Texto Completo acta: 119077
Nº 35069-J
(Este decreto
ejecutivo fue derogado por el artículo 56 del Reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna del Tribunal Registral Administrativo,
aprobado mediante decreto ejecutivo N° 40386 del 20 de marzo de 2017)
EL
PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y
LA MINISTRA DE JUSTICIA
En uso de las facultades y atribuciones que les
confieren los artículos 140 incisos 3), 18) y 20) y 146 de
la Constitución
Política y con fundamento en lo dispuesto en artículos 25.1,
27.1 y 103 párrafo primero de la
Ley General de
la Administración
Pública (Nº 6227 del 2 de mayo de 1978), 22, siguientes y
concordantes de la Ley
General de Control Interno (Ley Nº 8292 de 31 de julio del
2002), en la Ley
Orgánica de
la Contraloría General de
la República (Nº
7428 de 7 de setiembre de 1994), en
la Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública (Nº 8422 de 6 de octubre del
2004), y en las Resoluciones de
la Contraloría General
de la República
de 8 de diciembre del 2004 (Manual de Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público: M-1-2004-CO-DDI), Nº R-CO-94-2006 de 17 de noviembre del
2006 (Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público:
M-2-2006-CO-DFOE) y Nº R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006 (Directrices
Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las
Auditorías Internas del Sector Público: D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).
Considerando:
I.-Que el marco legal que rige la actividad de auditoría
interna en los órganos y entes públicos ha tenido cambios significativos desde
la emisión de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República,
con la promulgación de la
Ley General de Control Interno y más recientemente, con la
emisión de la Ley Contra
la Corrupción
y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública. También debe considerarse
la Resolución de
la Contraloría General
de la República
de 27 de mayo de 2002 (Manual de Normas Generales de Control Interno para
la Contraloría General
de la República
y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización).
II.-Que conforme
regulaciones del artículo 23 de
la Ley General de Control Interno, las unidades de
auditoría interna de las diversas instituciones públicas deben disponer de un
reglamento de organización y funcionamiento, para lo cual
la Contraloría ha
emitido las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y
Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público.
III.-Que
la Auditoría Interna
es parte fundamental del Sistema de Control Interno del Tribunal Registral
Administrativo, por lo que su acción fiscalizadora requiere ser reforzada
conforme al marco legal y técnico vigente, en defensa del interés público.
IV.-Que de acuerdo
con el artículo 23 de la
Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser
aprobado por la
Contraloría General de
la República,
publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.
V.-Que
la Contraloría General
de la República
mediante oficio Nº 12446 del 18 de octubre de 2007 (DAGJ-1295-2007) dio su
aprobación al presente Reglamento. Por tanto,
Decretan:
margin-right:.75pt;mso-margin-bottom-alt:
auto;margin-left:.75pt'> El siguiente,
margin-right:.75pt;
mso-margin-bottom-alt:auto;margin-left:.75pt;text-align:center'> Reglamento
de Organización y Funciones de la
Auditoría
Interna del Tribunal Registral Administrativo
margin-right:.75pt;
mso-margin-bottom-alt:auto;margin-left:.75pt;text-align:center'> CAPÍTULO
I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Propósito. El presente Reglamento
regula las actividades, organización, objetivos, funciones y atribuciones de
la Auditoría Interna
del Tribunal Registral Administrativo. Establece las condiciones generales para
la prestación de los servicios que ha de brindar dicha unidad a
la Institución,
con el fin de que los mismos añadan valor y de esta manera contribuya a cumplir
los objetivos institucionales, con este mismo fin establece los lineamientos
generales para la ejecución del trabajo y la respectiva comunicación de los
resultados.
Ficha articulo
Artículo 2º-Ámbito
de Aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para
todos los funcionarios de
la Auditoría Interna y
para el resto de los funcionarios de
la Administración
Activa del Tribunal Registral Administrativo en la
materia que les resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 3º-Definiciones.
Para la aplicación del presente Reglamento deberán considerarse las siguientes
definiciones:
a)
Tribunal Registral Administrativo: En adelante TRA: Órgano superior
resolutorio respecto de la legalidad de los ocursos, resoluciones finales y
actos en materia sustantiva que dictan los distintos Registros que conforman el
Registro Nacional, creado como un órgano de desconcentración máxima, adscrito
al Ministerio de Justicia, con personería instrumental para ejercer las
funciones y competencias que le asigna la
Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de
Propiedad Intelectual, Ley Nº 8039.
b)
Tribunal: Órgano Colegiado, que es máximo jerarca Administrativo del
TRA, en adelante el Tribunal.
c)
Administración activa: Es el conjunto de órganos y entes responsables de
la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de
la Administración;
incluyen al Jerarca, como última instancia.
d)
Jerarca: Superior jerárquico, unipersonal o colegiado, del órgano o del
ente que ejerce la máxima autoridad.
e)
Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable
de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
f)
Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y
técnicas de control establecidas por el Tribunal Registral Administrativo, para
alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los
riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son
aplicables.
g)
Valoración del riesgo: Identificación y análisis de los riesgos que
enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas, relevantes
para la ejecución de los objetivos; proceso que debe ser realizado por el
jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben
administrar dichos riesgos.
h)
Actividades de control: Políticas y procedimientos que permiten obtener
la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por el marco
legal vigente, competencia de los jerarcas y los titulares subordinados para la
consecución de los objetivos del sistema de control interno.
i)
Plan anual de auditoría: Lineamientos generales, objetivos, cronograma y
actividades programadas, que se desarrollarán durante cada ejercicio económico,
así como horas disponibles.
j)
Actividades programadas: Evaluaciones, revisiones y otras actividades
que deben ser consideradas en el Plan Anual de Trabajo de
la Auditoría Interna.
k)
Actividades no programadas: Evaluaciones y/o revisiones especiales que
no se encuentran establecidas en el Plan Anual de Auditoría y se realizan
cuando se consideran necesarios, a petición de
la Contraloría General de
la República,
solicitud de autoridad competente, producto de denuncias, entre otros.
l)
Sujeto de auditoría: Órgano, unidad, programa, proyecto, proceso,
actividad, operación u oficina que es objeto de estudio de evaluación.
m) Universo
auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos,
sistemas que pueden ser evaluados por
la Auditoría Interna en un
determinado proceso.
n)
Contraloría General de la
República: En adelante contraloría o ente contralor.
Ficha articulo
Artículo 4º-Servicio constructivo y valor
agregado. Corresponde a
la Auditoría Interna
brindar un servicio constructivo, midiendo y valorizando la eficacia y
eficiencia de todas las actividades y controles establecidos por
la Administración
activa, para el alcance de sus objetivos y metas, procurando agregar valor en
todas sus funciones, realizando en cada estudio el análisis de riesgo del TRA y
formulando las recomendaciones pertinentes para su prevención.
Ficha articulo
Artículo 5º-Independencia
de sus actividades. La labor de
la Auditoría Interna es la
actividad de evaluar en forma oportuna, independiente y posterior dentro del
TRA, las operaciones contables, financieras, administrativas, operativas, de
sistemas y de otra naturaleza, para prestar un servicio constructivo y de
protección a la
Administración activa. Es un control que funciona midiendo
y valorizando la eficacia y la eficiencia de los otros controles establecidos y
la calidad de ejecución en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
Ficha articulo
Artículo 6º-Carácter
de la auditoría interna.
La Auditoría Interna se
limita, por su carácter asesor, a informar, recomendar y apoyar técnicamente a
la Administración
activa del TRA. La responsabilidad de ejecución de acciones correctivas o
soluciones es del Tribunal y de los titulares subordinados, quienes deberán
ejercer el seguimiento de esas acciones, correspondiéndole a
la Auditoría Interna
evaluar periódicamente la ejecución de esos procesos de implementación.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
De
la Auditoría Interna
Artículo 7º-Normativa aplicable. Las
competencias de la
Auditoría Interna del TRA se regirán fundamentalmente por
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292 y la
Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, Nº
7428 y se complementan con las directrices, normativa, políticas y
procedimientos emitidos o que en el futuro emita,
la Contraloría General de
la República y
demás órganos fiscalizadores de
la Hacienda Pública, en
el ámbito de su competencia y que, en un conjunto establecen los estándares
mínimos para el desarrollo de la actividad; fundamentando su actuación de
manera general en la siguiente normativa:
a)
Ley de procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual,
Ley Nº 8039.
b)
Ley General de Administración Pública, Ley Nº 6227.
c)
Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública, Ley
Nº 8422.
d)
Manual de Normas Generales de auditoría para el Sector Público, resolución del
despacho de la
Contralora General de
la República Nº
R-CO-94-2006.
e)
Manual sobre Normas Generales de Control Interno para
la Contraloría General de
la República y las
entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicado en
La Gaceta Nº 107
del 5 de junio del 2002.
f)
Cualesquiera otras disposiciones legales que de acuerdo con las disposiciones,
normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos por
la Contraloría General de
la República deba
acatar.
Ficha articulo
Artículo 8º-Del concepto de auditoría. De
acuerdo con lo que establece el artículo 21 de
la Ley Nº 8292, Ley General
de Control Interno, es la actividad independiente, objetiva y asesora, que
proporciona seguridad a la
Institución, puesto que se crea para validar y mejorar
sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos de
la Institución
mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y
mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los
procesos de dirección en el TRA. Dentro de
la Institución la
Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la
actuación de la
Administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico
y a las sanas prácticas administrativas.
Ficha articulo
Artículo 9º-De
los objetivos. La
Auditoría Interna es un elemento orgánico, integral del
sistema de control interno institucional. Su valor agregado está directamente
relacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos
de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:
a)
Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b)
Exigir confiabilidad y oportunidad en la información.
c)
Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d)
Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Ficha articulo
Artículo 10.-Misión, visión y valores éticos.
El Auditor Interno, deberá establecer y mantener actualizadas las ideas
rectoras que regirán la actuación del Auditor y del eventual personal de
la Auditoría Interna, en
cuanto a visión, misión, valores y principales políticas. Lo anterior en
estricto apego a la normativa aplicable. Los funcionarios de
la Auditoría Interna al
conducirse en sus relaciones internas y externas deberán tener en cuenta la
siguiente normativa: Manual de Normas para el ejercicio de
la Auditoría Interna en el
Sector Público, Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a
Observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de
la Contraloría General de
la República,
Auditorías Internas y Servidores Públicos en General, Código de Ética del
Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y demás normativa atinente.
Ficha articulo
Artículo 11.-Restricciones
en el ejercicio de las labores. El Auditor Interno y el personal de
la Auditoría Interna no
podrán ser empleados ni ejercer funciones de otra unidad administrativa en el
Tribunal Registral Administrativo, y tampoco ser miembros de juntas directivas,
comisiones de trabajo o similares, pero podrán participar en ellas en calidad
de asesor. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de
formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar
posteriormente en el desempeño de sus funciones, todo ello de acuerdo con lo
que establece el artículo 22 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 12.-Asistencia
del Auditor a Sesiones del Tribunal. El Auditor Interno asistirá a las
sesiones del Tribunal, a invitación específica de éste, o por su expresa
solicitud, para tratar temas de su competencia y en su carácter de asesor,
según la normativa y criterios establecidos por
la Contraloría General de
la República al
respecto, en ningún caso esta asistencia será permanente. Salvo que una ley así
lo establezca, esto con el fin de no afectar su independencia y objetividad.
Ficha articulo
Artículo 13.-Dependencia
orgánica y regulaciones aplicables. El Auditor Interno dependerá
orgánicamente del Tribunal, quién le establecerá las regulaciones de tipo
administrativo que le serán aplicables.
Los demás
funcionarios de la
Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicable al resto del personal. Lo anterior, de conformidad
con el artículo Nº 24 de la
Ley General de Control Interno, Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 14.-Medidas
de independencia y objetividad. El Auditor Interno establecerá de manera
formal, las medidas necesarias para controlar y administrar eventuales
situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones
que pongan en duda la objetividad e independencia de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
CAPÍTULO
III
De
la Organización
Artículo 15.-De la ubicación organizacional.
La Auditoría Interna es un
órgano institucional del TRA, con dependencia orgánica e independencia
funcional y de criterio, de acuerdo a lo que establece el artículo 62 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, Nº
7428. Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a la de un
órgano asesor de alto nivel en el TRA.
Ficha articulo
Artículo 16.-Jornada
laboral. La
Auditoría Interna del TRA estará compuesta por el Auditor
Interno, el mismo será nombrado por el Tribunal por tiempo indefinido, con una
jornada laboral de medio tiempo. En concordancia con los objetivos estratégicos
institucionales y las regulaciones atinentes, el Tribunal valorará en su
oportunidad la conveniencia de ampliar la jornada laboral aquí establecida,
para lo cual tomará el criterio profesional del Auditor Interno.
Ficha articulo
Artículo 17.-Estructura
Orgánica. La
Auditoría Interna está conformada por el Auditor Interno
únicamente, no obstante se organizará y funcionará conforme lo disponga el
Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y
directrices que emita la
Contraloría General de
la República y el
Tribunal. En todo caso dicha estructura ha de garantizar una administración
eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados, la efectividad en el
cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas, y ha de ser concordante
con la normativa que regula el Tribunal Registral Administrativo.
Ficha articulo
Artículo 18.-Protección
del personal de auditoría. Cuando el personal de auditoría interna en el
cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una
demanda, el Tribunal Registral Administrativo dará todo su respaldo tanto
jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender el proceso hasta su
resolución final. Todo de acuerdo a lo que establece el artículo 26 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IV
Del
Auditor Interno
Artículo 19.-Nombramiento. El Tribunal
realizará el nombramiento del Auditor Interno por tiempo indefinido, en apego a
lo dispuesto en el artículo 31 de
la Ley General de Control
Interno, Nº 8292. El proceso de selección se llevará a cabo por concurso
público, y según lo que al respecto establece la normativa en vigencia emitida
por la
Contraloría Ge neral de
la República.
Ficha articulo
Artículo 20.-Requisitos
del Auditor Interno. El Auditor Interno deberá tener al menos nivel de
licenciatura en un área atinente, ser contador público y cumplir con todos los
requisitos que exige la normativa que al efecto emita
la Contraloría General de
la República.
Además deberá conocer las disposiciones legales que
rigen la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 21.-Remoción
del Auditor Interno. El Auditor Interno podrá ser removido o suspendido de
su puesto, según lo establecido en el artículo 15 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República Nº
7428, así como lo regulado por el órgano contralor en la normativa
correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 22.-Funciones.
Las funciones del Auditor Interno serán establecidas en los respectivos
manuales de funciones institucionales de cargos y clases, o instrumento similar
que tenga en vigencia el Tribunal Registral Administrativo. En todo caso dichas
funciones tomaran en cuenta lo que al respecto establece la normativa emitida
por la
Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 23.-Dirección
de la
Auditoría Interna. Además de las
funciones mencionadas, al Auditor Interno le corresponde la dirección superior
de la
Auditoría Interna, que incluye entre otras:
a)
El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia,
responsabilidad y autoridad de
la Auditoría Interna. Es el
coordinador del proceso de planificación estratégica de
la Auditoría Interna y en
ese contexto le corresponde definir sus objetivos, misión, visión, sus valores,
fundamentales y su proyección.
b)
Le corresponde la dirección superior y administración de
la Auditoría Interna; para
ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones
pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en
el ejercicio de las competencias y en las relaciones con
la Administración.
c)
Le corresponde formular, gestionar, mantener vigente, cumplir y hacer cumplir
el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna, de
conformidad con el artículo 23 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
d)
Sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en el
diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad
de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la
unidad a su cargo y tendrá bajo su responsabilidad la coordinación y control.
e)
El Auditor Interno deberá implantar una adecuada gestión de supervisión, de
manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y
productos de la auditoría. Con ese fin deberá establecer un programa de
aseguramiento de la calidad de su unidad.
f)
Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición, debe
propiciar que los esfuerzos relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento
de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular,
así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento
de su calidad y de la generación del valor agregado tanto en los procesos como
de los productos y servicios finales del trabajo de
la Auditoría Interna.
g)
El Auditor Interno deberá cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus
funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de
criterio y será vigilante de que su personal responda de igual manera.
h)
Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y
prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de
la Auditoría Interna,
incluyendo la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que
estipulan los artículos 6 de la
Ley General de Control Interno, Nº 8292 y 8 de
la Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito, Nº 8422.
i)
Mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por
la Auditoría Interna para
cumplir con sus competencias.
Ficha articulo
Artículo 24.-Funciones referentes al personal.
En cuanto al personal de la
Auditoría Interna, el Auditor tendrá las siguientes
potestades:
a)
Autorizar los movimientos de personal de conformidad con lo que establecen los
artículos 24 y 28 de la
Ley General de Control Interno, Nº 8292.
b)
Gestionar oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la unidad a su
cargo.
c)
Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios a su
cargo cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica
técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y
demás disposiciones administrativas.
Ficha articulo
Artículo 25.-Plan anual de trabajo. El
Auditor Interno debe establecer un plan anual de trabajo congruente con la
planificación estratégica, cuyo contenido abarque todas las actividades que se
deben realizar durante el año. Las fechas de presentación del plan anual se
fijarán de acuerdo a lo que establezca
la Contraloría General de
la República. Dicho plan
ha de mantenerse actualizado y sustentarse adecuadamente en el presupuesto
respectivo.
El Auditor Interno
deberá proponer al jerarca, oportuna y debidamente justificados, los
requerimientos de recursos para llevar adelante el plan, incluidas las necesidades
administrativas de la unidad.
Ficha articulo
Artículo 26.-Informe
de gestión. El Auditor Interno responderá por su gestión ante el Tribunal y
ante la
Contraloría General de
la República en lo
que corresponda, presentará al menos un informe anual de su gestión de acuerdo
a lo previsto en la
Ley General de Control Interno, Nº 8292 y en las fechas
que al respecto defina la
Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 27.-Declaración
de bienes. El Auditor Interno está obligado a cumplir con el requisito de
declarar sus bienes de acuerdo con
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292. También deberá dar cumplimiento a las disposiciones
que se establecen en esta materia.
Ficha articulo
CAPÍTULO
V
Relaciones
y coordinaciones
Artículo 28.-Apoyo a evaluaciones o auditorías
externas. La
Auditoría Interna servirá de coordinadora y de apoyo en las
evaluaciones y auditorías externas, realizadas por
la Contraloría General de
la República o por
despachos contratados por el Tribunal y otros entes reguladores.
Con este fin el
Auditor Interno tendrá la facultad de proveer e intercambiar información con
la Contraloría General de
la República así
como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y
en el ámbito de sus competencias. Sin que ello implique limitación para la
efectiva actuación de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 29.-Presupuesto.
La
Auditoría Interna elaborara la propuesta de su presupuesto
anual, que se confeccionará de conformidad con el ordenamiento jurídico
aplicable, y será sometido a
la Dirección
Administrativa del Tribunal Registral Administrativo, para
su análisis y discusión y posterior incorporación al proyecto de presupuesto, a
ser conocido por el mismo. Cualquier modificación al presupuesto aprobado para
la Auditoría Interna,
requerirá del conocimiento y aprobación expresa del Auditor Interno. Lo
anterior de conformidad a lo que establece el artículo 27 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
El Auditor Interno
coordinará con la
Dirección Administrativa del Tribunal
Registral Administrativo, para que cuando lo amerite el volumen de recursos, se
lleve un registro separado del monto presupuestario aprobado y asignado a
la Auditoría Interna
detallado por objeto del gasto, controlando la ejecución y modificaciones a los
recursos presupuestarios.
Ficha articulo
Artículo 30.-Ámbito
de competencia. La
Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los
fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del TRA, incluyendo
fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y
actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, Nº
7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por
componentes dentro de la competencia del TRA. Esa función podrá ejercerla directamente,
por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la
contratación de firmas externas.
El Auditor Interno
definirá y mantendrá actualizado los órganos y entes sujetos al ámbito de
acción de la
Auditoría Interna de acuerdo a lo que establece el artículo 22
de la Ley General de
Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 31.-Relaciones.
La
Auditoría Interna mantendrá relaciones con el Tribunal, con
los titulares subordinados y con otras instancias internas y externas, con
la Contraloría General de
la República,
Instituciones de control y fiscalización, Comisiones Legislativas, Ministerio
Público, Procuraduría General de la
República, denunciantes u otras pertinentes.
Corresponderá al Auditor Interno administrar esas relaciones a fin de que se
realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Del
objeto, deberes, funciones, atribuciones y prohibiciones
Artículo 32.-Objeto de
la Auditoría Inte rna. El
objeto fundamental de la
Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría
constructiva y de protección a
la Administración
activa, para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia, eficacia y
economía. Proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación,
comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinadas,
coadyuvando así a la consecución de los objetivos institucionales.
Ficha articulo
Artículo 33.-Competencias.
Para el cumplimiento de su objeto,
la Auditoría Interna
tendrá las siguientes competencias, definidas de acuerdo al artículo 22 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292:
a)
Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los
fondos públicos del Tribunal Registral Administrativo, incluidos fideicomisos,
fondos especiales y otros de naturaleza similar, de acuerdo con los artículos 5
y 6 de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, Nº
7428, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por
componentes bajo su competencia constitucional y legal.
b)
Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control
interno del Tribunal Registral Administrativo, informar de ello y proponer las
medidas correctivas que sean pertinentes.
c)
Verificar que la
Administración activa tome las medidas de control interno
señaladas en la Ley, en
los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de
servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación
efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la
prestación de tales servicios.
d)
Asesorar, en materia bajo su competencia, al Tribunal del cual depende; además,
advertir a los órganos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de
determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e)
Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas
que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros
libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.
f)
Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que
establece la
Contraloría General de
la República.
g)
Elaborar un informe anual de la ejecución del plan anual de trabajo y del
estado de las recomendaciones de
la Auditoría Interna, de
la Contraloría y de
los despachos de contadores públicos. En los últimos dos casos, cuando sean de
su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al
Tribunal cuando las circunstancias lo ameriten.
h)
Las demás competencias que contempla
la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, Nº
7428, Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública, Nº
8422, Ley General de Control Interno, Nº 8292 y demás normativa legal, técnica
y reglamentaria aplicable, con las limitaciones que establece el artículo Nº 34
de la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 34.-Deberes. El Auditor Interno y el
personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes obligaciones, según lo
establece el artículo 32 de la
Ley General de Control Interno, Nº 8292:
a)
Cumplir las competencias asignadas por Ley.
b)
Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c)
Colaborar en los estudios que la
Contraloría y otras instituciones realicen en el
ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
d)
Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso
del que sea responsable.
e)
No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados
en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de
auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine
una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los
funcionarios del TRA o de cualquier órgano sujeto a su competencia.
f)
Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan
acceso.
g)
Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de
la Contraloría. En caso
de oposición por parte de
la Auditoría Interna
referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26
de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República , Nº
7428.
h)
Facilitar y entregar la información que les solicite
la Asamblea Legislativa en el
ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de
la Constitución
Política.
i)
Cumplir con otros deberes atinentes a su competencia.
Ficha articulo
Artículo 35.-Potestades. Serán potestades de
la Auditoría Interna las
contempladas en el artículo 33 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292:
a)
Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los
valores, las cuentas bancarias y los documentos del TRA, así como de los
sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes
públicos del Tribunal; también tendrá libre acceso a otras fuentes de
información relacionadas con su actividad. El Auditor interno podrá acceder,
para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones que realice el TRA
con los archivos y sistemas electrónicos con los bancos u otras instituciones,
para lo cual la
Administración activa deberá facilitarle los recursos que
se requieran.
b)
Solicitar a los funcionarios del TRA que administren o custodien fondos públicos
del Tribunal, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes,
datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia.
c)
Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el
asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de sus funciones. La
asesoría legal del Tribunal está en la obligación de brindar un servicio
efectivo y oportuno, mediante los estudios jurídicos que requiera
la Auditoría Interna a fin
de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de
orden jurídico.
d)
La incorporación de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas,
funcionarios o no del Tribunal Registral Administrativo, para que lleven a cabo
labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice
la Auditoría Interna.
e)
Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su
competencia, de acuerdo al ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 36.-Prohibiciones. El Auditor
Interno y el personal de Auditoría Interna tendrán las siguientes
prohibiciones, previstas en el artículo 34 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292:
a)
Realizar funciones o actuaciones de administración activa, salvo las necesarias
para cumplir sus competencias.
b)
Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
c)
La participación permanente del Auditor Interno a las sesiones o reuniones del
Tribunal. Cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones,
su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor.
d)
Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente
personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales
por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no
sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un
interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se
exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
e)
Participar en actividades político - electorales, salvo la emisión del voto.
f)
Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría
que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible
responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios
de los entes y órganos sujetos de auditoría.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VII
Ejecución
de estudios de auditoría y comunicación de resultados
Artículo 37.-Servicios de
la Auditoría
Interna.
La Auditoría Interna,
dentro de sus actividades, debe brindar los servicios de auditoría a los que se
refieren los distintos tipos de auditoría, incluidos los estudios especiales,
los de control interno, las relaciones de hechos y la atención de denuncias.
Además, los servicios preventivos, que comprenden los servicios de asesoría al
Tribunal en materias de su competencia, sin perjuicio de las asesorías que en
esas materias, a criterio del Auditor corresponda a otros niveles del TRA; los
servicios de advertencia, que han de ser por escrito a
la Administración
activa que se fiscaliza y las autorizaciones de libros.
Ficha articulo
Artículo 38.-Confidencialidad
de la información. Será estrictamente confidencial la información que el
Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna obtengan en el ejercicio de
sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los
requerimientos de la
Contraloría en el ejercicio de su competencia
fiscalizadora, ni al Tribunal, ni cuando haya solicitud expresa de la autoridad
competente.
Ficha articulo
Artículo 39.-Pericia
y debido cuidado profesional. Los trabajos deben cumplirse con pericia y
con el debido cuidado profesional. Las personas asignadas a cada trabajo
deberán poseer, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias
para desempeñar el trabajo adecuadamente.
Ficha articulo
Artículo 40.-Alcance
del trabajo. El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los
objetivos del trabajo. Debe tener en cuenta los sistemas, registros, equipos,
materiales, el personal y la ubicación física de las propiedades o lugares a
incluir y otros relevantes, incluso los que se encuentran bajo el control de
terceros. La extensión y alcance de los tipos de prueba serán determinados
según lo indique la evaluación del control interno y aplicando las técnicas de
muestreo o el juicio profesional; éstas serán utilizadas de conformidad con las
atribuciones de la
Auditoría Interna y las disposiciones de
la Contraloría. El
alcance de los estudios deberá permitir evaluar y mejorar la adecuación y la
eficiencia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno, y la
calidad de la actuación en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
Ficha articulo
Artículo 41.-Procesamiento
de la información. Los funcionarios de
la Auditoría Interna deben
identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal
que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, basar sus
hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo en
adecuados análisis y evaluaciones.
Ficha articulo
Artículo 42.-Acceso
a los registros. El Auditor Interno debe controlar el acceso a los
registros y papeles de trabajo de los estudios que se realicen, a personas
ajenas a la
Auditoría Interna. Deberá tomar las previsiones de modo que se
requiera de su autorización o la de quién él designe. Además, debe establecer
requisitos de custodia para los registros y documentación del trabajo. Estos
requisitos de retención deben ser consistentes con las regulaciones pertinentes
u otros requerimientos sobre este tema.
Ficha articulo
Artículo 43.-Campos
de acción. Los trabajos de auditoría o de estudios especiales abarcarán
todas las actividades institucionales, incluyendo las funciones
administrativas, financieras, contables, presupuestarias, movimiento e
inversión de recursos, deuda, obligaciones, desembolso y gastos en general y
todas las que apliquen un cambio en el patrimonio del TRA y de los servicios
que presta.
Ficha articulo
Artículo 44.-Informes
de Auditoría. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos
asuntos de su competencia y se regirán por lo que al respecto establece
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292, el Manual de Normas Generales para el Ejercicio de
la Auditoría Interna en el
Sector Público y otra normativa emitida por
la Contraloría General de la
República.
Ficha articulo
Artículo 45.-Informes
dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría
contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá
según lo dispuesto en el artículo 36 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 46.-Informes
dirigidos al Tribunal. Cuando el informe de auditoría sea dirigido al
Tribunal, éste se regirá por lo establecido en el artículo 37 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292. Si la resolución del Tribunal ordena soluciones
distintas de las recomendadas por
la Auditoría Interna, éstas
se regirán por lo establecido en el artículo 38 de la citada Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 47.-Comunicación
de hallazgos de auditoría. El Auditor debe mantener una comunicación activa
y efectiva con la
Administración, con el fin de facilitar el normal desarrollo
de todo el proceso de la auditoría. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de
la auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, previo a
emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas a efecto de obtener de
ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea
necesaria y oportuna para la adecuación de los procesos y controles. El informe
final deberá contemplar las observaciones recibidas de
la Administración,
producto de la conferencia final efectuada.
Del presente
artículo se exceptúan los "Informes especiales o de relación de hechos", cuando
se trate de asuntos relacionados con el establecimiento de responsabilidades
administrativas, civiles o penales.
Ficha articulo
Artículo 48.-Informe
especial o de relación de hechos. Los "Informes especiales o de relación de
hechos" son informes de naturaleza confidencial, sobre asuntos de los que
pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios
de la Institución y
terceros. Sobre éstos no debe hacerse comunicación oral de resultados y están
sujetos a las disposiciones del artículo 6 de
la Ley General de
Control Interno, Nº 8292, del artículo 8 de
la Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública, Nº 8422 y demás normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 49.-Seguimiento
de recomendaciones. El Auditor Interno del TRA debe establecer el plan de
seguimiento de las recomendaciones emitidas producto de los estudios de
auditoría; así como de las recomendaciones, que sean de su conocimiento, emitidas
por la
Contraloría General y demás órganos
competentes. Debe verificar que
la Administración se
haya encargado de establecer un plan de acción para la aplicación de dichas
recomendaciones.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VIII
Denuncias
Artículo 50.-Confidencialidad de los denunciantes
y estudios que originan la apertura de procedimientos administrativos.
La Auditoría Interna
guardará confidencialidad respecto a la identidad de los ciudadanos que le
presenten denuncias. La información, documentación y otras evidencias de las
investigaciones que efectúa
la Auditoría Interna,
cuyos resultados pueden originar la apertura de un procedimiento
administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe
respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución
final del procedimiento administrativo, la información contenida en el
expediente será calificada como información confidencial, excepto para las
partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y
las pruebas que abren en el expediente administrativo, según lo establecido en
el artículo 6 de la
Ley General de Control Interno, Nº 8292 y el artículo 8
de la Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública, Nº 8422.
La Asamblea Legislativa, en
el artículo 121 de la
Constitución Política, podrá acceder a
los informes, la documentación y las pruebas que obren en poder de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 51.-Presentación
de las denuncias. Las denuncias deberán presentarse ante
la Auditoría Interna, la
cual examinará, dentro de un plazo razonable, la admisibilidad de las mismas,
dictando el acto respectivo, el cual deberá ser comunicado al denunciante que
hubiera señalado lugar para oír notificaciones, rechazándola o admitiéndola.
Las denuncias presentadas deberán ser registradas de tal manera que el
ciudadano y la
Auditoría Interna puedan identificarlas y darles seguimiento
con facilidad y oportunidad.
Ficha articulo
Artículo 52.-Formas
de presentación. Las denuncias podrán presentarse en forma escrita o por
cualquier otro medio y excepcionalmente, de manera verbal cuando las
circunstancias así lo exijan, levantándose un acta con la denuncia. No se dará
trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima. En casos
excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con
ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso
contrario, se dispondrá su archivo sin más trámite.
Ficha articulo
Artículo 53.-Rechazo
de denuncias. La
Auditoría Interna rechazará en cualquier momento, incluso
desde su presentación y mediante resolución motivada:
a)
Las denuncias que no sean de su competencia, en cuyo caso deberán canalizarlas
a las instancias competentes de conformidad con
la Ley de Protección al
Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Nº 8220 del 4 de
marzo de 2002.
b)
Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o infundadas.
c)
Las denuncias reiteradas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, en
cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.
d)
Las denuncias que se refieran a intereses particulares del ciudadano, con
relación a conductas u omisiones de
la Administración
activa que les resulten lesivas en alguna forma, y para cuya solución exista un
procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente.
e)
Las gestiones que bajo el formato de denuncia, sean presentadas con la única
finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión
corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
Ficha articulo
Artículo 54.-Detección de hechos irregulares.
En aquellos casos en que se detecten actos o hechos irregulares o ilegítimos
que puedan eventualmente acarrear responsabilidades de tipo penal, civil o
administrativas sobre funcionarios de
la Institución, por
lesión patrimonial que se origine a
la Hacienda Pública, no
se realizará comunicación oral y
la Auditoría Interna
deberá someterlo a conocimiento de
la Administración
activa en forma inmediata, mediante el informe de relación de hechos.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IX
Disposiciones
finales
Artículo 55.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la
Presidencia de la República.-San José, a los cuatro
días del mes de febrero del año dos mil nueve.
Ficha articulo
Fecha de generación: 7/3/2024 14:30:37
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