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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 17/11/1998 >> Texto completo
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Reglamento del Archivo Central
Texto Completo acta: B56EF INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO



 



 



REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL



 



 



CAPITULO I



 



Disposiciones generales



 



 



Artículo 1°-El Archivo Central es una dependencia de la Actividad Servicios de Apoyo del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, el cual se regirá por las presentes disposiciones reglamentarias y las que establece en materia de archivo la ley 7202 "Ley del Sistema Nacional de Archivos" y su Reglamento.




 




Ficha articulo



Artículo 2°-Para efecto del presente reglamento se entiende por:



 



1) Archivos de gestión: Son todos aquellos tipos documentales producidos por las diferentes unidades administrativas de la Institución y que deben permanecer en sus respectivas oficinas por el tiempo que determine el Comité Institucional de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Plazos de Conservación.



2) Archivos centrales: Son aquellos que conforman el Sistema Nacional de Archivos y su responsabilidad es reunir todos los documentos producidos por los Archivos de Gestión de las Instituciones a la cual pertenecen.



3) Archivos históricos o finales: Son aquellos que mantienen custodiados documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico - cultural. De previo deben contar con la autorización de la Dirección General de Archivos.



4) Comisión nacional de selección y eliminación de documentos: Órgano que se encarga de dictaminar las normas sobre la selección y eliminación de documentos, conservación de aquellos que posean valor científico - cultural, la aprobación de las Tablas de Plazos de Conservación que presenten las diferentes instituciones y aquellas otras funciones que le asignen las leyes y reglamentos.



5) Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano interno encargado de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Si no existieran Tablas de Plazos aprobadas, éste solicitará a la Comisión Nacional el sometimiento de aprobación, tanto de los documentos a eliminar, como Tablas de Plazos aprobadas previamente por el Comité Institucional. Aquellas otras que le atañen con relación a la gestión archivística institucional.



6) Dirección General del Archivo Nacional: Es la entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del Ministerio dé Cultura Juventud y Deportes. Vela por el cabal cumplimiento de %la Ley N° 7202 del Sistema'Nacional de Archivos y su Reglamento y por la óptima organización, conservación y facilitación de los Archivos Públicos, Privados y Particulares de Costa Rica. Asimismo garantiza y salvaguarda el Patrimonio Documental de la Nación.



7) Incop: Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.



8) Tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo - legal. Si no existieran éstas y se desea destruir documentación que ha cumplido su valor administrativo - legal, la Comisión Nacional determinará cuáles tipos documentales tienen valor científico - cultural.




 




Ficha articulo



 



CAPITULO II



 



De la definición y funcionabilidad



 



 



 



Artículo 3°-Se denomina Archivo Central a la Unidad que tiene a su cargo reunir en el repositorio respectivo, el conjunto de documentos recibidos y producidos por el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico en el ejercicio de sus funciones, conservando éstos debidamente romanizados para su utilización en la gestión administrativa, la información a los ciudadanos u otro tipo de investigación requerida.




 




Ficha articulo



Artículo 4°-Funcionará bajo la administración y coordinación preferiblemente, de un archivista graduado de un Centro de Educación Superior, un Profesional en Administración de Empresas o Negocios con conocimientos en el Área Archivística, o un funcionario del mismo nivel académico debidamente capacitado, quien dependerá directamente de la Actividad Servicios de Apoyo de la Institución.




 




Ficha articulo



Artículo 5°-El Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, tendrá, entre otras, las siguientes funciones:



 



a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la Institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.



b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la Institución.



c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la Institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.



d) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para jumental- la eficiencia y eficacia en el servicio público.



e) Velar por la aplicación de  políticas  archivísticas y  asesorar técnicamente al personal de la Institución que labore en los archivos de gestión.



f) Velar que las Tablas de Plazos aprobadas sean sometidas a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.



g) Colaborar   en   la   búsqueda   de   soluciones   para   el   buen funcionamiento del Archivo Central y de los archivos de gestión del Incop.



h) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.



i) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.



j)   Integrar el Comité a que se refiere el artículo 33 de la ley 7202.



k) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para    eliminar    documentos.    El Coordinador del Archivo Central formará parte de la Comisión de acuerdo al artículo 32 de la ley 7202.



l)  Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico del Incop.



m) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el  reglamento, una copia de los  instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación,



n) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional,



o) Solicitar a cada Encargado de Unidad, las Tablas de Plazos de Conservación o Eliminación, para una adecuada selección técnica de los documentos,



p) Reunir por medio de listas de remisión, los documentos producidos y recibidos como producto de las actividades de la Institución,



q) Mantener técnicamente organizados todos los documentos, pueden ser textuales, gráficos, audiovisuales, materiales, cartográficos y legibles por máquina,



r)  Poner a disposición del personal de la Institución y al público en general todos los fondos documentales existentes, esto último previa consulta con Jefaturas Superiores,



s) Establecer en coordinación con la Comisión Interna de Selección y Eliminación de Documentos, los plazos de transferencia o supresión de la documentación, tanto de los Archivos de Gestión hacia los Archivos Centrales, como de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional,



t) Presentar a la Dirección General del Archivo Nacional un informe anual escrito en el mes de marzo, que incluya los documentos recibidos en  el  año  inmediato  anterior relacionados con  la conservación,  clasificación, ordenación, descripción,  selección, administración y facilitación de los mismos, así como otras que se consideren de conveniencia informar y que tengan relación con la labor archivística desarrollada,



u) Cuando se pretenda eliminar cualquier tipo de documento, éstos deberán ser registrados en actas elaboradas por la unidad del Archivo Central y refrendadas por los miembros de la Comisión Institucional. Dichas actas permanecerán conservadas debidamente en los archivos de esa unidad por el tiempo que los mismos miembros así lo decidieran.




 




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CAPITULO III



 



Del edificio e instalaciones



 



 



Artículo 6°-El lugar destinado para el Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, estará ubicado en las instalaciones de Puerto Caldera. El Archivo Central tendrá tres áreas definidas, a saber: Área Administrativa, Área de Consulta y Área de Depósito.




 




Ficha articulo



Artículo 7°-El local del Archivo General deberá reunir las condiciones necesarias que garanticen la conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, luz e insectos. Además deberá contar' con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.




 




Ficha articulo



CAPITULO IV



 



Del ingreso de documentos



 



 



Artículo 8°-Las oficinas deben enviar los documentos al Archivo Central debidamente clasificados, ordenados, numerados y acompañados por la respectiva lista de remisión por duplicado. La lista de remisión debe llenarse correctamente acompañada de una copia. La original será firmada y sellada como recibida, la copia se devolverá a la oficina remitente una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella, fue lo que ingresó al Archivo Central, caso contrario, toda la documentación será devuelta para que se corrija la lista de remisión.




 




Ficha articulo



Artículo 9°-A la lista de remisión se le llenará la columna de signatura del Archivo Central, antes de ser devuelta a la oficina remitente.




 




Ficha articulo



Artículo 10.-El Archivista o persona Encargada del Archivo Central, establecerá las fechas en que se recibirán documentos de cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a los Encargados de Archivos de Gestión.




 




Ficha articulo



CAPITULO V



 



 



De la consulta y préstamo de documentos



 



 



 



 



Artículo 11.-El préstamo de documentos se hará a funcionarios, -siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida.




 




Ficha articulo



Artículo 12.-La documentación no podrá salir de la Institución salvo en casos de exposición o a requerimiento de los Tribunales autorización de Justicia o de la Contraloría General de la República, previa autorización de la Gerencia General.




 




Ficha articulo



Artículo 13.-Para el préstamo de documentos a las oficinas productoras, éstas elaborarán una boleta de Préstamo de Documentos que será firmada, tanto por el funcionario que recibe como el que entrega, además deberán anotar el número de cédula correspondiente.




 




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Artículo 14.-El plazo máximo de permanencia sobre documentación solicitada fuera del Archivo Central, será de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de entrega. Cumplido el período, los documentos deberán'ser devueltos. En caso de ser requeridos por más tiempo, la unidad interesada, solicitará una prórroga conforme lo dispuesto en el formulario, que para tal fin existe en el Archivo Central.




 




Ficha articulo



Artículo 15.-El Archivo Central contará con un Registro de Firmas debidamente actualizado, por medio del cual, solamente suministrará documentos, a aquellos funcionarios que se encuentren autorizados en dicho registro.




 




Ficha articulo



Artículo 16.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer la solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de su investigación, llenará la boleta de Préstamo de Documentos y, además, deberá identificarse con su cédula de identidad, pasaporte o carné de estudiante, según sea el caso.




 




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Artículo 17.-Los usuarios particulares o internos deberán hacer silencio en el local de consulta, no rayar los documentos, no ingerir alimentos o bebidas. Asimismo, se prohíbe fumar en cualquiera de las áreas del Archivo Central. Además, queda terminantemente prohibido la permanencia de personas ajenas a ese recinto.




 




Ficha articulo



Artículo 18.-En caso de que los documentos sean consultados por historiadores o con el fin de elaborar investigaciones importantes y ajuicio del archivista, éste solicitará una copia del trabajo realizado que pasará a formar parte del patrimonio documental del Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.




 




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CAPITULO VI



 



De los procedimientos



 



 



Artículo 19.-El Archivista o Encargado será quien elabore las Normas y Procedimientos para la organización del Archivo. La aplicación de éstas, se hará extensiva para los Archivos de Gestión, además, será quien coordine las políticas archivísticas del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.




 




Ficha articulo



Artículo 20.-Los Encargados de cada Unidad serán los responsables de que en su oficina se ordenen y archiven correctamente los documentos, siguiendo la normativa establecida por el Archivo Central. Asimismo, será el responsable de que se envíen correctamente las listas de remisión.




 




Ficha articulo



Artículo 21.-En el Archivo Central no se conservará más de un ejemplar de cada documento, con la salvedad que sea autorizado por el Encargado del Archivo cuando el caso así lo amerite.




 




Ficha articulo



Artículo 22.-El Archivo Central contará anualmente con un presupuesto para la adquisición de materiales necesarios para el buen ejercicio de sus funciones.




 




Ficha articulo



 



CAPITULO VII



 



De la conservación o eliminación de documentos



 



 



Artículo 23.-El proceso de conservación o eliminación de documentos del Archivo Central será regulado internamente por el Comité Institucional, integrado por los siguientes funcionarios:



 



a) Coordinador del Área Proceso Administrativo



b) Asesor Legal o su representante



c) Encargado del Archivo Central




 




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Artículo 24.-La autorización final para conservar o eliminar documentación, previa consulta, será extendido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. El Comité Institucional debe coordinar con esa Comisión, toda vez que se requieran ejecutar este tipo de acciones. Una vez aprobadas las Tablas de Plazos, el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico puede eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 25.-Para la adecuada selección de documentos que serán eliminados o remitidos al Archivo Central, los Encargados de cada unidad se deberán guiar por la Tabla de Plazos de Conservación y Eliminación, una vez que la misma esté debidamente elaborada por el Comité Institucional y haya sido aprobada por la Comisión Nacional.




 




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CAPITULO VIII



 



De la clasificación documental



 



 



 



Artículo 26.-El sistema de clasificación documental que se implementará a escala institucional, estará basado principalmente en la Estructura Orgánica, por lo que la Unidad de Archivo deberá asesorar a Encargados, Secretarias o usuarios de los Archivos de Gestión, sobre un plan general y uniforme que el mismo Encargado del Archivo confeccionará.




 




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Artículo 27.-Los Encargados de cada unidad, velarán para que la dependencia a su cargo, realice todos los procesos o lineamientos archivísticos que establezca la Unidad de Archivo Central.




 




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Artículo 28.-Para el adecuado seguimiento del plan o sistema de clasificación, las Secretarias deberán seguir el mismo procedimiento en cada unidad donde fueran designadas.




 




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Artículo 29.-El Archivista o Encargado del Archivo Central, inspeccionará regularmente los Archivos de Gestión a fin de controlar la adecuada ejecución del Plan General de Archivo confeccionado por el Encargado del Archivo.




 




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CAPITULO IX



 



De la funcionalidad e integración del Comité Institucional



de Selección y Eliminación de Documentos



 



 



Artículo 30.-El Coordinador del Área Administrativa - Financiera propondrá la integración de un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, (Ley 7202 Sistema Nacional de Archivos, capítulo IV, artículo 33 ), conformado por el Encargado del Proceso Administrativo, el Asesor Legal y el Encargado del Archivo Central. Una vez conformado el Comité, la nómina de los elegidos será enviada a la Junta Directiva para la respectiva aprobación. Posteriormente y en forma inmediata, deberán implementarse las funciones encomendadas.




 




Ficha articulo



Artículo 31.-Los funcionarios elegidos podrán delegar en otros, siempre y cuando cuenten con las mismas condiciones profesionales. Entre ellos se elegirá un Presidente y un Secretario, electos por mayoría absoluta y durarán un año en el cargo pudiendo ser reelectos. El Comité implantará las normas de trabajo y fecha de reuniones.




 




Ficha articulo



Artículo 32.-El Comité Institucional tendrá la potestad de integrar miembros adicionales, según los objetivos trazados y en busca del óptimo desempeño de la labor archivística.




 




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De las funciones del Comité Institucional



 



 



Artículo 33.-Las funciones del Comité Institucional serán las siguientes:



 



a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución, previo a ello deberá promover la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.



b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuándo se deban eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan Tablas de Plazos aprobadas.



c) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, las Tablas de Plazos aprobadas por el Comité Institucional.



d) Velar porque en el Archivo Central se cumplan las disposiciones descritas tanto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202. como aquellas reguladas en su Reglamento.



e) Autorizar o autenticar la microfilmación de solamente aquellos documentos que el Comité Institucional considere que tengan carácter de relevancia en la gestión tanto archivística, como en la administrativa propiamente.




 




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CAPITULO X



 



Disposiciones finales



 



 



Artículo 34.-El presente Reglamento estará sujeto a cambios que pudieran suscitarse en la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, fundamentada en el artículo 25.1 de la Ley General de la Administración Pública.




 




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Artículo 35.-Las disposiciones incluidas son de acatamiento obligatorio por todos los usuarios, tanto internos como externos. Caso contrario, los problemas internos podrían ser sancionados según lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicio del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico y la legislación vigente en el campo archivístico.



 



 




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Fecha de generación: 2/3/2024 17:45:47
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