Texto Completo acta: BBC24
DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES
Nº 00001365
LA
DEFENSORA DE LOS HABITANTES DE
LA REPÚBLICA
En uso de las facultades y
atribuciones que le confiere la Ley Nº 7319, Ley de
la Defensoría de los Habitantes y su Reglamento dado mediante el
Decreto Ejecutivo Nº 22279 en sus artículos 8 y 9 inciso e) y con fundamento en
lo establecido en el artículo 103 inciso 1) de
la
Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de
1978; el artículo 22, siguientes y concordantes de
la
Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002;
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, la Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de
1994, Manual de Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna en el Sector Público,
publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del
2004; los Lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los
cargos de Auditor y Subauditor, publicados en el Diario Oficial
La
Gaceta Nº 205 del 24 de octubre del
2003; y el Manual para la atención de los informes de
la Contraloría General de
la República, el Estatuto Autónomo de Organización de
la Defensoría de los Habitantes de
la República, artículos 5, inciso iv), 10, Acuerdo Nº 528-DH de las
diez horas del nueve de mayo del dos mil uno; y
Considerando:
I.-Que según Acción de Personal
Nº 94-000162 se incorpora a la Defensoría de los Habitantes la plaza de
Auditor Interno, hecho que se produce a partir del 16 de noviembre del año
1994.
II.-Que por el Informe Nº
RH-002-99 del 12 de mayo de 1999, la Jefatura del Departamento de Recursos
Humanos recomienda la Revaloración del Puesto de Auditor Interno.
Mediante el Acuerdo Nº 386 dado por
la
Defensora de los Habitantes en ese entonces, Lic. Sandra Piszk
Feinzilber, dictado a las catorce horas del once de junio de mil novecientos
noventa y nueve, se acuerda equiparar la categoría del puesto de Auditor
Interno con la categoría de Director de Área, siendo que el puesto fue
revalorado a partir del 1 de octubre de 1999.
III.-Que el marco legal que
rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios importantes
desde que entró a regir la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República en fecha 7 de setiembre de 1994, y principalmente con la
emisión de la Ley General de Control Interno del 31 de
julio del 2002, así como el Manual de Normas Generales de Control Interno
emitido por la Contraloría General de
la República, publicado en el Diario Oficial
La
Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002 y
con la promulgación de la Ley Contra
la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública, Ley Nº 8422 del 6 de octubre
del 2004, publicada en el Diario Oficial
La
Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del
2004.
IV.-Que acorde con este nuevo
marco legal, la Contraloría General de
la República emitió el Manual de Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna en el Sector Público publicado
en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del
2004.
V.-Que el inciso h) del
artículo 22 de la Ley General de Control Interno, establece
que como una de las competencias de
la Auditoría Interna es la de "mantener debidamente
actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna."
VI.-Que
la Auditoría Interna es parte fundamental del
sistema de control interno institucional y del sistema de control y
fiscalización superiores de
la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora
requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su
gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de
un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la
normativa que rige su actividad.
VII.-Que la elaboración del
presente reglamento se realizó conforme a lo establecido en la resolución
R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006; de
la Contraloría General de
la República (Directrices Generales relativas al Reglamento de
la Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector
Público D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).
VIII.-Que de acuerdo con el
artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho
Reglamento deberá ser aprobado por
la Contraloría General de
la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el
ámbito institucional.
IX.-Que
la Contraloría General de
la República, mediante el Oficio DAGJ-0627-2008 del 21 de mayo del
2008 confirió su aprobación al presente Reglamento. Por tanto,
DECRETA:
El Reglamento de Organización y
Funcionamiento
de
la Auditoría Interna de
la Defensoría
de los Habitantes
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objetivo. El
presente Reglamento, conjuntamente con las disposiciones consideradas en
la
Ley General de Control Interno,
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, los Manuales Técnicos y las disposiciones y directrices
emanadas del ente contralor, constituyen el marco de acción y funcionamiento de
la Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes de
la República.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones.
Para los efectos de este Reglamento se entiende por:
a) Auditor Interno.
Es el encargado(a) de la Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes.
b) Auditoría Interna.
La Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes que dentro de la organización
institucional corresponde a la Unidad a la que se refiere el
artículo 20 de la Ley General de Control Interno.
c) Administración
Activa. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria,
ejecutiva, resolutiva, directiva y operativa de
la Defensoría de los Habitantes. Desde el punto de vista orgánico, es
el conjunto de unidades administrativas u órganos de la función administrativa,
que deciden y ejecutan.
d) Advertencia. Es
el servicio preventivo que brinda
la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares
subordinados de acuerdo a lo estipulado en el inciso d) del artículo 22 de
la Ley 8292 de
la
Ley General de Control Interno.
e) Asesoría. Es el
servicio preventivo, oral o escrito que brinda el Auditor Interno, a solicitud
de la Administración Activa, con fundamento en el inciso
d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.
f) Informe de
Auditoría. Estos versan sobre asuntos de control interno, contienen
hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Son además, el producto final donde
la Auditoría comunica al Jerarca y Titulares Subordinados sobre los
resultados de sus intervenciones, servicios preventivos y de advertencia.
g) Relación de Hechos.
Es un documento que refiere los hallazgos en una investigación llevada a cabo
por la Auditoría Interna, en cumplimiento de su
competencia. El documento se confecciona cuando en el curso de un estudio
existe la posible comisión de irregularidades y, por ende, da cuenta de una
serie de hechos o actuaciones presumiblemente anómalas, con indicación de las
normas infringidas y con mención de los funcionarios/as o exfuncionarios/as
públicos/as que puedan figurar como presuntos responsables. Si se trata de una
responsabilidad civil o administrativa, la relación de hechos, constituye el
insumo básico para determinar el inicio de un procedimiento administrativo, con
garantía del debido proceso, tendiente a declarar esas responsabilidades.
Ficha articulo
Artículo 3º-Ámbito de
aplicación. Lo dispuesto en este Reglamento es de obligatorio cumplimiento
para el personal de la Auditoría Interna y para el resto del personal
de la Defensoría de los Habitantes en la
materia que les resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 4º-De la
actualización del Reglamento. A fin de mantener actualizado el marco legal
que rige la organización y el funcionamiento de
la Auditoría Interna, le corresponde al Auditor
Interno proponer y promover ante el o
la
Jerarca de la Defensoría de los Habitantes las
modificaciones al mismo. Tales cambios deberán contar con la aprobación de
la Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De la organización de la
auditoría interna
Artículo 5º-Regulaciones
aplicables. La Auditoría Interna es regulada en su organización
y funcionamiento por las disposiciones contenidas en
la
Ley General de Control Interno y su Reglamento,
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, la Ley Contra
la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública y su Reglamento y cualesquiera
otra disposición legal conexa que emita
la Contraloría General de
la República que debe acatarse.
Ficha articulo
Artículo 6º-De
la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes es un órgano que realiza su actividad
en forma independiente, objetiva, asesora y que proporciona seguridad a
la Institución, puesto que ha sido creada para validar y mejorar sus
operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales,
mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y
mejorar la efectividad de la Administración del riesgo, del control y de
los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a
la
Ley General de Control Interno. Dentro de la estructura orgánica de
la Defensoría de los Habitantes depende del Despacho del Defensor(a)
de los Habitantes con independencia funcional y de criterio, que brinda
servicio de asesoría y advertencia a
la Defensoría y de esta manera coadyuva al logro de los objetivos de
la organización. Su ubicación dentro de la estructura administrativa interna
corresponde a la de un órgano de alto nivel dentro de
la Defensoría de los Habitantes.
Ficha articulo
Artículo 7º-De los
objetivos. La Auditoría es parte integral del sistema
de control interno de la Defensoría de los Habitantes. Brinda
importante valor agregado con su aporte a la administración de riesgos,
controles y procesos de dirección con miras al cumplimiento de los objetivos
que siguen:
a) Proteger y conservar
el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y
oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia
y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el
ordenamiento jurídico y técnico.
e) Proponer la estructura
organizativa y funcional de la Auditoría.
Ficha articulo
Artículo 8º-Ámbito de
competencia. La Auditoría Interna tiene competencia para
fiscalizar la administración de los fondos públicos propiedad de
la Defensoría de los Habitantes, incluyendo fondos especiales y otros
similares, pudiendo hacerlo en forma directa o mediante la contratación de
servicios de auditores externos. Además tiene competencia para realizar todas
aquellas tareas que han sido definidas en el artículo 22 de
la
Ley General de Control Interno y otras disposiciones normativas que también
asignan esas labores a la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 9º-Organización.
La Auditoría Interna está conformada por una sola
unidad funcional, dentro de la estructura organizativa de
la Defensoría de los Habitantes y estará en principio a cargo de un
Auditor Interno, además podrá en un futuro contar con un SubAuditor y personal
de apoyo, cuando así lo requieran las necesidades institucionales.
Ficha articulo
SECCIÓN A
Del auditor
Artículo 10.-Del Auditor
Interno. La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad
de un Auditor Interno, quién deberá cumplir con todos los requisitos que exige
la
Ley General de Control Interno para ocupar el cargo. Igualmente deberá
conocer las disposiciones legales que rigen en el Sector Público. El Auditor
Interno, tendrá como parte de sus deberes y responsabilidades, sin perjuicio de
las establecidas por las leyes mencionadas y las disposiciones y directrices
emanadas de la Contraloría General de
la República, las que se mencionan:
a) El cargo de Auditor
Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad
de la Auditoría Interna. Es el responsable o la
responsable de diseñar el proceso de planificación estratégica de
la Auditoría Interna y el Plan Anual Operativo.
Bajo este enfoque debe definir objetivos, valores, proyección y la dirección
administrativa superior de la Unidad.
b) Asimismo, le
corresponde mantener vigente y actualizado el Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes de acuerdo con lo estipulado en el
artículo 4 de este Reglamento.
c) Tiene bajo su
responsabilidad el diseño, implementación, dirección y evaluación de los
procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a
la
Unidad a su cargo, lo mismo que la coordinación y supervisión de las
unidades desconcentradas que en el futuro pudieren crearse.
Ficha articulo
Artículo 11.-De los
requisitos para ocupar el cargo de Auditor Interno. Los requisitos formales
que deben cumplir los concursantes para optar por el cargo de Auditor Interno
son los siguientes:
a) Ser contador público
autorizado.
b) Ostentar idoneidad
para el desempeño del puesto.
c) Deberá tener al menos
una experiencia de cinco años en la materia referente al puesto.
d) Cumplir con los
lineamientos y requisitos exigidos por
la Contraloría General de
la República para el desempeño de este puesto.
e) Su jornada laboral
deberá de ser de tiempo completo.
Ficha articulo
Artículo 12.-Nombramiento y
Nivel Jerárquico. La Defensoría de los Habitantes de
la República nombrará al Auditor(a) Interno(a) por tiempo indefinido,
con base en lo dispuesto en el artículo 31 de
la
Ley General de Control Interno. El Auditor Interno depende orgánicamente
del Despacho del Defensor(a) de los Habitantes y reportará directamente al
máximo Jerarca en el cumplimiento de sus funciones y en lo conducente a la
misma Contraloría General de la República. Solo podrá ser removido
de su puesto por justa causa, previo dictamen vinculante de
la Contraloría General de
la República, según lo indicado en el artículo 15 de
la Ley Orgánica del Ente Contralor.
Ficha articulo
SECCIÓN B
Del personal de la auditoría
interna
Artículo 13.-Deberes de los
Funcionarios(as). El o la Auditor(a) Interno(a) y los/las
funcionarios(as)de la Auditoría Interna, tendrán los siguientes
deberes:
a) Cumplir las
competencias asignadas en la Ley General de Control Interno.
b) Cumplir con el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los
estudios que la Contraloría General de
la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de
competencias de control o fiscalización legalmente atribuibles.
d) Administrar, de manera
eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea
responsable.
e) No revelar a terceros
que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes,
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se
estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible
responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios
de los entes y órganos sujetos a esta ley.
f) Guardar la
confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
g) Acatar las
disposiciones y recomendaciones emanadas de
la Contraloría General de
la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna
referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26
de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República.
h) Facilitar y entregar
la información que les solicite
la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las
atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de
la Constitución Política y colaborar con dicha
información.
i) Cumplir los
otros deberes atinentes a su competencia.
Ficha articulo
Artículo 14.-Objetividad
individual y ética profesional. Los y las funcionarios(as) de
la Auditoría Interna deberán tener una actitud
imparcial y neutral, observando valores como integridad, objetividad,
confidencialidad, imparcialidad, justicia, respeto transparencia y excelencia.
Para evitar conflictos de intereses y preservar su independencia, informaran de
cualquier impedimento, absteniéndose de tratar asunto alguno que la afecte.
Ficha articulo
Artículo 15.-Confidencialidad
de la información. La información, documentación y otras evidencias de las
investigaciones que efectúan las auditorías internas en el ejercicio de sus
funciones, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento
administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe
respectivo Esta confidencialidad no se aplicará en:
a) Solicitudes o
requerimientos de la Contraloría en el cumplimiento de su
competencia fiscalizadora.
b) Solicitudes de los
jerarcas de la Defensoría o de su autoridad judicial
competente.
c) Solicitudes emanadas
de la Asamblea Legislativa, de acuerdo con lo dispuesto
en la Constitución Política en su artículo 121, inciso 23)
y artículo 6 y el inciso h) del artículo 32 de
la
Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 16.-Prohibiciones.
El o la Auditor(a) Interno(a) y los y las
demás funcionarios(as) de
la Auditoría Interna tendrán las siguientes
prohibiciones:
a) Realizar funciones y
actuaciones de la administración activa, salvo las necesarias para cumplir sus
competencias.
b) Formar parte del
órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones
liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de
su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consaguinidad y
afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo
completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés
directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa
la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en
actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en elecciones
nacionales y municipales.
e) Revelar información
sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén
realizando y sobre todo aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de
la Defensoría de los Habitantes.
Por las prohibiciones contempladas en
la
Ley General de Control Interno se les pagará un sesenta y cinco por ciento
(65%) sobre el salario base.
Ficha articulo
Artículo 17.-Impedimentos al
personal de la Auditoría Interna. A efecto de no perjudicar su
objetividad en el cumplimiento de sus funciones y ética profesional, el
personal de la Auditoría Interna deberá:
a) No utilizar su cargo
con propósitos de interés privado.
b) Evitar relaciones con
el personal de la Defensoría, de diversa índole y que
puedan influir negativamente en el cumplimiento de las funciones propias del
cargo.
c) Abstenerse de auditar
operaciones y procesos en los cuales inicialmente haya sido responsable de su
ejecución como funcionario regular de
la Institución.
d) Proveer servicios para
una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que
eventualmente pudieren resultar incompatibles.
e) Ejecutar competencias
de asesoría y advertencia en actividades y operaciones de las cuales haya sido
previamente responsable.
Ficha articulo
Artículo 18.-Protección al
personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de esta
Unidad se vea involucrado en un conflicto legal de orden civil o penal, como
consecuencia del cumplimiento de sus funciones,
la Defensoría de los Habitantes gestionará el apoyo jurídico y la
representación de la Procuraduría General de
la República, a fin de determinar si por la naturaleza del caso,
requiere o no de la representación legal Estatal, de conformidad con lo
establecido en el artículo 26 de
la
Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 19.-Asignación de
los Recursos. La Auditoría Interna contará con la organización y
recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión. De conformidad con
lo establecido en el artículo 27 de
la
Ley General de Control Interno,
la Defensoría asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias,
los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros
necesarios y suficientes para que esta Unidad de Control pueda cumplir con sus
funciones. Para efectos presupuestarios se dará a
la Auditoría una categoría programática, para lo cual ejecutará su
presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de
trabajo.
El Auditor(a) Interno(a)
propondrá al Defensor(a), la creación de plazas y servicios que considere
indispensables para el cumplimiento del Plan Anual de Auditoría, para el
correcto funcionamiento de la unidad, con el fin de mantener un adecuado
liderazgo en la protección del patrimonio del Estado, en el campo de sus
competencias.
Si el Auditor tiene
limitaciones en el cumplimiento de sus funciones, de inmediato lo podrá en
conocimiento del jerarca, para su debida atención.
Ficha articulo
SECCION C
De la asignación y
administración de los recursos
Artículo 20.-Administración
de los Recursos. Le corresponde al Auditor Interno administrar eficaz,
eficiente y económicamente los recursos que se le confíen para el cumplimiento
de los objetivos de la Auditoría. Asimismo, propondrá al Defensor(a) el
anteproyecto de presupuesto para su conocimiento y aprobación en lo pertinente.
Ficha articulo
Artículo 21.-Independencia
funcional y de criterio. Los y las funcionarios(as) de la auditoria interna
ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio
respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.
Ficha articulo
Artículo 22.-Potestades de
los funcionarios(as) de
la Auditoría Interna. El o
la Auditora Interno(a) y, demás funcionarios(as)
que pudieren conformar la Auditoría Interna de
la Defensoría de los Habitantes, deberán ejercer con propiedad las
potestades establecidas en el artículo 33 de
la
Ley General de Control Interno, a fin de mantener esa independencia
funcional y de criterio en lo que respecta a las siguientes funciones:
a) Libre acceso a
documentos, archivos, libros, valores, cuentas bancarias y documentos de los
Entes y Órganos de su competencia Institucional y sujetos privados que
eventualmente pudieren administrar fondos públicos de su competencia.
Igualmente podrá acceder en cualquier momento a los archivos y transacciones
electrónicas que ejecute la Defensoría de los Habitantes, para lo
cual podrá solicitar al Jerarca se le faciliten los recursos necesarios para
cumplir con este propósito.
b) Igualmente podrá
solicitar información a cualquier funcionario(a) y sujeto privado o público que
administre fondos de la Defensoría de los Habitantes, en los
plazos razonables y términos que le permitan a
la Auditoría Interna cumplir con el trabajo que por
imperativo legal le corresponde.
c) Solicitar a los y las
funcionarios(as) de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el
asesoramiento y las facilidades que requiere el ejercicio de
la Auditoría Interna.
d) De conformidad con el
ordenamiento jurídico y técnico vigente podrá ejercer otras potestades
necesarias en el ámbito de su competencia.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Del funcionamiento de la
auditoría interna
Artículo 23.-De
la Dirección y Administración.
La Auditoría Interna deberá cumplir con sus
funciones de acuerdo con lo establecido en este Reglamento, la normativa
emanada por la Contraloría General de
la República así como también con las disposiciones contenidas en el
Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para
la Contraloría General de
la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización, el
Manual de Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna en el Sector Público y
cualquiera otras disposiciones que dicte el órgano contralor.
Ficha articulo
Artículo 24.-Planificación.
El o la Auditor(a) Interno(a) definirá y
pondrá en práctica el proceso de planificación estratégica de su unidad y lo
pondrá en conocimiento del jerarca de turno. Asimismo, pondrá en práctica un
plan de corto plazo, para lo cual debe preparar un plan general de auditoría
congruente con el Plan Estratégico y de conformidad con la normativa técnica y
legal vigente, a fin de asegurar los procesos bajo estándares de calidad y
comprensión del entorno externo o interno.
Los elementos a considerar por
el Auditor en esta planificación, son los que siguen:
a) Los resultados
obtenidos a nivel institucional con el proceso de valoración del riesgo.
b) El planteamiento
estratégico y operativo de la Defensoría.
c) La evaluación de
resultados de la planificación de años anteriores, conforme a los indicadores
de gestión vigentes.
d) El monto de los
recursos presupuestados por la Defensoría, desglosados por fuente de
financiamiento, programas y proyectos específicos.
e) Cantidad de
funcionarios de la Institución por fuente de financiamiento,
ya sea del presupuesto nacional o de otro origen.
Ficha articulo
Artículo 25.-Relaciones y
coordinación. El y la Auditor(a)mantendrá relaciones de
coordinación con el Defensor(a) de los Habitantes y Defensor Adjunto(a),
Directores(as) de Área de Defensa y demás funcionarios(as), así como otras
instancias internas y externas, principalmente con
la Contraloría General de
la República,
la Procuraduría General de
la República, el Ministerio Público,
la Asamblea Legislativa entre otros.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De los servicios de la
auditoría interna
Artículo 26.-Servicios de
fiscalización. Dentro del ámbito institucional de
la Defensoría de los Habitantes,
la Auditoría Interna prestará dos clases de
servicios de fiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado
profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen
la función de Auditoría Interna en el Sector Público.
Estos servicios son los
siguientes:
a) Servicios de
Auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría:
auditoría financiera, auditoría en tecnologías de información, auditoría
operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento, auditoría integral,
estudios especiales de auditoría o cualquier otra que tenga como objetivo
evaluar el cumplimiento, eficiencia y validez del control interno dentro de la
esfera de competencia de la Defensoría, para dar garantía razonable a
la ciudadanía de que la actuación del jerarca y del resto del personal, se
lleva a cabo de acuerdo al marco legal y técnico y prácticas sanas en relación
con:
1.- La protección y conservación
del patrimonio de la Defensoría, contra eventuales pérdidas,
despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.
2.- Exigir confiabilidad,
oportunidad e integridad de la información.
3.- Garantizar la eficiencia y
eficacia en las operaciones administrativas y técnicas
4.- Cumplir con el ordenamiento
jurídico y técnico.
b) Servicios preventivos:
Refiere a los servicios de advertencia, asesoría y autorización de apertura de
libros.
Advertencia: Es un servicio de prevención que realiza
la Auditoría y dirigido al jerarca y titulares subordinados, a fin de
advertir sobre las consecuencias negativas y eventuales responsabilidades
derivadas de los actos, conductas y decisiones que en el campo técnico y
administrativo puedan tomarse a lo interno de
la Defensoría de los Habitantes.
Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el o
la
Auditor(a) Interno(a) al Defensor(a) de los Habitantes y titulares
subordinados, en forma oral o escrita y a solicitud de parte interesada,
mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos de su
competencia y sin que comprometan su independencia funcional y de criterio en
el ejercicio de sus otras competencias. Con esto el Auditor colabora con
la Administración Activa en la toma de decisiones, sin
mostrar inclinación por una u otra posición determinada, por cuanto la decisión
es de la Administración.
Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar
mediante razón de apertura, los libros de contabilidad, actas u otros libros
que llevan las diferentes dependencias de
la Defensoría de los Habitantes, necesarios para el fortalecimiento
del sistema de control interno. Este proceso de autorización se lleva a cabo de
acuerdo con las normas legales y técnicas emitidas por
la Contraloría General de
la República y los procedimientos definidos por la misma Auditoría
Interna.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
De la comunicación de
resultados
Artículo 27.-Medios de
comunicación. La comunicación de resultados es la actividad en el proceso
de auditoría en la cual se informa de manera oral o escrita sobre los
resultados obtenidos del trabajo realizado.
Ficha articulo
Artículo 28.-Formato del
informe. El texto de los informes de auditoría o estudio especial de
auditoría, constará como principal división, de los cuatro siguientes
capítulos: Introducción, comentarios, conclusiones y recomendaciones, que se
subdividirán en secciones de acuerdo con las necesidades de exposición. Sin
embargo, los memorandos no necesariamente deben ordenarse de acuerdo con la
división antes mencionada, siempre y cuando tal excepción no vaya en demérito
de la concisión, exactitud, objetividad y claridad de la información.
Ficha articulo
Artículo 29.-Comunicación
oral. Los hallazgos encontrados por
la Auditoría deben ser comentados con los involucrados a fin de
conocer sus puntos de vista sobre el particular antes de emitir las
conclusiones finales y recomendaciones, con la finalidad de hacer las
correcciones que se consideren pertinentes.
Se exceptúan de estos
comentarios previos con los y las funcionarios(as) responsables, los casos de
estudios especiales de carácter reservado, que se consideran de índole
confidencial y cuyas conclusiones y recomendaciones podrían derivar en
eventuales responsabilidades y cuya divulgación podría entorpecer el fin del
proceso de auditoría.
Ficha articulo
Artículo 30.-Comunicación
escrita. La Auditoría deberá dirigir sus informes
con sus resultados, en forma escrita y oficial al Jerarca de
la Defensoría de los Habitantes y a los titulares subordinados
competentes, de acuerdo con lo que dispone
la
Ley General de Control Interno y la normativa emitida por
la Contraloría General de
la República, a efecto de que se tomen las decisiones y medidas en
los plazos legales estipulados por esta normativa o cualquier otra que no se
contraponga y se tome a lo interno de
la Institución. El o
la
Auditor(a) definirá los niveles y competencias para esta comunicación.
Ficha articulo
Artículo 31.-Comunicación
final. La Auditoría interna discutirá con los y
las funcionarios(as) responsables de la dependencia o actividad auditada, el
contenido de los borradores de los informes de previo a emitir las conclusiones
y recomendaciones definitivas, con el objetivo de obtener sus puntos de vista,
opiniones, propuestas alternas de mejoras y de propiciar las acciones
correctivas, dentro de los plazos convenidos o que se definan las acciones
alternativas en caso de desacuerdo. Se exceptúan los estudios de auditoría
cuyos hallazgos puedan acarrear responsabilidades de distinta naturaleza
(civil, administrativa o ambas), sobre servidores, ex servidores o
particulares, cuyos resultados no deberán discutirse o la discusión será
parcial, los cuales se mantendrán en estricta confidencialidad. La
confidencialidad de los referidos informes permanecerá hasta que la autoridad
competente dicte el acto final que resuelve el asunto.
Ficha articulo
Artículo 32.-Confección de
acta. El o la auditor debe confeccionar una acta de la discusión final, en
la cual resumirá los asuntos más relevantes ocurridos en ella y fijará los
compromisos asumidos por
la Administración. El acta será firmada por todos
los asistentes a dicha conferencia y constituirá un respaldo para el Auditor en
cuanto a que se cumplió con dicha conferencia antes de remitir oficialmente los
memorandos e informes, y de que se brindó a
la Administración la oportunidad de manifestar
su posición sobre los hallazgos detectados.
Ficha articulo
Artículo 33.-Comunicación
del Jerarca. El máximo jerarca debe remitir un acuerdo ordenando la puesta
en práctica de las recomendaciones contenida en el informe, si las ha aceptado.
En caso de desacuerdo, debe presentar objeciones concreta e invocar las razones
en las que se apoya y aportar las soluciones alternativas para corregir las
deficiencias, en aquellos casos en que discrepe de las recomendaciones del
informe. El o la Auditor(a) tendrá un período de hasta
30 días hábiles desde el día siguiente en que recibe el comunicado respectivo,
tanto para solicitarle aclaración de los términos del acuerdo desfavorable como
para informarle mediante nota, sobre su acuerdo o desacuerdo con dichas
soluciones.
Ficha articulo
Artículo 34.-Nota al
Jerarca. La Auditoría debe enviar una nota al
Jerarca al vencimiento del plazo de 30 días hábiles, en caso que no se haya
pronunciado, comunicándole que se reputan como aceptadas las recomendaciones y
solicitándole que ordene su puesta en práctica.
Ficha articulo
Artículo 35.-Comunicación de
los servicios preventivos. La comunicación de estos servicios preventivos
en cuanto a su contenido, formato y medios de hacerlo, se hará de conformidad
con el criterio profesional del Auditor Interno y la naturaleza de los asuntos
a que se refiera.
Ficha articulo
Artículo 36.-Informe de
Auditoria por no acatamiento de las recomendaciones. Cuando
la Auditoría determine que los y las funcionarios(as) responsables no
han implantado las recomendaciones y disposiciones contenidas en los informes y
memorandos injustificadamente, procederá a realizar un "informe negativo de
seguimiento a recomendaciones y disposiciones" dirigido al jerarca en el cual
se detallará la insuficiencia o la inexistencia de causas y explicaciones
válidas debidamente comprobadas.
Ficha articulo
Artículo 37.-Con la finalidad
de facilitar el desarrollo de todo el proceso de Auditoría se mantendrá una
comunicación proactiva y efectiva con los Jerarcas de
la Institución.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Del trámite de los informes y
aceptación
de las recomendaciones
Artículo 38.-De los informes
de auditoría. El informe es el producto final mediante el cual
la Auditoría Interna agrega valor al cumplimiento
de los objetivos institucionales y rinde garantía razonable a los ciudadanos
sobre la disposición y administración de los fondos públicos.
La estructura de estos informes
debe estar compuesta por los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y
recomendaciones y demás resultados del trabajo, según su naturaleza, con
observancia de la normativa legal emitida por
la Contraloría General de
la República y el resto de las disposiciones legales.
A fin de prevenir al jerarca
y/o titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el análisis y
cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos por
la Auditoría Interna, especialmente en los plazos
que deben observarse se debe incluir dentro del informe una sección que
transcriba los artículos 36,37,38 y 39 de
la
Ley General de Control Interno con la finalidad de advertir sobre las eventuales
responsabilidades en que pudieran incurrir por incumplir injustificadamente los
deberes de dicha ley.
Los informes de auditoría deben
ser sobre asuntos relacionados con sus competencias y de los que puedan
derivarse posibles responsabilidades. Los primeros llamados informes de control
interno y que contengan hallazgos en sus respectivas conclusiones y
recomendaciones y los segundos referidos a relaciones de hechos. Ambos informes
deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria aplicable. Para
los informes de relaciones de hechos no corresponde la comunicación oral de los
resultados.
En el caso de los informes de
carácter preventivo, el contenido, forma y medios de darlos a conocer queda
bajo el criterio del o la Auditor(a), en especial tomando en
cuenta la naturaleza de los estudios o causas que los originaron.
Ficha articulo
Artículo 39.-Trámite de
informes de servicios de auditoría. Estos informes se tramitarán conforme a
lo dispuesto en los artículos 35,36 y 37 de
la
Ley General de Control Interno, las regulaciones que establezcan
la Defensoría de los Habitantes y el Manual para el Ejercicio de
la Auditoría Interna emitido por
la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 40.-Seguimiento a
la puesta en práctica de las recomendaciones contenidas en los informes de
Auditoría. El o la Auditor(a) Interno(a) debe contar con
un programa de seguimiento de las recomendaciones y observaciones vertidas,
como parte de su gestión y que debe implementar
la Administración Activa. Este programa debe incluir los
resultados de las evaluaciones efectuadas por auditores externos así como la
misma Contraloría General de la República. El resultado del programa de
seguimiento debe ser comunicado por el Auditor al Defensor o Defensora de los
Habitantes de acuerdo a lo establecido en el inciso g) del artículo 22 de
la
Ley General de Control Interno, incluyendo a su juicio, otros informes
relacionados, cuando así lo considere pertinente, de la misma manera que podría
comunicar a la Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 41.-De los informes
de gestión y rendición de cuentas. El o
la
Auditor(a)debe rendir cuentas de su gestión, presentando un informe
anual de ejecución del programa de trabajo, al igual que el relacionado con el
seguimiento a las recomendaciones consideradas en sus informes, así como
aquellos provenientes de los auditores externos y
la Contraloría General de
la República. Asimismo, debe presentar un informe final de
gestión de acuerdo a lo establecido en el inciso e) del artículo 12 de
la
Ley General de Control Interno y los requerimientos exigidos por
la Contraloría General de
la República para este propósito, lo mismo que los informes que
requiera la Administración sobre evaluación de gestión y
ejecución presupuestaria, según la normativa que regule este materia.
Ficha articulo
Artículo 42.-Responsabilidad
y Sanciones. El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento será
causal de responsabilidad administrativa para el o
la
Auditor(a) Interno(a) y para los funcionarios(as) de
la Auditoría Interna, el Defensor(a) de los
Habitantes y los titulares subordinados y el resto de los funcionarios(as) de
la Institución, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo V de
la
Ley General de Control Interno.
La determinación de
responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al
órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte
aplicable.
Ficha articulo
Artículo 43.-Este reglamento
deroga el artículo 10 del capítulo IV del Estatuto Autónomo de Organización de
la Defensoría de los Habitantes de
la República.
Ficha articulo
Artículo 44.-Vigencia.
El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial
La
Gaceta.
Dado en San José, a los siete
días del mes de mayo del dos mil ocho.
Ficha articulo
Fecha de generación: 25/4/2024 21:07:33
|