Artículo 2º-Ámbito de aplicación: De conformidad con el Artículo 41 de la Ley 7202 del Sistema de Archivo Nacional y su Reglamento, este Reglamento regula el funcionamiento del Sistema de Archivos del Banco, el cual estará conformado por: el Archivo Institucional, los Archivos de Gestión de las unidades administrativas y de negocios y por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 3º-Responsables: Los colaboradores del Archivo Institucional, los encargados de los Archivos de Gestión y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 4º-Documentos relacionados:

.   Ley General de la Administración Pública.

.   Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.

.   Ley 8204: Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

.   Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo.

.   Reglamento a Ley 7202 del Sistema de Archivo Nacional.

.   Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios.

.   Ley Nº 4273 sobre Microfilmación de Documentos.

.   Ley General de Control Interno.

.   Reglamento Autónomo de Trabajo.

Artículo 5º-Definiciones: Para efectos de este Reglamento se entiende por:

a. Documentos de archivo: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Para tener valor probatorio, el documento debe tener características internas (el contenido en el soporte, la información, autor o remitente, lugar, fecha, estilo, formalidad del lenguaje), pero además, ciertas características externas:

    Soporte: papel, cinta magnética, disquete, disco compacto, etc.

    Medio para fijar el contenido: escritura, dibujos, colores, etc.

    Signos especiales: Sellos, membrete, logotipo, etc.

    Formato: Folio, libro, cuadernillo, legajo, etc.

    Forma: Original o copia

    Cantidad: Metros lineales, unidades

    Tamaño

b. Tipo documental: Reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías, dispositivos electrónicos y otros.

c. Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:

    Textual: documentos que transmiten la información mediante texto escrito.

    Gráfica: imágenes, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.

    Sonoros: grabaciones y reproductores de cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

    Audiovisuales: combinan las imágenes en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.

    Electrónicos o informáticos: son los generados a partir de una computadora (disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, rollos de microfilm, etc.)

d. Tabla de plazos: Determina los tipos documentales que se producen o reciben en el Banco, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.

e. Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.

f.  Archivo de Gestión: Son los que contienen la documentación de las unidades administrativas y de negocios y que se mantiene archivada.

g. Prearchivalía: Documentación que se encuentre en gestión, en las diferentes unidades administrativas o de negocios. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años.

h. Archivo Institucional: Unidad que igualmente cumplirá las funciones antes descritas, en la archivalía que organice, en la que centralizará la documentación de todo el Banco.

i.  Archivalía: Documentación que ha finalizado su trámite administrativo y es conservada, organizada y facilitada en el Archivo Institucional. Llega por transferencia de los archivos de gestión.

j.  Colaborador: Se refiere a los servidores o funcionarios del Banco.

CAPITULO II

De la documentación

Artículo 6º-De las medidas de seguridad e infraestructura. Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y seguridades contra incendios), que permitan una buena conservación de los documentos.

Cada uno de estos archivos, deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.

Los encargados de los archivos nombrados formalmente, deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Institucional y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 7º-Fondo Documental: El fondo documental que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Institucional, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 8º-Acceso a la documentación: Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, en su capítulo VI: Disponibilidad de registros, artículos 17, 18 y 19, así como respetar las consideraciones respecto al secreto bancario y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.

Artículo 9º-Conservación de documentos: Los encargados de los archivos no deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con la tabla de plazos de conservación de documentos. De igual forma, deberán establecer los lineamientos, así como ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios, tengan un adecuado manejo de la documentación.

Artículo 10.-De la custodia: La documentación que se custodia en los archivos no podrá salir del Banco, salvo en los casos de exposición, requerimientos de cualquier órgano del Poder Judicial, o a quien éste designe, así como entes fiscalizadores externos, para lo cual se requerirá la autorización de los Apoderados Generalísimos del Banco. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo caso, se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación.

Artículo 11.-Del manejo documental con nuevas tecnologías: Cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en la Institución, estará a cargo de la Dirección de Tecnología de Información, pero deberá manejarse en coordinación con el Archivo Institucional. En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con el Archivo Institucional. En los casos de requerimientos de información almacenada en medios electrónicos, los usuarios deben efectuar la coordinación a través de la Dirección de Tecnología de Información.

Artículo 12.-Custodia de la documentación generada en ambientes electrónicos. La documentación que se genera a través de  ambientes electrónicos (Captura de imágenes de documentos, correos electrónicos, micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte etc.) que se realicen en el Archivo Institucional y en los archivos de gestión, serán custodiados y administrados por la Oficina Soporte Técnico de la Dirección de Tecnología de Información y una copia en el Archivo Institucional. Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio. Estos originales no serán usados en consultas de rutina. En el caso de rollos de microfilm, estarán bajo la responsabilidad y custodia del Archivo Institucional, por el período indicado en la Tabla de Plazos.

Artículo 13.-Documentación microfilmada o digitalizada. La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:

a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.

b) Complemento: para complementar los fondos documentales, cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.

c) Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.

d) Sustitución: se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legalmente permitido, de acuerdo con lo que dispone el artículo 3º de la Ley Nº 4273 sobre microfilmación de documentos y cualquier otra legislación posterior que se emita para otros tipos de tecnología.

CAPÍTULO III

De los diferentes archivos

SECCIÓN I

El archivo institucional

Artículo 14.-Archivo Institucional. El Archivo Institucional es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema de Archivo del Banco. Se encarga, según lo dispuesto en el artículo 42 de la ley 7202, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida del Banco, que haya cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor científico o cultural.

Emitirá disposiciones técnicas en materia de archivo y cada jefatura de las unidades administrativas y de negocios, serán las encargadas de controlar y hacer efectivas las recomendaciones emanadas del Archivo Institucional y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 15.-Del responsable del Archivo Institucional. Al responsable del Archivo Institucional, le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad y su funcionamiento y supervisará el funcionamiento de todos los Archivos de Gestión del Banco. Además, así servirá de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Artículo 16.-De la remisión de documentos al Archivo Institucional. En el Archivo Institucional se reunirán los documentos remitidos por los Archivos de Gestión de las diferentes unidades administrativas y de negocios, los cuales deberán remitirlos dentro del período que fija la Ley del Sistema y su Reglamento, así como lo establecido en los incisos d y e de la Ley 8204, la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos y el cronograma de remisiones al Archivo Institucional.

La documentación por remitir al Archivo Institucional deberá estar preparada, según las siguientes especificaciones:

a) El Archivo Institucional elaborará un cronograma de remisiones documentales general para todas las oficinas, de modo que pueda planificarse este proceso.

b) La remisión de los documentos de los archivos de gestión, deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca el Archivo Institucional.

c) Si los documentos están microfilmados, ingresarán al Archivo Institucional con los respectivos rollos o micropelículas y el registro de documentos, con el detalle del contenido de cada rollo (Registro).

d) La documentación que se genera a través de ambientes electrónicos como son: captura de imágenes de documentos, correos electrónicos, documentos digitalizados, en discos ópticos, etc., o cualquier otro soporte que se utilice, deberá contar con un registro, el cual detallará los documentos que contiene, periodos y oficinas de procedencia, y estarán bajo la responsabilidad y administración del Área de Tecnología de Información.

El Archivo Institucional, en materia de ordenación y descripción, brindará la asesoría que se le solicite formalmente.

Artículo 17.-De la Selección y eliminación. La selección y eliminación de documentos ubicados en los depósitos del Archivo Institucional, la realizarán los colaboradores del Archivo Institucional de acuerdo con lo que establezca la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Bancarios o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y avalada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Archivo y su Reglamento.

Artículo 18.-Asesoría y capacitación. El Archivo Institucional deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión o cualquier otro colaborador relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por el Archivo Institucional.

Artículo 19.-Del informe anual. El encargado del Archivo Institucional deberá elaborar un informe anual escrito, que enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe, en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso J de la Ley del Archivo y los artículos 145 y 146 de su Reglamento.

SECCIÓN II.

Los archivos de gestión

Artículo 20.-Archivos de Gestión. Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas y de negocios, que serán los encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por la unidad a la que pertenecen, en concordancia con la Ley 7202 y su Reglamento.

Cada jefatura deberá nombrar formalmente un encargado del archivo o de los archivos de gestión de sus respectivas áreas y un suplente para el caso de ausencia del titular. Este será el responsable de organizar los documentos de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas de Archivo Institucional, siendo responsabilidad del Jefe inmediato, velar porque el colaborador encargado del archivo reciba la capacitación adecuada, de que el archivo esté organizado, actualizado y que cumpla con las condiciones físicas necesarias para la buena conservación y seguridad de los documentos. Se debe respetar la labor Archivística y dedicar el tiempo suficiente para que se cumpla con las normas de este Reglamento y del Procedimiento de Archivo Institucional; el incumplimiento será considerado como falta grave y se sancionará de conformidad con lo que dispone el Reglamento Autónomo de Trabajo.

Artículo 21.-Funciones Archivo de Gestión. Serán funciones del archivo de gestión, entre otras, las siguientes:

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.

b) Coordinar con el Archivo Institucional del Banco la ejecución de políticas archivísticas de la Institución, en concordancia con la Ley 7202.

c) Colaborar en la elaboración de la tabla de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Ley 7202 y su Reglamento.

d) Coordinar y ejecutar las transferencias de documentación al Archivo Institucional, que haya cumplido con su vigencia administrativa.

Artículo 22.-Cierre de Archivos de Gestión. En caso de que alguna unidad administrativa o de negocios sea eliminada de la estructura orgánica del Banco, el encargado de ésta remitirá la documentación al Archivo Institucional. En caso de fusión de dos o más unidades, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la responsable de la documentación.

Artículo 23.-De la Selección y eliminación. En el caso de los documentos ubicados en los archivos de gestión, el responsable del archivo procederá a seleccionar y levantar un acta con el detalle de eliminación, que deberá remitir al Comité Institucional de Selección y Eliminación, para su debida valoración, previo a la eliminación correspondiente. Dicha acta deberá tener el visto bueno del responsable de la unidad administrativa o de negocios correspondiente.

Los documentos podrán ser destruidos, o reciclados, según la conveniencia Institucional, debiendo garantizar la confidencialidad de su contenido.

SECCIÓN III.

Comité de selección y eliminación de documentos

Artículo 24.-Creación. Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará integrado por un representante de la Asesoría Jurídica, el Jefe del Archivo Institucional y el Jefe de la unidad productora de los documentos.

Artículo 25.-De la colaboración al Comité. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá invitar a participar a otros colaboradores de la institución que considere pertinente, según la naturaleza de los asuntos a tratar, objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de invitados, de conformidad con el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 26.-Funciones del Comité. El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello, establecerá las tablas de plazos de conservación de los Documentos, con arreglo a la Ley.

b) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité.

c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.

d) Regirse por las normas formales que se utilizan en los órganos colegiados, en lo que sea razonablemente aplicable

e) Cualquier otra que procure un efectivo y eficiente manejo documental, de acuerdo con la legislación existente.

CAPÍTULO lV

Disposiciones finales

Artículo 27.-Obligaciones del colaborador. Todos los colaboradores del Banco están obligados, por este Reglamento, a acatar las siguientes normas archivísticas:

a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas, prensas y en general, cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.

b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.

c) Respetar las leyes, reglamento y normas técnicas de administración y uso de los documentos, de lo cual deberán ser informados oportunamente.

d) Hacer un correcto uso de la información.

e) Respetar el Cronograma Anual de Remisión de Documentos.

f)  Hacer la devolución al Archivo Institucional y Archivos de Gestión, de los documentos retirados para su consulta, en un plazo no mayor de 30 días hábiles.

g) No trasladar a otra oficina, los documentos retirados del Archivo Institucional y de los Archivos de Gestión, sin el consentimiento expreso del respectivo archivo.

Este Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva del Banco en sesión Nº 8249/09, artículo 19, celebrada el 30 de junio del 2009, y deroga el Reglamento de Archivo Institucional aprobado en sesión Nº 8037/07, artículo 14, realizada el 22 de mayo del 2007 y cualquier otra disposición que se le oponga. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

San José, 17 de julio del 2009.