Texto Completo acta: CAD96
N° 20405-MAG
N° 20405-MAG
(Este decreto fue
derogado por el artículo 20 del decreto ejecutivo N°
26696 del 14 de noviembre de 1997)
EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA,
En uso de las facultades que les confieren,
los artículos 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política y 27 de la Ley
General de la Administración Pública.
Considerando:
1°-Que es responsabilidad del Ministerio de Agricultura
y Ganadería (MAG), como
rector del sector agropecuario y como generador de tecnología, definir los
lineamientos internos, para manejar, organizar y almacenar la información
generada en el proceso de investigación agrícola, pecuaria, acuícola, mercadeo,
o en cualquier campo de acción de la institución en que se realice
investigación.
2°-Que es necesario establecer un sistema que permita
almacenar y organizar la
información generada por la investigación para ponerla al servicio de técnicos
y agricultores del país en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que se
pierda o se desconozca su existencia. Por tanto,
DECRETAN:
El siguiente
Reglamento para el uso de los
Archivos Técnicos
de Investigación
del Ministerio
de Agricultura y
Ganadería
Artículo 1°-El
Archivo Técnico es el lugar, físico en el cual se encuentra toda la información generada, por
cada investigación (experimento, validación, verificación, etc) ordenada en expedientes de acuerdo con un código alfanumérico, cuya
estructura está definida, pero el significado de cada parte lo dará la
Dirección Nacional respectiva.
Ficha articulo
Artículo 2°-La implantación y posterior
supervisión de los Archivos Técnicos será coordinada por la Dirección Superior de
Operaciones Agropecuarias (DSOA) por medio de la Sección de Archivos Técnicos
del Programa de Información y Comunicación Agropecuaria.
Ficha articulo
Artículo 3°-Cada
Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental definirá el lugar físico
donde estará el Archivo Técnico y nombrará un encargado oficial del mismo,
cuyas funciones están definidas en este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 4°-Existirán
dos tipos de Archivos Técnicos: uno temporal donde se ubicarán los expedientes de
experimentos en curso y otro oficial que almacenará los expedientes de los
experimentos terminados, descartados y perdidos.
Los expedientes del archivo temporal, sea los
experimentos que están en curso, pueden ser manejados en forma individual por
el investigador bajo la supervisión del jefe, o bien centralizados en la
Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva,
también bajo la supervisión del jefe, o como la defina la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación
Experimental respectiva. En cualquier caso se debe de presentar por
escrito a la DSOA, el tipo de manejo que se le va a dar al Archivo Temporal.
El Archivo Oficial, que será de acceso
restringido, estará centralizado en la Dirección Nacional, Dirección Regional o
Estación Experimental respectiva y supervisado
por la DSOA.
Ficha articulo
Artículo 5°-Deberá
existir como mínimo un expediente original por investigación, que se ubicará en la
Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental sede de trabajo
del investigador responsable.
La Dirección Nacional respectiva definirá el
número de copias que deben de existir del expediente en las diferentes
instancias nacionales o regionales. El mecanismo de flujo de documentos entre
la instancia regional y nacional y viceversa, será normado según lo establece el Marco Operativo de la
Regionalización.
La Dirección Regional si considera necesario
ubicar copias del expediente nivel local,
lo definirá en forma interna.
Ficha articulo
Artículo 6°-Toda investigación o
ensayo debe tener un expediente en el archivo técnico,
este expediente estará constituido por:
a) Un proyecto, cuyo formato lo definirá la
Dirección Nacional respectiva y debe se aprobado para su ejecución por un
comité o autoridad superior que definir también la Dirección Nacional
respectiva. Este documento se colocará en la parte interior izquierda del expediente (folder).
b) Registros detallados de las actividades y
observaciones realizadas en el transcurso del experimento. Los formatos a usar
y la periodicidad de entrega lo definirá la Dirección Nacional respectiva.
Se entiende por transcurso del experimento, desde
la aprobación del proyecto hasta la presentación del informe final y el
resumen.
c) Información obtenida en el transcurso de
la investigación. Esto incluye los datos crudos, sea sin análisis estadístico,
resultados de análisis clínicos, de laboratorio clima, etc, o cualquier
información pertinente. El formato a utilizar, si es de caso, lo definirá la Dirección Nacional respectiva.
ch) Resultados. Que serán los cuadros con los
datos organizados y analizados estadísticamente, cuando lo ameriten.
d) Informe final.
Incluye la discusión de los resultados, conclusiones y recomendaciones. Los formatos ha
utilizar, si es del caso, los definirá la Dirección Nacional respectiva.
e) Resumen de media
página con la información más relevante de la investigación. El formato a utilizar lo
definirá la DSOA. Este resumen será usado para confeccionar la Memoria Técnica
del MAG que será editada por la DSOA.
Los documentos que se indican en los puntos
b), c), ch), d) y e) se colocarán en la
parte interior derecha del expediente (folder).
En el caso de
experimentos que duren más de un año, deberán tener un informe de avance, con los resultados y el
análisis de la investigación realizada durante el año, y el informe final cuando se acabe la investigación.
En casos calificados un resumen informe de avance puede ser publicado en
la Memoria Técnica del MAG.
En el caso de investigaciones que por
cualquier motivo no pudieran terminarse, el expediente debe llevar un informe
explicativo. Éstos se archivarán también en orden alfanumérico pero en otra
sección del archivo oficial, llamada experimentos no terminados o descartados.
Los documentos que conforman el expediente
pueden estar escritos a máquina o a mano con tinta y letra clara.
Ficha articulo
Artículo 7°-Responsabilidades:
a) Del
investigador responsable: elaborar y redactar todos los documentos que conforman
el expediente del experimento y entregárselos oportunamente al jefe respectivo para lo que corresponda.
b) Del
jefe respectivo (jefe regional de investigación, jefe de programa nacional,
etc): recibir del investigador responsable
los documentos que conforman el expediente, revisarlos, plantear las modificaciones que considere necesarias
para aprobarlos y entregarlos para incluirlos en el archivo temporal,
de acuerdo con la definición que al respecto tenga la Dirección Nacional,
Dirección Regional o Estación Experimental
respectiva.
Velar porque el investigador responsable esté
entregando periódicamente, como lo defina
la Dirección Nacional respectiva, todos los documentos que conforman el
expediente.
Constatar a nivel de campo que la información
que entrega el investigador en sus informes
sea veraz.
Canalizar el expediente completo de un
experimento terminado a un comité técnico o a un superior técnico que le de el
aval necesario para oficializar la información;
estos si la Dirección Nacional respectiva lo considera pertinente, en tal caso
tendrá que definir el procedimiento.
Entregar el expediente
completo, una vez finalizado el experimento o que esté perdido o descartado, al
encargado del Archivo Técnico en la Dirección Nacional, Dirección Regional o
Estación Experimental respectiva para incluirlo en el Archivo Oficial.
c) Del
encargado del Archivo Oficial: recibir del jefe respectivo los expedientes de
experimentos terminados y constatar que estén completos y con visto bueno, ya sea del jefe respectivo, del Comité Técnico o del
Superior Técnico que defina la Dirección
Nacional respectiva.
Registrar el ingreso del expediente en el
archivo oficial en un libro con paginación
continua (libro de actas o cuaderno), indicando: código de experimento, título de experimento, nombre del responsable,
persona que entrega el expediente, fecha de entrega, fecha de término
del experimento y firma del que entrega el expediente.
En el momento en que el expediente es
registrado se numerarán con tinta consecutivamente las páginas internas del
mismo, comenzando por las del proyecto. De
esta forma se asegura a futuro su integridad.
Enviar periódicamente,
cuando se le indique, a la DSOA toda la información que se solicite para mantener al día la base
de datos de investigación y los resúmenes
de investigaciones terminadas para editar la Memoria Técnica del MAG.
Velar por la integridad del Archivo Técnico
Oficial, por lo tanto se deberá definir un
manual de préstamo, tomando en cuenta los siguientes lineamientos:
-Los investigadores que pertenecen
administrativamente a la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación
Experimental donde se encuentre el expediente
pueden hacer uso del mismo, con solo registrar el código de experimento del expediente a consultar, el nombre, el
número de cédula y la firma del que lo pide y la fecha de consulta en un
libro con paginación consecutiva (libro de actas,
cuaderno, libreta, etc).
- Las personas extrañas al MAG
para hacer uso de los expedientes deben contar con la autorización del superior
respectivo e indicar el objetivo de la consulta.
El préstamo se registrará igual a corno se
indica en el párrafo anterior.
-En ningún caso se debe prestar el expediente
para usarlo fuera de la oficina, salvo con
autorización especial del superior respectivo, lo cual será bajo su responsabilidad.
- Cuando la persona devuelva el expediente se
deberá revisar para verificar que esté
completo y se indicará en el libro de registro que fue devuelto.
ch) De
los Directores Nacionales, Regionales o de Estaciones Experimentales: velar
porque se cumpla este reglamento y dar el apoyo logístico necesario para
establecer y mantener activos los Archivos
Técnicos como parte del Patrimonio Nacional.
d) Del encargado de Archivos Técnicos a nivel de la DSOA: coordinar la
implantación de
los Archivos Técnicos, velar porque la información se esté almacenando de
acuerdo con el reglamento en todas las instancias técnicas del MAG. Solicitar a cada Dirección
Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva, por medio del encargado de Archivos Técnicos,
la información necesaria para mantener al día la base de datos de investigación
y para confeccionar la Memoria Técnica
del MAG.
Ficha articulo
Artículo 8°-Las
investigaciones se considerarán oficialmente terminadas hasta que el expediente original se
encuentre en el Archivo Técnico Oficial de la Dirección Nacional, Dirección
Regional o Estación Experimental respectiva.
Ficha articulo
Artículo 9°-La información
producto del proceso de investigación solo podrá ser publicada si los
respectivos expedientes se encuentran ubicados en los Archivos Técnicos (Temporal u Oficial) y debe cumplir con
las disposiciones que en cuanto a publicaciones define este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 10.-Los
expedientes que se encuentren en el Archivo Oficial se considerarán propiedad del MAG y por lo tanto serán Patrimonio
Nacional. El MAG será el autor institucional y el investigador responsable el autor
intelectual. Por lo tanto si el investigador responsable desea publicar la
información generada, deberá contar con el
visto bueno de la Institución, por medio del director respectivo o de un Comité
Técnico que se integre para el caso.
Ficha articulo
Artículo 11.-Con
respecto a los convenios o programas cooperativos entre una o varias instituciones y el MAG, se define que en cuanto al
registro de información generada en el transcurso de la investigación, debe
cumplir con lo expuesto en este reglamento. Sin embargo, la autoría será
compartida y el investigador responsable conservará los derechos de autor
intelectual, pero requerirá del visto bueno de las instituciones involucradas
para publicar la información.
Ficha articulo
Artículo 12.-Cualquier funcionario o persona
física que desee publicar información basada total o parcialmente en
experimentos realizados por el MAG, por convenios o programas cooperativos, debe tener la
autorización del investigador responsable y de una autoridad superior o Comité
Técnico de la (s) institución (es) involucrada (s) (Director, etc). En
la publicación respectiva, necesariamente y en forma claramente visible, deberá
consignarse el origen o fuente de la información, otorgándose los créditos respectivos.
Ficha articulo
Artículo 13.-Los funcionarios que realicen
investigaciones y deseen acogerse a un beneficio de beca de estudios, a un permiso con o sin goce de
salario o para ser trasladado dentro o fuera del MAG, deberá presentar, como parte
de los requisitos que se pidan, una constancia de la Dirección respectiva de
que se encuentra al día con los expedientes
que maneje en los Archivos Técnicos (temporal y/u oficial).
Ficha articulo
Artículo 14.-Cualquier investigador que desee
acogerse a los beneficios que otorga la ley
N° 7169 "Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico"
del 26 de junio de 1990, deberá cumplir a cabalidad este reglamento. Por
lo tanto tendrá que tener los expedientes de las investigaciones que lo
acreditan como investigador, al día en los
Archivos Técnicos (temporal y/u oficial).
Ficha articulo
Artículo 15.-Cualquier
cambio en el manejo de los archivos, en los códigos de experimentos y los formatos para
captar información debe ser autorizado por la DSOA.
Ficha articulo
Artículo 16.-Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.-San
José, a los dos días del mes de abril de
mil novecientos noventa y uno.
Ficha articulo
Fecha de generación: 11/2/2025 18:40:23
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