Texto Completo acta: 1149D7
COLEGIO UNIVERSITARIO
DE CARTAGO
(Esta norma fue derogada por el artículo 25 del Reglamento
para la operación del Fondo de Caja Chica, y publicado en La Gaceta N° 33 del
15 de febrero de 2017)
REGLAMENTO PARA EL
FUNCIONAMIENTO
DEL FONDO DE CAJA
CHICA
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Objetivo. La creación del Fondo de
Caja Chica se fundamenta en la Ley
de Contratación Administrativa y el Decreto Ejecutivo Nº 33411-H del 2 de
noviembre de 2006.
El presente
Reglamento tiene por objetivo regular la creación, organización, funcionamiento y control de los Fondos de
Caja Chica dentro del Colegio Universitario de Cartago y dar cumplimiento a las
disposiciones del Manual sobre Normas Técnicas de
la Contraloría General
de la República
y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización,
la Ley de Contratación
Administrativa y el Decreto Ejecutivo Nº 33411-H del 2 de noviembre de 2006 y
el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para los Funcionarios
Públicos, emitido por
la Contraloría General de
la República.
Este Reglamento y los
funcionarios que involucra, quedan sujetos a las disposiciones contenidas en
la Ley de Administración
Financiera de la
República y Presupuestos Públicos Nº 8131, Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, Reglamento de Gastos de Viaje y de
Transporte para los Funcionarios Públicos, Reglamento Autónomo de Trabajo del
Colegio Universitario de Cartago y cualquier normativa conexa existente.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones
. Fondo de Caja Chica
Monto fijo de dinero asignado para la adquisición de
bienes y servicios de menor cuantía que no son de uso común o bien de los que
no hay existencias en la bodega, cuya necesidad tenga carácter de urgente y
requiera de atención inmediata.
. Supervisor del Fondo
El Jefe del Departamento Financiero es la persona
encargada de supervisar el Fondo de Caja Chica de acuerdo con este Reglamento y
debe responder por el buen manejo de estos recursos ante cualquier instancia
superior del Colegio Universitario de Cartago.
. Encargado del Fondo
Funcionario del Colegio Universitario de Cartago al
cual se le asigna la responsabilidad de administrar y custodiar los dineros
entregados para el fin establecido en el presente Reglamento, en fiel
cumplimiento de toda la normativa tanto interna como externa, relacionada con
el manejo de fondos públicos.
. Factura
Documento original emitido por una persona física o
jurídica, de acuerdo con la legislación vigente, que respalda los gastos
efectuados a través del Fondo de Caja Chica.
. Vale provisional de caja chica
Documento preestablecido (Anexo 1) por medio del cual
los funcionarios institucionales solicitan recursos de la caja chica, con el
propósito de realizar la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía,
debidamente autorizados. Por otra parte, el vale se constituye en el respaldo
del Encargado del Fondo por la salida del efectivo.
. Reembolso de Caja Chica
Solicitud de reintegro que realiza el Encargado del
manejo de Fondo de Caja Chica, con la finalidad de que se le restituya por dinero en efectivo el total de pagos de
facturas realizadas con cargo a este fondo.
. Arqueo de Caja Chica
Procedimiento de control interno que consiste en
constatar que la documentación que da soporte a los egresos y el efectivo se
ajustan al monto autorizado, para lo cual se hará uso del instrumento
preestablecido llamado "Arqueo de Caja Chica" (Anexo 2).
. Viáticos
Corresponde a los gastos asignados a los funcionarios del
Colegio Universitario de Cartago en el ejercicio de sus funciones, los cuales
se reconocen de conformidad con los montos establecidos en el Reglamento de
Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por
la Contraloría General
de la República.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Apertura del fondo
Artículo 3º-De la apertura del fondo. La
apertura del Fondo de Caja Chica tiene como propósito facilitar la adquisición
de bienes y servicios de menor cuantía que no son de uso común, cuya necesidad
tenga carácter de urgente y requiera de atención inmediata. Para la apertura de un Fondo de Caja Chica se
requiere la autorización expresa y motivada de
la Dirección
Administrativa Financiera.
Ficha articulo
Artículo 4º-Monto
del fondo de caja chica. El monto fijo máximo asignado al Fondo de Caja
Chica será establecido de común acuerdo por el Director Administrativo
Financiero y el Jefe del Departamento Financiero, previo estudio, que se deriva
del comportamiento de las transacciones que justifican la medida. Así mismo, se
tomará en consideración para su incremento o disminución, el índice de precios
al consumidor publicado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, el
cual es obtenido al finalizar cada ejercicio económico.
Ficha articulo
Artículo 5º-Monto
máximo de operación. El Director Administrativo Financiero y el Jefe del
Departamento Financiero establecerán el monto máximo de dinero con el que se
puede comprar o pagar por medio de la caja chica, monto que será comunicado a
la comunidad institucional a principio de cada año o cuando sufra una
modificación en sus topes.
Salvo casos muy calificados o actividades específicas
cuya naturaleza así lo requiera, los gastos por efectuarse por medio del Fondo
de Caja Chica podrán exceder el límite del monto máximo, previa autorización de
la Decanatura
o de la
Dirección Administrativa Financiera.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
De la operación y
control
Artículo 6º-Seguridad del fondo. Los valores y
documentos del Fondo de Caja Chica deberán permanecer en una caja metálica de
seguridad con llave, en un lugar seguro de la oficina o en una caja fuerte,
donde solo la Jefatura
del Departamento Financiero y el encargado del fondo tengan el acceso.
El Supervisor y el
Encargado del Fondo velarán por mantener separado el Fondo de Caja Chica de
otros fondos o dineros por actividades de recaudación, de forma tal que no se
confundan.
Ficha articulo
Artículo 7º-Valores
que constituyen el fondo. El Fondo de Caja Chica estará constituido
únicamente por los siguientes casos:
. Dinero en efectivo.
. Comprobantes (facturas) de gastos.
. Vales provisionales de caja chica.
Ficha articulo
Artículo 8º-Prohibiciones.
. No se permite al Encargado del Fondo de Caja
Chica pagar facturas si no se ha tramitado de previo un vale, salvo casos muy
calificados y justificados por
la Dirección
Administrativa Financiera o
la Decanatura.
. No está permitido al Encargado del Fondo de
Caja Chica mantener o sustituir por otros valores que no sean los autorizados
en el artículo anterior.
. Utilizar los fondos con fines distintos para
los que fueron creados, ni disponerse para actuaciones contrarias a las
autorizadas por la Leyes
y este Reglamento; de lo contrario, estará sujeto a las sanciones
administrativas o legales dependiendo del caso o a ambas.
. Guardar documentos, efectivo u otros
comprobantes en un lugar diferente al asignado
para el resguardo y cuido del Fondo.
. No se permite al Encargado del Fondo cambiar
cheques a terceros, ni a título personal.
. No se permite al Encargado del Fondo otorgar
préstamos a terceros, ni a título personal.
. Compensar faltantes con sobrantes.
. Se prohíbe efectuar vales los fines de
semana, salvo casos muy calificados, debidamente autorizados por Decanatura o
la Dirección
Administrativa Financiera.
Ficha articulo
Artículo 9º-Ausencia del encargado. Si el
Encargado de la Caja Chica
se ausenta por disfrute de vacaciones, permiso temporal con o sin goce de
salario, caso fortuito o de fuerza mayor, los recursos del Fondo se traspasarán
transitoriamente al funcionario que designe
la Dirección
Administrativa Financiera en coordinación con
la Jefatura del Departamento
Financiero.
El Supervisor hará el
arqueo respectivo, dejando constancia por escrito del resultado a la persona
designada, trasladándose en forma inmediata el Fondo de Caja Chica. La persona
designada para asumir el cargo como Encargado de
la Caja Chica deberá
regirse de igual forma por las regulaciones del presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 10.-De
los vales provisionales. Es requisito indispensable la utilización del
"vale provisional de caja chica" para solicitar dineros, con la finalidad de
realizar compras a nombre de la institución con este fondo. El propósito del
vale es que el Encargado del Fondo pueda justificar oportunamente la entrega de
dineros, documento que le funcionará como respaldo legal.
Todo "vale
provisional de caja chica" que se tramite con el Encargado del Fondo debe estar
respaldado por la subpartida del programa presupuestario correspondiente; si la
solicitud del gasto no cuenta con el suficiente contenido económico, no se
entregarán dineros para el fin requerido.
Por vía de excepción,
solamente se entregarán adelantos por viáticos o vales provisionales de caja
chica el último día de la semana, cuando las giras se encuentren debidamente
programadas por alguna Carrera u otra actividad de carácter urgente y que
cuente con la debida autorización por parte de las autoridades institucionales.
Requisitos para
tramitar el vale provisional de caja chica:
a) Sin alteraciones o tachaduras, indicar
claramente el monto solicitado en cifras y letras, el tipo de bien por adquirir
y la fecha de la solicitud.
b) Estar debidamente autorizado por
la Decanatura,
Direcciones, Coordinadores, Jefaturas Institucionales o Encargados de Unidad.
c) Nombre y firma del funcionario al que se le
entregará el efectivo.
d) Verificación del contenido presupuestario.
Ficha articulo
Artículo 11.-Pagos no autorizados por medio del
fondo. No se autorizan pagos por medio del Fondo de Caja Chica cuando se
den las siguientes condiciones:
a) Cuando la bodega mantenga existencia de los
suministros solicitados.
b) Compras de bienes de uso no común, los cuales
deberán ser adquiridos por medio de
la Proveeduría.
c) Compras fraccionadas de bienes y servicios por
un mismo concepto para evadir los límites autorizados.
d) Compra de bienes y servicios cuando los
comprobantes (facturas o recibos de dinero) no reúnen los requisitos mínimos
exigidos, según el artículo 11 de este Reglamento.
e) No se permite el pago de facturas por caja
chica, en donde la fecha de la factura supere los límites para su liquidación,
establecidos en el Artículo 13 del presente Reglamento.
f) Pago de sueldos, jornales ocasionales, horas
extras y servicios especiales, todos sujetos a las normas del Código de
Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo del CUC, de
la Caja Costarricense
de Seguro Social y la Junta
de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.
g) Sin excepción no se entregarán dineros del
Fondo de Caja Chica para aquellos colaboradores que tengan pendiente otro vale
provisional.
h) Por ninguna razón se procederá al pago de
facturas y otros comprobantes de pagos si estos sobrepasan el límite del monto
máximo de operación.
i) Por ninguna razón se procederá al pago de
facturas y otros comprobantes de pagos si estos no cuentan con el debido
contenido presupuestario.
j) No se autoriza la compra de activos institucionales
por medio del Fondo para la partida catalogada en Bienes Duraderos, conforme al
Diccionario de Imputaciones Presupuestarias del Gobierno Central.
k) No se pagarán facturas con fechas anteriores a
la emisión del "vale provisional de caja chica".
Ficha articulo
Artículo 12.-Requisitos de los comprobantes del
gasto. La documentación que ampara las erogaciones a través del Fondo de
Caja Chica para la adquisición de bienes y servicios está constituida por
facturas o recibos de dinero, los cuales deben cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Originales y debidamente reconocidos por
Tributación Directa, dispensados de timbraje cuando la legislación lo autoriza.
b) Cuando las facturas no son membretadas, o no se
ajustan a las disposiciones del punto anterior, deberán cumplir con los mismos
requisitos detallados seguidamente.
c) Deben estar a nombre del Colegio Universitario
de Cartago.
d) Nombre y número de cédula de la persona física
o jurídica que ofreció los servicios, así como la firma respectiva.
e) Detalle del bien o servicio adquirido.
f) Fecha del documento.
g) Monto en números y letras.
h) Firmados al reverso del documento por los
colaboradores debidamente autorizados para el uso de fondos por medio de la
caja chica.
i) Deben contar con el sello o leyenda de cancelado.
j) No deben contener borrones o tachaduras que
hagan dudar de su legitimidad. Sí pueden
tener aclaraciones al dorso con el fin de ampliar o explicar el gasto.
Ficha articulo
Artículo 13.-Liquidación de los vales. La
liquidación de los vales a través de facturas o recibos de dinero por las
adquisiciones de mercancías o servicios, se debe efectuar el mismo día o a más
tardar al día siguiente hábil en que se hizo la solicitud de dinero.
Los adelantos o vales
de viáticos y transportes dentro del país se deben liquidar a más tardar dos
días hábiles posteriores, con respecto a la fecha final de la gira, indicada en
el vale provisional de caja chica.
Por excepción, si los
sujetos beneficiarios de viáticos y transportes dentro del país tienen que
reiniciar una nueva gira y aún cuentan con
un vale pendiente de liquidar, quedarán sujetos a lo establecido en el
artículo 10 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios
Públicos.
Cuando por alguna
circunstancia no se realiza la adquisición del bien o las compras requeridas a
través del Fondo de Caja Chica, el colaborador solicitante deberá hacer el
reintegro del dinero entregado en forma inmediata.
En ningún caso se
dará trámite a liquidaciones parciales del vale.
Los vales que se
tramitan el último día hábil de la semana deben ser liquidados ese mismo día,
en el entendido de que bajo ninguna circunstancia se entregarán dineros del
Fondo el último día hábil de la semana, con el objetivo de realizar compras de
bienes y servicios el fin de semana.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De los reintegros y
sus aprobaciones
Artículo 14.-Requisitos que deben cumplir los
reintegros. El Fondo de Caja Chica opera con un monto fijo, y para tener
liquidez los reembolsos se deben tramitar como máximo cuando este se haya
disminuido en un 75% del monto total asignado.
Para el debido
reintegro del fondo, se deberá utilizar el formulario preimpreso, diseñado para
tal fin (Anexo 3).
Ficha articulo
CAPÍTULO V
De los arqueos
Artículo 15.-Periodicidad de los arqueos.
Periódicamente y sin previo aviso, este procedimiento se llevará a cabo en los
días y en las horas que el funcionario se encuentre laborando; se dejará
constancia por escrito, y debe ser firmado por la persona que lo efectuó y el
Encargado del Fondo.
La potestad de los
arqueos del Fondo de la
Caja Chica estará a cargo de
la Dirección
Administrativa Financiera,
la Auditoría Interna
y el Departamento Financiero, en el
momento que lo estimen pertinente y necesario.
Ficha articulo
Artículo 16.-De un
faltante. De resultar un faltante, da lugar al reintegro inmediato por
parte del Encargado del Fondo con sus propios recursos. Dependiendo de las
circunstancias en que se hubiere originado el faltante, podrá considerarse una
falta simple o grave. De ser una falta grave, se someterá a una investigación a
fin de aplicar la medida disciplinaria correspondiente, respetando el debido
proceso. Se considera falta grave el
faltante igual o superior a 2,5% del Fondo, además de aquellas actuaciones que
determinen que el colaborador actuó de forma dolosa y negligente.
Ficha articulo
Artículo 17.-De un
sobrante. De resultar un sobrante en el momento de aplicar el arqueo, es
obligación del Encargado del Fondo de Caja Chica reportarlo y debe confeccionar
el comprobante de ingreso a caja, para su respectivo depósito en las arcas de
la Institución. Debe
dejar constancia escrita, previas las revisiones pertinentes de las posibles
causas que le dieron origen.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
De las sanciones
Artículo 18.-Conocimiento del reglamento. Todo
colaborador que haga uso del Fondo de Caja Chica tiene la obligación de conocer
el presente Reglamento y las disposiciones establecidas en él.
Su desacato y
desobediencia se sancionará de acuerdo con:
. Lo estipulado en los artículos 110 y 113 de
la Ley de Administración
Financiera de la
República y Presupuestos Públicos y su Reglamento.
. Lo establecido en
la Ley General de
Administración Pública Nº 6227.
.
La Ley General de Control Interno Nº 8292.
. El Reglamento Autónomo de Trabajo.
. La
Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 19.-De los gastos de viaje y transporte.
Todo funcionario que haga uso de adelantos y liquidación de viáticos y de
transporte, tanto dentro como fuera del país, donde involucre el reconocimiento
de viáticos, hospedaje, transporte y otros, queda sometido al cumplimiento de
los reintegros conforme al Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para los
Funcionarios Públicos de
la Contraloría General de
la República y este
Reglamento.
En caso de que ocurra incumplimiento por parte de los
funcionarios involucrados, el Jefe del Departamento Financiero y el Director
Administrativo Financiero determinarán la medida disciplinaria correspondiente
por ejecutar.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Disminución y cierre
de un fondo
Artículo 20.-De la disminución. Se podrá
disminuir el monto del Fondo cuando el monto asignado exceda la rotación real
de este, una vez realizado el análisis por parte del Supervisor en conjunto con el Encargado del Fondo que
justifique el ajuste.
Para el trámite
respectivo, el análisis se someterá a conocimiento de
la Dirección Administrativa
Financiera, que contará con un plazo de diez días hábiles para su resolución.
Ficha articulo
Artículo 21.-Del
cierre de un fondo. Previo estudio, a solicitud de las autoridades
institucionales, el cierre del Fondo de Caja Chica se dará cuando deje de cumplirse
el objetivo para el cual fue autorizado.
Se procederá de la
siguiente manera:
a) Realizar arqueo detallado por parte de
la Jefatura del Departamento
Financiero en conjunto con Dirección Administrativa Financiera y el Encargado
de la Caja Chica;
se dejará evidencia escrita.
b) Extender recibos de ingreso a favor de las
arcas institucionales por el dinero existente en el Fondo.
c) Se gestionará la liquidación de los vales
pendientes.
d) Se confeccionará el documento de reembolso para
las facturas.
e) Se emitirá un oficio en forma detallada para el
cierre, certificando la entrega de toda la documentación, con la firma de todas
las partes involucradas en el proceso.
Ficha articulo
Disposiciones finales
Artículo 22.-Normativa aplicable. Para lo no
previsto en el presente Reglamento, se aplicarán, establecido en
la Ley de Administración
Financiera de la
República y Presupuestos Públicos y su Reglamento,
la Ley General de
la Administración
Pública, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte
para Funcionarios Públicos de
la Contraloría General de
la República,
la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento y demás normativa supletoria y conexa, así como
los lineamientos y directrices que emita
la Decanatura
o la
Dirección Administrativa Financiera.
Ficha articulo
Artículo 23.-Garantías.
El Encargado del Fondo de Caja Chica deberá rendir de su propio peculio,
garantía o póliza de fidelidad, por un suma igual al monto del Fondo, a favor
de la Institución,
de conformidad con el Artículo 13 de la
Ley de Administración Financiera de
la República y
Presupuestos Públicos N° 8131.
Ficha articulo
Artículo 24.-Aprobación.
Aprobado por el Consejo Directivo del Colegio Universitario de Cartago, en el
artículo Nº de la sesión ordinaria Nº 2010, celebrada el de del año 2010.
Ficha articulo
Artículo 25.-Derogación.
El presente Reglamento deroga cualquier disposición de la misma naturaleza que
se haya emitido al respecto con anterioridad.
Rige a partir de su publicación.
Dado en el Colegio Universitario de Cartago, a los
días del mes de de dos mil diez.
Consideraciones:
1. De
conformidad con el oficio DAF-314 del 21 de setiembre de 2009 de
la Dirección
Administrativa Financiera, se incrementó el monto fijo de
la Caja Chica
cuatrocientos mil colones (¢400.000) a la suma de ochocientos mil colones
(¢800.000).
2. Mediante
el oficio DAF-314 del 21 de setiembre de 2009 de
la Dirección
Administrativa Financiera, se autorizó el monto máximo de
operación del Fondo de Caja Chica por la suma de veinte mil colones (¢20.000) para las compras menores de las
distintas unidades administrativas y a
la Proveeduría
hasta por la suma de cincuenta mil colones
(¢50.000).
Cartago, 13 de julio del 2010.-
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/4/2024 09:30:36
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