Texto Completo acta: CE4D1
REGISTRO NACIONAL
DIRECCIÓN GENERAL
REGLAMENTO DEL
ARCHIVO CENTRAL
INTRODUCCIÓN
La sociedad de la
información en la que vivimos, supone que en las sociedades modernas el eje
principal será el conocimiento teórico y advierte que los servicios basados en
el conocimiento habrán de convertirse en la estructura central de la nueva
economía apuntalada en la generación, almacenamiento y procesamiento de todo
tipo de información. Esta sociedad, se orienta en que todas las personas puedan
crear, consultar, utilizar y compartir la información y el conocimiento.
Mediante
el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
En
este contexto los documentos se convierten en un peldaño que sirve tanto al
Estado como al ciudadano para formar conocimiento y hacer valer sus derechos,
siendo de vital importancia que las instituciones administren la documentación
en forma adecuada pues esto va a repercutir en forma positiva en la
transparencia de sus funciones y en la rendición de cuentas a la ciudadanía.
La
información contenida en todos los documentos, tiene su génesis en los Archivos
de Gestión, lo que los convierte en las unidades de partida para la gestión de
la información que luego formará parte del patrimonio documental que posee el
Registro Nacional de Costa Rica como institución que registra la inscripción de
documentos públicos, en función de la seguridad registral que deberán ser
conservados a través de los años, en un Archivo Institucional.
El
Registro Nacional ha impulsado el inicio del proceso de creación del Archivo
Central y consecuentemente la normalización en la organización de los
documentos con fundamento en la
Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y los principios
de la Ley Nº
8292 de Control Interno, en procura de que el acervo documental, el conjunto de
documentos que produce y recibe la institución en función de todas las
actividades que ejecuta; sea debidamente administrado y custodiado por el
Archivo Central para la adecuada administración de la información y el
conocimiento contenido en la documentación.
Considerando:
a) Que es necesario dictar
normas y procedimientos para reunir, conservar y administrar los documentos en
los archivos de gestión y el Archivo Central.
b)
Que existen normas de cumplimiento obligatorio para los archivos centrales del
sector público según lo establece Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
c)
Que la Junta Administrativa del Registro Nacional en la sesión Nº 08-2010,
celebrada el 18 de febrero de 2010, aprobó el Reglamento del Archivo Central
del Registro Nacional.
(Corregido
el punto anterior mediante Fe de Erratas, y publicada en La Gaceta N° 81 del 28
de abril de 2010)
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales Archivo Central
Artículo 1º-Definición
Archivo Central: El Archivo Central del Registro Nacional es el
departamento que centraliza todo el acervo documental de las dependencias y
oficinas de la institución. Está adscrito jerárquicamente a
la Dirección Administrativa.
Ficha articulo
Artículo
2º-Deberes y funciones: El Archivo Central es la oficina responsable y
encargada de velar por el cumplimiento de las normas archivísticas para toda la
documentación producida y recibida en función de las actividades del Registro
Nacional.
Ficha articulo
Artículo
3º-Definición de términos: Acervo documental o fondo documental es toda
la documentación producida o recibida por la institución en función de todas
las actividades que ejecuta.
Archivo
se le considera al conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte
material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o
privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados para la
realización de los propósitos culturales, legales o políticos para la
institución.
Archivo
Central es el ente que centraliza todo el acervo documental de las dependencias
y oficinas de una institución.
Archivo
Gestión encargado de custodiar los documentos desde su producción hasta que
finaliza el trámite que les dio origen. Son utilizados y conservados en las
secretarias u oficinas de cada entidad.
Archivalía
se refiere a la documentación que finalizó su trámite administrativo según lo
prescribe la ley y es conservada, organizada y facilitada en el Archivo Central.
Cuadro
de Clasificación de Documentos Instrumento por el cual se agrupan los
documentos de la institución mediante las funciones o la estructura orgánica,
para su respectiva organización.
Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos es el órgano interno
encargado de analizar y determinar la vigencia legal y administrativa de los
documentos que se generan en la institución.
Dirección
General del Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio
de Cultura encargada de velar por el cumplimiento de la Ley Nº 7202 del Sistema
Nacional de Archivos en las instituciones públicas. Conserva el patrimonio
documental y dicta políticas archivísticas.
Digitalizar
transformar una información consignada en una forma analógica en una secuencia
de valores numéricos. Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes,
película, microfilm) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Documento
cualquier testimonio material escrito, gráfico, audiovisual o legible por
máquina que ha sido producido o recibido en una oficina en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones, que se custodia
con una finalidad administrativa, jurídica o científica cultural.
Documento
digitalizado es un documento creado tradicionalmente en soporte papel y que
posteriormente es digitalizado por medio de un escáner para ser utilizado y
conservado en un soporte digital.
Documento
electrónico registro de la información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos.
Documento
vital o esencial es el documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del ente, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
Funciones
archivísticas: conjunto de actividades que se aplican en la organización de la documentación,
tales como: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar.
1. Reunión documental: Reunir toda la
documentación generada en los archivos de gestión de la institución, a través
de la transferencia documental.
2. Conservación documental: Su objeto
específico es evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por
los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación
y restauración
3. Clasificación documental: Se entiende
como la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes
con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.
4. Ordenación documental: La ordenación es
la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su
colocación en el espacio físico correspondiente.
5. Descripción documental es el
proceso para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el
control y el acceso a los fondos documentales.
6. Selección documental: Es el
método mediante el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes
etapas y se determina su eliminación o su conservación.
7. Administración documental:
consiste en establecer y ejecutar la planeación, la organización, la
integración del personal, la dirección y el control que rigen las labores
desarrolladas en los archivos.
8. Facilitación: se refiere a poner los
documentos a disposición del ente productor, los usuarios y público en general.
Gestión de documentos es
la actividad donde se generan y nacen los documentos o bien donde se reciben
los documentos para iniciar su trámite administrativo.
Lista
de Remisión formulario que se utiliza para hacer envíos o transferencias de
documentos al archivo central, con la finalidad de que los documentos lleguen
en forma organizada de un lugar a otro.
Microfilmación
es la técnica o proceso de fotografiar un documento el cual queda impreso en la
emulsión fotosensible de un rollo de película.
Tabla
Plazos de Conservación de Documentos es el instrumento en el que se establecen
los tipos documentales de la institución y sus características. En el se define
la vigencia legal y administrativa de los documentos.
Tipo
documental es la forma en que se encuentra expuesta la información en el
soporte.
La
transferencia documental es la suma de las actividades mediante las cuales los
documentos producidos o recibidos por una oficina, en cumplimiento de sus
funciones, se organizan para que ingresen al Archivo Central para continuar su
periodo de vigencia.
Usuario
persona que utiliza los servicios de un profesional o de una institución.
Soporte
es el material físico en el que se registra la información ya sea papel,
pergamino, papiro, cintas, discos magnéticos, fotografías, mapas.
Valor
científico cultural es el que adquiere el documento que por su contenido pasa a
tener utilidad histórica y social y sirve como testimonio y refleja el
desarrollo de una cultura.
Vigencia
documental se refiere al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Etapas por
las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se
producen hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Ficha articulo
Artículo 4º-Objetivo
del Archivo Central: Centralizar, reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar el acervo documental de la institución;
independientemente de su soporte. Asimismo, facilitar los documentos que los
usuarios necesitan para su consulta y orientar al personal que labora en los
archivos de gestión en cuanto a la organización documental. Además de
transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos
declarados con valor científico cultural.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Funciones del Archivo
Central
Artículo 5º-Funciones
del Archivo Central:
. Centralizar todo el acervo documental de
interés institucional y de interés público, de acuerdo con las tablas de plazos
de conservación de documentos.
. Velar por la correcta aplicación de políticas
archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore
en los archivos de gestión.
. Elaborar los instrumentos y auxiliares
descriptivos necesarios para la consulta de la información.
. Mantener un sistema fluido y seguro de
recibo, registro, distribución, servicio y custodia de la documentación en
cualquier tipo de soporte.
. Disponer de sistemas archivísticos adecuados
que permitan brindar a los usuarios un servicio oportuno, eficaz, seguro,
organizado, correcto y proteger los documentos, la información y el
conocimiento tramitados en la Institución.
. Salvaguardar los documentos con mayor índice
de consulta, los medios de reproducción más convenientes que se vieran amenazados
en su adecuada conservación.
. Integrar el Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos y ejecutar los acuerdos tomados.
. Impulsar y asesorar a todas las oficinas del
Registro Nacional en la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación de
Documentos.
. Transferir al Archivo Nacional la
documentación que se considera de valor científico cultural para el país.
Ficha articulo
Artículo 6º-Sobre los
recursos: El Archivo Central contará con los recursos humanos, materiales,
económicos, tecnológicos y de infraestructura, necesarios para desarrollar
adecuadamente los objetivos y metas propuestas dentro del plan anual de trabajo
establecido.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Deberes y
atribuciones del personal del Archivo Central
Artículo 7º-Del
personal del Archivo Central del Registro Nacional:
. El Archivo Central estará a cargo de un
profesional en la especialidad Archivística, quien será el jefe del
Departamento y los archivistas profesionales y técnicos necesarios para el
desempeño de la oficina. Así como del personal secretarial y de apoyo
administrativo.
Ficha articulo
Artículo 8º-De las
funciones del personal del Archivo Central del Registro Nacional:
. Dar a conocer la Ley 7202 del Sistema
Nacional de Archivo y su reglamento.
. Solicitar asesoría técnica a la Dirección
General del Archivo Nacional, cuando así se estime conveniente.
. Estar al día con las nuevas técnicas de
archivo, mediante la comunicación constante con el Archivo Nacional y
participar de los eventos de capacitación.
. Los archivistas que laboren en el archivo
central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
. Rendir un informe anual a la Dirección
General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la
institución.
. Evacuar consultas técnicas en materia
archivística a los funcionarios de la institución.
Ficha articulo
Artículo 9º-Archivos de
Gestión de su personal y funciones: Los encargados de los archivos de
gestión son los responsables ejecutar las políticas dictadas por el Archivo
Central (aprobados por acuerdo de Junta Administrativa J455, del 14 de agosto
de 2008) y de velar por la conservación, orden y seguridad de los documentos
que se custodian en la oficina en a cual laboran.
. Colaborar en el cumplimiento de las
postulados que exige este reglamento, la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de
Archivos y su reglamento.
. Atender y cumplir con las normativas
establecidas por el Archivo Central.
. Cada uno de los archivos de gestión de las
Direcciones, Departamentos y oficinas, deberán coordinar todos sus asuntos de
administración documental con el Archivo Central del Registro Nacional.
. Aplicar el Cuadro de Clasificación Documental
para la adecuada organización de los documentos.
.
Deberán coordinar con el Archivo Central la transferencia documental para
garantizar la organización técnica de la documentación que administran y
salvaguardar el patrimonio documental.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De las instalaciones
del Archivo Central
Artículo 10.-División
funcional: Las oficinas del Archivo Central se ubicarán en el Registro
Nacional, ubicado en Zapote-San José, contiguo al Departamento de Proveeduría.
Estará dividido funcionalmente en tres áreas:
. Área Administrativa y de procesos técnicos:
corresponde al área de oficinas y de análisis y procesamiento de la
información.
. Área Depósito de documentos:
comprenderá el resguardo del fondo documental que se produce en el Registro
Nacional.
. Área Consulta y atención al usuario:
se refiere al espacio destinado para la consulta de documentos impresos y
documentos electrónicos de los documentos por parte de los interesados.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
De las funciones
archivísticas en el Archivo Central
Artículo 11.-Funciones
archivísticas: El plan de administración documental que ejecuta el Archivo
Central, mediante la aplicación de las funciones archivísticas deberá
satisfacer la Misión, Visión y Objetivos del Registro Nacional.
Ficha articulo
Artículo
12.-Reunión documental: Para la reunión documental en el Archivo
Central, las diferentes oficinas de Direcciones, Departamentos del Registro
Nacional deberán transferir la documentación en forma organizada y con la lista
de remisión de acuerdo a los requerimientos de transferencia documental que
emita el Archivo Central, cuya confección y difusión estará bajo su
responsabilidad.
Ficha articulo
Artículo
13.-Requerimientos de la transferencia documental: La transferencia de
los documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central deberá ajustarse a
los siguientes lineamientos:
. El Archivo Central elaborará un calendario
anual de remisión de documentos de acuerdo al espacio con que cuenta cada
oficina, al volumen documental que producen y lo comunicará por escrito a cada
oficina.
. Los archivos de gestión deberán enviar sus
documentos en las fechas previamente establecidas por el Archivo Central, de lo
contrario no podrán remitir sus documentos hasta que se reprograme nuevamente
su remisión.
. Los archivos de gestión enviarán únicamente
la documentación que se indique en la solicitud, acompañados del formulario
lista de remisión en triplicado.
. Todo documento debe ser enviado al Archivo
Central debidamente organizados de acuerdo con el Cuadro de Clasificación de
Documentos. Las carpetas de los documentos se colocarán en cajas rotuladas y
deberán estar cada una debidamente signaturada con el código de la oficina.
. El Archivo Central no recibirá los documentos
que no cumplan con los requerimientos expresados.
Ficha articulo
Artículo 14.-Lista de
remisión: Lista de Remisión se contemplarán los datos mínimos de: nombre
del documento, breve contenido, fecha extremas y cantidad. Y debe presentarse
al Archivo Central por triplicado.
Ficha articulo
Artículo
15.-Calendario de transferencia: Los archivos de gestión de acuerdo con
el calendario anual realizaran las remisiones según lo estimado en cada Tablas
de Plazos de Conservación de Documentos, únicamente de los documentos que
cuenten con vigencia legal y administrativa superior a cinco años.
Ficha articulo
Artículo
16.-Custodia en los archivos de gestión: Los archivos de gestión de las
oficinas del Registro Nacional deberán custodiar sus documentos en las oficinas
administrativas productoras durante cinco años, en promedio, de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo
17.-Custodia en el Archivo Central: En el Archivo Central se custodiarán
y administrarán los documentos hasta que estos finalicen su vigencia
administrativa y legal. Los documentos que tengan como mínimo veinte años de
antigüedad y posean valor científico cultural, se custodiarán hasta tanto sean
transferidos al Archivo Nacional, previa autorización.
Ficha articulo
Artículo
18.-Único ejemplar: El Archivo Central mantendrá no más de un ejemplar
de cada documento preferiblemente el original o una copia del original ante la
ausencia del primero.
Ficha articulo
Artículo
19.-Conservación documental: Cada Dirección del Registro Nacional,
velará por la aplicación de la Directriz Nº 65 del 01 de abril de 2004 sobre
uso de tinta y papel emitida por el Archivo Nacional, cuyo objetivo es procurar
la conservación de los documentos generados o recibidos por las oficinas de su
gestión, a fin de que mantengan la integridad, confiabilidad y autenticidad.
Ficha articulo
Artículo
20.-Consideraciones para la conservación: En atención al artículo 71 a la Ley Nº 7202 del
Sistema Nacional de Archivos, para cumplir en materia de conservación
documental se debe considerar:
. Solo tendrán acceso a los depósitos los
funcionarios del archivo central, o aquellas personas que cuenten con previa
autorización.
. Será prohibido fumar dentro de los depósitos
y en todos los lugares donde se mantenga documentación.
. Preferiblemente los documentos serán
guardados en cajas libres de ácido.
. La estantería, cajas y los documentos deberán
someterse a limpieza periódica.
. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos
de luz artificial.
. Los niveles de luz natural deben ser bajos e
indirectos en las áreas de depósito.
. Los niveles de humedad relativa deben
encontrarse entre un 45% y un 55%.
. La temperatura en los depósitos deberá
fluctuar entre los 18º C y 22º C.
. Las paredes, suelos y cielo raso serán
preferiblemente de material no flamable.
. Existirán las alarmas de incendios e
interruptores de fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
. Los documentos no deben colocarse en el suelo
para evitar su deterioro.
. En los depósitos debe existir un buen sistema
de ventilación, para evitar focos de humedad.
. Se deben realizar revisiones periódicas en
los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.
. En aquellos locales donde existan ventanas,
debe protegerse la entrada directa de luz solar.
. La estantería de los depósitos tendrá una
altura entre 2,20 metros
y 2,30 metros,
con una distancia mínima de 10
cm entre el suelo y el primer estante.
. Los pasillos de circulación principal tendrán
de 1.00 a
1,20 metros
de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
. Debe velarse porque a los documentos se les
de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.
Ficha articulo
Artículo 21.-Uso de
tecnologías: La tecnología utilizada para salvaguardar, facilitar y
conservar la información de los documentos en soportes electrónicos debe
garantizar la seguridad de no permitir alteraciones en los documentos, ni la
consultas de información a personas no autorizadas.
Ficha articulo
Artículo
22.-Documentos esenciales: es responsabilidad del Archivo Central
mantener un programa de documentos esenciales o vitales, para ello deberá
contar con un lugar que reúna las condiciones necesarias de acceso y seguridad
de la información.
Ficha articulo
Artículo
23.-Clasificación documental: en el Registro Nacional los documentos
deberán clasificarse de acuerdo con el sistema único de cuadro de clasificación
por estructura orgánica, elaborado por el Archivo Central y respecto al diseño
del organigrama y los colores ahí representados. De esta manera, se garantizará
que cada documento que recibe o produce una oficina va a estar ubicado en un
único lugar permitiendo su recuperación en forma más rápida y eficiente.
Ficha articulo
Artículo
24.-Ámbitos del Cuadro de Clasificación: El sistema de clasificación
documental del Registro Nacional comprenderá seis ámbitos en el siguiente
orden:
. Ámbito propio de la Oficina productora.
(Guías de carpetas en color azul).
. Ámbito en el que se desarrolla la Estructura
Orgánica del Registro Nacional: se utilizarán los colores en las guías de las
carpetas de acuerdo con la ubicación jerárquica. La Junta Administrativa y
Dirección General (color morado), las unidades Staff, (color amarillo), las
Direcciones (color celeste), los Departamentos (color naranja) y las demás
oficinas (color blanco).
. Ámbito donde se desarrolla la estructura orgánica
de la Administración Pública. (Guías de carpetas en color verde)
. Ámbito donde se ubican en orden alfabético
todas las empresas privadas con las que se tenga relación. (Guías de carpetas
en color crema).
. Ámbito donde se colocan en orden alfabético
todos los nombres de los particulares con los que se tenga relación. (Guías de
carpetas en color rosado).
. Ámbito Internacional donde se colocarán todas
aquellas organizaciones internacionales con las que se tenga relación. (Guías
de carpetas en color café).
Ficha articulo
Artículo 25.-Ordenación
documental: el sistema de ordenación que se utilizará en los archivos de
gestión del Registro Nacional será el cronológico y numérico. En los casos
necesarios se utilizará la combinación de cronológico, numérico y alfabético.
Ficha articulo
Artículo
26.-Descripción documental: en los archivos de gestión la descripción
consistirá en la rotulación concreta y precisa de cada unidad documental, en la
elaboración de registros de entrada y salida de documentos manuales o
digitalizados y en la utilización de la lista de remisión anual, que se
elaborará para transferir documentos al Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo
27.-Instrumentos descriptivos: El Archivo Central contará con los
siguientes auxiliares descriptivos: Inventarios, Listas de Remisión, Solicitudes
de Valoración Parcial, Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, Bases de
Datos.
Ficha articulo
Artículo
28.-Comité institucional de selección y eliminación: el Registro
Nacional conformará el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos, de acuerdo con el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema
Nacional de Archivos. El Comité será integrado por el Jefe del Archivo Central,
el representante del Superior Administrativo y el Asesor Legal designado por la
Dirección General.
Ficha articulo
Artículo
29.-Funciones del Comité Institucional de Selección y Eliminación: el
Comité institucional de Selección y Eliminación del Registro Nacional trabajará
de acuerdo a lo estipulado en el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema
Nacional de Archivos.
. Aprobar la vigencia administrativa y legal de
los documentos de la institución
. Enviar las Tablas de Plazos aprobadas a la
Comisión Nacional del Archivo Nacional, para que se determine el valor
científico y cultural de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 30.-Acuerdos
del Comité Institucional de Selección y Eliminación: Los acuerdos del
comité se tomarán por mayoría, debiendo levantarse un acta de la reunión
efectuada y se comunicarán los acuerdos como corresponda.
Ficha articulo
Artículo
31.-Tablas de plazos de conservación de documentos: El Archivo Central
coordinará con cada jefatura del Registro Nacional la elaboración del
formulario Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. En el cual se fijará
el valor administrativo y legal de los documentos.
Ficha articulo
Artículo
32.-Vigencias de documentos: Todas las Jefaturas de las oficinas
productoras de documentos del Registro Nacional son las responsables de fijar
la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental y presentar el
formulario Tabla de Plazos de Conservación ante el Comité Institucional de
Selección de Documentos para su respectiva aprobación.
Ficha articulo
Artículo
33.-Eliminación parcial: Cuando no existan Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos para una determinada oficina del Registro Nacional,
cada jefatura en coordinación con el Comité Institucional de Selección y
Eliminación solicitará y promoverán las consultas parciales si se desea
eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor
administrativo y legal.
Ficha articulo
Artículo
34.-Actas de eliminación documental: Las oficinas productoras levantarán
un acta cada vez que se realice una eliminación documental, la cual deberá
contemplar la lista de los tipos documentales que se eliminen; de acuerdo con
los plazos de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos o las Autorizaciones
a eliminaciones parciales que emita el Archivo Nacional. El original del acta
de eliminación documental se remitirá al Comité Institucional y cada oficina
conservará una copia en sus archivos.
Ficha articulo
Artículo
35.-Procedimiento para eliminación: Los tipos documentales cuya
eliminación se autoriza mediante los plazos asignados en la Tabla de Plazos de
Conservación de Documentos, deben ser transformados en material no legible,
utilizando diferentes técnicas como incineración, trituración y otros similares.
Cada jefatura designará la cantidad de funcionarios requeridos para efectuar la
eliminación documental correspondiente a su oficina. La eliminación documental
se deberá efectuar en presencia de por lo menos uno de los miembros del Comité
institucional de Selección y Eliminación, el cual fiscalizará el proceso.
Ficha articulo
Artículo
36.-Sala de consulta: El Archivo Central, contará con una sala de
consulta y atención para los funcionarios del Registro Nacional y para el
público en general; con el horario que establezca previamente la
administración.
Ficha articulo
Artículo
37.-Acceso a documentos: El acceso para la consulta de los documentos
impresos y digitales de la institución estará bajo la responsabilidad y
custodia del Archivo Central, independientemente del soporte en que se
encuentren elaborados (papel, microfilm, electrónico, digitalizado, fílmico,
fotográfico, disco compacto, disco óptico u otro).
Ficha articulo
Artículo
38.-Consulta de documentos: Se podrán consultar todos los documentos,
con excepción de los denominados con carácter confidencial, a fin de obtener
información de interés público y para cumplir con las funciones encomendadas a
cada una de las dependencias de la institución, en el cumplimiento de sus
funciones. Los funcionarios del Archivo Central y de la institución deberán
acatar las disposiciones que dicte la Junta Administrativa del Registro
Nacional en cuanto a la declaratoria de los documentos con carácter
confidencial.
Ficha articulo
Artículo
39.-Requisitos a los usuarios: Los usuarios internos y externos que
requieran consultar los documentos que se mantienen en custodia en el Depósito
del Archivo Central del Registro Nacional, deberán presentar identificación
personal con fotografía para iniciar el debido trámite de préstamo de
documentos.
Los
usuarios externos no podrán sacar los documentos del edificio del Archivo
Central del Registro Nacional, el estudio y revisión de los documentos
solicitados lo efectuarán en la sala de consulta destinada para los usuarios.
Ficha articulo
Artículo
40.-Préstamo de documentos: El usuario interno que requiera retirar los
documentos de la sala de consulta para trasladarlos hasta su oficina, deberá
utilizar la boleta de préstamo que será facilitada por un funcionario del
Archivo Central, en la cual se deberá plasmar la información necesaria para
facilitar el control del estado de ese documento.
El
usuario externo que consulta documentos y desee reproducir la información lo
podrá efectuar a través de la solicitud de servicios de reproducción de
fotocopias impresas o reproducción electrónica del documento, posterior a la
solicitud registrada en la boleta de préstamo. El usuario no podrá sacar del
edifico del Archivo Central, los documentos solicitados para la reproducción de
fotocopias.
La
Junta Administrativa del Registro Nacional fijará los costos que el usuario
externo debe de asumir por el servicio de reproducción de fotocopias y de la
reproducción electrónica.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Gestión documental
Artículo 41.-Gestión
documental: Cada oficina del Registro Nacional organizará la documentación
conforme lo dictan los documentos preparados por el Archivo Central: Manual
para los Archivos de Gestión e Instructivo para la Elaboración de Documentos,
los cuales fueron aprobados por la Junta Administrativa del Registro Nacional
mediante el acuerdo Nº J572, con fecha 22 de octubre de 2009. Comunicado a la
institución mediante la circular DARN-AC-04-2009.
Ficha articulo
Artículo
42.-Manual para la elaboración de documentos lineamientos y recomendaciones
para seguir:
1. Carta: el formato general de una carta
comprende: membrete, número consecutivo o número de oficio, lugar (si no lo
consigna el membrete), fecha (día, mes y año) datos del destinatario, saludo,
texto o cuerpo, despedida, remitente, cargo e iníciales del digitador y copia.
Toda carta deberá confeccionarse en estilo bloque extremo. Al iniciar la carta
se escribe en su primera línea, al extremo izquierdo y con tamaño de letra Nº
12, negrita el estilo Ariel de color negro, se escribirá un acrónimo formado
por: Siglas de la Unidad a la que se pertenece, siglas del proceso al que se
pertenece, siglas del subproceso al que se pertenece, consecutivo del documento
y el año de creación del documento.
2. Memorando: es un mensaje institucional
interno que se origina en la oficina de un ejecutivo de variado nivel
jerárquico. Es comúnmente enviado por los jefes a sus colaboradores. Utilizado
como una comunicación no formal para comunicar mensajes breves, de carácter
laboral.
3. Circular: documento cuyo mensaje es
colectivo. Puede tener cualquier extensión, de acuerdo con lo que se requiera
comunicar; puede ser interna cuando es dentro de la misma institución o
externa, cuando es de una entidad dirigida al público que se relaciona con
esta.
4. El Informe: Es un documento que recoge
las fases totales o parciales del proceso de una actividad. Es conciso, de
lenguaje y carece de adornos literarios debe tener, al menos, introducción,
desarrollo y conclusión.
Ficha articulo
Artículo 43.-Envío
documento a lo interno: Formato del documento oficial que se envía a lo
interno, que sirve de comunicación entre las oficinas del Registro Nacional.
. Todo documento debe contener en su primera
página el logotipo del Registro Nacional.
. Todo documento llevará la fecha del día en
que se confecciona para su trámite. La fecha se escribirá de acuerdo al
siguiente formato: día, mes y año.
. Todo documento oficial interno, deberá contar
con el formato:
- Al contestar un documento se deberá consignar
una referencia a éste, que contenga al menos el asunto, número de signatura (si
lo contiene) y fecha.
- Se utilizará letra estilo times Román o
Ariel, tamaño 12 ó 14 así como el estilo bloque extremo para la confección de
las cartas oficiales tanto las de carácter interno como externo.
- Cuando un documento contenga más de una
página, en cada una de las posteriores páginas se deberá anotar al lado
izquierdo, número de signatura, en el centro el número de página y en el
extremo derecho.
Ficha articulo
Artículo 44.-Envío
documento a lo externo: formato del documento oficial que se envía para el
trámite con otros entes, y que se envía por correo postal, correo electrónico u
otro medio.
. Deberá tomarse en cuenta todo el
procedimiento anterior y las siguientes consideraciones.
. La dirección geográfica o apartado postal del
destinatario de la carta deberá estar completa y bien clara para que facilite
su ubicación.
. Únicamente las jefaturas están autorizadas
para emitir correspondencia oficial. Dependiendo el destino o el asunto tratado
en el documento, este deberá ser firmado por una jefatura al nivel
correspondiente.
. Se debe escribir la leyenda que identifique a
la institución, se colocará en la parte inferior de la carta, centralizada,
entre comillas. La leyenda deberá ser única para toda la institución y escogida
por la Administración, generalmente se utiliza la Misión. (opcional)
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Microfilm y
digitalización
Artículo 45.-Microfilm.
Las oficinas que custodien rollos de microfilm originales y copias son las
responsables de velar por que estas películas se encuentren en un lugar idóneo
que reúna las condiciones adecuadas para su conservación. El rollo de microfilm
original no será usado en consultas de rutina. De él se obtendrán solamente las
copias necesarias para brindar el servicio a los usuarios en general.
Los
documentos microfilmados que se trasladen del Archivo Central para la consulta
y custodia; deberán estar debidamente clasificados, ordenados y contarán con el
inventario de contenido y localización respectivo. Y contemplar lo indicado en
el artículo 12 de transferencia de este reglamento.
Ficha articulo
Artículo
46.-Digitalización: La digitalización de documentos se regirá por la
"Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio
en el sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos
por medios automáticos". La Directriz emitida por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional, publicada en la gaceta Nº 61 del 28 de marzo de 2008.
Ficha articulo
Artículo
47.-Compatibilidad y normalización de documentos: El Archivo Central
coordinará con informática el procedimiento para uniformar los medios
informáticos para la gestión documental con la finalidad de garantizar la
compatibilidad de la información en las diferentes unidades administrativas de
la institución.
Ficha articulo
Artículo
48.-Seguridad del documento digital-electrónico: El documento remitido al
Archivo Central podrá ser conservado para futura referencia en soporte
electrónico ó digitalizado, siempre que se apliquen las medidas de seguridad
necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o
consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y
otras características básicas. Para lo cual se acatarán la normativa nacional e
internacional relacionada así como y las políticas que dicta la Dirección de
informática del Registro Nacional.
Ficha articulo
Artículo
49.-Migración y respaldos: La transición o migración a soporte
electrónico, cuando se trate de documentos o respaldos de documentos que deban
ser conservados, deberán contar, previamente, con la autorización de la oficina
productora del documento.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
Capacitación para los
Archivos de Gestión
Artículo 50.-Capacitación
en archivística: El Archivo Central coordinará las actividades de
capacitación a nivel institucional en materia de archivística para los
funcionarios del Registro Nacional, con el Departamento de Recursos Humanos de
la institución, a fin de que las mismas logren los objetivos esperados
resultando en beneficio para la institución.
Es
obligación del personal del Archivo Central impulsar, actualizar y brindar la
capacitación en materia archivística a los funcionarios encargados de los
archivos de gestión del Registro Nacional.
Ficha articulo
CAPÍTULO IX
Disposiciones
generales Archivo Central
Artículo 51.-Obligatoriedad
de acatamiento: Las disposiciones contenidas en este reglamento son de
carácter obligatorio para los funcionarios del Archivo Central así como para
aquellos que debido a sus funciones requieran de los servicios de este.
Ficha articulo
Artículo
52.-Obligatoriedad de la administración: La administración en la medida
que el presupuesto lo permita dotará al Archivo Central del Registro Nacional
de los instrumentos y herramientas necesarias para que pueda llevar adelante su
cometido, a efectos de que se pueda manipular en forma apropiada la
documentación.
Ficha articulo
Artículo
53.-Vigencia de aplicación: Este reglamento rige a partir de su
publicación.
Bibliografía
- Ley del Sistema Nacional de Archivos. Ley Nº
7202, del 24 de octubre de 1990.
- Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos. Decreto 24023-C del 30 de enero de 1995.
- Bilardo,
Lewis J. y Lynn Lady Bellardo (comp.) a Glossary for Archivists, Manuscript,
Manuscript Curator, and Record Managers, Chicago, The Society of American
Archivists, 1992.
- Berarda Salabarría, Abraham Diccionario de
archivología, la Habana, editorial Academia, 1990.
- Couture Carol, Los archivos en el siglo XX,
trad. Nora Settels Sandahl, México Universidad de Montreal, Secretaría General
de Servicios de archivos, Archivo General de la Nación, Dirección de
Administración de Documentos del Gobierno federal, 1988.
- Cruz Mundet, José Ramón, Manual de
archivística, 3º edición, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, Ediciones
Pirámide, 1999.
- Glosario de terminología archivística y de
ciertas expresiones de administración, México, SEP, Dirección General de
Publicaciones y Bibliotecas, ENBA, 1980.
- Hacia un diccionario iberoamericano de
terminología archivística, Bogotá, Colombia, Ministerio, 1997.
- Heredia Herrera, Antonia, Archivística
general teoría y práctica, Sevilla, Servicio de publicaciones de la diputación
de Sevilla, 1991.
- Pernia, Humberto, Diccionario de
archivología. Términos relaticos a la archivología, paleografía, diplomática y
materas afines, Caracas, 1970.
Ficha articulo
Fecha de generación: 20/4/2024 02:05:33
|