Artículo 2º-Ámbito de competencia: La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles actos de corrupción o cualquier situación irregular en relación con el uso y manejo de fondos públicos o que incidan sobre la Hacienda Pública, en lo que corresponde a su competencia institucional.

            Artículo 3º-Principios ordenadores: En el trámite de las denuncias se atenderán los principios de informalidad, oficiosidad, celeridad y eficacia.

            Artículo 4º-Confidencialidad: La identidad del denunciante se guardará en todo momento. Todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generada por la Auditoría Interna, como resultado de la denuncia recibida, no deben consignar la identidad del denunciante.

            La información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúe la Auditoría, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o un proceso judicial, serán confidenciales, de conformidad con lo establecido en los artículos 6° de la Ley Nº 8292 y 8° de la Ley Nº 8422.

            Artículo 5º-Formas de presentación de las denuncias: Las denuncias podrán presentarse en forma escrita o por cualquier otro medio y, excepcionalmente, de manera verbal, cuando las circunstancias así lo exijan. En este último caso, el denunciante deberá comparecer personalmente ante la Auditoría y expresar de modo oral su denuncia.

            Artículo 6º-Requisitos básicos que deben reunir las denuncias

a. Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.

b. Se deberá señalar, en forma concreta, la posible situación irregular que afecta a la Municipalidad, que requiere ser investigada.

            Artículo 7º-Información complementaria: La persona denunciante deberá también brindar información complementaria, respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo, los probables testigos, según corresponda y el lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.

            Artículo 8º-Solicitud de aclaración: El Auditor, en caso de que determine que existe imprecisión de los hechos, otorgará a la persona denunciante, un plazo no menor de 10 días hábiles, para que complete su información. Lo anterior bajo apercibimiento de que el incumplimiento de esa prevención, facultará el archivo inmediato de la gestión, sin perjuicio de que sea presentada posteriormente, con mayores elementos, como una nueva gestión.

            Artículo 9º-Denuncias anónimas: No se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima (aquellas presentadas por una persona sin identificarse o mediante el uso de seudónimo o nombre falso).

            En casos excepcionales, a criterio del Auditor, se podrá realizar el estudio correspondiente, cuando con la denuncia anónima, se aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará la denuncia sin más trámite.

            Artículo 10.-Admisión, archivo o desestimación de denuncias: La Auditoría Interna registrará la denuncia y determinará, dentro de un plazo razonable, su admisibilidad, dictando el acto respectivo.

            La Auditoría desestimará o archivará las denuncias recibidas, cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

a. Si la denuncia no corresponde al ámbito de la competencia institucional de la Auditoría Interna.

b. Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos del denunciante, en relación con conductas ejercidas u omitidas por la administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados.

c. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras instancias, ya sean administrativas o judiciales.

d. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la administración activa.

e. Si el costo aproximado de la investigación, a criterio del Auditor, fuera superior al beneficio institucional que se obtendría al darle curso al asunto denunciado. Excepto que el Auditor considere, bajo su criterio profesional, que la relevancia del hecho denunciado amerita su investigación.

f.  Si el asunto planteado ante la Auditoría, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.

g. Si lo denunciado fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes de la Municipalidad.

h. Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada.

i.  Si se omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 6º.

j.  Si se presentan las condiciones indicadas en los artículos 8 y 9.

            Artículo 11.-Fundamentación del acto de desestimación o archivo de denuncias: La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado donde se acredite los argumentos valorados para tomar esa decisión. Esa decisión deberá quedar documentada en el expediente de la denuncia.

            Artículo 12.-Traslado de la denuncia a la administración: Si el asunto planteado en la denuncia, es propio de la competencia de la administración, el Auditor Interno, si lo estima pertinente, lo trasladará para conocimiento de la instancia interna respectiva. El traslado se dará en sobre cerrado con indicación de que en su trámite se debe tener presente, en materia de confidencialidad, lo estipulado en los artículos 6º de la Ley Nº 8292 y 8 de la Ley Nº 8422. Asimismo, la Auditoría guardará en todo momento, la confidencialidad del denunciante.

            Artículo 13.-Comunicación al denunciante: Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopten, en relación con su gestión:

a. El acto de admisión de la denuncia.

b. La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.

c. La decisión de trasladar la gestión para su atención a lo interno de la administración.

d. El resultado final del estudio que se realizó con motivo de su denuncia. Esta comunicación no comprenderá la información, documentación u otras evidencias de las investigaciones, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial.

            Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto el denunciante haya especificado su nombre, calidades y lugar para notificación.

            Artículo 14.-Estudio de la denuncia: Una vez declarada la admisibilidad de la denuncia, la Auditoría definirá el momento en el cual se realizará el estudio respectivo, de acuerdo con la prioridad que le establezca al caso denunciado. Para lo anterior, considerará, entre otros aspectos, el programa de trabajo de la Auditoría y los estudios o actividades que se tengan en proceso.

            Artículo 15.-Resultados del estudio: Los productos que se generen de la atención de la denuncia, se tramitarán de conformidad con la normativa que regula la comunicación de resultados de los servicios que presta la Auditoría Interna.

            El resultado final se le comunicará al denunciante, según lo previsto en el artículo 13 anterior.

            Artículo 16.-Procedimiento interno: El Auditor establecerá el procedimiento interno que aplicará el personal de la Auditoría, para la atención de las denuncias presentadas, en concordancia con este manual y con la demás normativa aplicable.

            Artículo 17.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en La Gaceta.

            Esparza, 24 de noviembre del 2009