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 Normativa >> Reglamento 79 >> Fecha 04/10/2009 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 79
Reglamento para la Administración de Bienes y Derechos de Propiedad Intelectual de la Contraloría General de la República (R-4-2009-DC-DGA-UG)
Texto Completo acta: CBD0F

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

 

            R-DC-79-2009.-Contraloría General de la República.-Despacho Contralor.-San José, a las doce horas del cuatro de octubre del dos mil nueve.



            En uso de la atribuciones que le confieren el artículo 183 de la Constitución Política, 2º y 23 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



 



 



Considerando:



 



            1º-Que la Contraloría General de la República goza de absoluta independencia funcional y administrativa respecto de cualquier Poder, ente u órgano público y, en éste sentido tiene la potestad de dictar los reglamentos autónomos de servicio y organización en las materias de su competencia constitucional y legal.



            2º-Que la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131 de 18 de setiembre del 2001, establece una serie de principios y disposiciones referentes al régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de fondos públicos, así como deberes y responsabilidades relativas a la debida protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los bienes y derechos de propiedad intelectual propiedad del Estado y demás entes públicos.



            3º-Que la Ley General de Control Interno Nº 8292 de 27 de agosto del 2002, dispone como parte de los objetivos de un sistema de control interno en la Administración Pública, el deber de proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.



            4º-Que mediante resolución de las 10:00 horas del 30 de agosto del 2004, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 175 de 7 de setiembre del 2004, esta Contraloría General emitió su Reglamento para la administración de los bienes y derechos de propiedad intelectual de la Contraloría General de la República.



            5º-Que resulta necesario realizar una revisión integral del citado reglamento, con el objeto de ajustarlo a los cambios en la estructura organizacional que se establecieron en el mes de julio del 2009, así como la necesidad de ajustar el reglamento a la nueva versión del Sistema de Bienes Fijos de la Contraloría General y finalmente ajustarlo a distintas disposiciones emitidas por el Ministerio de Hacienda. Por tanto:



RESUELVE:



            1º-Aprobar y promulgar el documento denominado "Reglamento para la Administración de los bienes y derechos de propiedad intelectual de la Contraloría General de la República, el cual fuera remitido al Despacho Contralor mediante oficio Nº DGA-UGA-0425 y que se encuentra estructurado de la siguiente manera:



REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES



Y DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA



CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



 



R-4-2009-DC-DGA-UGA



CAPÍTULO I



Disposiciones Generales



CAPÍTULO II



Distribución de Competencias y Responsabilidades



CAPÍTULO III



Recepción, registro y distribución



CAPÍTULO IV



Control de Bienes



CAPÍTULO V



Uso, custodia y responsabilidad



CAPÍTULO VI



Movimientos de Bienes



DISPOSICIONES FINALES



Régimen sancionatorio



(Nota de Sinalevi: El texto de este reglamento se extrajo del sitio Web de la Contraloría General de la República www.cgr.go.cr y se transcribe a continuación)



REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES Y DERECHOS DE 



PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA



 



 



R-4-2009-DC-DGA-UGA



CAPITULO I



Disposiciones Generales



Artículo 1.- El presente Reglamento regulará las funciones y atribuciones de las dependencias internas que administran los bienes de la Institución, así como sus responsabilidades en el adecuado uso, conservación y custodia de los mismos.




Ficha articulo



Artículo 2.- Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento, debe entenderse por:



 



 



Bienes: Objetos materiales que se utilizan para el cumplimiento de las funciones institucionales y que se clasifican en activos de carácter patrimonial (capitalizable) y aquellos adquiridos como materiales y suministros que no son capitalizables y que por su valor se deben llevar un registro y control, de conformidad con lo establecido en este reglamento.



 



 



Activos: bienes utilizados para el cumplimiento de las funciones institucionales que por su vida útil, costo o disposición de este reglamento, se les asigna un número de patrimonio.



 



 



Sistema de Registro de Bienes: Sistema en el cual se registra la información de todos los bienes que se les asigna un número de patrimonio y que coadyuva en la administración y control de estos.



 



 



Adiciones o mejoras: aumento en el valor de un activo existente con miras a incrementar su capacidad, vida útil y/o eficiencia.



 



 



Administración de garantías: proceso que procura obtener el máximo provecho de la inversión inicial en los bienes y mantener las condiciones de operación y de servicio de tales bienes, registrando, conservando y controlando la vigencia de los documentos de respaldo.  Las unidades responsables de esta administración y control son la Unidad de Gestión Administrativa y la Unidad de Tecnología de Información.



 



 



Asignación y distribución de bienes: proceso que se realiza conforme al Programa de Adquisición y conforme a este Reglamento, siguiendo los procedimientos establecidos.



 



 



Baja de bienes: eliminación de los bienes de los registros de la Institución por motivo de desecho, donación, venta, permuta o sustracción;



 



 



Bien en desuso: bienes que por razones de obsolescencia, deterioro u otras razones calificadas no sea útil y/o necesario para las labores que desarrolla la Institución.



 



 



Bien en mal estado: bienes que en virtud de su estado físico sean objeto de destrucción o susceptibles de reparación, según el criterio técnico respectivo;



 



 



Custodia: obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los bienes que se le han asignado;



 



 



Daño normal: deterioro o desgaste que sufre un bien en su uso ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo.



 



 



Daño anormal: deterioro o desgaste que afecta el funcionamiento del bien en forma parcial, total, permanente o reparable y se presenta por accidentes, descuido o negligencia del servidor tenido como responsable.



 



 



Depreciación: gasto no erogable de una parte del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil, de acuerdo con lo que establece el presente reglamento.



 



 



Derechos de propiedad intelectual: derechos pertenecientes a la Institución originados en las leyes de propiedad intelectual;



 



 



Determinación de requerimientos: cuantificación de los bienes o recursos necesarios para la gestión de cada dependencia conforme a los proyectos, procesos y actividades que ejecutan;



 



 



Disposición final de bienes: proceso que determina cuando un bien o derecho dejará de pertenecer a la Institución, conforme a los procedimientos que se establezcan al efecto;



 



 



Inventario: recuento del total de bienes de la institución a determinada fecha, y que debe contener como mínimo el tipo o nombre del bien, el estado, el número de identificación (patrimonio), la descripción o características específicas de los bienes asignados a una determinada área, y el nombre del funcionario responsable.



 



 



Mantenimiento: proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un bien y prolongar su vida útil;



 



 



Planificación de compras: previsión que hacen las dependencias de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos, plasmado por la Unidad de Gestión Administrativa en un consolidado denominado Programa Anual de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial el mes de enero de cada año.



 



 



Políticas y procedimientos: normas administrativas que las unidades competentes elaboran y son aprobadas por la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo;



 



 



Recepción: acto de recibo material de un bien, verificando la cantidad y el ajuste a las especificaciones técnicas requeridas, el cual se perfecciona con la firma de la factura de traspaso o remisión o nota de recepción. Igual procedimiento ha de seguir en lo conducente el ingreso al patrimonio institucional vía donación;



 



 



Reconstrucciones: modificaciones complejas aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales superan a las adiciones o mejoras. Estos cambios incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables.



 



 



Registro: proceso mediante el cual los datos relevantes de cada bien quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático, en forma segura, íntegra y completa;



 



 



Uso: adecuada y correcta utilización de los bienes que tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes;



 



 



Valor de desecho: valor de un activo fijo al término de su vida útil;



 



 



Valor de recuperación: importe que puede obtenerse al momento de la venta, donación, destrucción o dada de baja de un bien;



 



 



Vida útil: estimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, necesaria para conocer el gasto por depreciación;



 



 



Unidad ejecutora: unidad designada en el proceso de contratación, como la encargada de emitir criterio técnico que disponga la entera satisfacción y adecuado funcionamiento del bien a adquirir;



 



 



Revaloración de activos: Proceso mediante el cual se mantiene el valor de los activos actualizado.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 3.- La aplicación del presente Reglamento se regirá por los principios de eficiencia, eficacia, racionalidad y transparencia.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 4.- El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Contraloría General de la República, correspondiendo a toda jefatura velar por su debido cumplimiento.



 



 




 




Ficha articulo



 



CAPITULO II



 



Distribución de Competencias y Responsabilidades

 



 



Artículo 5.- La División de Gestión de Apoyo es la responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control y la administración de los bienes de la Contraloría General de la República, conforme con las regulaciones en este reglamento se disponen.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 6.- A la Unidad de Gestión Administrativa le corresponderá:



 



 



a)                  Verificar para recibir físicamente y controlar la adquisición o enajenación de activos, materiales y suministros, en sus elementos, cantidades y valores, que el bien sea conforme a la factura, y el pedido de compra, lo anterior sin detrimento del acta que levante la Unidad Ejecutora según sea la contratación, en la que conste el recibo del bien a entera satisfacción entendiendo por este el adecuado funcionamiento así como el cumplimiento de las características técnicas.



 



 



b)                  Llevar el inventario actualizado de los bienes de la Institución.



 



 



 



c)                  Registrar los bienes adquiridos por la Institución consignando su naturaleza y características y garantías, así como los materiales y suministros, asegurándose en éste último caso  que exista y se mantenga la cantidad mínima y máxima correspondiente.



 



 



d)                  Identificar con un código único todos y cada uno de los bienes de la Institución, en el caso de los activos los cuales son adquiridos por la partida presupuestaria "5-Bienes Duraderos" se identificarán todos independientemente de su valor; en el caso de los bienes que se adquieran por partidas presupuestarias diferentes a la antes indicada, se identificarán solo aquellos cuyo valor sea igual o superior al salario base establecido en la Ley 7337 del 5 de mayo de 1993, que se actualiza cada inicio de año mediante publicación en el Boletín Judicial por la Corte Suprema de Justicia.



 



 



 



e)                  Llevar los controles necesarios para que de conformidad con los procedimientos establecidos, todo bien que sea adquirido por la institución, no obtenga salida del Almacén sin su identificación (cuando corresponda de conformidad con lo indicado en el inciso anterior) y la aprobación en el Sistema de Registro de Activos Fijos del titular del Área o Unidad a la que corresponde o bien del recibido en el Sistema del funcionario a quien ha sido asignado.



 



 



f)                    Remitir a la Unidad de Administración Financiera el original de los contratos mediante los que se adquieren bienes.



 



 



 



g)                  Programar y coordinar con las dependencias la emisión y envío a éstas, de un reporte anual que contenga el detalle de los bienes que se encuentran asignados a cada una de ellas.



 



 



h)                  Gestionar y coordinar lo correspondiente para la realización de un inventario físico total con una periodicidad de tres años, a fin de verificar la existencia y condición de los bienes así como la confiabilidad y exactitud de los registros del control de bienes. Lo anterior sin perjuicio de inventarios selectivos y parciales según un estudio específico de valoración de riesgo.



 



 



i)                    Adoptar las acciones preventivas o correctivas necesarias si con motivo de los inventarios realizados (total o selectivos), se determinan inconsistencias,  entre ellas: el análisis de tales inconsistencias y  de su origen,  las acciones  a seguir  con motivo de los faltantes determinados  (entre ellas  la aplicación de lo dispuesto en el segundo párrafo del  art. 26), los ajustes debidamente fundamentados en los respectivos  registros y, si es del caso, mejorar el control respectivo.



 



 



j)                    Rendir a la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo un informe anual sobre la administración  del inventario de los bienes y activos institucionales y si el sistema de Registro de Activos ha logrado coadyuvar con la buena administración de este inventario, sin perjuicio de reportar en cualquier momento cualquier anomalía o inconsistencia que encuentre.



 



 



k)                  Conservar bajo su custodia los bienes que son devueltos por las dependencias.



 



 



l)                    Implantar los registros y procedimientos en el Sistema de Registro de Activos Fijos, necesarios para el orden, localización y control del movimiento (asignación, reasignación, préstamo, traslado, devolución y baja) de los bienes.



 



 



 



m)                Registrar la baja de bienes, previo cumplimiento de los procedimientos que se establecerán al efecto.



 



 



n)                  Realizar otras funciones atinentes a la materia, asignada por el Despacho Contralor o la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.



 



 



o)                  Conservar los originales de las garantías de los bienes adquiridos por la Institución, en los expedientes de compra correspondientes. En el caso de equipo de cómputo y software se remitirá copia de las mismas a la Unidad de Tecnologías de Información. En aquellos casos donde la garantía es respalda  por el proveedor mediante la factura comercial, esta quedará en custodia de la Unidad de Administración Financiera en el expediente de pago respectivo.



 



 



p)                 Formular y presentar a la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo para su aprobación, las políticas necesarias para la administración y control de los bienes y activos.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 7.- A la Unidad de Administración Financiera le corresponderá:



 



 



a)       Velar que previo al pago de los bienes, conste la documentación donde se constate el recibido a satisfacción del bien. Dicho recibido deberá entenderse como la ratificación del adecuado funcionamiento y características técnicas del bien recibido por parte de la Unidad Ejecutora designada, según la contratación de que se trate.



 



b)       Registrar y controlar el movimiento contable de los activos de la Institución con base en los documentos fuentes de información que reciba procedentes de la Unidad de Gestión Administrativa y otras fuentes.



 



 



c)       Procesar mensualmente los movimientos (nuevos ingresos de activos,  reparaciones, mejoras, reconstrucciones, robos o donaciones, revaloraciones  entre otros) de los activos de la Institución;



 



d)       Formular y presentar a la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo para su aprobación, las políticas para la contabilización de activos y de sus adiciones, mejoras y reconstrucciones, software,  material bibliográfico, el cálculo de depreciación, el valor de desecho, la periodicidad de los registros, el control de los registros, la vida útil, los supuestos de contabilización de gastos, los seguros, y demás aspectos técnicos aplicables, de acuerdo con la relación costo-beneficio y de conformidad con lo que establezca sobre el particular la Contabilidad Nacional.



 



 



e)       Coordinar con la Unidad de Gestión Administrativa  cuando detecte alguna inconsistencia en el registro del inventario de activos.



 



f)         Eliminar de los registros aquellos activos que sean dados de baja por la Unidad de Gestión Administrativa;



 



g)       Conservar el original de los contratos mediante los que se adquieren bienes.



 



 



h)       Realizar otras funciones atinentes a la materia, encomendadas por el Despacho Contralor y la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.



 



i)         Coordinar los procesos de revaloración de bienes conforme el procedimiento que se defina sobre ese particular en conjunto con la Gerencia de División de Apoyo.



 



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 8.- Todo funcionario de la Contraloría General de la República recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los bienes necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad de darles el uso y la custodia adecuada. En caso de que el bien requiera mantenimiento el funcionario deberá realizar las gestiones del caso ante las unidades competentes a lo interno de la institución. Si se trata de mobiliario y/o equipo que no esté relacionado con tecnologías de información deberá solicitar a la Unidad de Gestión Administrativa el mantenimiento respectivo o si es el caso de equipos y accesorios relacionados con tecnologías de información deberá solicitar el mantenimiento a la Unidad de Tecnologías de Información.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 9.- Los titulares de cada unidad administrativa serán los responsables de la administración de los bienes institucionales que sean asignados a sus respectivas dependencias, pudiendo delegar dicha función, aunque no la responsabilidad por los daños que se puedan producir por la sustracción o daño anormal del patrimonio de la unidad a su cargo. Asimismo velarán para que a través de la Unidad Jurídica Interna se realicen las gestiones necesarias para inscribir los bienes que por su naturaleza requieren ser inscritos en los respectivos registros públicos.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 10.- Los agentes de seguridad serán responsables de vigilar que no salga de la Institución ningún bien  sin contar con la autorización respectiva del nivel de jefatura de la unidad administrativa donde este se encuentra asignado; así mismo, serán responsables de verificar el visto bueno de salida del bien cuando el mismo se requiera para realizar labores fuera de la institución.  Cuando se trate de bienes que requieren mantenimiento externamente, los oficiales deben verificar que el bien cuente con el comprobante de salida, el cuál será emitido por la Unidad de Tecnologías de Información, en los casos de equipo de cómputo y por la Unidad de Gestión Administrativa, en el resto de bienes.  En el caso de que se detecte una salida no autorizada de un bien, se procederá a aplicar el procedimiento de seguridad definido.  Los oficiales aplicarán los protocolos de seguridad que se establezcan en torno a la vigilancia de bienes y que se comunicarán mediante los lineamientos que emita en conjunto la División de Gestión de Apoyo y la Unidad de Gestión Administrativa.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 11.- La Unidad de Gestión Administrativa será responsable de la ordenada conservación y custodia de los documentos en que se fundan los derechos de la Institución, tales como: escrituras, planos constructivos y catastrados de bienes inmuebles, certificados de propiedad de vehículos, entre otros, asimismo, llevará un registro detallado de las pólizas de bienes suscritas y revisará periódicamente la cobertura y vigencia de las mismas.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 12.- La Unidad de Tecnologías de Información en caso de detectar que sus políticas están desactualizadas, procederá a establecer las nuevas políticas mediante las cuales se regule lo relativo a la administración (registro y control), de los equipos de cómputo y licencias adquiridas en materia de hardware y software. Dichas políticas deberán ser aprobadas por la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo.  Asimismo la Unidad de Tecnologías de Información será responsable de la ordenada conservación y custodia de los derechos relativos a software y otros asociados a las tecnologías de información de la institución.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 13.- La Unidad Jurídica Interna será la responsable de realizar los trámites de inscripción de los derechos de propiedad intelectual que sean generados por los funcionarios de la Contraloría General de la República a solicitud de la Gerencia de División de Gestión de Apoyo.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 14.- La Unidad de Servicios de Información llevará el registro, inventario y control del material bibliográfico que se adquiera o sea donado a la Institución.



 



 



 




 




Ficha articulo



 



CAPITULO III



 



 



Recepción, registro y distribución



 



 



Artículo 15.- Todo bien de la Institución deberá contar con una identificación numérica o alfa numérica de acuerdo a su clasificación, por medio de una placa metálica, cinta adhesiva, código de barras, uso de marcadores o cualquier otro sistema de identificación, así como el respectivo chip de seguridad u otro mecanismo afín.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 16.- El retiro de bienes de la Unidad de Gestión Administrativa  sólo podrá ser realizado una vez que se haya dado la aceptación de los bienes por parte de los respectivos responsables (funcionarios), en el proceso de "Aceptación de Activos" del Sistema de Bienes Fijos, y para el cual previamente se debe tener la autorización de la jefatura correspondiente.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 17.- En todo movimiento o traslado de bienes deberá hacerse entrega del bien al funcionario solicitante, previa autorización de la jefatura correspondiente y la aceptación del bien por parte del funcionario a quién se le asigna el mismo, procesos que deben de llevarse a cabo en forma simultánea en el Sistema de Bienes Fijos.




 




Ficha articulo



Artículo 18.- La asignación de bienes mediante los procesos de autorización y aceptación en el Sistema de Bienes Fijos implica responsabilidad administrativa y eventualmente civil y penal por razón de los bienes a cargo, cuando sobrevenga pérdida imprudente, sustracción por descuido o daño anormal, conforme al artículo 110 y siguientes de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 19.- Para el registro de activos que estén conformados por varios componentes, a los que se les incorpore o no una identificación, la Unidad de Gestión Administrativa debe coordinar con la Unidad Técnica competente y la Unidad de Administración Financiera, a efecto de que al hacer los registros en el Sistema, se señalen las observaciones respecto de los diversos componentes que forman parte de ese activo.  Para tales efectos, se debe consultar el detalle de la cotización presentada por la empresa a la que se realizó la compra.



 




 




Ficha articulo



 



CAPITULO IV



 



 



Control de Bienes



 



 



Artículo 20.- Con el fin de registrar la responsabilidad de las jefaturas sobre los bienes que se encuentren bajo su uso; cada titular subordinado deberá aceptar en el Sistema de Bienes Fijos, el inventario que está registrado a su nombre y que le ha sido asignado. Así mismo y para mantener los inventarios actualizados, autorizará las solicitudes de asignación, traslados y devolución de bienes de los funcionarios de su unidad provenientes del Sistema (aviso mediante correo electrónico) y con dicha autorización cada funcionario podrá aceptar los bienes que fueron solicitados y autorizados y que le han sido conferidos para el desarrollo de su labor. Lo anterior para que el Gerente o jefe de Unidad salvaguarde su responsabilidad, por cuanto si no mantiene actualizado los inventarios individuales, él mismo asumirá la responsabilidad de los bienes.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 21.- Los reportes anuales que contienen el detalle de los bienes asignados a cada dependencia, serán enviados por la Unidad Gestión Administrativa, con el objeto de que las Gerencias y Jefes de unidad valoren y analicen las inconsistencias detectadas, determinen sus causas, adopten las acciones correspondientes a lo interno de sus unidades e informen lo pertinente.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 22.- La asignación de bienes públicos a un contratista deberá considerar lo siguiente:



 



 



a.                Incluir en el contrato la responsabilidad del contratista, y otros aspectos que se consideren  necesarios, sobre los bienes facilitados durante la vigencia del contrato.



 



 



b.                La entrega y devolución de los bienes estarán a cargo de un encargado por parte de la unidad fiscalizadora del contrato, quien levantará un acta, en la que dejará constancia de la descripción de los bienes y su estado en cada uno de esos momentos. En el acta de la devolución por parte del contratista se debe consignar si existe faltante o daño.



 



 



c.                Si se omitiere la confección de la citada acta, los faltantes o daños que posteriormente se encuentren, quedarán bajo la responsabilidad del encargado, de lo contrario la administración procederá conforme corresponda para iniciar la reposición de los posibles faltantes o daños por parte  del contratista.



 




 




Ficha articulo



CAPITULO V



 



 



Uso, custodia y responsabilidad



 



 



Artículo 23.- Será responsabilidad de la División de Gestión de Apoyo participar en la inducción a los funcionarios que ingresan por primera vez a la Institución, instruirles adecuadamente acerca de los deberes y obligaciones que tiene en cuanto al manejo, mantenimiento y custodia de los bienes de la Institución.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 24.- Los bienes asignados directamente al funcionario deben ser utilizados únicamente en labores relacionadas con el desempeño de sus funciones y permanecerán en las instalaciones de la Institución, a excepción de aquellos bienes cuya salida sea autorizada por el titular de la División, Área o Unidad a la que fueron asignados o que por su naturaleza se utilicen en trabajos externos, los cuales una vez cumplido el plazo de autorización o finalizado el estudio o trabajo en cuestión, deberán ser regresados a la Institución.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 25.- Todos los funcionarios que tengan asignado un bien, asumen plena responsabilidad por su uso, custodia y mantenimiento, además tienen la obligación de reportar a las unidades competentes los daños, robo o extravío de los bienes asignados a su centro de trabajo en un plazo no mayor de dos días hábiles una vez detectado el hecho.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 26.- Cuando cualquier funcionario de la institución deja su puesto por traslado, renuncia o despido, el mismo tiene la obligación de devolver todos los bienes que tiene registrado a su nombre, realizando el descargo respectivo en el Sistema de Registro de Activos, para lo cual deberá contar con la autorización de su jefatura correspondiente.



 



 



En el caso de renuncia o despido, si existiera un faltante en el inventario de los bienes bajo la responsabilidad del funcionario, se procederá al cobro respectivo siguiendo el debido proceso establecido en la Ley General de la Administración Pública y en el Estatuto Autónomo de Servicios.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 27.- Los funcionarios designados como titulares de una División, Área o Unidad, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que están registrados a su nombre. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto al faltante o estado de los bienes, y en ambos casos de ser posible firmará con quien le hubiere hecho la entrega.




 




Ficha articulo



CAPITULO VI



 



 



Movimientos de Bienes



 



 



Artículo 28.- Todas las dependencias que utilicen bienes adquiridos por la Institución, tienen la obligación de conservar, actualizar y en su caso reportar oportunamente a la Unidad de Gestión Administrativa la información de bienes a su cargo y registrar en el Sistema de Bienes Fijos los movimientos que se produzcan ya sea por préstamo, asignación, reasignación o devolución.  En el caso de daño anormal o desaparición, robo o hurto, se debe hacer los reportes a aquella Unidad, tal como se dispone en este Reglamento.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 29.- Al funcionario que ingrese a laborar al Órgano Contralor, se le hará entrega de los bienes que necesite mediante los procesos de "Asignación y Aceptación de Activos" en el Sistema de Bienes Fijos, y en el cual se establece una autorización al funcionario responsable por parte de la jefatura respectiva.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 30.- Las jefaturas podrán reasignar entre su personal los bienes de la unidad, para lo cual los funcionarios involucrados registrarán la información correspondiente en el Sistema de Bienes Fijos, en el proceso de "Traslado Interno", lo cual, en el Sistema deberá estar aprobado por el jefe y las aceptaciones de los servidores a quienes se descarga y carga el bien.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 31.- Los bienes que se encuentren en desuso o en mal estado en una unidad, deben ser devueltos a la Unidad de Gestión Administrativa por el funcionario que tiene asignados dichos bienes, utilizando el proceso de devolución del Sistema de Bienes Fijos, y en el cual se consignará la autorización de la Jefatura respectiva y el criterio del estado del bien.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 32.- Cuando una unidad facilite bienes en calidad de préstamo a otra por un periodo determinado, se debe cumplir con el proceso de "Préstamo Temporal" incluido en el Sistema de  Bienes Fijos y que consiste en registrar el movimiento, el cual posteriormente debe ser aprobado por ambas jefaturas (emisora y receptora) y que finalmente el mismo sea recibido por el servidor a quien se le carga el bien.  Cabe señalar que el préstamo puede ser prorrogable y debe ser devuelto según el plazo estipulado previamente.




 




Ficha articulo



Artículo 33.- Cuando una unidad requiera trasladar algunos de sus bienes a funcionarios de otras Unidades, se debe cumplir con el proceso de "Traslado Externo" incluido en el Sistema de Bienes Fijos y que consiste en registrar el movimiento en el sistema, el cual posteriormente debe ser aprobado por ambas jefaturas (emisora y receptora) y que finalmente el mismo sea recibido por el servidor a quien se le carga el bien.



 




 




Ficha articulo



Artículo 34- En caso de deterioro anormal, desaparición, hurto o robo de bienes, el responsable del bien debe comunicar en un lapso no mayor de dos días hábiles a partir de su conocimiento de dicha situación a la jefatura respectiva, la cual debe verificar el estado del bien en el Sistema de Bienes Fijos, para comunicar la situación por escrito a la  Unidad de Gestión Administrativa.



 



 



Si el Sistema reporta que el bien no está bajo la responsabilidad de la unidad en que se presentaron los hechos, esta dependencia pondrá en conocimiento a la unidad responsable en el Sistema, la cual realizará la comunicación a la Unidad de Gestión Administrativa en las condiciones y el plazo mencionados.



 



 



En caso de que el responsable del bien en el Sistema, no se encuentre en la Institución, y la jefatura inmediata se entere del hecho, ésta procederá a realizar las gestiones necesarias para garantizar la comunicación en los términos definidos.



 



 



Recibida la comunicación, la Unidad de Gestión Administrativa se encargará de realizar una investigación preliminar, informará a la Unidad de Gestión del Potencial Humano y de ser el caso formulará la denuncia respectiva ante la autoridad judicial correspondiente, de la que será responsable de su seguimiento.



 



 



Cuando la desaparición, hurto o robo se presente fuera de la Institución, el funcionario responsable del bien deberá de formular en forma inmediata la denuncia ante la autoridad judicial correspondiente e informar por escrito a su nivel de jefatura, para que se continúe con el procedimiento antes indicado.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 35.- Cuando la Unidad de Gestión Administrativa determine que el bien es irrecuperable, dará de baja el bien en el Sistema de Bienes, dando comunicación de ello a la Unidad de Administración Financiera y a la Unidad responsable de la administración del bien. De tratarse de equipo de cómputo, se informará igualmente a la Unidad de Tecnología de Información.



 



 



Los expedientes de los bienes dados de baja se deben conservar en la Unidad de Gestión Administrativa.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 36.- El no proceder con la respectiva denuncia compromete la responsabilidad administrativa y civil del funcionario incumpliente.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 37.- Cuando a un funcionario se le compruebe dolo o culpa grave en la pérdida o robo de bienes bajo su responsabilidad, deberá restituir o pagar el bien de acuerdo con el valor de mercado y asumir las responsabilidades administrativas que conlleva este hecho. No obstante, cuando el funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido y si se comprueba posteriormente que no tuvo responsabilidad en la pérdida del mismo, tendrá derecho a que se le devuelva el valor total o parcial que haya cancelado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ese efecto.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 38.- Cuando se envíe a reparar un bien que se encuentre en mal estado fuera de la institución, deberá generarse un memorando o boleta de salida del bien la cuál confeccionará la unidad competente para determinar el mantenimiento del bien, dándole autorización a la salida respectiva. Dicha situación deberá de quedar reflejada en el sistema la salida de bienes.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 39.- Los bienes que hayan sido devueltos a la Unidad de Gestión Administrativa y se encuentren en la categoría de desuso o mal estado, podrán ser vendidos o donados, o dados como forma de pago, conforme las normas y procedimientos vigentes, sin perjuicio de que se conserven para repuestos cuando corresponda.



 



 




 




Ficha articulo



Artículo 40.- Los bienes en desuso que se encuentren en buen estado podrán venderse o permutarse por medio de remate o licitación, así como darse como parte de pago, de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, siendo esos procedimientos el sustento legal para dar de baja al bien.




 




Ficha articulo



Artículo 41.- Para efectos del artículo anterior, la base será fijada en el avalúo que realizará la Dirección General de Tributación, debiendo cumplirse con los siguientes requisitos:



 



 



i.         Relación pormenorizada de los bienes por clasificación, indicando la cantidad, clase, estado, especificaciones y valores,



 



ii.       Acta de entrega y recibo (en caso de permuta, donación y/o venta) de los bienes, firmada por los actuantes,



 



iii.      Entrega física de los bienes al adjudicatario.



 



 




 




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Artículo 42.- Los bienes susceptibles de donación serán aquellos que se encuentren en desuso, en obsolescencia o mal estado reparable, conforme al criterio de la unidad técnica competente, mismo que deberá quedar registrado en el Sistema de Bienes.



 



 




 




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Artículo 43.- Las donaciones deberán ser aprobadas mediante acta que detalle el número de patrimonio, las características del bien y su estado, el fundamento en norma de rango legal y la institución u organización beneficiada, acta que deberá suscribir el titular de la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo, la Jefatura de la Unidad de Gestión Administrativa así como un profesional en derecho de aquella dependencia administrativa.



 



 



La distribución será en forma equitativa dándole preferencia a las instituciones que hayan presentado solicitud para que se les done alguno de los bienes en cuestión, a las instituciones de zonas rurales o marginales que más lo necesiten. Las beneficiados solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las instituciones del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines, las entidades declaradas de interés público y las organizaciones sin fines de lucro.




 




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Artículo 44.- El acuerdo de aprobación o denegatoria de la donación se comunicará al interesado, quien la deberá retirar en las instalaciones de la Institución. Si transcurrido un mes contado a partir de la fecha de notificación de la aprobación no se hiciese efectivo el retiro, se procederá a otorgar el bien a otra institución que lo hubiera solicitado, haciendo constar dicha circunstancia en una nueva acta que contenga las características del artículo anterior.



 



 




 




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Artículo 45.- La institución beneficiada con la donación, deberá indicar al donante de previo a la donación, el destino o uso que se le pretende dar a los bienes solicitados



 



 




 




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Artículo 46.- Una vez que el acta esté debidamente aprobada y los bienes entregados a la institución beneficiada o hayan sido dados de baja por cualquier concepto, la instancia responsable de llevar este control procederá a excluir física y contablemente, los mismos del inventario.



 



 




 




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Artículo 47.- Las actas de donación originales y los documentos de respaldo que las acompañan, serán conservados bajo custodia en la Unidad de Gestión Administrativa.

 



 

 




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Artículo 48.- En el caso de los bienes en mal estado que deben desecharse, es necesario realizar este trámite mediante acta que detalle el número de patrimonio, las características del bien y su estado, así como que consigne expresamente la destrucción, acta que deberá suscribir el titular de la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo, la Jefatura de la Unidad de Gestión Administrativa así como un profesional en derecho de aquella dependencia administrativa, con base en lo cual el Almacén dará de baja el bien. En el caso del desecho de software y hardware se requerirá del criterio previo y positivo de la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información.




 




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DISPOSICIONES FINALES



 



 



Régimen sancionatorio



 



 



 



Artículo 49.- El incumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento se sancionará por el procedimiento indicado en el Reglamento Orgánico de la Institución, así como por lo dispuesto en la normativa que regula la materia.



 



 



 



 



 



 




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Fecha de generación: 30/11/2022 01:40:47 p.m.
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