Texto Completo acta: CEDF0
TEATRO NACIONAL
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL
Transcripción Acuerdo
Nº 431-CD-2009
Sesión extraordinaria
Nº 15-2009 del 6 de agosto del 2009
"Artículo 1º-El Consejo Directivo, Teatro Nacional
conoce a las diez horas con quince minutos del día 6 de agosto del 2009, la
propuesta del Reglamento del Archivo Central del Teatro Nacional y resuelve:
Considerando:
1º-Que es obligación del Teatro Nacional de Costa
Rica, como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, cumplir
las disposiciones de la Ley
del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 de 24 de octubre de 1990 y su
Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C, que resultan de acatamiento
obligatorio y que propician que se emita el presente reglamento en aras de
propiciar la óptima organización, conservación y facilitación de sus
documentos.
2º-Que es
responsabilidad del Consejo Directivo del Teatro Nacional de Costa Rica dictar
normas que ordenen y faciliten la administración y control eficiente en el
manejo y conservación de los documentos y conformación de expedientes
administrativos.
3º-Que es necesario
establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la
información generada por la
Institución para ponerla al servicio de los ciudadanos del
país, en forma ágil, fácil, oportuna y así garantizar la transparencia en los
actos administrativos institucionales. Por tanto:
El Consejo Directivo acuerda:
Acuerdo Nº 431-CD-2009: aprobar el Reglamento del Archivo
Central del Teatro Nacional y de conformidad con el Principio Legal de
Publicidad, ordenar su publicación en el Diario Oficial
La Gaceta.
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Alcances. El presente Reglamento
regula lo referente al funcionamiento del Archivo Central del Teatro Nacional,
como servicio público, según lo estipulado en
la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, su
Reglamento, las resoluciones de
la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, las directrices de
la Dirección General del Archivo Nacional,
directrices y lineamientos emitidos por el Consejo Directivo y
la Dirección General
del Teatro Nacional.
Ficha articulo
Artículo 2º-
1. El
acervo documental del Teatro Nacional está constituido por el conjunto de
documentos generados, recibidos o reunidos por los programas y departamentos de
la institución.
2. Los
archivos o colecciones propiedad de personas físicas o jurídicas ajenas al
Teatro Nacional que hagan cesión o donación expresa de sus documentos, también
forman parte de dicho patrimonio documental.
Ficha articulo
Artículo 3º-Definiciones. Para los efectos de
este reglamento, los conceptos que a continuación se enuncian tienen el
siguiente significado:
Acervo Documental.
Conjunto de documentos de un archivo.
Archivo.
Entidades o secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican,
ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos
textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los
individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son
utilizados por parte de la administración y para la investigación.
Archivo histórico. Es el
archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico
cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
Clasificación.
Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con
características comunes, de acuerdo con un plan establecido.
Documento. Son
los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las
fotografías, las fotocopias, las cintas cinematográficas, los discos, las
grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo.
Eliminación. Es la
destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente
o que carecen de relevancia para la ciencia y la cultura.
Expediente.
Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que
constituyen una unidad documental.
Listas de remisión.
Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se
trasladan de un archivo a otro.
Serie documental.
Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o
subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre
sí.
Tabla de plazos de
conservación de documentos. Es un instrumento en el que constan todos
los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en
el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y
legal.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Objetivo y funciones
del Archivo Central
Artículo 4º-Su objetivo será coordinar y controlar el
funcionamiento de los distintos archivos de gestión ubicados en las diferentes
programas o departamentos del Teatro Nacional y ser el lugar en donde se reúne
los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta no es constante, de acuerdo a lo establecido en
la Ley Nº 7202 del Sistema
Nacional de Archivos.
Ficha articulo
Artículo 5º-Sus
funciones serán:
a. Reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo
documental del Teatro Nacional.
b. Centralizar todo
el acervo documental de interés Institucional y de interés público, de acuerdo
con los plazos de remisión que esta dependencia establezca.
c. Preparar los
instructivos, guías, catálogos y demás instrumentos auxiliares, que faciliten
la consulta de la información.
d. Asesorar a los
programas y departamentos del Teatro Nacional sobre la aplicación de criterios
correctos de clasificación y ordenación de su producción documental y
supervisar el funcionamiento de los archivos de gestión.
e. Proporcionar a los
usuarios la información requerida, en forma oportuna, eficaz y eficiente.
f. Analizar y
estudiar las mejores soluciones que permitan el buen funcionamiento del Archivo
Central y de los Archivos de Gestión.
g. Elaborar
certificaciones o constancias basadas en el fondo documental del Archivo
Central, previa cancelación por parte del interesado de las especies fiscales
correspondientes.
h. Establecer los
controles necesarios para el correcto manejo y preservación del fondo
documental del Archivo Central.
i. Salvaguardar toda
aquella documentación que de una u otra manera se vea amenazada su integridad.
j. Rendir un informe
anual a la Dirección General del Archivo Nacional, de las labores y evolución
archivística de la Institución.
k. Salvaguardar por
los medios de reproducción más convenientes, los documentos con mayor índice de
consulta y aquellos que por cualquier razón sintieran amenazada su integridad
física.
l. Integrar el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y ejecutar los acuerdos
tomados por el mismo.
m. Elaborar la tabla
general de plazos de conservación de la Institución, basada en las tablas de
plazos de los Archivos de Gestión y someterla a conocimiento del Comité
Institucional de Selección y Eliminación, para su aprobación y posterior
remisión a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.
n. Rendir un informe
mensual y detallado de las labores ejecutadas al superior administrativo.
o. Cualquier otra
disposición que el Teatro Nacional y/o Archivo Nacional dispongan.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Las instalaciones del
Archivo Central
Artículo 6º-El lugar destinado para el Archivo Central
estará ubicado en las instalaciones del Teatro Nacional y deberá contar con una
sala de consulta, un área de trabajo y un depósito documental.
Ficha articulo
Artículo 7º-El local
destinado para Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias que
garanticen condiciones optimas de preservación documental, tomando en cuenta el
grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o
situaciones similares. Además deberá contar con las medidas técnicas para la
prevención y/o extinción de incendios, prevención de robos y accesibilidad a
usuarios internos o externos.
Ficha articulo
Artículo 8º-Se
deberán observar las siguientes medidas de preservación y seguridad de los
documentos e instalaciones:
a. Sólo tendrán
acceso al depósito de los documentos, los funcionarios del Archivo Central, los
funcionarios de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones, los
Tribunales de Justicia por mandato legal y aquellos que cuenten con
autorización previa de la Dirección General.
b. Los documentos
deberán ser guardados en cajas cuyo material sea libre de factores físicos,
químicos y biológicos, que ocasionen deterioro o destrucción de los documentos,
y deben ubicarse en estanterías o en otro sistema apropiado de acuerdo con los
avances tecnológicos.
c. La estantería,
cajas de cartón y documentos deben someterse a limpieza periódica.
d. Los niveles de
humedad deberán encontrarse en lo posible entre un 55% y un 65%.
e. La temperatura en
el depósito deberá fluctuar en lo posible entre los 18° C y 22° C.
f. Las paredes, suelo
y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.
g. Deberán instalarse
interruptores de fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
h. Será prohibido
fumar en los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga la
documentación.
i. Deberá existir un
sistema de ventilación apropiado que evite en lo posible la humedad.
j. Deberá velarse por
el buen trato de los documentos por parte de los funcionarios del Teatro
Nacional y usuarios en general.
Ficha articulo
De los Archivos de
Gestión
Artículo 9º-Responsabilidad. Las Jefaturas de
Programa y Departamento serán responsables por los archivos de gestión bajo su
responsabilidad, velando por una correcta organización siguiendo los
lineamientos emitidos por el Archivo Central. Para ello, deberán nombrar a un
funcionario que se encargue de su mantenimiento y coordine con el Archivo
Central las transferencias documentales según los plazos establecidos.
Ficha articulo
Artículo 10.-Equipamiento.
Los archivos deberán contar con los materiales, el espacio, equipo y mobiliario
suficientes, que permitan una adecuada conservación, integridad y contenido
informativo de los documentos, bajo responsabilidad del jefe de programa o
departamento.
Ficha articulo
Artículo 11.-Tablas
de plazos. Cada dependencia administrativa, además de observar y respetar
las medidas de preservación y seguridad a que se refiere el art. 8, deberá
elaborar con el asesoramiento del Archivo Central, una tabla de plazos de
conservación de sus documentos en el Archivo de Gestión, en la que especificará
como mínimo, el tiempo de permanencia de los documentos en la oficina
productora, su valor científico-cultural y descripción de la documentación con
carácter de permanente.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Del manejo de la
documentación y expedientes administrativos
Artículo 12.-Mesa de entrada. El Archivo
Central, a través de la "MESA DE
ENTRADA" (receptor externo de la correspondencia), será el único medio oficial
por la que saldrá e ingresará la correspondencia externa emitida o recibida por
los programas o departamentos del Teatro Nacional, independientemente de su
origen o forma de entrega. Dicha correspondencia será revisada de acuerdo a los
lineamientos y procedimientos que se establezcan al respecto y será clasificada
en dos grandes conceptos: 1- Correspondencia General y 2- Expediente Administrativos.
Ficha articulo
Artículo 13.-Vías de
acceso de información. La correspondencia externa ingresará a
la MESA
DE ENTRADA por tres vías:
1- Entrega
personal
2- Por
apartado postal
3- Por
fax u otro medio físico
Ficha articulo
Artículo 14.-Custodia y administración de documentos.
Toda información que se refiera a expedientes administrativos, estará bajo la
custodia y administración de la oficina productora y conformará los expedientes
espejo en versión electrónica, antes de ser transferidos al Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 15.-Expedientes
espejo. Los expedientes espejo deberán conservarse en idéntica condición al
expediente administrativo el cual será el expediente de consulta de los
usuarios.
Ficha articulo
Artículo 16.-Consulta
al expediente administrativo. La consulta al expediente administrativo,
sólo podrá darse en caso de duda razonable en el expediente espejo y dentro de
las instalaciones de la oficina productora o del Archivo Central. Lo anterior
por cuanto solo existirá un original que se conservará completo y actualizado.
Los Miembros de la
Junta Directiva, el Director General y
la Auditoría Interna
en el ejercicio de sus funciones, podrán consultarlo en cualquier recinto del
Teatro Nacional. Esta consulta se realizará sólo en casos muy calificados en
aras de proteger la información e integridad original de los documentos, la
documentación para consulta fuera del recinto a entidades gubernamentales,
tribunales de justicia y cualquier otro que
la Administración Superior
autorice bajo su entera responsabilidad y previa firma de recibo que al efecto
se extenderá.
Ficha articulo
Artículo 17.-Acceso
a los documentos. Los dictámenes emitidos por las dependencias que no han
sido conocidos por el órgano a quien van dirigidos, no pueden ser conocidos por
las partes, razón por la cual queda absolutamente prohibido el acceso a los
mismos, a tenor de lo que establece el artículo 273 de
la Ley General de
la Administración Pública.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Del funcionamiento
interno del Archivo Central
Artículo 18.-Consulta de documentos. El Archivo
Central facilitará los documentos únicamente en la sala de consulta y atención
al usuario y en el horario ordinario de
la Institución, salvo la
excepción hecha en el artículo 15.
Ficha articulo
Artículo 19.-Procedimiento
a seguir. Las principales reglas que deben respetarse en la sala de
consulta y atención al usuario serán las siguientes:
a. Todo usuario
deberá proceder a identificarse debidamente de previo a realizar su consulta,
para lo cual deberán identificarse y registrarse en el control de usuarios,
quedan excluidos de esta regla los funcionarios del Teatro Nacional.
b. No se debe fumar,
comer, ni beber dentro de las instalaciones del Archivo Central.
c. Se debe guardar
silencio y comportarse de una forma respetuosa.
d. No se deben doblar
o arrugar los documentos.
e. No se debe
humedecer los dedos para pasar los documentos.
f. No se debe rayar,
calcar o escribir sobre los documentos, ni se debe sacar documentos del Archivo
Central.
g. Se debe llenar el
formulario de solicitud de préstamo.
h. El equipo que se
utilice para facilitar la consulta, debe ser tratado con precaución.
i. Cualquier otra
situación que se establezca.
j. Quien no cumpla
con las anteriores disposiciones, será retirado de la sala de consulta y
atención al usuario.
Ficha articulo
Artículo 20.-Devolución de documentos. Los
documentos consultados por los usuarios, serán devueltos al funcionario que los
prestó o en su defecto al encargado del Archivo Central, quién los revisará
antes de dar el recibido conforme y procederá a su posterior reubicación.
Ficha articulo
Artículo 21.-Reproducción
de documentos. El Archivo Central estará facultado para reproducir sus
documentos a nivel interno, estableciendo los controles necesarios para ello.
Cuando se trate de usuarios externos, el encargado del Archivo Central podrá
autorizar la salida de documentos para su reproducción fuera de las
instalaciones, con la custodia de uno de sus funcionarios. Para la prestación
y/o reproducción de documentos, deberá observarse lo que establecen las
disposiciones finales de este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 22.-Control
de usuarios. El Archivo Central llevará un control de usuarios de los
documentos y utilizará un formulario que será elaborado al efecto por esa
dependencia.
Ficha articulo
Artículo 23.-Expedientes
personales de funcionarios inactivos. Los expedientes personales en
custodia del Archivo Central de los funcionarios inactivos, se prestarán
únicamente al interesado, al Departamento de Recursos Humanos, a
la Auditoría Interna
en el cumplimiento de sus funciones, a los Tribunales de Justicia y a quién
la Dirección General
indique, debiendo emitir una autorización por escrito para ello.
Ficha articulo
Artículo 24.-Trabajos
realizados. Los estudiantes e investigadores que realicen trabajos con
información del Archivo Central, se comprometerán a entregar una copia del
trabajo realizado, para incorporarlo si así se considera conveniente, al
patrimonio documental del Teatro Nacional.
Ficha articulo
Artículo 25.-Daños
o pérdida de documentos. Los usuarios del servicio serán responsables de
los daños o pérdidas ocasionados a los documentos o materiales proporcionados
para su consulta, asumiendo el costo de la reparación o reposición según
corresponda.
Ficha articulo
Artículo 26.-Registro
e índice de documentos. El Archivo Central llevará un registro y un índice
general de la documentación que custodia, con indicación de la unidad
productora, fecha de los documentos y contenido sustantivo, los cuales servirán
de instrumento de consulta para los interesados, tomando en cuenta que en
principio estos documentos son "Documentos Públicos" y como tales son de libre
acceso, con las excepciones que dicta
la Ley General de Administración Pública, el derecho
a la privacidad del expediente personal, y lo que establecen las disposiciones
finales de este reglamento.
Ficha articulo
Artículo 27.-Transferencia
de documentos al Archivo Central. La documentación que se transfiera al Archivo
Central, debe ir acompañada de la respectiva lista de remisión, debidamente
inventariada, ordenada, clasificada de conformidad con el Manual de
Clasificación Archivística del Teatro Nacional y ordenada respetando su
principio de procedencia y organización original del fondo; debe ir en cajas
claramente rotuladas y numeradas. La transferencia se efectuará de acuerdo con
el cronograma que establezca el Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 28.-Sistema
de clasificación de documentos. El Archivo Central utilizará el sistema de
clasificación más apropiado según los criterios archivísticos más modernos,
tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Del Comité
Institucional de selección y eliminación de documentos
Artículo 29.-Conformación del Comité. El Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, estará conformado por
el encargado del Archivo Central, el superior jerárquico del encargado del
Archivo Central y un asesor legal. Entre dichos miembros se nombrará un
presidente y un secretario.
Ficha articulo
Artículo 30.-Funciones.
El comité tendrá las siguientes funciones:
a. Aprobar la
vigencia administrativa y legal de los documentos del Teatro Nacional.
b. Revisar y aprobar
las tablas de plazos entregadas para su valoración por parte del Archivo
Central.
c. Someter a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su aprobación,
las tablas de plazos aprobadas por el comité.
Ficha articulo
Artículo 31.-Remoción de los miembros del Comité.
Corresponde a la
Dirección General modificar el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos, cuando lo considere necesario.
Ficha articulo
Artículo 32.-Convocatoria
a reunión. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos, se reunirá previa convocatoria del Ilmo. Sr. Presidente, debiendo
definir su programa de trabajo y normas internas de actuación, de conformidad
con lo que establece el artículo 138 del Reglamento de
la Ley Nº 7202.
Ficha articulo
Artículo 33.-Acuerdos
del comité. Los acuerdos del comité se tomarán por consenso de mayoría,
debiendo levantarse un acta de los mismos en cada reunión. El acuerdo tomado se
comunicará al programa o departamento gestor de la documentación que se trate.
Ficha articulo
Artículo 34.-Eliminación
ilegal de documentos. Serán denunciadas ante el Ministerio Público aquellas
personas que incurrieren en el tipo penal que establece el artículo 36 de
la Ley Nº 7202.
Ficha articulo
De
la Selección y Eliminación
de Documentos por parte del Archivo Central
Artículo 35.-Regulación del proceso de selección y
eliminación. El proceso de selección y eliminación, estará regulado por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en coordinación
con el Archivo Central y los Archivos de Gestión.
Ficha articulo
Artículo 36.-Manera
de seleccionar documentos. Queda prohibida la eliminación parcial o total
de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo del Comité
Institucional de Selección y Eliminación y según el procedimiento establecido
en el presente Reglamento. La selección documental se llevará a cabo pieza por
pieza y en caso de eliminación se hará por unidades documentales (expedientes o
legajos), serie documental o bien grupos documentales.
Cumplido el plazo de
vigencia administrativo-legal de los documentos de los Archivos de Gestión,
éstos seleccionarán los documentos que consideran deben ser eliminados según lo
indicado en las Tablas de Plazos de Conservación aprobadas y vigentes.
Posteriormente, el Archivo Central se pronunciará sobre la conveniencia o no de
dicha eliminación, debiendo levantar un acta que será firmada por el encargado
de esta área y por la persona responsable del Archivo de Gestión. Si se
considera procedente la eliminación del documento, el Archivo de Gestión
procederá de conformidad, caso contrario, los documentos se conservarán en el
Archivo Central.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Disposiciones finales
Artículo 37.-Obligatoriedad del acatamiento.
Este reglamento es de acatamiento obligatorio por parte de los usuarios de los
servicios del Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 38.-Obligación
de la
Administración. La Administración deberá dotar a los Archivos de
Gestión y al Archivo Central de los instrumentos y herramientas necesarias para
que pueda llevar adelante su cometido y establezca los procedimientos y
mecanismos de control adecuados, a efecto de que esta dependencia esté en
capacidad de manejar en forma apropiada la documentación que tiene en custodia.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
De la vigencia
Artículo 39.-Vigencia. Rige a partir de su
publicación en el Diario Oficial La
Gaceta.
Ficha articulo
Fecha de generación: 8/3/2024 06:20:32
|