Artículo 2º-Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:

a) Popular Valores: Puesto de Bolsa del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., creado con fundamento en el artículo 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores de Costa Rica y el Decreto Ejecutivo Nº 27503-H "Reglamento para la Constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones Complementarias de los Banco Públicos y del Instituto Nacional de Seguros".

b) Jerarca: Junta Directiva de Popular Valores, Puesto de Bolsa S. A.

c) Administración Superior: estará constituida por la Junta Directiva de Popular Valores, Puesto de Bolsa S. A. y su Gerencia General.

d) Kilometraje: distancia recorrida por un vehículo en funciones propias de Popular Valores S. A.

e) Departamento de Servicios Administrativos: ente encargado del control interno.

d) Sistema de Arrendamiento: procedimientos y formularios de control establecidos por la Administración en procura de garantizar la aplicación y uso de recursos en la gestión de Popular Valores S. A., para el reconocimiento de kilometraje a aquellos trabajadores que suscriban el contrato de arrendamiento

e) Contrato de Arrendamiento: documento suscrito por el trabajador que da en arrendamiento su vehículo a Popular Valores S. A., mediante el cual se establecen sus derechos y obligaciones.

Artículo 3º-Popular Valores S. A. conforme sus requerimientos, contará con un sistema de registro de arrendamiento de vehículos de sus trabajadores, donde se inscribirán los vehículos que los trabajadores arrienden a la Administración cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse a lugares fuera de su centro de trabajo. Dicho arrendamiento se materializará por medio de un contrato, el cual será retribuido mediante el pago de kilometraje recorrido, de conformidad con lo que se establece en este Reglamento.

El Departamento de Servicios Administrativos de Popular Valores S. A. será la dependencia encargada del sistema de registro de arrendamiento de vehículos de los trabajadores de Popular Valores S. A.

Artículo 4º-La posibilidad de arrendar su vehículo a Popular Valores S. A. y percibir remuneración por pago de kilometraje está vedada a los miembros de la Junta Directiva, Gerente General y al Auditor Interno, quienes por su condición y para estos efectos están excluidos de la aplicación de este Reglamento.

Artículo 5º-En ningún caso la remuneración, facilidades o ventajas que pueda representar este sistema para los trabajadores de Popular Valores S. A. se considerará salario en especie, beneficio, mejora salarial o parte del contrato de trabajo, ni dará origen a derechos adquiridos de ninguna naturaleza para quienes se encuentren bajo dicho sistema.

El reconocimiento económico por concepto de pago de kilometraje no obliga a Popular Valores S. A. a otorgar espacios de parqueo en las zonas de estacionamiento de su propiedad.

CAPÍTULO II

Ingreso al Sistema y Contrato de Arrendamiento

Artículo 6º-La utilización del pago de kilometraje sólo procederá bajo la presencia de al menos una de las siguientes circunstancias, en cuyo caso corresponderá a la Gerencia o Jefatura a la que esté adscrita el área solicitante, el acreditar la condición que proceda:

a) Cuando la disponibilidad vehicular con que cuenta Popular Valores S. A. resulte insuficiente para atender un eventual requerimiento de transporte.

b) Cuando el servicio de transporte público no permita el desplazamiento oportuno del trabajador y,

c) Cuando medien aspectos de racionalidad, economía y beneficio para Popular Valores S. A. en cuyo caso deberá quedar previamente fundamentado el hecho que sustentó la decisión.

El pago de kilometraje no se reconocerá para asistir ordinariamente al lugar de trabajo del trabajador, ni para asistir a sesiones de Junta Directiva.

Artículo 7º-Para que el trabajador ingrese al sistema de arrendamiento, deberá presentar ante su Jefatura inmediata un formulario de solicitud de ingreso al sistema y ésta deberá autorizarlo dicha solicitud expresamente, además deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Que el vehículo por utilizar se encuentre inscrito en el Registro Nacional de la Propiedad de Vehículos Automotores a nombre del trabajador. Para acreditar este hecho se deberá aportar la certificación correspondiente. Este vehículo debe ser registrado en el sistema de arrendamiento.

b) Que el vehículo por utilizar se encuentre en excelentes condiciones mecánicas y de carrocería, que el odómetro esté en excelente estado y que el vehículo sea adecuado para la clase de trabajo para el cual se va a utilizar.

c) Que se encuentre al día en el pago de los derechos de circulación y que el vehículo cuente con el marchamo. Se deberá adjuntar copia del recibo correspondiente.

d) Que el vehículo cuente con la aprobación de la revisión técnica vehicular, de lo cual deberá adjuntar copia.

e) Que su licencia para conducir se encuentre vigente. Deberá presentar copia de ese documento.

f)  Demostrar que el vehículo cuenta con las pólizas de seguros que se indican en el artículo 9º de este Reglamento.

No procederá el cobro ni el reconocimiento del kilometraje recorrido cuando el trabajador utilice otro vehículo que no se encuentre registrado en el sistema.

El trabajador admitido en el sistema de arrendamiento se obliga a informar de inmediato a su jefe y éste a la Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos, cualquier cambio de las condiciones esenciales aquí indicadas.

Artículo 8º- La Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos, una vez recibidos los documentos por parte del jefe inmediato del solicitante, deberá efectuar, en el plazo de cinco días hábiles, el registro en la nómina de autorizados para el "Pago de Kilometraje" y realizará una verificación de las condiciones y requisitos necesarios para la inclusión en el sistema.

Una vez verificados los requisitos que acreditan al trabajador como usuario del sistema de arrendamiento, éste deberá firmar un "Contrato de Arrendamiento", en el cual se incluirán todos los derechos y deberes que se generan del pago de kilometraje tanto para la Administración como para el trabajador; así como que se tienen como incorporadas todas las disposiciones del presente Reglamento y que Popular Valores S. A. se encuentra exenta de cualquier tipo de responsabilidad.

En el expediente de cada trabajador aceptado en el sistema de arrendamiento deben incluirse los siguientes documentos:

a) Copia de licencia al día.

b) Copia de la revisión técnica del vehículo al día y debidamente aprobada

c) Copia de los derechos de circulación al día

d) Copia de las pólizas del vehículo al día y de los recibos de renovación

e) Declaración jurada eximiendo a Popular Valores S. A. de cualquier responsabilidad por todos los posibles daños que podría sufrir el vehículo no cubiertos por las pólizas solicitadas en este Reglamento.

f)  Contrato de arrendamiento.

g) Solicitudes de servicio de kilometraje.

h) Copia de las liquidaciones de kilometraje recorrido.

Artículo 9º-Los vehículos que sean incluidos en el sistema de arrendamiento, deberán estar asegurados mediante la suscripción de una póliza voluntaria de seguro de automóviles, que se mantendrá vigente todo el tiempo que dure el contrato de arrendamiento con las coberturas mínimas de: responsabilidad civil por lesión o muerte de personas y Responsabilidad civil por daños a la propiedad de terceros. Dichas pólizas deberán ser canceladas por el trabajador que arrendó el vehículo.

Artículo 10.-El vehículo que sea incluido dentro del sistema de arrendamiento deberá ser conducido por el trabajador que suscribió el contrato, quien por su cuenta y a riesgo propio, estará obligado a asumir las responsabilidades civiles y penales que pudieran originarse de accidentes en los que intervenga. Consecuentemente, Popular Valores S. A. no asumirá ni aceptará responsabilidad alguna por los daños causados al vehículo, a terceras personas o sus bienes en caso de accidente; y únicamente asumirá la responsabilidad de indemnizar a sus trabajadores por concepto de riesgos profesionales de trabajo conforme al régimen jurídico aplicable, siempre y cuando utilicen su vehículo en ejecución de lo convenido para cumplir sus funciones.

No se asignarán choferes de Popular Valores S. A. para conducir este tipo de vehículos.

Artículo 11.-Popular Valores S. A. no se hará responsable en caso de robo del vehículo, por lo cual la póliza referida en el artículo 9 debe tener cobertura contra robo o, en su defecto, el trabajador deberá rendir la declaración jurada señalada en el inciso e, del artículo 8 de este Reglamento.

Popular Valores S. A. tampoco se hará responsable de ningún daño o perjuicio que sobrevenga por robo, hurto, accidentes, o cualquier otra situación que se genere por la utilización del vehículo dentro del sistema de arrendamiento.

CAPÍTULO III

Ejecución del contrato y procedimiento para el pago del kilometraje

Artículo 12.-Con anticipación al uso del "Pago de Kilometraje", el trabajador incluido en el sistema de arrendamiento de previo a realizar cada gira o gestión deberá presentar un "Formulario de Planificación de Gira o Gestión" a su Gerencia o Jefatura inmediata para su aprobación y únicamente con el visto bueno de ésta podrá realizarse la misma.

El formulario deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Puesto y unidad administrativa a la que pertenece el trabajador.

b) Número de placa, modelo y año del vehículo.

c) Lugar y hora de inicio y finalización estimada de la gira o gestión.

d) Tarifa vigente por kilómetro recorrido, autorizada por la Contraloría General de la República.

e) Distancia entre el lugar de inicio y finalización de la gira o gestión según la Tabla Oficial de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

f)  Estimación del gasto a incurrir por concepto de kilometraje calculado con la tarifa y distancia indicadas en los literales anteriores.

g) Firma del trabajador solicitante.

h) Firma del trabajador que revisa el formulario.

i)  Firma de la Jefatura y trabajador que autoriza la gira o gestión.

j)  Destino de la gira.

El Departamento para el cual labore el trabajador que presente el "Formulario de Planificación de Gira o Gestión" será la dependencia encargada de emitir y resguardar este formulario.

El pago del kilometraje se pagará contra recorrido efectivo, es decir, una vez hecha la liquidación del mismo y no antes, por lo que no se autorizará adelantos de pago.

Artículo 13.-Será responsabilidad de la jefatura del trabajador usuario del sistema de "Pago de Kilometraje", previo a autorizar la gira o gestión, constatar la disponibilidad de recursos presupuestarios.

Quienes realicen giras o gestiones sin contar con el sustento económico y autorizaciones estipuladas estarán siendo los responsables directos de cubrir con su peculio los gastos en que se pueda haber incurrido, sin que ello los exima de la aplicación de eventuales sanciones disciplinarias.

Artículo 14.-Popular Valores S. A. reconocerá a los usuarios del sistema, a título de contraprestación, el kilometraje recorrido en cada gira o gestión, de conformidad con las tarifas autorizadas por la Contraloría General de la República y en cuanto a las distancias, regirá la Tabla Oficial de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

Sin embargo, cuando la Tabla Oficial de Distancias no contemple el recorrido realizado, se tomará la lectura obtenida del odómetro del vehículo.

Artículo 15.-Concluida la gira el trabajador dispondrá de 7 días hábiles para presentar la liquidación respectiva a la Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos, documento que deberá contener la siguiente información mínima:

a) Puesto y unidad administrativa a la que pertenece el trabajador

b) Número de placa, modelo y año del vehículo

c) Lugar, fecha y hora de inicio y destino de la gira

d) Tarifa vigente por kilómetro recorrido, autorizada por la Contraloría General de la República.

e) Lectura inicial de salida del odómetro, según lo establecido en el artículo 18 de este Reglamento.

f)  Lectura final de entrada del odómetro, según lo establecido en el artículo 18 de este Reglamento.

g) Trabajador que registra la lectura inicial y final del odómetro.

h) Trabajador solicitante.

i)  Trabajador que revisa el formulario.

j)  Jefatura que autoriza o deniega el pago.

La no presentación del formulario de liquidación dentro del plazo establecido hará que el trabajador pierda el derecho de reclamar el pago de kilometraje y se tendrá como que éste no realizó recorrido alguno.

La Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos procederá a revisar la liquidación respectiva para determinar si cumple con todos los requisitos y posteriormente establecer si procede o no el pago.

Dicho pago será rechazado además de la no presentación de la liquidación, cuando ésta incumpla con los requisitos establecidos.

Artículo 16.-Los gastos en que incurra el trabajador al hacer uso del vehículo tales como combustible, lubricantes, reparación, materiales, repuestos, mantenimientos, infracciones de tránsito, seguro obligatorio y otros seguros, derechos de circulación, así como el pago del deducible en caso de accidentes, gastos legales y otros no cubiertos por las pólizas, correrán a cuenta exclusiva del trabajador que suscribió el contrato de arrendamiento.

Artículo 17.-No existirá por parte de Popular Valores S. A. la obligación de garantizar un mínimo de kilómetros por recorrer o remunerar al trabajador.

CAPÍTULO IV

Sistema de Control

Artículo 18.-Para la lectura del odómetro de los vehículos habilitados dentro del sistema de arrendamiento se designará un responsable de registrar el kilometraje inicial y final del vehículo.

Artículo 19.-La responsabilidad de verificar los sitios visitados bajo este sistema y tramitar el pago de kilometraje recaerá en la jefatura inmediata del usuario.

Artículo 20.-Cuando por motivo de las labores encomendadas el trabajador admitido dentro del sistema deba transportar en su vehículo equipos, herramientas y otros, propiedad de Popular Valores S. A., deberá adoptar las previsiones del caso a fin de asegurar su debida conservación y salvaguarda mientras se encuentren bajo su responsabilidad.

En caso de sustracción o pérdida de los objetos transportados propiedad de Popular Valores S. A., el trabajador deberá informar a su jefe inmediato una vez concluida su gira o gestión, o bien, al día posterior que resulte hábil, aportando para ello la denuncia presentada ante las autoridades judiciales correspondientes.

Recibida la denuncia de lo sucedido, la jefatura inmediata deberá gestionar, al tenor de las disposiciones disciplinarias internas que puedan resultar aplicables, lo que corresponda, a fin de que se determine si al trabajador eventualmente se le imputa alguna responsabilidad por lo sucedido.

De manera similar se deberá proceder cuando se presuma que pudo haber mediado descuido o negligencia ante el deterioro acelerado que puedan sufrir los bienes propiedad de Popular Valores S. A. en el vehículo.

Artículo 21.-Será prohibido para el trabajador que utilice el sistema de pago de kilometraje:

a) No llevar a cabo la gira o gestión.

b) Llevar a cabo otras actividades que no sean acordes con el objeto de la gira o gestión.

c) Cobrar kilometraje cuando se utilice el vehículo de otra persona u otros medios de transporte colectivo.

d) Transportar en el vehículo al momento de cada gira o gestión a personas ajenas a Popular Valores S. A., salvo aquellas que previamente hayan sido autorizadas por ésta en virtud de existir un interés institucional. Esta autorización la brindará la Gerencia o Jefatura inmediata del trabajador solicitante.

Artículo 22.-Toda vez que se compruebe, Popular Valores S. A. podrá excluir al trabajador que se encuentre admitido para el "Pago de Kilometraje" cuando medie:

a) Incumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento.

b) Por uso indebido del sistema de arrendamiento.

c) Cuando la necesidad que dio origen a la incorporación del sistema de pago de kilometraje haya desaparecido.

d) Incurrir en alguna de las prohibiciones o incumplir los requisitos de este Reglamento.

e) Cuando cualquiera de los documentos detallados en el artículo 7 y otros similares pierdan su vigencia, hasta tanto no se renueven y se presenten nuevamente a Popular Valores S. A.

La exclusión ante la presencia de cualquiera de los aspectos señalados pondrá fin al contrato de arrendamiento suscrito entre las partes, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones disciplinarias que puedan corresponder.

Artículo 23.-Le corresponderá a la Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos mantener un registro actualizado de los trabajadores que se encuentran admitidos para el "Pago de Kilometraje", así como llevar un registro y control de los reportes de pago.

Los trabajadores que por motivación propia resuelvan retirarse del sistema para el "Pago de Kilometraje", deberán comunicarlo formalmente a su jefatura inmediata y ésta a la Jefatura del Departamento de Servicios Administrativos.

Artículo 24.-Los dueños de los vehículos deberán acatar en todo momento lo dispuesto en la Ley de Tránsito por Vías Pública Terrestres, así como cualquier otra normativa que resulte aplicable en materia de tránsito y aquellas disposiciones internas que puedan ser consideradas dentro de los procedimientos que sobre el particular emitan las áreas competentes.

Artículo 25.-Si se paga el kilometraje en algún caso que no procedía el trabajador que recibió el pago deberá reintegrar a Popular Valores S. A. el monto percibido, en caso de incumplimiento de parte de éste, el trabajador que aprobó el respectivo pago, reintegrará en forma solidaria el monto pagado por ese concepto en un plazo máximo de tres días hábiles después de notificados, caso contrario se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan según lo indicado en el artículo 81 del Código de Trabajo.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 26.-El presente Reglamento podrá ser modificado por acuerdo firme de la Junta Directiva de Popular Valores S. A.

Artículo 27.-El presente Reglamento entrará a regir una vez aprobado por la Contraloría General de la República y publicado en el Diario Oficial La Gaceta. (Ref. oficio PVSA/071 del 5 de febrero del 2010.)

San José, 25 de junio del 2010