Artículo 2º-Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:

a) Operadora: Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., creada conforme lo dicta la Ley de Protección al Trabajador y el Decreto Ejecutivo No.27503-H "Reglamento para la Constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones Complementarias de los Banco Públicos y del Instituto Nacional de Seguros". 

b) Jerarca: Junta Directiva Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A. 

c) Administración Superior: estará constituida por la Junta Directiva de la Operadora y su Gerencia General.

d) Kilometraje: distancia recorrida por un vehículo en funciones propias de su cargo.

e) Departamento de Administración y Finanzas: ente encargado del control interno. 

f) Sistema de Arrendamiento: procedimientos y formularios de control establecidos por la Administración en procura de garantizar la aplicación y uso de recursos en la gestión de la Operadora para el reconocimiento de kilometraje para aquellos trabajadores que suscriban el contrato de arrendamiento.

g) Contrato de Arrendamiento: documento suscrito por el trabajador que da en arrendamiento su vehículo a la Operadora, mediante el cual se establecen sus derechos y obligaciones.

Artículo 3º-La Operadora conforme sus requerimientos, contará con un sistema de registro de arrendamiento de vehículos de sus trabajadores, donde se inscribirán los vehículos que los trabajadores arrienden a la Administración cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse a lugares fuera de su centro de trabajo. Dicho arrendamiento se materializará por  medio un contrato, el cual será retribuido mediante el pago de kilometraje recorrido, de conformidad con lo que se establece en este Reglamento.

El Departamento de Administración y Finanzas de la Operadora será la dependencia encargada del sistema de registro de arrendamiento de vehículos de los trabajadores de la Operadora.

            Artículo 4º-La posibilidad de arrendar su vehículo a la Operadora y percibir remuneración por pago de kilometraje está vedada a los miembros de la Junta Directiva, quienes por su condición y para estos efectos están excluidos de la aplicación de este Reglamento.

Artículo 5º-En ningún caso la remuneración, facilidades o ventajas que pueda representar este sistema para los trabajadores de la Operadora se considerará salario en especie, beneficio, mejora salarial o parte del contrato de trabajo, ni dará origen a derechos adquiridos de ninguna naturaleza para quienes se encuentren bajo dicho sistema.

El reconocimiento económico por concepto de pago de kilometraje no obliga a la Operadora a otorgar espacios de parqueo en las zonas de estacionamiento de su propiedad.

CAPÍTULO II

Ingreso al sistema y contrato de arrendamiento

Artículo 6º-La utilización del arrendamiento de vehículos propiedad de los trabajadores de la Operadora, sólo procederá bajo la presencia de al menos una de las siguientes circunstancias, en cuyo caso corresponderá a la Jefatura a la que esté adscrita el área solicitante, el  acreditar la  condición que proceda: 

a)         Cuando la disponibilidad vehicular con que cuenta la Operadora resulte insuficiente para atender un eventual requerimiento de transporte.

b)         Cuando el servicio de transporte público no permita el desplazamiento oportuno del trabajador y,

c)         Cuando medien aspectos de racionalidad, economía y beneficio para la Operadora, en cuyo caso deberá quedar previamente fundamentado el hecho que sustentó la decisión.

El pago de kilometraje no se reconocerá para asistir ordinariamente al lugar de trabajo del trabajador, ni para asistir a sesiones de Junta Directiva.

Artículo 7º-Para que el trabajador ingrese al sistema de arrendamiento, deberá presentar ante su Jefatura inmediata un formulario de solicitud de ingreso al sistema y ésta deberá autorizarlo dicha solicitud expresamente, además deberá cumplir con los siguientes requisitos: 

a)         Que el vehículo por utilizar se encuentre inscrito en el Registro Nacional de la Propiedad de Vehículos Automotores a nombre del trabajador. Para acreditar este hecho se deberá aportar la certificación correspondiente. Este vehículo debe ser registrado en el sistema de arrendamiento.

b)         Que el vehículo por utilizar se encuentre en excelentes condiciones mecánicas y de carrocería, que el odómetro esté en excelente estado y que el vehículo sea adecuado para la clase de trabajo para la cual se va a utilizar.

c)         Que se encuentre al día en el pago de los derechos de circulación y que el vehículo cuente con el marchamo. Se deberá adjuntar copia del recibo correspondiente.

d)         Que el vehículo cuente con la aprobación de la revisión técnica vehicular, de lo cual deberá adjuntar copia.

e)         Que su licencia para conducir se encuentre vigente. Deberá presentar copia de ese documento.

f)          Demostrar que el vehículo cuenta con las pólizas de seguros que se indican en el artículo 9 de este Reglamento.

No procederá el cobro ni el reconocimiento del kilometraje recorrido cuando el trabajador utilice otro vehículo que no se encuentre registrado en el sistema.

El trabajador admitido en el sistema de arrendamiento se obliga a informar de inmediato a su jefe y este a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, cualquier cambio de las condiciones esenciales aquí indicadas.

Artículo 8º-La Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, una vez recibidos los documentos por parte del jefe inmediato del solicitante, deberá efectuar, en el plazo de cinco días hábiles, el registro en la nómina de autorizados para el "Arrendamiento de vehículos" y realizará una verificación de las condiciones y requisitos necesarios para la inclusión en el  sistema. 

Una vez verificados los requisitos que acreditan al trabajador como usuario del sistema de arrendamiento, éste deberá firmar un "Contrato de Arrendamiento", en el cual se incluirán todos los derechos y deberes que se generan del arrendamiento del vehículo tanto para la Administración como para el trabajador; así como que se tienen como incorporadas todas las disposiciones del presente Reglamento y que la Operadora se encuentra exenta de cualquier tipo de responsabilidad.

En el expediente de cada trabajador aceptado en el sistema de arrendamiento deben incluirse los siguientes documentos:

a)         Copia de licencia al día.

b)         Copia de la revisión técnica oficial del vehículo al día debidamente aprobada.

c)         Copia de pago de derechos de circulación al día.

d)         Copia de las pólizas del vehículo y de los recibos de renovación.

e)         Declaración jurada eximiendo a la Operadora de cualquier responsabilidad por todos los posibles daños que podría sufrir el vehículo no cubiertos por las pólizas solicitadas en este Reglamento. 

f)          Contrato de arrendamiento.

g)         Solicitudes de servicio de kilometraje.

h)         Copia de las liquidaciones de kilometraje recorrido.

i)          Recibos de renovación de licencia, revisión técnica vehicular, pago de derecho de circulación y pólizas del vehículo.

        Artículo 9º-Los vehículos que sean incluidos en el sistema de arrendamiento, deberán estar asegurados mediante la suscripción de una póliza voluntaria de seguro de automóviles, que se mantendrá vigente todo el tiempo que dure el contrato de arrendamiento con  las coberturas mínimas de: responsabilidad civil por lesión o muerte de personas y Responsabilidad civil por daños a la propiedad de terceros.  Dichas pólizas deberán ser canceladas por el trabajador que arrendó el vehículo.

Artículo 10.-El vehículo que sea incluido dentro del sistema de arrendamiento deberá ser conducido por el trabajador que suscribió el contrato, quien por su cuenta y a riesgo propio, estará obligado a asumir las responsabilidades civiles y penales que pudieran originarse de accidentes en los que intervenga.  Consecuentemente, la Operadora no asumirá ni aceptará responsabilidad alguna por los daños causados al vehículo, a terceras personas o sus bienes en caso de accidente; y únicamente asumirá la responsabilidad de indemnizar a sus trabajadores por concepto de riesgos profesionales de trabajo conforme al régimen jurídico aplicable, siempre y cuando utilicen su vehículo en ejecución de lo convenido  para cumplir sus funciones. 

No se asignarán choferes de la Operadora para conducir este tipo de vehículos.

Artículo 11.-La Operadora no se hará responsable en caso de robo del vehículo, por lo cual la póliza referida en el artículo 9 debe tener cobertura contra robo o, en su defecto, el trabajador deberá rendir la declaración jurada señalada en el inciso e, del artículo 8 de este Reglamento.

La Operadora tampoco se hará responsable de ningún daño o perjuicio que sobrevenga por robo, hurto, accidentes, o cualquier otra situación que se genere por la utilización del vehículo dentro del sistema de arrendamiento.

CAPÍTULO III

Ejecución del contrato y procedimiento para

el pago del arrendamiento del vehículo

Artículo 12.-Con anticipación al uso del "Arrendamiento del vehículo", el trabajador incluido en el sistema de arrendamiento de previo a realizar cada gira o gestión deberá presentar un "Formulario de Planificación de Gira o Gestión" a su Jefatura inmediata para su aprobación y únicamente con el visto bueno de ésta podrá realizarse la misma.

El formulario deberá contener como mínimo la siguiente información:

a)         Puesto y unidad administrativa a la que pertenece el trabajador.

b)         Número de placa, modelo y año del vehículo.

c)         Lugar y hora de inicio y finalización estimada de la gira o gestión.

d)         Tarifa vigente por kilómetro recorrido, autorizada por la Contraloría General de la República.

e)         Distancia entre el lugar de inicio y finalización de la gira o gestión según la Tabla Oficial de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. 

f)          Estimación del gasto a incurrir por concepto de kilometraje calculado con la tarifa y distancia indicadas en los literales anteriores.

g)         Firma del trabajador solicitante.

h)         Firma del trabajador que revisa el formulario.

i)          Firma de la Jefatura y trabajador que autoriza la gira o gestión.

j)          Destino de la gira.

El Departamento para el cual labore el trabajador que presente el "Formulario de Planificación de Gira o Gestión" será la dependencia encargada de emitir y resguardar este formulario.

El arrendamiento del vehículo se pagará contra recorrido efectivo, es decir, una vez hecha la liquidación del mismo y no antes, por lo que no se autorizará adelantos de pago.

Artículo 13.-Será responsabilidad de la jefatura del trabajador usuario del sistema de "Arrendamiento de vehículos", previo a autorizar la gira o gestión, constatar la disponibilidad de  recursos presupuestarios.

Quienes realicen giras o gestiones sin contar con el sustento económico y autorizaciones estipuladas estarán siendo los responsables directos de cubrir con su peculio los gastos en que se pueda haber incurrido, sin que ello los exima de la aplicación de eventuales sanciones disciplinarias.

Artículo 14.-La Operadora reconocerá a los usuarios del sistema, a título de contraprestación, el kilometraje recorrido en cada gira o gestión, de conformidad con las tarifas autorizadas por la Contraloría General de la República y en cuanto a las distancias, regirá la Tabla Oficial de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Además se reconocerá el pago de parqueos, peajes y transbordadores, para lo cual será necesario que se presenten los comprobantes del caso junto con la liquidación del viaje.

Sin embargo, cuando la Tabla Oficial de Distancias no contemple el recorrido realizado, se tomará la lectura obtenida del odómetro del vehículo.

Artículo 15.-Concluida la gira el trabajador dispondrá de 7 días hábiles para presentar la liquidación respectiva a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, documento que deberá contener la siguiente información mínima:

Puesto y unidad administrativa a la que pertenece el trabajador

a)         Número de placa, modelo y año del vehículo.

b)         Lugar, fecha y hora de inicio y destino de la gira.

c)         Tarifa vigente por kilómetro recorrido, autorizada por la Contraloría General de la República. 

d)         Lectura inicial de salida del odómetro, según lo establecido en el artículo 18 de este Reglamento.

e)         Lectura final de entrada del odómetro, según lo establecido en el artículo 18 de este Reglamento.

f)          Trabajador que registra la lectura inicial y final del odómetro. 

g)         Trabajador solicitante.

h)         Trabajador que revisa el formulario.

i)          Jefatura que autoriza o deniega el pago.

La no presentación del formulario de liquidación dentro del plazo establecido hará que el trabajador pierda el derecho de reclamar el pago de kilometraje y se tendrá como que éste no realizó recorrido alguno.

La Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas procederá a revisar la liquidación respectiva para determinar si cumple con todos los requisitos y posteriormente determinar si procede o no el pago.

Dicho pago será rechazado además de la no presentación de la liquidación, cuando ésta incumpla con los requisitos establecidos.

            Artículo 16.-Los gastos en que incurra el trabajador al hacer uso del vehículo tales como combustible, lubricantes, reparación, materiales, repuestos, mantenimientos,  infracciones de tránsito, seguro obligatorio y otros seguros, derechos de circulación, así como el pago del deducible en caso de accidentes, gastos legales y otros no cubiertos por las pólizas, correrán a cuenta exclusiva del trabajador que suscribió el contrato de arrendamiento.

           Artículo 17.-No existirá por parte de la Operadora la obligación de garantizar un mínimo de kilómetros por recorrer o remunerar.

CAPÍTULO IV

Sistema de Control

Artículo 18.-Para la lectura del odómetro de los vehículos habilitados dentro del sistema de arrendamiento se designará un responsable de registrar el kilometraje inicial y final del vehículo. 

Para los trabajadores con sede en las Oficinas Centrales de la Operadora el responsable será un trabajador del Departamento de Administración y Finanzas; y para los trabajadores con otras sedes el responsable será un trabajador autorizado por la Operadora o el oficial de seguridad.

       Artículo 19.-La responsabilidad de verificar los sitios visitados bajo este sistema y tramitar el pago del arrendamiento del vehículo recaerá en la jefatura inmediata del usuario.

Artículo 20.-Cuando por motivo de las labores encomendadas el trabajador admitido dentro del sistema deba transportar en su vehículo equipos, herramientas y otros propiedad de la Operadora, deberá adoptar las previsiones del caso a fin de asegurar su debida conservación y salvaguarda mientras se encuentren bajo su responsabilidad.  

En caso de sustracción o pérdida de los objetos transportados propiedad de la Operadora, el trabajador deberá informar a su jefe inmediato una vez concluida su gira o gestión, o bien, al día posterior que resulte hábil, aportando para ello la denuncia presentada ante las autoridades judiciales correspondientes.

Recibida la denuncia de lo sucedido, la jefatura inmediata deberá gestionar, al tenor de las disposiciones disciplinarias internas que puedan resultar aplicables, lo que corresponda, a fin de que se determine si al trabajador eventualmente se le imputa alguna responsabilidad por lo sucedido.

De manera similar se deberá proceder cuando se presuma que pudo haber mediado descuido o negligencia ante el deterioro acelerado que puedan sufrir los bienes propiedad de la Operadora en el vehículo.

Artículo 21.-Será prohibido para el trabajador que utilice el sistema de arrendamiento de vehículos:

a)         No llevar a cabo la gira o gestión.

b)         Llevar a cabo otras actividades que no sean acordes con el objeto de la gira o gestión.

c)         Cobrar kilometraje cuando se utilice el vehículo de otra persona u otros medios de transporte colectivo.

d)         Transportar en el vehículo al momento de cada gira o gestión a personas ajenas a la Operadora, salvo aquellas que previamente hayan sido autorizadas por ésta en virtud de existir un interés institucional.  Esta autorización la brindará la Jefatura inmediata del trabajador solicitante.

Artículo 22.-Toda vez que se compruebe, la Operadora podrá excluir al trabajador que se encuentre admitido para el "Arrendamiento de vehículos" cuando medie:

a)         Incumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento.

b)         Por uso indebido del sistema de arrendamiento.

c)         Cuando la necesidad que dio origen a la incorporación del Arrendamiento del vehículo haya desaparecido.

d)         Incurrir en alguna de las prohibiciones o incumplir los requisitos de este Reglamento.

e)         Cuando cualquiera de los documentos detallados en el artículo 7 y otros similares pierdan su vigencia, hasta tanto no se renueven y se presente nuevamente a la Operadora.

La exclusión ante la presencia de cualquiera de los aspectos señalados pondrá fin al contrato de arrendamiento suscrito entre las partes, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones disciplinarias que puedan corresponder.

Artículo 23.-Le corresponderá a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas mantener un registro actualizado de los trabajadores que se encuentran admitidos para el "Arrendamiento de vehículos", así como llevar un registro y control de los reportes de pago.

Los trabajadores que por motivación propia resuelvan retirarse del sistema para el "Arrendamiento de vehículos", deberán comunicarlo formalmente a su jefatura inmediata y ésta a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas.

        Artículo 24.-Los dueños de los vehículos deberán acatar en todo momento lo dispuesto en la Ley de Tránsito por Vías Pública Terrestres, así como cualquier otra normativa que resulte aplicable en materia de tránsito y aquellas disposiciones internas que puedan ser consideradas dentro de los procedimientos que sobre el particular emitan las áreas competentes.

           Artículo 25.-Si se paga el arrendamiento en algún caso en que no procedía, el trabajador que recibió el pago deberá reintegrar a la Operadora el monto percibido, en caso de incumplimiento por parte de éste, los trabajadores que supervisaron y aprobaron el respectivo pago, reintegrarán en forma solidaria los montos pagados por dicho concepto en un plazo máximo de tres días hábiles después de notificados. En todo caso de incumplimiento, se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan según lo indicado en el artículo 81, inciso l) del Código de Trabajo, a todos los trabajadores que incumplan.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 26º-El presente Reglamento podrá ser modificado por acuerdo firme de la Junta Directiva de Popular Pensiones.

            Artículo 27º-El presente Reglamento entrará a regir una vez aprobado por la Contraloría General de la República y publicado en el Diario Oficial La Gaceta.