Artículo 2º-Para efectos del presente Reglamento se entiende por:

a. Administración activa: Funcionalmente, es la actividad decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Orgánicamente, es el conjunto de unidades y órganos de la función administrativa, que tienen como responsabilidad el planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control, dirigidas al logro de los objetivos y metas institucionales e incluye al jerarca (Junta Directiva) y titulares subordinados (Director Ejecutivo, Directores de área, proceso, unidad o trámite) y colaboradores.

b. Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o titulares subordinados, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, y la norma 1.1.4 de las Normas para el Ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

c. Asesoría: Servicio preventivo que brinda el Auditor Interno, a solicitud del Jerarca, sin perjuicio de las asesorías que a criterio del Auditor Interno corresponda a otros niveles de la organización con el propósito de fortalecer el sistema de control interno, la gestión del riesgo y los procesos de dirección, conforme lo establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y la norma 1.1.4 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

d. Auditoría Interna: Auditoría del Fondo Nacional de Becas.

e. Auditor Interno(a): Funcionario de mayor jerarquía dentro de la Auditoría interna, responsable por la ejecución y calidad de los servicios que brinda la unidad.

f.  Autorización de libros: Autorizar mediante razón de apertura los libros de actas, contabilidad y otros, que a criterio del Auditor Interno resulten necesarios para el fortalecimiento del control interno.

g. CGR: Contraloría General de la República, Órgano Superior del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública.

h. FONABE: Fondo Nacional de Becas.

i.  Ley Orgánica de la Contraloría: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 210 del 4 de noviembre de 1994 y sus reformas.

j.  Informe de Auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios de auditoría

k. Jerarca: Junta Directiva, superior jerárquico de la institución, que ejerce la máxima autoridad y es la última instancia de éste, ante la cual se agota la vía administrativa.

l.  Ley Nº 7658: Creación del Fondo Nacional de Becas

m.        Ley Nº 8292: Ley General de Control Interno. LGCI.

n. Ley Nº 7428: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. LOCGR.

o. Ley Nº 8422: Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

p. NEAISP: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público

q. Subauditor Interno: Funcionario responsable de apoyar al Auditor Interno en el ejercicio de sus funciones y de sustituirlo durante sus ausencias temporales.

r.  Titulares subordinados: Funcionarios de la administración activa, responsables de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

            Artículo 3º-En el ejercicio de sus funciones la Auditoría Interna se regirá por lo que establece la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General, Normas de control interno para el Sector Público, el Manual de normas generales de la auditoría para el Sector Público, Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, Ley de Creación del FONABE y su reglamento, el presente Reglamento y por las directrices, disposiciones, lineamientos, normas y criterios emitidos o que en un futuro emita la Contraloría General en el ámbito de su competencia, para las auditorías internas de los sujetos componentes de la Hacienda Pública.

            Artículo 4º-Es obligación del Auditor Interno establecer y actualizar la misión, visión, y principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna.

            Artículo 5º-El Auditor Interno establecerá y mantendrá actualizado el Código de Ética, el cual deberá ser acatado obligatoriamente por los funcionarios de la Auditoría Interna en el desempeño de sus actividades personales y profesionales.

SECCIÓN II

Independencia y objetividad

            Artículo 6º-El Auditor Interno y demás personal de la auditoría ejercerá sus funciones bajo un estado de total independencia funcional y de criterio respecto de la Junta Directiva, del resto de la administración activa de la institución, de los jerarcas y demás personal de las otras organizaciones que son parte de su universo fiscalizable, lo anterior conforme LGCI, Artículo 25, el artículo 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

            Los servidores de la Auditoría Interna tendrán la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho, personales o externos, que puedan disminuir o poner en duda su independencia, o cuando se presente un conflicto de intereses; de ser así, deben comunicarlo a su superior inmediato para que éste asigne otro servidor a la labor encomendada.

            Artículo 7º-El Auditor Interno asistirá a las sesiones de Junta Directiva cuando éste lo convoque expresamente para asesorar en materia de competencia de la auditoría interna, sobre un asunto específico. Podrá además asistir cuando considere necesario referirse sobre aspectos relevantes de interés común. En cualquiera de los casos, ejercerá su función con las siguientes condiciones: derecho de expresar su opinión en materia estrictamente de su competencia; que dicha opinión conste en actas, y que se le posibilite a posponer su opinión en caso de que lo considere necesario, de conformidad con el Artículo 25 LGCI.

            Artículo 8º-De conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley Nº 8292, el auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:

a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.

e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.

            Artículo 9º-El Auditor Interno establecerá en los procedimientos operativos, las medidas formales necesarias para controlar que los funcionarios de la Auditoría no auditen operaciones específicas de las cuales fueron responsables como miembros de la administración activa, como proveedores u otras relaciones, así como de aquellas en las que intervengan personas que por su afinidad o consanguinidad con el auditor, puedan poner en duda o en peligro, de hecho o apariencia, la objetividad e independencia de la Auditoría Interna.

            Artículo 10.-El Auditor Interno y el personal de la auditoría no podrán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite la Junta Directiva, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Lo anterior en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

SECCIÓN III

Ubicación y estructura organizativa

            Artículo 11.-La Auditoría Interna es un órgano asesor de alto nivel del jerarca. Será nombrado por la Junta Directiva del FONABE por un plazo indefinido y a tiempo completo, conforme al artículo 30, 31 de la LGCI.

            Artículo 12.-La Auditoría Interna dependerá orgánicamente de la Junta Directiva como máximo jerarca del FONABE. Su estructura organizativa se realizará de acuerdo con lo que disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República y contará con la anuencia formal de la Junta Directiva, mediante la aprobación de este Reglamento, así como las modificaciones o actualizaciones que se presenten, según lo establece LGCI, artículos 23 y 24.

SECCIÓN IV

Auditor y subauditor internos

            Artículo 13.-Para el nombramiento y remoción del auditor o subauditor interno; se observará lo establecido en los Artículos 31 de la LGCI, 15 de la LOCGR y en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y sub auditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución en dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público"

            Artículo 14.-El auditor y subauditor interno desempeñarán sus funciones conforme lo establecen el el Manual descriptivo de puestos del FONABE y los requisitos estipulados por la CGR.

            Artículo 15.-El Auditor Interno es el jerarca de la Auditoría Interna; por lo cual tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Formular el plan estratégico de la Auditoría Interna, elevarlo a conocimiento de la Junta Directiva y darle seguimiento. El plan deberá ser consistente con los objetivos del plan estratégico institucional, según como establecen las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, norma 2.2.1.

b) Definir y mantener actualizadas las políticas, lineamientos, directrices y procedimientos conforme la normativa jurídica y técnica y vigilar que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan con ellas en el ejercicio de sus competencias, así como con las demás disposiciones administrativas institucionales que les sean aplicables.

c) Presentar a conocimiento de la Junta Directiva, antes del 31 de diciembre, el plan anual de trabajo y comunicarle al menos semestralmente las modificaciones. Solicitar oportuna y debidamente justificados los recursos necesarios para su ejecución.

d) Responder por su gestión ante la Junta Directiva y presentarle informes semestrales de labores en el transcurso de los treinta días siguientes a la finalización de cada período.

e) Delegar funciones en su personal cuando lo crea conveniente, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública.

f)  Establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna.

g) Asesorar en materia de su competencia a la Junta Directiva de FONABE y la de los jerarcas de las otras organizaciones que por norma debe fiscalizar, así como a otros niveles jerárquicos de la administración activa, conforme a lo que estipula Ley General de Control Interno, inciso d), Artículo 22.

h) Mantener actualizado, cumplir y hacer cumplir el reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, lo anterior conforme, inciso h), Artículo 22 LGCI.

i)  Ejercer las funciones propias de su cargo, vigilando y fiscalizando la organización y el funcionamiento del FONABE, así como las otras funciones específicas encomendadas en Leyes, Reglamentos y Acuerdos de Junta Directiva.

            Artículo 16.-Al Subauditor Interno le corresponde las siguientes funciones:

a) Apoyar al Auditor Interno en el descargo de sus funciones.

b) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas que les sean aplicables.

c) Revisar y aprobar los informes de auditoría.

d) Dar asesoramiento técnico a los funcionarios de la Auditoría Interna.

e) Sustituir al Auditor Interno en sus ausencias temporales y responder ante él por su gestión.

SECCIÓN V

El personal de la Auditoría Interna

            Artículo 17.-La Auditoría contará con el personal asistente necesario, el que debe ser especialista en control interno y poseer en conjunto conocimientos suficientes de las actividades sustantivas, tecnológicas y de apoyo administrativo que realiza el FONABE y demás órganos que conforman su universo fiscalizable. El nombramiento, traslado, suspensión, remoción, permuta, sanción, promoción, concesión de licencias, disminución de plazas por movilidad laboral y demás movimientos de personal requiere la autorización previa del Auditor Interno según lo establece la LGCI, Artículos 24 y 28.

            Artículo 18.-El Auditor Interno deberá proponer a la Junta Directiva, debidamente justificada, la creación de plazas requeridas para el cumplimiento de su plan anual. Asimismo, velará por el cumplimiento del plazo establecido en el Artículo 28 de la LGCI para la ocupación de las plazas vacantes que por cualquier razón tengan lugar en los puestos de la Auditoría Interna.

Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la institución.

            Artículo 19.-El Auditor Interno establecerá en los procedimientos operativos, las medidas necesarias para vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, disposiciones, y procedimientos operativos de la Auditoría Interna y las del FONABE en lo que corresponda.

SECCIÓN VI

Ámbito de acción

            Artículo 20.-El ámbito de competencia de la Auditoría Interna, lo constituyen todas las unidades organizacionales (administrativas, financieras, contables, tecnológicas, etc.) y operativas dependientes o incorporadas, mediante alguna figura legal permitida, al FONABE.

            Al Auditor Interno le corresponde colaborar con el Máximo Jerarca del Fondo Nacional de Becas y otras instancias internas y externas, tales como Contraloría General de la República, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes y otras pertinentes.

            Artículo 21.-El Auditor Interno definirá y mantendrá actualizado un registro en el que detalle el ámbito de acción o jurisdicción de la auditoría interna (Universo Auditable), que incluya expresamente los órganos y entes sujetos a su fiscalización con fundamento en lo estipulado en el artículo 22, inciso a), de la LGCI, tomando en consideración criterios de la Contraloría General de la República y otros, según corresponda.

            Artículo 22.-La Dirección Jurídica o la Asesoría Legal del FONABE , deberá brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos necesarios, a fin de establecer adecuadamente dicho ámbito de acción, esto conforme lo estipula el inciso c) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno. Siempre y cuando no se cuente con un profesional jurídico en la Auditoría Interna.

SECCIÓN VII

Relaciones y coordinaciones

            Artículo 23.-El Auditor Interno tendrá las siguientes facultades para establecer relaciones y coordinaciones entre la Auditoría Interna y la administración activa, la Contraloría General de la República y otros entes.

a) Establecer las pautas para las relaciones y coordinaciones entre los funcionarios de la Auditoría con los auditados.

b) Proveer e intercambiar información con la Contraloría, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.

c) Coordinar con la unidad responsable de la formulación del presupuesto institucional, a efecto de asegurar que se asignen los recursos necesarios, de conformidad con los artículos 27 y 39 de la Ley Nº 8292.

d) Coordinar con la unidad responsable del control del presupuesto institucional, a efecto de que se mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se pueda controlar la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para esa unidad.

e) Requerir el criterio de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a los trabajos que realice la Auditoría Interna.

f)  Coordinar con la Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos, a fin de implementar y mantener programas de capacitación para los servidores de la Auditoría Interna, en las áreas que lo requiera para el ejercicio de sus funciones. Para ello el Auditor Interno presentará un plan anual de capacitación, diseñado en concordancia con su Plan Anual de Trabajo, en el que expondrá las necesidades de capacitación de su personal.

CAPÍTULO II

Del funcionamiento de la Auditoría Interna

SECCIÓN I

Competencias

            Artículo 24.-Las competencias de la Auditoría Interna, está regulada en la Ley General de Control Interno Nº 8292, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428, el presente Reglamento de Organización y Funcionamiento para la Auditoría Interna de FONABE, y todas las normas, lineamientos, disposiciones, criterios técnicos u otros emitidos por el Órgano Contralor y supletoriamente por las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes; asimismo por los manuales de funciones y procedimientos, instrucciones, metodologías y prácticas formalizadas por el auditor interno.

            Dentro de dichas competencias están las siguientes:

a) Realizar las auditorías o estudios especiales, relacionados con los fondos públicos sujetos a la competencia del FONABE.

b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de esto y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

c) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende.

d) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

e) Preparar los planes de trabajo y sus modificaciones y darlos a conocer primero al jerarca y luego al Órgano Contralor, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.

f)  Elaborar como mínimo un informe anual de la ejecución de su gestión; sin perjuicio de que se elaboren informes con mayor periodicidad y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten; haciendo referencia a la asignación y cumplimiento de su Plan Anual Operativo (PAO)-Presupuesto; al plan anual de trabajo, al plan estratégico y sus respectivas modificaciones; al logro de los objetivos, alcance de los productos o servicios desarrollados y el grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna u otros entes externos de fiscalización y control, cuando sean de su conocimiento y de las disposiciones de la Contraloría General de la República.

g) Mantener debidamente actualizado el Reglamento organización y funcionamiento de la Auditoría Interna y corresponde al auditor interno cumplir y hacer cumplir el citado Reglamento.

h) Dar trámite y atender debidamente las denuncias recibidas por escrito de presuntos hechos irregulares, cometidos en perjuicio del patrimonio público por funcionarios, exfuncionarios o terceros que sean custodios o administren fondos públicos; lo que se hará conforme lo dispone el Reglamento de denuncias, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley 8422) y su Reglamento.

i)  Comprobar que se cumplan los trámites y se observen los plazos en torno a los informes que emita y los requerimientos y gestiones que plantee la Auditoría Interna, para lo cual deberá hacer el seguimiento respectivo y documentarlo debidamente, sin perjuicio de los deberes que le corresponden al jerarca y a los titulares subordinados.

j)  Comunicar mediante un informe de relación de hechos, los resultados de los estudios en los que evidencien eventuales responsabilidades.

k) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

SECCIÓN II

Deberes

            Artículo 25.-Conforme lo estipula el Artículo 32 de la LGCI, el Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán los siguientes deberes:

a) Cumplir las competencias asignadas por ley.

b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.

f)  Guardar confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que, de buena fe, presenten ante sus oficinas denuncias por actos de corrupción.

g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el Artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

h) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del Artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información.

i)  Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

SECCIÓN III

Potestades

            Artículo 26.-En el ejercicio de sus funciones, el Auditor Interno, el Sub-Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las potestades que establece el Artículo 33 de la Ley General de Control Interno:

a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna.

d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

SECCIÓN IV

Otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna

            Artículo 27.-El Auditor Interno pondrá en medios electrónicos a disposición de usuarios calificados como la Junta Directiva, Director Ejecutivo y Contraloría General de la República, información sobre el avance del plan anual de auditoría, resultados de estudios y atención de recomendaciones, entre otros aspectos.

            Artículo 28.-Para la administración, custodia y conservación de los documentos se aplicarán las normas técnicas vigentes que regulan esta materia en el FONABE y los promulgados por la Contraloría General de la República, así como las modificaciones y nuevas normas que se emitan en el futuro.

            Artículo 29.-La Auditoría Interna dará prioridad al uso de información electrónica para el máximo aprovechamiento de sus sistemas automatizados, sin perjuicio de aquella información que por su naturaleza sea conveniente obtener en forma física.

            Para la administración de esta información se deberá considerar lo siguiente:

a) Los legajos electrónicos de papeles de trabajo se almacenarán en discos compactos u otros medios similares, los cuales, junto con sus complementos físicos, si los hubiere, se custodiarán en los archivos de la Auditoría Interna y podrán ser transferidos a custodia en el archivo central del FONABE.

b) La información electrónica relacionada con presuntas responsabilidades se procesará utilizando medios de acceso exclusivo de la Auditoría Interna (discos duros, discos compactos u otros) atendiendo su característica de confidencialidad.

            Artículo 30.-Los servicios de fiscalización de la actividad de Auditoría Interna se clasifican en servicios de auditoría (auditorías financieras, de cumplimiento, operacionales y estudios especiales) y servicios preventivos (asesorías, advertencias y autorización de libros). Lo anterior conforme lo establecen las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Publico (NEAISP), normas 1.1.4.

1. Servicios de asesoría: Se refiere a aquel servicio de carácter preventivo que brinda el Auditor Interno a solicitud de la Junta Directiva, sin perjuicio de las asesorías que a su criterio correspondan a otros niveles del FONABE, mediante el cual emite su opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Tiene como propósito coadyuvar en la toma de decisiones, pero sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar. Este servicio no se presta de oficio. Podrán ser orales o escritas.

2. Servicios de advertencia: Se trata de servicios preventivos que brinda la Auditoría Interna a la Junta Directiva, Director Ejecutivo o a los titulares subordinados, mediante el cual realiza observaciones con el propósito de prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, de conformidad con lo considerado por el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. Este servicio implica verificar posteriormente lo actuado por la Junta Directiva, Director Ejecutivo o titular subordinado, en relación con la advertencia.

3. Servicios de autorización de libros: Consisten en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas a cargo de las dependencias de la institución , así como otros libros que a criterio del auditor interno resulten necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza con fundamento en el Manual sobre Normas Técnicas emitido por la Contraloría General de la República en esta materia, así como los procedimientos que al efecto defina la propia Auditoría Interna.

            Artículo 31.-La Auditoría Interna ejecutará su trabajo de acuerdo con lo que establece el presente Reglamento, las normas de ejecución de la auditoría contenidas en el Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público y las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, emitidos por la Contraloría General de la República, así como cualesquiera otras disposiciones que al efecto dicte el órgano contralor.

            Artículo 32.-La presentación de los resultados de los servicios de auditoría se regirá de la siguiente manera:

            Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.

            Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión debe ser parcial.

            La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

            Artículo 33.-La Auditoría Interna debe comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos a la Junta Directiva, como superior jerarca de la institución, al Director Ejecutivo, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la Ley General de Control Interno señala el Auditor Interno define los niveles y competencias para esa comunicación.

            Artículo 34.-El Jerarca o el titular subordinado, una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna, debe girar por escrito, dentro de los plazos establecidos en los artículos 37º y 36º de la Ley General de Control Interno, respectivamente, la orden para su implantación efectiva al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción debe emitirse dentro del plazo establecido en los artículos citados.

            Artículo 35.-Las comunicaciones relacionadas con asesorías y advertencias se remitirán al titular subordinado o al jerarca. Las comunicaciones sobre legalización de libros se remitirán a los responsables de las unidades administrativas encargados de esos libros. Su forma y contenido los definirá el Auditor Interno de acuerdo con las circunstancias. Estos servicios se exceptúan de la comunicación oral.

            Artículo 36.-Sobre los informes de seguimiento a recomendaciones, advertencias, asesorías y demás resultados de la gestión de la Auditoría Interna, así como de las disposiciones de la Contraloría General y otros órganos de control que hayan sido puestas a su conocimiento, se establece lo siguiente:

a) Seguimientos a recomendaciones y disposiciones: La Auditoría Interna formulará y ejecutará un programa de seguimiento enfocado a verificar la efectividad con que se implantaron las recomendaciones incluidas en sus informes de auditoría, así como de las disposiciones de la Contraloría General y demás recomendaciones de otros órganos de control que hayan sido puestas en su conocimiento. Según lo que establece las NEAISP, norma 2.11.

b) Seguimiento de asesorías y advertencias: La Auditoría Interna verificará lo actuado por el jerarca y el titular subordinado respecto de las asesorías y advertencias que le haya formulado, sin perjuicio de que como resultado del seguimiento, emita informes de control interno o de responsabilidades (Relaciones de hechos).

            Artículo 37.-La Auditoría Interna emitirá informes sobre asuntos de los que puedan derivarse presuntas responsabilidades cuando desarrolle estudios especiales originados en denuncias por actos de corrupción (Artículo 8º Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública).

            Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

            Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria pertinente.

            Los informes de relaciones de hechos, se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados, y podrán recomendar:

ü  Efectuar una valoración para establecer si corresponde la apertura de un procedimiento administrativo.

ü  La apertura de un procedimiento administrativo.

ü  La denuncia ante el Ministerio Público.

            Artículo 38.-Para prevenir a la Junta Directiva o a los titulares subordinados, según corresponda, sobre los deberes en el trámite de los informes, en especial en cuanto a los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la transcripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir debido al incumplimiento injustificado de los deberes de dicha ley.

            Los informes que se emitan producto de los servicios de auditoría, se tramitarán con estricto apego a lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno.

            Artículo 39.-La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares, ajenos al marco legal vigente o de control, con relación al uso y manejo de fondos públicos o que afecten la Hacienda Pública, y lo regulado por la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

            Artículo 40.-La Auditoría Interna mantendrá la confidencialidad de los administrados que le presentan denuncias. Además, la información, documentación y otras evidencias que se obtengan, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, tendrán ese mismo carácter durante la formulación del informe correspondiente. Una vez notificado el informe y hasta la resolución del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que obren en el expediente administrativo, al tenor de lo establecido en los artículos 6º y 8º de la Ley General de Control Interno y Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, respectivamente.

            Artículo 41.-Los requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna serán los siguientes:

a) Los hechos denunciados deben ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación, el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.

b) Debe señalar la posible situación irregular que afecta la labor y responsabilidades del FONABE

c) El denunciante debe indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.

            Artículo 42.-Las denuncias recibidas serán examinadas dentro de un plazo razonable, para lo cual se comunicará lo pertinente al denunciante que hubiere señalado lugar para notificaciones, informándole sobre la decisión adoptada, sea, si la denuncia fue admitida o desestimada.

            Artículo 43.-De conformidad con los artículos 13, 14, 16 y 17 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, la Auditoría Interna rechazará y archivará las denuncias que contemplen al menos una de las siguientes situaciones:

a) Que sean presentadas en forma anónima. Excepcionalmente podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello.

b) Cuando el costo, la complejidad y el impacto de la denuncia no cumplan con los parámetros específicos establecidos por la institución para estos casos.

c) Cuando los hechos denunciados sean imprecisos, ambiguos o insuficientes en información, de forma que impiden activar la investigación. En caso de imprecisión de los hechos, el denunciante contará con diez días hábiles para que complete la información, y en caso de incumplimiento se archivará la gestión. No obstante, podrá presentarse posteriormente como una nueva denuncia.

d) Cuando no sean de su competencia, en cuyo caso deberán canalizarlas a las instancias correspondientes de conformidad con la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos (Ley 8220 del 4 del marzo de 2002).

e) Cuando sean manifiestamente improcedentes o infundadas.

f)  Cuando sean reiterativas y contengan aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.

g) Si se refieren únicamente a intereses particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de la Administración que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente.

h) Si se trata de gestiones cuya finalidad es ejercer la defensa personal sobre situaciones que deben tramitarse en la vía administrativa o judicial y no bajo el formato de denuncia.

            Artículo 44.-Las denuncias presentadas ante la Auditoría Interna que no sean de su competencia para admitir, conocer, y tramitar la misma, debe remitirla en sobre cerrado a la instancia que resultare competente, con indicación expresa de los artículos 6º de la Ley General de Control Interno y 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, el cual comunicará al denunciante lo que corresponda, conforme con las directrices institucionales en esta materia.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

SECCIÓN I

Administración del Reglamento

            Artículo 45.-Para la formulación, aprobación, promulgación, divulgación y modificaciones del presente reglamento aplicará lo siguiente:

a) Formulación: Es responsabilidad del Auditor Interno elaborar el Reglamento de organización y funcionamiento de su dependencia y podrá contar con el apoyo de la administración activa del FONABE, lo anterior según los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público".

b) Aprobación por parte de la Junta Directiva:

i.  El Auditor Interno debe someter el Reglamento y sus modificaciones a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva e incorporar las observaciones que realice esa Junta, en las que exista coincidencia de criterio entre ambas partes.

ii.  Si existieran discrepancias relacionadas con la organización, se debe resolver el asunto considerando en su aplicación las normas internas que regulan esta materia en el Fondo Nacional de Becas.

iii. Si existen discrepancias relacionadas con aspectos funcionales, previo a la aprobación, el Auditor Interno planteará la consulta a la CGR quien emitirá una disposición. Una vez resueltas las discrepancias la Junta Directiva aprobará el reglamento.

iv. La Junta Directiva dispondrá de treinta días hábiles para resolver la aprobación del reglamento a partir de la fecha en que le sea comunicado por parte del Auditor Interno. El trámite de discrepancias presentadas a la CGR interrumpe el plazo de aprobación.

c) Aprobación por parte de la Contraloría General:

i.  El Auditor Interno deberá remitir a la CGR la solicitud de aprobación del Reglamento, en un plazo de quince días hábiles contados a partir de la comunicación oficial de su aprobación en firme por parte de la Junta Directiva. Se debe adjuntar una copia certificada del Reglamento aprobado, junto con una certificación emitida por el propio Auditor Interno indicando que el documento aprobado por la Junta Directiva cumple con la normativa aplicable.

ii. La CGR otorgará su aprobación al reglamento en un plazo de treinta días hábiles, con base en las certificaciones indicadas en el inciso anterior, sin demérito de la fiscalización posterior que corresponda.

d) Promulgación y divulgación:

i.  La Junta Directiva ordenará a la administración de FONABE la publicación del Reglamento o sus modificaciones, en el Diario Oficial La Gaceta, y por una sola vez, en el momento en que cuente con la aprobación de la Contraloría General.

ii.  La Dirección Ejecutiva y el Auditor Interno deberán divulgar en el ámbito institucional el Reglamento aprobado por la Contraloría General.

e) Modificaciones:

i.  El Auditor Interno o la Junta Directiva podrán proponer las modificaciones que estimen necesarias para la debida actualización del Reglamento.

ii.  Si existieran discrepancia entre la Junta Directiva y el Auditor Interno con relación a las modificaciones, se procederá de conformidad con lo establecido en los incisos ii) y iii) del punto b de este mismo artículo.

iii. El Auditor Interno deberá remitir a la CGR una certificación de que las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva cumplen con la normativa aplicable.

iv. La CGR aprobará las modificaciones al Reglamento con base en la certificación del Auditor Interno.

v.  La Junta Directiva ordenará a la administración del FONABE la publicación de las modificaciones al Reglamento, en el Diario Oficial La Gaceta, y por una sola vez, en el momento en que cuente con la aprobación de la Contraloría General de la República.

SECCIÓN II

Vigencia

            Artículo 46.-El incumplimiento injustificado de las regulaciones contenidas en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor y Subauditor Internos y para los funcionarios de la Auditoría Interna, Junta Directiva, Director Ejecutivo y titulares subordinados, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno y en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento. La determinación de la responsabilidad y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente y se regirá por la normativa establecida al efecto.

            Artículo 47.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta

            San José, 24 de marzo del 2010.