Texto Completo acta: EDE1D
POPULAR SOCIEDAD
AGENCIA DE SEGUROS S. A.
- (Esta
norma fue dejada por el Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S.A,
aprobado en sesión ordinaria N° 98 del 12 de febrero del 2013)
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE
LA AUDITORÍA INTERNA
DE POPULAR SOCIEDAD
AGENCIA DE SEGUROS S.
A.
"La presente publicación del Reglamento de Organización
y Funcionamiento de la Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros
S. A., se realiza en acato a lo establecido por
la Ley General de Control
Interno, Ley 8292, Artículo Nº 23 y
la Resolución R-DC-119-2009
de la
Contraloría General de
la República. Dicho
reglamento fue aprobado en firme por
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., en Sesión Ordinaria Nº 26, Acuerdo
Nº 099, Artículo Nº 8 y
la Contraloría General de
la República otorgó
el mérito de aprobación, según consta en el oficio DFOE-ED-0379, de fecha 09 de
junio del 2010. Máster Gerardo Corrales Barboza, Auditor Interno, Popular
Sociedad Agencia de Seguros S. A."
REGLAMENTO
DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE
LA AUDITORÍA INTERNA DE POPULAR SOCIEDAD
AGENCIA
DE SEGUROS S. A.
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Fundamento y propósito. Este
Reglamento tiene como fin regular la organización y funcionamiento de
la Auditoria Interna
de Popular Sociedad Agencia de Seguros, S. A., establecer su naturaleza,
ubicación y estructura organizativa, ámbito de acción, competencias, relaciones
y coordinaciones, normas sobre sus atributos, normas sobre el desempeño y
aspectos relacionados con las actividades propias y fundamentales de su
competencia funcional.
Se confecciona con
base en
la Ley General de Control
Interno número 8292, Artículo Nº 23; Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
número 7428; Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público, publicadas en
La Gaceta Nº 28, el 10-02-2010; Reglamento de
Gobierno Corporativo SUGEF-SUGEVAL-SUPEN-SUGESE, Artículo Nº 27.
Ficha articulo
Artículo 2º-Ámbito
de Aplicación. Las disposiciones de este Reglamento son de aplicación para
la Auditoría Interna y para todo empleado de Popular
Sociedad Agencia de Seguros S. A. en el ámbito de competencia funcional e
institucional respectivamente, así como a los sujetos privados en lo
pertinente, en tanto sean custodios o administradores de fondos públicos
transferidos por Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
Ningún empleado de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. puede alegar desconocimiento del
presente Reglamento, y será responsabilidad de los diferentes niveles
jerárquicos de la administración informar del mismo a los empleados a su cargo.
Ficha articulo
Artículo 3º-Definiciones:
Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:
Bloque de legalidad. Conjunto de normas jurídicas, escritas y no
escritas, a cuya observancia se encuentra obligada
la Administración
Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de
rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y
las reglas de la ciencia o de la técnica.
Competencia de la auditoría interna. Ámbito
de aplicación de las competencias y potestades de la auditoría interna, que
abarca:
i. Toda la organización de Popular Sociedad
Agencia de Seguros S. A.
ii. Los entes públicos o privados a los que
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., gire o transfiera fondos,
independientemente de si la ley obliga a
la Sociedad a trasladar esos fondos o la autoriza en
forma genérica, ejerciendo las coordinaciones que jurídicamente correspondan.
Sistema de Control Interno. Comprende la serie de acciones diseñadas y
ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad
razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización,
fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el
patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información;
c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento
jurídico y técnico.
Ambiente de Control.
Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y
mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás empleados, para permitir
el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para
una administración escrupulosa.
Valoración del riesgo.
Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta
la Sociedad y la auditoría,
tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los
objetivos; con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
Actividades de control.
Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a
cabo las disposiciones emitidas por
la Contraloría General
de la República,
Superintendencia General de Seguros y el Instituto Nacional de Seguros, por los
jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del
sistema de control interno.
Debido cuidado profesional.
Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que ello
implique infalibilidad.
Independencia de criterio.
Condición según la cual la auditoría interna debe estar libre de injerencias
del jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la
ejecución de sus labores.
Independencia funcional.
Atributo dado por la posición de la auditoría interna en la estructura
organizacional, como un órgano asesor de alto nivel dependiente del jerarca.
Máximo Jerarca. Superior jerárquico
del órgano o ente, y quien ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente;
puede ser unipersonal o colegiado.
Pericia. Conocimientos,
aptitudes y otras competencias que deben reunir los empleados de la auditoría
interna, individual y colectivamente, para cumplir con sus responsabilidades
individuales.
Servicio de advertencia. Es un
servicio dirigido a los órganos sujetos a la competencia institucional de la
auditoría interna, y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias
de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento de la
auditoría interna.
Servicio de asesoría. Es un
servicio dirigido al jerarca y consiste en el suministro de criterios,
observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con
respecto a los temas que son competencia de la auditoría interna.
Servicio de autorización de libros. Es una
obligación asignada de manera específica a la auditoría interna, que consiste
en el acto de otorgar la razón de apertura de los libros requeridos por el sistema
de control de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., como de aquellos otros
libros que a criterio de la auditoría interna deban cumplir con este requisito.
Titular subordinado.
Empleado de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad
para ordenar y tomar decisiones.
Universo de auditoría.
Conjunto de elementos susceptibles de la prestación de los servicios de la
auditoría interna dentro de su ámbito de competencia en
la Sociedad. Generalmente,
el universo de auditoría contempla un detalle de unidades auditables que pueden
agruparse de diferentes formas (por función, actividad, unidad organizacional,
tipo de póliza -línea de pólizas-, proyecto, proceso, etc.), pero puede
ampliarse para considerar un inventario de los trabajos que la auditoría
interna puede efectuar en relación con esas unidades auditables.
Administración activa: Desde
el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria,
directiva u operativa de
la Administración. Desde el punto de vista orgánico,
es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan,
a saber: Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., Gerencia
General de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y todas las demás unidades
con excepción de
la Auditoría Interna.
Auditor: Empleado (a) de
la Auditoría Interna
que realiza funciones auditoras, en el ejercicio de las atribuciones, deberes,
derechos y limitaciones impuestos por las leyes, reglamentos, manuales y normas
vigentes en materia de fiscalización de
la Hacienda Pública
y privado en general.
Auditor General: Auditor (a) Interno
(a) de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., responsable principal de la
dirección y administración de
la Auditoría de
la Sociedad.
Auditoría:
La Auditoría Interna
de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Desde el punto de vista funcional,
es una actividad independiente, objetiva y asesora que proporciona seguridad
razonable a la Sociedad,
que persigue validar, mejorar sus operaciones y contribuir a que se alcancen
los objetivos de la
Sociedad.
LGCI: Ley General de
Control Interno Nº 8292.
LOCGR: Ley orgánica de
la Contraloría General
de La República Nº
7428.
LRMS: Ley Reguladora del
Mercado de Seguros Nº 8653.
Empleado: Toda persona que
presta sus servicios a la
Sociedad en virtud de un contrato laboral de carácter
temporal o permanente.
Ficha articulo
Artículo 4º-Responsabilidades. Son obligaciones
del jerarca, auditor y su equipo de trabajo y demás empleados de Popular
Sociedad Agencia de Seguros, los siguientes:
a) Del jerarca, de divulgar, cumplir y hacer
cumplir el presente Reglamento.
b) De los empleados de la auditoría interna y del
resto de la administración activa, de cumplir este Reglamento en la materia que
le concierne a cada parte.
c) Del Auditor Interno, de someter (las veces que
sean necesarias) las modificaciones de este Reglamento a la aprobación del
jerarca e incorporar, si proceden, las observaciones que éste realice en la
versión final de las modificaciones, que se publicarán en
La Gaceta, luego de la
aprobación de la
Contraloría General de
la República.
d) Del jerarca y del Auditor Interno, de concluir
en un plazo máximo de treinta días hábiles el proceso de acuerdo para
introducir modificaciones al Reglamento y su aprobación en firme por el jerarca,
a partir de la fecha en se presente por parte del Auditor el documento de
solicitud de modificación.
e) Del Auditor Interno, presentar a
la Contraloría General
de la República
el presente Reglamento para su aprobación, una vez aprobado por el jerarca.
f) De existir discrepancias y divergencias de
criterio, entre el auditor interno y el jerarca, relativas al Reglamento de
Organización y Funcionamiento de Auditoría Interna; sobre aspectos de
organización se resolverán considerando en su aplicación las normas internas
que regulan esa materia para cada ente u órgano, procurando llegar a un acuerdo
satisfactorio. Si la discrepancia se refiere a aspectos funcionales, de previo
a la aprobación se planteará una consulta a Contraloría General de
La República, la que
dispondrá lo que proceda.
Ficha articulo
Artículo 5º-Marco
normativo. La
Auditoría deberá ejecutar su trabajo de conformidad con lo
que establecen las siguientes regulaciones, así como las modificaciones a estas
que en el futuro se emitan:
a)
La Ley General de Control Interno.
b)
La Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República.
c)
La Ley Reguladora del Mercado de Seguros
d) Normas para el ejercicio de la auditoría
interna en el Sector Público, La
Gaceta N° 28- Miércoles 10 de febrero de 2010, RESOLUCIÓN
R-DC-119-2009 DEL 16/12/2009
e) Normas de Control Interno para el Sector
Público, (N-2-2009-CO-DFOE, Gaceta 26, 06-02-2009).
f) Directrices para la autoevaluación anual y la
evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público
(D-2-2008-CO-DFOE, emitidas con resolución RCO- 33-2008 del 11 de julio de
2008, publicada en La
Gaceta Nº 147 del 31 de julio de 2008)
g) La demás normativa legal, reglamentaria y
técnica aplicable.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De la naturaleza,
potestades, deberes,
obligaciones y
prohibiciones
Artículo 6º-Naturaleza. La auditoría interna
desempeña un papel de especial relevancia por
cuanto es una actividad independiente, objetiva y asesora, que
contribuye al logro de los objetivos institucionales mediante la práctica de un
enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de dirección, la administración del riesgo y el control en las
instituciones respectivas, conforme lo establece el bloque de legalidad.
En su actividad
impone un enfoque sistemático y gestión moderna, basada en la aplicación de
conocimientos renovados, en la búsqueda de herramientas efectivas de auditoría
para enfrentar sus desafíos y en la coordinación oportuna con diversas
instancias, tales como la administración activa,
la Contraloría General
de la República
y otros sujetos interesados en la actividad y sus resultados.
Ficha articulo
Artículo 7º-Función.
Es un órgano que forma parte del Sistema de Control Interno (SCI) de Popular
Sociedad Agencia de Seguros S. A.
La Auditoría se obliga a mantener una oportuna y
efectiva participación y coordinación con los demás componentes del sistema, a
fin de que se alcance el objetivo que une a esos componentes, esto es,
garantizar la legalidad y la existencia, el cumplimiento, la suficiencia y la validez
del sistema de control interno y del Sistema de Valoración de Riesgos, en
aquellas áreas y programas sujetos a su estudio, competencia y fiscalización,
proporcionando una garantía razonable de que la actuación del jerarca y el
resto de la administración activa se realizan conforme a la ley y sanas
prácticas.
Ficha articulo
Artículo 8º-Concepto
funcional de auditoría interna. De conformidad con lo establecido en el
artículo 21 de la Ley
General de Control Interno, la auditoría interna es la
actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente
u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones.
Ficha articulo
Artículo 9º-Independencia
y objetividad. Los empleados de
la Auditoría Interna
deberán ejercer sus funciones con total independencia funcional y de criterio,
respecto del jerarca de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y de los
demás órganos de la administración activa.
Es obligación de los
empleados de la
Auditoría mantener una actitud imparcial y evitar conflicto
de intereses, todo de conformidad con lo establecido en los artículos 32 y 34
de la Ley General
de Control Interno; las Directrices generales sobre principios y enunciados
éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, empleados
de la
Contraloría General de
la República,
auditorías internas y empleados públicos en general y de las Normas para el
ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y del Código de Ética
del Conglomerado Financiero Banco Popular de Desarrollo Comunal.
Ficha articulo
Artículo 10.-Deber
de informar. De conformidad con la independencia, objetividad y
transparencia de la labor de
la Auditoría Interna, el Auditor Interno informará a
la Junta Directiva
de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., cuando existan factores que
puedan comprometer su independencia y objetividad, o cuando exista algún
conflicto de intereses. Asimismo, es obligación de los empleados de
la Auditoría Interna
informar por escrito al Auditor Interno los detalles del impedimento, cuando su
independencia de criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en
apariencia.
Ficha articulo
Artículo 11.-Ubicación
y estructura. La
Auditoría, conforme a sus competencias, es el órgano asesor
principal del jerarca en materia de control interno y dependerá orgánicamente
de la Junta Directiva
de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., con quien coordinará los asuntos
de interés que corresponda. Se organizará para su funcionamiento conforme lo
disponga el Auditor Interno, de conformidad con lo establecido en el artículo
23 de la LGCI y
acorde con las disposiciones que emita
la Contraloría General
de la República
y la demás normativa que regula al Conglomerado Financiero Banco Popular de
Desarrollo Comunal.
Su estructura deberá
ser aprobada por la
Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
como máximo jerarca de la
Sociedad. El puesto de auditor, conforme a lo establecido en
Resolución de Contraloría R-CO-93-2006, publicada en
La Gaceta Nº 236 del
8 de diciembre de 2006, tienen un carácter estratégico, en consecuencia,
quienes los ocupen deberán llevar a cabo funciones de planeación, organización,
dirección, supervisión, coordinación y de control propias de los procesos
técnicos y administrativos de la auditoría interna.
Ficha articulo
Artículo 12.-Nombramiento.
El Auditor Interno deberá ser nombrado en jornada de tiempo completo y por
tiempo indefinido por la
Junta Directiva de Popular sociedad Agencia de Seguros S. A.,
de conformidad con el artículo 31 de la
LGCI y 62 de Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
y según la reglamentación, disposiciones y demás procedimientos establecidos al
efecto.
El Auditor Interno
deberá cumplir con lo establecido en los artículos 29 de
la LGCI, y los lineamientos,
directrices y demás regulaciones que emita
la Contraloría General
de la República
sobre esta materia, en especial funciones y requisitos de los cargos de auditor
y Interno. Deberán ser Contadores Públicos Autorizados y tener conocimiento
sobre el marco legal que rige
la Administración
Pública en general y la normativa emitida por
la Superintendencia General
de Seguros y la
Contraloría General de
la República en
materia de control y riesgo.
El Auditor Interno
deberá ser una persona de reconocido prestigio, experiencia e integridad
profesional y personal, con un alto y reconocido sentido de la responsabilidad
personal y profesional, con total independencia funcional y de criterio
respecto del jerarca y los demás órganos de la administración activa.
Ficha articulo
Artículo 13.-Remoción
o suspensión. El Auditor solo podrá ser suspendido o removido de su cargo
por justa causa y por decisión emanada de
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., previa formación de expediente, con
oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen
previo favorable de
la Contraloría General de
la República, todo
de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de
la Ley Orgánica
de la Contraloría
Nº 6872 y demás regulaciones emitidas al respecto.
Ficha articulo
Artículo 14.-Autoridad.
Además de las indicadas en el artículo 33 de
la LGCI Nº 8292, para el
acertado cumplimiento de sus competencias y deberes, el Auditor Interno, el y
los demás empleados de
la Auditoría Interna tendrán las siguientes
potestades:
a) Solicitar para su examen a cualquier empleado,
órgano, unidad o departamento, en la forma, condiciones y plazos razonables,
con atención a la oportunidad que estime conveniente, los informes, libros,
actas, atestados, estados financieros, archivos, datos y registros de cualquier
naturaleza, valores y en general todo tipo de documentos sin excepción para el
cumplimiento de sus obligaciones.
b) Solicitar al empleado de Popular Sociedad
Agencia de Seguros S. A., en la forma, condiciones y plazo que estime
conveniente, la asesoría, colaboración y facilidades necesarias para el mejor
cumplimiento de su función auditora.
c) Cuando fuera difícil atender lo solicitado
dentro del plazo requerido, el responsable de atender la solicitud así deberá
comunicarlo y explicarlo a la auditoría, dentro de los tres días hábiles
siguientes al recibo de la misma, pudiendo ser ampliado cuando el caso lo
amerite.
d)
La Auditoría Interna podrá solicitar la aplicación
de las medidas disciplinarias que correspondan, en caso de que su solicitud no
sea atendida dentro del plazo establecido para ello.
e)
La Auditoría podrá solicitar la aplicación de las
medidas disciplinarias establecidas en el artículo 41 de
la LGCI, cuando algún empleado
de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. con sus acciones suscite
restricciones u obstáculos que constituyan un evidente atraso y limitación al
trabajo de fiscalización, tanto del Auditor Interno como a su personal. Esto se
catalogará como un menoscabo a la debida protección de los recursos públicos y
una violación al marco legal que regula la actuación de las auditorías
internas. Lo anterior acarreará la imputación de responsabilidades por la
afectación que cause en el cumplimiento de las potestades del personal de la
auditoría y por tanto, de las competencias de fiscalización correspondientes,
según se prescribe en los artículos 33, 39 y 41 de
la LGCI.
f) Solicitar, en el ejercicio de sus
competencias, datos e información de
la Sociedad a entidades bancarias, de seguros y
otras autoridades externas.
g) Solicitar al nivel jerárquico correspondiente,
el cese inmediato de acciones cuestionadas que comprometan la independencia y
objetividad de la
Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 15.-Asistencia a las sesiones de Junta
Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. El Auditor Interno,
asistirá a las sesiones de
la Junta Directiva cuando ese órgano colegiado así
lo solicite para brindar asesoría en temas de su competencia, y cuando dicho
empleado así lo estime necesario y conveniente para el desempeño de sus
funciones, ejerciendo la asesoría adecuada y con independencia. Dicha
asistencia se norma con los siguientes lineamientos:
a) Brindará asesoría sobre asuntos concretos y a
solicitud explícita de asesoría por parte del jerarca.
b) Asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.
c) Brindará asesoría únicamente en asuntos de su
competencia y sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en
el desarrollo posterior de sus demás competencias.
d) Pedir y vigilar que su opinión conste en las
actas respectivas.
e) Podrá posponer su opinión cuando a su criterio y
por la complejidad del asunto en discusión requiera recabar mayores elementos
de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o
postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.
f) La presencia ni el silencio del Auditor
Interno en las sesiones releva al jerarca de la responsabilidad de respetar el
ordenamiento jurídico y técnico en lo que acuerde. El silencio no impide que el
Auditor Interno emita su opinión posteriormente, en forma verbal o por escrito
en otra sesión.
g) Abstenerse de participar en comisiones de
trabajo o similares, de naturaleza eminentemente administrativa, excepto que se
trate de comisiones conformadas por miembros de Junta Directiva de Popular
Sociedad Agencia de Seguros S. A., en donde se requiera su participación con
carácter de asesor en su campo de competencia.
h) Cualesquier otros que sean concordantes con las
funciones que desempeña.
Ficha articulo
Asignación de
Recursos a la
Auditoría
Artículo 16.-Recursos:
La Auditoría deberá
contar con el Talento Humano, materiales, equipo tecnológico e instalaciones
físicas necesarios para el adecuado cumplimiento de sus funciones y la
capacitación para el desarrollo profesional del Auditor Interno y de sus
empleados que se considere propicia para el cumplimiento de su Plan Anual de
Auditoría y el buen funcionamiento de su unidad, de conformidad con el artículo
27 y 28 de la LGCI.
Para tales
propósitos, el Auditor planteará sus necesidades debidamente justificadas ante
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., para que ésta ordene la asignación
oportuna y adecuada de dichos recursos. El Auditor Interno comunicará, en caso
de ser necesario a su junta Directiva, el impacto que sobre la fiscalización y
el control tendrá la limitación de recursos, e informará al jerarca del riesgo
que está asumiendo y la eventual responsabilidad que podrá imputársele al
respecto.
En cuanto al personal
de la
Auditoría Interna para su nombramiento, remoción, sanción,
promoción, concesión de licencias, disminución de plazas, así como de cualquier
otro movimiento de personal, requiere de previo la autorización del Auditor
Interno de conformidad con lo establecido en los artículos 24 y 28 de
la LGCI; no obstante, como
empleados de la Sociedad
estarán sujetos a las disposiciones administrativas del resto del personal de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
Ficha articulo
Artículo 17.-Presupuesto.
La Junta Directiva
de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. requerirá a
la Auditoría Interna,
la formulación técnica de su presupuesto, conforme a los lineamientos
aplicables y al Plan Anual de Trabajo. Este presupuesto debe presentarse al
Comité de Auditoría Corporativo con el objeto de que dicho comité formule
sugerencias que fortalezcan y coadyuven en la labor de
la Auditoría Interna.
El responsable del
manejo presupuestario de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. deberá
llevar un registro del monto asignado y aprobado para
la Auditoría Interna
y detallado por objeto del gasto, para el adecuado control de la ejecución y modificaciones
del presupuesto.
No podrán hacerse
modificaciones ni ajustes presupuestarios que afecten los recursos asignados a
la actividad de la
Auditoría Interna sin contar con la aprobación del Auditor
Interno.
Ficha articulo
Artículo 18.-Asesoría
y Asistencia Técnica. El Auditor Interno y los auditores contarán con la
asesoría, asistencia técnica y jurídica de profesionales de
la Sociedad, cuando a
consecuencia del ejercicio de sus funciones propias resulten parte en un
proceso judicial conforme lo dispuesto en el artículo 26 de
la LGCI.
De ser necesario, a
juicio del empleado de Auditoría que requiera de la asistencia o asesoría
jurídica, el Auditor Interno podrá solicitar a
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. que autorice la contratación externa
de un profesional en Derecho cuya probada formación profesional y experiencia
garanticen la mejor atención del asunto objeto de controversia judicial.
Ficha articulo
Prohibiciones del
Personal de la
Auditoría
Artículo 19.-Prohibiciones. El Auditor Interno,
y los demás empleados de la
Auditoría tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Conforme las disposiciones legales aplicables
no podrán ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo asuntos
estrictamente personales, en los que él, su cónyuge, sus ascendientes,
descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o
bien cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista
impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto de Popular
Sociedad Agencia de Seguros S. A. De esta prohibición se exceptúa la docencia,
siempre que sea fuera de la jornada laboral.
b) Participar en las Juntas Directivas de las
asociaciones, cooperativas y demás organizaciones, cuando estén sujetas al
control y a la fiscalización de
la Auditoría Interna, conforme lo dispuesto en el
artículo 6 de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República.
c) Con el propósito de mantener su carácter asesor
e independiente, no realizarán funciones y actuaciones propias de la
administración activa.
d) No podrán ser parte de grupos de trabajo,
comisiones o similares o ejercer funciones propias de otra unidad
administrativa de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., ni participar con
carácter resolutivo en comisiones de trabajo o similares de naturaleza
eminentemente administrativa. Tampoco podrán ser parte de órganos instructores
de procedimientos administrativos, excepción hecha al inciso vii) del Artículo
17 de este Reglamento.
e) Participar en actividades político-electorales,
salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.
f) Revelar información sobre las auditorías o los
estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello en lo
cual se determine una posible responsabilidad civil, disciplinaria o
eventualmente penal de los empleados de Popular Sociedad Agencia de Seguros S.
A.
g) Auditar operaciones o procesos específicos en
los cuales haya sido previamente responsable como empleado de
la Administración,
proveedor o por cualquier otro motivo. Para tal efecto, se presume que hay
impedimento si provee servicios para una actividad, en la cual se tuvieron
responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles en los 2
últimos años contados a partir de su ingreso a la auditoría, situación que deberá
comunicar por escrito al Auditor Interno al momento de la asignación del
estudio.
h) No deben ejecutar sus competencias de asesoría
y advertencia en operaciones, de las cuales haya sido previamente responsable.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Del funcionamiento de
la auditoría
Competencias, normas
sobre atributos y desempeño
Artículo 20.-Competencias. Además de las
competencias establecidas en el artículo 22 de
la LGCI, le corresponde a
la Auditoría:
a) Realizar servicios de auditoría y servicios
preventivos de acuerdo con las normas técnicas de auditoría, en cualesquiera de
las unidades administrativas u operativas de Popular Sociedad Agencia de
Seguros S. A., en el momento que considere oportuno, con fundamento en su Plan
de Trabajo o de acuerdo con las prioridades del caso, así como cuando medie
solicitud de la Junta
Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. o
alguna instancia de fiscalización superior.
b) Verificar el cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias, objetivos y metas, de los planes estratégicos y
operativos, de las políticas y procedimientos financieros y administrativos
establecidos para Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
c) Evaluar en forma regular el sistema de control
interno institucional en relación con los riesgos, aspectos contables,
financiero y administrativo, con el fin de determinar su cumplimiento,
suficiencia y validez, y recomendar las mejoras que considere necesarias y
oportunas.
d) Evaluar la suficiencia, oportunidad y
confiabilidad de la información contable, financiera, administrativa y
administración de riesgos.
e) Examinar en forma regular la operación efectiva
de los controles críticos en unidades desconcentradas o en la prestación de
servicios de apoyo contratados con terceros. En este caso, los sujetos sean
públicos o privados, están en la obligación de brindar la información que la
auditoría requiera dentro de los plazos y condiciones razonablemente
establecidos, circunstancia que deberá indicarse expresamente en el documento
que en relación con la prestación de servicios se suscriba con terceros.
f) Verificar que los recursos de Popular Sociedad
Agencia de Seguros S. A. sean administrados con eficiencia, eficacia y
economía, de conformidad con las sanas prácticas administrativas, contables y
financieras, y de acuerdo con las normas del ordenamiento jurídico vigente.
g) Mantener un archivo permanente de las
regulaciones que afecten su ámbito de competencia, en especial de la normativa
y directrices que emita
la Contraloría General de
la República.
h) Tendrá libertad de proveer e intercambiar
información con
la Contraloría General de
la República, así
como con otros entes y órganos de control que conforme a
la Ley corresponda, sin perjuicio
de la coordinación que al respecto proceda conforme a
la Ley y en el ámbito de sus
competencias, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la
auditoría interna.
i) Presentar al Comité de Auditoría Corporativo
informes trimestrales de sus actividades de administración, inspección y
fiscalización, con mención de los resultados de las evaluaciones de la
efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de
control interno.
j) Actuar conforme las directrices de orden ético
emitidas por el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal y
por las Directrices Generales sobre los Principios y Enunciados Éticos a
observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Empleados de
la Contraloría General
de la República,
Auditorías Internas y Empleados Públicos en General Nº D-2-2004-CO, publicadas
en La Gaceta Nº
228 del 22 de noviembre de 2004.
k) Las demás competencias que contemplen la
normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que
establece el artículo 34 de la
LGCI.
Ficha articulo
Artículo 21.-Servicios de Auditoría. Como parte
de las competencias y de conformidad con las Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público, los servicios que presta la auditoría interna se
clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.
Los servicios de
auditoría comprenden los distintos tipos de auditoría. Los servicios
preventivos incluyen la asesoría, la advertencia y la autorización de libros.
Los "servicios de auditoría" son los referidos a los distintos tipos de
auditoría, incluidos los estudios especiales.
Los resultados
derivados de estos servicios preventivos se comunican por escrito mediante
oficios u otros medios que la auditoría considere pertinente y el documento
respectivo no se rige por el trámite del informe que está reservado para los
servicios de auditoría, como lo prescribe
la LGCI.
Tanto la asesoría
como la advertencia pueden darse en conexión y sobre la marcha de un estudio en
proceso y no son vinculantes para el que las recibe, cuya decisión queda bajo
su entera responsabilidad. Asimismo, deben darse sin que se comprometa su
independencia y objetividad en el desarrollo posterior de las propias labores
de la actividad.
a) Asesoría: Solamente la proporciona el Auditor
Interno o en el que éste delegue a
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. en forma directa, verbal o escrita, y
preferiblemente a solicitud expresa de éste. Comprende criterios, opiniones y
observaciones que coadyuven a la toma de decisiones del jerarca, sin manifestar
inclinación por una posición determinada, la asesoría no pretende sustituir la
responsabilidad y funciones de
la Administración.
Consiste en un criterio del Auditor sobre asuntos de su
competencia con el sustento jurídico y técnico pertinente, que se expresa en una
sesión de la Junta
Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. o
reunión con este jerarca o sus comisiones, el cual quedará constando en actas y
de ser posible en documento escrito, e implica la verificación posterior de lo
actuado.
b) Advertencia: Corresponde a la función
preventiva que consiste en alertar a cualesquiera de los órganos de la
administración activa, incluido el Jerarca, sobre las posibles consecuencias de
su proceder. Esta labor se ejecuta de oficio sobre asuntos de su competencia,
cuando sean de su conocimiento conductas o decisiones que contravengan el
ordenamiento jurídico y técnico. Consiste en prevenir sobre las eventuales
consecuencias de una decisión, hecho o situación, que puede comunicarse al
jerarca y debe quedar consignada en actas o en un documento escrito.
Puede consistir en un trabajo de análisis que
desarrolla y fundamenta la auditoría interna, producto del conocimiento de un
asunto cuyas consecuencias pueden derivar en perjuicio para
la Administración. El
resultado de este análisis se expresa por escrito mediante criterios que
previenen (advertencias) a la administración de las consecuencias de un hecho o
decisión; documento que al igual que las asesorías, no se rige por el trámite
del informe que prescribe la
LGCI.
Si por circunstancias especiales la advertencia se
efectuara en forma verbal, debe hacerse por escrito a la brevedad e implica
verificar posteriormente el proceder y legalidad de lo actuado por
la Administración.
c) Autorización de libros:
La Auditoría Interna
deberá legalizar y fiscalizar periódicamente la efectividad del manejo,
autorización y control de libros o registros relevantes y necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.
Ficha articulo
Artículo 22.-Normas Sobre Atributos de
la Auditoría Interna. Las normas sobre atributos, describen las consideraciones
fundamentales para la actividad de auditoría interna y el aseguramiento de su
calidad. Estas normas son las siguientes:
a)
Pericia y debido cuidado profesional. Los servicios que presta la auditoría
interna deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional. En
caso de limitaciones relacionadas con la pericia, se deben gestionar el
asesoramiento y la asistencia pertinentes.
b) Aseguramiento de la calidad.
La Auditoría deberá
desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de la calidad que cubra
todos los aspectos de la actividad de
la Auditoría y permita revisar continuamente su
eficacia. Este programa debe estar diseñado para ayudar a la actividad de
la Auditoría Interna
a añadir valor, mejorar las operaciones de la organización y proporcionar
aseguramiento de que la actividad de
la Auditoría Interna
cumple con las Normas establecidas por el bloque de legalidad y el Código de
Ética del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
c) Evaluaciones. La actividad de
la Auditoría Interna
debe adoptar un proceso para supervisar y evaluar la eficacia general del
programa de calidad. Este proceso de supervisión incluye evaluaciones internas
y externas que deberán efectuarse de acuerdo con la normativa aplicable, así
como las Directrices para la auto evaluación anual y la evaluación externa de
calidad de las auditorías internas del Sector Público, según la resolución
R-CO-33-2008 de
la Contraloría General de
la República de
julio del 2008 y la circular 7565 (FOE-ST-124) Herramientas para la auto
evaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorias internas.
Las evaluaciones deben versar sobre los siguientes tópicos:
a. Evaluación del riesgo de
la Auditoría
b. Seguimiento del Plan de Trabajo Anual
c. Aplicación uniforme de Políticas y
Procedimientos
d. Supervisión y auto control de las labores de
la Auditoría Interna
e. Medición y análisis de indicadores de gestión
f. Informes de desempeño
d) Evaluaciones internas. Deberán incluir tanto
revisiones continuas del desempeño de la actividad de
la Auditoría como
revisiones periódicas mediante auto evaluaciones. El Auditor Interno deberá dar
inicio y supervisar el proceso de evaluación interna, asegurarse de que el
equipo seleccionado esté calificado y sea tan independiente como sea factible.
Deberá, asimismo, revisar los resultados de cada evaluación interna formal y
asegurarse que se hayan tomado las acciones correctivas apropiadas. Para estos
efectos se debe definir los programas de auditaría pertinentes.
e) Evaluaciones externas. Deberán efectuarse al
menos una vez cada tres años, para lo cual podrá optar por la modalidad de una
revisión externa de calidad o auto evaluación de calidad con validación
independiente, todo de conformidad con las directrices emitidas por el Órgano
Contralor.
f) Informe y plan de mejora. Los resultados de
las evaluaciones internas y externas deben constar en un informe con el
respectivo plan de mejoras y deberá ser comunicado oportunamente a
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y al personal de
la Auditoría Interna.
El Auditor Interno es responsable de dar seguimiento adecuado a la
implementación del plan de mejora.
Con excepción de las auto evaluaciones que vayan a ser
objeto de validación independiente, el informe de la auto evaluación anual de
calidad y los respectivos planes de mejora deben comunicarlos a más tardar el
15 de diciembre de cada año, todo de conformidad con lo establecido en las
directrices de la
Contraloría General de
la República.
En el caso de que la
auto evaluación anual vaya a ser objeto de una validación independiente, no
será obligatorio realizar la comunicación referida en el párrafo inmediato
anterior, sino hasta que se haya efectuado la validación independiente. Para la
comunicación del informe al jerarca, ésta podrá hacerse, en el plazo referido
en lo correspondiente al informe periódico de labores.
El Auditor y los
empleados de la auditoría interna, según proceda, deben informar que las
actividades de la auditoría interna son "realizadas de acuerdo con la normativa
aplicable al ejercicio de la auditoría interna". Lo anterior con fundamento en
los resultados de las evaluaciones que comprenden los procesos de aseguramiento
de calidad.
Ficha articulo
Artículo 23.-Normas
Sobre Desempeño. Las normas de desempeño, que se refieren a la
administración de la auditoría interna y las labores atinentes a su gestión de
la auditoría interna son las siguientes:
a) Administración. El Auditor y los empleados de
la auditoría interna, según proceda, deben establecer la visión, misión y
valores que regirán las actuaciones del personal de
la Auditoría Interna
entre sí y en su relación con la administración activa, con las autoridades de
fiscalización superior de
la Hacienda Pública en general en su relación con
cualquier otro ente ajeno a Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Aplicar y
evaluar los mecanismos necesarios para la debida planificación, organización,
seguimiento y demás labores gerenciales atinentes a la actividad de auditoría
interna
b) Planificación. El Auditor y los empleados de la
auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la
planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse
apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo,
considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos
institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.
c) Planificación estratégica. El auditor y los
empleados de la auditoría interna, según proceda, deben establecer una
planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de
la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los
objetivos institucionales.
d) Plan de trabajo anual. El Auditor y los
empleados de la auditoría interna, según proceda, deben formular un plan de
trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las
actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se
exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de
recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las
condiciones imperantes en la
Sociedad y conforme a las regulaciones establecidas por los
órganos competentes.
Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe
detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la
vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto,
los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos
deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que
contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las
labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento
de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna.
e) Comunicación del plan de trabajo anual y sus
modificaciones. El plan de trabajo anual de la auditoría interna y el
requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se debe dar a conocer
al jerarca, por parte del Auditor Interno. Asimismo, se deben valorar las
observaciones y solicitudes que, sobre los contenidos de ese plan, plantee esa
autoridad en su condición de responsable principal por el sistema de control
interno institucional. Las modificaciones al plan de trabajo anual que se
requieran durante su ejecución, deben comunicarse oportunamente al jerarca.
El plan de trabajo anual y sus modificaciones, se
deben remitir a
la Contraloría General de
la República, en la forma
y términos que al efecto disponga ese órgano contralor. La remisión de esa
información no tiene como objetivo otorgar una aprobación o visto bueno a lo
planificado por la auditoría interna.
f) Control del plan de trabajo anual. El Auditor
Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben ejercer
un control continuo de la ejecución del plan de trabajo anual, en procura de la
debida medición de resultados, la detección oportuna de eventuales desviaciones
y la adopción de las medidas correctivas pertinentes.
g) Naturaleza del trabajo. El Auditor Interno y
los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar, conforme a
sus competencias, la efectividad de los procesos institucionales de valoración
del riesgo, control y dirección, y promover las mejoras pertinentes, todo ello
en aras del estricto cumplimiento de los requerimientos previstos en el bloque
de legalidad y la consecución de los objetivos establecidos.
h) Riesgo. El Auditor Interno y los empleados de
la auditoría interna, según proceda, deben evaluar, al menos, el alcance,
contenidos y participantes en el proceso de valoración del riesgo, así como su
continuidad y vinculación con la planificación institucional.
i) Control. El Auditor Interno y los empleados de
la auditoría interna, según proceda, deben evaluar la eficacia, eficiencia,
economía y legalidad de los controles establecidos en
la Sociedad, frente a los
objetivos y los riesgos, a fin de coadyuvar con el mantenimiento de controles
efectivos y promover su mejora continua.
Como parte de ello, les corresponde evaluar los
objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, en cuanto
a su efectividad y a su congruencia respecto de los de la organización.
Asimismo, deben evaluar los resultados de la gestión de la entidad para
verificar que sean consistentes con los objetivos y metas establecidos, y que
las operaciones, programas y presupuestos estén siendo implantados o
desempeñados tal como fueron planeados. A los efectos, deben considerar los criterios
establecidos por la administración para medir el cumplimiento de los objetivos
y metas, y hacer las recomendaciones pertinentes cuando determinen la
posibilidad de mejorarlos.
j) Dirección. El auditor Interno y los empleados
de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar y promover mejoras a los
procesos de dirección, para lo cual, al menos, debe contemplar el diseño, la
implantación y la eficacia de los objetivos, programas y actividades de la
organización relacionados con la ética, y el apoyo de las tecnologías de
información a los objetivos organizacionales.
k) Administración de recursos. El Auditor Interno
debe gestionar que los recursos de la auditoría interna sean adecuados y
suficientes. Ante limitaciones de recursos que afecten la cobertura y alcance
de la actividad de auditoría interna, debe presentar al jerarca un estudio
técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado, que
contemple al menos lo siguiente:
i) Universo de auditoría
ii) Identificación de riesgos
iii) Cantidad y características de los recursos
requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la
debida cobertura y alcance.
l) Indicación del riesgo que se asume en el
evento de que se mantengan las necesidades de recursos que se sustentan en el
estudio. En la determinación de necesidades de recursos de la auditoría
interna, deben contemplarse las condiciones imperantes en
la Sociedad y las
regulaciones establecidas por los órganos competentes.
ll) Políticas y procedimientos. El auditor Interno
debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna,
fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de
auditoría interna en la prestación de los diferentes servicios. Dicha normativa
debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la auditoría
interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los empleados de
la auditoría interna.
m) Planificación puntual. El Auditor Interno y los
empleados de la auditoría interna, según proceda, deben realizar una
planificación puntual de cada servicio de auditoría, la cual debe considerar al
menos los objetivos e indicadores de desempeño de la actividad por auditar, así
como la evaluación del riesgo asociado.
Esta planificación debe ajustarse si es necesario,
conforme a los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución del
servicio, y si se requiere brindar un servicio adicional, debe valorarse la
oportunidad en que este ha de prestarse, y realizar las acciones procedentes.
En el caso de los servicios preventivos, la planificación puntual se debe
realizar en lo que resulte procedente.
n) Ejecución del trabajo. El y los empleados de la
auditoría interna, según proceda, deben realizar las actividades necesarias de
acuerdo con los objetivos y el alcance de cada servicio que se brinden, las
cuales deben documentarse de conformidad con las políticas y procedimientos
establecidos en la auditoría interna.
ñ) Supervisión. El y los empleados de la auditoría
interna, según proceda, deben supervisar todas las labores de la auditoría
interna, según corresponda de acuerdo con el tamaño y organización de la
auditoría interna, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad de sus
servicios y el desarrollo profesional de sus empleados.
o) Información sobre incumplimiento de las normas.
Cuando se den circunstancias que afecten el cumplimiento de alguna de las
presentes normas en un trabajo específico, tal condición debe documentarse
apropiadamente, por parte del auditor y los empleados de la auditoría interna,
según proceda, mediante un razonamiento que contemple principalmente la
indicación expresa de las normas que no se observan, así como los motivos y el
impacto correspondientes. Dicho razonamiento debe incorporarse en la
comunicación de resultados correspondiente, de conformidad con su naturaleza y
con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.
p) Oficialización de resultados. Los resultados
del trabajo deben oficializarse, por parte del Auditor y los empleados de la
auditoría interna, según se define en el Capítulo V de Comunicación de
Resultados del presente documento, mediante su comunicación formal, según
corresponda, al jerarca o al titular subordinado competente, así como a otras
instancias de la organización con competencia para emprender las acciones
pertinentes. Adicionalmente, se debe definir si tales resultados se darán a
conocer a partes externas a la
Sociedad, de conformidad con su naturaleza y las políticas y
procedimientos establecidos en la auditoría interna. En el caso de resultados
de los que pueden derivarse eventuales responsabilidades, la comunicación debe
realizarse observando la normativa específica emitida por
la Contraloría General
de la República.
q) Seguimiento de acciones sobre resultados. El
debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento
de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los
servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones
establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y
dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe
contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de
auditores externos,
la Contraloría General de
la República y demás
instituciones de control y fiscalización que correspondan.
r) Programación del seguimiento El Auditor
Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben programar
el seguimiento de acciones sobre los resultados, definiendo su naturaleza,
oportunidad y alcance, y teniendo en cuenta al menos los siguientes factores:
i) La relevancia de las observaciones y
recomendaciones informadas.
ii) La complejidad y condiciones propias de las
acciones pertinentes.
iii) Los efectos e impactos de la implementación
de la acción pertinente.
iv) La oportunidad con que deba realizarse el
seguimiento.
s) Ejecución del seguimiento El proceso de
seguimiento debe ejecutarse, por parte del Auditor Interno y los empleados de
la auditoría interna, según proceda, de conformidad con la programación
respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos:
i) Una evaluación de lo actuado por la
administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance
de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar.
ii) La comunicación correspondiente a los niveles
adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las
acciones pertinentes.
iii) La documentación del trabajo de seguimiento
ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la
auditoría interna.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Comunicación de
resultados
Artículo 24.-Forma de comunicar resultados.
La Auditoría deberá
comunicar los resultados de sus evaluaciones de servicios de auditoría y
servicios preventivos mediante memorando, oficio e informe parcial al concluir
la labor de campo, y por medio del informe final cuando corresponda. El
memorando u oficio constituye una especie de informe parcial que contempla
comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre hechos y otra información
pertinente, obtenida en el desarrollo de la auditoría o estudio especial de
auditoría y que han sido oportunamente discutidos y atendidos por la
administración al finalizar el trabajo.
Las comunicaciones
serán dirigidas al jerarca o titular subordinado con competencia y autoridad
para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones, u ordenar la
apertura de un procedimiento administrativo de conformidad con las
disposiciones establecidas en los artículos 35, 36, 37 y 38 de
la LGCI, este reglamento y las
disposiciones promulgadas por
la Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 25.-Potestad
de relevancia. Si durante el desarrollo de la auditoría, el dada la
relevancia e implicaciones del o los hallazgos y los resultados previamente
discutidos y las recomendaciones atendidas en el desarrollo de la auditoria o
estudio especial, la auditoría podrá preparar y enviar a quien corresponda,
memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el
desarrollo de la labor de campo.
Ficha articulo
Artículo 26.-Informes.
La comunicación de resultados derivados de los servicios se efectuará mediante
informes de dos tipos: de control interno, incluidos los de seguimiento, y de
responsabilidades, de conformidad con las siguientes regulaciones:
a) Los informes de control interno deben contener:
resumen ejecutivo, introducción, hallazgos, conclusiones y sus correspondientes
recomendaciones.
b) En el aparte de "Introducción" se deberá
prevenir al jerarca y titulares subordinados de los deberes y plazos que deben
observar en la atención de los informes de auditoría establecidos en los
artículos 36, 37 y 38 de la
LGCI. Asimismo, advertirá las posibles responsabilidades en
que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes contenidos en
la LGCI según lo establece su
artículo 39.
i) Los hallazgos deben estar suficientemente
sustentados para la adecuada toma de decisiones por parte del jerarca o titular
subordinado que debe implantar las recomendaciones.
ii) Las recomendaciones deben ser efectivas,
pertinentes, oportunas y conformes con los hallazgos documentados.
iii) Se pueden emitir informes parciales de control
interno durante el transcurso de las evaluaciones, siempre que sean sobre
asuntos concluidos desde el punto de vista de la fiscalización prevista y las
circunstancias lo ameritan.
iv) En el informe final de control interno se debe
hacer referencia a los informes parciales emitidos.
v) Tanto los informes parciales como los finales
de control interno, así como los de responsabilidades (Relaciones de Hechos ),
están sujetos al trámite y plazos improrrogables previstos en los artículos 36
al 38 de la LGCI,
excepto aquellos que
la Contraloría General de
la República
determine que no están sujetos al trámite de conflicto por su especial
naturaleza. El incumplimiento de lo estipulado en los artículos indicados es
causal de responsabilidad administrativa conforme lo establecido en los
artículos 39 y 40 de la LGCI.
vi) Las relaciones de hechos se ajustarán a las
directrices emitidas por
la Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 27.-Plazos de los informes. Los
informes de control interno, incluidos los de seguimiento, de conformidad con
lo dispuesto en los artículos 36 y 37 de
la LGCI, serán remitidos al jerarca o titular
subordinado según corresponda y se regulan por los siguientes criterios:
a) El informe debe ser contestado en un plazo
máximo e improrrogable de 10 o 30 días hábiles según corresponda, conforme a
los artículos 36 y 37 de la
LGCI. Una vez aceptadas las recomendaciones de la auditoría
interna, debe girarse por escrito la orden de implantación al responsable
designado, con copia a la auditoría interna, disponiendo las fechas de inicio y
finalización probable para dicha implantación de conformidad con lo establecido
en los artículos 17 inciso d), 36 y 37 de
la LGCI.
b) En caso de no aceptarse las recomendaciones, el
jerarca o el titular subordinado deberán proceder conforme lo establecido en
los artículos 36, 37 y 38 de la
LGCI, según corresponda. El Auditor Interno remitirá por
escrito las argumentaciones refiriéndose a las objeciones y a las soluciones
alternas que respecto de las recomendaciones de sus informes propongan tanto
los titulares subordinados como el jerarca, según lo establecido en el artículo
36 inciso b) y 38 de la LGCI,
dentro de los plazos establecidos.
c) El plazo para iniciar la implantación de las
recomendaciones se establecerá dentro de los diez días hábiles siguientes a su
notificación (fecha de la orden girada por escrito por parte del jerarca o
titular subordinado según corresponda), de conformidad con el artículo 17
inciso d) de la LGCI.
d) Tanto el jerarca como el titular subordinado
deberán llevar un registro para controlar el avance de la implantación de las
recomendaciones y el cumplimiento del plazo establecido, conforme lo dispone el
artículo 17 inciso d) de la
LGCI.
e) El incumplimiento de las acciones para
implantar las recomendaciones de
la Auditoría Interna
ordenadas, ya sea por el jerarca o titular subordinado respectivo, será causal
de responsabilidad administrativa por parte de los empleados que las
incumpliere, sin perjuicio de la responsabilidad penal conforme el artículo 39
de la LGCI.
Ficha articulo
Remisión de Informes
a la Junta Directiva
Artículo 28.-Informes al jerarca. Los informes
que refieren los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios
realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante
informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa,
con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas
recomendaciones. Asimismo, el Auditor Interno conocerá con el Comité de
Auditoría sobre los las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los
sistemas de información y procedimientos de control interno, no obstante, esto
no será impedimento para que el auditor interno de considerarlo conveniente,
pueda presentar sus informes de previo a conocimiento directo de
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. como jerarca del mismo, conforme lo
establecido en el Artículo Nº 35 de la
Ley de Control Interno.
El Auditor Interno
debe recordar expresamente en el informe, sobre el plazo de 30 días hábiles con
que cuenta el órgano colegiado para emitir el acuerdo respectivo, en relación
con las recomendaciones formuladas, sean en informes de control interno o
relaciones de hechos y le hará saber que puede formular objeciones -dentro del
mismo plazo- mediante acuerdo razonado. En caso de aceptación de las
recomendaciones, la
Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
debe emitir un acuerdo ordenando la puesta en práctica de las mismas.
La Auditoría Interna debe
asegurarse que en la copia del oficio de remisión conste la fecha de recibido
por parte de la
Secretaría de Actas de
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., para efectos del cómputo del plazo
previsto en el artículo 37 de la
LGCI, el cual corre a partir del recibido en esa Secretaría.
Ficha articulo
Relaciones de Hechos
Artículo 29.-Informe de Responsabilidades. El informe
de Relaciones de Hechos es un documento que refiere los hallazgos de una
investigación, en el cual se señalan hechos, actuaciones y omisiones
eventualmente anómalos presuntamente en perjuicio de
la Hacienda Pública.
Estos informes se regulan por los siguientes criterios:
a)
La Auditoría tiene el deber de someter al
conocimiento de la administración activa aquellos hallazgos que, con ocasión de
los estudios efectuados, puedan acarrear responsabilidades disciplinarias,
civiles y penales sobre los empleados de
la Sociedad. La
administración activa tiene el deber de disciplinar toda falta de sus
empleados.
b) El informe de Relación de Hechos debe indicar
los hechos anómalos o irregulares que eventualmente servirán de base a la intimación
de cargos, para la presentación de una denuncia penal, o bien para emprender
acciones civiles contra los eventuales responsables, indicando la normativa
infringida y la identificación de los presuntos responsables, el daño
económico.
c)
La Auditoría debe advertir a la administración
activa sobre la celeridad con que debe atender las recomendaciones atinentes a
responsabilidades disciplinarias civiles y administrativas para prevenir el
transcurso de los plazos de prescripción.
d) Cuando se acrediten hechos que puedan
eventualmente constituir delito, la auditoría podrá presentar la denuncia en
forma directa ante el Ministerio Público.
Ficha articulo
Conferencia Final
Artículo 30.-Reunión de Salida. Después de
finalizado el estudio y de previo a la comunicación oficial, la auditoría debe
disponer la discusión verbal de los resultados de los servicios de auditoría,
excepto los informes de responsabilidades, a efecto de exponer los resultados
del estudio a quienes tengan parte en el asunto. Esta comunicación por el tamaño
de la Sociedad
debe ser conocida por la
Gerencia General para que proporcione cualquier tipo de
información adicional al estudio en un plazo no mayor a diez días hábiles,
plazo que rige también para que la administración en general aporte cualquier
prueba adicional.
a) Tratándose de informes de control interno o
seguimiento, los hallazgos obtenidos deberán ser comunicados mediante informe
dirigido al empleado ejecutivo responsable de disponer la puesta en operación
de las recomendaciones contenidas en el informe.
b)
La Auditoría Interna convocará por escrito a quienes
tengan parte en los asuntos para realizar la comunicación verbal del informe
final, dentro de un plazo razonable establecido de común acuerdo con los
interesados.
c) La participación del convocado a participar en
la comunicación verbal de los resultados es obligatoria.
d) En la conferencia final participarán los
auditores que colaboraron en la preparación de la evaluación o estudio de
auditoría, así como el empleado ejecutivo y colaboradores que él estime
pertinente, responsables de disponer y ejecutar la puesta en operación de las
recomendaciones contenidas en el informe de auditoría, a fin de obtener de
ellos sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejora, fechas de
cumplimiento y de propiciar las acciones correctivas inmediatas.
e) Tanto la convocatoria a la conferencia final
como sus resultados, deberán ser debidamente documentados por la auditoría, y
el acta o minuta preparada al efecto deberá ser firmada por todos los participantes
en la reunión.
f) Si durante la conferencia final se presentan
divergencias sobre la implantación de las recomendaciones o parte de ellas y no
se llega a un acuerdo, en su informe final
la Auditoría
consignará las observaciones pertinentes.
g)
La Auditoría Interna recopilará la información
adicional necesaria y pertinente para confirmar o validar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones considerados en la comunicación verbal.
h) En el informe se hará constar los comentarios
de quienes tengan parte en el asunto, contrarias a los hallazgos, conclusiones
y recomendaciones, si a juicio de la auditoría no se refutan los resultados con
suficiente evidencia que obligue a cambiar el informe.
i) No procede efectuar la conferencia final de
los informes que puedan dar lugar a la declaración de responsabilidades
disciplinarias o civiles o a denuncias ante el Ministerio Público y otros que
la normativa contemple.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Atención de denuncias
Artículo 31.-Trámite de denuncias.
La Auditoría Interna
dará trámite a aquellas denuncias por hechos ilegales o irregulares que tengan
relación con el uso y manejo de fondos públicos o que tenga una afectación de
la Hacienda Pública
y lo establecido en la Ley
contra la Corrupción
o Enriquecimiento ilícito en
la Función Pública.
Ficha articulo
Artículo 32.-Principios.
Para la atención de las denuncias se considerarán los principios de
simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.
Ficha articulo
Artículo 33.-Confidencialidad
del denunciante. La identidad del denunciante, documentación y otras evidencias
de las investigaciones que se realicen serán consideradas confidenciales, de
conformidad con lo establecido en el artículo 6 de
la LGCI y 8 de
la Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública. El incumplimiento a esta obligación
de confidencialidad podrá ser sancionada según lo previsto en estas Leyes.
Ficha articulo
Artículo 34.-Respecto
a las Denuncias.
La Auditoría Interna no le dará tramite a denuncias
anónimas conforme lo establecido en el Artículo 13, del Reglamento contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento ilícito en la función pública. En casos excepcionales podrá
abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con esta se reciban
elementos de prueba que den meritos para ello. En caso contrario dispondrá su
archivo sin más trámite.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Informe de labores
Artículo 35.-Informes. El Auditor Interno
remitirá a la Junta
Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., un
informe semestral de labores, así como aquellos informes especiales que
considere necesarios y los que le sean requeridos por
la Junta Directiva de
Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Adicionalmente el informe anual sobre
la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de
la Contraloría General
de la República
y de la Auditoría
Externa, estos dos últimos casos cuando sean de su
conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al
jerarca cuando las circunstancias lo ameriten, todo de conformidad con lo
establecido en el artículo 22 inciso g) de
la LGCI. Este informe será
diseñado en cuanto al contenido del mismo y el estado de las recomendaciones
conforme la normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 36.-Formato
del informe. Deberá mostrar la relación entre los servicios de auditoría
establecidos en el Plan Anual de Trabajo y los productos o resultados obtenidos
de cada auditoría, estudio especial o servicio preventivo prestado. El informe
contendrá tanto el número de recomendaciones emitidas como el porcentaje de
recomendaciones que implantó
la Administración.
Ficha articulo
Artículo 37.-Informes
de desempeño. El Auditor debe informar al jerarca, de manera oportuna y al
menos anualmente, sobre lo siguiente:
a) Gestión ejecutada por la auditoría interna, con
indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y de los logros
relevantes.
b) Estado de las recomendaciones y disposiciones
emitidas por los órganos de control y fiscalización competentes.
c) Asuntos relevantes sobre dirección,
exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia. La
información respectiva, o parte de ella, también debe comunicarse a otras
instancias, según lo defina el jerarca.
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CAPÍTULO VII
Disposiciones finales
Artículo 38.-Transitorio.
La Auditoría Interna
contará con un período máximo improrrogable el cual vence el 10-02-2011, para
organizar lo pertinente de la
Unidad de Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de
Seguros S. A., sin detrimento del cumplimiento de su plan de trabajo anual y
realizar los ajustes necesarios a fin de incorporar a su gestión las modificaciones
establecidas en las "Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el
Sector Público".
Ficha articulo
Artículo 39.-Vigencia:
Rige a partir de su publicación en el diario oficial
La Gaceta". Acuerdo
firme.
13 de mayo del 2010.-
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Fecha de generación: 9/2/2025 09:15:31
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