección y Eliminación de Documentos, los plazos de transferencia o
supresión de la documentación, tanto de los Archivos de Gestión hacia los Archivos
Centrales, como de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional,
t) Presentar a la Dirección General del
Archivo Nacional un informe anual escrito en el mes de marzo, que incluya los
documentos recibidos en el año
inmediato anterior relacionados
con la conservación, clasificación, ordenación, descripción, selección, administración y facilitación de
los mismos, así como otras que se consideren de conveniencia informar y que
tengan relación con la labor archivística desarrollada,
u) Cuando se pretenda eliminar cualquier tipo
de documento, éstos deberán ser registrados en actas elaboradas por la unidad
del Archivo Central y refrendadas por los miembros de la Comisión Institucional.
Dichas actas permanecerán conservadas debidamente en los archivos de esa unidad
por el tiempo que los mismos miembros así lo decidieran.
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CAPITULO III
Del edificio e
instalaciones
Artículo 6°-El lugar destinado para el
Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, estará
ubicado en las instalaciones de Puerto Caldera. El Archivo Central tendrá tres
áreas definidas, a saber: Área Administrativa, Área de Consulta y Área de
Depósito.
Ficha articulo
Artículo 7°-El local del Archivo General
deberá reunir las condiciones necesarias que garanticen la conservación óptima
de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura,
luz e insectos. Además deberá contar' con las medidas técnicas para la extinción
y prevención de incendios y robos.
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CAPITULO IV
Del ingreso de
documentos
Artículo 8°-Las oficinas deben enviar los
documentos al Archivo Central debidamente clasificados, ordenados, numerados y
acompañados por la respectiva lista de remisión por duplicado. La lista de
remisión debe llenarse correctamente acompañada de una copia. La original será
firmada y sellada como recibida, la copia se devolverá a la oficina remitente
una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella, fue lo que ingresó al Archivo
Central, caso contrario, toda la documentación será devuelta para que se
corrija la lista de remisión.
Ficha articulo
Artículo 9°-A la lista de remisión se le
llenará la columna de signatura del Archivo Central, antes de ser devuelta a la
oficina remitente.
Ficha articulo
Artículo 10.-El Archivista o persona
Encargada del Archivo Central, establecerá las fechas en que se recibirán
documentos de cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a los Encargados de
Archivos de Gestión.
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CAPITULO V
De la consulta y
préstamo de documentos
Artículo 11.-El préstamo de documentos se
hará a funcionarios, -siempre y cuando el documento no se haya declarado de
consulta restringida.
Ficha articulo
Artículo 12.-La documentación no podrá salir
de la Institución salvo en casos de exposición o a requerimiento de los
Tribunales autorización de Justicia o de la Contraloría General de la
República, previa autorización de la Gerencia General.
Ficha articulo
Artículo 13.-Para el préstamo de documentos a
las oficinas productoras, éstas elaborarán una boleta de Préstamo de Documentos
que será firmada, tanto por el funcionario que recibe como el que entrega, además
deberán anotar el número de cédula correspondiente.
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Artículo 14.-El plazo máximo de permanencia
sobre documentación solicitada fuera del Archivo Central, será de diez (10)
días hábiles a partir de la fecha de entrega. Cumplido el período, los documentos
deberán'ser devueltos. En caso de ser requeridos por más tiempo, la unidad
interesada, solicitará una prórroga conforme lo dispuesto en el formulario, que
para tal fin existe en el Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 15.-El Archivo Central contará con
un Registro de Firmas debidamente actualizado, por medio del cual, solamente
suministrará documentos, a aquellos funcionarios que se encuentren autorizados
en dicho registro.
Ficha articulo
Artículo 16.-Cualquier ciudadano interesado
en consultar documentos deberá hacer la solicitud por escrito indicando con
toda claridad el objetivo de su investigación, llenará la boleta de Préstamo de
Documentos y, además, deberá identificarse con su cédula de identidad,
pasaporte o carné de estudiante, según sea el caso.
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Artículo 17.-Los usuarios particulares o
internos deberán hacer silencio en el local de consulta, no rayar los
documentos, no ingerir alimentos o bebidas. Asimismo, se prohíbe fumar en
cualquiera de las áreas del Archivo Central. Además, queda terminantemente
prohibido la permanencia de personas ajenas a ese recinto.
Ficha articulo
Artículo 18.-En caso de que los documentos
sean consultados por historiadores o con el fin de elaborar investigaciones importantes
y ajuicio del archivista, éste solicitará una copia del trabajo realizado que
pasará a formar parte del patrimonio documental del Archivo Central del
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
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CAPITULO VI
De los
procedimientos
Artículo 19.-El Archivista o Encargado será
quien elabore las Normas y Procedimientos para la organización del Archivo. La
aplicación de éstas, se hará extensiva para los Archivos de Gestión, además,
será quien coordine las políticas archivísticas del Instituto Costarricense de Puertos
del Pacífico.
Ficha articulo
Artículo 20.-Los Encargados de cada Unidad
serán los responsables de que en su oficina se ordenen y archiven correctamente
los documentos, siguiendo la normativa establecida por el Archivo Central.
Asimismo, será el responsable de que se envíen correctamente las listas de
remisión.
Ficha articulo
Artículo 21.-En el Archivo Central no se
conservará más de un ejemplar de cada documento, con la salvedad que sea
autorizado por el Encargado del Archivo cuando el caso así lo amerite.
Ficha articulo
Artículo 22.-El Archivo Central contará
anualmente con un presupuesto para la adquisición de materiales necesarios para
el buen ejercicio de sus funciones.
Ficha articulo
CAPITULO VII
De la conservación
o eliminación de documentos
Artículo 23.-El proceso de conservación o
eliminación de documentos del Archivo Central será regulado internamente por el
Comité Institucional, integrado por los siguientes funcionarios:
a) Coordinador del Área Proceso
Administrativo
b) Asesor Legal o su representante
c) Encargado del Archivo Central
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Artículo 24.-La autorización final para
conservar o eliminar documentación, previa consulta, será extendido por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. El Comité
Institucional debe coordinar con esa Comisión, toda vez que se requieran
ejecutar este tipo de acciones. Una vez aprobadas las Tablas de Plazos, el
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico puede eliminar los tipos documentales
autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 25.-Para la adecuada selección de
documentos que serán eliminados o remitidos al Archivo Central, los Encargados
de cada unidad se deberán guiar por la Tabla de Plazos de Conservación y
Eliminación, una vez que la misma esté debidamente elaborada por el Comité
Institucional y haya sido aprobada por la Comisión Nacional.
Ficha articulo
CAPITULO VIII
De la
clasificación documental
Artículo 26.-El sistema de clasificación
documental que se implementará a escala institucional, estará basado principalmente
en la Estructura Orgánica, por lo que la Unidad de Archivo deberá asesorar a
Encargados, Secretarias o usuarios de los Archivos de Gestión, sobre un plan
general y uniforme que el mismo Encargado del Archivo confeccionará.
Ficha articulo
Artículo 27.-Los Encargados de cada unidad,
velarán para que la dependencia a su cargo, realice todos los procesos o
lineamientos archivísticos que establezca la Unidad de Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 28.-Para el adecuado seguimiento del
plan o sistema de clasificación, las Secretarias deberán seguir el mismo
procedimiento en cada unidad donde fueran designadas.
Ficha articulo
Artículo 29.-El Archivista o Encargado del
Archivo Central, inspeccionará regularmente los Archivos de Gestión a fin de
controlar la adecuada ejecución del Plan General de Archivo confeccionado por
el Encargado del Archivo.
Ficha articulo
CAPITULO IX
De la
funcionalidad e integración del Comité Institucional
de Selección y
Eliminación de Documentos
Artículo 30.-El Coordinador del Área
Administrativa - Financiera propondrá la integración de un Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos, (Ley 7202 Sistema Nacional de
Archivos, capítulo IV, artículo 33 ), conformado por el Encargado del Proceso
Administrativo, el Asesor Legal y el Encargado del Archivo Central. Una vez
conformado el Comité, la nómina de los elegidos será enviada a la Junta
Directiva para la respectiva aprobación. Posteriormente y en forma inmediata,
deberán implementarse las funciones encomendadas.
Ficha articulo
Artículo 31.-Los funcionarios elegidos podrán
delegar en otros, siempre y cuando cuenten con las mismas condiciones
profesionales. Entre ellos se elegirá un Presidente y un Secretario, electos
por mayoría absoluta y durarán un año en el cargo pudiendo ser reelectos. El
Comité implantará las normas de trabajo y fecha de reuniones.
Ficha articulo
Artículo 32.-El Comité Institucional tendrá
la potestad de integrar miembros adicionales, según los objetivos trazados y en
busca del óptimo desempeño de la labor archivística.
Ficha articulo
De las funciones
del Comité Institucional
Artículo 33.-Las
funciones del Comité Institucional serán las siguientes:
a) Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de los documentos de la Institución, previo
a ello deberá promover la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación en
los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.
b) Consultar a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, cuándo se deban eliminar documentos que
hayan finalizado su trámite administrativo y no existan Tablas de Plazos
aprobadas.
c) Someter a la aprobación de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación, las Tablas de Plazos aprobadas por el
Comité Institucional.
d) Velar porque en el Archivo Central se
cumplan las disposiciones descritas tanto en la Ley del Sistema Nacional de
Archivos 7202. como aquellas reguladas en su
Reglamento.
e) Autorizar o autenticar la microfilmación
de solamente aquellos documentos que el Comité Institucional considere que
tengan carácter de relevancia en la gestión tanto archivística, como en la
administrativa propiamente.
Ficha articulo
CAPITULO X
Disposiciones
finales
Artículo 34.-El presente Reglamento estará
sujeto a cambios que pudieran suscitarse en la Ley 7202, Ley del Sistema
Nacional de Archivos y su Reglamento, fundamentada en el artículo 25.1 de la
Ley General de la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 35.-Las disposiciones incluidas son
de acatamiento obligatorio por todos los usuarios, tanto internos como
externos. Caso contrario, los problemas internos podrían ser sancionados según
lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicio del Instituto Costarricense
de Puertos del Pacífico y la legislación vigente en el campo archivístico.
Ficha articulo
Fecha de generación: 2/3/2024 17:45:47
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