Texto Completo acta: D4BE5
Nº
36242-MP-PLAN
LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA,
EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA Y
MINISTRO DE PLANIFICACIÓN
NACIONAL Y POLÍTICA
ECONÓMICA
En uso de las facultades que les confieren los incisos
3) y 18) del artículo 140, así como el artículo 146 de la Constitución
Política; el inciso 1) del artículo 25, el inciso 1) del artículo 27 y el
inciso 2), acápite b) del artículo 28 de la Ley General de la Administración
Pública, Ley Nº 6227, de 2 de mayo de 1978, y sus reformas; la Ley de
Planificación Nacional, Ley N° 5525, de 2 de mayo de 1974; la Ley de
Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995; la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454, de 30 de
agosto de 2005; los artículos 140 y 144 del Decreto Ejecutivo Nº 33411-H, el
Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, de 27 de setiembre de
2006, y el Decreto Ejecutivo N° 35139-MP-Mideplan, de 18 de marzo de 2009, y
sus reformas.
Considerando:
I.-Que, en el marco de los esfuerzos que realiza la
Presidencia de la República en materia de modernización del Estado, es de suma
importancia el desarrollo y la promoción de mecanismos y procedimientos que
permitan incorporar las tecnologías de información y comunicación (TIC) en las
labores que realizan el Estado y sus instituciones con el propósito de aumentar
su productividad y capacidad de gestión, así como para facilitar la prestación
de servicios, fortaleciendo los índices de transparencia en la función pública.
II.-Que el Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica (Mideplan) es la instancia gubernamental encargada de
formular, coordinar, dar seguimiento y evaluar las estrategias, prioridades y
políticas del Gobierno, dentro de las cuales sobresalen las relacionadas con el
funcionamiento del Gobierno Digital.
III.-Que mediante el Decreto Ejecutivo Nº
35139-MP-Mideplan, publicado en La Gaceta N° 67, de 6 de abril de 2009,
se emitieron algunas regulaciones operativas para el denominado Gobierno
Digital, el cual se fundamenta en el reconocimiento de las tecnologías de
información y comunicación (TIC) como herramientas idóneas para realizar
mejoras sustanciales en el nivel de competitividad y eficiencia del Estado, en
la calidad de los servicios prestados, en la productividad de las instituciones
y en la calidad de vida de los ciudadanos, adoptando esquemas más eficientes de
trabajo y producción que aprovechen al máximo los recursos y que permitan una
comunicación apropiada y oportuna entre las diversas instituciones
gubernamentales.
IV.-Que el referido Decreto Ejecutivo Nº
35139-MP-Mideplan, creó la Comisión Interinstitucional de Gobierno Digital como
un órgano interinstitucional de coordinación y definición política para
diseñar, planificar y elaborar las políticas públicas en materia de Gobierno
Digital. Dicha Comisión actualmente se encuentra presidida por la Presidenta de
la República.
V.-Que mediante el Decreto Ejecutivo mencionado en el
considerando anterior, se designó al Instituto Costarricense de Electricidad
como la Secretaría Técnica de Gobierno Digital para ser el ejecutor de las
políticas, los estándares y los proyectos que defina la Comisión, a fin de
incrementar la eficiencia y la transparencia en el sector público por medio del
uso estratégico de las tecnologías digitales y con ello empoderar a los
habitantes en el uso de servicios públicos.
VI.-Que la Ley de Contratación Administrativa, Ley N°
7494, publicada en el alcance N° 20,
a La Gaceta N° 110, de 8 de junio de 1995, y su
Reglamento contienen disposiciones que facultan a la Administración y a los
particulares a utilizar cualquier medio electrónico que garantice la integridad
del documento y la identidad del emisor; además les otorga a estos actos la
misma validez y eficacia jurídica que poseen los realizados por medios físicos.
VII.-Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos, publicada en La Gaceta N° 197, de 13 de octubre
de 2005, dispone en su artículo 3 que cualquier manifestación con carácter
representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico
o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se
otorguen, residan o transmitan por medios físicos.
VIII.-Que mediante el Convenio marco para el
establecimiento de un sistema electrónico de contratación pública en Costa
Rica, suscrito el 18 de marzo de 2009 entre Public Procurement Service
del Gobierno de la República de Corea y el Ministerio de Planificación Nacional
y Política Económica del Gobierno de la República de Costa Rica, se
establecieron condiciones de cooperación técnica para la transferencia de
conocimientos y experiencias en el desarrollo y la operación de mecanismos
electrónicos de compras públicas. Entre las medidas acordadas, el Gobierno de
la República de Corea donó el código fuente del sistema llamado Korea On
Line e-Procurement System (conocido como Koneps por sus siglas en inglés)
para ajustarlo y desarrollar un sistema electrónico de compras públicas en
nuestro país; además, se designó al Instituto Costarricense de Electricidad
como administrador para gestionar técnica y operativamente la implementación de
dicho sistema.
IX.-Que mediante el artículo 119 del Decreto Ejecutivo
N° 35148-Minaet, titulado Reglamento al título II de la Ley de Fortalecimiento
y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones,
publicado en La Gaceta N° 72, de 15 de abril de 2009, el Poder Ejecutivo
le encomendó al ICE proveer al Estado ".mediante una plataforma de compras
única, el servicio de compras electrónicas de bienes y de servicios, el registro
de proveedores y el catálogo único de bienes y de servicios".
X.-Que atendiendo ese cometido, desde el mes de julio
del año pasado la División de Gobierno Digital del ICE se encuentra liderando
un proyecto que se ha denominado Sistema Electrónico de Compras Públicas
Mercado en Línea "Mer-link", cuyo objetivo es ofrecer un portal de comercio
electrónico accesible, mediante un sitio en Internet con el cual las
instituciones públicas que así lo decidan puedan tramitar sus procedimientos de
contratación administrativa bajo el modelo "cero papel".
XI.-Que de conformidad con lo establecido en el
numeral 144 del Decreto Ejecutivo Nº 33411-H, nominado Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, publicado en La Gaceta N° 210, de 2 de
noviembre de 2006, y a fin de darle alcance normativo general al contenido de
esta nueva regulación, se procede a promulgar el Reglamento para la Utilización
del Sistema Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea "Mer-link". Por
tanto,
Decretan:
Reglamento para la Utilización del Sistema
Electrónico de Compras Públicas Mercado
en Línea "Mer-Link"
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objeto. El presente Reglamento
tiene por objeto regular el uso del Sistema Electrónico de Compras Públicas
"Mer-link", en adelante Mer-link o Sistema, así como lo relacionado con el uso
del Registro único de proveedores y del Catálogo de bienes y servicios.
Ficha articulo
Artículo 2º-Alcance. Este Reglamento será de
acatamiento obligatorio para los proveedores registrados y las instituciones
usuarias que facultativamente decidan utilizar Mer-link, los cuales previamente
hayan suscrito el respectivo contrato de prestación de servicios y aceptado las
Políticas de uso del Sistema, según corresponda, así como para cualquier otro
usuario del Sistema.
La aplicación de este Reglamento no exime a la
institución usuaria de cumplir también las responsabilidades y los
procedimientos dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento o en la normativa especial que regule la materia de compras de cada
institución usuaria; por lo tanto, este Reglamento debe interpretarse de forma
integrada con las demás normas que regulan la contratación administrativa, de
manera que todo aquello que no se encuentre regulado expresamente en el
presente Reglamento se regirá por el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa y la normativa especial aplicable a la institución usuaria.
Lo estipulado en el presente Reglamento prevalecerá
sobre otras normas de igual o menor rango que regulen el uso de medios electrónicos;
por lo tanto, las instituciones usuarias deberán velar por que su normativa
interna sea acorde con lo dispuesto en el presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 3º-Definiciones. Para efectos de
aplicación del presente Reglamento, los siguientes términos tendrán el
significado que aquí se les atribuye:
1) Administrador del Sistema Mer-link: El
Instituto Costarricense de Electricidad o la empresa que esta entidad disponga,
de conformidad con lo que establecen los artículos 119 y 201 del Reglamento al
título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector Telecomunicaciones (Decreto Ejecutivo Nº 35148-MINAET, de
24 de febrero de 2009), se encargará de la administración del Sistema
Electrónico de Compras Públicas "Mer-link".
2) Autorización
de débito automático: Es el mecanismo que permite a los clientes de las
instituciones financieras autorizar débitos automáticos con cargo a su cuenta
cliente, producto de transacciones procesadas por medio del Sistema Nacional de
Pagos Electrónicos (Sinpe).
3) Catálogo
de bienes y servicios Mer-link: Es el instrumento oficial de uso
obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes,
las obras y los servicios requeridos por las instituciones usuarias y ofrecidos
por los proveedores registrados. Para efectos de clasificación, las obras están
comprendidas dentro de los servicios.
4) Cartel
electrónico: Es un formulario digital disponible en Mer-link, que debe ser
completado y aprobado por la institución usuaria, y en el que establecen los
requisitos, las condiciones y las especificaciones de los bienes, las obras y
los servicios por contratar junto con el procedimiento de compra. Este término
es equivalente a "requerimiento" para el caso de las instituciones usuarias que
así lo tengan previsto en su normativa interna.
5) Certificado
de estampado de tiempo: Es un certificado que registra la fecha y la hora
exactas, según la hora oficial de Costa Rica, en que una transacción
electrónica determinada es generada. Este certificado es extendido por un
tercero que está facultado para este tipo de actos, de acuerdo con la política
de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital.
6) Certificado
digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un
certificador, del modo y con las características que señalan el Reglamento a la
Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Norma INTE
/ISO 21188 versión vigente y las políticas que al efecto emita la Dirección de
Certificadores de Firma Digital.
7) Código
de clasificación: Es la forma estandarizada de categorización del Catálogo
de bienes y servicios de Mer-link, la cual consiste en la aplicación del
Catálogo estándar de productos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC:
United Nations Standard Products and Services Code). Dicho código consta de
ocho dígitos y es utilizado en el Registro electrónico de proveedores para
señalar los bienes, las obras y los servicios que el proveedor puede ofrecer a
las instituciones.
8) Código
de identificación: Permite especificar o describir, con mayor grado de
detalle y de manera estandarizada, los bienes, las obras y los servicios del
Catálogo de Mer-link, mediante un sistema de detección de atributos comunes e
individuales. Está formado por dieciséis dígitos, de los cuales los ocho
primeros corresponden al código de clasificación y los ocho restantes a un
consecutivo establecido de manera automática. Es utilizado para identificar los
bienes, las obras y los servicios en la publicación de carteles.
9) Código
de producto: Es el código del Catálogo de Mer-link que permite
individualizar el bien y el servicio por medio de la definición de todos los
atributos, identificándolo entre sus similares de manera única. Está formado
por veinticuatro dígitos, de los cuales los dieciséis primeros corresponden al
código de identificación. Es utilizado para presentar las ofertas y los
procedimientos subsiguientes a la adjudicación de bienes, obras y servicios;
asimismo, es utilizado para los procedimientos de venta y arrendamiento por
remate.
10) Contrato
electrónico: Es el instrumento que utiliza Mer-link para formalizar la
contratación. Consiste en un documento que contiene los elementos esenciales de
la contratación.
11) Contrato
electrónico modificado: Es el instrumento que utiliza Mer-link para hacer
las modificaciones que se requieran después de formalizado el contrato y
durante su ejecución; este contrato sustituye a las adendas. Se utilizará para
la modificación unilateral, contrato adicional, suspensión del contrato,
suspensión del plazo, cesión, prórroga del contrato y prórroga del plazo. Todas
las modificaciones realizadas por este medio quedarán debidamente consignadas
en el expediente electrónico y formarán parte del contrato electrónico.
12) Cuenta
cliente: Es una estructura estandarizada del número de cuenta utilizado por
las entidades participantes en Sinpe para identificar las distintas líneas de
negocio (cuentas de fondos, tarjetas de crédito y cualquier otro producto
financiero) de los clientes de las entidades financieras utilizadas por estos
para realizar transacciones interbancarias. Esta cuenta constituye el domicilio
financiero del cliente.
13) Cuenta
domiciliada: Es una cuenta cliente sobre la cual su titular emite una
instrucción, autorizando a realizar un determinado cobro sobre dicha cuenta.
14) Débito
en tiempo real: Es el servicio de liquidación bilateral bruta en tiempo
real, por medio del cual una entidad origen envía una instrucción de cobro
propia o de su cliente a una entidad destino para que debite en tiempo real una
cuenta cliente previamente domiciliada por el cliente destino.
15) Documento
confidencial: Es aquel documento calificado, mediante acto razonado por la
institución usuaria, de oficio o a solicitud de la parte interesada, como
secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por la normativa
especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso
restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con
seguridades calificadas.
16) Documento
electrónico: Corresponde a cualquier manifestación con carácter
representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o
informático. Cuando el documento electrónico se encuentre suscrito mediante
firma digital certificada tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno
firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.
17) Encriptación:
Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras
palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se
convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o
codificado, o sea ininteligible.
18) Entidad
garante: Corresponde ya sea a un banco integrante del sistema bancario
nacional, una institución aseguradora reconocida en el país, o bien, el Banco
Popular y de Desarrollo Comunal que emite una garantía para respaldar
económicamente la actuación de un proveedor de bienes o servicios en las
diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa.
19) Expediente
electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos ordenados
cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que
ninguno de esos documentos será alterado, eliminado o añadido. El foliado se
llevará a cabo mediante un índice consecutivo de asientos.
20) Factura
electrónica: Es un documento comercial con efectos tributarios, generado,
expresado y transmitido en formato electrónico.
21) Firma
digital: Es el conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un
documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como
identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el
documento.
22) Firma
digital certificada: Es una firma digital que haya sido emitida al amparo
de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador
registrado.
23) Formulario
electrónico: Es un documento estandarizado que se encuentra disponible en
Mer-link para realizar algunos actos de los procedimientos de contratación
administrativa. Estos formularios deben ser completados y firmados digitalmente
por los interesados.
24) Garantía
electrónica: Es el documento electrónico que emite la entidad garante, por
gestión del proveedor registrado o del adjudicatario, para salvaguardar el
interés institucional o para respaldar la correcta ejecución del contrato,
según corresponda. Comprende la garantía de participación, cumplimiento y
colateral.
25) Inhibidos:
Personas físicas o jurídicas a las que les apliquen las prohibiciones para
contratar con las instituciones usuarias, según lo previsto en la Ley de
Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable.
26) Institución
usuaria: Es el órgano, ente o empresa pública que facultativamente decida
utilizar Mer-link, haya aceptado la política de uso y haya suscrito el contrato
de prestación de servicios respectivo.
27) Mer-link:
Es el Sistema Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea.
28) Oferta
electrónica: Es la manifestación de voluntad del oferente, emitida mediante
un formulario electrónico y utilizando la firma digital certificada, dirigida a
la institución usuaria con el fin de participar en un procedimiento de
contratación administrativa.
29) Plan
de continuidad: Es un instrumento de gestión para el buen funcionamiento de
Mer-link que documenta y pone en práctica, en forma efectiva y oportuna, las
acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los planes, la
evaluación e impacto de los riesgos y la clasificación de sus recursos de TI,
según su criticidad.
30) Portal
Mer-link: Es la ventanilla única ubicada en un sitio electrónico en
Internet, por medio de la cual interactúan los usuarios de Mer-link en los
procedimientos de compras públicas.
31) Proveedor
registrado: Es la persona física o jurídica inscrita en el Registro
electrónico de proveedores de Mer-link a efectos de participar en los
procedimientos de contratación administrativa que se realicen mediante
Mer-link, a fin de suministrar bienes y servicios a las instituciones usuarias.
El proveedor registrado ha aceptado la normativa que regula el uso del Sistema,
así como las Políticas de uso de Mer-link y cuenta con un certificado digital.
32) Registro
de usuarios: Es el módulo de Mer-link que integra el Registro electrónico
de proveedores y el Registro de instituciones usuarias.
33) Registro
electrónico de proveedores: Es el instrumento en el que se deben inscribir
las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de
contratación administrativa efectuados por medio de Mer-link. Contiene una
descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor, así
como la información que permita acreditar y evaluar a los proveedores
registrados en forma íntegra y particular para un determinado tipo de concurso.
34) Sistema
Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea "Mer-link": Es un portal
de comercio electrónico que permite realizar los procedimientos de contratación
administrativa en forma electrónica.
35) Sistema
Electrónico de Reconocimiento (SER): Es el Sistema que utiliza Mer-link
para que los representantes legales de los proveedores y de las instituciones
usuarias registren la información acerca de sus representantes legales,
apoderados y colaboradores, así como para que otorguen poderes especiales.
36) Sistema
Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe): Es el portal financiero que integra
y articula el sistema de pagos costarricense.
Ficha articulo
Artículo 4º-Principios rectores del uso de
Mer-link. Toda la actividad contractual que se realice por medio de
Mer-link garantizará la transparencia, la libre competencia, la igualdad, el
libre acceso, la integridad, la neutralidad, la seguridad, la consistencia, la
confidencialidad y el no repudio de las actuaciones. Dicha actividad estará
basada en los estándares interoperables y permitirá el respaldo de la
información y el registro de operaciones desde su origen. Del mismo modo,
deberá observar los principios de contratación administrativa previstos en la
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como los dispuestos en
la normativa especial aplicable a la institución usuaria.
Ficha articulo
Artículo 5º-Uso de formularios y documentos
electrónicos. A efectos de garantizar la agilidad, la estandarización y la
simplicidad, los procedimientos se deberán llevar a cabo haciendo uso de los
formularios y/o documentos electrónicos de que disponga Mer-link para
determinados actos.
Ficha articulo
Artículo 6º-Uso de firma digital. Todos los
actos jurídicos que se realicen por medio de Mer-link deben estar respaldados
por una firma digital certificada, emitida al amparo de lo dispuesto en la Ley
de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 7º-Actos por realizar en Mer-link. Entre
otros, los siguientes actos se deberán realizar por medio de Mer-link:
publicidad de los planes de compra, manejo e inscripción en el Registro de
proveedores, uso del Catálogo de bienes y servicios, decisión inicial,
confección del cartel, invitaciones a participar, divulgación del cartel, sus
modificaciones y aclaraciones, envío y recepción de las ofertas y sus
aclaraciones, realización de prevenciones para que se subsanen defectos
formales, así como recibimiento de la subsanación, análisis formal de ofertas,
celebración de subastas o remate, emisión y comunicación de los actos finales
del procedimiento como la adjudicación, declaratoria de desierta, la
formalización contractual, su aprobación interna, la orden de pedido, pago de
timbres y especies fiscales, rendir garantías de participación y cumplimiento,
pago a proveedores, modificaciones al contrato, contrato adicional, reajustes
de precios, prórrogas automáticas, prórrogas y suspensión del plazo, suspensión
del contrato, recibo de objetos actualizados, cesión de contrato, recepción provisional
o definitiva, finiquito, multas, cláusula penal, resolución y rescisión del
contrato, procedimientos administrativos a particulares que se ajusten al
artículo 217 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, evaluación
de proveedores y compras por medio de un convenio marco.
Asimismo, se tramitarán en Mer-link los recursos de
objeción al cartel, de revocatoria y otros contra el acto de adjudicación, cuya
resolución sea competencia de la institución usuaria, así como la aprobación
interna.
Ficha articulo
Artículo 8º-Horarios habilitados. Las
actuaciones en Mer-link se podrán realizar en días y horas hábiles o inhábiles,
excepto aquellos actos o plazos que expresamente estén establecidos para
llevarse a cabo o que corran en días y horas hábiles, según corresponda.
Las horas y los días hábiles se determinarán de
acuerdo con el horario hábil de la institución usuaria que promueve el concurso
o la entidad que deba resolver la gestión, según corresponda. Para ello la
institución usuaria o la entidad está obligada a incluir en Mer-link los días y
las horas inhábiles diferentes a sábado, domingo y feriados de ley.
Ficha articulo
Artículo 9º-Excepciones al uso de Mer-link. En
los siguientes supuestos se podrá prescindir del uso de Mer-link:
a) Cuando la naturaleza o las circunstancias
concurrentes propias de la contratación específica justifiquen que no procede o
que resulta más conveniente llevar a cabo el concurso por otros medios. Esta
condición deberá advertirse en el cartel.
b) Cuando
exista una falla en el Sistema u ocurra un hecho constitutivo de caso fortuito,
fuerza mayor o de terceros que impida el uso de Mer-link. En estos supuestos
deberá aplicarse lo previsto en el Plan de continuidad.
c) Cuando
se requiera formalización contractual en escritura pública.
d) Cuando
se interpongan recursos de revocatoria, apelación y revisión establecidos en la
Ley General de la Administración Pública relacionados con los procedimientos
sancionatorios.
Ficha articulo
Artículo 10.-Expediente electrónico y conservación
de información. En cada procedimiento de contratación administrativa que se
realice en Mer-link, el expediente será electrónico y contendrá todos los
documentos electrónicos que se generen en el trámite del procedimiento que se
efectúe en el Sistema. Cada documento que sea agregado deberá estar numerado y
ordenado cronológicamente. Todo interesado tendrá libre acceso al expediente
electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en
línea. El expediente estará foliado mediante un índice de asientos
consecutivos.
Mediante acto razonado por la institución usuaria, los
documentos y los procedimientos calificados como confidenciales, secreto
comercial, industrial o económico, de oficio o a solicitud de la parte
interesada, según lo regulado por la normativa especial aplicable a la
institución usuaria, serán de acceso restringido.
Posterior a la ejecución total del respectivo contrato
y por un lapso de cinco años, Mer-link deberá conservar el expediente
electrónico en línea, para que pueda ser consultado por cualquier interesado,
salvo la información calificada como restringida. Una vez transcurrido este
plazo, el expediente pasará a un archivo electrónico, donde permanecerá en
estado pasivo, por un periodo igual, pero siempre a disposición de cualquier
interesado previa solicitud, la cual deberá ser atendida en un plazo máximo de
diez días hábiles. Después de los diez años, el expediente se trasladará a la
institución usuaria para que ella disponga de él como corresponde.
En materia de archivo de expedientes electrónicos se
aplicará lo dispuesto en la normativa aplicable, así como lo dispuesto por la
Dirección General de Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 11.-Incorporación de documentos que no
están disponibles en formato electrónico o que no cuentan con firma digital
certificada. Todos los documentos que se adjunten a los formularios y los
documentos electrónicos disponibles en Mer-link, o bien, que se agreguen al
expediente electrónico deben ser documentos electrónicos suscritos mediante
firma digital certificada.
En los casos en los que el documento original no esté
disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada,
este se debe incluir como un archivo en el formato estándar que se establezca
en las Políticas de uso de Mer-link o en el cartel de la contratación
respectiva.
Quien incorpore estos archivos será responsable por la
custodia y la conservación de los documentos originales por un plazo de diez
años posteriores a la ejecución total del respectivo contrato; asimismo, este
responsable estará en la obligación de presentarlos ante la institución usuaria
o cualquier autoridad judicial que así lo requiera.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Registros Electrónicos de Mer-Link
SECCIÓN I
Registro de instituciones usuarias
Artículo 12.-Integración del Registro de
instituciones usuarias. Todas las instituciones usuarias que decidan
utilizar Mer-link para llevar a cabo sus procedimientos de contratación
administrativa, deberán inscribirse en el Registro de instituciones usuarias
del Sistema. Este Registro contiene la información de las instituciones
usuarias y de los funcionarios de estas que tengan competencia para efectuar
trámites de contratación administrativa en Mer-link. Será responsabilidad de
las instituciones usuarias mantener al día esta información, y para ello la institución
usuaria debe registrar y actualizar en el Registro respectivo del Sistema los
nombres de los funcionarios facultados para llevar a cabo los diferentes actos
de la contratación administrativa, así como los poderes especiales otorgados
para estos efectos.
Será responsabilidad de quien otorga el poder declarar
que cuenta con las facultades suficientes para ese acto, lo cual no obsta para
que cualquier interesado verifique la información en el Registro
correspondiente.
Respecto a los poderes inscritos en el Registro de
personas del Registro Nacional, Mer-link verificará en forma electrónica la
vigencia de los mandatos y las facultades otorgadas.
Ficha articulo
Artículo 13.-Registro de inhibidos, apercibidos e
inhabilitados. Todas las instituciones usuarias deberán registrar y
mantener actualizada la información en Mer-link respecto de las personas
físicas y jurídicas cubiertas por el régimen de prohibiciones de la Ley de
Contratación Administrativa, o sancionados de acuerdo con la normativa especial
aplicable a la respectiva institución usuaria.
Mer-link mantendrá en su portal una lista con los
apercibidos e inhabilitados, así como inhibidos, la cual deberá ser actualizada
por las instituciones usuarias. Cuando se trate de apercibimientos o
inhabilitaciones impuestas por la Contraloría General de la República,
corresponderá al administrador de Mer-link la actualización del Registro, en
coordinación con dicho órgano contralor.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Registro electrónico de proveedores
Artículo 14.-Constitución de un único Registro electrónico
de proveedores. El Registro electrónico de proveedores de Mer-link será de
uso obligatorio para las instituciones usuarias y constituye el único
instrumento idóneo en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas
que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa
tramitados por medio de Mer-link. Dicha inscripción tendrá una vigencia de
veinticuatro meses.
En el caso de las instituciones que empiecen a
tramitar sus procedimientos de contratación administrativa en Mer-link con
posterioridad a la entrada en vigencia del presente Reglamento, sus registros
de proveedores se mantendrán vigentes únicamente para efectos de cursar
invitación para participar en procedimientos de contratación administrativa
hasta dos años contados a partir de la fecha en que se inscriban en el Registro
de instituciones usuarias de Mer-link.
Los proveedores registrados podrán ser evaluados en
forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica, financiera,
jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para la adecuada selección
del contratista y del interés público. La información que conste en el Registro
electrónico de proveedores es de libre acceso.
Ficha articulo
Artículo 15.-Administración del Registro
electrónico de proveedores. Mer-link contará con un administrador del
Registro electrónico de proveedores, quien tendrá bajo su responsabilidad el
manejo centralizado, así como la definición de procesos de dicho Registro,
garantizando su calidad y buen funcionamiento.
Ficha articulo
Artículo 16.-Operadores del Registro electrónico de
proveedores. A fin de garantizar el adecuado manejo del Registro
electrónico de proveedores, las instituciones usuarias contarán con
funcionarios especialistas en esta materia, quienes tendrán acceso a Mer-link
en condición de operadores de registro. Dichos funcionarios deberán gestionar
ante la Administración del Registro electrónico de proveedores las necesidades
de la institución usuaria, así como la exclusión de proveedores utilizando los
formularios y los procedimientos establecidos para tal fin.
Ficha articulo
Artículo 17.-Invitación a integrar el Registro
electrónico de proveedores. Sin perjuicio de lo que disponga la Ley de
Contratación Administrativa, su Reglamento o la normativa especial aplicable a
la institución usuaria, por medio del portal de Mer-link se efectuará una
invitación anual para integrar el Registro electrónico de proveedores de este
Sistema. Esto no obsta para que los interesados se inscriban en cualquier
momento.
Ficha articulo
Artículo 18.-Información del Registro electrónico
de proveedores. Para inscribirse en el Registro electrónico de proveedores
de Mer-link, los interesados deben acreditar de manera obligatoria los
siguientes datos:
a) Nombre, razón o denominación social, según
corresponda.
b) Número
de cédula física, jurídica, residencia o identificación en el caso de
proveedores extranjeros, según corresponda.
c) Nacionalidad
de la persona física, y país de constitución en el caso de personas jurídicas.
d) Domicilio
electrónico permanente (dirección de correo electrónico) en el que recibirá las
notificaciones.
e) Números
telefónicos, número de fax, apartado postal y dirección física.
f) Institución
usuaria para la cual realiza la inscripción, así como zona geográfica en la
cual ofrece sus bienes o servicios.
g) Actividad
a la que se dedica.
h) Bienes
y/o servicios que ofrece según el código de clasificación.
i) Información
del representante legal o apoderado incluyendo las facultades y limitaciones
del mandato que deberá incluir en el SER.
j) Fecha
de inscripción y fecha de expiración de la persona jurídica.
k) Número
y tipo de acciones.
l) Monto
de las acciones o cuotas, ya sea nominal o real.
m) Propiedad
y distribución del capital (titulares y distribución). El proveedor registrado
será responsable de mantener actualizada dicha información.
n) Indicar
si es proveedor directo o intermediario; si está registrado como pymes, debe
señalar el número de registro y su categoría, así como el país de origen del
bien o servicio que ofrece.
o) Historial
del proveedor que incluirá los siguientes aspectos: datos sobre informes
finales y finiquitos, resoluciones sancionatorias, con la indicación del número
y la fecha de la resolución, nombre del proveedor, fecha de inicio, fecha de
vencimiento, trámite de contratación asociado, extracto del fondo de la
resolución y parte dispositiva y estado del proveedor.
Además de la información detallada, el proveedor podrá
incluir en el Sistema su sitio web, número telefónico del centro de servicio,
métodos de producción, normas universales de calidad, distribución de planta,
manejo sustentable de bienes y servicios, y cualquier otro aspecto o dato que
por interés de la institución usuaria se considere importante incorporar al
Registro.
Ficha articulo
Artículo 19.-Requisitos para integrar el Registro
electrónico de proveedores. Para realizar la inscripción en el Registro
electrónico de proveedores de Mer-link, los interesados deberán cumplir los
siguientes requisitos:
a) Contar con un certificado de firma digital. En
el caso de los proveedores extranjeros sin representante en el país, podrán
realizar los trámites en Mer-link utilizando un certificado digital otorgado en
el extranjero, debidamente homologado de conformidad con la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, o bien, mediante la
gestión de un certificado digital obtenido según las políticas generales del
Sistema de Firma Digital Nacional y los procedimientos específicos emitidos por
la autoridad certificadora respectiva.
b) Llenar
la información requerida en la solicitud de registro de proveedor provista por
Mer-link, que incluye las siguientes declaraciones juradas:
1) Que se trata de un fabricante nacional o
extranjero. En caso de que se trate de una pequeña o mediana empresa, según
corresponda, debe aclarar que es una pyme (conforme lo establece la Ley de
Fortalecimiento a la Pequeña y Mediana Empresa, y su Reglamento), así como su
categoría, fecha de inscripción y país de origen.
2) Que se
encuentra al día en el pago de los impuestos ante la Dirección de Tributación
del Ministerio de Hacienda, en el caso de empresas nacionales.
3) Que no
le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración,
de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa o la normativa
especial aplicable a la institución usuaria. En caso de que le alcance alguna
de dichas prohibiciones, deberá indicar con qué institución tiene esta
afectación, así como si existe algún oficio de la Contraloría en el que conste
el levantamiento de dicha prohibición.
c) Previo a la inscripción del interesado en el
Registro electrónico de proveedores, el Sistema se encargará de realizar las
siguientes validaciones en línea:
1) La vigencia de la sociedad inscrita ante el
Registro Nacional.
2) La
naturaleza y la propiedad de sus cuotas o acciones según Registro Nacional.
3) Estado
de la persona jurídica, en la que se determine si se encuentra activa,
disuelta, en quiebra, liquidada o cancelada de oficio.
4) Registro
de inhibidos, apercibidos e inhabilitados.
d) Domiciliar una cuenta a favor del administrador
de Mer-link, para ello deberá cumplir los requisitos de domiciliación
establecidos en el Reglamento del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos
(Sinpe) y demás normativa aplicable.
Una vez completada la información requerida y después
de realizadas las validaciones automáticas, el interesado recibirá el resultado
de su solicitud. En caso de que el resultado sea exitoso, será incorporado al
Registro electrónico de proveedores; en caso contrario, su solicitud quedará
pendiente hasta que el proveedor subsane los aspectos en los que el Sistema
haya detectado errores. En caso de no subsanarse los defectos en un plazo de
cinco días hábiles posteriores al recibo del resultado de su solicitud, se le
comunicará el rechazo de ésta. Lo anterior no impide que el proveedor pueda
iniciar nuevamente los trámites de inscripción.
Ficha articulo
Artículo 20.-Obligación de actualización. Los
proveedores registrados están obligados a mantener actualizada la información
que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro.
Ficha articulo
Artículo 21.-Causales para declarar inactivo a un
proveedor registrado. Se podrá declarar inactivo a un proveedor registrado
en las siguientes circunstancias:
a) La muerte o la extinción de la persona física o
jurídica.
b) La
manifestación expresa del proveedor inscrito.
c) Los
que hayan sido inhabilitados para contratar con todas las instituciones
usuarias durante el tiempo que subsista la sanción.
d) Por la
no sujeción del proveedor a los estándares de calidad que indique la
institución usuaria mediante reglamentos o normas técnicas emanadas de los
órganos competentes.
e) Por
vencimiento o expiración del plazo de inscripción.
Ficha articulo
Artículo 22.-Procedimiento para declarar inactivo a
un proveedor registrado. Para declarar inactivo a un proveedor registrado por
el supuesto citado en el inciso d) del artículo anterior o los previstos en la
demás normativa aplicable, se seguirá el siguiente procedimiento:
Una vez detectada la causal para la declaratoria de
inactivo, la institución usuaria contará con un plazo de tres días hábiles para
solicitarle al administrador del Registro electrónico de proveedores de
Mer-link que realice el procedimiento administrativo correspondiente.
Dentro de los tres días siguientes a la recepción de
la referida solicitud, el administrador del Registro único de proveedores debe
trasladar la solicitud a las demás instituciones usuarias, las cuales contarán
con un plazo de tres días hábiles para que se refieran al respecto. En esta
etapa las instituciones pueden solicitar constituirse en parte.
Una vez vencido el plazo anterior, el administrador
del Registro comunicará al proveedor registrado, en la dirección electrónica
reportada, el inicio del procedimiento y le otorgará un plazo de cinco días
hábiles para que formule sus alegatos y presente sus pruebas de descargo.
Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
recepción de los alegatos del proveedor y de la institución usuaria si fuera
del caso, el administrador del Registro electrónico de proveedores, mediante
acto motivado, emitirá la resolución final del procedimiento, la cual tendrá
recurso de revocatoria ante el administrador del Registro electrónico de
proveedores y recurso de apelación ante el administrador de Mer-link. Es
potestativo usar uno o ambos recursos, pero estos solo serán admisibles si son
interpuestos dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de la
resolución aludida. Los recursos serán resueltos en un plazo máximo de ocho
días hábiles, contado a partir de la recepción del recurso.
De todo lo actuado, el administrador del Registro
electrónico de proveedores deberá levantar un expediente electrónico.
Se exceptúan de este procedimiento las casuales
contenidas en los incisos a), b), c) y e) del artículo anterior. Para que opere
la declaratoria de inactivo en el caso del inciso a), bastará una consulta al
registro público respectivo; en el supuesto del inciso b) será suficiente la
solicitud del interesado. En el supuesto del inciso c), se hará la declaratoria
una vez que el administrador de Mer-link reciba la resolución de
inhabilitación. Tratándose del inciso e), Mer-link prevendrá al proveedor
registrado del vencimiento de su inscripción, un mes antes de que ello ocurra.
Si durante ese plazo el proveedor registrado manifiesta su interés de
mantenerse en el Registro electrónico de proveedores e indica que la
información registrada se encuentra actualizada, automáticamente se le tendrá
como proveedor registrado activo por un periodo igual; de lo contrario, se le
declarará inactivo mediante acto motivado que no tendrá ulterior recurso.
Ficha articulo
Artículo 23.-Verificación de poderes inscribibles. Respecto
de los apoderados cuyo mandato debe estar inscrito en el Registro Nacional,
Mer-link verificará en forma electrónica la vigencia de los mandatos y las
facultades otorgadas.
Ficha articulo
Artículo 24.-Registro de poderes especiales. Los
proveedores están obligados a registrar en el SER los datos de sus
representantes y colaboradores previo a inscribirse en el Registro electrónico
de proveedores de Mer-link y deben mantener actualizada dicha información.
También, deberán gestionar electrónicamente en el SER los poderes no
inscribibles en el Registro Nacional, a efectos de que los apoderados
especiales puedan realizar los actos dentro de los procedimientos de
contratación administrativa que se tramiten por medio de Mer-link. Para ello,
SER dispondrá de los formularios y constituirá un registro, el cual será de
acceso público.
Será responsabilidad de quien otorga el poder especial
declarar que cuenta con las facultades suficientes para ese acto, lo cual no
obsta para que cualquier interesado verifique la información en el registro
correspondiente.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Catálogo de bienes y servicios
Artículo 25.-Objetivo. El Catálogo de bienes y
servicios de Mer-link tiene como objetivo ofrecer un sistema de categorización
único de bienes y servicios, el cual optimice y potencialice las tareas de
recopilación, análisis y administración de los bienes y servicios, cuya
información integrada y sistemática favorezca una logística de compras públicas
económica y eficiente, considerando elementos de oferta-demanda y de la
administración de los bienes en su ciclo de vida.
Ficha articulo
Artículo 26.-Composición del Catálogo de bienes y
servicios de Mer-link. El código completo para bienes y servicios en el
Catálogo de Mer-link se compone del código de clasificación de las Naciones
Unidas, el código de identificación y el código de producto.
Ficha articulo
Artículo 27.-Ámbito de aplicación y uso. El
Catálogo de bienes y servicios de Mer-link será de uso obligatorio en los
procedimientos de contratación administrativa que se realicen por medio del
Sistema Mer-link.
El código de clasificación debe ser utilizado en el
Registro electrónico de proveedores para señalar los bienes y los servicios que
el proveedor puede ofrecer a las instituciones.
Para la confección del cartel, las instituciones
usuarias emplearán el código de identificación disponible en Mer-link. En caso
de no existir el código de clasificación requerido, las instituciones usuarias
tienen la obligación de solicitar el registro del bien o servicio ante el
administrador del Catálogo.
Para la presentación de ofertas de bienes y servicios,
los proveedores registrados deben emplear el código de producto disponible en
Mer-link.
En caso de no existir el código de producción requerido,
el proveedor registrado, de previo a la confección de la oferta, tiene la
obligación de solicitar el registro del bien o servicio ante el administrador
del Catálogo.
Si el proveedor registrado desea presentar una oferta
alternativa para un bien o servicio, deberá utilizar el código de producto
disponible en Mer-link. Si no se encuentra disponible el código de
identificación base para el código de producto correspondiente, deberá
gestionar la solicitud de registro ante la Administración del Catálogo; esta
solicitud debe presentarse al menos con un día hábil de anticipación a la
presentación de la oferta y el administrador del Catálogo deberá resolverla de
manera prioritaria antes del vencimiento del plazo para la recepción de
ofertas.
Ficha articulo
Artículo 28.-Información que contiene el Catálogo
de bienes y servicios de Mer-link. El Catálogo de bienes y servicios
contiene información técnica detallada para identificar de manera única,
mediante el uso de atributos comunes e individuales, los bienes y los servicios
de acuerdo con las características y particularidades del producto. Estos
atributos son empleados para la asignación del código de identificación y el
código de producto, este último empleará atributos adicionales como las marcas
y modelos para proporcionar un mayor grado de reconocimiento único de los
bienes.
Los campos en el sistema de catálogo correspondientes
a los atributos comunes e individuales serán regulados mediante el manual de
procedimientos.
Ficha articulo
Artículo 29.-Administración del Catálogo de bienes
y servicios de Mer-link. Corresponderá a un área especializada de Mer-link
la administración centralizada del Catálogo de bienes y servicios. Esta función
comprende la definición de políticas, procesos y garantías sobre el buen
funcionamiento del Catálogo.
La administración integral del Catálogo de Mer-link
será responsabilidad de los analistas y coordinadores de catálogo, quienes
tendrán a su cargo el control y la atención de las solicitudes de inclusión,
modificación o exclusión de los códigos de clasificación e identificación.
Ficha articulo
Artículo 30.-Operadores del módulo de Catálogo de
bienes y servicios de Mer-link. Las instituciones usuarias deben contar con
funcionarios especialistas en materia de catalogación de bienes y servicios,
quienes tendrán acceso a Mer-link en condición de operadores de catálogo.
Dichos funcionarios serán responsables de velar por la
calidad de la información del Catálogo de Mer-link, y de solicitar ante la
Administración del Catálogo de Mer-link la inclusión, la modificación o la
exclusión de bienes o servicios que se ubiquen dentro del alcance del código de
identificación.
Ficha articulo
Artículo 31.-Solicitud de inclusión, modificación o
exclusión. Las instituciones usuarias y los proveedores registrados tienen
la responsabilidad de solicitar la inclusión, la modificación o la exclusión de
bienes o servicios en el Catálogo de Mer-link, para lo cual deberán utilizar
los formularios electrónicos y los procedimientos establecidos para tal fin.
Toda la información suministrada por el operador de
catálogo o el proveedor registrado, en relación con los bienes y los servicios
que solicita incluir, modificar o excluir en el Catálogo, deberá ser cierta y
demostrable; asimismo, será de su absoluta responsabilidad cualquier omisión o
inconsistencia.
Ficha articulo
Artículo 32.-Bienes que requieren registro
sanitario. Para la inclusión del código de producto de los bienes que deban
estar registrados ante el Ministerio de Salud, será obligación del proveedor
registrado ingresar el número de registro sanitario; de no contar con esta
información, no se podrá asignar este código. Quedan excluidos de este deber
los casos de excepción que estipula la legislación vigente.
Ficha articulo
Artículo 33.-Procedimiento de inclusión,
modificación o exclusión. Una vez recibida la solicitud de inclusión, modificación
o exclusión de bienes o servicios en el Catálogo de Mer-link, la Administración
del Catálogo tendrá un plazo máximo de cinco días hábiles para resolver lo
correspondiente; dentro de este término, la Administración podrá requerir al
solicitante que subsane o amplíe información, para tal fin se le otorgará un
plazo perentorio de tres días hábiles. Una vez cumplida la prevención, la
Administración del Catálogo tendrá un plazo de dos días hábiles para resolver;
en caso de no cumplirse con la prevención dentro del plazo establecido, la
solicitud se archivará, sin perjuicio de que esta se pueda presentar
nuevamente. Cuando la Administración del Catálogo no resuelva en el plazo
establecido, el solicitante podrá requerir a la Administración de Mer-link resolver
la solicitud, lo cual deberá llevarse a cabo en un plazo máximo de dos días
hábiles, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a la
Administración del Catálogo por tal omisión.
Ficha articulo
Artículo 34.-Actualización de la información del
Catálogo de bienes y servicios de Mer-link. Con el propósito de garantizar
la calidad de la información disponible en el Catálogo de bienes y servicios de
Mer-link, el administrador del Catálogo podrá excluir los bienes y los
servicios que se dupliquen, o bien, inactivar aquellos que se encuentren
obsoletos o en desuso.
Es obligación de las instituciones usuarias y
proveedores registrados comunicar las actualizaciones de los bienes y los
servicios que afecten los datos del Catálogo.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Cartel y oferta electrónicos
Artículo 35.-Cartel electrónico. El cartel
electrónico constituye el reglamento específico de la contratación que se
promueve. Está compuesto por un formulario electrónico y sus documentos
electrónicos anexos, cuyo contenido responde a los requisitos establecidos en
la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, o bien, la normativa
especial aplicable a la institución usuaria que promueve el concurso, así como
los requisitos técnicos y especiales que se determinen en cada contratación.
Este formulario contiene tres tipos de condiciones; a
saber: 1) condiciones generales, que son aquellas aplicables por todas las
contrataciones que tramitan sus compras por medio de Mer-link; 2) condiciones
técnicas, que corresponden a los requerimientos técnicos para cada
contratación, y 3) condiciones especiales, que son aquellas que define cada
institución usuaria para cada contratación. Asimismo, contiene un apartado en
el que se indican las declaraciones juradas y las certificaciones que se
requieren.
Para efectos de identificación del bien o del servicio
que se va a adquirir, se debe utilizar el código de identificación del Catálogo
de Mer-link.
Además de todos los requisitos establecidos en la Ley
de Contratación Administrativa, su Reglamento y la normativa especial
aplicable, en el cartel se debe indicar la fecha y la hora del cierre de
recepción de ofertas y de la apertura de ofertas.
Ficha articulo
Artículo 36.-Divulgación del cartel. El cartel,
sus aclaraciones, modificaciones y prórrogas serán publicados en el portal de
Mer-link y agregados al expediente electrónico. Además, cualquier interesado
podrá obtenerlos de manera gratuita por medio de Mer-link.
Quedan excluidos de esta publicación los carteles que
correspondan a procedimientos declarados confidenciales, según la Ley de
Contratación Administrativa, su Reglamento o la normativa especial aplicable.
Ficha articulo
Artículo 37.-Cómputo del plazo para recepción de
ofertas, modificaciones, aclaraciones y recursos de objeción al cartel. Para
efectos del cálculo del plazo para la recepción de las ofertas, solicitud de
modificaciones, aclaraciones y recursos de objeción al cartel, se aplicará la
normativa que rige a la institución usuaria, siguiendo estas reglas:
a) En los casos en que la normativa aplicable
establezca que la invitación a participar se realice mediante publicación, será
el momento de la publicación en el portal de Mer-link el que determinará el
inicio del plazo.
b) Si se
tratara de una contratación en la que la normativa aplicable señale que la
invitación se realice en forma directa, será la fecha de la comunicación al
último de los potenciales oferentes invitados la que determine el inicio del
plazo.
Ficha articulo
Artículo 38.-Requisitos para la presentación de
ofertas. Todo proveedor registrado deberá emitir sus ofertas electrónicas
en el formulario electrónico disponible al efecto en Mer-link. Estas ofertas
deben ser suscritas por el oferente o su representante legal mediante firma
digital certificada.
La oferta deberá redactarse en idioma español. La
información técnica o complementaria, así como los manuales de uso expedidos
por el fabricante, deberán presentarse en idioma español, salvo que en el
cartel se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada, o
bien, que se acepte una traducción libre de su texto.
La representación de las personas jurídicas se
verificará contra la información disponible en el Registro Nacional.
En el caso de las ofertas en consorcio, estas deberán
estar suscritas por los integrantes del consorcio o sus representantes legales,
y en la misma oferta se incluirá el acuerdo consorcial, el cual también será
utilizado para verificar la designación de los representantes con poder
suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, formalización,
ejecución contractual y trámites de pago.
Tratándose de ofertas conjuntas, estas deberán ser
firmadas por los representantes de cada uno de los oferentes.
La acreditación de representación se hará de manera
obligatoria para el adjudicatario; no obstante, la institución usuaria podrá
constatar la información en cualquier momento del procedimiento de
contratación.
Ficha articulo
Artículo 39.-Contenido de las ofertas. La
información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el
fabricante, así como los demás documentos que acompañan la oferta, deberán
adjuntarse en forma electrónica.
Las muestras serán registradas mediante un formulario
electrónico disponible en Mer-link y la institución usuaria indicará en el
cartel cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la
devolución de estas.
La garantía de participación deberá ser gestionada por
el oferente según lo dispuesto en el capítulo V del presente Reglamento.
Para efectos de identificación del bien o el servicio
por ofrecer, se debe utilizar el código de producto del Catálogo de Mer-link y
cuando corresponda, según la naturaleza del bien, se deben indicar los datos
del registro sanitario del Ministerio de Salud.
Ficha articulo
Artículo 40.-Ingreso de la oferta. Las ofertas
deberán ser presentadas dentro del plazo previsto para tal efecto en el cartel,
pero permanecerán encriptadas e inaccesibles hasta la hora y la fecha señaladas
en el cartel para la apertura de ofertas.
La oferta se tendrá por ingresada en la hora y la
fecha que se registre mediante el certificado de estampado de tiempo.
Cada una de las propuestas ofertadas participará
únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo el oferente las
consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error
imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación
complementaria.
Ficha articulo
Artículo 41.-Prórroga del plazo para recepción de
ofertas. En el mismo acto en que se dispongan prórrogas del plazo de
apertura de ofertas, se deberá realizar la correspondiente prórroga del plazo
de recepción de ofertas.
Ficha articulo
Artículo 42.-Apertura de ofertas. Las ofertas
permanecerán encriptadas e inaccesibles hasta la fecha y la hora señalada para
el acto de apertura; solo en este momento serán desencriptadas, y estarán
disponibles a todos los interesados una vez que Mer-link registre y genere un
acta de las ofertas recibidas, la cual será agregada al expediente respectivo,
todo ello según la normativa especial aplicable a la institución usuaria.
Los oferentes podrán efectuar observaciones en forma
electrónica dentro del plazo establecido en el cartel para tal efecto. En caso
de que se presenten observaciones, estas se consignarán en el expediente y
serán valoradas cuando corresponda.
Ficha articulo
Artículo 43.-Aclaración y subsanación de ofertas. En
los casos en que se detecten aspectos que requieran aclaración o subsanación de
las ofertas, la prevención se hará por medio de Mer-link. Del mismo modo, el
oferente aclarará o subsanará su oferta mediante el Sistema.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Garantías electrónicas
Artículo 44.-Formas de rendir las garantías de
participación y de cumplimiento. Las formas de rendir las garantías de
participación y de cumplimiento son las siguientes:
a) Cuando una garantía de participación o de
cumplimiento se rinda a favor de la institución usuaria que promueve el concurso
mediante depósito de bono de garantía, la entidad garante que emita la garantía
electrónica deberá transmitirla a Mer-link en el mismo acto de su emisión.
b) Tratándose
de una garantía de participación o cumplimiento rendida mediante certificados
de depósito a plazo, bonos del Estado y sus instituciones, y cheques
certificados o de gerencia de un banco del sistema bancario nacional, estos
valores deberán entregarse al banco del sistema bancario nacional que el
administrador de Mer-link determine para su custodia; una vez constituida la
custodia, dicho banco deberá generar de inmediato un comprobante electrónico de
que la garantía ha sido rendida a favor de la institución usuaria que promueve
el concurso y lo registrará en el Sistema Mer-link.
c) En
caso de una garantía de participación o cumplimiento rendida mediante dinero en
efectivo, éste será depositado en una cuenta del banco del Sistema Bancario
Nacional que el Administrador de Mer-link determine a nombre de la Institución
Usuaria que promueve el procedimiento de contratación administrativa
respectivo; una vez realizado el depósito, el banco referido emitirá un
comprobante electrónico de que la garantía ha sido rendida a favor de la
Institución Usuaria que promueve el concurso y lo registrará en el Sistema.
Ficha articulo
Artículo 45.-Comprobante de garantía de
participación. La entidad garante o el banco del sistema bancario nacional
designado por el administrador de Mer-link debe registrar en el acto de la
recepción de la garantía de participación el comprobante electrónico de que
esta ha sido rendida a favor de la institución usuaria que promueve el
procedimiento de contratación administrativa respectivo. Este comprobante
permanecerá encriptado e inaccesible desde su inclusión en Mer-link hasta la
apertura electrónica de las ofertas, momento a partir del cual será accesible a
los interesados. Esta garantía se tendrá por recibida en el momento en que la
entidad garante o el banco del sistema bancario nacional designado por el
administrador de Mer-link para su custodia, registre la garantía o el
comprobante en Mer-link según lo señale el certificado de estampado de tiempo.
Ficha articulo
Artículo 46.-Subsanación de la garantía de
participación. Cuando sea necesario subsanar la garantía de participación
rendida, la institución usuaria contará con un plazo de dos días hábiles
siguientes al acto de apertura, para requerir la subsanación al oferente. El
oferente contará con un plazo de cinco días hábiles a partir de la notificación
para corregir los errores señalados. De inmediato a la gestión de subsanación
del oferente, la entidad garante o el banco del sistema bancario nacional
designado por el administrador de Mer-link deberá generar un comprobante
electrónico de que la garantía ha sido subsanada y registrará el comprobante en
el Sistema Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 47.-Plazo para rendir la garantía de
cumplimiento. El adjudicatario se encuentra obligado a asegurar el contrato
dentro del plazo indicado en el cartel, o en su defecto, dentro de los cinco
días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, salvo los casos en los
que se requiera formalización contractual.
Ficha articulo
Artículo 48.-Ejecución de garantías. Los
procedimientos para la ejecución de garantías previstos en la Ley de
Contratación Administrativa, su Reglamento y la normativa especial aplicable a
las instituciones usuarias se llevarán a cabo por medio de Mer-link; de este
modo las instituciones usuarias y los proveedores registrados deberán utilizar
los formularios dispuestos en este Sistema para realizar estos procedimientos.
Ficha articulo
Artículo 49.-Devolución de garantías. Los
oferentes o contratistas deberán requerir la devolución de las garantías de
participación y cumplimiento, por medio de Mer-link, utilizando los formularios
previstos al efecto. Las instituciones usuarias emplearán Mer-link para
resolver y comunicar lo correspondiente al interesado y a la entidad garante o
al banco del sistema bancario nacional designado por el administrador de
Mer-link para la custodia de garantías y recepción de dinero en efectivo,
quienes llevarán a cabo la devolución de las garantías en caso de que así lo
disponga la institución usuaria a cuyo favor se extendió la garantía.
Ficha articulo
Artículo 50.-Garantías colaterales. Tratándose
de garantías colaterales emitidas mediante bonos de garantía, certificados de
depósito a plazo, bonos del Estado o sus instituciones, cheques certificados o
de gerencia de un banco del sistema bancario nacional, dinero en efectivo, o
bien, que hayan sido extendidas por un banco internacional de primer orden
conforme la legislación costarricense, aplicará lo dispuesto en el artículo 44
del presente Reglamento relativo a las formas de rendir las garantías. Sin
embargo, cuando se admitan garantías colaterales rendidas de forma diferente a
las citadas en dicho artículo, estas se tramitarán de acuerdo con el tipo de
garantía que se rinda y la institución usuaria incluirá la información en
Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 51.-Responsabilidad de las instituciones
usuarias. Es responsabilidad de las instituciones usuarias realizar las
diligencias necesarias para mantener la vigencia de las garantías reguladas en
este capítulo, así como informar oportunamente a las entidades garantes o al
banco del sistema bancario nacional designado por el administrador de Mer-link
sobre las gestiones que se deben realizar para la devolución y la ejecución de
dichas garantías.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Reglas especiales para el uso de Mer-Link en algunos
procedimientos de Contratación Administrativa
Artículo 52.-Remate electrónico. Las
instituciones usuarias realizarán el procedimiento de remate por medio de
Mer-link. En este caso, las pujas se realizarán en tiempo real. Este
procedimiento se regirá por la normativa de la institución usuaria; no
obstante, deben observarse las siguientes particularidades:
a) En el cartel, la institución usuaria deberá
indicar el porcentaje mínimo de aumento entre pujas, la máxima cantidad de
pujas que podrá realizar cada oferente, el tiempo de duración del acto durante
el cual se realizarán las pujas y si existe alguna limitación para los
participantes en el procedimiento de remate.
b) La
institución usuaria publicará el aviso oficial de remate en Mer-link, sin
perjuicio de que lo divulgue por otros medios, de manera adicional. Entre esta
publicación y la fecha de remate debe mediar como mínimo el plazo que establezca
el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, o bien, la normativa
especial aplicable a la institución usuaria.
c) De
previo a la celebración del remate, los oferentes deberán registrarse en
Mer-link, mediante un formulario electrónico creado al efecto, y reportar una
cuenta domiciliada para que la Administración aplique el débito en tiempo real,
para efectuar el pago de la garantía de cumplimiento, en caso de que resulte
adjudicatario.
d) Conforme
los oferentes se incorporen al remate y de previo a que realicen sus propuestas
económicas, deberán ingresar los datos de su identidad en el Sistema, los
cuales serán validados por Mer-link; no obstante, su identidad no estará
disponible en línea hasta finalizado el remate.
e) Las
propuestas económicas que se formulen se publicarán en Mer-link en tiempo real,
así como las mejoras o las pujas; no obstante, la identidad de los oferentes se
revelará una vez concluido el remate.
f) Mer-link
le remitirá a cada oferente un aviso de confirmación de recepción por cada puja
que realice.
g) El
remate podrá permanecer abierto durante varios días, hábiles o no, pero el
cierre deberá efectuarse en una hora y día hábiles.
h) Con
posterioridad al cierre del acto de remate y en la fecha y hora indicada en el
cartel, la institución usuaria procederá a revelar la información relativa a la
identificación de los oferentes que participaron y de inmediato Mer-link les
notificará y publicará el resultado del procedimiento.
i) Una
vez revelada la información del remate, Mer-link generará el acta del evento,
la cual contendrá el historial de todas las pujas realizadas, con su fecha y
hora exactas e identificación del oferente que las efectuó, así como la
indicación del primer y el segundo mejor postor.
j) A
efecto de perfeccionar la adjudicación, una vez que se haya determinado quién
es el mejor postor, Mer-link aplicará mediante un débito en tiempo real el pago
de la garantía de cumplimiento con cargo a la cuenta previamente domiciliada
por el participante.
k) Luego
de perfeccionada la adjudicación, o en caso de declaratoria de desierto o
infructuoso, la institución usuaria hará la publicación correspondiente en
Mer-link y prevendrá al adjudicatario para que en el plazo improrrogable de
tres días hábiles proceda a depositar la diferencia en la cuenta que la
Administración disponga.
Ficha articulo
Artículo 53.-Subasta electrónica a la baja. Las
instituciones usuarias tramitarán la subasta electrónica a la baja en Mer-link,
mediante el procedimiento que corresponda según estimación económica. En este
caso, deben observarse las siguientes particularidades:
a) Conforme los oferentes se incorporen a la
subasta, y de previo a que realicen sus propuestas económicas, deberán ingresar
los datos de su identidad en el Sistema, los cuales serán validados por
Mer-link, que verificará que los participantes estén facultados para este acto;
no obstante, su identidad no estará disponible en línea hasta finalizada la
subasta.
b) En el
cartel, la institución usuaria deberá indicar el porcentaje mínimo de
disminución entre las pujas, la máxima cantidad de pujas que podrá realizar
cada oferente, el tiempo de duración del acto durante el cual se realizarán las
pujas y si existe alguna limitación para los participantes en el procedimiento
de subasta.
c) De previo
al inicio de la subasta, se realizará el análisis técnico de las ofertas para
seleccionar las ofertas que podrán participar en la subasta.
d) Una
vez iniciada la subasta, las propuestas económicas que se formulen se
publicarán en Mer-link en tiempo real, así como las mejoras o pujas, sin
revelar la identificación del oferente.
e) Mer-link
le remitirá a cada oferente un aviso de confirmación de recepción por cada puja
que realice.
f) La
subasta podrá permanecer abierta durante varios días, hábiles o no, pero el
cierre deberá efectuarse en una hora y día hábiles.
g) Concluida
la subasta, en la fecha y la hora dispuestas para tal efecto en el cartel,
Mer-link generará, notificará y publicará el acta del evento, la cual contendrá
el historial de todas las pujas realizadas, con fecha y hora exactas e
identificación del oferente que las efectuó, así como la indicación del primer
y el segundo mejor postor.
h) Una
vez perfeccionada la adjudicación, o en caso de declaratoria de desierta o
infructuosa, la institución usuaria hará la publicación correspondiente en
Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 54.-Plazos especiales para el trámite de
subasta electrónica a la baja. En razón de la agilidad que brinda Mer-link,
en los procedimientos de contratación administrativa en los que se aplique el
trámite de subasta electrónica a la baja, se deberán sujetar los siguientes
plazos conforme el procedimiento que corresponda, según estimación económica:
a) Licitación pública y licitación abreviada:
1) Las aclaraciones al cartel deberán ser presentadas
dentro del primer cuarto del plazo para presentar ofertas y serán resueltas
dentro de los tres días hábiles siguientes a su presentación.
2) Cuando
corresponda a la institución usuaria, esta deberá resolver el recurso de
objeción dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En caso
de que las partes soliciten adiciones o aclaraciones, la gestión deberá ser
resuelta dentro de los tres días hábiles siguientes a su presentación y no
impedirá la firmeza de lo dispuesto.
3) La
institución usuaria realizará el análisis de los aspectos formales de las
ofertas dentro de los tres días hábiles siguientes al acto de apertura, y
concederá a los oferentes un plazo de tres días hábiles para que corrijan
errores o suplan información sobre aspectos subsanables o insustanciales.
4) Si
cesara la vigencia de la garantía de participación, la institución usuaria
prevendrá al interesado para que dentro del término de un día hábil proceda a
su restablecimiento.
5) En
caso de indicación expresa de una vigencia de la oferta inferior a la
establecida, la institución usuaria prevendrá para que se corrija dicha
situación dentro del término de un día hábil.
6) Si
cesara la vigencia de la oferta, la institución usuaria prevendrá al interesado
para que dentro del término de un día hábil manifieste por escrito si mantiene
los términos de la oferta y por cuánto tiempo.
7) El
plazo para dictar el acto final no podrá ser superior al que se otorgó para la
presentación de ofertas y deberá dictarse de manera inmediata a la conclusión
de la subasta.
8) La
resolución final que se adopte en la tramitación del recurso de revocatoria
deberá ser notificada a las partes de manera inmediata.
9) En el
día hábil posterior a la firmeza de la adjudicación, la institución usuaria comunicará
al adjudicatario el día en que debe suscribir la formalización contractual, en
caso de que se requiera cumplir este requisito. Dicho plazo no podrá exceder
los cinco días hábiles, salvo que el cartel disponga justificadamente un plazo
mayor o exija la constitución de una sociedad en cuyo caso el plazo será hasta
de dos meses.
10) Una
vez suscrita la formalización contractual electrónica, la institución usuaria
dispondrá de dos días hábiles para enviarlo a aprobación interna o refrendo,
según corresponda.
11) Cuando
la contratación requiera la aprobación interna, la institución usuaria deberá
resolver la solicitud en un plazo máximo de diez días hábiles.
12) La
institución usuaria dispondrá de cinco días hábiles para fijar fecha y hora
para la recepción de los bienes.
13) Las
gestiones formuladas por el contratista en procura de continuar la ejecución
contractual serán resueltas por la institución usuaria, de manera motivada,
dentro de los quince días hábiles, contados a partir del recibo de la petición.
En caso de requerirse información adicional al contratista, se le dará un plazo
de cinco días hábiles para que aporte la documentación respectiva, de lo
contrario la Administración resolverá con lo que conste en el expediente.
14) El
día hábil siguiente a la confección del medio de pago acordado, la institución
usuaria deberá comunicar al contratista que el pago se encuentra disponible.
15) Con
excepción del adjudicatario, la garantía de participación se devolverá a
petición del interesado, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
firmeza del acto de adjudicación.
La garantía de cumplimiento será devuelta a solicitud
del interesado, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha en que la
institución usuaria haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el
objeto contractual.
b) Contratación
directa de escasa cuantía:
La institución usuaria deberá dictar el acto de
adjudicación en un plazo máximo de cinco días hábiles prorrogable por un plazo
igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la
apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes.
Aquellos plazos que no estén regulados en el presente
artículo, se regirán de manera supletoria por lo dispuesto en la Ley de
Contratación Administrativa, su Reglamento o la normativa aplicable a la
institución usuaria.
Ficha articulo
Artículo 55.-Convenio marco. Las instituciones
usuarias que así lo deseen pueden celebrar acuerdos con el fin de tramitar
convenios marco por medio de Mer-link para las contrataciones de determinados
bienes o servicios. Estos convenios marco tendrán una vigencia hasta de cuatro
años y deberán regirse por lo siguiente:
a) En los convenios marco se podrán establecer
derechos y obligaciones de las instituciones usuarias y del administrador Mer-link,
para su adecuada ejecución.
b) Por su
cuantía inestimable, el convenio marco deberá ser tramitado por medio de una
licitación pública, incluso para aquellas instituciones usuarias a las que no
les aplique la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
c) La
tramitación del concurso público estará a cargo del administrador de Mer-link y
cubrirá tantas compras como necesidades específicas surjan en los integrantes
del convenio marco.
d) El
administrador de Mer-link promoverá uno o varios concursos públicos a fin de
satisfacer las necesidades de las instituciones usuarias.
e) La
adjudicación de la licitación podrá recaer sobre uno o más proponentes, a fin
de contar con varios proveedores seleccionados que estén en capacidad de
satisfacer las necesidades de las instituciones usuarias y que le permitan
elegir la mejor alternativa.
f) Los
adjudicatarios están obligados a mantener las condiciones y la calidad
inicialmente ofrecidas durante todo el plazo del convenio y podrán rebajar el
precio originalmente pactado en el concurso, siempre y cuando no sea un precio
ruinoso.
g) Durante
la vigencia del convenio marco y de acuerdo con sus necesidades específicas,
cada institución usuaria seleccionará los bienes o los servicios disponibles en
el módulo del Sistema denominado de Compra por catálogo, y elegir la oferta que
más convenga a sus intereses.
h) Corresponderá
a la administración del convenio la generación del contrato electrónico, y a la
institución usuaria generar las órdenes de pedido y realizar el pago
respectivo.
i) Todas
las instituciones usuarias que hayan suscrito un convenio marco están obligadas
a consultar los bienes y los servicios disponibles en este, de previo a iniciar
una contratación; sin embargo, en caso de que cuente con condiciones más
beneficiosas para el interés general o institucional al emplear otro
procedimiento, la institución usuaria, mediante acto motivado, podrá no
utilizarlo; en este caso deberá comunicarlo al administrador del convenio.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Comunicaciones por medio de Mer-Link
Artículo 56.-Obligación de publicar en el portal
Mer-link. El portal Mer-link constituye el medio obligatorio y oficial para
que las instituciones usuarias publiciten sus procedimientos de contratación
administrativa en línea.
Las instituciones usuarias deberán publicar en ese
portal todos los procedimientos de contratación administrativa que realicen,
salvo aquella información que la institución usuaria califique como
confidencial, secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por
la normativa especial aplicable a la institución usuaria.
La publicación en el portal de Mer-link no impedirá
que la institución usuaria publique en otros medios algunos procedimientos.
En los procedimientos de contratación administrativa
en los que sea necesario cursar invitación para participar en el concurso, esta
invitación podrá ser sustituida por la publicación en el portal Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 57.-Comunicación del plan de
adquisiciones. Todas las instituciones usuarias deberán divulgar el respectivo
programa de adquisiciones y sus modificaciones en el portal Mer-link. Lo
anterior se ejecutará sin perjuicio de cumplir las publicaciones que se
requieran, de acuerdo con la normativa vigente.
Se exceptúan de esta publicación las instituciones
usuarias que por norma especial no estén obligadas a publicar dicho plan.
Ficha articulo
Artículo 58.-Domicilio electrónico permanente. Los
proveedores registrados deberán señalar en el Registro electrónico de
proveedores una dirección de correo electrónico como su domicilio legal para la
recepción de notificaciones relacionadas con los procedimientos de contratación
administrativa, incluidos los procedimientos administrativos sancionatorios.
Este señalamiento deberá realizarse mediante una manifestación expresa. La
seguridad y la seriedad de la cuenta seleccionada son responsabilidad del
proveedor registrado.
El señalamiento de domicilio electrónico podrá ser
variado o revocado en cualquier tiempo, sin perjuicio de las consecuencias
jurídicas surgidas hasta ese momento.
Ficha articulo
Artículo 59.-Medio subsidiario de notificación. En
forma subsidiaria al domicilio electrónico permanente, los proveedores
registrados deberán señalar un número de fax para ser utilizado en caso de
imposibilidad al realizar la notificación vía correo electrónico por razones no
imputables al proveedor. Para notificar por este medio, se harán hasta cinco
intentos para enviar el fax al número señalado, con intervalos de al menos
treinta minutos. Esos intentos se harán tres el primer día y dos el siguiente;
estos dos últimos intentos deberán producirse en día hábil y después de las
ocho horas. De resultar negativos todos ellos, así se hará constar en un único
comprobante a efecto de la notificación automática. Los registros informáticos
completos de la transmisión deberán conservarse al menos por dos años. Para
aplicar la notificación automática, es indispensable agotar el medio
subsidiario.
Ficha articulo
Artículo 60.-Notificación automática. En los
casos en que la notificación no pueda realizarse por causas no imputables a la
institución usuaria o a Mer-link, la resolución se tendrá por notificada con el
comprobante respectivo, conforme lo regulado en cuanto al medio subsidiario de
notificación en el presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 61.-Notificación realizada de forma
errónea o incompleta. Si por error de la institución usuaria se enviara una
notificación electrónica a un destinatario que no corresponde, en el momento en
que se determine la falta, el funcionario encargado de inmediato deberá
proceder a emitir la notificación electrónica al destinatario correcto. Una vez
que quede registrado en el buzón del Sistema el envío al destinatario correcto,
se tendrá por notificado dicho acto.
Cuando por alguna circunstancia el contenido del
mensaje notificado electrónicamente esté incompleto, la persona notificada
deberá comunicarlo por el mismo medio electrónico, dentro del día hábil
siguiente al recibo de la notificación, a la oficina de origen, la que dejará
constancia de lo ocurrido. De comprobarse la anomalía la oficina de origen
practicará de nuevo la notificación al interesado.
Ficha articulo
Artículo 62.-Notificaciones en caso de ofertas
conjuntas o en consorcio. En el caso de las ofertas en conjunto, se
notificará a cada uno de los oferentes.
Cuando en el acuerdo consorcial no se indique que se
actúa bajo una sola representación, cualquier acto administrativo se tendrá por
notificado con la comunicación a una de las personas físicas o jurídicas
integrantes del consorcio.
Ficha articulo
Artículo 63.-Cómputo de los plazos en Mer-Link. Tratándose
de la notificación al domicilio electrónico permanente y al medio subsidiario,
el proveedor quedará notificado el día hábil siguiente al de la transmisión.
Para efectos legales, los plazos empezarán a correr a
partir del día hábil siguiente de la notificación a todas las partes o la
publicación que corresponda.
Ficha articulo
Artículo 64.-Normativa aplicable en materia de
notificaciones. En materia de notificaciones, adicional a lo regulado en el
presente capítulo, se deberá acatar lo dispuesto en la Ley de Notificaciones
Judiciales, Ley Nº 8687, en lo que resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 65.-Acuse de recibo. Cada vez que una
institución usuaria o un proveedor registrado envíen un documento por medio de
Mer-link, el Sistema emitirá un acuse electrónico de recibo que permitirá
acreditar la fecha y la hora de la recepción.
Ficha articulo
Artículo 66.-Registro de documentos y actos en
Mer-link. Para efectos de brindar mayor seguridad en los actos que así lo
requieran por su naturaleza, la recepción de estos se documentará con la fecha
y la hora oficiales, mediante el certificado de estampado de tiempo. Dichos
actos son los siguientes:
a) Ofertas.
b) Garantía
de participación.
c) Mejoras
de precios.
d) Pujas
en subasta a la baja.
e) Pujas
en remate.
f) Recursos
de objeción al cartel.
g) Recursos
contra el acto de adjudicación o contra el que declare infructuoso o desierto
el concurso.
Para los actos no mencionados en este artículo, su
recepción y comunicación se registrará de acuerdo con la hora y la fecha del
Sistema Mer-link.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
Trámite de autorizaciones, recursos y refrendos
Artículo 67.-Trámite de recursos interpuestos ante
las instituciones usuarias. Las impugnaciones que procedan contra los actos
emitidos en los procedimientos de contratación administrativa tramitados por
medio de Mer-link y cuya resolución es competencia de la institución usuaria,
deberán ser planteadas por el proveedor registrado, y tramitadas y resueltas
por la institución usuaria utilizando los formularios electrónicos disponibles
en Mer-link. Para ello se deben observar los procedimientos y los plazos
establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como
cualquier otra normativa especial aplicable.
Ficha articulo
Artículo 68.-Trámites presentados ante la
Contraloría General de la República. Las solicitudes de autorización y los
recursos de objeción al cartel y de apelación contra el acto de adjudicación
cuya resolución corresponda a la Contraloría General de la República, se
interpondrán utilizando los formularios electrónicos disponibles en Mer-link y
serán resueltos en los sistemas de que disponga el órgano contralor; no
obstante, deben notificarse por medio de Mer-link. Tratándose de los recursos
de objeción al cartel y de apelación, su recepción se documentará con la fecha
y la hora oficiales, mediante el certificado de estampado de tiempo que se
emitirá al momento del ingreso en el sistema del órgano contralor.
El refrendo será tramitado en los sistemas de que
disponga el órgano contralor; no obstante, la solicitud de aprobación así como
el resultado de dicha gestión deberá comunicarse mediante Mer-link.
Ficha articulo
CAPÍTULO IX
Impugnaciones en vía judicial
Artículo 69.-Impugnaciones en vía judicial. Tratándose
de impugnaciones en sede contencioso-administrativa contra los actos emitidos
en los procedimientos de contratación administrativa tramitados por medio de
Mer-link, los expedientes administrativos serán consultados por la autoridad
judicial mediante este Sistema.
Ficha articulo
CAPÍTULO X
Cobro y pago electrónicos por medio de Mer-Link
Artículo 70.-Uso del módulo de pagos a los contratistas.
Las instituciones usuarias que facultativamente lo determinen utilizarán el
módulo de Pago electrónico que incluye la recepción de factura electrónica y el
pago electrónico a los contratistas por medio de Sinpe.
La institución usuaria que se acoja a este módulo
deberá indicarlo en el cartel.
Este módulo será utilizado únicamente para pago
electrónico dentro del territorio nacional; los pagos al extranjero, como por
ejemplo remesas al exterior o cartas de crédito, los tramitará la institución
usuaria.
Ficha articulo
Artículo 71.-Uso de factura electrónica. Mer-link
brindará la funcionalidad de envío y recepción de facturas electrónicas, de
conformidad con las disposiciones que emita en ese sentido la Dirección General
de Tributación del Ministerio de Hacienda.
Las instituciones usuarias y los proveedores
registrados que deseen utilizar la factura electrónica deberán efectuar las
gestiones correspondientes ante la Dirección General de Tributación para que se
les autorice la recepción y la emisión de facturas electrónicas, según
corresponda, así como también deberán cumplir todos los requisitos que dicho
órgano disponga.
Ficha articulo
Artículo 72.-Confirmación de recepción de factura
electrónica. Una vez recibida a satisfacción la factura electrónica,
Mer-link validará con la institución usuaria que esta resulte conforme con los
bienes o los servicios recibidos. En caso afirmativo, la institución usuaria
autorizará al Sistema para que efectúe el pago respectivo.
Ficha articulo
Artículo 73.-Pago electrónico. Una vez que la
institución usuaria haya autorizado el pago a favor del contratista, Mer-link
debitará de la cuenta domiciliada por la institución usuaria, la suma
respectiva y la depositará en la cuenta indicada por el contratista por medio
de Sinpe.
Ficha articulo
Artículo 74.-Satisfacción del pago de timbres y
especies fiscales. Los proveedores registrados y las instituciones usuarias
deben realizar el pago de timbres y especies fiscales por medio de Mer-link,
este pago se llevará a cabo mediante un débito en tiempo real (DTR) que ofrece
Sinpe, de conformidad con el ciclo de operación de este servicio establecido en
el reglamento de pagos que regula el funcionamiento de Sinpe.
Ficha articulo
Artículo 75.-Disponibilidad de fondos. Cada
proveedor registrado e institución usuaria será responsable de mantener en su
cuenta domiciliada los fondos necesarios para atender satisfactoriamente las
obligaciones de pago de timbres, especies fiscales, certificaciones de Registro
Nacional, depósito de garantía de cumplimiento en caso de remates, comisiones
por el uso de Sinpe y pagos a contratistas -cuando se utilice este módulo- que
se generen a su cargo en los procedimientos de contratación administrativa
tramitados mediante Mer-link.
Ficha articulo
CAPÍTULO XI
Acceso y seguridad de Mer-Link
SECCIÓN I
Acceso a Mer-Link
Artículo 76.-Acceso a Mer-link. Mer-link es una
plataforma tecnológica de acceso público, con excepción de los procedimientos
de contratación administrativa y los documentos calificados como
confidenciales, secreto comercial, industrial o económico, los cuales serán de
acceso restringido según lo establecido en la normativa especial aplicable a
cada institución usuaria.
Este Sistema podrá ser utilizado de acuerdo con sus
funcionalidades:
a) Podrán utilizar Mer-link sin costo alguno:
1) Cualquier interesado para la consulta de
expedientes e información calificada como pública.
2) Los
proveedores registrados para la participación en los procedimientos de
contratación que se tramiten por medio de este Sistema. No obstante, deberán
cubrir el costo por certificaciones electrónicas, timbres, especies fiscales,
recargos administrativos por pagos mediante Sinpe y cualquier otro que se
requiera para la contratación específica; así como para obtener por su cuenta
el certificado de firma digital.
3) La
Contraloría General de la República en sus funciones de control y
fiscalización.
4) El
Poder Judicial en los procedimientos contencioso-administrativos relacionados
con contratación administrativa de los concursos que se tramitan por medio de
Mer-link.
5) Las
auditorías internas de las instituciones usuarias para la consulta de
expedientes electrónicos de las contrataciones realizadas por medio de
Mer-link.
b) Las instituciones usuarias deberán pagar el
precio que se establezca en el respectivo convenio de uso para poder llevar a
cabo los procedimientos de contratación administrativa por medio del Sistema
Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 77.-Disponibilidad del servicio. Mer-link
brindará el servicio las veinticuatro horas del día, los trescientos sesenta y
cinco días del año, excepto cuando ocurra alguna de las siguientes situaciones:
a) Caso fortuito.
b) Fuerza
mayor.
c) Hechos
de terceros.
d) Soporte
y mantenimiento del Sistema Mer-link.
En los supuestos comprendidos en los incisos a), b) y
c), Mer-link no será responsable por las interrupciones o las suspensiones del
servicio. En caso del inciso d), la suspensión de la disponibilidad del Sistema
se informará con la debida antelación y cumpliendo los niveles de servicio
establecidos.
Ficha articulo
Artículo 78.-Plan de continuidad. En caso de
fallas del Sistema y con el fin de garantizar la continuidad del servicio,
Mer-link aplicará el Plan de continuidad, el cual será divulgado, puesto en
práctica y actualizado por el administrador de Mer-link, en conjunto con las
instituciones usuarias. Este Plan será de acatamiento obligatorio para las
instituciones usuarias y los proveedores registrados.
Ficha articulo
Artículo 79.-Objetivo del Plan de continuidad. El
objetivo del Plan de continuidad es mantener en operación los servicios y los
procesos críticos ante situaciones imprevistas o desastres que generen la
indisponibilidad de Mer-link, procurando la reducción de impactos en un plazo y
a un costo razonables.
Ficha articulo
Artículo 80.-Contenido del Plan de continuidad. El
Plan de continuidad contendrá al menos los siguientes aspectos:
a) Listado de tareas o acciones: Incluye los
mecanismos de activación del Plan, las personas que pueden tomar la decisión y
las que deben ser informadas, el momento y el lugar para la activación de los
servicios y las guías para la recuperación del Sistema Mer-link.
b) Recursos
requeridos: Comprende las personas, los lugares, los elementos tecnológicos o
de comunicación, la información y los suministros.
c) Responsabilidades.
d) Información
de contacto: Prevé los mecanismos y las circunstancias bajo las cuales se
deberá contactar al administrador de Mer-link.
e) Plantillas
o formularios para registrar aspectos tales como las decisiones tomadas y
cualquier otro tipo de información de utilidad para revisiones posteriores.
Ficha articulo
Artículo 81.-Deber de reportar discontinuidad y
fallas en los sistemas. Las instituciones con sistemas que interoperan con
Mer-link deberán reportar al administrador de Mer-link la discontinuidad o las
fallas en la infraestructura tecnológica o en las aplicaciones que se
interconecten. Este reporte debe realizarse en el mismo momento en que se
detecte la discontinuidad o la falla.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Seguridad de Mer-Link
Artículo 82.-Mecanismos de identificación. Por
medio del uso de la firma digital certificada, Mer-link garantizará la
vinculación jurídica de la firma del emisor con el documento electrónico e
identificará al receptor de este, de manera tal que se certifique la no
alteración y la conservación del contenido original de cada documento que se
reciba y se envíe por medio de Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 83.-Trazabilidad de Mer-link. Mer-link
permite visualizar el estado en que se encuentran los procedimientos de
contratación administrativa, así como los responsables en cada una de esas
fases y el cumplimiento de los plazos establecidos para cada uno de ellos;
además, alerta a los responsables de cada fase sobre el vencimiento de sus
procesos.
Ficha articulo
Artículo 84.-Integridad e inalterabilidad de la
información. El Sistema Mer-link conservará los documentos enviados y
recibidos sin ningún tipo de alteración. Dejará constancia en sus bitácoras de
todas las transacciones y los mensajes generados; además, permitirá el acceso a
estos y su reproducción en forma impresa, cuando la institución usuaria lo
considere necesario. Todos estos actos deberán constar en el expediente
electrónico de cada contratación.
Ficha articulo
Artículo 85.-Almacenamiento y custodia de la
información. Mer-link debe contar con los espacios físicos y los mecanismos
óptimos para garantizar que la información se encuentra almacenada y
custodiada, de modo que se eviten riesgos, daños, pérdida, destrucción,
alteración, sustracción o divulgación indebida. Asimismo, Mer-link deberá tener
planes de evaluación y ejecución periódica, para valorar la eficiencia de los
controles asociados al almacenamiento de la información y hacer las modificaciones
necesarias para la implementación de las mejoras requeridas.
Ficha articulo
Artículo 86.-Autenticidad del contenido de los
documentos. El contenido de los documentos electrónicos que hayan sido
enviados y recibidos utilizando los mecanismos de seguridad aplicables en
Mer-link, tales como la firma digital certificada y la encriptación, entre
otros, prevalecerá sobre aquellos documentos que no cumplan los criterios de
seguridad indicados.
Ficha articulo
Artículo 87.-Requerimientos técnicos. Las
personas físicas y jurídicas, así como las instituciones usuarias que deseen
hacer uso de Mer-link, deberán cumplir los requerimientos técnicos que se
definan en las Políticas de uso; además, serán responsables del mantenimiento
de los medios que adquieran e instalen para la utilización de Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 88.-Compatibilidad de los equipos. A
fin de contar con un servicio óptimo, los usuarios de Mer-link deberán contar
con equipos y programas informáticos adecuados para la conexión y la
utilización de este Sistema, los cuales serán detallados en las Políticas de
uso. Las instituciones usuarias y proveedores registrados serán responsables
del mantenimiento del hardware y el software que adquieran e instalen para la
utilización del Sistema.
Ficha articulo
Artículo 89.-Mejoras en las medidas de seguridad. La
Administración de Mer-link podrá introducir todas las medidas de seguridad que
considere necesarias para el uso del Sistema.
Si alguna de estas medidas implica cambio o
modificación de las condiciones normales de funcionamiento del Sistema, la Administración
deberá comunicar los cambios a los proveedores registrados y las instituciones
usuarias, con al menos tres días hábiles de antelación a la implementación de
las mejoras.
Ficha articulo
Artículo 90.-Deber de confidencialidad y probidad. Las
instituciones usuarias deberán adoptar las medidas de control interno
pertinentes para salvaguardar la confidencialidad de la información que así sea
calificada e implementar los mecanismos de seguridad establecidos por Mer-link.
Los funcionarios de las instituciones y de Mer-link
que tengan autorización para realizar transacciones en el Sistema, tales como
registrar datos o enviar y recibir información, quedan obligados a guardar
estricta confidencialidad sobre los mecanismos de seguridad que aplica el
Sistema, así como no revelar información calificada como confidencial.
Asimismo, se prohíbe la reproducción y la utilización
total o parcial de la información disponible en Mer-link, con fines distintos
para los que fue suministrada, todo de conformidad con la normativa aplicable.
Ficha articulo
CAPÍTULO XII
Responsabilidades por el uso del sistema
SECCIÓN I
Responsabilidades de las instituciones usuarias
Artículo 91.-Responsabilidad en la utilización de
Mer-link. Los procedimientos de contratación administrativa que promuevan
las instituciones usuarias deberán ser tramitados por medio de Mer-link.
Durante los tres meses siguientes a la incorporación
de una institución al Registro de instituciones usuarias de Mer-link, será
facultativo tramitar los procedimientos de contratación administrativa en el
Sistema.
La responsabilidad de la gestión de los procedimientos
de contratación corresponde exclusivamente a la institución usuaria, la cual
deberá velar por el cumplimiento de la normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 92.-Designación de funcionarios. Las instituciones
usuarias deberán contar con funcionarios autorizados para realizar las
transacciones por medio de Mer-link, según los roles establecidos. Dichos
funcionarios serán responsables de velar por la veracidad y la confiabilidad de
la información que emiten y de atender oportunamente las gestiones que se
reciban por medio del Sistema.
Mer-link registrará todos los movimientos o las
transacciones de las gestiones electrónicas que se reciban y que emitan los
usuarios.
Ficha articulo
Artículo 93.-Actualización de registros. Las
instituciones usuarias deben mantener actualizada la información del Catálogo
de bienes y servicios, portal y expediente electrónico. Asimismo, deberán
colaborar en la actualización de datos del Registro electrónico de proveedores.
Ficha articulo
Artículo 94.-Verificación de información. Cuando
lo considere pertinente, la institución usuaria podrá corroborar, por cualquier
medio, la veracidad de la información y los documentos electrónicos
suministrados por los proveedores registrados.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Responsabilidades de los proveedores registrados
Artículo 95.-Información de los proveedores
registrados. Es obligación de los proveedores registrados mantener
actualizada su información en el Sistema, lo cual deberán realizar mediante
Mer-link. Asimismo, los proveedores serán responsables de que la información
que remitan a la institución usuaria y al Sistema sea veraz, completa, oportuna
y exacta, todo lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal
que conlleve cualquier omisión o alteración en este sentido.
Ficha articulo
Artículo 96.-Condiciones para la utilización de
Mer-link. Los proveedores registrados deberán aceptar las Políticas de uso,
disponer de los certificados de firma digital emitidos por una autoridad
certificadora debidamente registrada, cumplir los requisitos que establece el
presente Reglamento y realizar todas sus actuaciones únicamente por medio de
Mer-link, salvo los casos de excepción al uso del Sistema, estipulados en el
presente Reglamento.
Será responsabilidad del proveedor registrado la obtención
oportuna de la firma digital certificada y el uso adecuado de esta.
Ficha articulo
Artículo 97.-Desactivación del uso de Mer-link. En
caso de que el proveedor registrado cese el uso de Mer-link por cualquier
causa, ello no implicará de modo alguno que quede relevado del cumplimiento de
los compromisos, las responsabilidades y las obligaciones que haya adquirido
previamente con la institución usuaria.
Ficha articulo
SECCIÓN III
Responsabilidad del administrador de Mer-Link
Artículo 98.-Administrador del Sistema. La
Administración de Mer-link garantiza la integridad, la inalterabilidad y el
registro de fecha y hora de los documentos electrónicos que se tramiten en este
Sistema, así como la identidad del emisor por medio del uso de la firma
digital. Asimismo, deberá establecer los mecanismos que garanticen la seguridad
de los datos y la información que se gestionen en el Sistema.
Ficha articulo
Artículo 99.-Contratación fuera de Mer-link. La
Administración de Mer-link no será responsable de ninguna contratación
realizada fuera de los términos del presente Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 100.-Calidad del servicio. El
administrador de Mer-link será responsable de la administración, la gestión y
la operación de la plataforma del Sistema, así como de velar por el
cumplimiento de los niveles de servicio pactados. Es obligación del
administrador de Mer-link tomar las medidas necesarias para que el Sistema
cuente con el soporte físico e informático para su funcionamiento, así como
para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o
divulgación indebida de la información. También, deberá contar con un plan de
continuidad, así como con planes de evaluación y ejecución periódica, para
valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la
información.
Ficha articulo
Artículo 101.-Fallas técnicas. El administrador
de Mer-link quedará exento de toda responsabilidad por las fallas técnicas y de
conectividad del hardware y el software empleados por los usuarios para acceder
a Mer-link.
Es responsabilidad exclusiva del usuario mantener en
perfecto funcionamiento la conectividad del hardware y el software que sean
empleados.
Ficha articulo
CAPÍTULO XIII
Sanciones
Artículo 102.-Sanciones a los proveedores
registrados y a los funcionarios de las instituciones usuarias y funcionarios
de Mer-link. Los proveedores registrados y los funcionarios de las
instituciones usuarias y funcionarios de Mer-link que incumplan los deberes y
las obligaciones establecidos en el presente Reglamento serán sancionados
conforme lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento
y/o la normativa aplicable de la institución respectiva, previo debido proceso.
Con ese propósito se deberá tomar en cuenta para la
integración normativa la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227;
el régimen de responsabilidad establecido en el título X de la Ley de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley Nº 8131;
la Ley de Control Interno, Ley Nº 8292; la Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley Nº 8422, y el Código de
Trabajo, según su ámbito de competencia.
Lo anterior no excluye la aplicación de eventuales
sanciones penales por conductas en que hayan incurrido los funcionarios
públicos o los particulares, ni la posibilidad de exigir responsabilidad por
daños y perjuicios ocasionados a la institución usuaria o a Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 103.-Responsabilidad del funcionario
público por el uso de la firma digital y las claves de acceso al Sistema. Queda
prohibido a los funcionarios públicos que utilicen Mer-link revelar sus claves
o permitir que terceros utilicen su firma digital certificada. Esta conducta
será considerada falta grave, sin perjuicio de lo previsto en el inciso c), del
artículo 111, de la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos, y el artículo 10 de la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos.
Ficha articulo
CAPÍTULO XIV
Disposiciones finales y transitorias
Artículo 104.-Disposiciones Transitorias.
Ficha articulo
TRANSITORIO I.-Los procedimientos de contratación
administrativa iniciados por las instituciones usuarias de Mer-link con
anterioridad a la publicación del presente Reglamento en el diario oficial La
Gaceta continuarán su trámite en documentos físicos. Para tales efectos, se
entenderá que un procedimiento ha iniciado si ya se ha realizado la publicación
o invitación a participar.
Ficha articulo
TRANSITORIO II.-Únicamente para efectos de cursar
invitación para participar en procedimientos de contratación administrativa,
los registros de proveedores de cada institución que se encuentre inscrita en
el Registro de instituciones usuarias de Mer-link se mantendrán vigentes hasta
dos años, contados a partir de la publicación del presente Reglamento en el
diario oficial La Gaceta. Durante este periodo se podrán cursar
invitaciones tanto a los proveedores inscritos en el Registro electrónico de
proveedores de Mer-link, como a los inscritos en el registro de proveedores de
la institución usuaria que se encuentren activos.
Ficha articulo
TRANSITORIO III.-Las solicitudes de autorización, los
recursos, el refrendo y las notificaciones que le corresponda tramitar a la
Contraloría General de la República se gestionarán en documentos físicos hasta
que se implementen los servicios web para que Mer-link y los sistemas del
órgano contralor interactúen entre sí; no obstante, la Contraloría consultará
los expedientes electrónicos por medio de Mer-link; de igual modo, los
proveedores registrados presentarán sus gestiones ante el órgano contralor
mediante Mer-link.
Ficha articulo
Artículo 105.-Rige a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta
Dado en la Presidencia de la República, a los veintiún
días del mes de octubre de dos mil diez.
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/2/2024 01:03:08
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