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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 20405 >> Fecha 02/04/1991 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 20405
Reglamento para el uso de los Archivos Técnicos de Investigación del Ministerio de Agricultura y Ganadería
Texto Completo acta: CAD96 N° 20405-MAG

20405-MAG



 



(Este decreto fue derogado por el artículo 20 del decreto ejecutivo 26696 del 14 de noviembre de 1997)



 



 



 



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA



Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA,



 



 



En uso de las facultades que les confieren, los artículos 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política y 27 de la Ley General de la Administración Pública.



 



 



Considerando:



 



-Que es responsabilidad del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), como rector del sector agropecuario y como generador de tecnología, definir los linea­mientos internos, para manejar, organizar y almacenar la información generada en el proceso de investigación agrícola, pecuaria, acuícola, mercadeo, o en cualquier campo de acción de la institución en que se realice investigación.



-Que es necesario establecer un sistema que permita almacenar y organizar la información generada por la investigación para ponerla al servicio de técnicos y agricultores del país en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que se pierda o se desconozca su existencia. Por tanto,



 



DECRETAN:



 



El siguiente



 



 



Reglamento para el uso de los Archivos Técnicos



de Investigación del Ministerio



de Agricultura y Ganadería



 



 



Artículo 1°-El Archivo Técnico es el lugar, físico en el cual se encuentra toda la información generada, por cada investigación (experimento, validación, verificación, etc) ordenada en expedientes de acuerdo con un código alfanumérico, cuya estructura está definida, pero el significado de cada parte lo dará la Dirección Nacional respectiva.



 




 




Ficha articulo



Artículo -La implantación y posterior supervisión de los Archivos Técnicos será coordinada por la Dirección Superior de Operaciones Agropecuarias (DSOA) por medio de la Sección de Archivos Técnicos del Programa de Información y Comunica­ción Agropecuaria.



 




 




Ficha articulo



Artículo 3°-Cada Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experi­mental definirá el lugar físico donde estará el Archivo Técnico y nombrará un encar­gado oficial del mismo, cuyas funciones están definidas en este Reglamento.



 




 




Ficha articulo



Artículo 4°-Existirán dos tipos de Archivos Técnicos: uno temporal donde se ubicarán los expedientes de experimentos en curso y otro oficial que almacenará los expedientes de los experimentos terminados, descartados y perdidos.



Los expedientes del archivo temporal, sea los experimentos que están en curso, pueden ser manejados en forma individual por el investigador bajo la supervisión del jefe, o bien centralizados en la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva, también bajo la supervisión del jefe, o como la defina la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva. En cual­quier caso se debe de presentar por escrito a la DSOA, el tipo de manejo que se le va a dar al Archivo Temporal.



El Archivo Oficial, que será de acceso restringido, estará centralizado en la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva y supervi­sado por la DSOA.



 




 




Ficha articulo



Artículo 5°-Deberá existir como mínimo un expediente original por investiga­ción, que se ubicará en la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experi­mental sede de trabajo del investigador responsable.



La Dirección Nacional respectiva definirá el número de copias que deben de existir del expediente en las diferentes instancias nacionales o regionales. El mecanismo de flujo de documentos entre la instancia regional y nacional y viceversa, será normado según lo establece el Marco Operativo de la Regionalización.



La Dirección Regional si considera necesario ubicar copias del expediente nivel local, lo definirá en forma interna.



 




 




Ficha articulo



Artículo 6°-Toda investigación o ensayo debe tener un expediente en el archivo técnico, este expediente estará constituido por:



 



a) Un proyecto, cuyo formato lo definirá la Dirección Nacional respectiva y debe se aprobado para su ejecución por un comité o autoridad superior que definir también la Dirección Nacional respectiva. Este documento se colocará en la parte interior izquierda del expediente (folder).



b) Registros detallados de las actividades y observaciones realizadas en el transcurso del experimento. Los formatos a usar y la periodicidad de entrega lo definirá la Dirección Nacional respectiva.



Se entiende por transcurso del experimento, desde la aprobación del proyecto hasta la presentación del informe final y el resumen.



c) Información obtenida en el transcurso de la investigación. Esto incluye los datos crudos, sea sin análisis estadístico, resultados de análisis clínicos, de laboratorio clima, etc, o cualquier información pertinente. El formato a utilizar, si es de caso, lo definirá la Dirección Nacional respectiva.



ch) Resultados. Que serán los cuadros con los datos organizados y analizados estadísticamente, cuando lo ameriten.



d) Informe final. Incluye la discusión de los resultados, conclusiones y recomenda­ciones. Los formatos ha utilizar, si es del caso, los definirá la Dirección Nacional respectiva.



e) Resumen de media página con la información más relevante de la investigación. El formato a utilizar lo definirá la DSOA. Este resumen será usado para confe­ccionar la Memoria Técnica del MAG que será editada por la DSOA.



 



Los documentos que se indican en los puntos b), c), ch), d) y e) se colocarán en la parte interior derecha del expediente (folder).



En el caso de experimentos que duren más de un año, deberán tener un informe de avance, con los resultados y el análisis de la investigación realizada durante el año, y el informe final cuando se acabe la investigación. En casos calificados un resumen informe de avance puede ser publicado en la Memoria Técnica del MAG.



En el caso de investigaciones que por cualquier motivo no pudieran terminarse, el expediente debe llevar un informe explicativo. Éstos se archivarán también en orden alfanumérico pero en otra sección del archivo oficial, llamada experimentos no termi­nados o descartados.



Los documentos que conforman el expediente pueden estar escritos a máquina o a mano con tinta y letra clara.



 




 




Ficha articulo



Artículo 7°-Responsabilidades:



 



a) Del investigador responsable: elaborar y redactar todos los documentos que con­forman el expediente del experimento y entregárselos oportunamente al jefe res­pectivo para lo que corresponda.



b) Del jefe respectivo (jefe regional de investigación, jefe de programa nacional, etc): recibir del investigador responsable los documentos que conforman el expedien­te, revisarlos, plantear las modificaciones que considere necesarias para apro­barlos y entregarlos para incluirlos en el archivo temporal, de acuerdo con la defi­nición que al respecto tenga la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva.



Velar porque el investigador responsable esté entregando periódicamente, co­mo lo defina la Dirección Nacional respectiva, todos los documentos que confor­man el expediente.



Constatar a nivel de campo que la información que entrega el investigador en sus informes sea veraz.



Canalizar el expediente completo de un experimento terminado a un comité técnico o a un superior técnico que le de el aval necesario para oficializar la información; estos si la Dirección Nacional respectiva lo considera pertinente, en tal caso tendrá que definir el procedimiento.



Entregar el expediente completo, una vez finalizado el experimento o que esté perdido o descartado, al encargado del Archivo Técnico en la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva para incluirlo en el Archi­vo Oficial.



c) Del encargado del Archivo Oficial: recibir del jefe respectivo los expedientes de experimentos terminados y constatar que estén completos y con visto bueno, ya sea del jefe respectivo, del Comité Técnico o del Superior Técnico que defina la Di­rección Nacional respectiva.



Registrar el ingreso del expediente en el archivo oficial en un libro con pagina­ción continua (libro de actas o cuaderno), indicando: código de experimento, tí­tulo de experimento, nombre del responsable, persona que entrega el expediente, fecha de entrega, fecha de término del experimento y firma del que entrega el ex­pediente.



En el momento en que el expediente es registrado se numerarán con tinta con­secutivamente las páginas internas del mismo, comenzando por las del proyecto. De esta forma se asegura a futuro su integridad.



Enviar periódicamente, cuando se le indique, a la DSOA toda la información que se solicite para mantener al día la base de datos de investigación y los resúme­nes de investigaciones terminadas para editar la Memoria Técnica del MAG.     



Velar por la integridad del Archivo Técnico Oficial, por lo tanto se deberá defi­nir un manual de préstamo, tomando en cuenta los siguientes lineamientos:



-Los investigadores que pertenecen administrativamente a la Dirección Nacio­nal, Dirección Regional o Estación Experimental donde se encuentre el expe­diente pueden hacer uso del mismo, con solo registrar el código de experimen­to del expediente a consultar, el nombre, el número de cédula y la firma del que lo pide y la fecha de consulta en un libro con paginación consecutiva (libro de actas, cuaderno, libreta, etc).



- Las personas extrañas al MAG para hacer uso de los expedientes deben contar con la autorización del superior respectivo e indicar el objetivo de la consulta.



El préstamo se registrará igual a corno se indica en el párrafo anterior.



-En ningún caso se debe prestar el expediente para usarlo fuera de la oficina, salvo con autorización especial del superior respectivo, lo cual será bajo su responsabilidad.



- Cuando la persona devuelva el expediente se deberá revisar para verificar que esté completo y se indicará en el libro de registro que fue devuelto.



ch) De los Directores Nacionales, Regionales o de Estaciones Experimentales: velar porque se cumpla este reglamento y dar el apoyo logístico necesario para estable­cer y mantener activos los Archivos Técnicos como parte del Patrimonio Nacional.



d) Del encargado de Archivos Técnicos a nivel de la DSOA: coordinar la implanta­ción de los Archivos Técnicos, velar porque la información se esté almacenando de acuerdo con el reglamento en todas las instancias técnicas del MAG. Solicitar a cada Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respecti­va, por medio del encargado de Archivos Técnicos, la información necesaria para mantener al día la base de datos de investigación y para confeccionar la Memoria Técnica del MAG.



 




 




Ficha articulo



Artículo 8°-Las investigaciones se considerarán oficialmente terminadas hasta que el expediente original se encuentre en el Archivo Técnico Oficial de la Dirección Nacional, Dirección Regional o Estación Experimental respectiva.



 




 




Ficha articulo



Artículo 9°-La información producto del proceso de investigación solo podrá ser publicada si los respectivos expedientes se encuentran ubicados en los Archivos Técnicos (Temporal u Oficial) y debe cumplir con las disposiciones que en cuanto a publicaciones define este reglamento.



 




 




Ficha articulo



Artículo 10.-Los expedientes que se encuentren en el Archivo Oficial se consi­derarán propiedad del MAG y por lo tanto serán Patrimonio Nacional. El MAG será el autor institucional y el investigador responsable el autor intelectual. Por lo tanto si el investigador responsable desea publicar la información generada, deberá contar con el visto bueno de la Institución, por medio del director respectivo o de un Comité Técnico que se integre para el caso.



 




 




Ficha articulo



Artículo 11.-Con respecto a los convenios o programas cooperativos entre una o varias instituciones y el MAG, se define que en cuanto al registro de información generada en el transcurso de la investigación, debe cumplir con lo expuesto en este reglamento. Sin embargo, la autoría será compartida y el investigador responsable conservará los derechos de autor intelectual, pero requerirá del visto bueno de las instituciones involucradas para publicar la información.



 




 




Ficha articulo



Artículo 12.-Cualquier funcionario o persona física que desee publicar informa­ción basada total o parcialmente en experimentos realizados por el MAG, por convenios o programas cooperativos, debe tener la autorización del investigador responsable y de una autoridad superior o Comité Técnico de la (s) institución (es) involucrada (s) (Director, etc). En la publicación respectiva, necesariamente y en forma claramente visible, deberá consignarse el origen o fuente de la información, otorgándose los créditos respectivos.



 




 




Ficha articulo



Artículo 13.-Los funcionarios que realicen investigaciones y deseen acogerse a un beneficio de beca de estudios, a un permiso con o sin goce de salario o para ser trasladado dentro o fuera del MAG, deberá presentar, como parte de los requisitos que se pidan, una constancia de la Dirección respectiva de que se encuentra al día con los expedientes que maneje en los Archivos Técnicos (temporal y/u oficial).



 




 




Ficha articulo



Artículo 14.-Cualquier investigador que desee acogerse a los beneficios que otorga la ley N° 7169 "Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico" del 26 de junio de 1990, deberá cumplir a cabalidad este reglamento. Por lo tanto tendrá que tener los expedientes de las investigaciones que lo acreditan como investigador, al día en los Archivos Técnicos (temporal y/u oficial).



 




 




Ficha articulo



Artículo 15.-Cualquier cambio en el manejo de los archivos, en los códigos de experimentos y los formatos para captar información debe ser autorizado por la DSOA.



 




 




Ficha articulo



Artículo 16.-Rige a partir de su publicación.



 



Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los dos días del mes de abril de mil novecientos noventa y uno.



 



 



 




Ficha articulo





Fecha de generación: 11/2/2025 18:40:23
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