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 Normativa >> Reglamento 4770 >> Fecha 15/07/2010 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 4770
Reglamento del Sistema Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal
Texto Completo acta: D1D29

BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL



(Nota de Sinalevi: EL Banco Popular y de Desarrollo Comunal aprobó un nuevo Reglamento del sistema archivístico del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en sesión N° 5778 del 26 de octubre del 2020)



La Junta Directiva Nacional, en sesión Nº 4770 del 15 de julio del 2010 aprobó el "Reglamento del Sistema Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal" el cual debe leerse de la siguiente manera:



REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO



INSTITUCIONAL DEL BANCO POPULAR



Y DE DESARROLLO COMUNAL



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º-El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 24 b de la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, el cual estará conformado por: la Unidad Centro de Documentos, a cargo del Archivo Central, archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del Banco, archivos regionales y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. La Unidad Centro de Documentos es el órgano rector del Sistema.




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Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:



a. Documentos de archivo: testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.



b. Tipo documental: forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros.



c. Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:



1. Textual: en donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.



2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.



3. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.



4. Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.



5. Electrónicos o informáticos: son los  generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, CD-ROM, etc.



d. Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.



e. Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.




 




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Artículo 3º-Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una buena conservación de los documentos.



Cada uno de estos archivos deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.



Los encargados de los archivos deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque  se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas de la Unidad Centro de Documentos y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 4º-El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará  por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por la Unidad Centro de Documentos, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.




 




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Artículo 5º-Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo en su Capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19; así como respetar las consideraciones respecto al secreto bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.




 




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Artículo 6º-Ningún colaborador del Banco debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal, así como administrativa, esta de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione la Unidad Centro de Documentos, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.




 




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Artículo 7º-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus reuniones a cualquier funcionario de la Institución competente en la materia por tratar, para decidir con mayor amplitud y objetividad la conservación o eliminación de la documentación evaluada.




 




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Artículo 8º-La documentación que se custodia en los archivos no podrá salir del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, salvo en los casos de Exposiciones, para lo cual se requerirá la autorización del Subgerente General de Operaciones, o su delegado, o bien un requerimiento de cualquier órgano del Poder Judicial o ente fiscalizador externo. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En todo caso se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la documentación. 




 




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CAPÍTULO II



De los diferentes archivos



SECCIÓN I



La Unidad Centro de Documentos



Artículo 9º- La Unidad Centro de Documentos es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.  Además es la encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida del Banco que haya cumplido su vigencia administrativa, y se conserve por razones legales o de valor científico o cultural. Administrativamente dependerá del Proceso Bienes y Servicios. Cada jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones emanadas de la Unidad Centro de Documentos y el Comité Institucional de Selección y Eliminación.




 




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Artículo 10.-Son funciones de la Unidad Centro de Documentos las indicadas en el artículo 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable.




 




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Artículo 11.-El responsable de la Unidad Centro de Documentos será un profesional en Archivística, a quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad y de todos los archivos del sistema, así como servir de enlace con el Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.




 




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Artículo 12.-En la Unidad Centro de Documentos se reunirán los documentos custodiados por los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas y los archivos regionales, los cuales deberán ser remitidos dentro del período que fijan las tablas de plazos de conservación de documentos.



La documentación por remitir a la Unidad Centro de Documentos deberá estar preparada en los primeros 30 días naturales de cada año, según las siguientes especificaciones:



a) La Unidad Centro de Documentos elaborará un cronograma de remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda planificarse este proceso y el personal de la Unidad Centro de Documentos tenga tiempo de cotejar las remisiones.



b) La remisión de los documentos de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas a la Unidad Centro de Documentos, deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca la Unidad Centro de Documentos.



c) Si los documentos están microfilmados, digitalizados o en cualquier otro soporte que se considere adecuado, los mismos ingresarán a la Unidad Centro de Documentos con las respectivas micropelículas o microfichas, discos ópticos, o cualquier otro soporte que se utilice.




 




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Artículo 13.-En caso de que alguna unidad administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco, la Jefatura inmediata de la unidad administrativa que ha sido eliminada deberá realizar la transferencia documental cumpliendo los procedimientos establecidos, y deberá comunicar dicha situación en forma oportuna al Jefe de la Unidad Centro de Documentos para que este asegure dicho traslado.



En caso de fusión de dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la documentación, y habrá de proceder en lo sucesivo según los lineamientos estipulados en este Reglamento.




 




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Artículo 14.-La selección y eliminación de documentos la realizará la Unidad Centro de Documentos de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y deberá ser autorizada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Archivo y su Reglamento. Asimismo, la Unidad Centro de Documentos tendrá a su cargo el Programa Institucional de Reciclaje, el cual promoverá la reutilización de materiales y la recolección del papel en desuso.  En virtud de lo anterior, la papelería y documentos que se eliminen deberán venderse, permutarse o donarse, esto último siempre y cuando exista ley que lo autorice, para lo cual la Unidad Centro de Documentos coordinará con el Proceso de Contratación Administrativa con el fin de que se realicen los procedimientos de contratación administrativa establecidos.




 




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Artículo 15.- La Unidad Centro de Documentos deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas y los archivos regionales, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por la Unidad Centro de Documentos.




 




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Artículo 16.- La Unidad Centro de Documentos deberá elaborar por escrito el Informe Anual Sobre el Desarrollo Archivístico de la Institución, que se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso j de la Ley del Archivo, y los artículos 145 y 146 de su Reglamento.




 




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Artículo 17.-El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo de la Unidad Centro de Documentos, la cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental en la Institución, deberá coordinarse con la Unidad Centro de Documentos, la cual establecerá los procedimientos respectivos. En caso de que alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo documental, deberá coordinarlo de previo con la Unidad Centro de Documentos.




 




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Artículo 18.-Los originales de las micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro soporte que se realicen en la Unidad Centro de Documentos, en los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas serán custodiados por la Unidad Centro de Documentos. Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no serán usados en consultas de rutina.




 




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Artículo 19.-La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:



a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.



b) Complemento: para complementar los fondos cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.



c) Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.



d) Sustitución: se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal de acuerdo con lo que dispone el artículo 3º de la Ley Nº 4273 sobre microfilmación de documentos.




 




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SECCIÓN II



Los archivos de gestión



Artículo 20.-Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas. Cada jefatura deberá designar por escrito qué colaborador tendrá la responsabilidad de administrar los archivos de gestión de sus respectivas áreas. Dicha designación deberá comunicarse por escrito al Jefe de la Unidad Centro de Documentos dentro de los ocho días hábiles siguientes a la designación.



Las unidades administrativas del Banco podrán disponer de un archivo de gestión único (centralizado) que brinde servicio a las diferentes áreas que las conforman, cuando así se considere conveniente dada la similitud de sus funciones o por regionalización. Para lo anterior, deberá solicitarse el criterio a la Unidad Centro de Documentos.




 




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Artículo 21.-Serán funciones de los responsables de los archivos de gestión, las siguientes:



a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad administrativa a que pertenecen.



b) Coordinar con la Unidad Centro de Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley 7202.



c) Colaborar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Ley Nº 7202 y su Reglamento.



d) Velar porque en el respectivo archivo de gestión no sean eliminados documentos en contra de lo dispuesto por el artículo 6º de este Reglamento, e informar dejando evidencia de ello, tanto a su Jefe como al Jefe de la Unidad Centro de Documentos cualquier violación a lo indicado en el artículo 6º.



e) Coordinar y ejecutar las transferencias hacia la Unidad Centro de Documentos de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.




 




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SECCIÓN III



Los Archivos Regionales



Artículo 22.-Los archivos regionales son los archivos de las diferentes regiones administrativas del Banco, que por su similitud de actividades y funciones, así como por su cercanía geográfica, podrán disponer de un archivo regional único que brinde servicio a las diferentes unidades administrativas que los componen; estos archivos serán los encargados, entre otras funciones, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por las unidades que le componen en concordancia con la Ley Nº 7202 y su Reglamento. Para la implementación de los archivos regionales, la Unidad Centro de Documentos, deberá realizar un estudio técnico para determinar la viabilidad, requerimientos y condiciones para la creación de archivos regionales en una zona determinada. Estos estudios técnicos, deberán ser solicitados por una instancia superior competente o la Unidad Centro de Documentos, que podrá realizar la respectiva propuesta de acuerdo con las necesidades pertinentes.




 




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Artículo 23.-El responsable del archivo regional deberá administrar las funciones archivísticas de su unidad y de todas las unidades administrativas que la componen, así como servir de enlace con la Unidad Centro de Documentos y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.




 




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Artículo 24.-Serán funciones de los archivos regionales, entre otras, las siguientes:



a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las diferentes unidades administrativas que integran la región.



b) Coordinar con la Unidad Centro de Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal la ejecución de políticas archivísticas de la Institución en concordancia con la Ley 7202 y su Reglamento.



c) Capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos que integran la región, o a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas por la Unidad Centro de Documentos.




 




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CAPÍTULO III



Comité Institucional de Selección



y Eliminación de Documentos



Artículo 25.-Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por un representante de la Gerencia General, un representante de la Consultoría Jurídica y el Jefe de la Unidad Centro de Documentos o su delegado, siempre y cuando éste reúna similares condiciones profesionales.




 




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    Artículo 26.-El Comité Institucional también podrá estar integrado por miembros adicionales temporales o permanentes, según los objetivos y funciones específicos de cada dependencia, en calidad de observadores, de conformidad con el numeral 54 de la Ley Generalde la Administración Pública.



Cuando el Comité vaya a conocer asuntos relacionados con documentos recibidos o generados por la Junta Directiva Nacional, deberá convocarse a la respectiva sesión al secretario de esa Junta Directiva o su delegado, quien tendrá voz pero no voto y podrá acompañarse por quien juzgue conveniente sin que la ausencia del secretario o su delegado impida al Comité conocer esos asuntos.



(Así reformado mediante sesión 4921 del 13 de diciembre del 2011)




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Artículo 27.-El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:



a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello establecerá las tablas de plazos de conservación institucional con arreglo a la Ley, las cuales deben ser sometidas a la aprobación de la Jefatura de la unidad administrativa correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.



b) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.



c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.



d) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.



e) Proponer las políticas institucionales para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el Banco, así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.



f)  Cualquiera otra que procure el mejor manejo documental de acuerdo con la legislación existente.




 




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CAPÍTULO IV



Disposiciones finales



Artículo 28.-Todos los funcionarios del Banco Popular y de Desarrollo Comunal quedan obligados, por este Reglamento, a acatar lo siguiente:



a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.



b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.



c) Hacer un correcto uso de la información.



d) No eliminar documentos en contra de lo dispuesto por el artículo 6º de este Reglamento.



e) Acatar lo dispuesto en la Ley 8204, sus reglamentos y demás normativa aplicable.



f)  Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y uso de los documentos, tales como confidencialidad y acceso a la información.




 




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Artículo 29.-El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan la Leyes  7202 y 8204, otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra normativa vigente en relación con esta materia.



El presente Reglamento deroga el "Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Popular y de Desarrollo Comunal", aprobado en la Sesión de Junta Directiva 3811, del 6 de febrero de 2001, y publicado en La Gaceta Nº 45 del 5 de marzo de 2001.



Rige a partir de su publicación' en el Diario Oficial.



San José, 22 de julio del 2010.-



 



 




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Fecha de generación: 25/2/2024 21:31:37
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