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 Normativa >> Resolución 120 >> Fecha 16/07/2010 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 120
Directrices Generales a las Municipalidades y Concejos Municipales de Distrito para el adecuado uso, registro, incorporación y validación de información en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM) (D-3-2010-DC-DFOE)
Texto Completo acta: 138035

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



(Esta norma fue derogada por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-0040-2020 del 27 de mayo del 2020)



RESOLUCIONES



R-DC-120-2010.-Despacho Contralor.-San José, a las trece horas del dieciséis de julio de dos mil diez.



Considerando:



1º-Que el artículo 183 de la Constitución Política establece a la Contraloría General de la República, como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia superior de la Hacienda Pública, con absoluta independencia funcional y administrativa.



2º-Que del artículo 184 de la Constitución Política se deriva la atribución de la Contraloría General de la República de fiscalizar los presupuestos públicos, incluidos los presupuestos de las municipalidades.



3º-Que los artículos 10 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Nº 7428), designa a la Contraloría General de la República como el órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública, confiriéndole facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio por parte de los sujetos pasivos, para el uso correcto de los fondos públicos.



4º-Que el artículo 11 de la Ley No. 7428 establece los fines del ordenamiento de control y fiscalización superiores, a efectos de que se garantice "la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos en los entes sobre los cuales tiene jurisdicción la Contraloría General de la República". Asimismo, el artículo 17 de la ley citada dispone como potestad de la Contraloría General de la República el control de eficiencia previsto en el numeral 11.



5º-Que de conformidad con los artículos 30 de la Constitución Política y 13 de la Ley No. 7428, la información sobre el manejo de los fondos públicos a cargo de los sujetos pasivos resulta de interés público y debe ser suministrada a requerimiento del órgano contralor para el debido ejercicio de sus potestades de control y fiscalización.



6º-Que la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (No. 8131) establece como uno de sus fines promover el desarrollo de sistemas que faciliten información oportuna, confiable y que sirva de apoyo a los procesos de control, fiscalización y toma de decisiones.



7º-Que la Contraloría General de la República ha diseñado el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM), como un instrumento para que los gobiernos locales incorporen información relacionada con su quehacer, que sirva al órgano contralor como insumo para el ejercicio de sus potestades de control y fiscalización.



8º-Que dicho Sistema también se constituye en un mecanismo para incentivar el análisis, control e información sobre el desempeño institucional y del sector, por parte de los gobiernos locales, las unidades de auditoría interna y la ciudadanía en general, además promueve los principios de transparencia y rendición de cuentas previstos en el artículo 11 de la Constitución Política.



9º-Que el SIIM está integrado por una serie de indicadores que fueron validados con alcaldes e intendentes, representantes de alcaldes, miembros de los concejos municipales, profesionales y técnicos municipales, funcionarios del Proyecto de Fortalecimiento Municipal y Descentralización (FOMUDE), Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) y  la Unión Nacional de Gobiernos Locales, así como por funcionarios de la Contraloría General de la República.



10.-Que de acuerdo con lo anterior, el SIIM al constituirse en una herramienta para el control y la fiscalización superior de la Hacienda Pública, considera el respeto a la autonomía municipal establecida en el artículo 170 constitucional y el artículo 4 del Código Municipal.



11.-Que con fundamento en lo antes expuesto es necesario establecer un marco normativo básico orientador, dirigido a los gobiernos locales para el adecuado uso, registro, actualización y validación de la información en el SIIM. Por tanto:



SE RESUELVE:



I.-Emitir y promulgar las siguientes:



DIRECTRICES GENERALES A LAS MUNICIPALIDADES



Y CONCEJOS MUNICIPALES DE DISTRITO PARA EL



ADECUADO USO, REGISTRO, INCORPORACIÓN Y



VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA



INTEGRADO DE INFORMACIÓN



MUNICIPAL (SIIM)



(D-3-2010-DC-DFOE)



 



1º-Definiciones. Para los efectos de estas directrices se entiende por:



Autoridad Superior Administrativa. Se refiere al Alcalde, o Intendente de una municipalidad o concejo municipal de distrito, según corresponda.



Clave de acceso. Combinación de letras, números y signos que, junto con una identificación de usuario asignado, le permiten a una persona hacer uso de una aplicación.



Ejes que conforman el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM). Son cinco ejes generales en los que se organiza la distinta información que contiene el SIIM; a saber: Eje 1: Desarrollo y Gestión Institucional, Eje 2: Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas, Eje 3: Gestión de desarrollo ambiental, Eje 4: Gestión de Servicios Económicos y Eje 5: Gestión de Servicios Sociales.



Expediente del Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM): Documentación y evidencia clasificada en forma sistemática y ordenada, que permite obtener una opinión razonable sobre la objetividad, integridad, confiabilidad, relevancia y veracidad de la información registrada en el SIIM. En dicha documentación debe quedar constancia de los funcionarios  responsables de recopilar la información, de su digitación y de su validación una vez ingresada en el SIIM.



Identificación de usuario. Código utilizado para identificar de manera única, a una persona física y los respectivos privilegios que le permiten hacer uso de los sistemas automatizados de la Contraloría General de la República.



Índice de Gestión Municipal (IGM): es un índice conformado por indicadores relativos al quehacer común de todos los gobiernos locales, organizados en los cinco ejes que conforman el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM).



Índices de gestión específicos (IGE): Índices conformados por indicadores relacionados con servicios o productos desarrollados exclusivamente por un grupo de gobiernos locales que no son comunes para todo el sector; como por ejemplo, acueductos, alcantarillado pluvial, alcantarillado sanitario, alumbrado público, cementerios, estacionamientos y terminales, mercados, plazas y ferias, seguridad y vigilancia, servicios en zonas portuarias y zona marítimo terrestre.



Manual del usuario externo del Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM). Documento de inducción para el usuario externo que contiene información sobre el Sistema, relativa a descripciones de los principales elementos, procesos, accesos a consultas, funciones de las diferentes herramientas y pasos que el usuario debe seguir para interactuar eficientemente con el Sistema. En adelante "Manual del usuario".



Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM): es un sistema informático que contiene información de una serie de variables organizadas en cinco ejes y relacionadas directamente con el quehacer municipal. Contiene además, índices elaborados a partir de indicadores diseñados con esas variables y que permiten medir la gestión municipal tanto a nivel general como específico.




Ficha articulo



2º-Alcance.



Las presentes directrices regulan el registro en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM) por parte de las municipalidades y concejos municipales de distrito, respecto de la información relativa a los distintos indicadores y otra información adicional requerida para la elaboración de los índices que lo conforman.




 




Ficha articulo



3º-Ámbito de aplicación



Estas directrices serán aplicables a las municipalidades y concejos municipales de distrito.




 




Ficha articulo



4º-Finalidad



El Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM), tiene por finalidad:



a) Fomentar la transparencia, evaluación de resultados y rendición de cuentas.



b) Contar con información que le permita a la Contraloría General de la República ejercer sus funciones de fiscalización y control superior en el Sector Municipal.



c) Facilitar a las municipalidades instrumentos que les provean insumos que coadyuven en sus procesos de evaluación de resultados y rendición de cuentas.



d) Proveer a la ciudadanía información relacionada con la gestión de los gobiernos locales.




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5º-Designación de los funcionarios responsables de recopilar información y accesar el SIIM



La designación de los funcionarios responsables de recopilar información y accesar al SIIM le corresponderá a la autoridad superior administrativa de cada municipalidad o concejo municipal de distrito o a quien este último delegue. 



Los funcionarios designados para recopilar la información requerida por el SIIM fungirán el rol de Recopilador y los que tendrán acceso al SIIM asumirán los roles de Consulta, Digitador y Validador, de acuerdo con lo que se establece en las presentes directrices.




 




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6°-Identificación y eliminación de usuario y clave de acceso al SIIM



La identificación de usuario y la clave de acceso al SIIM será suministrada por la Contraloría General de la República a los funcionarios designados oficialmente, para asumir los roles de acceso al SIIM.



Asimismo, podrá suministrarse identificación de usuario y clave de acceso a los funcionarios de la Auditoría Interna que así lo soliciten a la Contraloría General, para el ejercicio de las funciones que le competen.



Dicha identificación de usuario y clave de acceso son de carácter personal y exclusivo, por lo que cualquier uso distinto al señalado en estas directrices o en el Manual del usuario, por parte de los funcionarios designados, podrá generar responsabilidades y sanciones de conformidad con el ordenamiento jurídico.



Para cada uno de los funcionarios designados se debe indicar, su número de cédula, nombre, puesto, dirección de correo electrónico, número telefónico y número de fax del trabajo.



Lo anterior, de conformidad con los procedimientos establecidos en el Manual del usuario del SIIM o en las comunicaciones realizadas a los efectos por la Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General.



En caso de sustitución o cese de la relación laboral de alguno de los funcionarios designados, la autoridad superior administrativo o a quien éste delegue, deberá comunicar esta situación al Órgano Contralor para que realice la eliminación del código de usuario asignado, así como cualquier otro cambio que resulte necesario. De no efectuarse lo anterior, la Contraloría General queda exenta de cualquier responsabilidad por el uso inapropiado que el usuario realice en el SIIM.




 




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7°-Roles



Para la recopilación de los datos y operación del sistema se establecen los siguientes roles:



a) Recopilador: Funcionario o funcionarios municipales responsables de recopilar la información requerida por el SIIM, de conformidad con lo establecido en las presentes directrices.  La información recopilada deberá trasladarse posteriormente al Digitador para su inclusión en el SIIM.



b) Digitador: Funcionario o funcionarios municipales  responsables de incluir los datos requeridos por el SIIM con base en el expediente, sea para el IGM o cualquier otro índice que se incluya más adelante en el sistema, o bien, para la atención de solicitudes de información adicionales.



Asimismo, le corresponderá conformar el expediente de cada índice a partir de la información aportada por los Recopiladores, de conformidad con lo señalado en las presentes directrices. Una vez digitada la información en el SIIM, el expediente deberá trasladarlo al Validador para la revisión respectiva.



c) Validador: Funcionario o funcionarios municipales responsables de verificar la información incluida en el SIIM por parte del Digitador de conformidad con el expediente. Es quien realiza la revisión final dentro de la administración, se asegura del contenido y elementos de forma del expediente y remite la información en el SIIM a la Contraloría General de la República.



Una vez verificada la información en el SIIM y remitida a la Contraloría General de la República, archivará el expediente conforme con las regulaciones internas establecidas por cada municipalidad o concejo municipal de distrito y el ordenamiento jurídico.



d) De Consulta: Funcionario o Funcionarios municipales que ingresan al SIIM únicamente en carácter de consulta en cualquier etapa del proceso de digitación y validación de la información.



El rol de consulta lo podrá asumir la autoridad superior administrativa o bien designar a otros funcionarios municipales para observar y analizar la información digitada o en proceso de validación en el SIIM.  Dicho rol no faculta para realizar modificaciones a la información digitada o en proceso de digitación.




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8º-Sobre el registro y validación



La Administración debe registrar oportunamente en el SIIM la información requerida de acuerdo con las presentes directrices, el Manual del usuario y/o las comunicaciones que realice la Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General.



La información que cada Administración registre en el SIIM, deberá en todo momento ser coincidente con la que se genera a lo interno de la Administración respectiva, y estar respaldada en el expediente del SIIM. 



La información pertinente debe registrarse y validarse en el SIIM, según corresponda, previo a su remisión electrónica al Órgano Contralor para su divulgación en la página web.



La información deberá registrarse en el SIIM a más tardar el 28 de febrero de cada año con el objeto de atender los fines pretendidos en estas directrices.



La emisión del Índice de Gestión Municipal se realizará anualmente con la citada información.



Cualquier ajuste o corrección que se requiera de la información del periodo evaluado, posterior al 28 de febrero de cada año, requerirá la autorización de la autoridad superior administrativa, se efectuará en un plazo razonable y de conformidad con lo indicado en el Manual del Usuario.  Sin embargo, esas variaciones no implican ajustes posteriores a los índices  elaborados o emitidos por la Contraloría General de la República.




 




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9º-Del expediente del SIIM



Los datos que se registren en el SIIM deben estar respaldados en un expediente preparado para tal efecto y coincidir con los suministrados por los Recopiladores.  Para la conformación del expediente la Administración contará con una guía que estará a su disposición en el SIIM.



El expediente debe contener la información que sustenta los indicadores requeridos en el SIIM conforme los distintos índices, el nombre, puesto y firma de la autoridad superior administrativa, los Recopiladores, el Digitador y Validador. Asimismo, el expediente debe estar foliado y debidamente identificado.



Cualquier ajuste o corrección posterior de la información en el SIIM, según lo indicado en estas directrices, deberá quedar respaldado en el expediente respectivo.




 




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10º-Responsabilidad de velar por la calidad de la información y la definición de regulaciones internas



La autoridad superior administrativa de cada municipalidad o concejo municipal de distrito es responsable de velar porque la información incluida en el SIIM y respaldada en el expediente sea en todo momento veraz, confiable y oportuna, para ello deberá establecer las regulaciones internas pertinentes para lograr una oportuna recopilación,  registro y validación de los datos en el SIIM.



Las regulaciones internas deben contemplar, entre otros aspectos, los funcionarios designados para ejercer cada rol, sus responsabilidades, el establecimiento de plazos, así como cualquier otro aspecto que sea necesario para atender las presentes directrices.




 




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11.-Verificación de la veracidad de la información registrada en el SIIM



La administración municipal,  la Unidad de Auditoría Interna o la Contraloría General de la República, podrán realizar verificaciones para determinar la veracidad de la información registrada en el SIIM.




 




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12.-Manual del usuario externo del Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM)



Las presentes Directrices se complementarán con un Manual del usuario externo que servirá de guía para la operación del Sistema, así como para regular aspectos específicos de la información que se le incorpore.



El Manual del usuario podrá ser ajustado de acuerdo con las necesidades de información de la Contraloría General de la República que motiven cambios en el Sistema y lo mantendrá actualizado en la página electrónica de la Contraloría www.cgr.go.cr.



II.-Las presentes directrices son de carácter vinculante para los sujetos pasivos señalados en su ámbito de aplicación. La autoridad superior administrativa y los titulares subordinados respectivos deberán establecer los mecanismos que aseguren su adecuado cumplimiento.



III.-El incumplimiento de estas directrices podrá implicar para los funcionarios involucrados la aplicación de los regímenes de responsabilidad establecidos en el ordenamiento jurídico.



IV.-Estas directrices rigen para la información que se desprende del período presupuestario 2010 y períodos subsiguientes a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.




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Transitorio I.- La Municipalidad o Concejo Municipal de distrito según corresponda, deberá definir y documentar las regulaciones internas que se indican en el punto 10 de estas directrices, y estar debidamente aprobadas por la autoridad competente, a más tardar el 31 de diciembre de 2010.




 




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Transitorio II.-Las municipalidades o concejos municipales de distrito que dispongan de un total de recursos igual o inferior a 600 mil unidades de desarrollo y que cuenten con menos de 30 funcionarios, incluido el Concejo Municipal y la autoridad superior administrativa, aplicarán las presentes directrices a partir del año 2012 para registrar la información del periodo 2011, sin perjuicio de que por decisión propia o por disposición específica de la Contraloría General de la República, se establezca anticipadamente el uso del SIIM.



 



 




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Fecha de generación: 05/12/2022 01:23:09 a.m.
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