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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 02/06/2008 >> Texto completo
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Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del Poder Judicial
Texto Completo acta: BB478 PODER JUDICIAL

 



PODER JUDICIAL



 



AUDITORÍA INTERNA DEL PODER JUDICIAL



 



En uso de las facultades y atribuciones que les confiere el artículo 59 inciso 7) de la Ley Orgánica del Poder Judicial Nº 7333 y con fundamento en el numeral 103 párrafo primero de la Ley General de la Administración Pública Nº 6227; el artículo 22, siguientes y concordantes de la Ley General de Control Interno Nº 8292; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428; el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004 y los Lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor, publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006; y



 



Considerando:



 



I.-Que el artículo 136 inciso e) de la Ley General de la



Administración Pública señala que los Reglamentos y actos discrecionales de alcance general serán motivados con mención sucinta al menos de sus fundamentos.



 



II.-Que las Auditorías Internas, a través de sus funciones, cumplen con la sociedad una gestión preponderante al coadyuvar en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, la protección de los fondos públicos y en el cumplimiento de los objetivos institucionales.



 



III.-Que el marco legal que rige la actividad de la auditoría interna ha tenido cambios significativos desde la emisión de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta Nº 210 del 4 de noviembre de 1994, y fundamentalmente con la emisión de la Ley General de Control Interno, publicada en La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del 2002, así como con el Manual de Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002 y, más recientemente, con la promulgación de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004.



 



 IV.-Que el inciso h) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, establece como parte de las competencias de la Auditoría Interna mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.



 



V.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.



 



VI.-Que se cuenta con un Reglamento para la Auditoría Judicial, aprobado por Corte Plena en la sesión extraordinaria celebrada el 25 de junio de 1992, artículo XVII publicado en el Boletín Judicial Nº 162 del 24 de agosto de 1992, el cual requiere ser adaptado a los cambios legales, tecnológicos, estructurales y funcionales del Poder Judicial. 



 



VII.-Que la elaboración del presente reglamento se realizó conforme con lo establecido en la resolución R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006; de la Contraloría General de la República (Directrices Generales relativas al Reglamento de la Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ). 



 



VIII.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



 



Por los motivos expuestos, se emite el siguiente Reglamento de organización y funciones de la Auditoría Interna del Poder Judicial.



 



REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE



LA AUDITORÍA INTERNA DEL PODER JUDICIAL



 



CAPITULO I



 



Disposiciones generales



 



Artículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, normas, políticas, disposiciones y directrices emitidas por el Órgano Contralor, constituye el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial.



 




 




Ficha articulo



 



Artículo 2º-Definiciones. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:



 



a. Auditoría Judicial o Auditoría Interna: La Auditoría del Poder Judicial que dentro de la organización institucional del Poder Judicial, corresponde a la Unidad mencionada en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno. 



 



b. Auditor o Auditora Interna: Auditor o Auditora Judicial, Jefe o Jefa de la Auditoría Interna del Poder Judicial. 



 



c. Subauditor o Subauditora Interna: Subjefe o Subjefa de la Auditoría Judicial, que sustituye al Auditor o Auditora Interna en caso de ausencia temporal de éste o ésta. 



 



d. Auditores o Auditoras: Los o las profesionales que desarrollan labores de auditoría interna. 



 



e. Jerarca: Corte Plena, según la definición contemplada en el artículo 2º, inciso c) de la Ley Nº 8292 y acuerdo de Corte Plena Nº 50-2002 del 4 de noviembre del 2002, artículo XX. 



 



f. Titulares subordinados: Jefaturas de los despachos judiciales, de conformidad con la definición dada en el artículo 2º, inciso d) de la Ley Nº 8292. 



 



g. Administración Activa: Entiéndase lo definido en el artículo 2º, inciso a), de la Ley Nº 8292. 



 



h. Ley Nº 8292: Ley General de Control Interno. 



 



i. Ley Nº 7428: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



 



j. Ley Nº 7333: Ley Orgánica del Poder Judicial. 



 



k. Ley Nº 8422: Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. 



 



l. Ley Nº 8220: Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos. 



 



m. Ley Nº 8131: Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.



 



n. Ley Nº 7594: Código Procesal Penal. 



 



o. Contraloría: Contraloría General de la República. 



 



p. Control Interno: Entiéndase por control interno el concepto dado en el artículo 8 de la Ley Nº 8292. 



 



q. Asesoría: Entiéndase por asesoría el concepto definido en el artículo 36 de este Reglamento. 



 



r. Informe de Auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios de auditoría.



 



s. Directrices Nº D-2-2004-CO: Directrices generales sobre principios



y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y servidores públicos en general, emitidas por el Ente Contralor.




 




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Artículo 3º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y todas las dependencias que conforman el Poder Judicial; asimismo, los sujetos privados que sean custodios o administradores por cualquier título de los fondos públicos transferidos por el Poder Judicial, de conformidad con el artículo 4 y el inciso a) del artículo 22 de la Ley Nº 8292.



 




 




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CAPITULO II



 



Organización



 



Artículo 4º-Concepto de auditoría interna. La auditoría interna como actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, al proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y del resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas. Todo lo anterior, de conformidad con lo que establece el artículo 21 de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 5º-Planificación estratégica. La Auditoría Interna contará con un proceso de planificación estratégica, el cual incluirá un adecuado sistema de administración de los riesgos de la auditoría interna, así como un análisis de aspectos tales como sus competencias, su universo auditable, sus factores claves de éxito, el aporte a las ideas rectoras y objetivos estratégicos institucionales (misión, visión, valores, indicadores y otros), y los resultados esperados de su gestión con los indicadores aplicables, así como administrar adecuadamente lo relativo a los diversos temas de fiscalización, orientaciones estratégicas y lineamientos institucionales, de manera que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del Poder Judicial.



 



Para ello se mantendrá de conformidad con los recursos disponibles una adecuada y constante atención sobre el entorno, mediante el estudio de las fuerzas externas y de las características internas más relevantes, el cual servirá como base para establecer los objetivos generales, las acciones globales, la coordinación y los responsables de su ejecución. Asimismo, se definirán los mecanismos de control y evaluación del proceso, a fin de cumplir con dicho plan, asegurar la apropiada cobertura de auditoría a las actividades de la Institución y recomendar mejoras en el sistema de control interno y en la eficiencia, efectividad, legalidad y transparencia de las operaciones institucionales.



 




 




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Artículo 6º-Valores éticos. Los funcionarios de la Auditoría Judicial deberán mantener elevados estándares y principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su función, de conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de la Auditoría Interna. Los valores citados deberán mantenerse actualizados.



Los estándares y principios antes mencionados, deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda respecto de su credibilidad, transparencia e independencia. Además, actuarán conforme a las normas de ética emitidas por los Colegios Profesionales a los cuales pertenecen según su formación, además, las disposiciones que sobre el particular dicte la Contraloría, las contenidas en la Ley Nº 7333, el Código de Ética Judicial, el Manual de Valores Compartidos del Poder Judicial y el Plan Estratégico del Poder Judicial y otros organismos profesionales. 



(Así reformado  mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 7º-Independencia y objetividad. Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa; de forma que los juicios y criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo la objetividad y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que ocupa la Auditoría Interna dentro de la Institución, de conformidad con el artículo 21 de la Ley Nº 8292 y la norma 1.1.3 del Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.



Los servidores de la Auditoría Interna tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho, personales o externos, que puedan disminuir o poner en duda su independencia, o cuando se presente un conflicto de intereses; de ser así, deben comunicarlo a su superior inmediato para que éste asigne otro servidor a la labor encomendada.



El jerarca establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables al Auditor o Auditora Interna, de conformidad con el artículo 24 de la Ley Nº 8292.



Dichas regulaciones de tipo administrativo para el Auditor o Auditora Interna y demás funcionarios de la Auditoría Interna no deberán afectar negativamente la independencia funcional y de criterio. Cuando se determine que esas regulaciones establecidas afectan negativamente la independencia, en primera instancia deberá someterse el asunto al jerarca para que resuelva, aportando su criterio razonado sobre los efectos que genera la regulación administrativa de que se trate en la actividad de auditoría interna y en la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de esa unidad.



El jerarca dispondrá de diez días hábiles siguientes a la solicitud del Auditor o Auditora Judicial para resolver. 



En caso de no existir acuerdo entre la Auditoría Interna y el jerarca respecto de las regulaciones administrativas establecidas, la Contraloría dirimirá la divergencia en última instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna, o de ambos. 



(Así reformado  mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)


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Artículo 8º-Prohibiciones al personal de Auditoría Interna. De conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley Nº 8292, el auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:



 



a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. 



 



b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. 



 



c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. 



 



d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales. 



 



e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.



 



Se deberán también considerar las prohibiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley Nº 7333, capítulo II de la Ley Nº 8422 y las Directrices Nº D-2-2004-CO. Se exceptúa lo señalado en los artículos 13 y 14 de este Reglamento, en concordancia con lo establecido en el artículo 22 inciso d) de la Ley Nº 8292.




 




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Artículo 9º-Confidencialidad de la información. Será estrictamente confidencial la información que el Auditor o Auditora Interna o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con los artículos 6, 32 y 35 de la Ley Nº 8292, así como el artículo 8 de la Ley Nº 8422.




 




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Artículo 10.-Confidencialidad respecto de los informes de diversos asuntos de control interno. Estos informes una vez comunicados a la Administración Activa, son de libre acceso por parte de cualquier persona pública o privada que ostente y acredite un interés público para ello, sea o no sujeto pasivo de fiscalización, no existiendo ninguna restricción ulterior en cuanto a su acceso.




 




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Artículo 11.-Confidencialidad respecto de las relaciones de hechos. Toda documentación, información y demás evidencia de las investigaciones que efectúa la Auditoría Interna, cuyo resultado pueda originar un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo, y durante todo el tiempo que dure dicho procedimiento administrativo. Una vez iniciado el procedimiento, tendrán acceso a dicha información las partes involucradas o sus abogados debidamente acreditados; esto último se lleva a cabo en sede administrativa, no corresponde a la Auditoría Interna.




 




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Artículo 12.-Confidencialidad en cuanto a las denuncias que se trasladen al Ministerio Público. Cuando una denuncia se traslade al Ministerio Público, tanto ésta como los registros de trabajo que la sustentan quedan cubiertos por el "secreto del sumario" que impone restricciones a su acceso, por lo que únicamente pueden conocerlos las personas que sean mencionadas o sus abogados debidamente acreditados. Ni las Comisiones Legislativas de Investigación, ni los órganos parlamentarios, ni los diputados individualmente considerados, pueden tener acceso a los documentos que se trasladen al Ministerio Público.



 



Para el articulado 9, 10, 11 y 12 se deberán considerar con carácter vinculante las resoluciones que al respecto emita la Sala Constitucional.



 




 




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Artículo 13.-Participación de la Auditoría Interna en comisiones o similares. El Auditor o Auditora Judicial valorará la presencia de la Auditoría Judicial en las sesiones de comisiones administrativas, tomando en cuenta si el propósito de su constitución se relaciona con materias o asuntos que impliquen la necesidad de manifestar criterios oportunos, sin perjuicio del seguimiento y fiscalización posterior que correspondan. 



 



En tales casos, la presencia de la Auditoría Judicial en comisiones de este tipo, se llevará a cabo como asesora, y no como gestora o parte de la Administración, y su participación estará limitada a la materia de su competencia, y no podrá tener carácter permanente a fin que no menoscabe o comprometa su independencia y objetividad. 



 



Cuando el Auditor o Auditora Judicial considere necesaria la presencia de la Auditoría Judicial en comisiones o similares, la Administración Activa deberá integrarla como participante asesor. En el evento de que sea el jerarca quien estime necesaria tal participación, deberá solicitarle el criterio al Auditor o Auditora Judicial, de previo a su designación. 



 



De no existir acuerdo entre la Auditoría y el jerarca sobre su participación en comisiones, la Contraloría dirimirá en última instancia la diferencia, a solicitud del jerarca, del Auditor o Auditora Judicial, o de ambos, para lo cual se deberá aportar el criterio en que se sustenta el parecer de cada parte y otra información que se estime pertinente. Lo anterior siempre cuidando la independencia y el cumplimiento de lo establecido en el articulo 34 inciso a) de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 14.-Participación del Auditor o Auditora Interna en sesiones ordinarias y extraordinarias de los órganos de la administración. Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia de criterio, la participación del Auditor o Auditora Interna en las sesiones de los órganos de la administración debe ser la excepción y no la regla; bajo las siguientes condiciones:



 



a) Asistir con voz pero sin voto. 



 



b) Asistir cuando lo estime conveniente para el cabal cumplimiento de sus deberes, o cuando sea convocado por el Órgano administrativo facultado. 



 



c) Brindar su asesoría únicamente en asuntos de su competencia y sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. 



 



d) Pedir y vigilar que su opinión conste en las actas respectivas. 



 



e) Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.



 



f) Ni la presencia, ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones, releva al jerarca de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico y técnico en lo que acuerde. No obstante el silencio, ello no impide que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente de manera oportuna, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.



 




 




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CAPÍTULO III



Ubicación



Artículo 15º-Ubicación y estructura organizativa. La dependencia orgánica de la Auditoría Judicial será directamente de la Corte Plena.



La auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la Ley Nº 8292, según lo disponga el Auditor o Auditora Interna, considerando los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico-jurídicas y las sanas prácticas correspondientes. Es responsabilidad del Auditor o Auditora Interna disponer para su unidad de una estructura organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula al Poder Judicial. Lo anterior, se detallará en un Manual de organización y funciones de la Auditoría Interna.



(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013

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CAPÍTULO IV



 



Del personal de la Auditoría



 



SECCIÓN I



 



Del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora



 



Artículo 16.-Nombramiento, suspensión y destitución del Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora Interna. El nombramiento, suspensión y destitución del Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora, se fundamentará en el artículo 15 de la Ley Nº 7428, el artículo 31 de la Ley Nº 8292, y el artículo 91 de la Ley Nº 7333, además de los lineamientos establecidos por el Órgano Contralor en el documento denominado "Lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006 o cualquiera otra normativa establecida por la Contraloría para esos efectos. 



 



El nombramiento del Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora Interna, será por tiempo indefinido y lo hará la Corte por concurso, se juramentará ante la Presidencia de ésta y deberá rendir garantía en la forma y por el monto que estipule la Ley Nº 7333. El Auditor o Auditora Interna dependerá y responderá directamente por su gestión ante la Corte y solo podrá ser removido del cargo por justa causa y por decisión emanada del jerarca respectivo, previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República. 



 



Los aspirantes a estos puestos deben poseer cualidades que les permitan relacionarse de manera apropiada con las diferentes oficinas judiciales y las ajenas a este Poder, que resulten necesarias, a efecto de que las interacciones se logren de forma armoniosa y respetuosa. 



 



La jornada laboral del Auditor o Auditora Interna y del Subauditor o Subauditora Interna será de tiempo completo.



 




 




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Artículo 17.-Requisitos para los cargos de Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora. Para su nombramiento, el Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora deberán cumplir los requisitos establecidos en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", según la resolución emitida por la Contraloría R-CO-91-2006 (L-1-2006-CO-DAGJ), publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006 y lo establecido en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del Poder Judicial. Todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 18.-De la ausencia temporal del Auditor o Auditora Interna. En caso de ausencia temporal del Auditor o Auditora Interna, sus funciones se recargarán en el Subauditor o Subauditora Interna. En caso de ausencia temporal de ambos, recaerá en cualquiera de los jefes de sección, según lo disponga el jerarca. Si la ausencia se prolongare por más de ocho días, la Corte nombrará a un Auditor o Auditora Interina o a un Subauditor o Subauditora Interina, el cual debe ser autorizado por parte de la Contraloría, en ningún caso podrán hacerse por más de doce meses. El Subauditor o Subauditora Interna o los Jefes o Jefas de Sección que sustituyan al Auditor o Auditora Interna responderán por su gestión ante Corte Plena, cuando estén ejerciendo temporalmente el cargo de Auditor o Auditora Interna.




 




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Artículo 19.-De los deberes y funciones del Auditor o Auditora Interna. El Auditor o Auditora Interna tendrá entre sus principales deberes y funciones las siguientes:



 



a) Ejercer la dirección superior y administración de la Auditoría Interna, para lo cual podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración. 



 



b) Formular, divulgar, ejecutar, y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 57 de este Reglamento. 



 



c) Diseñar, implementar, dirigir, evaluar y mejorar la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la dependencia a su cargo. 



 



d) Implantar una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría. 



 



e) Liderar el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento de su calidad y de la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna. 



 



f) Administrar su personal de tal forma que éste se encamine al logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como procurar un recurso humano competente en el ejercicio de las labores respectivas. 



 



g) El Auditor o Auditora Interna actúa como jefe o jefa de personal de su unidad y en esa condición ejerce todas las funciones que le son propias en la administración de su personal. 



 



h) Establecer las ideas rectoras que regirán las actuaciones del personal de la Auditoría Interna, para esto deberá definir y llevar a cabo la visión, misión, valores y principales políticas estratégicas de ésta.



 



i) Instaurar el cumplimiento de los lineamientos y directrices emitidas por la Contraloría General de la República y órganos competentes. 



 



j) Desarrollar un programa de aseguramiento de la calidad de las labores de la Auditoría Interna, que incluya las evaluaciones externas e internas periódicas y supervisión interna continua, de conformidad con la normativa emitida al efecto por la Contraloría. 



 



k) Actualizar el universo fiscalizable como mínimo una vez al año. 



 



l) Instaurar adecuados sistemas de archivo permanente y temporal relacionados con el ejercicio de la función de la auditoría, así como de las regulaciones internas y las emitidas por la Contraloría General de la República. 



 



m) Formular, divulgar, hacer cumplir, mantener actualizados y en uso de su unidad los manuales que se requieran para el ejercicio de la función de la auditoría. 



 



n) Delegar en el personal de la Auditoría, cuando así lo estime necesario y sea procedente, sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme a lo establecido en la Ley General de la Administración Pública.



 



o) Todas las demás funciones establecidas en los manuales institucionales para ese puesto.



 



Lo anterior, de conformidad con lo establecido en las Leyes Nº 8292, Nº 7333, y demás disposiciones emitidas por la Contraloría.




 




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Artículo 20.-Delegación de los deberes y funciones al Subauditor o Subauditora Interna. Los anteriores deberes y funciones se podrán delegar por parte del Auditor o Auditora Interna, cuando así lo estime conveniente u oportuno, al Subauditor o Subauditora Interna. Además tendrá todas las demás funciones establecidas en los manuales institucionales para ese puesto.



 




 




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Artículo 21.-Administración del personal de la Auditoría Interna. El nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor o Auditora Interna de acuerdo con la Ley Nº 8292 y el marco jurídico que rige para el Poder Judicial. El personal de la Auditoría Judicial estará sujeto a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal de la Institución, siempre que éstos no afecten la independencia funcional y de criterio de dichos funcionarios.



Para efectos de nombramientos del personal de Auditoría se deberá considerar las siguientes condiciones:





a) Para los puestos en propiedad, el Auditor o Auditora Judicial remitirá las proposiciones de nombramiento aprobadas con la nómina respectiva al Consejo Superior, para que éste ratifique su aprobación.



(Así reformado  el inciso anterior mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)



b) En cuanto a los nombramientos interinos se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto de Servicio Judicial, disposiciones del Consejo Superior y directrices del Departamento de Personal




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Artículo 22.-Plazas vacantes. Las vacantes de la Auditoría Interna deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto.



Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna que se definan, deberán considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la Institución; lo anterior de conformidad con el artículo 28 de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 23.-Ámbito de acción. El ámbito de acción de la Auditoría está conformado por las dependencias del Poder Judicial y sujetos de derecho privado que sean custodios o administradores de fondos públicos transferidos por éste. Lo anterior de conformidad con lo estipulado en los artículos 4 y 22 de la Ley Nº 8292, 90 de la Ley Nº 7333 y 62 de la Ley Nº 7428, así como la demás normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley Nº 8292. 



 



Para el cumplimiento de lo anterior, el Auditor o Auditora Interna deberá definir y mantener actualizadas, por medio del instrumento que considere pertinente, las dependencias que serán sujetas a su ámbito de acción, con fundamento en lo estipulado en el artículo 22, inciso a) de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 24.-Relaciones y coordinaciones. El Auditor o Auditora Interna y Subauditor o Subauditora Interna, deberán implantar las medidas necesarias para el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones con el jerarca, titulares subordinados, instancias internas y externas, como la Contraloría, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General, denunciantes, profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, ya sean funcionarios del Poder judicial, del sector público o privado cuando se requiera la asistencia de éstos.  Para los efectos anteriores se deberán considerar los siguientes aspectos:



a) Establecer las pautas para las relaciones y coordinaciones entre los funcionarios de la Auditoría con los auditados. 



b) Proveer e intercambiar información con la Contraloría, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna. 



c) Coordinar con el despacho responsable de la formulación del presupuesto institucional, a efecto de asegurar que se asignen los recursos necesarios, de conformidad con los artículos 27 y 39 de la Ley Nº 8292. 



d) Coordinar con el despacho responsable del control del presupuesto institucional, a efecto de que se mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se pueda controlar la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para esa unidad. 



e) Requerir el criterio de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a los trabajos que realice la Auditoría Interna. 



    f)      Implementar y mantener programas de capacitación para los servidores de la Auditoría Interna, en las áreas que lo requiera para el ejercicio de sus funciones.



(Así reformado  el inciso anterior mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)


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Artículo 25.-Presupuesto de la Auditoría Interna. De acuerdo con los incisos c) y d) del artículo anterior y en concordancia con el 27 de la Ley Nº 8292, se debe proveer a la Auditoría Interna los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que ésta pueda cumplir su gestión atendiendo criterios de racionabilidad. La imposibilidad de asignar los recursos mencionados deberá ser justificada.Para el cumplimiento de lo anterior se debe atender lo siguiente:



 



a) El Auditor o Auditora Interna deberá proponer debidamente justificada con claridad técnica y objetiva, la cantidad y características de los recursos que solicita, la creación de plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento de sus objetivos y el buen funcionamiento de su unidad. 



 



b) La Auditoría Interna contará con la categoría programática respectiva, para la asignación y disposición de sus recursos, para lo cual se tomará en cuenta el criterio formal del Auditor o Auditora Interna y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría. 



 



c) El Auditor o Auditora Interna será el responsable de la formulación y ejecución del presupuesto correspondiente a su categoría programática, para lo cual se aplicará en lo que corresponda, los procedimientos y requerimientos técnicos establecidos en el Poder Judicial. Tales procedimientos deberán garantizar la independencia del Auditor o Auditora Judicial para el manejo de su presupuesto, de forma que en las etapas de formulación y ejecución se logren las condiciones necesarias para la debida dotación de los recursos para el ejercicio de la auditoría y la efectiva y oportuna fiscalización de los sujetos de su competencia. 



 



d) Para la tramitación de modificaciones presupuestarias que afecten los rubros asignados a la Auditoría Interna, se deberá contar con la autorización formal del Auditor o Auditora Interna.



 



e) Se deberá remitir anualmente al jerarca un informe sobre el uso de los recursos puestos a disposición de la Auditoría Interna.



 



 f) El Auditor o Auditora Interna tendrá el deber de comunicar al jerarca el impacto que sobre la fiscalización y el control tendrá la limitación de recursos, así como los riesgos que éste asume.




 




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SECCIÓN II



 



Del personal subalterno



 



Artículo 26.-Requisitos del personal de la Auditoría Judicial. Con la finalidad de mantener la independencia, el Departamento de Personal, con la colaboración de la Auditoría Interna, definirá en sus respectivos manuales de cargos y clases, la descripción de las funciones y los requisitos correspondientes para cada uno de los cargos de la Auditoría Interna.



 




 




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Artículo 27.-Perfil de competencias del Personal de Auditoría Judicial. La capacitación y el reclutamiento del personal de la Auditoría Interna, se orientarán hacia el perfil de competencias que los faculte para el ejercicio en los distintos ámbitos de acción de las dependencias del Poder Judicial.



 



El perfil de los auditores o auditoras, reunirá profesionales de las diversas disciplinas académicas y que cuenten con las cualidades personales idóneas para garantizar el éxito en las funciones de la auditoría.




 




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CAPÍTULO V



 



Funcionamiento de la Auditoría Interna



 



SECCIÓN I



Competencias, funciones, deberes y potestades



 



Artículo 28.-Competencias. La Auditoría Judicial tiene su ámbito de competencia en lo establecido fundamentalmente en la Ley Nº 8292, Ley Nº 7333, Ley Nº 7428; las disposiciones legales pertinentes; este Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Judicial; así como las normas, lineamientos, disposiciones, criterios u otros emitidos por la Contraloría, supletoriamente las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes. También forman parte del ámbito de su gestión las instrucciones, metodologías, procedimientos y prácticas formalizadas por el Auditor o Auditora Interna.



 



En lo relativo a la administración de los recursos disponibles para su gestión, la Auditoría Interna deberá aplicar lo estipulado en la Ley Nº 8292 y la normativa contemplada en el Manual sobre Normas Generales de Control Interno para la Contraloría y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización.



Todo lo anterior con las limitaciones del artículo 34 de la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 29.-Funciones de la Auditoría Interna. De conformidad con el artículo anterior, le corresponde a la Auditoría Interna ejecutar las siguientes funciones:



a) Realizar auditorías o estudios especiales de acuerdo con las disposiciones dictadas por la Contraloría y las normas que rigen la profesión de la auditoría interna.



b) Verificar que los bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdidas, menoscabo, mal uso o desperdicio e inscritos a nombre del Poder Judicial, cuando se trate de bienes inmuebles o de muebles sujetos a ese requisito.



c) Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Poder Judicial se hayan utilizado por la administración con eficiencia, economía y eficacia.



d) Evaluar el contenido informativo, la oportunidad, y la confiabilidad de la información contable, financiera, administrativa y de otro tipo, producida en el Poder Judicial.



e) Evaluar la ejecución y liquidación presupuestaria del Poder Judicial.



f) Realizar la evaluación de los sistemas de información automatizados, tanto en desarrollo como en producción, y de los recursos telemáticos del Poder Judicial.



g) Verificar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener las recomendaciones que contienen los informes de la Auditoría Interna, de la Contraloría y de los auditores externos. Dará cuenta inmediata y por escrito a las autoridades superiores, de cualquier omisión que comprobare al respecto.



h) Ejercer otras funciones de fiscalización, inherentes a su competencia dentro de los lineamientos dictados por la Contraloría.



 i) Asesorar al Jerarca y a otros niveles en el ámbito de su competencia de acuerdo con el artículo 22 inciso d) de la Ley Nº 8292, el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y los lineamientos emitidos sobre el particular por la Contraloría General de la República.



(Así reformado  el inciso anterior mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013) 



j) Otras que el Auditor o Auditora Judicial estime necesarias.




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Artículo 30.-Deberes de la Auditoría Interna. Los deberes de los servidores de la Auditoría Interna están establecidos en el artículo 32 de la Ley Nº 8292, este Reglamento, el Manual de Organización y funciones de la Auditoría Interna, la normativa de la Contraloría General de la República, el Manual descriptivo de clases de puestos del Poder Judicial y demás normativa de acatamiento obligatorio que emitan otros entes de control y fiscalización del Estado. El Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora Interna y las jefaturas de sección vigilarán el cumplimiento de estos deberes.



 




 




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Artículo 31.-Potestades de la Auditoría Interna. Las potestades de la Auditoría Interna están establecidas en el artículo 33 de la Ley Nº 8292, tales potestades serán ejercidas con debido cuidado profesional y efectividad.




 




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SECCIÓN II



 



Servicios de fiscalización



 



Artículo 32.-Del Plan anual de trabajo. El plan anual de trabajo de la Auditoría Interna es el medio por el cual esta dependencia proyecta en forma sistemática y ordenada la mejor disposición de los recursos que posee para fiscalizar durante un determinado año, las áreas en las que de acuerdo con criterios preestablecidos y a su juicio profesional, considera importantes evaluar, a fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dicho plan debe ser formulado con base en la planificación estratégica, lo que señala el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna y los lineamientos emitidos sobre este tema por la Contraloría.



 



Las modificaciones a dicho Plan deberán documentarse y comunicarse al jerarca y a la Contraloría de manera oportuna. 



 



La Auditoría deberá realizar como mínimo un informe de labores por año, donde se rinda cuentas, entre otros, sobre el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y sus respectivas modificaciones, de conformidad con lo establecido en las Leyes Nº 8292 y Nº 7333.



 




 




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Artículo 33.-De los estudios no programados. Cualquier estudio a realizar por la Auditoría Interna que no esté definido en su plan de trabajo, debe ser objeto de análisis mediante la misma metodología utilizada para calificar la prioridad de los estudios programados, con el propósito de determinar en forma razonada, técnica y legalmente, si este nuevo estudio prevalece en comparación con los definidos previamente por la Auditoría Interna en su plan de trabajo.



 




 




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Artículo 34.-Servicios de Fiscalización de la Auditoría Judicial. Los servicios de fiscalización de la Auditoría, conforme a sus competencias, se clasifican en los servicios de auditoría y los servicios preventivos.



 




 




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Artículo 35.-Servicios de auditoría. Los siguientes son servicios de auditoría que brindará la Auditoría Interna: 



 a)  Auditoría financiera: La auditoría financiera comprende la auditoría de estados financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco normativo aplicable. 



Otros objetivos de las auditorías financieras, con distintos niveles de seguridad y distintos alcances de trabajo, pueden incluir la presentación de informes especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero, la revisión de información financiera intermedia o el análisis de otros aspectos específicos relacionados con la información financiera. 



b) Auditoría operativa: es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas. 



c) Estudios especiales: tratan aspectos de orden administrativo, contable, financiero, presupuestario, económico, jurídico, y cualquier otro del ámbito de competencia de la Auditoría. Estas evaluaciones pueden tener su origen en la programación de la Auditoría Interna, por denuncias o peticiones de  la Administración Activa, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, otros órganos de fiscalización del sector público y resultados de los estudios de auditoría interna. 



De los servicios de auditoría pueden derivarse informes de relación de hechos, que son los documentos públicos de acceso limitado, en los cuales se narran actuaciones que pueden generar tanto responsabilidades en los órdenes civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. Estos informes se constituyen en la base preliminar de los procedimientos administrativos. 



En ellos la Auditoría Interna hará un juicio de probabilidad sobre el grado de participación de las personas involucradas en los hechos descritos, la posible responsabilidad a la que pueden verse sometidos, el grado de irregularidad que presenta el acto o contrato viciado de nulidad, todo lo cual será objeto de un procedimiento administrativo que se recomienda iniciar a la Administración Activa, o bien de una investigación penal cuando las relaciones de hechos se trasladan como denuncia al Ministerio Público. 



El informe de relación de hechos no es un acto administrativo final, pues no resuelve en forma definitiva la responsabilidad de los funcionarios implicados, por lo que no violenta derechos fundamentales, por ello no es en esta etapa que deban aplicarse los principios del debido proceso, ni hacer comunicación alguna, ni poner en conocimiento de los presuntos implicados. Dichos principios se garantizarán en la etapa del procedimiento una vez iniciado éste y competen únicamente al órgano director con sujeción al expediente. 



La accesibilidad a la documentación contenida en este tipo de informe se adecuará a las resoluciones que al respecto dicte la Sala Constitucional.



(Así reformado  mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 36.-Servicios preventivos de auditoría. Los siguientes son servicios preventivos de la Auditoría Interna.



a) Asesoría: consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones. En éste se emitirá el criterio técnico del Auditor o Auditora Interna en asuntos de su competencia, con el sustento legal requerido. En las reuniones que tenga con el jerarca, la asesoría no será vinculante para el jerarca. 



Además, el Auditor o Auditora Interna debe cuidar la independencia y objetividad al tratar temas de asesoría. Si a su juicio el asunto debe ser analizado, de previo a pronunciarse, puede convenir con el jerarca en un plazo razonable, sin perjuicio de la potestad de éste para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente. 



b)  Advertencia: corresponde a una función preventiva hacia los órganos pasivos de fiscalización de la Auditoría Interna, incluido el jerarca, sobre las posibles consecuencias de su proceder. Esta labor se ejecuta sobre asuntos de su competencia de conformidad con el artículo 22 inciso d) de la Ley 8292. En su forma más sencilla consiste en prevenir sobre las posibles consecuencias de una decisión, hecho o situación, lo cual puede expresarse a la Administración Activa, y debe quedar consignada en actas o un documento escrito. 



La Auditoría Judicial deberá dar seguimiento a lo advertido en un plazo razonable de lo actuado por la administración, sea mediante la comprobación particular del hecho advertido, o la inclusión del asunto en una auditoría o un estudio especial relacionado con la materia, todo lo cual derivará en un informe si concluye que la administración actuó contraviniendo el ordenamiento jurídico y técnico. Los plazos y procedimientos establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley Nº 8292, no son aplicables a los informes de advertencia. 



c)  Autorizar, mediante razón de apertura, los folios o libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros físicos o digitales que a criterio del Auditor o Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. 



(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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SECCIÓN III



 



Otros aspectos relativos al funcionamiento



 



Artículo 37.-Evidencia suficiente, competente y pertinente. Durante la ejecución de los servicios de auditoría, se obtendrá material de evidencia suficiente, competente y pertinente por medio de inspecciones, observaciones, investigaciones, indagaciones, confirmaciones, con el objetivo de sustentar los hallazgos encontrados y fundamentar las conclusiones de los informes de la mejor manera posible.  Dichos documentos conformarán los registros de trabajo, los cuales son escritos o en medios electrónicos elaborados o recopilados por el auditor o auditora a cargo del servicio de fiscalización correspondiente.




 




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Artículo 38.-Sobre el acceso a la información durante la confección de los informes. Todo dato, información y documentos en proceso de revisión y análisis en la etapa de elaboración de un informe de auditoría, cuya libre divulgación pueda provocar una lesión a derechos fundamentales de las personas mencionadas y un entorpecimiento de las investigaciones, serán totalmente confidenciales en esa etapa.



 




 




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Artículo 39.-Acceso a los registros de trabajo. El Auditor o Auditora Interna debe controlar el acceso a los registros de trabajo de los estudios que se realicen, a personas ajenas a la Auditoría Interna; debe establecerlo en sus manuales internos, en los que se indique que se requiera de su autorización o la de quien él o ella designe para su acceso. Además, debe establecer requisitos de custodia consistentes con las regulaciones pertinentes.




 




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Artículo 40.-Responsabilidad por obstaculizar o retrasar el trabajo de auditoría. Las dependencias del Poder Judicial sujetas a la evaluación de la Auditoría Interna, estarán en la obligación de suministrar a ésta, por los medios que estime pertinente, toda la información que en el desempeño de sus funciones, le sea necesario conocer para la realización de los estudios que esté efectuando o se requiera efectuar. En caso de incumplimiento de las anteriores obligaciones, habrá responsabilidad del servidor de conformidad con lo estipulado en el artículo 39 de la Ley Nº 8292.



(Así reformado  mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 41.-Destinatarios de los informes de auditoría. La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, mediante informes objetivos dirigidos al jerarca, titulares subordinados, con competencia y autoridad en el caso de la segunda mención, para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones en el plazo y regulaciones establecidas en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley Nº 8292. 



Los informes que se dirijan al jerarca, deberán ser incluidos en la agenda respectiva para que sean conocidos por éste en un plazo no mayor a los 15 días hábiles a partir de la recepción del informe en la Secretaría General. El plazo de 30 días hábiles señalado en el artículo 37 de la Ley Nº 8292, correrá a partir de la fecha en que el informe sea recibido en la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia. 



Cuando la Corte Plena resuelva respecto a los informes de auditoría que se le son remitidos, se procederá en el acto a declarar el acuerdo en firme. 



(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 42.-Comunicación de resultados de cada auditoría. Durante esta fase debe darse una armoniosa y eficiente comunicación de manera que se produzcan recomendaciones o sugerencias viables y con acogida para su aplicación, sustentadas en la redacción de hallazgos y conclusiones en tono constructivo, con adecuado resguardo de los intereses institucionales y de la independencia requerida. Lo anterior de conformidad con la normativa que rige la función de la auditoría.  Esta comunicación de resultados, se deberá hacer a través de informes finales y/o parciales, cuando el caso lo amerite.




 




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Artículo 43.-Discusión de los resultados de las auditorías. El Auditor o Auditora Interna debe disponer la discusión verbal de los resultados con quienes tengan parte en los asuntos, de previo a su comunicación oficial, con excepción de los resultados relativos a las relaciones de hechos y otros servicios de auditoría que la normativa contemple, a fin de establecer o definir con claridad el acuerdo o desacuerdo de las partes sobre el fondo de lo que se concluye y recomienda, así como determinar el tiempo prudencial para su implementación. 



La convocatoria para realizar la comunicación verbal de los resultados del estudio, la hará la Auditoría Interna por escrito a quienes tengan parte en los asuntos. Al auditado se le dará un plazo máximo de 3 días hábiles para que comunique la fecha en la que estima posible celebrar la audiencia en un plazo razonable, que no deberá exceder de 8 días hábiles contados a partir de la fecha en que contesta. 



En caso de que el auditado no conteste en el plazo señalado de 3 días hábiles, la Auditoría de oficio fijará la fecha para la audiencia respectiva, dentro del plazo de 8 días hábiles contados a partir del último día en que el auditado debió contestar. 



Dicha reunión se documentará por parte de la Auditoría en la forma en que ésta lo tenga dispuesto en sus lineamientos internos, resumiéndose las observaciones más importantes y los compromisos asumidos. 



La Auditoría Interna solicitará al titular subordinado responsable de implantar las recomendaciones, sus argumentos y soluciones alternativas cuando se presenten entre ambas partes desacuerdos insalvables durante la comunicación verbal de los resultados, alternativas que deberá valorar adecuadamente, previo a emitir el informe final, haciendo los ajustes que correspondan. 



Cuando los informes sean dirigidos al Jerarca, estos podrán ser discutidos con la Corte Plena o con una comisión de Magistrados que designe la Corte para el análisis de los informes de auditoría en borrador. Para tal efecto, se dispondrá de un plazo no mayor a los 20 días hábiles para la discusión del informe, contado a partir de su emisión por parte de la Auditoría Interna; la cual coordinará lo correspondiente para la debida reunión. 



(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 44.-Informes parciales. Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, la Auditoría Interna preparará y enviará a quien corresponda, y cuando la naturaleza del asunto lo justifique, informes parciales, sobre hechos y otra información pertinente, obtenida en el desarrollo de la labor de campo, que hayan sido oportunamente discutidos con los titulares subordinados antes de finalizar el trabajo.



 




 




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Artículo 45.-Requisitos de los informes. En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará principalmente, lo dispuesto sobre el particular en el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público y el Manual de normas generales de auditoría interna para el sector público, emitidos por la Contraloría General de la República.



(Así reformado  mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)




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Artículo 46.-Esquema de los informes. La estructura de los informes de auditoría o estudio especial de auditoría constará de aquellas partes que defina el Auditor o Auditora Interna, tomando en consideración lo indicado por la normativa que regula la función de la Auditoría Interna.



 




 




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Artículo 47.-Recordatorio al jerarca o al titular subordinado sobre plazos. La Auditoría Interna en sus informes y oficio de remisión, deberá recordar expresamente los plazos con que cuentan el jerarca o el titular subordinado para ordenar o resolver lo que corresponda. De la remisión de cada informe deberá quedar consignada la fecha de recibido por parte de la unidad o despacho destinatario. Asimismo, debe advertirse que la solicitud de nueva información o la falta de ésta, no impedirá para que el jerarca o titular subordinado observe el plazo improrrogable en que debe ordenar o resolver lo que juzgue pertinente, so pena de incurrir en incumplimientos.




 




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Artículo 48.-Solicitud de información adicional por parte de la Administración. El jerarca o el titular subordinado podrán solicitar a la Auditoría Judicial las aclaraciones u otra información adicional al contenido del informe para resolver lo que proceda, y la Auditoría Interna en la medida de sus posibilidades deberá proporcionarla. Sin embargo, la solicitud de nueva información o la falta de ésta no obstarán para que el jerarca o titular subordinado observe el plazo improrrogable en que debe ordenar o resolver lo que juzgue pertinente, so pena de incurrir en incumplimientos; lo anterior debe advertirse en el aparte de Introducción del informe junto con los plazos y requisitos de Ley.




 




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Artículo 49.-Recomendaciones de la Auditoría. Para la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Judicial se deberán observar los artículos 36, 37 y 38 de la Ley Nº 8292. Además, se debe considerar lo siguiente:



 



a)    Las recomendaciones de la Auditoría Interna, deben fundamentarse en la normativa vigente, reglas unívocas de la ciencia o de la técnica, o en principios elementales de justicia, lógica y conveniencia.



 



b)    Implementar, mantener y perfeccionar las recomendaciones de la Auditoría, será de la exclusiva responsabilidad de la Administración Activa.



 



c)       Si durante la conferencia señalada en el artículo Nº 43 de este Reglamento o posterior a ella, el funcionario o funcionaria responsable de la implantación de las recomendaciones encuentra motivos que imposibiliten poner en práctica las medidas indicadas en esas recomendaciones o en parte de ellas, deberá exponer por escrito ante el jerarca la solución alterna que subsane las deficiencias encontradas en el plazo indicado en la Ley Nº 8292.



 




 




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Artículo 50.-Conflicto y remisión de expediente a la Contraloría. En caso de conflicto entre la Auditoría Interna y el jerarca, con respecto a los informes emitidos por la Auditoría Interna, el procedimiento a seguir será el siguiente:



 



a)  Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Judicial, ésta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.



 



b)  La Contraloría dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto.  El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Nº 7428.



 



c)  Una vez que la Auditoría Interna comunique por escrito al jerarca su decisión de someter el conflicto a la Contraloría, éste deberá valorar y tomar las medidas que correspondan, en cuanto a la conveniencia de que el titular subordinado responsable continúe con las acciones relacionadas con la materia de dicho conflicto para implantar las soluciones alternas ordenadas; o si, por el contrario, es necesario emitir una orden para cesar cualesquiera de estas acciones, hasta tanto el conflicto no se dirima por parte del Órgano Contralor; aspecto que debe advertir al jerarca en el oficio mediante el cual le comunica que eleva el asunto a la Contraloría y viceversa, en caso de que sea el jerarca el que plantea el asunto.



 



d)  La Auditoría Interna, el jerarca o ambas partes deben presentar el expediente que documente el conflicto, debidamente foliado, ordenado en forma cronológica, que contenga un índice para facilitar la referencia y todos los documentos pertinentes que le permitan a la Contraloría valorar los hechos desde los distintos puntos de vista para dictar su resolución.



 



e)  Como parte de la documentación del expediente, se debe aportar el acuerdo del jerarca dictado de conformidad con el articulo 37 de la Ley Nº 8292, el cual debe contener las órdenes sobre las soluciones alternas que motivadamente debe disponer; y la evidencia pertinente de que dicho acuerdo fue comunicado a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente, y que para la remisión del conflicto a la Contraloría se observó lo establecido en el primer párrafo del artículo 38 de dicha Ley.




 




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Artículo 51.-Programa e Informe de Seguimiento de Recomendaciones. La Auditoría Judicial formulará y ejecutará un programa de seguimiento de recomendaciones y obtendrá la evidencia suficiente, competente y pertinente para comprobar si las recomendaciones ordenadas por la Administración se están aplicando en la práctica, o de lo contrario, determinará las causas de incumplimiento para comunicar lo que corresponda. En el programa citado se incluirá el seguimiento de las disposiciones contenidas en los informes de la Contraloría, el de los Auditores Externos, las Instituciones de Control, cuando sean de su conocimiento. Sobre el particular, la Auditoría debe realizar al menos un informe anual al jerarca.




 




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SECCIÓN IV



 



De las denuncias



 



Artículo 52.-Obligación de denunciar. De conformidad con el artículo 281 de la Ley Nº 7594, los servidores de la Auditoría Judicial están en la obligación de denunciar en forma oportuna al Ministerio Público, en caso de tener noticia de presuntos ilícitos penales en contra de la Hacienda Pública, e informar en forma concomitante al jerarca lo pertinente, salvo que éste último sea el denunciado, en tal caso será el Ministerio Público el que, en razón de su quehacer, lo pondrá en autos. El incumplimiento de este deber convertirá a los servidores de la Auditoría Interna en corresponsables pasivos de esos perjuicios y daños cometidos.



 




 




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Artículo 53.-Atención de denuncias. De conformidad con las competencias legales y normativas de la Auditoría Interna, está dentro del ámbito del juicio profesional del Auditor o Auditora Interna, iniciar un estudio en atención de una denuncia, con el propósito de obtener suficientes elementos de prueba que le permitan sustentar las recomendaciones de su informe, para aportar más elementos de juicio que apoyen la decisión de recomendar la apertura de un procedimiento.



 



El Auditor o Auditora Interna debe analizar la naturaleza de los asuntos denunciados en cuanto a su connotación administrativa, civil y penal, a fin de valorar la necesidad de hacer un estudio de auditoría; de trasladarla para la atención por parte de la administración activa o del Ministerio Público u otra instancia competente. Además de esto, debe en su análisis considerar las prioridades en su plan de trabajo.




 




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Artículo 54.-Aspectos a considerar para la atención de denuncias. Para la atención de denuncias que hagan terceros y servidores judiciales, se deben considerar los siguientes aspectos:



 



a)  Las denuncias deben consistir en hechos irregulares, que causen o puedan causar perjuicio a los bienes o intereses del Poder Judicial.



 



b)  Será obligación del Auditor o Auditora Interna atenderla en un plazo razonable, el cual debe considerar la posibilidad de la eventual prescripción de los hechos a investigar, realizar un análisis de que la denuncia sea procedente y con base en el riesgo que entrañe la actividad comunicada, investigar y comprobar los hechos puestos en su conocimiento.



 



c)  Las denuncias presentadas deberán ser registradas de tal manera que el ciudadano y la Auditoría Interna puedan identificarlas y darles seguimiento con facilidad y oportunidad. Lo anterior, de acuerdo con el procedimiento que al efecto haya aprobado la Auditoría Interna.




 




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Artículo 55.-Tratamiento de las denuncias. La Auditoría Judicial le dará el trámite que corresponda a las denuncias, de conformidad con los siguientes parámetros, mediante resolución motivada:



 



a)  Las denuncias que no sean de su competencia, se canalizarán a las instancias competentes de conformidad con la Ley Nº 8220.



 



b)  Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o infundadas, serán archivadas de oficio.



 



c)  Las denuncias reiterativas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado o a la Contraloría lo ya resuelto.



 



d)  Las denuncias que se refieran únicamente a intereses particulares del ciudadano, en relación con conductas u omisiones de la Administración Activa que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente, serán archivadas de oficio.




 




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Artículo 56.-Respaldo al personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, el Poder Judicial dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley Nº 8292.



 




 




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CAPITULO VI



 



Disposiciones finales



 



Artículo 57.-Actualización del Reglamento Interno. El Auditor o Auditora Interna deberá actualizar, divulgar y hacer cumplir el presente Reglamento asistiéndose de la normativa legal y técnica pertinente, el cual será aprobado por Corte Plena y la Contraloría y se publicará en el Diario Oficial La Gaceta.



 



Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Corte Plena y la Contraloría, de conformidad con las Directrices generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público.



 




 




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Artículo 58.-Causales de responsabilidad administrativa. La inobservancia de los deberes y obligaciones establecidos en el presente Reglamento originará responsabilidad administrativa de acuerdo con los artículos 39 y 40 de la Ley Nº 8292, el artículo 38 inciso d) de la Ley Nº 8422, y en concordancia con el artículo 108 de la Ley Nº 8131.



 




 




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Artículo 59.-Derogaciones. Déjese sin efecto el Reglamento de la Auditoría Interna del Poder Judicial, publicado en el Boletín Judicial Nº 162 del 24 de agosto de 1992.



 




 




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Artículo 60.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



 



San José, 2 de junio del 2008.



 



 




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Fecha de generación: 24/10/2020 06:20:20 a.m.
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