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 Normativa >> Reglamento 15 >> Fecha 06/08/2009 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 15
Reglamento del Archivo Central del Teatro Nacional
Texto Completo acta: CEDF0

TEATRO NACIONAL



REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL



Transcripción Acuerdo Nº 431-CD-2009



Sesión extraordinaria Nº 15-2009 del 6 de agosto del 2009



"Artículo 1º-El Consejo Directivo, Teatro Nacional conoce a las diez horas con quince minutos del día 6 de agosto del 2009, la propuesta del Reglamento del Archivo Central del Teatro Nacional y resuelve:



Considerando:



1º-Que es obligación del Teatro Nacional de Costa Rica, como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, cumplir las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 de 24 de octubre de 1990 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C, que resultan de acatamiento obligatorio y que propician que se emita el presente reglamento en aras de propiciar la óptima organización, conservación y facilitación de sus documentos.



2º-Que es responsabilidad del Consejo Directivo del Teatro Nacional de Costa Rica dictar normas que ordenen y faciliten la administración y control eficiente en el manejo y conservación de los documentos y conformación de expedientes administrativos.



3º-Que es necesario establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la información generada por la Institución para ponerla al servicio de los ciudadanos del país, en forma ágil, fácil, oportuna y así garantizar la transparencia en los actos administrativos institucionales. Por tanto:



El Consejo Directivo acuerda:



Acuerdo Nº 431-CD-2009: aprobar el Reglamento del Archivo Central del Teatro Nacional y de conformidad con el Principio Legal de Publicidad, ordenar su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º-Alcances. El presente Reglamento regula lo referente al funcionamiento del Archivo Central del Teatro Nacional, como servicio público, según lo estipulado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, su Reglamento, las resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las directrices de la Dirección General del Archivo Nacional, directrices y lineamientos emitidos por el Consejo Directivo y la Dirección General del Teatro Nacional.




Ficha articulo



Artículo 2º-



1.         El acervo documental del Teatro Nacional está constituido por el conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos por los programas y departamentos de la institución.



2.         Los archivos o colecciones propiedad de personas físicas o jurídicas ajenas al Teatro Nacional que hagan cesión o donación expresa de sus documentos, también forman parte de dicho patrimonio documental.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Definiciones. Para los efectos de este reglamento, los conceptos que a continuación se enuncian tienen el siguiente significado:



Acervo Documental. Conjunto de documentos de un archivo.



Archivo. Entidades o secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la administración y para la investigación.



Archivo histórico. Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.



Clasificación. Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.



Documento. Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.



Eliminación. Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la cultura.



Expediente. Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.



Listas de remisión. Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se trasladan de un archivo a otro.



Serie documental. Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.



Tabla de plazos de conservación de documentos. Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



 



Objetivo y funciones del Archivo Central



 



Artículo 4º-Su objetivo será coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión ubicados en las diferentes programas o departamentos del Teatro Nacional y ser el lugar en donde se reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.




 




Ficha articulo



Artículo 5º-Sus funciones serán:



a. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental del Teatro Nacional.



b. Centralizar todo el acervo documental de interés Institucional y de interés público, de acuerdo con los plazos de remisión que esta dependencia establezca.



c. Preparar los instructivos, guías, catálogos y demás instrumentos auxiliares, que faciliten la consulta de la información.



d. Asesorar a los programas y departamentos del Teatro Nacional sobre la aplicación de criterios correctos de clasificación y ordenación de su producción documental y supervisar el funcionamiento de los archivos de gestión.



e. Proporcionar a los usuarios la información requerida, en forma oportuna, eficaz y eficiente.



f. Analizar y estudiar las mejores soluciones que permitan el buen funcionamiento del Archivo Central y de los Archivos de Gestión.



g. Elaborar certificaciones o constancias basadas en el fondo documental del Archivo Central, previa cancelación por parte del interesado de las especies fiscales correspondientes.



h. Establecer los controles necesarios para el correcto manejo y preservación del fondo documental del Archivo Central.



i. Salvaguardar toda aquella documentación que de una u otra manera se vea amenazada su integridad.



j. Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional, de las labores y evolución archivística de la Institución.



k. Salvaguardar por los medios de reproducción más convenientes, los documentos con mayor índice de consulta y aquellos que por cualquier razón sintieran amenazada su integridad física.



l. Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y ejecutar los acuerdos tomados por el mismo.



m. Elaborar la tabla general de plazos de conservación de la Institución, basada en las tablas de plazos de los Archivos de Gestión y someterla a conocimiento del Comité Institucional de Selección y Eliminación, para su aprobación y posterior remisión a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.



n. Rendir un informe mensual y detallado de las labores ejecutadas al superior administrativo.



o. Cualquier otra disposición que el Teatro Nacional y/o Archivo Nacional dispongan.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO III



 



Las instalaciones del Archivo Central



 



Artículo 6º-El lugar destinado para el Archivo Central estará ubicado en las instalaciones del Teatro Nacional y deberá contar con una sala de consulta, un área de trabajo y un depósito documental.




 




Ficha articulo



Artículo 7º-El local destinado para Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias que garanticen condiciones optimas de preservación documental, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones similares. Además deberá contar con las medidas técnicas para la prevención y/o extinción de incendios, prevención de robos y accesibilidad a usuarios internos o externos.




 




Ficha articulo



Artículo 8º-Se deberán observar las siguientes medidas de preservación y seguridad de los documentos e instalaciones:



a. Sólo tendrán acceso al depósito de los documentos, los funcionarios del Archivo Central, los funcionarios de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones, los Tribunales de Justicia por mandato legal y aquellos que cuenten con autorización previa de la Dirección General.



b. Los documentos deberán ser guardados en cajas cuyo material sea libre de factores físicos, químicos y biológicos, que ocasionen deterioro o destrucción de los documentos, y deben ubicarse en estanterías o en otro sistema apropiado de acuerdo con los avances tecnológicos.



c. La estantería, cajas de cartón y documentos deben someterse a limpieza periódica.



d. Los niveles de humedad deberán encontrarse en lo posible entre un 55% y un 65%.



e. La temperatura en el depósito deberá fluctuar en lo posible entre los 18° C y 22° C.



f. Las paredes, suelo y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.



g. Deberán instalarse interruptores de fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.



h. Será prohibido fumar en los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga la documentación.



i. Deberá existir un sistema de ventilación apropiado que evite en lo posible la humedad.



j. Deberá velarse por el buen trato de los documentos por parte de los funcionarios del Teatro Nacional y usuarios en general.




 




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De los Archivos de Gestión



 



Artículo 9º-Responsabilidad. Las Jefaturas de Programa y Departamento serán responsables por los archivos de gestión bajo su responsabilidad, velando por una correcta organización siguiendo los lineamientos emitidos por el Archivo Central. Para ello, deberán nombrar a un funcionario que se encargue de su mantenimiento y coordine con el Archivo Central las transferencias documentales según los plazos establecidos.




 




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Artículo 10.-Equipamiento. Los archivos deberán contar con los materiales, el espacio, equipo y mobiliario suficientes, que permitan una adecuada conservación, integridad y contenido informativo de los documentos, bajo responsabilidad del jefe de programa o departamento.




 




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Artículo 11.-Tablas de plazos. Cada dependencia administrativa, además de observar y respetar las medidas de preservación y seguridad a que se refiere el art. 8, deberá elaborar con el asesoramiento del Archivo Central, una tabla de plazos de conservación de sus documentos en el Archivo de Gestión, en la que especificará como mínimo, el tiempo de permanencia de los documentos en la oficina productora, su valor científico-cultural y descripción de la documentación con carácter de permanente.




 




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CAPÍTULO IV



 



Del manejo de la documentación y expedientes administrativos



 



Artículo 12.-Mesa de entrada. El Archivo Central, a través de la "MESA DE ENTRADA" (receptor externo de la correspondencia), será el único medio oficial por la que saldrá e ingresará la correspondencia externa emitida o recibida por los programas o departamentos del Teatro Nacional, independientemente de su origen o forma de entrega. Dicha correspondencia será revisada de acuerdo a los lineamientos y procedimientos que se establezcan al respecto y será clasificada en dos grandes conceptos: 1- Correspondencia General y 2- Expediente Administrativos.




 




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Artículo 13.-Vías de acceso de información. La correspondencia externa ingresará a la MESA DE ENTRADA por tres vías:



1- Entrega personal



2- Por apartado postal



3- Por fax u otro medio físico




 




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Artículo 14.-Custodia y administración de documentos. Toda información que se refiera a expedientes administrativos, estará bajo la custodia y administración de la oficina productora y conformará los expedientes espejo en versión electrónica, antes de ser transferidos al Archivo Central.




 




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Artículo 15.-Expedientes espejo. Los expedientes espejo deberán conservarse en idéntica condición al expediente administrativo el cual será el expediente de consulta de los usuarios.




 




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Artículo 16.-Consulta al expediente administrativo. La consulta al expediente administrativo, sólo podrá darse en caso de duda razonable en el expediente espejo y dentro de las instalaciones de la oficina productora o del Archivo Central. Lo anterior por cuanto solo existirá un original que se conservará completo y actualizado. Los Miembros de la Junta Directiva, el Director General y la Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones, podrán consultarlo en cualquier recinto del Teatro Nacional. Esta consulta se realizará sólo en casos muy calificados en aras de proteger la información e integridad original de los documentos, la documentación para consulta fuera del recinto a entidades gubernamentales, tribunales de justicia y cualquier otro que la Administración Superior autorice bajo su entera responsabilidad y previa firma de recibo que al efecto se extenderá.




 




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Artículo 17.-Acceso a los documentos. Los dictámenes emitidos por las dependencias que no han sido conocidos por el órgano a quien van dirigidos, no pueden ser conocidos por las partes, razón por la cual queda absolutamente prohibido el acceso a los mismos, a tenor de lo que establece el artículo 273 de la Ley General de la Administración Pública.




 




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CAPÍTULO V



 



Del funcionamiento interno del Archivo Central



 



Artículo 18.-Consulta de documentos. El Archivo Central facilitará los documentos únicamente en la sala de consulta y atención al usuario y en el horario ordinario de la Institución, salvo la excepción hecha en el artículo 15.




 




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Artículo 19.-Procedimiento a seguir. Las principales reglas que deben respetarse en la sala de consulta y atención al usuario serán las siguientes:



a. Todo usuario deberá proceder a identificarse debidamente de previo a realizar su consulta, para lo cual deberán identificarse y registrarse en el control de usuarios, quedan excluidos de esta regla los funcionarios del Teatro Nacional.



b. No se debe fumar, comer, ni beber dentro de las instalaciones del Archivo Central.



c. Se debe guardar silencio y comportarse de una forma respetuosa.



d. No se deben doblar o arrugar los documentos.



e. No se debe humedecer los dedos para pasar los documentos.



f. No se debe rayar, calcar o escribir sobre los documentos, ni se debe sacar documentos del Archivo Central.



g. Se debe llenar el formulario de solicitud de préstamo.



h. El equipo que se utilice para facilitar la consulta, debe ser tratado con precaución.



i. Cualquier otra situación que se establezca.



j. Quien no cumpla con las anteriores disposiciones, será retirado de la sala de consulta y atención al usuario.




 




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Artículo 20.-Devolución de documentos. Los documentos consultados por los usuarios, serán devueltos al funcionario que los prestó o en su defecto al encargado del Archivo Central, quién los revisará antes de dar el recibido conforme y procederá a su posterior reubicación.




 




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Artículo 21.-Reproducción de documentos. El Archivo Central estará facultado para reproducir sus documentos a nivel interno, estableciendo los controles necesarios para ello. Cuando se trate de usuarios externos, el encargado del Archivo Central podrá autorizar la salida de documentos para su reproducción fuera de las instalaciones, con la custodia de uno de sus funcionarios. Para la prestación y/o reproducción de documentos, deberá observarse lo que establecen las disposiciones finales de este reglamento.




 




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Artículo 22.-Control de usuarios. El Archivo Central llevará un control de usuarios de los documentos y utilizará un formulario que será elaborado al efecto por esa dependencia.




 




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Artículo 23.-Expedientes personales de funcionarios inactivos. Los expedientes personales en custodia del Archivo Central de los funcionarios inactivos, se prestarán únicamente al interesado, al Departamento de Recursos Humanos, a la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones, a los Tribunales de Justicia y a quién la Dirección General indique, debiendo emitir una autorización por escrito para ello.




 




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Artículo 24.-Trabajos realizados. Los estudiantes e investigadores que realicen trabajos con información del Archivo Central, se comprometerán a entregar una copia del trabajo realizado, para incorporarlo si así se considera conveniente, al patrimonio documental del Teatro Nacional.




 




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Artículo 25.-Daños o pérdida de documentos. Los usuarios del servicio serán responsables de los daños o pérdidas ocasionados a los documentos o materiales proporcionados para su consulta, asumiendo el costo de la reparación o reposición según corresponda.




 




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Artículo 26.-Registro e índice de documentos. El Archivo Central llevará un registro y un índice general de la documentación que custodia, con indicación de la unidad productora, fecha de los documentos y contenido sustantivo, los cuales servirán de instrumento de consulta para los interesados, tomando en cuenta que en principio estos documentos son "Documentos Públicos" y como tales son de libre acceso, con las excepciones que dicta la Ley General de Administración Pública, el derecho a la privacidad del expediente personal, y lo que establecen las disposiciones finales de este reglamento.




 




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Artículo 27.-Transferencia de documentos al Archivo Central. La documentación que se transfiera al Archivo Central, debe ir acompañada de la respectiva lista de remisión, debidamente inventariada, ordenada, clasificada de conformidad con el Manual de Clasificación Archivística del Teatro Nacional y ordenada respetando su principio de procedencia y organización original del fondo; debe ir en cajas claramente rotuladas y numeradas. La transferencia se efectuará de acuerdo con el cronograma que establezca el Archivo Central.




 




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Artículo 28.-Sistema de clasificación de documentos. El Archivo Central utilizará el sistema de clasificación más apropiado según los criterios archivísticos más modernos, tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión.




 




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CAPÍTULO VI



 



Del Comité Institucional de selección y eliminación de documentos



 



Artículo 29.-Conformación del Comité. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, estará conformado por el encargado del Archivo Central, el superior jerárquico del encargado del Archivo Central y un asesor legal. Entre dichos miembros se nombrará un presidente y un secretario.




 




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Artículo 30.-Funciones. El comité tendrá las siguientes funciones:



a. Aprobar la vigencia administrativa y legal de los documentos del Teatro Nacional.



b. Revisar y aprobar las tablas de plazos entregadas para su valoración por parte del Archivo Central.



c. Someter a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su aprobación, las tablas de plazos aprobadas por el comité.




 




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Artículo 31.-Remoción de los miembros del Comité. Corresponde a la Dirección General modificar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando lo considere necesario.




 




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Artículo 32.-Convocatoria a reunión. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, se reunirá previa convocatoria del Ilmo. Sr. Presidente, debiendo definir su programa de trabajo y normas internas de actuación, de conformidad con lo que establece el artículo 138 del Reglamento de la Ley Nº 7202.




 




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Artículo 33.-Acuerdos del comité. Los acuerdos del comité se tomarán por consenso de mayoría, debiendo levantarse un acta de los mismos en cada reunión. El acuerdo tomado se comunicará al programa o departamento gestor de la documentación que se trate.




 




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Artículo 34.-Eliminación ilegal de documentos. Serán denunciadas ante el Ministerio Público aquellas personas que incurrieren en el tipo penal que establece el artículo 36 de la Ley Nº 7202.




 




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De la Selección y Eliminación de Documentos por parte del Archivo Central



 



Artículo 35.-Regulación del proceso de selección y eliminación. El proceso de selección y eliminación, estará regulado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en coordinación con el Archivo Central y los Archivos de Gestión.




 




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Artículo 36.-Manera de seleccionar documentos. Queda prohibida la eliminación parcial o total de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo del Comité Institucional de Selección y Eliminación y según el procedimiento establecido en el presente Reglamento. La selección documental se llevará a cabo pieza por pieza y en caso de eliminación se hará por unidades documentales (expedientes o legajos), serie documental o bien grupos documentales.



Cumplido el plazo de vigencia administrativo-legal de los documentos de los Archivos de Gestión, éstos seleccionarán los documentos que consideran deben ser eliminados según lo indicado en las Tablas de Plazos de Conservación aprobadas y vigentes. Posteriormente, el Archivo Central se pronunciará sobre la conveniencia o no de dicha eliminación, debiendo levantar un acta que será firmada por el encargado de esta área y por la persona responsable del Archivo de Gestión. Si se considera procedente la eliminación del documento, el Archivo de Gestión procederá de conformidad, caso contrario, los documentos se conservarán en el Archivo Central.




 




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CAPÍTULO VII



 



Disposiciones finales



 



Artículo 37.-Obligatoriedad del acatamiento. Este reglamento es de acatamiento obligatorio por parte de los usuarios de los servicios del Archivo Central.




 




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Artículo 38.-Obligación de la Administración. La Administración deberá dotar a los Archivos de Gestión y al Archivo Central de los instrumentos y herramientas necesarias para que pueda llevar adelante su cometido y establezca los procedimientos y mecanismos de control adecuados, a efecto de que esta dependencia esté en capacidad de manejar en forma apropiada la documentación que tiene en custodia.




 




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CAPÍTULO VIII



 



De la vigencia



 



Artículo 39.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



 



 




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Fecha de generación: 8/3/2024 06:20:32
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