Texto Completo acta: CBD0F
R-DC-79-2009.-Contraloría General de
la República.-Despacho Contralor.-San José, a las doce horas del cuatro de
octubre del dos mil nueve.
En
uso de la atribuciones que le confieren el artículo 183 de la Constitución
Política, 2º y 23 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1º-Que la Contraloría General de la
República goza de absoluta independencia funcional y administrativa respecto de
cualquier Poder, ente u órgano público y, en éste sentido tiene la potestad de
dictar los reglamentos autónomos de servicio y organización en las materias de
su competencia constitucional y legal.
2º-Que
la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131 de 18 de
setiembre del 2001, establece una serie de principios y disposiciones
referentes al régimen económico-financiero de los órganos y entes
administradores o custodios de fondos públicos, así como deberes y
responsabilidades relativas a la debida protección, custodia, inventario,
correcto uso y control de los bienes y derechos de propiedad intelectual
propiedad del Estado y demás entes públicos.
3º-Que
la Ley General de Control Interno Nº 8292 de 27 de agosto del 2002, dispone
como parte de los objetivos de un sistema de control interno en la
Administración Pública, el deber de proteger y conservar el patrimonio público
contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal.
4º-Que
mediante resolución de las 10:00 horas del 30 de agosto del 2004, publicada en
el Diario Oficial La Gaceta Nº 175 de 7 de setiembre del 2004, esta
Contraloría General emitió su Reglamento para la administración de los bienes y
derechos de propiedad intelectual de la Contraloría General de la República.
5º-Que
resulta necesario realizar una revisión integral del citado reglamento, con el
objeto de ajustarlo a los cambios en la estructura organizacional que se
establecieron en el mes de julio del 2009, así como la necesidad de ajustar el
reglamento a la nueva versión del Sistema de Bienes Fijos de la Contraloría
General y finalmente ajustarlo a distintas disposiciones emitidas por el
Ministerio de Hacienda. Por tanto:
RESUELVE:
1º-Aprobar y promulgar el documento
denominado "Reglamento para la Administración de los bienes y derechos de
propiedad intelectual de la Contraloría General de la República, el cual fuera
remitido al Despacho Contralor mediante oficio Nº DGA-UGA-0425 y que se
encuentra estructurado de la siguiente manera:
REGLAMENTO
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES
Y DERECHOS DE PROPIEDAD
INTELECTUAL DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA
R-4-2009-DC-DGA-UGA
CAPÍTULO
I
Disposiciones Generales
CAPÍTULO
II
Distribución de Competencias y
Responsabilidades
CAPÍTULO
III
Recepción, registro y distribución
CAPÍTULO
IV
Control de Bienes
CAPÍTULO
V
Uso, custodia y responsabilidad
CAPÍTULO
VI
Movimientos de Bienes
DISPOSICIONES
FINALES
Régimen sancionatorio
(Nota de Sinalevi: El texto de este reglamento se extrajo del sitio Web de
la Contraloría General de la República www.cgr.go.cr y se transcribe a
continuación)
REGLAMENTO
PARA LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES Y DERECHOS DE
PROPIEDAD
INTELECTUAL DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
R-4-2009-DC-DGA-UGA
CAPITULO I
Disposiciones
Generales
Artículo 1.- El presente Reglamento regulará las funciones y
atribuciones de las dependencias internas que administran los bienes de la
Institución, así como sus responsabilidades en el adecuado uso, conservación y
custodia de los mismos.
Ficha articulo
Artículo 2.- Para todos los efectos
legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento, debe entenderse
por:
Bienes: Objetos materiales que se utilizan para el
cumplimiento de las funciones institucionales y que se clasifican en activos de
carácter patrimonial (capitalizable) y aquellos adquiridos como materiales y
suministros que no son capitalizables y que por su valor se deben llevar un
registro y control, de conformidad con lo establecido en este reglamento.
Activos: bienes utilizados para el cumplimiento de las
funciones institucionales que por su vida útil, costo o disposición de este
reglamento, se les asigna un número de patrimonio.
Sistema de Registro de Bienes: Sistema en el cual se registra la información de
todos los bienes que se les asigna un número de patrimonio y que coadyuva en la
administración y control de estos.
Adiciones o
mejoras: aumento en el valor de un
activo existente con miras a incrementar su capacidad, vida útil y/o eficiencia.
Administración
de garantías: proceso que procura
obtener el máximo provecho de la inversión inicial en los bienes y mantener las
condiciones de operación y de servicio de tales bienes, registrando,
conservando y controlando la vigencia de los documentos de respaldo. Las unidades responsables de esta
administración y control son la Unidad de Gestión Administrativa y la Unidad de
Tecnología de Información.
Asignación y
distribución de bienes: proceso que
se realiza conforme al Programa de Adquisición y conforme a este Reglamento,
siguiendo los procedimientos establecidos.
Baja de bienes: eliminación de los bienes de los registros de la
Institución por motivo de desecho, donación, venta, permuta o sustracción;
Bien en desuso: bienes que por razones de obsolescencia,
deterioro u otras razones calificadas no sea útil y/o necesario para las
labores que desarrolla la Institución.
Bien en mal estado: bienes que en virtud de su estado físico sean
objeto de destrucción o susceptibles de reparación, según el criterio técnico
respectivo;
Custodia: obligación que tiene cada funcionario de cuidar,
proteger y vigilar los bienes que se le han asignado;
Daño normal: deterioro o desgaste que sufre un bien en su uso
ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo.
Daño anormal: deterioro o desgaste que afecta el
funcionamiento del bien en forma parcial, total, permanente o reparable y se
presenta por accidentes, descuido o negligencia del servidor tenido como
responsable.
Depreciación: gasto no erogable de una parte del costo del
activo fijo, dentro del período de su vida útil, de acuerdo con lo que
establece el presente reglamento.
Derechos de propiedad
intelectual: derechos
pertenecientes a la Institución originados en las leyes de propiedad
intelectual;
Determinación de
requerimientos: cuantificación de
los bienes o recursos necesarios para la gestión de cada dependencia conforme a
los proyectos, procesos y actividades que ejecutan;
Disposición final de
bienes: proceso que determina
cuando un bien o derecho dejará de pertenecer a la Institución, conforme a los
procedimientos que se establezcan al efecto;
Inventario: recuento del total de bienes de la institución a
determinada fecha, y que debe contener como mínimo el tipo o nombre del bien,
el estado, el número de identificación (patrimonio), la descripción o
características específicas de los bienes asignados a una determinada área, y
el nombre del funcionario responsable.
Mantenimiento: proceso preventivo o correctivo que permite el
buen funcionamiento de un bien y prolongar su vida útil;
Planificación de
compras: previsión que hacen las
dependencias de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos,
plasmado por la Unidad de Gestión Administrativa en un consolidado denominado
Programa Anual de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial el mes de enero
de cada año.
Políticas y
procedimientos: normas
administrativas que las unidades competentes elaboran y son aprobadas por la
Gerencia de la División de Gestión de Apoyo;
Recepción: acto de recibo material de un bien, verificando
la cantidad y el ajuste a las especificaciones técnicas requeridas, el cual se
perfecciona con la firma de la factura de traspaso o remisión o nota de
recepción. Igual procedimiento ha de seguir en lo conducente el ingreso al
patrimonio institucional vía donación;
Reconstrucciones: modificaciones complejas aplicadas principalmente a
los edificios y maquinaria, las cuales superan a las adiciones o mejoras. Estos
cambios incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas
capitalizables.
Registro: proceso mediante el cual los datos relevantes de
cada bien quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema
informático, en forma segura, íntegra y completa;
Uso: adecuada y correcta utilización de los bienes que
tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes;
Valor de desecho: valor de un activo fijo al término de su vida
útil;
Valor de recuperación: importe que puede obtenerse al momento de la
venta, donación, destrucción o dada de baja de un bien;
Vida útil: estimación del tiempo que durará en servicio un
activo fijo, necesaria para conocer el gasto por depreciación;
Unidad ejecutora: unidad designada en el proceso de contratación,
como la encargada de emitir criterio técnico que disponga la entera
satisfacción y adecuado funcionamiento del bien a adquirir;
Revaloración de activos: Proceso mediante el cual se mantiene el valor de
los activos actualizado.
Ficha articulo
Artículo 3.- La aplicación del presente Reglamento se regirá por los principios de
eficiencia, eficacia, racionalidad y transparencia.
Ficha articulo
Artículo 4.- El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios de la Contraloría General de la República, correspondiendo a toda
jefatura velar por su debido cumplimiento.
Ficha articulo
CAPITULO II
Distribución
de Competencias y Responsabilidades
Artículo 5.- La División de Gestión de Apoyo es la responsable de coordinar todas las
actividades relacionadas con el control y la administración de los bienes de la
Contraloría General de la República, conforme con las regulaciones en este
reglamento se disponen.
Ficha articulo
Artículo 6.- A la Unidad de Gestión Administrativa le corresponderá:
a)
Verificar
para recibir físicamente y controlar la adquisición o enajenación de activos,
materiales y suministros, en sus elementos, cantidades y valores, que el bien
sea conforme a la factura, y el pedido de compra, lo anterior sin detrimento
del acta que levante la Unidad Ejecutora según sea la contratación, en la que
conste el recibo del bien a entera satisfacción entendiendo por este el
adecuado funcionamiento así como el cumplimiento de las características
técnicas.
b)
Llevar el
inventario actualizado de los bienes de la Institución.
c)
Registrar los
bienes adquiridos por la Institución consignando su naturaleza y
características y garantías, así como los materiales y suministros,
asegurándose en éste último caso que
exista y se mantenga la cantidad mínima y máxima correspondiente.
d)
Identificar
con un código único todos y cada uno de los bienes de la Institución, en el
caso de los activos los cuales son adquiridos por la partida presupuestaria
"5-Bienes Duraderos" se identificarán todos independientemente de su valor; en
el caso de los bienes que se adquieran por partidas presupuestarias diferentes
a la antes indicada, se identificarán solo aquellos cuyo valor sea igual o
superior al salario base establecido en la Ley 7337 del 5 de mayo de 1993, que
se actualiza cada inicio de año mediante publicación en el Boletín Judicial por
la Corte Suprema de Justicia.
e)
Llevar los
controles necesarios para que de conformidad con los procedimientos
establecidos, todo bien que sea adquirido por la institución, no obtenga salida
del Almacén sin su identificación (cuando corresponda de conformidad con lo
indicado en el inciso anterior) y la aprobación en el Sistema de Registro de
Activos Fijos del titular del Área o Unidad a la que corresponde o bien del
recibido en el Sistema del funcionario a quien ha sido asignado.
f)
Remitir a la
Unidad de Administración Financiera el original de los contratos mediante los
que se adquieren bienes.
g)
Programar y
coordinar con las dependencias la emisión y envío a éstas, de un reporte anual
que contenga el detalle de los bienes que se encuentran asignados a cada una de
ellas.
h)
Gestionar y
coordinar lo correspondiente para la realización de un inventario físico total
con una periodicidad de tres años, a fin de verificar la existencia y condición
de los bienes así como la confiabilidad y exactitud de los registros del
control de bienes. Lo anterior sin perjuicio de inventarios selectivos y
parciales según un estudio específico de valoración de riesgo.
i)
Adoptar las
acciones preventivas o correctivas necesarias si con motivo de los inventarios
realizados (total o selectivos), se determinan inconsistencias, entre ellas: el análisis de tales
inconsistencias y de su origen, las acciones
a seguir con motivo de los
faltantes determinados (entre ellas la aplicación de lo dispuesto en el segundo
párrafo del art. 26), los ajustes
debidamente fundamentados en los respectivos
registros y, si es del caso, mejorar el control respectivo.
j)
Rendir a la
Gerencia de la División de Gestión de Apoyo un informe anual sobre la
administración del inventario de los
bienes y activos institucionales y si el sistema de Registro de Activos ha
logrado coadyuvar con la buena administración de este inventario, sin perjuicio
de reportar en cualquier momento cualquier anomalía o inconsistencia que encuentre.
k)
Conservar
bajo su custodia los bienes que son devueltos por las dependencias.
l)
Implantar los
registros y procedimientos en el Sistema de Registro de Activos Fijos,
necesarios para el orden, localización y control del movimiento (asignación,
reasignación, préstamo, traslado, devolución y baja) de los bienes.
m)
Registrar la
baja de bienes, previo cumplimiento de los procedimientos que se establecerán
al efecto.
n)
Realizar
otras funciones atinentes a la materia, asignada por el Despacho Contralor o la
Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.
o)
Conservar los
originales de las garantías de los bienes adquiridos por la Institución, en los
expedientes de compra correspondientes. En el caso de equipo de cómputo y
software se remitirá copia de las mismas a la Unidad de Tecnologías de
Información. En aquellos casos donde la garantía es respalda por el proveedor mediante la factura
comercial, esta quedará en custodia de la Unidad de Administración Financiera
en el expediente de pago respectivo.
p)
Formular y
presentar a la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo para su aprobación,
las políticas necesarias para la administración y control de los bienes y
activos.
Ficha articulo
Artículo 7.- A la Unidad de Administración Financiera le corresponderá:
a)
Velar que previo
al pago de los bienes, conste la documentación donde se constate el recibido a
satisfacción del bien. Dicho recibido deberá entenderse como la ratificación
del adecuado funcionamiento y características técnicas del bien recibido por
parte de la Unidad Ejecutora designada, según la contratación de que se trate.
b)
Registrar y
controlar el movimiento contable de los activos de la Institución con base en
los documentos fuentes de información que reciba procedentes de la Unidad de
Gestión Administrativa y otras fuentes.
c)
Procesar
mensualmente los movimientos (nuevos ingresos de activos, reparaciones, mejoras, reconstrucciones,
robos o donaciones, revaloraciones entre
otros) de los activos de la Institución;
d)
Formular y
presentar a la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo para su aprobación,
las políticas para la contabilización de activos y de sus adiciones, mejoras y
reconstrucciones, software, material
bibliográfico, el cálculo de depreciación, el valor de desecho, la periodicidad
de los registros, el control de los registros, la vida útil, los supuestos de
contabilización de gastos, los seguros, y demás aspectos técnicos aplicables,
de acuerdo con la relación costo-beneficio y de conformidad con lo que
establezca sobre el particular la Contabilidad Nacional.
e)
Coordinar con
la Unidad de Gestión Administrativa
cuando detecte alguna inconsistencia en el registro del inventario de
activos.
f)
Eliminar de
los registros aquellos activos que sean dados de baja por la Unidad de Gestión
Administrativa;
g)
Conservar el
original de los contratos mediante los que se adquieren bienes.
h)
Realizar
otras funciones atinentes a la materia, encomendadas por el Despacho Contralor
y la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.
i)
Coordinar los
procesos de revaloración de bienes conforme el procedimiento que se defina
sobre ese particular en conjunto con la Gerencia de División de Apoyo.
Ficha articulo
Artículo 8.- Todo funcionario de la Contraloría General de la República recibirá en
buenas condiciones de funcionamiento los bienes necesarios para el cumplimiento
de sus funciones, asumiendo la responsabilidad de darles el uso y la custodia
adecuada. En caso de que el bien requiera mantenimiento el funcionario deberá
realizar las gestiones del caso ante las unidades competentes a lo interno de
la institución. Si se trata de mobiliario y/o equipo que no esté relacionado
con tecnologías de información deberá solicitar a la Unidad de Gestión
Administrativa el mantenimiento respectivo o si es el caso de equipos y
accesorios relacionados con tecnologías de información deberá solicitar el
mantenimiento a la Unidad de Tecnologías de Información.
Ficha articulo
Artículo 9.- Los titulares de cada unidad administrativa serán los responsables de la
administración de los bienes institucionales que sean asignados a sus
respectivas dependencias, pudiendo delegar dicha función, aunque no la
responsabilidad por los daños que se puedan producir por la sustracción o daño
anormal del patrimonio de la unidad a su cargo. Asimismo velarán para que a
través de la Unidad Jurídica Interna se realicen las gestiones necesarias para
inscribir los bienes que por su naturaleza requieren ser inscritos en los
respectivos registros públicos.
Ficha articulo
Artículo 10.- Los agentes de seguridad serán responsables de vigilar que no salga de la
Institución ningún bien sin contar con
la autorización respectiva del nivel de jefatura de la unidad administrativa
donde este se encuentra asignado; así mismo, serán responsables de verificar el
visto bueno de salida del bien cuando el mismo se requiera para realizar
labores fuera de la institución. Cuando
se trate de bienes que requieren mantenimiento externamente, los oficiales
deben verificar que el bien cuente con el comprobante de salida, el cuál será
emitido por la Unidad de Tecnologías de Información, en los casos de equipo de
cómputo y por la Unidad de Gestión Administrativa, en el resto de bienes. En el caso de que se detecte una salida no
autorizada de un bien, se procederá a aplicar el procedimiento de seguridad
definido. Los oficiales aplicarán los
protocolos de seguridad que se establezcan en torno a la vigilancia de bienes y
que se comunicarán mediante los lineamientos que emita en conjunto la División
de Gestión de Apoyo y la Unidad de Gestión Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 11.- La Unidad de Gestión Administrativa será responsable de la ordenada
conservación y custodia de los documentos en que se fundan los derechos de la
Institución, tales como: escrituras, planos constructivos y catastrados de
bienes inmuebles, certificados de propiedad de vehículos, entre otros,
asimismo, llevará un registro detallado de las pólizas de bienes suscritas y
revisará periódicamente la cobertura y vigencia de las mismas.
Ficha articulo
Artículo 12.- La Unidad de Tecnologías de Información en caso de detectar que sus
políticas están desactualizadas, procederá a establecer las nuevas políticas
mediante las cuales se regule lo relativo a la administración (registro y
control), de los equipos de cómputo y licencias adquiridas
en materia de hardware y software. Dichas políticas deberán ser aprobadas por
la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.
Asimismo la Unidad de Tecnologías de Información será responsable de la
ordenada conservación y custodia de los derechos relativos a software y otros
asociados a las tecnologías de información de la institución.
Ficha articulo
Artículo 13.- La Unidad Jurídica Interna será la responsable de realizar los trámites de
inscripción de los derechos de propiedad intelectual que sean generados por los
funcionarios de la Contraloría General de la República a solicitud de la
Gerencia de División de Gestión de Apoyo.
Ficha articulo
Artículo 14.- La Unidad de Servicios de Información llevará el registro, inventario y
control del material bibliográfico que se adquiera o sea donado a la
Institución.
Ficha articulo
CAPITULO
III
Recepción,
registro y distribución
Artículo 15.- Todo bien de la Institución deberá contar con una identificación
numérica o alfa numérica de acuerdo a su clasificación, por medio de una placa
metálica, cinta adhesiva, código de barras, uso de marcadores o cualquier otro
sistema de identificación, así como el
respectivo chip de seguridad u otro mecanismo afín.
Ficha articulo
Artículo 16.- El retiro de bienes de la Unidad de Gestión Administrativa sólo podrá ser realizado una vez que se haya
dado la aceptación de los bienes por parte de los respectivos responsables
(funcionarios), en el proceso de "Aceptación de Activos" del Sistema
de Bienes Fijos, y para el cual previamente se debe tener la autorización de la
jefatura correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 17.- En todo movimiento o traslado de bienes deberá hacerse entrega del bien
al funcionario solicitante, previa autorización de la jefatura correspondiente
y la aceptación del bien por parte del funcionario a quién se le asigna el
mismo, procesos que deben de llevarse a cabo en forma simultánea en el Sistema
de Bienes Fijos.
Ficha articulo
Artículo 18.- La asignación de bienes mediante los procesos de autorización y
aceptación en el Sistema de Bienes Fijos implica responsabilidad administrativa
y eventualmente civil y penal por razón de los bienes a cargo, cuando
sobrevenga pérdida imprudente, sustracción por descuido o daño anormal,
conforme al artículo 110 y siguientes de la Ley de Administración Financiera y
Presupuestos Públicos.
Ficha articulo
Artículo 19.- Para el registro de activos que estén conformados por varios
componentes, a los que se les incorpore o no una identificación, la Unidad de
Gestión Administrativa debe coordinar con la Unidad Técnica competente y la
Unidad de Administración Financiera, a efecto de que al hacer los registros en
el Sistema, se señalen las observaciones respecto de los diversos componentes
que forman parte de ese activo. Para
tales efectos, se debe consultar el detalle de la cotización presentada por la
empresa a la que se realizó la compra.
Ficha articulo
CAPITULO IV
Control de
Bienes
Artículo 20.- Con el fin de registrar la responsabilidad de las jefaturas sobre los
bienes que se encuentren bajo su uso; cada titular subordinado deberá aceptar
en el Sistema de Bienes Fijos, el inventario que está registrado a su nombre y
que le ha sido asignado. Así mismo y para mantener los inventarios
actualizados, autorizará las solicitudes de asignación, traslados y devolución
de bienes de los funcionarios de su unidad provenientes del Sistema (aviso
mediante correo electrónico) y con dicha autorización cada funcionario podrá
aceptar los bienes que fueron solicitados y autorizados y que le han sido
conferidos para el desarrollo de su labor. Lo anterior para que el Gerente o
jefe de Unidad salvaguarde su responsabilidad, por cuanto si no mantiene
actualizado los inventarios individuales, él mismo asumirá la responsabilidad
de los bienes.
Ficha articulo
Artículo 21.- Los reportes anuales que contienen el detalle de los bienes asignados a
cada dependencia, serán enviados por la Unidad Gestión Administrativa, con el
objeto de que las Gerencias y Jefes de unidad valoren y analicen las
inconsistencias detectadas, determinen sus causas, adopten las acciones
correspondientes a lo interno de sus unidades e informen lo pertinente.
Ficha articulo
Artículo 22.- La asignación de bienes públicos a un contratista deberá considerar lo
siguiente:
a.
Incluir en el contrato la responsabilidad del
contratista, y otros aspectos que se consideren
necesarios, sobre los bienes facilitados durante la vigencia del
contrato.
b.
La entrega y devolución de los bienes estarán a cargo
de un encargado por parte de la unidad fiscalizadora del contrato, quien
levantará un acta, en la que dejará constancia de la descripción de los bienes
y su estado en cada uno de esos momentos. En el acta de la devolución por parte
del contratista se debe consignar si existe faltante o daño.
c.
Si se omitiere la confección de la citada acta, los
faltantes o daños que posteriormente se encuentren, quedarán bajo la
responsabilidad del encargado, de lo contrario la administración procederá
conforme corresponda para iniciar la reposición de los posibles faltantes o
daños por parte del contratista.
Ficha articulo
CAPITULO V
Uso,
custodia y responsabilidad
Artículo 23.- Será responsabilidad de la División de Gestión de Apoyo participar en
la inducción a los funcionarios que ingresan por primera vez a la Institución,
instruirles adecuadamente acerca de los deberes y obligaciones que tiene en
cuanto al manejo, mantenimiento y custodia de los bienes de la Institución.
Ficha articulo
Artículo 24.- Los bienes asignados directamente al funcionario deben ser utilizados
únicamente en labores relacionadas con el desempeño de sus funciones y
permanecerán en las instalaciones de la Institución, a excepción de aquellos
bienes cuya salida sea autorizada por el titular de la División, Área o Unidad
a la que fueron asignados o que por su naturaleza se utilicen en trabajos
externos, los cuales una vez cumplido el plazo de autorización o finalizado el
estudio o trabajo en cuestión, deberán ser regresados a la Institución.
Ficha articulo
Artículo 25.- Todos los funcionarios que tengan asignado un bien, asumen plena
responsabilidad por su uso, custodia y mantenimiento, además tienen la
obligación de reportar a las unidades competentes los daños, robo o extravío de
los bienes asignados a su centro de trabajo en un plazo no mayor de dos días
hábiles una vez detectado el hecho.
Ficha articulo
Artículo 26.- Cuando cualquier funcionario de la institución deja su puesto por
traslado, renuncia o despido, el mismo tiene la obligación de devolver todos los
bienes que tiene registrado a su nombre, realizando el descargo respectivo en
el Sistema de Registro de Activos, para lo cual deberá contar con la
autorización de su jefatura correspondiente.
En el caso de renuncia o
despido, si existiera un faltante en el inventario de los bienes bajo la
responsabilidad del funcionario, se procederá al cobro respectivo siguiendo el
debido proceso establecido en la Ley General de la Administración Pública y en
el Estatuto Autónomo de Servicios.
Ficha articulo
Artículo 27.- Los funcionarios designados como titulares de una División, Área o
Unidad, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de
éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que están
registrados a su nombre. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se
hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las
observaciones que sean del caso en cuanto al faltante o estado de los bienes, y
en ambos casos de ser posible firmará con quien le hubiere hecho la entrega.
Ficha articulo
CAPITULO VI
Movimientos
de Bienes
Artículo 28.- Todas las dependencias que utilicen bienes adquiridos por la
Institución, tienen la obligación de conservar, actualizar y en su caso
reportar oportunamente a la Unidad de Gestión Administrativa la información de
bienes a su cargo y registrar en el Sistema de Bienes Fijos los movimientos que
se produzcan ya sea por préstamo, asignación, reasignación o devolución. En el caso de daño anormal o desaparición,
robo o hurto, se debe hacer los reportes a aquella Unidad, tal como se dispone
en este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 29.- Al funcionario que ingrese a laborar al Órgano Contralor, se le hará
entrega de los bienes que necesite mediante los procesos de "Asignación y
Aceptación de Activos" en el Sistema de Bienes Fijos, y en el cual se establece
una autorización al funcionario responsable por parte de la jefatura
respectiva.
Ficha articulo
Artículo 30.- Las jefaturas podrán reasignar entre su personal los bienes de la
unidad, para lo cual los funcionarios involucrados registrarán la información
correspondiente en el Sistema de Bienes Fijos, en el proceso de "Traslado
Interno", lo cual, en el Sistema deberá estar aprobado por el jefe y las
aceptaciones de los servidores a quienes se descarga y carga el bien.
Ficha articulo
Artículo 31.- Los bienes que se encuentren en desuso o en mal estado en una unidad,
deben ser devueltos a la Unidad de Gestión Administrativa por el funcionario
que tiene asignados dichos bienes, utilizando el proceso de devolución del
Sistema de Bienes Fijos, y en el cual se consignará la autorización de la
Jefatura respectiva y el criterio del estado del bien.
Ficha articulo
Artículo 32.- Cuando una unidad facilite
bienes en calidad de préstamo a otra por un periodo determinado, se debe
cumplir con el proceso de "Préstamo Temporal" incluido en el Sistema de Bienes Fijos y que consiste en registrar el
movimiento, el cual posteriormente debe ser aprobado por ambas jefaturas
(emisora y receptora) y que finalmente el mismo sea recibido por el servidor a
quien se le carga el bien. Cabe señalar
que el préstamo puede ser prorrogable y debe ser devuelto según el plazo
estipulado previamente.
Ficha articulo
Artículo 33.- Cuando una unidad requiera
trasladar algunos de sus bienes a funcionarios de otras Unidades, se debe
cumplir con el proceso de "Traslado Externo" incluido en el Sistema de Bienes
Fijos y que consiste en registrar el movimiento en el sistema, el cual
posteriormente debe ser aprobado por ambas jefaturas (emisora y receptora) y
que finalmente el mismo sea recibido por el servidor a quien se le carga el
bien.
Ficha articulo
Artículo 34- En caso de deterioro anormal, desaparición,
hurto o robo de bienes, el responsable del bien debe comunicar en un lapso no
mayor de dos días hábiles a partir de su conocimiento de dicha situación a la
jefatura respectiva, la cual debe verificar el estado del bien en el Sistema de
Bienes Fijos, para comunicar la situación por escrito a la Unidad de Gestión Administrativa.
Si el Sistema reporta que
el bien no está bajo la responsabilidad de la unidad en que se presentaron los
hechos, esta dependencia pondrá en conocimiento a la unidad responsable en el
Sistema, la cual realizará la comunicación a la Unidad de Gestión
Administrativa en las condiciones y el plazo mencionados.
En caso de que el
responsable del bien en el Sistema, no se encuentre en la Institución, y la
jefatura inmediata se entere del hecho, ésta procederá a realizar las gestiones
necesarias para garantizar la comunicación en los términos definidos.
Recibida la comunicación,
la Unidad de Gestión Administrativa se encargará de realizar una investigación
preliminar, informará a la Unidad de Gestión del Potencial Humano y de ser el
caso formulará la denuncia respectiva ante la autoridad judicial
correspondiente, de la que será responsable de su seguimiento.
Cuando la desaparición,
hurto o robo se presente fuera de la Institución, el funcionario responsable
del bien deberá de formular en forma inmediata la denuncia ante la autoridad
judicial correspondiente e informar por escrito a su nivel de jefatura, para
que se continúe con el procedimiento antes indicado.
Ficha articulo
Artículo 35.- Cuando la Unidad de Gestión Administrativa determine que el bien es
irrecuperable, dará de baja el bien en el Sistema de Bienes, dando comunicación
de ello a la Unidad de Administración Financiera y a la Unidad responsable de
la administración del bien. De tratarse de equipo de cómputo, se informará
igualmente a la Unidad de Tecnología de Información.
Los expedientes de los
bienes dados de baja se deben conservar en la Unidad de Gestión Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 36.- El no proceder con la respectiva denuncia
compromete la responsabilidad administrativa y civil del funcionario
incumpliente.
Ficha articulo
Artículo 37.- Cuando a un funcionario se le compruebe dolo o
culpa grave en la pérdida o robo de bienes bajo su responsabilidad, deberá
restituir o pagar el bien de acuerdo con el valor de mercado y asumir las
responsabilidades administrativas que conlleva este hecho. No obstante, cuando
el funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido
y si se comprueba posteriormente que no tuvo responsabilidad en la pérdida del
mismo, tendrá derecho a que se le devuelva el valor total o parcial que haya
cancelado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ese efecto.
Ficha articulo
Artículo 38.- Cuando se envíe a reparar un bien que se encuentre en mal estado fuera
de la institución, deberá generarse un memorando o boleta de salida del bien la
cuál confeccionará la unidad competente para determinar el mantenimiento del
bien, dándole autorización a la salida respectiva. Dicha situación deberá de
quedar reflejada en el sistema la salida de bienes.
Ficha articulo
Artículo 39.- Los bienes que hayan sido devueltos a la Unidad de Gestión Administrativa
y se encuentren en la categoría de desuso o mal estado, podrán ser vendidos o
donados, o dados como forma de pago, conforme las normas y procedimientos
vigentes, sin perjuicio de que se conserven para repuestos cuando corresponda.
Ficha articulo
Artículo 40.- Los bienes en desuso que se encuentren en buen estado podrán venderse o
permutarse por medio de remate o licitación, así como darse como parte de pago,
de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, siendo
esos procedimientos el sustento legal para dar de baja al bien.
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Artículo 41.- Para efectos del artículo anterior, la
base será fijada en el avalúo que realizará la Dirección General de
Tributación, debiendo cumplirse con los siguientes requisitos:
i.
Relación
pormenorizada de los bienes por clasificación, indicando la cantidad, clase,
estado, especificaciones y valores,
ii.
Acta
de entrega y recibo (en caso de permuta, donación y/o venta) de los bienes,
firmada por los actuantes,
iii.
Entrega
física de los bienes al adjudicatario.
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Artículo 42.- Los bienes susceptibles de donación serán aquellos que se encuentren en
desuso, en obsolescencia o mal estado reparable, conforme al criterio de la
unidad técnica competente, mismo que deberá quedar registrado en el Sistema de
Bienes.
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Artículo 43.- Las donaciones deberán ser aprobadas mediante acta que detalle el número
de patrimonio, las características del bien y su estado, el fundamento en norma
de rango legal y la institución u organización beneficiada, acta que deberá
suscribir el titular de la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo, la Jefatura
de la Unidad de Gestión Administrativa así como un profesional en derecho de
aquella dependencia administrativa.
La distribución será en
forma equitativa dándole preferencia a las instituciones que hayan presentado
solicitud para que se les done alguno de los bienes en cuestión, a las
instituciones de zonas rurales o marginales que más lo necesiten. Las
beneficiados solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las
instituciones del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines,
las entidades declaradas de interés público y las organizaciones sin fines de
lucro.
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Artículo 44.- El acuerdo de aprobación o denegatoria de la donación se comunicará al
interesado, quien la deberá retirar en las instalaciones de la Institución. Si
transcurrido un mes contado a partir de la fecha de notificación de la
aprobación no se hiciese efectivo el retiro, se procederá a otorgar el bien a
otra institución que lo hubiera solicitado, haciendo constar dicha
circunstancia en una nueva acta que contenga las características del artículo
anterior.
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Artículo 45.- La institución beneficiada con la
donación, deberá indicar al donante de previo a la donación, el destino o uso
que se le pretende dar a los bienes solicitados
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Artículo 46.- Una vez que el acta esté debidamente
aprobada y los bienes entregados a la institución beneficiada o hayan sido
dados de baja por cualquier concepto, la instancia responsable de llevar este
control procederá a excluir física y contablemente, los mismos del inventario.
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Artículo 47.- Las actas de donación
originales y los documentos de respaldo que las acompañan, serán conservados
bajo custodia en la Unidad de Gestión Administrativa.
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Artículo 48.- En el caso de los bienes en mal estado que deben desecharse, es necesario
realizar este trámite mediante acta que detalle el número de patrimonio, las
características del bien y su estado, así como que consigne expresamente la
destrucción, acta que deberá suscribir el titular de la Gerencia de la División
de Gestión de Apoyo, la Jefatura de la Unidad de Gestión Administrativa así
como un profesional en derecho de aquella dependencia administrativa, con base
en lo cual el Almacén dará de baja el bien. En el caso del desecho de software
y hardware se requerirá del criterio previo y positivo de la Unidad de Sistemas
y Tecnologías de Información.
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DISPOSICIONES
FINALES
Régimen
sancionatorio
Artículo 49.- El incumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento se sancionará por el
procedimiento indicado en el Reglamento Orgánico de la Institución, así como
por lo dispuesto en la normativa que regula la materia.
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Fecha de generación: 25/2/2024 23:02:13
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