(Esta
norma fue dejada
sin efecto mediante acuerdo publicado en el Alcance Digital N° 179, a La
Gaceta N° 219 del 13 de noviembre de 2012, "Lineamientos para la
Afiliación a Entidades Autorizadas" )
ÁREA REGISTRO Y CONTROL DE
APORTACIONES
PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN A
ENTIDADES
AUTORIZADAS
Establece
las pautas que deben seguir las diferentes entidades involucradas en los procesos
de afiliación de nuevos trabajadores, traslado de una entidad autorizada a
otra, y ajuste de afiliación en el Fondo de Capitalización Laboral y Fondo
Complementario de Pensión Obligatoria, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de
Protección al Trabajador, Ley de Notificaciones Judiciales, Código Penal,
Código Procesal Civil, Ley de Certificados, firmas digitales y documentos
electrónicos y demás normativa relacionada vigente.
El
procedimiento utilizará la siguiente terminología:
C.C.S.S.: Léase Caja Costarricense de
Seguro Social.
SICERE: Significa Sistema Centralizado
de Recaudación.
SUPEN: Léase Superintendencia de
Pensiones.
Entidad
Autorizada: Se
refiere a las Operadoras de Pensiones, sociedades anónimas autorizadas por la
SUPEN para administrar los fondos de pensiones y de capitalización laboral
dispuestos en la Ley de Protección al Trabajador.
Afiliado: Trabajador cuyos datos fueron
registrados en el Sistema Centralizado de Recaudación, en el proceso de
afiliación.
Aportaciones
distribuidas:
Aportes cancelados por el patrono, trasladados a las Operadoras de Pensiones y
acreditados en la cuenta individual del trabajador.
Operadora
Origen: Entidad
autoriza en la cual se encuentra afiliado el trabajador al momento de gestionar
un traslado o ajuste.
Operadora
Destino:
Entidad autorizada a la cual se traslada o se ajusta un afiliado.
Oficina
Virtual del SICERE:
Herramienta tecnológica dispuesta en Internet para gestionar el trámite de
afiliación, traslado y ajustes de afiliados.
1 Afiliación y traslado de Entidad Autorizada
1.1 Requisitos para la Afiliación o el
Traslado:
1.1.1 La
afiliación o traslado se tramitará ante el SICERE, mediante la Oficina Virtual
del SICERE y podrá ser solicitado en el Área Registro y Control de Aportaciones
en Oficinas Centrales, las Sucursales de la C.C.S.S. o las Entidades
Autorizadas. Para tales efectos el trabajador deberá firmar el documento
denominado "Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada" (ver Anexo 1),
aceptando la afiliación o traslado según corresponda.
Para fines de identificación, las
personas nacionales deberán presentar su cédula de identidad. Las personas
extranjeras deberán aportar su carné de seguro social, además de su cédula de
residencia, pasaporte o el permiso laboral, documentos que deberán estar en
buen estado y vigentes.
El
afiliado que no pueda presentarse personalmente a tramitar el traslado ante la
red de Sucursales de la C.C.S.S. o ante la Entidad Autorizada, podrá realizar
dicho trámite mediante un apoderado, legalmente facultado para realizar ese
acto, a quién le extenderá un poder que debe reunir necesariamente las
características descritas en el Anexo 2.
La documentación que respalda las
afiliaciones y traslados gestionados por los afiliados en la red de Sucursales
de la C.C.S.S., será custodiada por cada Sucursal según corresponda.
La documentación que respalda las
afiliaciones y traslados gestionados por las entidades autorizadas, será
custodiada por la entidad que realizó la gestión.
1.1.2 El
trabajador podrá gestionar la afiliación o traslado en forma electrónica,
mediante la Oficina Virtual del SICERE utilizando su usuario y contraseña
(según los requisitos y responsabilidades que la administración disponga). Para
tales efectos deberá completar la información requerida en el formulario
electrónico "Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada" dispuesto en
dicha herramienta.
1.2 Gestión de Afiliación o Traslado.
1.2.1 El formulario "Solicitud de Afiliación a
Entidad Autorizada" estará disponible en la Oficina Virtual del SICERE y
estará identificado según el siguiente detalle:
|
Tipo de Afiliación
|
Número Formulario
|
|
Afiliación
|
NPAAMMXXXXXX
|
|
Libre Transferencia
|
TPAAMMXXXXXX
|
|
Cambio Comisión
|
OPAAMMXXXXXX
|
|
Fusión
|
FPAAMMXXXXXX
|
|
Cierre
|
QPAAMMXXXXXX
|
Donde: N, T, O, F, Q, identifican el
tipo de afiliación que solicita el trabajador.
P, corresponde al perfil de quién
gestionó la afiliación o traslado, según el siguiente detalle:
|
Código
|
Descripción
|
|
A
|
Afiliado
|
|
S
|
Funcionario de la
red de Sucursales de la CCSS
|
|
E
|
Operadoras de Pensiones
|
AA, corresponde al año en que se genera
el formulario.
MM, corresponde al mes en que se genera
el formulario.
XXXXXX, corresponde a seis dígitos de
un número consecutivo.
1.2.2 El formulario para gestionar un traslado por
cambio de comisión, fusión o cierre de entidad autorizada, sólo estará
disponible en la Oficina Virtual del SICERE durante el plazo que para tales
efectos establezca la SUPEN.
1.2.3 Para gestionar la afiliación o traslado
directamente en la Oficina Virtual del SICERE, el usuario seleccionará el tipo
de afiliación, según lo descrito en el punto 1.2.1 y en caso de que cumpla con
los requisitos establecidos para tales efectos, aplicará la misma. Si la gestión
la realiza una entidad autorizada, la afiliación solo podrá registrarse a esa
entidad.
1.2.4 En el caso de las gestiones de afiliación o
traslado que se realicen mediante el promotor de la Entidad Autorizada, se
establece lo siguiente:
1.2.4.1 El promotor de la entidad destino deberá contar
con un usuario y contraseña de la Oficina Virtual del SICERE (según los
requisitos y responsabilidades que la administración disponga), para la gestión
de afiliaciones y traslados.
1.2.4.2 La Operadora Destino generará desde la Oficina
Virtual del SICERE el formulario "Solicitud de Afiliación a Entidad
Autorizada" según el tipo de afiliación que tramitará el promotor, de
acuerdo con lo descrito en el punto 1.2.1. El formulario se generará con el
número de formulario y la fecha definida de manera automática por el sistema.
1.2.4.3 En un plazo de 10 días hábiles, contados a
partir de la generación del formulario, la Operadora Destino deberá validar en
la Oficina Virtual del SICERE los requisitos del trabajador al que se le está
gestionando la afiliación o traslado. En caso de que la afiliación o traslado
sean procedentes se aplicará la misma.
1.2.4.4 El formulario que no fuera validado en la
Oficina Virtual del SICERE, en el plazo indicado en el punto anterior, o que al
validarlo no se cumpla con los requisitos para la afiliación o traslado,
quedará automáticamente descartado del sistema y no podrá ser tramitado
nuevamente ante SICERE. Siendo responsabilidad de la entidad autorizada
informar al afiliado sobre esta circunstancia.
1.3 Firmeza de la Afiliación o Traslado:
1.3.1 Una vez aplicada la afiliación ante el SICERE
mediante su Oficina Virtual, éstos adquirirán firmeza en el SICERE. A partir de
esa fecha todos los aportes que se recauden a favor del afiliado, serán enviados
a la Operadora destino del trabajador.
1.3.2 El Área Registro y Control de Aportaciones del
SICERE, comunicará a las Entidades Autorizadas diariamente, de lunes a viernes,
mediante correo electrónico, el detalle del archivo que contiene las
afiliaciones y traslados confirmados en el sistema el día hábil anterior.
1.3.3 El Área Registro y Control de Aportaciones del
SICERE emitirá en único archivo a las Entidades Autorizadas que contendrá la
información referente a afiliaciones de primer ingreso, afiliaciones
automáticas, traslados y ajustes de afiliación. La estructura del archivo será
tipo texto, cuya estructura se describe en el Anexo 3.
1.3.4 El traslado de recursos lo gestionarán las
Entidades Autorizadas, en los plazos que establece la normativa vigente.
1.4 Responsabilidades
1.4.1 De la entidad que gestiona la afiliación o
el traslado.
1.4.1.1 Verificar que el solicitante cumpla con los
requisitos dispuestos en el numeral 1.1. del presente procedimiento.
1.4.1.2 Registrar en el SICERE la información correcta
y completa de la afiliación o traslado que gestione.
1.4.1.3 Custodiar estrictamente el formulario original "Solicitud
de Afiliación a Entidad Autorizada", debidamente firmado por el afiliado,
junto con las correspondientes copias de los documentos de identificación,
mismos que podrán ser solicitados por SICERE ante la necesidad de verificar la
afiliación de un trabajador, por solicitud del trabajador o de la
Superintendencia de Pensiones.
La custodia de los documentos
referidos por parte de las entidades autorizadas, no podrá ser inferior a 10
años (mayor plazo de prescripción de la acción penal establecida en el Código
Penal). Serán aplicables las responsabilidades derivadas del delito de
"Supresión, ocultación y destrucción de documentos", establecidas en el
artículo 362 del Código Penal.
SICERE podrá realizar verificaciones
periódicas en las Operadoras de Pensiones para corroborar la correcta custodia
de la documentación referida.
1.4.2 Del solicitante de la afiliación o
traslado:
1.4.2.1 Suministrar a la entidad que gestiona la
afiliación o traslado, la información correcta y completa, así como los
documentos requeridos en el numeral 1.1.