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 Normativa >> Reglamento 26 >> Fecha 13/05/2010 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 26
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S.A.
Texto Completo acta: EDE1D

POPULAR SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S. A.



(Esta norma fue dejada por el Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S.A, aprobado en sesión ordinaria N° 98 del 12 de febrero del 2013)

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO



DE LA AUDITORÍA INTERNA DE POPULAR SOCIEDAD



AGENCIA DE SEGUROS S. A.



"La presente publicación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., se realiza en acato a lo establecido por la Ley General de Control Interno, Ley 8292, Artículo Nº 23 y la Resolución R-DC-119-2009 de la Contraloría General de la República. Dicho reglamento fue aprobado en firme por la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., en Sesión Ordinaria Nº 26, Acuerdo Nº 099, Artículo Nº 8 y la Contraloría General de la República otorgó el mérito de aprobación, según consta en el oficio DFOE-ED-0379, de fecha 09 de junio del 2010. Máster Gerardo Corrales Barboza, Auditor Interno, Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A."



REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO



DE LA AUDITORÍA INTERNA DE POPULAR SOCIEDAD



AGENCIA DE SEGUROS S. A.



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º-Fundamento y propósito. Este Reglamento tiene como fin regular la organización y funcionamiento de la Auditoria Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros, S. A., establecer su naturaleza, ubicación y estructura organizativa, ámbito de acción, competencias, relaciones y coordinaciones, normas sobre sus atributos, normas sobre el desempeño y aspectos relacionados con las actividades propias y fundamentales de su competencia funcional.



Se confecciona con base  en la Ley General de Control Interno número 8292, Artículo Nº 23; Ley Orgánica de la Contraloría General de la República número 7428; Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, publicadas en La Gaceta Nº 28, el 10-02-2010; Reglamento de Gobierno Corporativo SUGEF-SUGEVAL-SUPEN-SUGESE, Artículo Nº 27.




Ficha articulo



Artículo 2º-Ámbito de Aplicación. Las disposiciones de este Reglamento son de aplicación para la Auditoría Interna y para todo empleado de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. en el ámbito de competencia funcional e institucional respectivamente, así como a los sujetos privados en lo pertinente, en tanto sean custodios o administradores de fondos públicos transferidos por Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.



Ningún empleado de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. puede alegar desconocimiento del presente Reglamento, y será responsabilidad de los diferentes niveles jerárquicos de la administración informar del mismo a los empleados a su cargo.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:



Bloque de legalidad. Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica.



Competencia de la auditoría interna. Ámbito de aplicación de las competencias y potestades de la auditoría interna, que abarca:



i.  Toda la organización de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.



ii.  Los entes públicos o privados a los que Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., gire o transfiera fondos, independientemente de si la ley obliga a la Sociedad a trasladar esos fondos o la autoriza en forma genérica, ejerciendo las coordinaciones que jurídicamente correspondan.



Sistema de Control Interno. Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.



Ambiente de Control. Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás empleados, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.



Valoración del riesgo. Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Sociedad y la auditoría, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.



Actividades de control. Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, Superintendencia General de Seguros y el Instituto Nacional de Seguros, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.



Debido cuidado profesional. Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que ello implique infalibilidad.



Independencia de criterio. Condición según la cual la auditoría interna debe estar libre de injerencias del jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.



Independencia funcional. Atributo dado por la posición de la auditoría interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel dependiente del jerarca.



Máximo Jerarca. Superior jerárquico del órgano o ente, y quien ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente; puede ser unipersonal o colegiado.



Pericia. Conocimientos, aptitudes y otras competencias que deben reunir los empleados de la auditoría interna, individual y colectivamente, para cumplir con sus responsabilidades individuales.



Servicio de advertencia. Es un servicio dirigido a los órganos sujetos a la competencia institucional de la auditoría interna, y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento de la auditoría interna.



Servicio de asesoría. Es un servicio dirigido al jerarca y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respecto a los temas que son competencia de la auditoría interna.



Servicio de autorización de libros. Es una obligación asignada de manera específica a la auditoría interna, que consiste en el acto de otorgar la razón de apertura de los libros requeridos por el sistema de control de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., como de aquellos otros libros que a criterio de la auditoría interna deban cumplir con este requisito.



Titular subordinado. Empleado de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.



Universo de auditoría. Conjunto de elementos susceptibles de la prestación de los servicios de la auditoría interna dentro de su ámbito de competencia en la Sociedad. Generalmente, el universo de auditoría contempla un detalle de unidades auditables que pueden agruparse de diferentes formas (por función, actividad, unidad organizacional, tipo de póliza -línea de pólizas-, proyecto, proceso, etc.), pero puede ampliarse para considerar un inventario de los trabajos que la auditoría interna puede efectuar en relación con esas unidades auditables.



Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan, a saber: Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., Gerencia General de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y todas las demás unidades con excepción de la Auditoría Interna.



Auditor: Empleado (a) de la Auditoría Interna que realiza funciones auditoras, en el ejercicio de las atribuciones, deberes, derechos y limitaciones impuestos por las leyes, reglamentos, manuales y normas vigentes en materia de fiscalización de la Hacienda Pública y privado en general.



Auditor General: Auditor (a) Interno (a) de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., responsable principal de la dirección y administración de la Auditoría de la Sociedad.



Auditoría: La Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Desde el punto de vista funcional, es una actividad independiente, objetiva y asesora que proporciona seguridad razonable a la Sociedad, que persigue validar, mejorar sus operaciones y contribuir a que se alcancen los objetivos de la Sociedad.



LGCI: Ley General de Control Interno Nº 8292.



LOCGR: Ley orgánica de la Contraloría General de La República Nº 7428.



LRMS: Ley Reguladora del Mercado de Seguros Nº 8653.



Empleado: Toda persona que presta sus servicios a la Sociedad en virtud de un contrato laboral de carácter temporal o permanente.




 




Ficha articulo



Artículo 4º-Responsabilidades. Son obligaciones del jerarca, auditor y su equipo de trabajo y demás empleados de Popular Sociedad Agencia de Seguros, los siguientes:



a) Del jerarca, de divulgar, cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento.



b) De los empleados de la auditoría interna y del resto de la administración activa, de cumplir este Reglamento en la materia que le concierne a cada parte.



c) Del Auditor Interno, de someter (las veces que sean necesarias) las modificaciones de este Reglamento a la aprobación del jerarca e incorporar, si proceden, las observaciones que éste realice en la versión final de las modificaciones, que se publicarán en La Gaceta, luego de la aprobación de la Contraloría General de la República.



d) Del jerarca y del Auditor Interno, de concluir en un plazo máximo de treinta días hábiles el proceso de acuerdo para introducir modificaciones al Reglamento y su aprobación en firme por el jerarca, a partir de la fecha en se presente por parte del Auditor el documento de solicitud de modificación.



e) Del Auditor Interno, presentar a la Contraloría General de la República el presente Reglamento para su aprobación, una vez aprobado por el jerarca.



f)  De existir discrepancias y divergencias de criterio, entre el auditor interno y el jerarca, relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de Auditoría Interna; sobre aspectos de organización se resolverán considerando en su aplicación las normas internas que regulan esa materia para cada ente u órgano, procurando llegar a un acuerdo satisfactorio. Si la discrepancia se refiere a aspectos funcionales, de previo a la aprobación se planteará una consulta a Contraloría General de La República, la que dispondrá lo que proceda.




 




Ficha articulo



Artículo 5º-Marco normativo. La Auditoría deberá ejecutar su trabajo de conformidad con lo que establecen las siguientes regulaciones, así como las modificaciones a estas que en el futuro se emitan:



a) La Ley General de Control Interno.



b) La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



c) La Ley Reguladora del Mercado de Seguros



d) Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, La Gaceta N° 28- Miércoles 10 de febrero de 2010, RESOLUCIÓN R-DC-119-2009 DEL 16/12/2009



e) Normas de Control Interno para el Sector Público, (N-2-2009-CO-DFOE, Gaceta 26, 06-02-2009).



f)  Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE, emitidas con resolución RCO- 33-2008 del 11 de julio de 2008, publicada en La Gaceta Nº 147 del 31 de julio de 2008)



g) La demás normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



De la naturaleza, potestades, deberes,



obligaciones y prohibiciones



Artículo 6º-Naturaleza. La auditoría interna desempeña un papel de especial relevancia por  cuanto es una actividad independiente, objetiva y asesora, que contribuye al logro de los objetivos institucionales mediante la práctica de un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, la administración del riesgo y el control en las instituciones respectivas, conforme lo establece el bloque de legalidad.



En su actividad impone un enfoque sistemático y gestión moderna, basada en la aplicación de conocimientos renovados, en la búsqueda de herramientas efectivas de auditoría para enfrentar sus desafíos y en la coordinación oportuna con diversas instancias, tales como la administración activa, la Contraloría General de la República y otros sujetos interesados en la actividad y sus resultados.




 




Ficha articulo



Artículo 7º-Función. Es un órgano que forma parte del Sistema de Control Interno (SCI) de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. La Auditoría se obliga a mantener una oportuna y efectiva participación y coordinación con los demás componentes del sistema, a fin de que se alcance el objetivo que une a esos componentes, esto es, garantizar la legalidad y la existencia, el cumplimiento, la suficiencia y la validez del sistema de control interno y del Sistema de Valoración de Riesgos, en aquellas áreas y programas sujetos a su estudio, competencia y fiscalización, proporcionando una garantía razonable de que la actuación del jerarca y el resto de la administración activa se realizan conforme a la ley y sanas prácticas.




 




Ficha articulo



Artículo 8º-Concepto funcional de auditoría interna. De conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley General de Control Interno, la auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones.




 




Ficha articulo



Artículo 9º-Independencia y objetividad. Los empleados de la Auditoría Interna deberán ejercer sus funciones con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y de los demás órganos de la administración activa.



Es obligación de los empleados de la Auditoría mantener una actitud imparcial y evitar conflicto de intereses, todo de conformidad con lo establecido en los artículos 32 y 34 de la Ley General de Control Interno; las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, empleados de la Contraloría General de la República, auditorías internas y empleados públicos en general y de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y del Código de Ética del Conglomerado Financiero Banco Popular de Desarrollo Comunal.




 




Ficha articulo



Artículo 10.-Deber de informar. De conformidad con la independencia, objetividad y transparencia de la labor de la Auditoría Interna, el Auditor Interno informará a la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., cuando existan factores que puedan comprometer su independencia y objetividad, o cuando exista algún conflicto de intereses. Asimismo, es obligación de los empleados de la Auditoría Interna informar por escrito al Auditor Interno los detalles del impedimento, cuando su independencia de criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en apariencia.




 




Ficha articulo



Artículo 11.-Ubicación y estructura. La Auditoría, conforme a sus competencias, es el órgano asesor principal del jerarca en materia de control interno y dependerá orgánicamente de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., con quien coordinará los asuntos de interés que corresponda. Se organizará para su funcionamiento conforme lo disponga el Auditor Interno, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la LGCI y acorde con las disposiciones que emita la Contraloría General de la República y la demás normativa que regula al Conglomerado Financiero Banco Popular de Desarrollo Comunal.



Su estructura deberá ser aprobada por la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. como máximo jerarca de la Sociedad. El puesto de auditor, conforme a lo establecido en Resolución de Contraloría R-CO-93-2006, publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006, tienen un carácter estratégico, en consecuencia, quienes los ocupen deberán llevar a cabo funciones de planeación, organización, dirección, supervisión, coordinación y de control propias de los procesos técnicos y administrativos de la auditoría interna.




 




Ficha articulo



Artículo 12.-Nombramiento. El Auditor Interno deberá ser nombrado en jornada de tiempo completo y por tiempo indefinido por la Junta Directiva de Popular sociedad Agencia de Seguros S. A., de conformidad con el artículo 31 de la LGCI y 62 de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y según la reglamentación, disposiciones y demás procedimientos establecidos al efecto.



El Auditor Interno deberá cumplir con lo establecido en los artículos 29 de la LGCI, y los lineamientos, directrices y demás regulaciones que emita la Contraloría General de la República sobre esta materia, en especial funciones y requisitos de los cargos de auditor y Interno. Deberán ser Contadores Públicos Autorizados y tener conocimiento sobre el marco legal que rige la Administración Pública en general y la normativa emitida por la Superintendencia General de Seguros y la Contraloría General de la República en materia de control y riesgo.



El Auditor Interno deberá ser una persona de reconocido prestigio, experiencia e integridad profesional y personal, con un alto y reconocido sentido de la responsabilidad personal y profesional, con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y los demás órganos de la administración activa.




 




Ficha articulo



Artículo 13.-Remoción o suspensión. El Auditor solo podrá ser suspendido o removido de su cargo por justa causa y por decisión emanada de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República, todo de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría Nº 6872 y demás regulaciones emitidas al respecto.




 




Ficha articulo



Artículo 14.-Autoridad. Además de las indicadas en el artículo 33 de la LGCI Nº 8292, para el acertado cumplimiento de sus competencias y deberes, el Auditor Interno, el y los demás empleados de la Auditoría Interna tendrán las siguientes potestades:



a) Solicitar para su examen a cualquier empleado, órgano, unidad o departamento, en la forma, condiciones y plazos razonables, con atención a la oportunidad que estime conveniente, los informes, libros, actas, atestados, estados financieros, archivos, datos y registros de cualquier naturaleza, valores y en general todo tipo de documentos sin excepción para el cumplimiento de sus obligaciones.



b) Solicitar al empleado de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., en la forma, condiciones y plazo que estime conveniente, la asesoría, colaboración y facilidades necesarias para el mejor cumplimiento de su función auditora.



c) Cuando fuera difícil atender lo solicitado dentro del plazo requerido, el responsable de atender la solicitud así deberá comunicarlo y explicarlo a la auditoría, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la misma, pudiendo ser ampliado cuando el caso lo amerite.



d) La Auditoría Interna podrá solicitar la aplicación de las medidas disciplinarias que correspondan, en caso de que su solicitud no sea atendida dentro del plazo establecido para ello.



e) La Auditoría podrá solicitar la aplicación de las medidas disciplinarias establecidas en el artículo 41 de la LGCI, cuando algún empleado de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. con sus acciones suscite restricciones u obstáculos que constituyan un evidente atraso y limitación al trabajo de fiscalización, tanto del Auditor Interno como a su personal. Esto se catalogará como un menoscabo a la debida protección de los recursos públicos y una violación al marco legal que regula la actuación de las auditorías internas. Lo anterior acarreará la imputación de responsabilidades por la afectación que cause en el cumplimiento de las potestades del personal de la auditoría y por tanto, de las competencias de fiscalización correspondientes, según se prescribe en los artículos 33, 39 y 41 de la LGCI.



f)  Solicitar, en el ejercicio de sus competencias, datos e información de la Sociedad a entidades bancarias, de seguros y otras autoridades externas.



g) Solicitar al nivel jerárquico correspondiente, el cese inmediato de acciones cuestionadas que comprometan la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.




 




Ficha articulo



Artículo 15.-Asistencia a las sesiones de Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. El Auditor Interno, asistirá a las sesiones de la Junta Directiva cuando ese órgano colegiado así lo solicite para brindar asesoría en temas de su competencia, y cuando dicho empleado así lo estime necesario y conveniente para el desempeño de sus funciones, ejerciendo la asesoría adecuada y con independencia. Dicha asistencia se norma con los siguientes lineamientos:



a) Brindará asesoría sobre asuntos concretos y a solicitud explícita de asesoría por parte del jerarca.



b) Asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.



c) Brindará asesoría únicamente en asuntos de su competencia y sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias.



d) Pedir y vigilar que su opinión conste en las actas respectivas.



e) Podrá posponer su opinión cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.



f)  La presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones releva al jerarca de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico y técnico en lo que acuerde. El silencio no impide que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, en forma verbal o por escrito en otra sesión.



g) Abstenerse de participar en comisiones de trabajo o similares, de naturaleza eminentemente administrativa, excepto que se trate de comisiones conformadas por miembros de Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., en donde se requiera su participación con carácter de asesor en su campo de competencia.



h) Cualesquier otros que sean concordantes con las funciones que desempeña.




 




Ficha articulo



Asignación de Recursos a la Auditoría



Artículo 16.-Recursos: La Auditoría deberá contar con el Talento Humano, materiales, equipo tecnológico e instalaciones físicas necesarios para el adecuado cumplimiento de sus funciones y la capacitación para el desarrollo profesional del Auditor Interno y de sus empleados que se considere propicia para el cumplimiento de su Plan Anual de Auditoría y el buen funcionamiento de su unidad, de conformidad con el artículo 27 y 28 de la LGCI.



Para tales propósitos, el Auditor planteará sus necesidades debidamente justificadas ante la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., para que ésta ordene la asignación oportuna y adecuada de dichos recursos. El Auditor Interno comunicará, en caso de ser necesario a su junta Directiva, el impacto que sobre la fiscalización y el control tendrá la limitación de recursos, e informará al jerarca del riesgo que está asumiendo y la eventual responsabilidad que podrá imputársele al respecto.



En cuanto al personal de la Auditoría Interna para su nombramiento, remoción, sanción, promoción, concesión de licencias, disminución de plazas, así como de cualquier otro movimiento de personal, requiere de previo la autorización del Auditor Interno de conformidad con lo establecido en los artículos 24 y 28 de la LGCI; no obstante, como empleados de la Sociedad estarán sujetos a las disposiciones administrativas del resto del personal de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.




 




Ficha articulo



Artículo 17.-Presupuesto. La Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. requerirá a la Auditoría Interna, la formulación técnica de su presupuesto, conforme a los lineamientos aplicables y al Plan Anual de Trabajo. Este presupuesto debe presentarse al Comité de Auditoría Corporativo con el objeto de que dicho comité formule sugerencias que fortalezcan y coadyuven en la labor de la Auditoría Interna.



El responsable del manejo presupuestario de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. deberá llevar un registro del monto asignado y aprobado para la Auditoría Interna y detallado por objeto del gasto, para el adecuado control de la ejecución y modificaciones del presupuesto.



No podrán hacerse modificaciones ni ajustes presupuestarios que afecten los recursos asignados a la actividad de la Auditoría Interna sin contar con la aprobación del Auditor Interno.




 




Ficha articulo



Artículo 18.-Asesoría y Asistencia Técnica. El Auditor Interno y los auditores contarán con la asesoría, asistencia técnica y jurídica de profesionales de la Sociedad, cuando a consecuencia del ejercicio de sus funciones propias resulten parte en un proceso judicial conforme lo dispuesto en el artículo 26 de la LGCI.



De ser necesario, a juicio del empleado de Auditoría que requiera de la asistencia o asesoría jurídica, el Auditor Interno podrá solicitar a la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. que autorice la contratación externa de un profesional en Derecho cuya probada formación profesional y experiencia garanticen la mejor atención del asunto objeto de controversia judicial.




 




Ficha articulo



Prohibiciones del Personal de la Auditoría



Artículo 19.-Prohibiciones. El Auditor Interno, y los demás empleados de la Auditoría tendrán las siguientes prohibiciones:



a) Conforme las disposiciones legales aplicables no podrán ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo asuntos estrictamente personales, en los que él, su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.



b) Participar en las Juntas Directivas de las asociaciones, cooperativas y demás organizaciones, cuando estén sujetas al control y a la fiscalización de la Auditoría Interna, conforme lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



c) Con el propósito de mantener su carácter asesor e independiente, no realizarán funciones y actuaciones propias de la administración activa.



d) No podrán ser parte de grupos de trabajo, comisiones o similares o ejercer funciones propias de otra unidad administrativa de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., ni participar con carácter resolutivo en comisiones de trabajo o similares de naturaleza eminentemente administrativa. Tampoco podrán ser parte de órganos instructores de procedimientos administrativos, excepción hecha al inciso vii) del Artículo 17 de este Reglamento.



e) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.



f)  Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello en lo cual se determine una posible responsabilidad civil, disciplinaria o eventualmente penal de los empleados de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.



g) Auditar operaciones o procesos específicos en los cuales haya sido previamente responsable como empleado de la Administración, proveedor o por cualquier otro motivo. Para tal efecto, se presume que hay impedimento si provee servicios para una actividad, en la cual se tuvieron responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles en los 2 últimos años contados a partir de su ingreso a la auditoría, situación que deberá comunicar por escrito al Auditor Interno al momento de la asignación del estudio.



h) No deben ejecutar sus competencias de asesoría y advertencia en operaciones, de las cuales haya sido previamente responsable.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO III



Del funcionamiento de la auditoría



Competencias, normas sobre atributos y desempeño



Artículo 20.-Competencias. Además de las competencias establecidas en el artículo 22 de la LGCI, le corresponde a la Auditoría:



a) Realizar servicios de auditoría y servicios preventivos de acuerdo con las normas técnicas de auditoría, en cualesquiera de las unidades administrativas u operativas de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., en el momento que considere oportuno, con fundamento en su Plan de Trabajo o de acuerdo con las prioridades del caso, así como cuando medie solicitud de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. o alguna instancia de fiscalización superior.



b) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, objetivos y metas, de los planes estratégicos y operativos, de las políticas y procedimientos financieros y administrativos establecidos para Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.



c) Evaluar en forma regular el sistema de control interno institucional en relación con los riesgos, aspectos contables, financiero y administrativo, con el fin de determinar su cumplimiento, suficiencia y validez, y recomendar las mejoras que considere necesarias y oportunas.



d) Evaluar la suficiencia, oportunidad y confiabilidad de la información contable, financiera, administrativa y administración de riesgos.



e) Examinar en forma regular la operación efectiva de los controles críticos en unidades desconcentradas o en la prestación de servicios de apoyo contratados con terceros. En este caso, los sujetos sean públicos o privados, están en la obligación de brindar la información que la auditoría requiera dentro de los plazos y condiciones razonablemente establecidos, circunstancia que deberá indicarse expresamente en el documento que en relación con la prestación de servicios se suscriba con terceros.



f)  Verificar que los recursos de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. sean administrados con eficiencia, eficacia y economía, de conformidad con las sanas prácticas administrativas, contables y financieras, y de acuerdo con las normas del ordenamiento jurídico vigente.



g) Mantener un archivo permanente de las regulaciones que afecten su ámbito de competencia, en especial de la normativa y directrices que emita la Contraloría General de la República.



h) Tendrá libertad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la Ley corresponda, sin perjuicio de la coordinación que al respecto proceda conforme a la Ley y en el ámbito de sus competencias, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la auditoría interna.



i)  Presentar al Comité de Auditoría Corporativo informes trimestrales de sus actividades de administración, inspección y fiscalización, con mención de los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.



j)  Actuar conforme las directrices de orden ético emitidas por el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal y por las Directrices Generales sobre los Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Empleados de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Empleados Públicos en General Nº D-2-2004-CO, publicadas en La Gaceta Nº 228 del 22 de noviembre de 2004.



k) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la LGCI.




 




Ficha articulo



Artículo 21.-Servicios de Auditoría. Como parte de las competencias y de conformidad con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, los servicios que presta la auditoría interna se clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.



Los servicios de auditoría comprenden los distintos tipos de auditoría. Los servicios preventivos incluyen la asesoría, la advertencia y la autorización de libros. Los "servicios de auditoría" son los referidos a los distintos tipos de auditoría, incluidos los estudios especiales.



Los resultados derivados de estos servicios preventivos se comunican por escrito mediante oficios u otros medios que la auditoría considere pertinente y el documento respectivo no se rige por el trámite del informe que está reservado para los servicios de auditoría, como lo prescribe la LGCI.



Tanto la asesoría como la advertencia pueden darse en conexión y sobre la marcha de un estudio en proceso y no son vinculantes para el que las recibe, cuya decisión queda bajo su entera responsabilidad. Asimismo, deben darse sin que se comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de las propias labores de la actividad.



a) Asesoría: Solamente la proporciona el Auditor Interno o en el que éste delegue a la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. en forma directa, verbal o escrita, y preferiblemente a solicitud expresa de éste. Comprende criterios, opiniones y observaciones que coadyuven a la toma de decisiones del jerarca, sin manifestar inclinación por una posición determinada, la asesoría no pretende sustituir la responsabilidad y funciones de la Administración. Consiste en un criterio del Auditor sobre asuntos de su competencia con el sustento jurídico y técnico pertinente, que se expresa en una sesión de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. o reunión con este jerarca o sus comisiones, el cual quedará constando en actas y de ser posible en documento escrito, e implica la verificación posterior de lo actuado.



b) Advertencia: Corresponde a la función preventiva que consiste en alertar a cualesquiera de los órganos de la administración activa, incluido el Jerarca, sobre las posibles consecuencias de su proceder. Esta labor se ejecuta de oficio sobre asuntos de su competencia, cuando sean de su conocimiento conductas o decisiones que contravengan el ordenamiento jurídico y técnico. Consiste en prevenir sobre las eventuales consecuencias de una decisión, hecho o situación, que puede comunicarse al jerarca y debe quedar consignada en actas o en un documento escrito.



Puede consistir en un trabajo de análisis que desarrolla y fundamenta la auditoría interna, producto del conocimiento de un asunto cuyas consecuencias pueden derivar en perjuicio para la Administración. El resultado de este análisis se expresa por escrito mediante criterios que previenen (advertencias) a la administración de las consecuencias de un hecho o decisión; documento que al igual que las asesorías, no se rige por el trámite del informe que prescribe la LGCI.



Si por circunstancias especiales la advertencia se efectuara en forma verbal, debe hacerse por escrito a la brevedad e implica verificar posteriormente el proceder y legalidad de lo actuado por la Administración.



c) Autorización de libros: La Auditoría Interna deberá legalizar y fiscalizar periódicamente la efectividad del manejo, autorización y control de libros o registros relevantes y necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.




 




Ficha articulo



Artículo 22.-Normas Sobre Atributos de la Auditoría Interna. Las normas sobre atributos, describen las consideraciones fundamentales para la actividad de auditoría interna y el aseguramiento de su calidad. Estas normas son las siguientes:



a) Pericia y debido cuidado profesional. Los servicios que presta la auditoría interna deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional. En caso de limitaciones relacionadas con la pericia, se deben gestionar el asesoramiento y la asistencia pertinentes.



b) Aseguramiento de la calidad. La Auditoría deberá desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de la Auditoría y permita revisar continuamente su eficacia. Este programa debe estar diseñado para ayudar a la actividad de la Auditoría Interna a añadir valor, mejorar las operaciones de la organización y proporcionar aseguramiento de que la actividad de la Auditoría Interna cumple con las Normas establecidas por el bloque de legalidad y el Código de Ética del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal.



c) Evaluaciones. La actividad de la Auditoría Interna debe adoptar un proceso para supervisar y evaluar la eficacia general del programa de calidad. Este proceso de supervisión incluye evaluaciones internas y externas que deberán efectuarse de acuerdo con la normativa aplicable, así como las Directrices para la auto evaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, según la resolución R-CO-33-2008 de la Contraloría General de la República de julio del 2008 y la circular 7565 (FOE-ST-124) Herramientas para la auto evaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorias internas. Las evaluaciones deben versar sobre los siguientes tópicos:



a. Evaluación del riesgo de la Auditoría



b. Seguimiento del Plan de Trabajo Anual



c. Aplicación uniforme de Políticas y Procedimientos



d. Supervisión y auto control de las labores de la Auditoría  Interna



e. Medición y análisis de indicadores de gestión



f.  Informes de desempeño



d) Evaluaciones internas. Deberán incluir tanto revisiones continuas del desempeño de la actividad de la Auditoría como revisiones periódicas mediante auto evaluaciones. El Auditor Interno deberá dar inicio y supervisar el proceso de evaluación interna, asegurarse de que el equipo seleccionado esté calificado y sea tan independiente como sea factible. Deberá, asimismo, revisar los resultados de cada evaluación interna formal y asegurarse que se hayan tomado las acciones correctivas apropiadas. Para estos efectos se debe definir los programas de auditaría pertinentes.



e) Evaluaciones externas. Deberán efectuarse al menos una vez cada tres años, para lo cual podrá optar por la modalidad de una revisión externa de calidad o auto evaluación de calidad con validación independiente, todo de conformidad con las directrices emitidas por el Órgano Contralor.



f)  Informe y plan de mejora. Los resultados de las evaluaciones internas y externas deben constar en un informe con el respectivo plan de mejoras y deberá ser comunicado oportunamente a la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. y al personal de la Auditoría Interna. El Auditor Interno es responsable de dar seguimiento adecuado a la implementación del plan de mejora.



Con excepción de las auto evaluaciones que vayan a ser objeto de validación independiente, el informe de la auto evaluación anual de calidad y los respectivos planes de mejora deben comunicarlos a más tardar el 15 de diciembre de cada año, todo de conformidad con lo establecido en las directrices de la Contraloría General de la República.



En el caso de que la auto evaluación anual vaya a ser objeto de una validación independiente, no será obligatorio realizar la comunicación referida en el párrafo inmediato anterior, sino hasta que se haya efectuado la validación independiente. Para la comunicación del informe al jerarca, ésta podrá hacerse, en el plazo referido en lo correspondiente al informe periódico de labores.



El Auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben informar que las actividades de la auditoría interna son "realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna". Lo anterior con fundamento en los resultados de las evaluaciones que comprenden los procesos de aseguramiento de calidad.




 




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Artículo 23.-Normas Sobre Desempeño. Las normas de desempeño, que se refieren a la administración de la auditoría interna y las labores atinentes a su gestión de la auditoría interna son las siguientes:



a) Administración. El Auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben establecer la visión, misión y valores que regirán las actuaciones del personal de la Auditoría Interna entre sí y en su relación con la administración activa, con las autoridades de fiscalización superior de la Hacienda Pública en general en su relación con cualquier otro ente ajeno a Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Aplicar y evaluar los mecanismos necesarios para la debida planificación, organización, seguimiento y demás labores gerenciales atinentes a la actividad de auditoría interna



b) Planificación. El Auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.



c) Planificación estratégica. El auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.



d) Plan de trabajo anual. El Auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la Sociedad y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes.



Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna.



e) Comunicación del plan de trabajo anual y sus modificaciones. El plan de trabajo anual de la auditoría interna y el requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se debe dar a conocer al jerarca, por parte del Auditor Interno. Asimismo, se deben valorar las observaciones y solicitudes que, sobre los contenidos de ese plan, plantee esa autoridad en su condición de responsable principal por el sistema de control interno institucional. Las modificaciones al plan de trabajo anual que se requieran durante su ejecución, deben comunicarse oportunamente al jerarca.



El plan de trabajo anual y sus modificaciones, se deben remitir a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que al efecto disponga ese órgano contralor. La remisión de esa información no tiene como objetivo otorgar una aprobación o visto bueno a lo planificado por la auditoría interna.



f)  Control del plan de trabajo anual. El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben ejercer un control continuo de la ejecución del plan de trabajo anual, en procura de la debida medición de resultados, la detección oportuna de eventuales desviaciones y la adopción de las medidas correctivas pertinentes.



g) Naturaleza del trabajo. El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar, conforme a sus competencias, la efectividad de los procesos institucionales de valoración del riesgo, control y dirección, y promover las mejoras pertinentes, todo ello en aras del estricto cumplimiento de los requerimientos previstos en el bloque de legalidad y la consecución de los objetivos establecidos.



h) Riesgo. El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar, al menos, el alcance, contenidos y participantes en el proceso de valoración del riesgo, así como su continuidad y vinculación con la planificación institucional.



i)  Control. El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar la eficacia, eficiencia, economía y legalidad de los controles establecidos en la Sociedad, frente a los objetivos y los riesgos, a fin de coadyuvar con el mantenimiento de controles efectivos y promover su mejora continua.



Como parte de ello, les corresponde evaluar los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, en cuanto a su efectividad y a su congruencia respecto de los de la organización. Asimismo, deben evaluar los resultados de la gestión de la entidad para verificar que sean consistentes con los objetivos y metas establecidos, y que las operaciones, programas y presupuestos estén siendo implantados o desempeñados tal como fueron planeados. A los efectos, deben considerar los criterios establecidos por la administración para medir el cumplimiento de los objetivos y metas, y hacer las recomendaciones pertinentes cuando determinen la posibilidad de mejorarlos.



j)  Dirección. El auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben evaluar y promover mejoras a los procesos de dirección, para lo cual, al menos, debe contemplar el diseño, la implantación y la eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética, y el apoyo de las tecnologías de información a los objetivos organizacionales.



k) Administración de recursos. El Auditor Interno debe gestionar que los recursos de la auditoría interna sean adecuados y suficientes. Ante limitaciones de recursos que afecten la cobertura y alcance de la actividad de auditoría interna, debe presentar al jerarca un estudio técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado, que contemple al menos lo siguiente:



i)  Universo de auditoría



ii)  Identificación de riesgos



iii)   Cantidad y características de los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la debida cobertura y alcance.



l)  Indicación del riesgo que se asume en el evento de que se mantengan las necesidades de recursos que se sustentan en el estudio. En la determinación de necesidades de recursos de la auditoría interna, deben contemplarse las condiciones imperantes en la Sociedad y las regulaciones establecidas por los órganos competentes.



ll)  Políticas y procedimientos. El auditor Interno debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de auditoría interna en la prestación de los diferentes servicios. Dicha normativa debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la auditoría interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los empleados de la auditoría interna.



m) Planificación puntual. El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben realizar una planificación puntual de cada servicio de auditoría, la cual debe considerar al menos los objetivos e indicadores de desempeño de la actividad por auditar, así como la evaluación del riesgo asociado.



Esta planificación debe ajustarse si es necesario, conforme a los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución del servicio, y si se requiere brindar un servicio adicional, debe valorarse la oportunidad en que este ha de prestarse, y realizar las acciones procedentes. En el caso de los servicios preventivos, la planificación puntual se debe realizar en lo que resulte procedente.



n) Ejecución del trabajo. El y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben realizar las actividades necesarias de acuerdo con los objetivos y el alcance de cada servicio que se brinden, las cuales deben documentarse de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.



ñ) Supervisión. El y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben supervisar todas las labores de la auditoría interna, según corresponda de acuerdo con el tamaño y organización de la auditoría interna, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad de sus servicios y el desarrollo profesional de sus empleados.



o) Información sobre incumplimiento de las normas. Cuando se den circunstancias que afecten el cumplimiento de alguna de las presentes normas en un trabajo específico, tal condición debe documentarse apropiadamente, por parte del auditor y los empleados de la auditoría interna, según proceda, mediante un razonamiento que contemple principalmente la indicación expresa de las normas que no se observan, así como los motivos y el impacto correspondientes. Dicho razonamiento debe incorporarse en la comunicación de resultados correspondiente, de conformidad con su naturaleza y con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.



p) Oficialización de resultados. Los resultados del trabajo deben oficializarse, por parte del Auditor y los empleados de la auditoría interna, según se define en el Capítulo V de Comunicación de Resultados del presente documento, mediante su comunicación formal, según corresponda, al jerarca o al titular subordinado competente, así como a otras instancias de la organización con competencia para emprender las acciones pertinentes. Adicionalmente, se debe definir si tales resultados se darán a conocer a partes externas a la Sociedad, de conformidad con su naturaleza y las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna. En el caso de resultados de los que pueden derivarse eventuales responsabilidades, la comunicación debe realizarse observando la normativa específica emitida por la Contraloría General de la República.



q) Seguimiento de acciones sobre resultados. El debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.



r)  Programación del seguimiento El Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, deben programar el seguimiento de acciones sobre los resultados, definiendo su naturaleza, oportunidad y alcance, y teniendo en cuenta al menos los siguientes factores:



i)  La relevancia de las observaciones y recomendaciones informadas.



ii)  La complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes.



iii)   Los efectos e impactos de la implementación de la acción pertinente.



iv)   La oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.



s) Ejecución del seguimiento El proceso de seguimiento debe ejecutarse, por parte del Auditor Interno y los empleados de la auditoría interna, según proceda, de conformidad con la programación respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos:



i)  Una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar.



ii)  La comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las acciones pertinentes.



iii)   La documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.




 




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CAPÍTULO IV



Comunicación de resultados



Artículo 24.-Forma de comunicar resultados. La Auditoría deberá comunicar los resultados de sus evaluaciones de servicios de auditoría y servicios preventivos mediante memorando, oficio e informe parcial al concluir la labor de campo, y por medio del informe final cuando corresponda. El memorando u oficio constituye una especie de informe parcial que contempla comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre hechos y otra información pertinente, obtenida en el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría y que han sido oportunamente discutidos y atendidos por la administración al finalizar el trabajo.



Las comunicaciones serán dirigidas al jerarca o titular subordinado con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones, u ordenar la apertura de un procedimiento administrativo de conformidad con las disposiciones establecidas en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la LGCI, este reglamento y las disposiciones promulgadas por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 25.-Potestad de relevancia. Si durante el desarrollo de la auditoría, el dada la relevancia e implicaciones del o los hallazgos y los resultados previamente discutidos y las recomendaciones atendidas en el desarrollo de la auditoria o estudio especial, la auditoría podrá preparar y enviar a quien corresponda, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo.




 




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Artículo 26.-Informes. La comunicación de resultados derivados de los servicios se efectuará mediante informes de dos tipos: de control interno, incluidos los de seguimiento, y de responsabilidades, de conformidad con las siguientes regulaciones:



a) Los informes de control interno deben contener: resumen ejecutivo, introducción, hallazgos, conclusiones y sus correspondientes recomendaciones.



b) En el aparte de "Introducción" se deberá prevenir al jerarca y titulares subordinados de los deberes y plazos que deben observar en la atención de los informes de auditoría establecidos en los artículos 36, 37 y 38 de la LGCI. Asimismo, advertirá las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes contenidos en la LGCI según lo establece su artículo 39.



i)  Los hallazgos deben estar suficientemente sustentados para la adecuada toma de decisiones por parte del jerarca o titular subordinado que debe implantar las recomendaciones.



ii)  Las recomendaciones deben ser efectivas, pertinentes, oportunas y conformes con los hallazgos documentados.



iii) Se pueden emitir informes parciales de control interno durante el transcurso de las evaluaciones, siempre que sean sobre asuntos concluidos desde el punto de vista de la fiscalización prevista y las circunstancias lo ameritan.



iv)  En el informe final de control interno se debe hacer referencia a los informes parciales emitidos.



v)  Tanto los informes parciales como los finales de control interno, así como los de responsabilidades (Relaciones de Hechos ), están sujetos al trámite y plazos improrrogables previstos en los artículos 36 al 38 de la LGCI, excepto aquellos que la Contraloría General de la República determine que no están sujetos al trámite de conflicto por su especial naturaleza. El incumplimiento de lo estipulado en los artículos indicados es causal de responsabilidad administrativa conforme lo establecido en los artículos 39 y 40 de la LGCI.



vi)  Las relaciones de hechos se ajustarán a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.




 




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Artículo 27.-Plazos de los informes. Los informes de control interno, incluidos los de seguimiento, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 36 y 37 de la LGCI, serán remitidos al jerarca o titular subordinado según corresponda y se regulan por los siguientes criterios:



a) El informe debe ser contestado en un plazo máximo e improrrogable de 10 o 30 días hábiles según corresponda, conforme a los artículos 36 y 37 de la LGCI. Una vez aceptadas las recomendaciones de la auditoría interna, debe girarse por escrito la orden de implantación al responsable designado, con copia a la auditoría interna, disponiendo las fechas de inicio y finalización probable para dicha implantación de conformidad con lo establecido en los artículos 17 inciso d), 36 y 37 de la LGCI.



b) En caso de no aceptarse las recomendaciones, el jerarca o el titular subordinado deberán proceder conforme lo establecido en los artículos 36, 37 y 38 de la LGCI, según corresponda. El Auditor Interno remitirá por escrito las argumentaciones refiriéndose a las objeciones y a las soluciones alternas que respecto de las recomendaciones de sus informes propongan tanto los titulares subordinados como el jerarca, según lo establecido en el artículo 36 inciso b) y 38 de la LGCI, dentro de los plazos establecidos.



c) El plazo para iniciar la implantación de las recomendaciones se establecerá dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación (fecha de la orden girada por escrito por parte del jerarca o titular subordinado según corresponda), de conformidad con el artículo 17 inciso d) de la LGCI.



d) Tanto el jerarca como el titular subordinado deberán llevar un registro para controlar el avance de la implantación de las recomendaciones y el cumplimiento del plazo establecido, conforme lo dispone el artículo 17 inciso d) de la LGCI.



e) El incumplimiento de las acciones para implantar las recomendaciones de la Auditoría Interna ordenadas, ya sea por el jerarca o titular subordinado respectivo, será causal de responsabilidad administrativa por parte de los empleados que las incumpliere, sin perjuicio de la responsabilidad penal conforme el artículo 39 de la LGCI.




 




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Remisión de Informes a la Junta Directiva



Artículo 28.-Informes al jerarca. Los informes que refieren los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. Asimismo, el Auditor Interno conocerá con el Comité de Auditoría sobre los las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno, no obstante, esto no será impedimento para que el auditor interno de considerarlo conveniente, pueda presentar sus informes de previo a conocimiento directo de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. como jerarca del mismo, conforme lo establecido en el Artículo Nº 35 de la Ley de Control Interno.



El Auditor Interno debe recordar expresamente en el informe, sobre el plazo de 30 días hábiles con que cuenta el órgano colegiado para emitir el acuerdo respectivo, en relación con las recomendaciones formuladas, sean en informes de control interno o relaciones de hechos y le hará saber que puede formular objeciones -dentro del mismo plazo- mediante acuerdo razonado. En caso de aceptación de las recomendaciones, la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. debe emitir un acuerdo ordenando la puesta en práctica de las mismas.



La Auditoría Interna debe asegurarse que en la copia del oficio de remisión conste la fecha de recibido por parte de la Secretaría de Actas de la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., para efectos del cómputo del plazo previsto en el artículo 37 de la LGCI, el cual corre a partir del recibido en esa Secretaría.




 




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Relaciones de Hechos



Artículo 29.-Informe de Responsabilidades. El informe de Relaciones de Hechos es un documento que refiere los hallazgos de una investigación, en el cual se señalan hechos, actuaciones y omisiones eventualmente anómalos presuntamente en perjuicio de la Hacienda Pública. Estos informes se regulan por los siguientes criterios:



a) La Auditoría tiene el deber de someter al conocimiento de la administración activa aquellos hallazgos que, con ocasión de los estudios efectuados, puedan acarrear responsabilidades disciplinarias, civiles y penales sobre los empleados de la Sociedad. La administración activa tiene el deber de disciplinar toda falta de sus empleados.



b) El informe de Relación de Hechos debe indicar los hechos anómalos o irregulares que eventualmente servirán de base a la intimación de cargos, para la presentación de una denuncia penal, o bien para emprender acciones civiles contra los eventuales responsables, indicando la normativa infringida y la identificación de los presuntos responsables, el daño económico.



c) La Auditoría debe advertir a la administración activa sobre la celeridad con que debe atender las recomendaciones atinentes a responsabilidades disciplinarias civiles y administrativas para prevenir el transcurso de los plazos de prescripción.



d) Cuando se acrediten hechos que puedan eventualmente constituir delito, la auditoría podrá presentar la denuncia en forma directa ante el Ministerio Público.




 




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Conferencia Final



Artículo 30.-Reunión de Salida. Después de finalizado el estudio y de previo a la comunicación oficial, la auditoría debe disponer la discusión verbal de los resultados de los servicios de auditoría, excepto los informes de responsabilidades, a efecto de exponer los resultados del estudio a quienes tengan parte en el asunto. Esta comunicación por el tamaño de la Sociedad debe ser conocida por la Gerencia General para que proporcione cualquier tipo de información adicional al estudio en un plazo no mayor a diez días hábiles, plazo que rige también para que la administración en general aporte cualquier prueba adicional.



a) Tratándose de informes de control interno o seguimiento, los hallazgos obtenidos deberán ser comunicados mediante informe dirigido al empleado ejecutivo responsable de disponer la puesta en operación de las recomendaciones contenidas en el informe.



b) La Auditoría Interna convocará por escrito a quienes tengan parte en los asuntos para realizar la comunicación verbal del informe final, dentro de un plazo razonable establecido de común acuerdo con los interesados.



c) La participación del convocado a participar en la comunicación verbal de los resultados es obligatoria.



d) En la conferencia final participarán los auditores que colaboraron en la preparación de la evaluación o estudio de auditoría, así como el empleado ejecutivo y colaboradores que él estime pertinente, responsables de disponer y ejecutar la puesta en operación de las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría, a fin de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejora, fechas de cumplimiento y de propiciar las acciones correctivas inmediatas.



e) Tanto la convocatoria a la conferencia final como sus resultados, deberán ser debidamente documentados por la auditoría, y el acta o minuta preparada al efecto deberá ser firmada por todos los participantes en la reunión.



f)  Si durante la conferencia final se presentan divergencias sobre la implantación de las recomendaciones o parte de ellas y no se llega a un acuerdo, en su informe final la Auditoría consignará las observaciones pertinentes.



g) La Auditoría Interna recopilará la información adicional necesaria y pertinente para confirmar o validar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones considerados en la comunicación verbal.



h) En el informe se hará constar los comentarios de quienes tengan parte en el asunto, contrarias a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, si a juicio de la auditoría no se refutan los resultados con suficiente evidencia que obligue a cambiar el informe.



i)  No procede efectuar la conferencia final de los informes que puedan dar lugar a la declaración de responsabilidades disciplinarias o civiles o a denuncias ante el Ministerio Público y otros que la normativa contemple.




 




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CAPÍTULO V



Atención de denuncias



Artículo 31.-Trámite de denuncias. La Auditoría Interna dará trámite a aquellas denuncias por hechos ilegales o irregulares que tengan relación con el uso y manejo de fondos públicos o que tenga una afectación de la Hacienda Pública y lo establecido en la Ley contra la Corrupción o Enriquecimiento ilícito en la Función Pública.




 




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Artículo 32.-Principios. Para la atención de las denuncias se considerarán los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.




 




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Artículo 33.-Confidencialidad del denunciante. La identidad del denunciante, documentación y otras evidencias de las investigaciones que se realicen serán consideradas confidenciales, de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la LGCI y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. El incumplimiento a esta obligación de confidencialidad podrá ser sancionada según lo previsto en estas Leyes.




 




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Artículo 34.-Respecto a las Denuncias. La Auditoría Interna no le dará tramite a denuncias anónimas conforme lo establecido en el Artículo 13, del Reglamento contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la función pública. En casos excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con esta se reciban elementos de prueba que den meritos para ello. En caso contrario dispondrá su archivo sin más trámite.




 




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CAPÍTULO VI



Informe de labores



Artículo 35.-Informes. El Auditor Interno remitirá a la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., un informe semestral de labores, así como aquellos informes especiales que considere necesarios y los que le sean requeridos por la Junta Directiva de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A. Adicionalmente el informe anual sobre la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Externa, estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten, todo de conformidad con lo establecido en el artículo 22 inciso g) de la LGCI. Este informe será diseñado en cuanto al contenido del mismo y el estado de las recomendaciones conforme la normativa aplicable.




 




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Artículo 36.-Formato del informe. Deberá mostrar la relación entre los servicios de auditoría establecidos en el Plan Anual de Trabajo y los productos o resultados obtenidos de cada auditoría, estudio especial o servicio preventivo prestado. El informe contendrá tanto el número de recomendaciones emitidas como el porcentaje de recomendaciones que implantó la Administración.




 




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Artículo 37.-Informes de desempeño. El Auditor debe informar al jerarca, de manera oportuna y al menos anualmente, sobre lo siguiente:



a) Gestión ejecutada por la auditoría interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y de los logros relevantes.



b) Estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas por los órganos de control y fiscalización competentes.



c) Asuntos relevantes sobre dirección, exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia. La información respectiva, o parte de ella, también debe comunicarse a otras instancias, según lo defina el jerarca.




 




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CAPÍTULO VII



Disposiciones finales



Artículo 38.-Transitorio. La Auditoría Interna contará con un período máximo improrrogable el cual vence el 10-02-2011, para organizar lo pertinente de la Unidad de Auditoría Interna de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., sin detrimento del cumplimiento de su plan de trabajo anual y realizar los ajustes necesarios a fin de incorporar a su gestión las modificaciones establecidas en las "Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público".




 




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Artículo 39.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta". Acuerdo firme.



 



13 de mayo del 2010.-



 



 




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Fecha de generación: 9/2/2025 09:15:31
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