Artículo 2º-Este Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias.

Corresponde al despacho del Alcalde Municipal mediante directrices fijar el procedimiento y autorizar el trámite interno que deben seguir los vales que se emplean para utilizar estos fondos.

Artículo 3º-Se establece un fondo de Caja Chica cuyo monto será aprobado por el Concejo Municipal, mediante acuerdo municipal, según necesidades y previo estudio elaborado por la Tesorería y avalado por el Director Financiero y el Alcalde.

Artículo 4º-La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad absoluta del Tesorero Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que disponga este Reglamento, el Código Municipal, la Ley de la Administración Financiera y demás normativas vigentes y aplicables en la materia, correspondiéndole a este funcionario revisar anualmente ese fondo y proponer ante el Concejo Municipal, el aumento que se estime conveniente, para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.

Artículo 5º-El monto de Caja Chica será de seiscientos mil colones y aumentará automáticamente en forma semestral en los meses de junio y diciembre de cada año. En el caso del incremento que se realiza en junio se aplicará en julio del mismo año y el incremento que se realiza en el mes de diciembre regirá a partir de enero del año siguiente, de conformidad con los índices de inflación publicados por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Artículo 6º-La Caja Chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios de conformidad con el artículo 9 de este Reglamento, así como para pagar gastos de viaje y transportes.

Artículo 7º-La Caja Chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir estos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica.

Artículo 8º-La Caja Chica recibirá devoluciones de dinero, únicamente en efectivo, sin excepción de ninguna clase.

CAPÍTULO II

Del vale o adelanto

Artículo 10.-El vale de Caja Chica debe emitirse en original y una copia, debidamente prenumerado en forma consecutiva. Será suministrado a las Jefaturas de las dependencias municipales, por el Departamento de Tesorería de la Municipalidad.

Artículo 11.-El vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

-    Debe completarse, indicando la fecha, el monto exacto y los artículos y/o servicios que se comprarán. No se permitirá que el documento contenga borrones ni tachaduras. De tenerlos no se recibirá.

-    Deberá contar con la firma de autorización del gasto por parte del Alcalde Municipal.

-    Debe contar con el nombre y firma del funcionario que realizará el retiro del dinero en efectivo.

-    Debe estar la firma y nombre de la jefatura inmediata.

-    Contendrá constancia de la oficina encargada del control presupuestario sobre la verificación de existencia de contenido presupuestario.

-    Detalle de la compra de los bienes y/o servicios que se pretenden adquirir.

Artículo 12.-Para el trámite de compra por el fondo de Caja Chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios, deberá solicitar ante la Tesorería Municipal, un comprobante de exoneración del pago del impuesto de ventas.

Artículo 13.-No se entregará otro vale de Caja Chica a un funcionario que tenga pendiente la liquidación de un vale anterior.

CAPÍTULO III

De la liquidación

Artículo 14-Los vales de Caja Chica deberán ser liquidados dentro de los dos días hábiles siguientes a la entrega del dinero en efectivo, salvo aquellos casos en donde por razones de caso fortuito o fuerza mayor no puedan liquidarse en ese plazo, en cuyo caso podrá hacerse con posterioridad, en un plazo máximo de cinco días naturales, debiendo el funcionario municipal justificar el retraso mediante nota que deberá contar con el visto bueno de su jefe inmediato y del Alcalde Municipal.

Artículo 15.-Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale de caja chica, deberá hacer el reintegro inmediato del dinero entregado para esos efectos a más tardar el día hábil siguiente al de su recibo. Para tal efecto, deberá ese funcionario aportar una justificación escrita, avalada con la firma de la jefatura superior inmediata.

Artículo 16.-Los comprobantes (facturas o recibos) de adquisiciones que se hagan con fondos de caja chica que justifiquen el egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a)  Ser documentos originales, estar autorizados, membretados o dispensados del mismo por la Dirección General de Tributación.

b)  Especificar claramente el detalle de la compra o servicio recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale, coincidir con lo estipulado en el vale, traer impreso el sello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo deben contener tachaduras ni borrones.

c)  Si la factura no tiene nombre comercial deberá indicar como requisitos mínimos: el nombre, el número de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio y sus especificaciones.

Artículo 17.-El monto de lo gastado no podrá exceder el monto autorizado en el vale de caja chica. De presentarse esta situación el funcionario a nombre de quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante, sin que la Municipalidad quede obligada a reintegrarle esa suma.

Artículo 18.-La liquidación del vale queda formalizada cuando el responsable de la caja chica revisa todos los requisitos y estampa su sello de recibido conforme en el documento de vale de caja chica y será responsabilidad de la jefatura que firma el vale, constatar el ingreso de los bienes y servicios adquiridos.

Artículo 19.-Los vales de caja chica solicitados con un tiempo de recepción en la Tesorería Municipal mayor a cinco días hábiles que no hayan sido retirados, serán anulados sin previo aviso.

CAPÍTULO IV

Mecanismos de control

Artículo 20.-Es responsabilidad del Tesorero Municipal en su condición de encargado de la Caja Chica, diseñar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las prácticas sanas de control interno, el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás órganos sujetos a su fiscalización y el Código Municipal.

Artículo 21.-El sistema de control de la administración del fondo de caja chica debe garantizar la custodia y el buen uso de esos recursos, el registro de datos necesarios para disponer de información confiable y oportuna, un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos y otros que se estimen convenientes.

Artículo 22.-Los documentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos sorpresivos que se hayan practicado, deberán mantenerse en el Departamento de Tesorería por al menos un año y a disposición de la Auditoria Interna para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en le Ley y el Reglamento General de Archivo y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control.

Artículo 23.-Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento, operarán por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por el efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.

Artículo 24.- La Auditoría Interna deberá incluir en el programa de trabajo de esa dependencia como mínimo la realización de una auditoria semestral del fondo de caja chica.

Artículo 25.-Al final del ejercicio fiscal el Tesorero Municipal enviará a la Alcaldía y al Concejo Municipal, un informe de los movimientos habidos en el fondo de caja chica, así como la comunicación del saldo disponible en bancos y efectivo. También debe realizar las previsiones y acciones correspondientes para la cancelación de los gastos pendientes con cargo al período presupuestario por concluir.

Artículo 26.-En casos eventuales de actos delictivos en perjuicio del fondo de caja chica y sobre los cuales no existe una solución inmediata, se deberá realizar una investigación administrativa conforme lo establece la Ley General de Administración Pública y plantear la denuncia que corresponde al Ministerio Público. Lo anterior, a efecto de determinar los responsables en caso de existir, realizar las gestiones de recuperación de los montos sustraídos y tomar las medidas correctivas del caso. La información relacionada con estos actos debe hacerse reflejar en los arqueos.

Artículo 27.-Los intereses devengados por los saldos de la cuenta bancaria de caja chica deberán ser depositados a la cuenta bancaria general de la Municipalidad, en un plazo no mayor a ocho días, a partir del recibo del estado de cuenta bancaria que consigne su acreditación.

CAPÍTULO V

De los arqueos de caja chica

Artículo 28.-Periódicamente y sin previo aviso el Auditor, a través del Contador Municipal procederá a realizar arqueos en forma sorpresiva al fondo de fijo de caja chica, con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de auditoria vigentes y de las sanas prácticas de administración.

Artículo 29.-Si realizado el arqueo, resulta una diferencia, ésta debe ser justificada por el Tesorero, quien además deberá en forma inmediata depositar el sobrante o reintegrar el faltante, según corresponda.

Artículo 30.-Todo arqueo de caja chica se realizará en presencia del Tesorero Municipal, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia del funcionario que éste designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido.

Artículo 31.-Cuando el Tesorero Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualquier otro motivo, se realizará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma del Tesorero y la persona que lo sustituirá. Igual procedimiento se utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se reintegre a su puesto.

CAPITULO VI

De los reintegros

Artículo 32.-Los egresos que se realicen por caja chica se tramitarán por medio del correspondiente formulario de reintegro, que preparará el Tesorero Municipal, en original y una copia.

Artículo 33.-El Tesorero Municipal debe procurar tramitar con la diligencia y frecuencia debida los reintegros de las sumas pagadas, para que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no llegue a agotarse. El monto mínimo que debe mantener el fondo para la solicitud del reintegro, debe ser del cincuenta por ciento (50%) del monto total autorizado a la fecha.

CAPÍTULO VII

De las prohibiciones

Artículo 34.-Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios cuando la bodega municipal mantenga existencias de los artículos solicitados o cuando la Administración por medio de sus dependencias se encuentren en capacidad de suministrar el artículo o servicio requerido a la dependencia que lo necesite.

Artículo 35.-No se tramitarán por medio del fondo de caja chica las compras que se hayan definido como artículo de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra que existan en la Municipalidad, según las disposiciones establecidas en la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento.

Artículo 36.-No se utilizarán fondos de caja chica para ejecutar inversiones de la partida maquinaria y equipo.

Artículo 37.-Por ningún motivo se aceptará el fraccionamiento ilícito en las compras de caja chica, así como tampoco se permitirá variar el objetivo inicial de una compra.

Artículo 38.-No podrán hacer uso del fondo de caja chica las personas que no presten servicio regular en la Municipalidad. En el caso de regidores y síndicos podrán hacer uso del fondo cuando se trate de gastos de viaje y de transporte.

Artículo 39.-El fondo de caja chica no podrá ser utilizado para el cambio de cheques personales ni usarse para fines distintos para el que fue creado, ni disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por la ley y este Reglamento.

Artículo 40.-El Tesorero Municipal en su condición de encargado de la Caja Chica, no podrá guardar documentos, efectivo o cheques de propiedad particular, en los lugares destinados para uso de la Caja Chica y por ningún motivo podrá suplir con su dinero, compras o pagos que corresponden a la Municipalidad, salvo en casos emergentes, debiendo justificarse y razonarse el caso con el aval del Alcalde Municipal o en su defecto por quien éste autorice.

Artículo 41.-Ningún funcionario de la Municipalidad, con excepción del Tesorero Municipal, quien tendrá en custodia los fondos de Caja Chica, podrá mantener en su poder fondos de Caja Chica por más de dos días.

CAPÍTULO VIII

De las obligaciones de los funcionarios

Artículo 42.-El Tesorero Municipal en su condición de encargado de la Caja Chica, será sancionado disciplinariamente de conformidad con las siguientes disposiciones:

a)  Cuando no tenga el total del monto asignado en Caja Chica, de conformidad con lo que establece el artículo sétimo de este Reglamento, siempre y cuando el faltante sea de tal magnitud que pueda causar una lesión económica a la Municipalidad.

b)  Cuando incumpla con los mecanismos de control que debe aplicar para el manejo de Caja Chica, regulado en los artículos 20 y siguiente de este Reglamento.

c)  Cuando exista un faltante de Caja Chica en los términos que indica el artículo 29 de este Reglamento, siempre y cuando el mismo no implique un perjuicio a la Caja Chica grave que amerite una investigación sobre el destino de los recursos faltantes.

d)  Autorizar compras con fondos de Caja Chica que se encuentren dentro de las prohibiciones reguladas en los artículos 34 y siguientes de este Reglamento.

Sin embargo, la reincidencia por más de dos veces consecutivas en un término de seis meses, producirá que la falta se considere como grave y ameritará la suspensión del trabajo, sin goce de salario por un término de ocho días hábiles. Una cuarta reincidencia dentro del plazo indicado, por el incumplimiento a cualquiera de las disposiciones citadas, será considerada falta grave a sus obligaciones y será causal de despido inmediato sin responsabilidad patronal.

Artículo 43.-Se considerará falta grave a sus deberes, y en consecuencia justificará la suspensión inmediata del trabajo sin goce de salario, cuando exista un faltante en la Caja Chica que pueda suponer una distracción ilegal de dichos fondos, o bien, cuando se produzcan actos que supongan el acaecimiento de un acto delictivo en perjuicio de la Caja Chica. Esta suspensión estará vigente por el plazo máximo de ocho días hábiles, plazo dentro del cual de existir evidencias de uso o manipulación indebida de este fondo, se configurará la causal de despido sin responsabilidad patronal por falta de confianza, regulada en el inciso l) del artículo 81 del Código de Trabajo.

Artículo 44.-Los funcionarios municipales serán sancionados disciplinariamente de conformidad con las siguientes disposiciones:

Se considerará falta leve a sus deberes, y en consecuencia, será sancionado con amonestación escrita, los siguientes supuestos:

a)  El funcionario que no liquide el vale de Caja Chica dentro de los dos días siguientes a la entrega del dinero en efectivo, de conformidad con lo que establece el artículo 14 de este Reglamento.

b)  La jefatura que al firmar el vale no constate el ingreso de los bienes y/o servicios adquiridos.

Sin embargo la reincidencia por más de dos veces consecutivas en un término de seis meses, producirá que la falta se considere como grave y ameritará la suspensión del trabajo sin goce de salario por un término de ocho días hábiles. Una cuarta reincidencia dentro del plazo indicado, por el incumplimiento a cualquiera de las disposiciones citadas, será considerada falta grave a sus obligaciones y será causal para el despido inmediato sin responsabilidad patronal.

Artículo 45.-El funcionario que pretenda justificar los egresos de Caja Chica con comprobantes que no cumplan con los requisitos indicados en el artículo 16 de este Reglamento, incumpliendo con ello su deber de verificar los requisitos de comprobante, deberá pagar de su peculio el costo del bien o servicio adquirido.

Artículo 46.-Las sanciones que correspondan según lo dispuesto en este capítulo, serán aplicadas por el Alcalde Municipal, de conformidad con que establece en esta materia, el Código Municipal, el Código de Trabajo y otras normas conexas.

CAPÍTULO IX

Disposiciones finales, supletoriedad, derogatoria y vigencia

Artículo 47.-La aplicación y cumplimiento de este Reglamento es responsabilidad de todo órgano y funcionario municipal. La Auditoría ejercerá los controles necesarios cuando juzgue conveniente o a solicitud expresa de la Autoridad Superior.

Artículo 48.-Se aplicará supletoriamente a las normas de este Reglamento, las siguientes disposiciones legales: El Código Municipal, la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Publica y demás normativas vigentes de la materia.

Artículo 49.-Se deroga cualquier disposición de la misma naturaleza que haya emitido esta Municipalidad, que se oponga al presente Reglamento.

Artículo 50.-Este Reglamento rige a partir de su publicación.