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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 35069 >> Fecha 04/02/2009 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 35069
Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo
Texto Completo acta: 119077 Nº 35069-J

Nº 35069-J

(Este decreto ejecutivo fue derogado por el artículo 56 del Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del Tribunal Registral Administrativo, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 40386 del 20 de marzo de 2017)

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y LA MINISTRA DE JUSTICIA



En uso de las facultades y atribuciones que les confieren los artículos 140 incisos 3), 18) y 20) y 146 de la Constitución Política y con fundamento en lo dispuesto en artículos 25.1, 27.1 y 103 párrafo primero de la Ley General de la Administración Pública (Nº 6227 del 2 de mayo de 1978), 22, siguientes y concordantes de la Ley General de Control Interno (Ley Nº 8292 de 31 de julio del 2002), en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Nº 7428 de 7 de setiembre de 1994), en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Nº 8422 de 6 de octubre del 2004), y en las Resoluciones de la Contraloría General de la República de 8 de diciembre del 2004 (Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público: M-1-2004-CO-DDI), Nº R-CO-94-2006 de 17 de noviembre del 2006 (Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público: M-2-2006-CO-DFOE) y Nº R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006 (Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público: D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).



Considerando:



I.-Que el marco legal que rige la actividad de auditoría interna en los órganos y entes públicos ha tenido cambios significativos desde la emisión de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, con la promulgación de la Ley General de Control Interno y más recientemente, con la emisión de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. También debe considerarse la Resolución de la Contraloría General de la República de 27 de mayo de 2002 (Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización).



II.-Que conforme regulaciones del artículo 23 de la Ley General de Control Interno, las unidades de auditoría interna de las diversas instituciones públicas deben disponer de un reglamento de organización y funcionamiento, para lo cual la Contraloría ha emitido las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público.



III.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del Sistema de Control Interno del Tribunal Registral Administrativo, por lo que su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme al marco legal y técnico vigente, en defensa del interés público.



IV.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



V.-Que la Contraloría General de la República mediante oficio Nº 12446 del 18 de octubre de 2007 (DAGJ-1295-2007) dio su aprobación al presente Reglamento. Por tanto,



Decretan:



margin-right:.75pt;mso-margin-bottom-alt: auto;margin-left:.75pt'>El siguiente,



margin-right:.75pt; mso-margin-bottom-alt:auto;margin-left:.75pt;text-align:center'>Reglamento de Organización y Funciones de la



Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo



margin-right:.75pt; mso-margin-bottom-alt:auto;margin-left:.75pt;text-align:center'>CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º-Propósito. El presente Reglamento regula las actividades, organización, objetivos, funciones y atribuciones de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo. Establece las condiciones generales para la prestación de los servicios que ha de brindar dicha unidad a la Institución, con el fin de que los mismos añadan valor y de esta manera contribuya a cumplir los objetivos institucionales, con este mismo fin establece los lineamientos generales para la ejecución del trabajo y la respectiva comunicación de los resultados.




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Ámbito de Aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del Tribunal Registral Administrativo en la materia que les resulte aplicable.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Definiciones. Para la aplicación del presente Reglamento deberán considerarse las siguientes definiciones:



a)  Tribunal Registral Administrativo: En adelante TRA: Órgano superior resolutorio respecto de la legalidad de los ocursos, resoluciones finales y actos en materia sustantiva que dictan los distintos Registros que conforman el Registro Nacional, creado como un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia, con personería instrumental para ejercer las funciones y competencias que le asigna la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Nº 8039.



b)  Tribunal: Órgano Colegiado, que es máximo jerarca Administrativo del TRA, en adelante el Tribunal.



c)  Administración activa: Es el conjunto de órganos y entes responsables de la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración; incluyen al Jerarca, como última instancia.



d)  Jerarca: Superior jerárquico, unipersonal o colegiado, del órgano o del ente que ejerce la máxima autoridad.



e)  Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.



f)   Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por el Tribunal Registral Administrativo, para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.



g)  Valoración del riesgo: Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la ejecución de los objetivos; proceso que debe ser realizado por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.



h)  Actividades de control: Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por el marco legal vigente, competencia de los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.



i)   Plan anual de auditoría: Lineamientos generales, objetivos, cronograma y actividades programadas, que se desarrollarán durante cada ejercicio económico, así como horas disponibles.



j)   Actividades programadas: Evaluaciones, revisiones y otras actividades que deben ser consideradas en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.



k)  Actividades no programadas: Evaluaciones y/o revisiones especiales que no se encuentran establecidas en el Plan Anual de Auditoría y se realizan cuando se consideran necesarios, a petición de la Contraloría General de la República, solicitud de autoridad competente, producto de denuncias, entre otros.



l)   Sujeto de auditoría: Órgano, unidad, programa, proyecto, proceso, actividad, operación u oficina que es objeto de estudio de evaluación.



m) Universo auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.



n)  Contraloría General de la República: En adelante contraloría o ente contralor.




 




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Artículo 4º-Servicio constructivo y valor agregado. Corresponde a la Auditoría Interna brindar un servicio constructivo, midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de todas las actividades y controles establecidos por la Administración activa, para el alcance de sus objetivos y metas, procurando agregar valor en todas sus funciones, realizando en cada estudio el análisis de riesgo del TRA y formulando las recomendaciones pertinentes para su prevención.




 




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Artículo 5º-Independencia de sus actividades. La labor de la Auditoría Interna es la actividad de evaluar en forma oportuna, independiente y posterior dentro del TRA, las operaciones contables, financieras, administrativas, operativas, de sistemas y de otra naturaleza, para prestar un servicio constructivo y de protección a la Administración activa. Es un control que funciona midiendo y valorizando la eficacia y la eficiencia de los otros controles establecidos y la calidad de ejecución en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.




 




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Artículo 6º-Carácter de la auditoría interna. La Auditoría Interna se limita, por su carácter asesor, a informar, recomendar y apoyar técnicamente a la Administración activa del TRA. La responsabilidad de ejecución de acciones correctivas o soluciones es del Tribunal y de los titulares subordinados, quienes deberán ejercer el seguimiento de esas acciones, correspondiéndole a la Auditoría Interna evaluar periódicamente la ejecución de esos procesos de implementación.




 




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CAPÍTULO II



De la Auditoría Interna



Artículo 7º-Normativa aplicable. Las competencias de la Auditoría Interna del TRA se regirán fundamentalmente por la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428 y se complementan con las directrices, normativa, políticas y procedimientos emitidos o que en el futuro emita, la Contraloría General de la República y demás órganos fiscalizadores de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia y que, en un conjunto establecen los estándares mínimos para el desarrollo de la actividad; fundamentando su actuación de manera general en la siguiente normativa:



a)  Ley de procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Nº 8039.



b)  Ley General de Administración Pública, Ley Nº 6227.



c)  Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley Nº 8422.



d)  Manual de Normas Generales de auditoría para el Sector Público, resolución del despacho de la Contralora General de la República Nº R-CO-94-2006.



e)  Manual sobre Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicado en La Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002.



f)   Cualesquiera otras disposiciones legales que de acuerdo con las disposiciones, normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos por la Contraloría General de la República deba acatar.




 




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Artículo 8º-Del concepto de auditoría. De acuerdo con lo que establece el artículo 21 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad a la Institución, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos de la Institución mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en el TRA. Dentro de la Institución la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación de la Administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas administrativas.




 




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Artículo 9º-De los objetivos. La Auditoría Interna es un elemento orgánico, integral del sistema de control interno institucional. Su valor agregado está directamente relacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:



a)  Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.



b)  Exigir confiabilidad y oportunidad en la información.



c)  Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.



d)  Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.




 




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Artículo 10.-Misión, visión y valores éticos. El Auditor Interno, deberá establecer y mantener actualizadas las ideas rectoras que regirán la actuación del Auditor y del eventual personal de la Auditoría Interna, en cuanto a visión, misión, valores y principales políticas. Lo anterior en estricto apego a la normativa aplicable. Los funcionarios de la Auditoría Interna al conducirse en sus relaciones internas y externas deberán tener en cuenta la siguiente normativa: Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a Observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General, Código de Ética del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y demás normativa atinente.




 




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Artículo 11.-Restricciones en el ejercicio de las labores. El Auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna no podrán ser empleados ni ejercer funciones de otra unidad administrativa en el Tribunal Registral Administrativo, y tampoco ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, pero podrán participar en ellas en calidad de asesor. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar posteriormente en el desempeño de sus funciones, todo ello de acuerdo con lo que establece el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.




 




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Artículo 12.-Asistencia del Auditor a Sesiones del Tribunal. El Auditor Interno asistirá a las sesiones del Tribunal, a invitación específica de éste, o por su expresa solicitud, para tratar temas de su competencia y en su carácter de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General de la República al respecto, en ningún caso esta asistencia será permanente. Salvo que una ley así lo establezca, esto con el fin de no afectar su independencia y objetividad.




 




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Artículo 13.-Dependencia orgánica y regulaciones aplicables. El Auditor Interno dependerá orgánicamente del Tribunal, quién le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables.



Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicable al resto del personal. Lo anterior, de conformidad con el artículo Nº 24 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.




 




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Artículo 14.-Medidas de independencia y objetividad. El Auditor Interno establecerá de manera formal, las medidas necesarias para controlar y administrar eventuales situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda la objetividad e independencia de la Auditoría Interna.




 




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CAPÍTULO III



De la Organización



Artículo 15.-De la ubicación organizacional. La Auditoría Interna es un órgano institucional del TRA, con dependencia orgánica e independencia funcional y de criterio, de acuerdo a lo que establece el artículo 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428. Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor de alto nivel en el TRA.




 




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Artículo 16.-Jornada laboral. La Auditoría Interna del TRA estará compuesta por el Auditor Interno, el mismo será nombrado por el Tribunal por tiempo indefinido, con una jornada laboral de medio tiempo. En concordancia con los objetivos estratégicos institucionales y las regulaciones atinentes, el Tribunal valorará en su oportunidad la conveniencia de ampliar la jornada laboral aquí establecida, para lo cual tomará el criterio profesional del Auditor Interno.




 




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Artículo 17.-Estructura Orgánica. La Auditoría Interna está conformada por el Auditor Interno únicamente, no obstante se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República y el Tribunal. En todo caso dicha estructura ha de garantizar una administración eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados, la efectividad en el cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas, y ha de ser concordante con la normativa que regula el Tribunal Registral Administrativo.




 




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Artículo 18.-Protección del personal de auditoría. Cuando el personal de auditoría interna en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, el Tribunal Registral Administrativo dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender el proceso hasta su resolución final. Todo de acuerdo a lo que establece el artículo 26 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.




 




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CAPÍTULO IV



Del Auditor Interno



Artículo 19.-Nombramiento. El Tribunal realizará el nombramiento del Auditor Interno por tiempo indefinido, en apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. El proceso de selección se llevará a cabo por concurso público, y según lo que al respecto establece la normativa en vigencia emitida por la Contraloría Ge neral de la República.




 




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Artículo 20.-Requisitos del Auditor Interno. El Auditor Interno deberá tener al menos nivel de licenciatura en un área atinente, ser contador público y cumplir con todos los requisitos que exige la normativa que al efecto emita la Contraloría General de la República. Además deberá conocer las disposiciones legales que rigen la Administración Pública.




 




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Artículo 21.-Remoción del Auditor Interno. El Auditor Interno podrá ser removido o suspendido de su puesto, según lo establecido en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428, así como lo regulado por el órgano contralor en la normativa correspondiente.




 




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Artículo 22.-Funciones. Las funciones del Auditor Interno serán establecidas en los respectivos manuales de funciones institucionales de cargos y clases, o instrumento similar que tenga en vigencia el Tribunal Registral Administrativo. En todo caso dichas funciones tomaran en cuenta lo que al respecto establece la normativa emitida por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 23.-Dirección de la Auditoría Interna. Además de las funciones mencionadas, al Auditor Interno le corresponde la dirección superior de la Auditoría Interna, que incluye entre otras:



a)  El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Es el coordinador del proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir sus objetivos, misión, visión, sus valores, fundamentales y su proyección.



b)  Le corresponde la dirección superior y administración de la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.



c)  Le corresponde formular, gestionar, mantener vigente, cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.



d)  Sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la unidad a su cargo y tendrá bajo su responsabilidad la coordinación y control.



e)  El Auditor Interno deberá implantar una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría. Con ese fin deberá establecer un programa de aseguramiento de la calidad de su unidad.



f)   Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento de su calidad y de la generación del valor agregado tanto en los procesos como de los productos y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna.



g)  El Auditor Interno deberá cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y será vigilante de que su personal responda de igual manera.



h)  Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, incluyendo la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, Nº 8422.



i)   Mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias.




 




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Artículo 24.-Funciones referentes al personal. En cuanto al personal de la Auditoría Interna, el Auditor tendrá las siguientes potestades:



a)  Autorizar los movimientos de personal de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.



b)  Gestionar oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la unidad a su cargo.



c)  Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios a su cargo cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas.




 




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Artículo 25.-Plan anual de trabajo. El Auditor Interno debe establecer un plan anual de trabajo congruente con la planificación estratégica, cuyo contenido abarque todas las actividades que se deben realizar durante el año. Las fechas de presentación del plan anual se fijarán de acuerdo a lo que establezca la Contraloría General de la República. Dicho plan ha de mantenerse actualizado y sustentarse adecuadamente en el presupuesto respectivo.



El Auditor Interno deberá proponer al jerarca, oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para llevar adelante el plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad.




 




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Artículo 26.-Informe de gestión. El Auditor Interno responderá por su gestión ante el Tribunal y ante la Contraloría General de la República en lo que corresponda, presentará al menos un informe anual de su gestión de acuerdo a lo previsto en la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y en las fechas que al respecto defina la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 27.-Declaración de bienes. El Auditor Interno está obligado a cumplir con el requisito de declarar sus bienes de acuerdo con la Ley General de Control Interno, Nº 8292. También deberá dar cumplimiento a las disposiciones que se establecen en esta materia.




 




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CAPÍTULO V



Relaciones y coordinaciones



Artículo 28.-Apoyo a evaluaciones o auditorías externas. La Auditoría Interna servirá de coordinadora y de apoyo en las evaluaciones y auditorías externas, realizadas por la Contraloría General de la República o por despachos contratados por el Tribunal y otros entes reguladores.



Con este fin el Auditor Interno tendrá la facultad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias. Sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.




 




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Artículo 29.-Presupuesto. La Auditoría Interna elaborara la propuesta de su presupuesto anual, que se confeccionará de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable, y será sometido a la Dirección Administrativa del Tribunal Registral Administrativo, para su análisis y discusión y posterior incorporación al proyecto de presupuesto, a ser conocido por el mismo. Cualquier modificación al presupuesto aprobado para la Auditoría Interna, requerirá del conocimiento y aprobación expresa del Auditor Interno. Lo anterior de conformidad a lo que establece el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.



El Auditor Interno coordinará con la Dirección Administrativa del Tribunal Registral Administrativo, para que cuando lo amerite el volumen de recursos, se lleve un registro separado del monto presupuestario aprobado y asignado a la Auditoría Interna detallado por objeto del gasto, controlando la ejecución y modificaciones a los recursos presupuestarios.




 




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Artículo 30.-Ámbito de competencia. La Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del TRA, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia del TRA. Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la contratación de firmas externas.



El Auditor Interno definirá y mantendrá actualizado los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna de acuerdo a lo que establece el artículo 22 de la Ley General de Control Interno.




 




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Artículo 31.-Relaciones. La Auditoría Interna mantendrá relaciones con el Tribunal, con los titulares subordinados y con otras instancias internas y externas, con la Contraloría General de la República, Instituciones de control y fiscalización, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes u otras pertinentes. Corresponderá al Auditor Interno administrar esas relaciones a fin de que se realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.




 




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CAPÍTULO VI



Del objeto, deberes, funciones, atribuciones y prohibiciones



Artículo 32.-Objeto de la Auditoría Inte rna. El objeto fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la Administración activa, para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia, eficacia y economía. Proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinadas, coadyuvando así a la consecución de los objetivos institucionales.




 




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Artículo 33.-Competencias. Para el cumplimiento de su objeto, la Auditoría Interna tendrá las siguientes competencias, definidas de acuerdo al artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292:



a)  Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos del Tribunal Registral Administrativo, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes bajo su competencia constitucional y legal.



b)  Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del Tribunal Registral Administrativo, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.



c)  Verificar que la Administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.



d)  Asesorar, en materia bajo su competencia, al Tribunal del cual depende; además, advertir a los órganos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.



e)  Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.



f)   Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.



g)  Elaborar un informe anual de la ejecución del plan anual de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría y de los despachos de contadores públicos. En los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Tribunal cuando las circunstancias lo ameriten.



h)  Las demás competencias que contempla la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nº 8422, Ley General de Control Interno, Nº 8292 y demás normativa legal, técnica y reglamentaria aplicable, con las limitaciones que establece el artículo Nº 34 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.




 




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Artículo 34.-Deberes. El Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes obligaciones, según lo establece el artículo 32 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292:



a)  Cumplir las competencias asignadas por Ley.



b)  Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.



c)  Colaborar en los estudios que la Contraloría y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.



d)  Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.



e)  No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios del TRA o de cualquier órgano sujeto a su competencia.



f)   Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.



g)  Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República , Nº 7428.



h)  Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política.



i)   Cumplir con otros deberes atinentes a su competencia.




 




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Artículo 35.-Potestades. Serán potestades de la Auditoría Interna las contempladas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292:



a)  Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos del TRA, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos del Tribunal; también tendrá libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones que realice el TRA con los archivos y sistemas electrónicos con los bancos u otras instituciones, para lo cual la Administración activa deberá facilitarle los recursos que se requieran.



b)  Solicitar a los funcionarios del TRA que administren o custodien fondos públicos del Tribunal, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia.



c)  Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de sus funciones. La asesoría legal del Tribunal está en la obligación de brindar un servicio efectivo y oportuno, mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico.



d)  La incorporación de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no del Tribunal Registral Administrativo, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice la Auditoría Interna.



e)  Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo al ordenamiento jurídico y técnico aplicable.




 




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Artículo 36.-Prohibiciones. El Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes prohibiciones, previstas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292:



a)  Realizar funciones o actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir sus competencias.



b)  Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.



c)  La participación permanente del Auditor Interno a las sesiones o reuniones del Tribunal. Cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor.



d)  Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.



e)  Participar en actividades político - electorales, salvo la emisión del voto.



f)   Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos de auditoría.




 




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CAPÍTULO VII



Ejecución de estudios de auditoría y comunicación de resultados



Artículo 37.-Servicios de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna, dentro de sus actividades, debe brindar los servicios de auditoría a los que se refieren los distintos tipos de auditoría, incluidos los estudios especiales, los de control interno, las relaciones de hechos y la atención de denuncias. Además, los servicios preventivos, que comprenden los servicios de asesoría al Tribunal en materias de su competencia, sin perjuicio de las asesorías que en esas materias, a criterio del Auditor corresponda a otros niveles del TRA; los servicios de advertencia, que han de ser por escrito a la Administración activa que se fiscaliza y las autorizaciones de libros.




 




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Artículo 38.-Confidencialidad de la información. Será estrictamente confidencial la información que el Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna obtengan en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni al Tribunal, ni cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente.




 




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Artículo 39.-Pericia y debido cuidado profesional. Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional. Las personas asignadas a cada trabajo deberán poseer, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias para desempeñar el trabajo adecuadamente.




 




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Artículo 40.-Alcance del trabajo. El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo. Debe tener en cuenta los sistemas, registros, equipos, materiales, el personal y la ubicación física de las propiedades o lugares a incluir y otros relevantes, incluso los que se encuentran bajo el control de terceros. La extensión y alcance de los tipos de prueba serán determinados según lo indique la evaluación del control interno y aplicando las técnicas de muestreo o el juicio profesional; éstas serán utilizadas de conformidad con las atribuciones de la Auditoría Interna y las disposiciones de la Contraloría. El alcance de los estudios deberá permitir evaluar y mejorar la adecuación y la eficiencia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno, y la calidad de la actuación en el desempeño de las responsabilidades asignadas.




 




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Artículo 41.-Procesamiento de la información. Los funcionarios de la Auditoría Interna deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, basar sus hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones.




 




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Artículo 42.-Acceso a los registros. El Auditor Interno debe controlar el acceso a los registros y papeles de trabajo de los estudios que se realicen, a personas ajenas a la Auditoría Interna. Deberá tomar las previsiones de modo que se requiera de su autorización o la de quién él designe. Además, debe establecer requisitos de custodia para los registros y documentación del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las regulaciones pertinentes u otros requerimientos sobre este tema.




 




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Artículo 43.-Campos de acción. Los trabajos de auditoría o de estudios especiales abarcarán todas las actividades institucionales, incluyendo las funciones administrativas, financieras, contables, presupuestarias, movimiento e inversión de recursos, deuda, obligaciones, desembolso y gastos en general y todas las que apliquen un cambio en el patrimonio del TRA y de los servicios que presta.




 




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Artículo 44.-Informes de Auditoría. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia y se regirán por lo que al respecto establece la Ley General de Control Interno, Nº 8292, el Manual de Normas Generales para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y otra normativa emitida por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 45.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá según lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.




 




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Artículo 46.-Informes dirigidos al Tribunal. Cuando el informe de auditoría sea dirigido al Tribunal, éste se regirá por lo establecido en el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Si la resolución del Tribunal ordena soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Interna, éstas se regirán por lo establecido en el artículo 38 de la citada Ley Nº 8292.




 




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Artículo 47.-Comunicación de hallazgos de auditoría. El Auditor debe mantener una comunicación activa y efectiva con la Administración, con el fin de facilitar el normal desarrollo de todo el proceso de la auditoría. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria y oportuna para la adecuación de los procesos y controles. El informe final deberá contemplar las observaciones recibidas de la Administración, producto de la conferencia final efectuada.



Del presente artículo se exceptúan los "Informes especiales o de relación de hechos", cuando se trate de asuntos relacionados con el establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales.




 




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Artículo 48.-Informe especial o de relación de hechos. Los "Informes especiales o de relación de hechos" son informes de naturaleza confidencial, sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios de la Institución y terceros. Sobre éstos no debe hacerse comunicación oral de resultados y están sujetos a las disposiciones del artículo 6 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, del artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nº 8422 y demás normativa aplicable.




 




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Artículo 49.-Seguimiento de recomendaciones. El Auditor Interno del TRA debe establecer el plan de seguimiento de las recomendaciones emitidas producto de los estudios de auditoría; así como de las recomendaciones, que sean de su conocimiento, emitidas por la Contraloría General y demás órganos competentes. Debe verificar que la Administración se haya encargado de establecer un plan de acción para la aplicación de dichas recomendaciones.




 




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CAPÍTULO VIII



Denuncias



Artículo 50.-Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la apertura de procedimientos administrativos. La Auditoría Interna guardará confidencialidad respecto a la identidad de los ciudadanos que le presenten denuncias. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúa la Auditoría Interna, cuyos resultados pueden originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que abren en el expediente administrativo, según lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nº 8422. La Asamblea Legislativa, en el artículo 121 de la Constitución Política, podrá acceder a los informes, la documentación y las pruebas que obren en poder de la Auditoría Interna.




 




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Artículo 51.-Presentación de las denuncias. Las denuncias deberán presentarse ante la Auditoría Interna, la cual examinará, dentro de un plazo razonable, la admisibilidad de las mismas, dictando el acto respectivo, el cual deberá ser comunicado al denunciante que hubiera señalado lugar para oír notificaciones, rechazándola o admitiéndola. Las denuncias presentadas deberán ser registradas de tal manera que el ciudadano y la Auditoría Interna puedan identificarlas y darles seguimiento con facilidad y oportunidad.




 




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Artículo 52.-Formas de presentación. Las denuncias podrán presentarse en forma escrita o por cualquier otro medio y excepcionalmente, de manera verbal cuando las circunstancias así lo exijan, levantándose un acta con la denuncia. No se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima. En casos excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso contrario, se dispondrá su archivo sin más trámite.




 




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Artículo 53.-Rechazo de denuncias. La Auditoría Interna rechazará en cualquier momento, incluso desde su presentación y mediante resolución motivada:



a)  Las denuncias que no sean de su competencia, en cuyo caso deberán canalizarlas a las instancias competentes de conformidad con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Nº 8220 del 4 de marzo de 2002.



b)  Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o infundadas.



c)  Las denuncias reiteradas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.



d)  Las denuncias que se refieran a intereses particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de la Administración activa que les resulten lesivas en alguna forma, y para cuya solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente.



e)  Las gestiones que bajo el formato de denuncia, sean presentadas con la única finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.




 




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Artículo 54.-Detección de hechos irregulares. En aquellos casos en que se detecten actos o hechos irregulares o ilegítimos que puedan eventualmente acarrear responsabilidades de tipo penal, civil o administrativas sobre funcionarios de la Institución, por lesión patrimonial que se origine a la Hacienda Pública, no se realizará comunicación oral y la Auditoría Interna deberá someterlo a conocimiento de la Administración activa en forma inmediata, mediante el informe de relación de hechos.




 




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CAPÍTULO IX



Disposiciones finales



 



Artículo 55.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



 



Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los cuatro días del mes de febrero del año dos mil nueve.



 



 




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Fecha de generación: 08/12/2022 06:12:26 p.m.
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