Texto Completo acta: D1D29
BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
(Nota de Sinalevi: EL Banco
Popular y de Desarrollo Comunal aprobó un nuevo Reglamento
del sistema archivístico del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal,
en sesión N° 5778 del 26 de octubre del 2020)
La
Junta Directiva Nacional, en sesión Nº 4770 del 15 de julio
del 2010 aprobó el "Reglamento del Sistema Archivístico Institucional del Banco
Popular y de Desarrollo Comunal" el cual debe leerse de la siguiente manera:
REGLAMENTO DEL
SISTEMA ARCHIVÍSTICO
INSTITUCIONAL DEL
BANCO POPULAR
Y DE DESARROLLO
COMUNAL
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-El presente Reglamento se dicta de conformidad
con el artículo 24 b de
la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo
Comunal, la Ley
del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y regula el funcionamiento
del Sistema Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo
Comunal, el cual estará conformado por:
la Unidad Centro de
Documentos, a cargo del Archivo Central, archivos de gestión de las diferentes
unidades administrativas del Banco, archivos regionales y el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
La Unidad Centro de
Documentos es el órgano rector del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 2º-Para
efectos de este Reglamento se entiende por:
a. Documentos de archivo: testimonios de la
actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o
soporte, producidos orgánicamente o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones
del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios
ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la
administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando
antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.
b. Tipo documental: forma en que esté
presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá
hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia,
informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite,
tabulados, acuerdos, fotografías y otros.
c. Clase documental: está determinada por
el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco
diferentes clases documentales:
1. Textual: en donde los documentos
transmiten la información mediante texto escrito.
2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen,
signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas,
planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.
3. Sonoros: permiten grabar y reproducir
cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.
4. Audiovisuales: combinan la imagen en
movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.
5. Electrónicos o informáticos: son
los generados a partir de una
computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, CD-ROM, etc.
d. Tablas de plazos: Es el instrumento
mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben
en la Institución,
así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la
cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están
almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la
producción documental en
la Institución.
e. Fondo documental: está integrado por el
conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental,
que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 3º-Los archivos deberán contar con las
medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería,
materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una
buena conservación de los documentos.
Cada uno de estos
archivos deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de
consulta y de depósito.
Los encargados de los
archivos deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas
las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71
del Reglamento a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas
oficinas las normas emanadas de
la Unidad Centro de Documentos y del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 4º-El fondo
documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y
los métodos de ordenación archivísticos definidos por
la Unidad Centro de
Documentos, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 5º-Los
archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos,
de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de
la Constitución
Política, los artículos 10 y 42 de
la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, la Ley
sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado,
Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
en su Capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19; así como
respetar las consideraciones respecto al secreto bancario, y cualquier otra
normativa relacionada con esta materia.
Ficha articulo
Artículo 6º-Ningún
colaborador del Banco debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo
de vigencia legal, así como administrativa, esta de acuerdo con las tablas de
plazos de conservación de documentos que confeccione
la Unidad Centro de
Documentos, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados
de valor científico-cultural por parte de
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los
controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes
usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.
Ficha articulo
Artículo 7º-El Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos podrá convocar a sus
reuniones a cualquier funcionario de
la Institución competente en la materia por tratar,
para decidir con mayor amplitud y objetividad la conservación o eliminación de
la documentación evaluada.
Ficha articulo
Artículo 8º-La documentación
que se custodia en los archivos no podrá salir del Banco Popular y de
Desarrollo Comunal, salvo en los casos de Exposiciones, para lo cual se
requerirá la autorización del Subgerente General de Operaciones, o su delegado,
o bien un requerimiento de cualquier órgano del Poder Judicial o ente
fiscalizador externo. Cuando así se requiera, la documentación podrá ser
reproducida por los medios más convenientes que garanticen su integridad. En
todo caso se deberá dejar constancia que indique dónde se encuentra la
documentación.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De los diferentes
archivos
SECCIÓN I
La Unidad Centro de
Documentos
Artículo 9º-
La Unidad Centro de
Documentos es la unidad técnico-administrativa, rectora y asesora del Sistema
Archivístico Institucional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Además es la encargada de reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la
documentación producida y recibida del Banco que haya cumplido su vigencia
administrativa, y se conserve por razones legales o de valor científico o
cultural. Administrativamente dependerá del Proceso Bienes y Servicios. Cada
jefatura será la encargada de controlar y hacer efectivas las recomendaciones
emanadas de la Unidad
Centro de Documentos y el Comité Institucional de Selección y
Eliminación.
Ficha articulo
Artículo 10.-Son
funciones de la Unidad
Centro de Documentos las indicadas en el artículo 42 de
la Ley del Sistema Nacional de
Archivos y demás normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 11.-El
responsable de la Unidad
Centro de Documentos será un profesional en Archivística, a
quien le corresponderá administrar las funciones archivísticas de su unidad y
de todos los archivos del sistema, así como servir de enlace con el Sistema
Nacional de Archivos, de conformidad con lo que establece
la Ley del Sistema Nacional de
Archivos y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 12.-En
la Unidad Centro de
Documentos se reunirán los documentos custodiados por los archivos de gestión
de las diferentes unidades administrativas y los archivos regionales, los cuales
deberán ser remitidos dentro del período que fijan las tablas de plazos de
conservación de documentos.
La documentación por
remitir a la Unidad
Centro de Documentos deberá estar preparada en los primeros
30 días naturales de cada año, según las siguientes especificaciones:
a)
La Unidad Centro de Documentos elaborará un
cronograma de remisiones documentales para cada oficina, de modo que pueda
planificarse este proceso y el personal de
la Unidad Centro de
Documentos tenga tiempo de cotejar las remisiones.
b) La remisión de los documentos de los archivos
de gestión de las diferentes unidades administrativas a
la Unidad Centro de
Documentos, deberá hacerse de acuerdo con el procedimiento que establezca
la Unidad Centro de
Documentos.
c) Si los documentos están microfilmados,
digitalizados o en cualquier otro soporte que se considere adecuado, los mismos
ingresarán a la Unidad
Centro de Documentos con las respectivas micropelículas o
microfichas, discos ópticos, o cualquier otro soporte que se utilice.
Ficha articulo
Artículo 13.-En caso de que alguna unidad
administrativa sea eliminada de la estructura orgánica del Banco,
la Jefatura inmediata de la
unidad administrativa que ha sido eliminada deberá realizar la transferencia
documental cumpliendo los procedimientos establecidos, y deberá comunicar dicha
situación en forma oportuna al Jefe de
la Unidad Centro de
Documentos para que este asegure dicho traslado.
En caso de fusión de
dos o más unidades administrativas, la nueva unidad asumirá la documentación de
las unidades anteriores, convirtiéndose así en la nueva responsable de la
documentación, y habrá de proceder en lo sucesivo según los lineamientos
estipulados en este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 14.-La
selección y eliminación de documentos la realizará
la Unidad Centro de
Documentos de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de
conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y deberá ser autorizada
por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,
según lo establece la Ley
del Archivo y su Reglamento. Asimismo,
la Unidad Centro de
Documentos tendrá a su cargo el Programa Institucional de Reciclaje, el cual
promoverá la reutilización de materiales y la recolección del papel en
desuso. En virtud de lo anterior, la
papelería y documentos que se eliminen deberán venderse, permutarse o donarse,
esto último siempre y cuando exista ley que lo autorice, para lo cual
la Unidad Centro de
Documentos coordinará con el Proceso de Contratación Administrativa con el fin
de que se realicen los procedimientos de contratación administrativa
establecidos.
Ficha articulo
Artículo 15.-
La Unidad Centro de
Documentos deberá capacitar y asesorar a los encargados de los archivos de
gestión de las diferentes unidades administrativas y los archivos regionales, o
a cualquier otro funcionario relacionado con la actividad documental, para que
organicen los archivos de conformidad con las políticas y técnicas reguladas
por la Unidad Centro
de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 16.-
La Unidad Centro de
Documentos deberá elaborar por escrito el Informe Anual Sobre el Desarrollo
Archivístico de la
Institución, que se enviará a
la Dirección General
del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho
informe en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso j de
la Ley del Archivo, y los
artículos 145 y 146 de su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 17.-El
proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo de
la Unidad Centro de
Documentos, la cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual
forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo
documental en la
Institución, deberá coordinarse con
la Unidad Centro de
Documentos, la cual establecerá los procedimientos respectivos. En caso de que
alguna unidad administrativa desee aplicar cualquiera de los procesos aquí
descritos (microfilmación, digitalización o nueva tecnología) al manejo
documental, deberá coordinarlo de previo con
la Unidad Centro de
Documentos.
Ficha articulo
Artículo 18.-Los
originales de las micropelículas, discos ópticos, magnéticos o cualquier otro
soporte que se realicen en la
Unidad Centro de Documentos, en los archivos de gestión de
las diferentes unidades administrativas serán custodiados por
la Unidad Centro de
Documentos. Cuando las circunstancias lo permitan, deberán custodiarse copias
de los mismos en otro edificio para cualquier eventualidad. Estos originales no
serán usados en consultas de rutina.
Ficha articulo
Artículo 19.-La
documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier
otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación,
almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes
razones:
a) Seguridad: se aplicará básicamente a
aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros
por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para
prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.
b) Complemento: para complementar los
fondos cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se
encuentren en otros lugares.
c) Referencia: para agilizar los trámites
administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.
d) Sustitución: se realizará con la
finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la
micropelícula, cuando esto sea posible y legal de acuerdo con lo que dispone el
artículo 3º de la Ley Nº
4273 sobre microfilmación de documentos.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Los archivos de
gestión
Artículo 20.-Los archivos de gestión son los archivos
de las diferentes unidades administrativas. Cada jefatura deberá designar por
escrito qué colaborador tendrá la responsabilidad de administrar los archivos
de gestión de sus respectivas áreas. Dicha designación deberá comunicarse por
escrito al Jefe de la
Unidad Centro de Documentos dentro de los ocho días hábiles
siguientes a la designación.
Las unidades
administrativas del Banco podrán disponer de un archivo de gestión único
(centralizado) que brinde servicio a las diferentes áreas que las conforman,
cuando así se considere conveniente dada la similitud de sus funciones o por
regionalización. Para lo anterior, deberá solicitarse el criterio a
la Unidad Centro de
Documentos.
Ficha articulo
Artículo 21.-Serán
funciones de los responsables de los archivos de gestión, las siguientes:
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de la unidad
administrativa a que pertenecen.
b) Coordinar con
la Unidad Centro de
Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal la ejecución de políticas
archivísticas de la
Institución en concordancia con
la Ley 7202.
c) Colaborar en la elaboración de las tablas de
plazos de conservación de documentos de sus respectivas unidades
administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos y
la Ley Nº 7202 y su Reglamento.
d) Velar porque en el respectivo archivo de
gestión no sean eliminados documentos en contra de lo dispuesto por el artículo
6º de este Reglamento, e informar dejando evidencia de ello, tanto a su Jefe
como al Jefe de la
Unidad Centro de Documentos cualquier violación a lo indicado
en el artículo 6º.
e) Coordinar y ejecutar las transferencias hacia
la Unidad Centro de
Documentos de documentos que hayan cumplido con su vigencia administrativa, de
conformidad con los plazos establecidos en las tablas de plazos.
Ficha articulo
SECCIÓN III
Los Archivos
Regionales
Artículo 22.-Los archivos regionales son los archivos
de las diferentes regiones administrativas del Banco, que por su similitud de
actividades y funciones, así como por su cercanía geográfica, podrán disponer
de un archivo regional único que brinde servicio a las diferentes unidades
administrativas que los componen; estos archivos serán los encargados, entre
otras funciones, de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida y recibida por
las unidades que le componen en concordancia con
la Ley Nº 7202 y su Reglamento.
Para la implementación de los archivos regionales,
la Unidad Centro de
Documentos, deberá realizar un estudio técnico para determinar la viabilidad,
requerimientos y condiciones para la creación de archivos regionales en una
zona determinada. Estos estudios técnicos, deberán ser solicitados por una
instancia superior competente o
la Unidad Centro de Documentos, que podrá realizar
la respectiva propuesta de acuerdo con las necesidades pertinentes.
Ficha articulo
Artículo 23.-El
responsable del archivo regional deberá administrar las funciones archivísticas
de su unidad y de todas las unidades administrativas que la componen, así como
servir de enlace con la
Unidad Centro de Documentos y el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 24.-Serán funciones
de los archivos regionales, entre otras, las siguientes:
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de las
diferentes unidades administrativas que integran la región.
b) Coordinar con
la Unidad Centro de
Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal la ejecución de políticas
archivísticas de la
Institución en concordancia con
la Ley 7202 y su Reglamento.
c) Capacitar y asesorar a los encargados de los
archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas de los archivos
que integran la región, o a cualquier otro funcionario relacionado con la
actividad documental, para que organicen los archivos de conformidad con las
políticas y técnicas reguladas por
la Unidad Centro de Documentos.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Comité Institucional
de Selección
y Eliminación de
Documentos
Artículo 25.-Créase el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por un representante
de la Gerencia
General, un representante de
la Consultoría
Jurídica y el Jefe de
la Unidad Centro de
Documentos o su delegado, siempre y cuando éste reúna similares condiciones
profesionales.
Ficha articulo
Artículo 26.-El
Comité Institucional también podrá estar integrado por miembros adicionales
temporales o permanentes, según los objetivos y funciones específicos de cada
dependencia, en calidad de observadores, de conformidad con el numeral 54 de la
Ley Generalde la Administración Pública.
Cuando
el Comité vaya a conocer asuntos relacionados con documentos recibidos o
generados por la Junta Directiva Nacional, deberá convocarse a la respectiva
sesión al secretario de esa Junta Directiva o su delegado, quien tendrá voz
pero no voto y podrá acompañarse por quien juzgue conveniente sin que la
ausencia del secretario o su delegado impida al Comité conocer esos asuntos.
(Así reformado mediante sesión 4921
del 13 de diciembre del 2011)
Ficha articulo
Artículo 27.-El
Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa
y legal de los documentos de
la Institución. Para ello establecerá las tablas de
plazos de conservación institucional con arreglo a
la Ley, las cuales deben ser
sometidas a la aprobación de la
Jefatura de la unidad administrativa correspondiente, de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
b) Someter a la aprobación de
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el
Comité Institucional.
c) Consultar a
la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que
hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos
aprobadas.
d) Determinar cuáles documentos y con qué
finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier
otro proceso tecnológico presente o futuro.
e) Proponer las políticas institucionales para la
estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en el
Banco, así como regular la producción documental por cualquier medio que se
emplee.
f) Cualquiera otra que procure el mejor manejo
documental de acuerdo con la legislación existente.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Disposiciones finales
Artículo 28.-Todos los funcionarios del Banco Popular
y de Desarrollo Comunal quedan obligados, por este Reglamento, a acatar lo
siguiente:
a) Cuidar de los documentos como propiedad
institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle
tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general
cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.
b) Respetar el valor administrativo, legal y
científico-cultural de los documentos.
c) Hacer un correcto uso de la información.
d) No eliminar documentos en contra de lo dispuesto
por el artículo 6º de este Reglamento.
e) Acatar lo dispuesto en
la Ley 8204, sus reglamentos y
demás normativa aplicable.
f) Respetar las leyes, reglamentos y normas
técnicas de administración y uso de los documentos, tales como confidencialidad
y acceso a la información.
Ficha articulo
Artículo 29.-El incumplimiento de cualquiera de los
principios y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad
con lo que al respecto dictan la
Leyes 7202 y 8204,
otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra normativa
vigente en relación con esta materia.
El presente
Reglamento deroga el "Reglamento del Sistema de Archivo del Banco Popular y de
Desarrollo Comunal", aprobado en
la Sesión de Junta Directiva 3811, del 6 de febrero
de 2001, y publicado en La
Gaceta Nº 45 del 5 de marzo de 2001.
Rige a partir de su publicación' en el Diario Oficial.
San José, 22 de julio del 2010.-
Ficha articulo
Fecha de generación: 25/2/2024 21:31:37
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