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 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 07/05/2008 >> Texto completo
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Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna de la Defensoría de los Habitantes
Texto Completo acta: BBC24 DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES

DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES

Nº 00001365



LA DEFENSORA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA



En uso de las facultades y atribuciones que le confiere la Ley Nº 7319, Ley de la Defensoría de los Habitantes y su Reglamento dado mediante el Decreto Ejecutivo Nº 22279 en sus artículos 8 y 9 inciso e) y con fundamento en lo establecido en el artículo 103 inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978; el artículo 22, siguientes y concordantes de la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994, Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004; los Lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor, publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 205 del 24 de octubre del 2003; y el Manual para la atención de los informes de la Contraloría General de la República, el Estatuto Autónomo de Organización de la Defensoría de los Habitantes de la República, artículos 5, inciso iv), 10, Acuerdo Nº 528-DH de las diez horas del nueve de mayo del dos mil uno; y



Considerando:



I.-Que según Acción de Personal Nº 94-000162 se incorpora a la Defensoría de los Habitantes la plaza de Auditor Interno, hecho que se produce a partir del 16 de noviembre del año 1994.



II.-Que por el Informe Nº RH-002-99 del 12 de mayo de 1999, la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos recomienda la Revaloración del Puesto de Auditor Interno. Mediante el Acuerdo Nº 386 dado por la Defensora de los Habitantes en ese entonces, Lic. Sandra Piszk Feinzilber, dictado a las catorce horas del once de junio de mil novecientos noventa y nueve, se acuerda equiparar la categoría del puesto de Auditor Interno con la categoría de Director de Área, siendo que el puesto fue revalorado a partir del 1 de octubre de 1999.



III.-Que el marco legal que rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios importantes desde que entró a regir la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en fecha 7 de setiembre de 1994, y principalmente con la emisión de la Ley General de Control Interno del 31 de julio del 2002, así como el Manual de Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002 y con la promulgación de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley Nº 8422 del 6 de octubre del 2004, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004.



IV.-Que acorde con este nuevo marco legal, la Contraloría General de la República emitió el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004.



V.-Que el inciso h) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, establece que como una de las competencias de la Auditoría Interna es la de "mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna."



VI.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del sistema de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.



VII.-Que la elaboración del presente reglamento se realizó conforme a lo establecido en la resolución R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006; de la Contraloría General de la República (Directrices Generales relativas al Reglamento de la Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).



VIII.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



IX.-Que la Contraloría General de la República, mediante el Oficio DAGJ-0627-2008 del 21 de mayo del 2008 confirió su aprobación al presente Reglamento. Por tanto,



DECRETA:



El Reglamento de Organización y Funcionamiento



de la Auditoría Interna de la Defensoría



de los Habitantes



 



CAPÍTULO 1



Disposiciones generales



Artículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento, conjuntamente con las disposiciones consideradas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los Manuales Técnicos y las disposiciones y directrices emanadas del ente contralor, constituyen el marco de acción y funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes de la República.




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Definiciones. Para los efectos de este Reglamento se entiende por:



a)  Auditor Interno. Es el encargado(a) de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes.



b)  Auditoría Interna. La Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes que dentro de la organización institucional corresponde a la Unidad a la que se refiere el artículo 20 de la Ley General de Control Interno.



c)  Administración Activa. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutiva, directiva y operativa de la Defensoría de los Habitantes. Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de unidades administrativas u órganos de la función administrativa, que deciden y ejecutan.



d)  Advertencia. Es el servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados de acuerdo a lo estipulado en el inciso d) del artículo 22 de la Ley 8292 de la Ley General de Control Interno.



e)  Asesoría. Es el servicio preventivo, oral o escrito que brinda el Auditor Interno, a solicitud de la Administración Activa, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.



f)   Informe de Auditoría. Estos versan sobre asuntos de control interno, contienen hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Son además, el producto final donde la Auditoría comunica al Jerarca y Titulares Subordinados sobre los resultados de sus intervenciones, servicios preventivos y de advertencia.



g)  Relación de Hechos. Es un documento que refiere los hallazgos en una investigación llevada a cabo por la Auditoría Interna, en cumplimiento de su competencia. El documento se confecciona cuando en el curso de un estudio existe la posible comisión de irregularidades y, por ende, da cuenta de una serie de hechos o actuaciones presumiblemente anómalas, con indicación de las normas infringidas y con mención de los funcionarios/as o exfuncionarios/as públicos/as que puedan figurar como presuntos responsables. Si se trata de una responsabilidad civil o administrativa, la relación de hechos, constituye el insumo básico para determinar el inicio de un procedimiento administrativo, con garantía del debido proceso, tendiente a declarar esas responsabilidades.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en este Reglamento es de obligatorio cumplimiento para el personal de la Auditoría Interna y para el resto del personal de la Defensoría de los Habitantes en la materia que les resulte aplicable.




 




Ficha articulo



Artículo 4º-De la actualización del Reglamento. A fin de mantener actualizado el marco legal que rige la organización y el funcionamiento de la Auditoría Interna, le corresponde al Auditor Interno proponer y promover ante el o la Jerarca de la Defensoría de los Habitantes las modificaciones al mismo. Tales cambios deberán contar con la aprobación de la Contraloría General de la República.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



De la organización de la auditoría interna



Artículo 5º-Regulaciones aplicables. La Auditoría Interna es regulada en su organización y funcionamiento por las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno y su Reglamento, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento y cualesquiera otra disposición legal conexa que emita la Contraloría General de la República que debe acatarse.




 




Ficha articulo



Artículo 6º-De la Auditoría Interna. La Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes es un órgano que realiza su actividad en forma independiente, objetiva, asesora y que proporciona seguridad a la Institución, puesto que ha sido creada para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la Administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a la Ley General de Control Interno. Dentro de la estructura orgánica de la Defensoría de los Habitantes depende del Despacho del Defensor(a) de los Habitantes con independencia funcional y de criterio, que brinda servicio de asesoría y advertencia a la Defensoría y de esta manera coadyuva al logro de los objetivos de la organización. Su ubicación dentro de la estructura administrativa interna corresponde a la de un órgano de alto nivel dentro de la Defensoría de los Habitantes.




 




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Artículo 7º-De los objetivos. La Auditoría es parte integral del sistema de control interno de la Defensoría de los Habitantes. Brinda importante valor agregado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos de dirección con miras al cumplimiento de los objetivos que siguen:



a)  Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.



b)  Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.



c)  Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.



d)  Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.



e)  Proponer la estructura organizativa y funcional de la Auditoría.




 




Ficha articulo



Artículo 8º-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna tiene competencia para fiscalizar la administración de los fondos públicos propiedad de la Defensoría de los Habitantes, incluyendo fondos especiales y otros similares, pudiendo hacerlo en forma directa o mediante la contratación de servicios de auditores externos. Además tiene competencia para realizar todas aquellas tareas que han sido definidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y otras disposiciones normativas que también asignan esas labores a la Auditoría Interna.




 




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Artículo 9º-Organización. La Auditoría Interna está conformada por una sola unidad funcional, dentro de la estructura organizativa de la Defensoría de los Habitantes y estará en principio a cargo de un Auditor Interno, además podrá en un futuro contar con un SubAuditor y personal de apoyo, cuando así lo requieran las necesidades institucionales.




 




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SECCIÓN A



Del auditor



Artículo 10.-Del Auditor Interno. La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, quién deberá cumplir con todos los requisitos que exige la Ley General de Control Interno para ocupar el cargo. Igualmente deberá conocer las disposiciones legales que rigen en el Sector Público. El Auditor Interno, tendrá como parte de sus deberes y responsabilidades, sin perjuicio de las establecidas por las leyes mencionadas y las disposiciones y directrices emanadas de la Contraloría General de la República, las que se mencionan:



a)  El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Es el responsable o la responsable de diseñar el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y el Plan Anual Operativo. Bajo este enfoque debe definir objetivos, valores, proyección y la dirección administrativa superior de la Unidad.



b)  Asimismo, le corresponde mantener vigente y actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes de acuerdo con lo estipulado en el artículo 4 de este Reglamento.



c)  Tiene bajo su responsabilidad el diseño, implementación, dirección y evaluación de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la Unidad a su cargo, lo mismo que la coordinación y supervisión de las unidades desconcentradas que en el futuro pudieren crearse.




 




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Artículo 11.-De los requisitos para ocupar el cargo de Auditor Interno. Los requisitos formales que deben cumplir los concursantes para optar por el cargo de Auditor Interno son los siguientes:



a)  Ser contador público autorizado.



b)  Ostentar idoneidad para el desempeño del puesto.



c)  Deberá tener al menos una experiencia de cinco años en la materia referente al puesto.



d)  Cumplir con los lineamientos y requisitos exigidos por la Contraloría General de la República para el desempeño de este puesto.



e)  Su jornada laboral deberá de ser de tiempo completo.




 




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Artículo 12.-Nombramiento y Nivel Jerárquico. La Defensoría de los Habitantes de la República nombrará al Auditor(a) Interno(a) por tiempo indefinido, con base en lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno. El Auditor Interno depende orgánicamente del Despacho del Defensor(a) de los Habitantes y reportará directamente al máximo Jerarca en el cumplimiento de sus funciones y en lo conducente a la misma Contraloría General de la República.  Solo podrá ser removido de su puesto por justa causa, previo dictamen vinculante de la Contraloría General de la República, según lo indicado en el artículo 15 de la Ley Orgánica del Ente Contralor.




 




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SECCIÓN B



Del personal de la auditoría interna



Artículo 13.-Deberes de los Funcionarios(as). El o la Auditor(a) Interno(a) y los/las funcionarios(as)de la Auditoría Interna, tendrán los siguientes deberes:



a)  Cumplir las competencias asignadas en la Ley General de Control Interno.



b)  Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.



c)  Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuibles.



d)  Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.



e)  No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta ley.



f)   Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.



g)  Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



h)  Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política y colaborar con dicha información.



i)   Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.




 




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Artículo 14.-Objetividad individual y ética profesional. Los y las funcionarios(as) de la Auditoría Interna deberán tener una actitud imparcial y neutral, observando valores como integridad, objetividad, confidencialidad, imparcialidad, justicia, respeto transparencia y excelencia. Para evitar conflictos de intereses y preservar su independencia, informaran de cualquier impedimento, absteniéndose de tratar asunto alguno que la afecte.




 




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Artículo 15.-Confidencialidad de la información. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúan las auditorías internas en el ejercicio de sus funciones, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo Esta confidencialidad no se aplicará en:



a)  Solicitudes o requerimientos de la Contraloría en el cumplimiento de su competencia fiscalizadora.



b)  Solicitudes de los jerarcas de la Defensoría o de su autoridad judicial competente.



c)  Solicitudes emanadas de la Asamblea Legislativa, de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política en su artículo 121, inciso 23) y artículo 6 y el inciso h) del artículo 32 de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 16.-Prohibiciones. El o la Auditor(a) Interno(a) y los y las demás funcionarios(as) de la Auditoría Interna tendrán las siguientes prohibiciones:



a)  Realizar funciones y actuaciones de la administración activa, salvo las necesarias para cumplir sus competencias.



b)  Formar parte del órgano director de un procedimiento administrativo.



c)  Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consaguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.



d)  Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en elecciones nacionales y municipales.



e)  Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre todo aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la Defensoría de los Habitantes.



Por las prohibiciones contempladas en la Ley General de Control Interno se les pagará un sesenta y cinco por ciento (65%) sobre el salario base.




 




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Artículo 17.-Impedimentos al personal de la Auditoría Interna. A efecto de no perjudicar su objetividad en el cumplimiento de sus funciones y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:



a)  No utilizar su cargo con propósitos de interés privado.



b)  Evitar relaciones con el personal de la Defensoría, de diversa índole y que puedan influir negativamente en el cumplimiento de las funciones propias del cargo.



c)  Abstenerse de auditar operaciones y procesos en los cuales inicialmente haya sido responsable de su ejecución como funcionario regular de la Institución.



d)  Proveer servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que eventualmente pudieren resultar incompatibles.



e)  Ejecutar competencias de asesoría y advertencia en actividades y operaciones de las cuales haya sido previamente responsable.




 




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Artículo 18.-Protección al personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de esta Unidad se vea involucrado en un conflicto legal de orden civil o penal, como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, la Defensoría de los Habitantes gestionará el apoyo jurídico y la representación de la Procuraduría General de la República, a fin de determinar si por la naturaleza del caso, requiere o no de la representación legal Estatal, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 19.-Asignación de los Recursos. La Auditoría Interna contará con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión. De conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, la Defensoría asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que esta Unidad de Control pueda cumplir con sus funciones. Para efectos presupuestarios se dará a la Auditoría una categoría programática, para lo cual ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.



El Auditor(a) Interno(a) propondrá al Defensor(a), la creación de plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan Anual de Auditoría, para el correcto funcionamiento de la unidad, con el fin de mantener un adecuado liderazgo en la protección del patrimonio del Estado, en el campo de sus competencias.



Si el Auditor tiene limitaciones en el cumplimiento de sus funciones, de inmediato lo podrá en conocimiento del jerarca, para su debida atención.




 




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SECCION C



De la asignación y administración de los recursos



Artículo 20.-Administración de los Recursos. Le corresponde al Auditor Interno administrar eficaz, eficiente y económicamente los recursos que se le confíen para el cumplimiento de los objetivos de la Auditoría. Asimismo, propondrá al Defensor(a) el anteproyecto de presupuesto para su conocimiento y aprobación en lo pertinente.




 




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Artículo 21.-Independencia funcional y de criterio. Los y las funcionarios(as) de la auditoria interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.




 




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Artículo 22.-Potestades de los funcionarios(as) de la Auditoría Interna. El o la Auditora Interno(a) y, demás funcionarios(as) que pudieren conformar la Auditoría Interna de la Defensoría de los Habitantes, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, a fin de mantener esa independencia funcional y de criterio en lo que respecta a las siguientes funciones:



a)  Libre acceso a documentos, archivos, libros, valores, cuentas bancarias y documentos de los Entes y Órganos de su competencia Institucional y sujetos privados que eventualmente pudieren administrar fondos públicos de su competencia. Igualmente podrá acceder en cualquier momento a los archivos y transacciones electrónicas que ejecute la Defensoría de los Habitantes, para lo cual podrá solicitar al Jerarca se le faciliten los recursos necesarios para cumplir con este propósito.



b)  Igualmente podrá solicitar información a cualquier funcionario(a) y sujeto privado o público que administre fondos de la Defensoría de los Habitantes, en los plazos razonables y términos que le permitan a la Auditoría Interna cumplir con el trabajo que por imperativo legal le corresponde.



c)  Solicitar a los y las funcionarios(as) de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que requiere el ejercicio de la Auditoría Interna.



d)  De conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico vigente podrá ejercer otras potestades necesarias en el ámbito de su competencia.




 




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CAPÍTULO III



Del funcionamiento de la auditoría interna



Artículo 23.-De la Dirección y Administración. La Auditoría Interna deberá cumplir con sus funciones de acuerdo con lo establecido en este Reglamento, la normativa emanada por la Contraloría General de la República así como también con las disposiciones contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización, el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y cualquiera otras disposiciones que dicte el órgano contralor.




 




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Artículo 24.-Planificación. El o la Auditor(a) Interno(a) definirá y pondrá en práctica el proceso de planificación estratégica de su unidad y lo pondrá en conocimiento del jerarca de turno. Asimismo, pondrá en práctica un plan de corto plazo, para lo cual debe preparar un plan general de auditoría congruente con el Plan Estratégico y de conformidad con la normativa técnica y legal vigente, a fin de asegurar los procesos bajo estándares de calidad y comprensión del entorno externo o interno.



Los elementos a considerar por el Auditor en esta planificación, son los que siguen:



a)  Los resultados obtenidos a nivel institucional con el proceso de valoración del riesgo.



b)  El planteamiento estratégico y operativo de la Defensoría.



c)  La evaluación de resultados de la planificación de años anteriores, conforme a los indicadores de gestión vigentes.



d)  El monto de los recursos presupuestados por la Defensoría, desglosados por fuente de financiamiento, programas y proyectos específicos.



e)  Cantidad de funcionarios de la Institución por fuente de financiamiento, ya sea del presupuesto nacional o de otro origen.




 




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Artículo 25.-Relaciones y coordinación. El y la Auditor(a)mantendrá relaciones de coordinación con el Defensor(a) de los Habitantes y Defensor Adjunto(a), Directores(as) de Área de Defensa y demás funcionarios(as), así como otras instancias internas y externas, principalmente con la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República, el Ministerio Público, la Asamblea Legislativa entre otros.




 




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CAPÍTULO IV



De los servicios de la auditoría interna



Artículo 26.-Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional de la Defensoría de los Habitantes, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público.



Estos servicios son los siguientes:



a)  Servicios de Auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría:  auditoría financiera, auditoría en tecnologías de información, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento, auditoría integral, estudios especiales de auditoría o cualquier otra que tenga como objetivo evaluar el cumplimiento, eficiencia y validez del control interno dentro de la esfera de competencia de la Defensoría, para dar garantía razonable a la ciudadanía de que la actuación del jerarca y del resto del personal, se lleva a cabo de acuerdo al marco legal y técnico y prácticas sanas en relación con:



1.- La protección y conservación del patrimonio de la Defensoría, contra eventuales pérdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal. 



2.- Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información.



3.- Garantizar la eficiencia y eficacia en las operaciones administrativas y técnicas



4.- Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.



b)  Servicios preventivos: Refiere a los servicios de advertencia, asesoría y autorización de apertura de libros.



Advertencia: Es un servicio de prevención que realiza la Auditoría y dirigido al jerarca y titulares subordinados, a fin de advertir sobre las consecuencias negativas y eventuales responsabilidades derivadas de los actos, conductas y decisiones que en el campo técnico y administrativo puedan tomarse a lo interno de la Defensoría de los Habitantes.



Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el o la Auditor(a) Interno(a) al Defensor(a) de los Habitantes y titulares subordinados, en forma oral o escrita y a solicitud de parte interesada, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos de su competencia y sin que comprometan su independencia funcional y de criterio en el ejercicio de sus otras competencias. Con esto el Auditor colabora con la Administración Activa en la toma de decisiones, sin mostrar inclinación por una u otra posición determinada, por cuanto la decisión es de la Administración.



Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad, actas u otros libros que llevan las diferentes dependencias de la Defensoría de los Habitantes, necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. Este proceso de autorización se lleva a cabo de acuerdo con las normas legales y técnicas emitidas por la Contraloría General de la República y los procedimientos definidos por la misma Auditoría Interna.




 




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CAPÍTULO V



De la comunicación de resultados



Artículo 27.-Medios de comunicación. La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral o escrita sobre los resultados obtenidos del trabajo realizado.




 




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Artículo 28.-Formato del informe. El texto de los informes de auditoría o estudio especial de auditoría, constará como principal división, de los cuatro siguientes capítulos: Introducción, comentarios, conclusiones y recomendaciones, que se subdividirán en secciones de acuerdo con las necesidades de exposición. Sin embargo, los memorandos no necesariamente deben ordenarse de acuerdo con la división antes mencionada, siempre y cuando tal excepción no vaya en demérito de la concisión, exactitud, objetividad y claridad de la información.




 




Ficha articulo



Artículo 29.-Comunicación oral. Los hallazgos encontrados por la Auditoría deben ser comentados con los involucrados a fin de conocer sus puntos de vista sobre el particular antes de emitir las conclusiones finales y recomendaciones, con la finalidad de hacer las correcciones que se consideren pertinentes.



Se exceptúan de estos comentarios previos con los y las funcionarios(as) responsables, los casos de estudios especiales de carácter reservado, que se consideran de índole confidencial y cuyas conclusiones y recomendaciones podrían derivar en eventuales responsabilidades y cuya divulgación podría entorpecer el fin del proceso de auditoría.




 




Ficha articulo



Artículo 30.-Comunicación escrita. La Auditoría deberá dirigir sus informes con sus resultados, en forma escrita y oficial al Jerarca de la Defensoría de los Habitantes y a los titulares subordinados competentes, de acuerdo con lo que dispone la Ley General de Control Interno y la normativa emitida por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y medidas en los plazos legales estipulados por esta normativa o cualquier otra que no se contraponga y se tome a lo interno de la Institución. El o la Auditor(a) definirá los niveles y competencias para esta comunicación.




 




Ficha articulo



Artículo 31.-Comunicación final. La Auditoría interna discutirá con los y las funcionarios(as) responsables de la dependencia o actividad auditada, el contenido de los borradores de los informes de previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, con el objetivo de obtener sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejoras y de propiciar las acciones correctivas, dentro de los plazos convenidos o que se definan las acciones alternativas en caso de desacuerdo. Se exceptúan los estudios de auditoría cuyos hallazgos puedan acarrear responsabilidades de distinta naturaleza (civil, administrativa o ambas), sobre servidores, ex servidores o particulares, cuyos resultados no deberán discutirse o la discusión será parcial, los cuales se mantendrán en estricta confidencialidad. La confidencialidad de los referidos informes permanecerá hasta que la autoridad competente dicte el acto final que resuelve el asunto.




 




Ficha articulo



Artículo 32.-Confección de acta. El o la auditor debe confeccionar una acta de la discusión final, en la cual resumirá los asuntos más relevantes ocurridos en ella y fijará los compromisos asumidos por la Administración. El acta será firmada por todos los asistentes a dicha conferencia y constituirá un respaldo para el Auditor en cuanto a que se cumplió con dicha conferencia antes de remitir oficialmente los memorandos e informes, y de que se brindó a la Administración la oportunidad de manifestar su posición sobre los hallazgos detectados.




 




Ficha articulo



Artículo 33.-Comunicación del Jerarca. El máximo jerarca debe remitir un acuerdo ordenando la puesta en práctica de las recomendaciones contenida en el informe, si las ha aceptado. En caso de desacuerdo, debe presentar objeciones concreta e invocar las razones en las que se apoya y aportar las soluciones alternativas para corregir las deficiencias, en aquellos casos en que discrepe de las recomendaciones del informe. El o la Auditor(a) tendrá un período de hasta 30 días hábiles desde el día siguiente en que recibe el comunicado respectivo, tanto para solicitarle aclaración de los términos del acuerdo desfavorable como para informarle mediante nota, sobre su acuerdo o desacuerdo con dichas soluciones.




 




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Artículo 34.-Nota al Jerarca. La Auditoría debe enviar una nota al Jerarca al vencimiento del plazo de 30 días hábiles, en caso que no se haya pronunciado, comunicándole que se reputan como aceptadas las recomendaciones y solicitándole que ordene su puesta en práctica.




 




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Artículo 35.-Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de estos servicios preventivos en cuanto a su contenido, formato y medios de hacerlo, se hará de conformidad con el criterio profesional del Auditor Interno y la naturaleza de los asuntos a que se refiera.




 




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Artículo 36.-Informe de Auditoria por no acatamiento de las recomendaciones. Cuando la Auditoría determine que los y las funcionarios(as) responsables no han implantado las recomendaciones y disposiciones contenidas en los informes y memorandos injustificadamente, procederá a realizar un "informe negativo de seguimiento a recomendaciones y disposiciones" dirigido al jerarca en el cual se detallará la insuficiencia o la inexistencia de causas y explicaciones válidas debidamente comprobadas.




 




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Artículo 37.-Con la finalidad de facilitar el desarrollo de todo el proceso de Auditoría se mantendrá una comunicación proactiva y efectiva con los Jerarcas de la Institución.




 




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CAPÍTULO VI



Del trámite de los informes y aceptación



de las recomendaciones



Artículo 38.-De los informes de auditoría. El informe es el producto final mediante el cual la Auditoría Interna agrega valor al cumplimiento de los objetivos institucionales y rinde garantía razonable a los ciudadanos sobre la disposición y administración de los fondos públicos.



La estructura de estos informes debe estar compuesta por los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según su naturaleza, con observancia de la normativa legal emitida por la Contraloría General de la República y el resto de las disposiciones legales.



A fin de prevenir al jerarca y/o titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el análisis y cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos por la Auditoría Interna, especialmente en los plazos que deben observarse se debe incluir dentro del informe una sección que transcriba los artículos 36,37,38 y 39 de la Ley General de Control Interno con la finalidad de advertir sobre las eventuales responsabilidades en que pudieran incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha ley.



Los informes de auditoría deben ser sobre asuntos relacionados con sus competencias y de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros llamados informes de control interno y que contengan hallazgos en sus respectivas conclusiones y recomendaciones y los segundos referidos a relaciones de hechos. Ambos informes deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria aplicable. Para los informes de relaciones de hechos no corresponde la comunicación oral de los resultados.



En el caso de los informes de carácter preventivo, el contenido, forma y medios de darlos a conocer queda bajo el criterio del o la Auditor(a), en especial tomando en cuenta la naturaleza de los estudios o causas que los originaron.




 




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Artículo 39.-Trámite de informes de servicios de auditoría. Estos informes se tramitarán conforme a lo dispuesto en los artículos 35,36 y 37 de la Ley General de Control Interno, las regulaciones que establezcan la Defensoría de los Habitantes y el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna emitido por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 40.-Seguimiento a la puesta en práctica de las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría. El o la Auditor(a) Interno(a) debe contar con un programa de seguimiento de las recomendaciones y observaciones vertidas, como parte de su gestión y que debe implementar la Administración Activa. Este programa debe incluir los resultados de las evaluaciones efectuadas por auditores externos así como la misma Contraloría General de la República. El resultado del programa de seguimiento debe ser comunicado por el Auditor al Defensor o Defensora de los Habitantes de acuerdo a lo establecido en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, incluyendo a su juicio, otros informes relacionados, cuando así lo considere pertinente, de la misma manera que podría comunicar a la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 41.-De los informes de gestión y rendición de cuentas. El o la Auditor(a)debe rendir cuentas de su gestión, presentando un informe anual de ejecución del programa de trabajo, al igual que el relacionado con el seguimiento a las recomendaciones consideradas en sus informes, así como aquellos provenientes de los auditores externos y la Contraloría General de la República.  Asimismo, debe presentar un informe final de gestión de acuerdo a lo establecido en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno y los requerimientos exigidos por la Contraloría General de la República para este propósito, lo mismo que los informes que requiera la Administración sobre evaluación de gestión y ejecución presupuestaria, según la normativa que regule este materia.




 




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Artículo 42.-Responsabilidad y Sanciones. El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el o la Auditor(a) Interno(a) y para los funcionarios(as) de la Auditoría Interna, el Defensor(a) de los Habitantes y los titulares subordinados y el resto de los funcionarios(as) de la Institución, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno.



La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.




 




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Artículo 43.-Este reglamento deroga el artículo 10 del capítulo IV del Estatuto Autónomo de Organización de la Defensoría de los Habitantes de la República.




 




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Artículo 44.-Vigencia. El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



Dado en San José, a los siete días del mes de mayo del dos mil ocho.



 




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Fecha de generación: 25/01/2022 05:50:28 a.m.
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