Artículo 2º-Ámbito de Aplicación. Este reglamento aplica a todas las dependencias del Ministerio de Educación Pública, a sus órganos desconcentrados, a los fideicomisos constituidos por fondos públicos, a las Juntas de Educación, Juntas Administrativas, Patronatos Escolares, así como otras organizaciones públicas o privadas, en el tanto manejen por cualquier título fondos públicos que les sean transferidos por dicho Ministerio.

Artículo 3º-Definiciones. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:

a)         Ministerio: El Ministerio de Educación Pública.

b)         Ministro: El Ministro de Educación Pública.

c)         Auditoría Interna: La Auditoría Interna del Ministerio de Educación Pública, que dentro de la Organización Institucional del Ministerio corresponde a la Unidad a la que se refiere el artículo 20 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.

d)         Auditor Interno: El Auditor Interno, titular de la Auditoría Interna del Ministerio de Educación Pública.

e)         Subauditor Interno: El Subauditor Interno, titular adjunto de la Auditoría Interna del Ministerio de Educación Pública.

f)          Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.

g)         Asesoría: Servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud del Ministro, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.

h)         Informe de auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios de auditoría o brinda servicios preventivos de asesoría y de advertencia.

Artículo 4º-Del Reglamento y la normativa aplicable. El presente

reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, y los manuales técnicos emitidos por el órgano contralor, constituyen el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio; de conformidad con las disposiciones del artículo 23 de la Ley General de Control Interno.  Su contenido es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y del resto de los funcionarios de la Administración Activa en la materia que les concierne.

Artículo 5º-De las modificaciones al Reglamento. A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, el Auditor Interno y el Ministro podrán proponer las modificaciones que consideren necesarias a este reglamento. Toda modificación debe contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO II

De las Competencias de la Auditoría Interna

Artículo 6º- La Auditoría Interna. La Auditoría Interna es una actividad independiente, objetiva y asesora que, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional, evalúa y propone mejoras a la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección, proporciona seguridad al ministerio al validar sus operaciones, contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Ministro y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

Artículo 7º-Ubicación de la Auditoría Interna. Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano de muy alto nivel en el Ministerio.

Artículo 8º-Competencias de la Auditoría Interna. Compete a la Auditoría interna, primordialmente lo siguiente:

a)         Realizar auditorías o estudios especiales en todos los componentes orgánicos del Ministerio, incluidos los que reciban fondos ministeriales como fideicomisos, fondos especiales, juntas de educación, juntas administrativas, patronatos escolares y otros de naturaleza similar.  Asimismo, efectuar auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, en el tanto se originen en transferencias efectuadas por el Ministerio.

b)         Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de los órganos sujetos a su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

c)         Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

d)         Asesorar, en materia de su competencia, al Ministro; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

e)         Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de banco y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

f)          Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.

g)         Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Ministro cuando las circunstancias lo ameriten.

h)         Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.

i)          Las demás competencias que contemple la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable.

El Auditor Interno deberá enlistar y mantener actualizada la lista de toda aquella normativa que le asigna competencias a la Auditoría Interna.

CAPÍTULO III

De la Organización de la Auditoría Interna

Artículo 9º-Organización. La Auditoría Interna estará organizada de la siguiente manera:

a) La dirección de la Auditoría Interna, integrada por el Auditor Interno y el Subauditor Interno,

b) El Departamento de Auditoría Administrativa,

c) El Departamento de Auditoría de Programas,

d) El Departamento de Auditoría de Sistemas,

e) El Departamento de Auditoría Especial de Denuncias,

f) El Departamento de Auditoría de Evaluación y Cumplimiento,

g) El Departamento Legal, y

h) La Unidad de Documentación Interna y Legalización de Libros.

Cada uno de los departamentos estará a cargo de un Jefe de Departamento y la unidad de documentación y legalización a cargo de un Jefe de Unidad.

El Auditor Interno podrá proponer al Ministro la creación de más órganos de la Auditoría Interna, cuando lo considere necesario para una mejor ejecución de la labor encomendada.

(Así reformado por el artíuclo 1° del decreto ejecutivo N° 39194 del 2 de junio de 2015)

Artículo 10.-Del Auditor Interno. El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Es el líder y rector del proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir sus objetivos, sus valores fundamentales y su proyección.

Artículo 11.-Competencias del Auditor Interno. Al Auditor Interno le corresponde:

a)         Dirigir y administrar la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas, e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.

b)         Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna.

c)         Diseñar, implementar, dirigir, evaluar y mejorar constantemente la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la Auditoría Interna a su cargo

d)         Coordinar y controlar las unidades regionales de Auditoría Interna que llegaren a existir en el Ministerio.

e)         Responder directamente por su gestión ante el Ministro y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República.

f)          Realizar sus funciones con independencia funcional y de criterio.

g)         Implantar un programa de aseguramiento de la calidad, de manera que le permita consolidarla en todos los procesos, servicios y productos de la Auditoría Interna.

h)         Establecer un proceso de supervisión que permita asegurar que los esfuerzos de la Auditoría Interna se dirijan al cumplimiento de los objetivos de cada proceso y de cada estudio en particular,

i)          Autorizar el nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal de la Auditoría Interna.

Artículo 12.-Delegación. El auditor interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública.

Artículo 13.-Del Subauditor Interno. La Auditoría Interna contará con un Subauditor Interno que suplirá al Auditor Interno en sus ausencias temporales.

El Subauditor Interno, apoya al Auditor Interno en el cumplimiento de sus competencias, de acuerdo con las labores que éste le asigne y responde ante él por su gestión. Responde ante el Ministro cuando sustituye al Auditor Interno en sus ausencias temporales.

Artículo 14.-De los requisitos del Auditor y Subauditor Internos.

El Auditor y Subauditor Internos deberán:

a)         Ser contadores públicos autorizados.

b)         Cumplir con los requisitos establecidos en los lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos emitidos por la Contraloría General de la República.

c)         Cumplir los requisitos establecidos para estos cargos en el Manual de Clases Institucional del Ministerio.

d)         Deberán caracterizarse por su idoneidad para los puestos correspondientes.

e)         Serán profesionales altamente capacitados en materia de auditoría que cuenten con más de 10 años de experiencia en la materia atinente al cargo.

La jornada laboral del Auditor y Subauditor Internos del Ministerio será de tiempo completo.

Artículo 15.-Nombramiento y nivel jerárquico. El Ministro de Educación Pública realizará el nombramiento del Auditor y Subauditor Internos por tiempo indefinido en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno.  Ambos funcionarios dependerán orgánicamente del Ministro de Educación Pública, y pertenecerán al nivel jerárquico de alto nivel en el Ministerio.

Sólo podrán ser removidos del cargo por justa causa, conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, con aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO IV

De la Administración de la Auditoría Interna

Artículo 22.-Asignación de Recursos. La Auditoría Interna contará con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el Ministro de Educación Pública asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática, como programa en sí misma o como subprograma del programa en que se encuentre el Ministro. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.  El Auditor Interno propondrá al Ministro, la creación de las plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan Anual y, en general, para el buen funcionamiento de la Auditoría Interna, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

De presentarse serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Ministro, para su oportuna atención.  Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Ministro del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

La negativa infundada del Jerarca Ministerial de conceder lo solicitado según lo dispuesto en el párrafo anterior, sobre la base de los artículos 27 y 39 de la Ley General de Control Interno, podrá acarrear responsabilidad administrativa, siempre que adicionalmente se compruebe que se cuenta con la disponibilidad presupuestaria para otorgarlo, sin que implique un perjuicio inmediato a la gestión pública regular del ente y al servicio público educativo.

Artículo 23.-Administración de los recursos. Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno debe administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.  Le corresponde al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Ministro, quien valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables. La administración debe establecer los mecanismos necesarios para que el responsable del control del presupuesto institucional mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para esa Auditoría Interna.

Artículo 24.-Del personal. Los funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Ministerio; sin embargo, el nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización previa del Auditor Interno, todo de acuerdo con el marco jurídico que rige al Ministerio de Educación Pública y lo establecido en los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno, . En el caso que queden plazas vacantes en el personal de la Auditoría Interna, el Auditor Interno debe gestionar oportunamente ante la Dirección de Recursos Humanos lo relativo al trámite de la apertura de concurso según las normas aplicables, y si procede, la sustitución o el nombramiento de personal interino.

No obstante, las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor Interno y su personal y en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente.

Artículo 25.-El conocimiento del personal de la Auditoría Interna. El personal de la Auditoría Interna debe poseer, colectivamente, suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración, tecnología, materias y marco legal relacionado con la Administración Pública y el Ministerio, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor Interno, el Subauditor Interno y el personal de la Auditoría Interna deben mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

Artículo 26.-Objetividad individual y ética profesional. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben tener una actitud imparcial y neutral para evitar conflictos de intereses y proteger su independencia.  El Auditor Interno deberá emitir las directrices sobre ética que regirán la actuación de los funcionarios de la Auditoría Interna.

Artículo 27.-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. A efectos de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a)         Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b)         Evitar relaciones de índole personal, sentimental, de negocios o de cualquier otra naturaleza con personal del Ministerio de Educación Pública y otras personas, que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o que puedan afectar, de hecho o en apariencia, su independencia o la imagen de la Auditoría Interna o que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia. Si se diera alguna de estas situaciones, debe darse a conocer al Auditor Interno por escrito de inmediato.

c)         No utilizar su cargo oficial con propósitos privados.

d)         Abstenerse de auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otros.

e)         Ejecutar sus competencias de asesoría y advertencia en relación con operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.

Artículo 28.-Deberes de los funcionarios de la Auditoría Interna. El Auditor Interno, el Subauditor y los funcionarios de la Auditoría Interna tendrán los siguientes deberes:

a)         Cumplir las competencias asignadas por ley, mediante el mejor uso de los recursos humanos y materiales disponibles.

b)         Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

c)         No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de las funciones institucionales.  El Auditor Interno o, en su ausencia, el Subauditor Interno, será el vocero oficial de la Auditoría Interna.

d)         Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

e)         Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de las competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

f)          Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 29.-Prohibiciones de los funcionarios de la Auditoría Interna. El Auditor Interno, el Subauditor y los funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes prohibiciones:

a)         Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. Salvo que lo establezca la ley, no debe darse la participación permanente del auditor interno en las sesiones o reuniones del jerarca; cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor.

b)         El auditor y su personal no deben ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa.  Cuando así lo solicite el jerarca, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.  Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

c)         Ser miembros de las Juntas de Educación, Juntas Administrativas, Patronatos Escolares o Asociaciones de Padres o similares de centros educativos públicos o subvencionados, o de las Juntas Directivas de:

Asociaciones y Sindicatos Magisteriales, Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional, Juntas de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional y Caja de Ahorro y Préstamos de la ANDE.

d)         Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

e)         Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral y no constituya impedimento para realizar trabajos fuera de la sede de la Auditoría Interna. Debe informarse al Auditor Interno cuando se ejerza la profesión liberal en los casos citados, incluyendo la docencia.

f)          Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.

g)         Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución.

Artículo 30.-Situaciones de impedimento. El Auditor Interno deberá establecer formalmente medidas para controlar y administrar las situaciones de impedimento que pudieran presentarse en la actuación del personal de la Auditoría Interna.

Artículo 31.-Confidencialidad de la información. La información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial.

Esta confidencialidad no se aplicará ante:

a)         Solicitud o requerimiento de la Contraloría General de República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora.

b)         Solicitud o requerimiento del Ministro ni cuando haya solicitud expresa de autoridad judicial competente.

c)         Solicitud o requerimiento de información de la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política.

Artículo 32.-Protección al personal de la Auditoría. Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el Ministerio brindará el apoyo jurídico y técnico necesario; todo de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

CAPÍTULO V

Del Funcionamiento de la Auditoría Interna

Artículo 33.-Dirección y Administración de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con lo que establecen las normas de ejecución de la Auditoría, contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización y en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidos por la Contraloría General de la República, así como en cualesquiera otras disposiciones que dicte la Contraloría General de la República, y en el presente Reglamento.

Artículo 34.-Misión, visión y políticas. El Auditor Interno estará obligado a establecer y mantener actualizadas la misión, la visión y las principales políticas de la Auditoría Interna, así como darles la debida difusión a nivel interno y externo del Ministerio. Asimismo, mantendrá actualizado el listado de órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna.

Artículo 35.-Planificación. El Auditor Interno define, pone en práctica y lidera el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, y presenta el Plan Estratégico formalmente al Ministro, de conformidad con la normativa legal y técnica. Asimismo define y documenta la planificación de corto plazo mediante un Plan de Auditoría Anual, congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, a fin de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Ministerio.

Con ese propósito, al efectuar su planificación el Auditor Interno considerará entre otros los siguientes elementos:

a)         Los resultados que se han obtenido con el sistema institucional de valoración del riesgo.

b)         El planeamiento estratégico y operativo del Ministerio.

c)         La evaluación de resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión en vigor.

d)         El monto de recursos presupuestarios que ejecuta el Ministerio, desglosado por fuente de financiamiento, programas y proyectos específicos, fideicomisos, donaciones y cualquier otro recurso relacionado con la gestión del Ministerio, aún si se administra por medio de fundaciones u otras organizaciones privadas.

e)         Monto y detalle de transferencias que figuran en el presupuesto del Ministerio.

f)          Cantidad de funcionarios de la institución por fuente de financiamiento:

Presupuesto Nacional (del Ministerio o de otras dependencias), otras instituciones públicas que no forman parte del Presupuesto Nacional, préstamos, donaciones, aportes de organismos internacionales o cualquier otro mecanismo que se utilice para financiar personal del Ministerio.

Artículo 36.-Relaciones y coordinación. La Auditoría Interna mantiene relaciones y coordinaciones con el Ministro, Viceministros, con los titulares subordinados y otras instancias internas y externas, fundamentalmente con la Contraloría General de la República, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General, denunciantes y otras pertinentes.

Corresponde al Auditor Interno administrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional, a fin de que se realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable, primordialmente:

Las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de la Auditoría Interna con los auditados.

La facultad del Auditor Interno de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias. Todo ello sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, y sin que implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.

La obligación de la asesoría legal de la institución de brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c), de la Ley General de Control Interno.

La incorporación de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice la Auditoría Interna.

Artículo 37.-Independencia funcional y de criterio. La actividad de Auditoría Interna al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, debe estar libre de injerencias de la administración activa.

Artículo 38.-Potestades de los funcionarios de la Auditoría Interna. El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deben ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno para mantener esa independencia funcional y de criterio, en cuanto a:

a)         Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

b)         También tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad.

c)         El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que realicen los entes sujetos a su competencia institucional que consten en los archivos y sistemas electrónicos de los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

d)         Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, condiciones y plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

e)         Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.

f)          Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

CAPITULO VI

De los servicios de la Auditoría Interna

Artículo 39.-Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional del Ministerio, la Auditoría Interna presta dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deben darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público.

Estos servicios son los siguientes:

A.         Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría de sistemas, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; auditoría integral, estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del Ministerio, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con:

a)         La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal,

b)         Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información,

c)         Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones,

d)         Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

La admisibilidad y trámite de las denuncias por parte de la Auditoría Interna se resolverá conforme a los criterios y parámetros que dispone el Reglamento a la Ley N° 8422.

B.         Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

a)         Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Ministro o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

b)         Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud del jerarca, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar.  No se da oficiosamente.

c)         Autorización de libros: es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del Ministerio, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República específicas para ese servicio y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna.

CAPÍTULO VII

De la Comunicación de Resultados

Artículo 40.-Medios de comunicación. La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado.

Artículo 41.-Comunicación oral. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de Auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.  Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

Artículo 42.-Comunicación escrita. La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorias o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Ministro, como superior jerarca de la institución, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la Ley General de Control Interno señala y con aplicación de las regulaciones del Ministerio en esa materia.

El Auditor Interno define los niveles y competencias para esa comunicación.

Artículo 43.-Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

CAPÍTULO VIII

Del trámite de los informes y aceptación de las recomendaciones

Artículo 44.-De los informes de Auditoría. El informe es el producto sustantivo por medio del cual la Auditoría Interna agrega valor para el cumplimiento de los objetivos institucionales y brinda esa garantía razonable a los ciudadanos sobre el manejo de los fondos públicos.

Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Para prevenir al Ministro o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, y en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la indicación de lo dispuesto en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39 de la misma Ley, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos o denuncias penales.

Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria pertinente.

Los informes de relaciones de hechos y denuncias penales, se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.

Para los servicios preventivos el Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generan.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 39194 del 2 de junio de 2015)

Artículo 45.-Seguimiento a la aplicación de disposiciones y recomendaciones. El Auditor Interno debe establecer y mantener como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un programa de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración.

Ese programa debe incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda. El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Ministro anualmente, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente.

Artículo 46.-De los informes de gestión y rendición de cuentas. El Auditor Interno debe rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, por medio del informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Ministro cuando a criterio del Auditor las circunstancias lo ameriten.

Deberá presentar el informe final de gestión establecido en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República.

Artículo 47.-Responsabilidades y sanciones. El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno, Subauditor Interno, funcionarios de la Auditoría Interna, Ministro, titulares subordinados y demás funcionarios del Ministerio, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno. La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

CAPÍTULO IX

Disposición transitoria

Transitorio único.- La Auditoría Interna contará con un plazo de tres meses a partir de la vigencia de este Reglamento para actualizar el Manual de Políticas y Procedimientos de Auditoría, documento que se hará del conocimiento del Ministro y estará a disposición de cualquier interesado.

CAPÍTULO X

Derogatorias y Vigencia

Artículo 48.-Derogatorias y modificaciones. Se deroga cualquier disposición administrativa que se le oponga.

a)         Deróguese el Decreto Ejecutivo Nº 19994-MEP, del 14 de setiembre de 1990, Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Ministerio de Educación Pública.

b)         Modifíquese el inciso a) del artículo 90 del Decreto Ejecutivo N° 31024, Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas, para que se lea así:

"a) Ejercer fiscalización sobre las operaciones contables, financieras, administrativas y de otra naturaleza que realicen las Juntas con los fondos suministrados por el Ministerio, lo cual incluye verificación de que se cumplan con las prioridades regionales establecidas de acuerdo con la política nacional de educación."

c)         Modifíquese el inciso d) del artículo 91 del Decreto Ejecutivo N° 31024, Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas, para que se lea así:

"d) Evaluar el sistema de control interno de las Juntas y en particular el control de las Direcciones Regionales sobre ellas."

Artículo 49.-Vigencia. Rige a partir de su publicación. 

Dado en la ciudad de San José, a los nueve días del mes de enero del dos mil ocho.