Artículo 2º-Marco legal, reglamentario y técnico. El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el órgano Contralor, y las demás normativas vigentes que le sean aplicables, constituye el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría interna de la Municipalidad de Talamanca.

Artículo 3º-Visión, misión y políticas de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá establecer y actualizar la visión, misión y las políticas que regirán el accionar de la Auditoría Interna, a fin de coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales.

Artículo 4º-Ética profesional. El Auditor, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, entre otros, los de integridad, objetividad, confidencialidad, imparcialidad, justicia, respeto, transparencia y excelencia. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones al conducirse en sus distintas relaciones internas y externas. Además actuarán conforme a las normas de ética profesional emitida por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, las disposiciones que sobre el particular dicte la Contraloría General de la República y las contenidas en el Reglamento Autónomo de Servicios de esta Municipalidad u otra normativa similar aplicable.

Artículo 5º-Independencia y objetividad. La actividad de Auditoría Interna al determinar su planificación y sus modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, debe estar libre de injerencias del Concejo Municipal y de los demás órganos de la administración activa.

Artículo 6º-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. A efectos de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a)    Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia o integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b)    Deber de no utilizar su cargo oficial con propósitos privados.

c)    Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad o independencia.  Si la independencia y objetividad se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito.

d)    Abstenerse de auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otras relaciones.

e)    Proveer servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.

f)     Ejecutar sus competencias de asesoría y advertencia en relación con operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.  El Auditor Interno deberá establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad e independencia de la Auditoría Interna, para lo cual deberá estar alerta y comunicar los detalles del impedimento a las partes correspondientes, y el mecanismo a utilizar dependerá de la naturaleza del impedimento sobre cada caso en particular.

El Auditor Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer su actividad con total independencia funcional y de criterio respecto del Concejo Municipal y a los demás órganos de la administración; por lo que:

a)    No podrán ser empleados ni ejercer funciones en ninguna otra unidad administrativa de la Municipalidad de Talamanca.

b)    No podrán ser miembros de juntas directivas, o similares, ni formar parte de órganos directores de procesos, de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno, en sus artículos 25 y 34 de la Ley y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

c)    La participación permanente del Auditor Interno en las sesiones o reuniones del jerarca no debe ser la regla, salvo que la Ley así lo establezca; cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General de la República, al respecto.

d)    El Auditor y su personal no deben ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa.  Cuando así lo solicite el Jerarca, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.  Lo anterior en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

Artículo 7º-Ubicación y estructura organizativa. La Auditoría Interna se ubica como un órgano asesor de muy alto nivel dentro de la estructura institucional y con dependencia orgánica del Concejo Municipal y está organizada en una sola unidad funcional, de acuerdo con la organización de la Municipalidad, la cual estará a cargo del Auditor Interno.

Artículo 8º-Jornada laboral del Auditor y Subauditor Internos. La jornada laboral del Auditor Interno de la Municipalidad será de tiempo completo. El Auditor y Subauditor Internos estarán excluidos del registro de asistencia.

CAPÍTULO II

Del Auditor y Subauditor Internos

Artículo 9º-Nombramiento del Auditor y Subauditor Internos. El nombramiento del Auditor y Subauditor Internos lo hará el Concejo Municipal por tiempo indefinido, se hará mediante concurso público, de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley Nº 8292 y deberá satisfacer los requisitos establecidos en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor Internos, y las gestiones de nombramiento en dichos cargos", (emitidos por la Contraloría General de la República, L-1-2006-CO-DAGJ, publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006).

El Auditor deberá ser contador público autorizado y deberá conocer las disposiciones legales que rigen el Régimen municipal y la Administración Pública, y cumplir con los demás requisitos que establece el Manual Descriptivo de Puestos de la Municipalidad Talamanca.

Artículo 10.-Inamovilidad del Auditor Interno. El Auditor podrá ser suspendido o destituido de su cargo sólo por justa causa, por decisión emanada del Concejo Municipal, mediante acuerdo tomado por una votación de dos tercios del total de regidores del Concejo, previa formación de expediente, con suficiente oportunidad de audiencia y defensa en su favor, de acuerdo con el debido proceso; así como del dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, en aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Artículo 11.-Funciones para el cargo de Auditor y Subauditor Internos. Son funciones del Auditor y Subauditor Internos:

a)    Para los cargos de Auditor y Subauditor Internos se deberán observar las respectivas funciones establecidas en los manuales institucionales de cargos y clases o de denominación similar.

b)    Los cargos de Auditor y Subauditor Internos deberán obedecer a los requisitos establecidos por la Contraloría General de la República en la normativa correspondiente.

c)    Al Auditor Interno le corresponderá la dirección superior y administración de la Auditoría Interna.

d)    Al Auditor Interno le corresponderá definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de esa unidad.

e)    Al Auditor Interno le corresponderá definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6º de la Ley General de Control Interno y el 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

f)     Mantener actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplir y hacer cumplir el Reglamento.

g)    El Auditor Interno debe presentar su plan de trabajo de conformidad con los lineamientos de la Contraloría General de la República y de proponer al jerarca oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para llevar adelante su plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad.

h)    El Auditor Interno responderá por su gestión ante el jerarca y ante éste, presentará al menos, el informe de labores previsto en la Ley General de Control Interno. Al Subauditor Interno le corresponderá apoyar al Auditor Interno en el descargo de sus funciones y lo sustituirá en sus ausencias temporales y deberá responder ante él por su gestión.

i)     El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública.

j)     El Auditor y Subauditor Internos deberán cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias e independencia funcional y de criterio, y serán vigilantes de que su personal responda de igual manera.

El Auditor Interno deberá establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna.

Artículo 12.-Vacaciones y permisos del Auditor Interno. Las vacaciones, y permisos del Auditor Interno deberán ser aprobados por el Concejo Municipal. Sin embargo, en los casos en que dichos permisos o vacaciones no superen los 4 días hábiles y no puedan ser tramitados con anticipación podrán ser autorizados por el Alcalde, o por quien ostente esta condición. Quedan exceptuados de autorización previa, tanto del Concejo o del Alcalde, los permisos que por su propia naturaleza no puedan ser tramitados con anticipación.

Artículo 13.-Salidas del trabajo. En cuanto a las salidas de la Institución para el cumplimiento de sus funciones, el Auditor Interno lo podrá comunicar al Alcalde, a la Secretaria del Concejo Municipal, o al Encargado de Recursos Humanos, indicándole donde se encontrará, siempre que esta comunicación no entorpezca sus funciones e independencia.

Artículo 14.-De la asistencia del Auditor Interno a convocatorias formales que realice la Contraloría General de la República. La asistencia del Auditor Interno a convocatorias formales que realice la Contraloría General de la República es obligatoria; razón por la cual no es necesario que el Auditor Interno solicite autorización previa al Concejo Municipal para asistir a las convocatorias que le haga dicho órgano Contralor; ello sin perjuicio de que el Concejo Municipal le solicite a dicho funcionario informes sobre su participación en tales eventos.

Artículo 15.-De la capacitación del Auditor Interno y del personal de la Auditoría Interna. El Concejo Municipal, atenderá las necesidades de capacitación y entrenamiento del Auditor Interno y del personal de la Auditoría Interna, con el fin de lograr un adecuado desarrollo profesional de dichos funcionarios en el área propia de su competencia y en disciplinas complementarias necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Para tal propósito la Auditoría Interna para su debida atención planteará ante el Concejo Municipal sus necesidades sobre el particular.

Artículo 16.-De los permisos para capacitaciones. En el caso de capacitaciones organizadas por Instituciones u órganos distintos a la Contraloría General de la República (IFAM, Unión Nacional de Gobiernos Locales, MOPT, GTZ, Instituto de Auditores Internos, Universidades, y otros) deben ser autorizados por el Concejo Municipal; Sin embargo en los casos en que dichos permisos no superen los 4 días hábiles y no puedan ser tramitados con anticipación podrán ser autorizados por el Alcalde, o quien ostente esta condición. Quedan exceptuados de autorización previa, tanto del Concejo o del Alcalde, los permisos que por su propia naturaleza no puedan ser tramitados con anticipación.

CAPÍTULO III

Del personal de la Auditoría Interna

Artículo 17.-Del personal de la Auditoría Interna. En relación al personal de la Auditoría, el Auditor Interno tendrá las siguientes potestades:

1)  Autorizar movimientos de personal (nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y otros) en la Auditoría Interna de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno y demás normas aplicables.

2)  Gestionar oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la unidad a su cargo.

3)  Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (Institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

CAPÍTULO IV

Ámbito de acción

Artículo 18.-Ámbito de acción. La Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia de la Municipalidad de Talamanca y por los entes u órganos públicos y privados sujetos a la competencia institucional.  El Auditor Interno deberá definir y mantener actualizado, en el instrumento que corresponda, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna, con fundamento en lo estipulado en el artículo 22, inciso a), de la LGCI.

CAPÍTULO V

Relaciones y coordinaciones

Artículo 19.-Relaciones y coordinaciones. La Auditoría Interna mantendrá las siguientes relaciones y coordinaciones:

a)  La Auditora Interna deberá establecer a lo interno de la auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de su unidad con los auditados.

b)  La Auditora Interna está facultado para proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la Ley correspondan y en el ámbito de sus competencias. Sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.

c)  La Auditora Interna debe establecer mecanismos de coordinación necesarios para que el responsable del control del presupuesto institucional mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para esa Unidad.

d)  La Auditora Interna coordinará con el asesor legal de la institución para que este le brinde el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c) de la LGCI.

La Auditora Interna debe coordinar con los profesionales y técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice la Auditoría Interna.

CAPÍTULO VI

Funcionamiento de la Auditoría Interna

Artículo 20.-Competencias de la Auditoría Interna. Las competencias que le corresponden a la Auditoría Interna, son las que establece el artículo 22 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 21.-Deberes. El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes obligaciones, de conformidad con lo establecido en artículo 32 de la Ley General de control Interno Nº 8292:

b)    Cumplir las competencias asignadas por Ley.

c)    Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

d)    Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones que realicen en el ejercicio de las competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

e)    Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

       No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta ley.

f)     Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

g)    Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

h)    Facilitar y entregar la información que le solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información.

i)     Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia y otros deberes asignados por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y el marco jurídico y técnico aplicable.

Artículo 22.-Potestades. Las potestades conferidas al Auditor Interno, y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, se encuentran plasmadas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno que dicta de la siguiente manera:

a)    Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitar los recursos que se requieran.

b)    Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma las condiciones y el plazo razonable, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c)    Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna.

d)    Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 23.-Prohibiciones. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ajustarse a las prohibiciones prescritas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

CAPÍTULO VII

Otros aspectos relativos al funcionamiento

de la Auditoría Interna

Artículo 24.-Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional de la Municipalidad de Talamanca, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deben darse de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en lo que estos cuerpos normativos se refieren a dichos servicios.

Estos servicios son los siguientes:

a)  Servicios de auditoría: La auditoría en el sector público, según sus objetivos, comprende los siguientes tipos básicos de auditoría:

1.  La auditoría financiera: Que comprende la auditoría de estados financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la razón habilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco normativo aplicable.

2.  La auditoría operativa: Que es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas.

3.  La auditoría de carácter especial: Comprende aquellos estudios independientes encaminados al examen de aspectos específicos, de orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, y operaciones de otra naturaleza ligadas al manejo de fondos públicos y que son originados por denuncias; por el estudio de irregularidades determinadas al ejecutar auditorías operativas o financieras; y por aquellos asuntos planificados que no se enmarcan en los propósitos de esas auditorías.

b)  Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros:

1.  Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Concejo Municipal o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente, corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la ley General de Control Interno.

2.  Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar.  No se da oficiosamente.

3.  Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias de la Municipalidad, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

El término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre. El proceso de autorización se realiza de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República, específicas para ese servicio y según los siguientes procedimientos:

1.  Legalización por primera vez o cambio de tipo de libro:

a)  Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará deberá presentar personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad Administrativa, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas.

b)  Requisitos de los libros que se legalizan. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:

Ø       Los libros deben encontrarse con su totalidad de folios y en buen estado, no pudiéndose haber iniciado ninguno de ellos, excepto cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la información que contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio.   Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva.  Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la Institución.   Ante el evento de que el trámite consista en una renovación o cambio de tipo de libro, deberá aportarse el libro anterior, para su cierre o verificar su razón de cierre. Si el libro anterior ha sido cerrado, no debe presentar anotaciones después del sello de cierre, ya que cualquier anotación subsecuente después de dicho sello, carece de validez.

Ø       Retiro de libros. Los libros deben ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.

Ø       Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, de la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

Reposición de libros no cerrados en caso de robo, hurto, extravío o destrucción.

a)  Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará por reposición, deberá presentar personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar.  Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad Administrativa, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas, que se trata de una nueva legalización por reposición de libro y la causa por la que se solicita esta nueva legalización.

b)  Autorización superior. Presentar copia certificada del Concejo Municipal, mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de libros, en original y copia.

c)  Copia de la denuncia. Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro o quien se designe, deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

d)  Declaración por destrucción. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante notario público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición el libro deteriorado; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

e)  Reposición por incendio. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

f)   Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de libros, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.

g)  Retiro de libros. Los libros deben de ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.

h)  Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

i)   Libros recuperados. El libro sustraído o extraviado, que aparezca después de entregado un libro nuevo, deberá presentarse a la Auditoría Interna para concluir el proceso, cerrar el libro y regresar a la Administración para lo que corresponde.

2.  Reposición de folios en caso de robo, hurto, extravío o destrucción:

a)       Solicitud. La persona a cargo del libro al cual pertenecen los folios a reponer, deberá presentar personalmente nota de solicitud de reposición de folios, original y copia, y los folios respectivos.  Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro y el número de tomo a que pertenecen los folios a reponer, la cantidad de folios a reponer y la numeración de los mismos, que los folios están sin iniciarse, si es el caso de reposición por daño o extravío de hojas no utilizadas; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; e indicar la causa por la que se solicita la reposición de folios.  Si la reposición fuere de folios con información impresa, deberá presentar junto con la solicitud, los folios firmados por un Notario Público en el cual hará constar que son fieles de los originales.  La reposición de hojas no utilizadas no requiere el cumplimiento de los puntos d) a g), excepto la salvedad para el punto e), en cuanto a que si existen hojas no utilizadas que están deterioradas, deberán adjuntarse a la solicitud de reposición de las mismas.

b)       Autorización superior. Presentar copia certificada del acuerdo del Concejo Municipal, mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de los folios en original y copia.

c)       Copia de la denuncia: Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro a que pertenecen los folios perdidos o quien se designe deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

d)       Declaración. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante Notario Público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición las partes deterioradas; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

e)       Reposición. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

f)        Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de folios, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.

g)       Folios no retirados. Los folios que se reponen y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del oficio de reposición, se devolverán a la persona a cargo del libro a que pertenecen dichos folios.

3.  Cierre de libros:

a)  Solicitud. La persona a cargo del libro que se cerrará deberá presentar personalmente nota de solicitud de cierre de libros, original y copia, y el libro para cerrar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma, el tipo de libro a cerrar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y ultimo, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas encuadernadas.

b)  Libros que se cierran. Los libros que se cierran son los mismos que se autorizan mediante razón de apertura, por la Auditoría Interna.

     En el caso de utilización de hojas sueltas o fórmula continua se presentarán para su cierre previamente encuadernado (acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas).

c)  Requisitos de los libros que se cierran. Para este trámite será necesario considerar lo siguiente:

1.  Los libros deben encontrarse en buen estado, que nos se hayan arrancado folios o alterado de cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros, que no presenten folios con tachaduras, borrones y correcciones, que hagan dudar de la autenticidad de la información que contienen.  Cualquier equivocación u omisión que se cometa en los libros contables ha de salvarse por medio de un nuevo registro en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del registro equivocado, preferiblemente con una tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva, que debe ser firmada por el Regidor que presidió la respectiva sesión y la Secretaria.

2.  Los libros deben contener la totalidad de folios. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.

3.  Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva. No debe quedar páginas sin su número de folio respectivo.  Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la institución en cada una de las hojas.

4.  La información que contiene el libro debe encontrarse en orden progresivo de fechas, escrita en castellano, que no se dejen espacios en blanco, ni entrelíneas.

5.  El libro debe contener la razón de apertura con la información que en él se solicita y cada uno de los folios del libro debe tener estampado el sello de la Auditoría Interna.

6.  Los informes financieros contenidos en el libro deben estar firmados por el Contador Municipal y las actas deben estar firmadas por el Presidente, la Secretaria y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

d)  Certificación voto disidente. Presentar certificación sobre aquellos miembros que hubieran hecho constar su voto disidente en alguno de los asuntos tratados en las sesiones y el acta en que consta, dentro del período de las actas que contiene el libro a cerrar.

e)  Retiro de libros. Los libros deben ser retirados por la persona a cargo de libro que se cerró. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

f)   Libros no retirados. Los libros que se cierren y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha que consigna la razón de cierre, se devolverán a la persona a cargo del mismo.

Artículo 25.-Comunicación verbal de los resultados. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.

Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, y que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación verbal de los resultados lo dispone el Auditor Interno, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las Relaciones de Hechos y otros que la normativa contemple.

Artículo 26.-Comunicación escrita. La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Concejo Municipal o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la ley señala.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

Artículo 27.-Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

Artículo 28.-De los informes de auditoría. El informe es el producto sustantivo por medio del cual la Auditoría interna agrega valor para el cumplimiento de los objetivos institucionales y brinda esa garantía razonable a los ciudadanos sobre el manejo de los fondos públicos.  Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.  Para prevenir al Concejo Municipal o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la trascripción de los artículos 36, 37 y 38 de Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos.  Ambos tipos de informe debe cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria pertinente.

Los informes de relaciones de hechos, se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.

Para los servicios preventivos el Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generen.

Artículo 29.-Trámite de informes de servicios de auditoría. Los informes producto de los servicios de auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, con observancia del Manual para el Ejercicio de la Auditoría interna emitido por la Contraloría General de la República.

Artículo 30.-Seguimiento a la aplicación de disposiciones y recomendaciones. El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría interna, un programa de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada, y eficaz atención por parte de la administración.

Este programa deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda, cuando sean de su conocimiento. El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el Auditor interno al Concejo Municipal anualmente, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor Interno, cuando lo considere pertinente, igualmente debe comunicar a la Contraloría General de la República.

Artículo 31.-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa en la materia que les resulte aplicable.

Artículo 32.-Otras regulaciones. El Concejo Municipal deberá establecer las disposiciones y regulaciones de tipo administrativo que le sean aplicables al Auditor Interno, las cuales serán similares a los puestos de igual jerarquía.

Las regulaciones de tipo administrativo no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio de la Auditoría y en caso de duda, la Contraloría General de la República, dispondrá lo correspondiente.

Artículo 33.-Asignación de recursos. La Auditoría Interna contará con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el Concejo Municipal asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.  La Auditoría Interna ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.

Artículo 34.-Modificaciones al presupuesto de la Auditoría Interna. En el caso de que se requiera hacer movimientos de recursos que afecten los asignados a la Auditoría interna, como modificaciones o presupuestos, deberá contarse con autorización por escrito del Auditor Interno.

Artículo 35.-Comunicación de los planes de trabajo y requerimientos de recursos. El Auditor Interno Propondrá al Concejo Municipal, la creación de plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del plan anual de la Auditoría y, en general, para el buen funcionamiento de su unidad, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

Artículo 36.-Comunicación de los riesgos que asume el Jerarca. De presentarse serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Concejo, para su oportuna atención.  Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Concejo Municipal del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Artículo 37.-Protección al personal de la Auditoría. Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, la institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

CAPÍTULO VIII

Atención de denuncias ante la Auditoría Interna

Artículo 38.-Principios generales. En la admisión de las denuncias se atenderá por principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.

Artículo 39.-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos o que afecten la Hacienda Pública y lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422.

Artículo 40.-Confidencialidad. La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función Pública.

Artículo 41.-Requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna:

1)  Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.

2)  Se deberá señalar la posible situación irregular que afecta a La Municipalidad de Talamanca, para ser investigada.

3)  El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el

hecho denunciado.

Artículo 42.-Información adicional. El denunciante también deberá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos de la Municipalidad en caso de conocerlo, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.

Artículo 43.-Solicitud de aclaración. En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información o de lo contrario se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.

Artículo 44.-Admisión de denuncias anónimas. Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará la denuncia.

Artículo 45.-Trámite de las denuncias. La Auditoría Interna deberá evaluar si le da trámite a una denuncia presentada directamente o trasladada por la Contraloría General de la República, para lo cual deberá considerar entre otros, la importancia o impacto del estudio y los recursos disponibles.

Artículo 46.-Archivo y desestimación denuncias. La Auditoría interna desestimará o archivará las denuncias cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

1)    Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Talamanca.

2)    Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigadas por la Auditoría Interna.

3)    Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

4)    Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración.

5)    Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme el juicio profesional del funcionario a cargo.

6)    Si el asunto planteado a la Auditoría se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencias para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos casos se realizará la coordinación respectiva.

7)    Si la denuncia fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes, o que ya fueron archivadas.

8)    Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 41.

Artículo 47.-Fundamentación del acto de desestimación o archivo de la denuncia. La desestimación o archivo de la denuncia se realizará mediante un acto debidamente motivado donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión.

Artículo 48.-Comunicación al denunciante. El Auditor Interno deberá comunicar al denunciante sobre el trámite que se le ha dado a su denuncia; siempre que haya especificado en dicho documento su nombre, calidades, y lugar de notificaciones.

CAPÍTULO IX

Disposiciones finales

Artículo 49.-Modificaciones al Reglamento. A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponde al Auditor Interno proponer al Concejo Municipal de Talamanca, las modificaciones al mismo.

Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Contraloría General de la República.

Artículo 50.-Ajustes al manual institucional de funciones. En el manual de cargos y clases o de denominación similar la administración activa debe definir las funciones correspondientes a los cargos de Auditor y Subauditor Internos, de conformidad con lo establecido sobre el particular en el punto 3 de las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público, en relación al "Establecimiento de las Funciones para los cargos de Auditor y Subauditor Internos en los respectivos Manuales Institucionales".

Artículo 51.-Vigencia. El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Talamanca, 3 de junio del 2008.-