Ámbito de aplicación
Las regulaciones contempladas en
el presente documento serán de acatamiento obligatorio e inmediato para los
sujetos de derecho privado que se beneficien con fondos públicos provenientes
de transferencias y partidas específicas, contempladas en los Presupuestos
Ordinarios y Extraordinarios de la República, según la Ley N° 7972, y recursos
provenientes de la Ley N° 7730, que soliciten la Calificación de sujeto privado
idóneo para administrar fondos públicos.
I.-Requisitos generales a
cumplir por el sujeto privado: Los solicitantes de la calificación de
idoneidad deberán presentar una carta dirigida a la Administración concedente
de los recursos, sea el Ministro o Ministra de la Presidencia, firmada por el
apoderado del sujeto privado con capacidad de actuar suficiente, en la cual se
solicite el inicio del proceso de calificación de idoneidad indicando lo
siguiente:
a) Domicilio del sujeto privado.
b) Número de teléfono, fax,
apartado postal y dirección del correo electrónico, en caso de contar con
ellos.
c) Calidades del representante
legal (nombre completo, estado civil, número de cédula de identidad o
residencia, profesión u oficio y domicilio).
d) El listado con el detalle de
los documentos que se adjuntan a la solicitud.
Adjunto a la carta de
presentación, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:
1) Una declaración jurada ante
Notario Público del representante legal de la organización, en la cual se indique
claramente que la entidad está activa, realizando en forma regular proyectos y
actividades conducentes a la finalidad para la cual fue creada. Para ello el
sujeto privado solicitante deberá tener al menos un año de haber sido inscrito
oficialmente en el registro respectivo y un año de estar activo.
2) Si se trata de una fundación,
se deberá presentar una declaración jurada ante Notario Público del Presidente
de la Junta Administrativa, en la cual se indique claramente que la entidad ha
estado activa desde su constitución, calidad que adquiere con la ejecución de
por lo menos un proyecto, programa u obra al año, según lo establecido por el
inciso b) del artículo 18 de la Ley N° 5338 y sus reformas.
3) Una descripción detallada de
los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar total o
parcialmente con fondos públicos, el monto estimado de cada uno y su fuente de
financiamiento.
4) Fotocopia certificada de la
escritura constitutiva y sus reformas, emitida por la entidad u órgano público
respectivo o por un Notario Público, así como los estatutos vigentes al momento
de la solicitud.
5) Fotocopia certificada de la
cédula jurídica vigente emitida por la entidad u órgano público respectivo o
por un Notario Público, si la tuviera. Si no fuere así, el dato se consignará
en la certificación de personería jurídica.
6) Certificación de personería
jurídica vigente, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un
Notario Público; en la cual se indique la fecha de vencimiento del nombramiento
del representante legal que plantea la solicitud.
7) Certificación de un Contador
Público Autorizado en la cual se indique en forma clara y precisa lo siguiente:
a. La estructura administrativa
del sujeto privado.
b. Si el sujeto privado utiliza
reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de
recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos y ejecución de
obras.
c. Si el sujeto privado cuenta
con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea
y Junta Directiva, u órganos creados), debidamente legalizados y al día. En
este caso, se debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes,
el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del
último registro en cada uno de ellos al menos del mes anterior a la fecha en
que se reciba la carta de presentación en la Administración concedente.
Esta certificación aplica sólo
para el caso del sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido
ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma igual o menor al monto
establecido por la Contraloría General en las regulaciones vigentes aplicables
a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante
el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u
órganos públicos se estima que no superan ese monto.
En el caso del sujeto privado que
en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen
público, por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General en
las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados para efectos de la
presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las
transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que
superan ese monto, deberá presentar un estudio especial realizado por un
Contador Público Autorizado sobre el control interno contable, financiero y
administrativo del respectivo sujeto privado.
En dicho estudio el Contador
Público deberá acreditar la estructura administrativa del sujeto privado y que
utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo
de recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos y ejecución
de obras; además, deberá consignar si cuenta con libros contables y de actas
actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u
órganos), debidamente legalizados y al día.
II.-Requisitos específicos a
cumplir por el sujeto privado
1) Los sujetos privados de
cualquier tipo beneficiarios de fondos provenientes de la Ley N° 7972 del 22 de
diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto
Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara de bienestar social, según lo
dispone el artículo 18 de esa Ley.
2) Las fundaciones organizadas
según la Ley de Fundaciones, N° 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas,
deberán:
a. Informar sobre las calidades,
el número de teléfono, el grado académico y el número de afiliación al Colegio
Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor Interno
de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley
de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una
auditoria interna.
b. Presentar fotocopia del Diario
Oficial La Gaceta, donde consten los nombramientos de los directores
designados por el Poder Ejecutivo y por el Concejo Municipal del cantón en que
la fundación tiene su domicilio legal, según lo establecido por el artículo 11
de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 29744-J del 29
de mayo del 2001). Se debe acompañar de las certificaciones de las autoridades
correspondientes en que conste la vigencia de los nombramientos.
c. Fotocopia certificada de la
nota de presentación a la Contraloría General de los informes contables, del
informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere
recibido la fundación y del informe del auditor interno relativo a la
fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la
fundación, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de
Fundaciones, respectivamente.
3) El sujeto privado, de
cualquier tipo, sometido a las regulaciones establecidas por la Contraloría
General de la República para efectos de la presentación de sus presupuestos
ante el Órgano Contralor, deberá suministrar ante la Administración concedente,
una fotocopia certificada por un Notario Público de la nota con la que presentó
los informes de ejecución y liquidación presupuestaria ante esa Contraloría
General, con el respectivo sello de recibido.
4) El sujeto privado que en el
año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público,
por una suma igual o menor al monto establecido por la Contraloría General en
las regulaciones aplicables a los sujetos privados para efectos de la
presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor o que las
transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que no
superan ese monto, deberá aportar a la Administración concedente:
a. Los estados financieros del
último período contable (Balance General, Estado de Resultados, Estado de
Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo), firmados por el
contador que los preparó y por el representante legal de la entidad.
b. Certificación de un Contador
Público Autorizado, en la cual se haga constar que las cifras que presentan
dichos estados financieros corresponden a las que están contenidas en los
libros contables legalizados.
5) El sujeto privado que en el
año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público,
por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General en las
regulaciones aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación
de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que la transferencia por
recibir de las entidades u órganos públicos se estima que supera ese monto,
deberá aportar a la Administración concedente:
a. Original del Dictamen de
Auditoría de Estados Financieros y de los Estados Financieros Auditados
(Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y
Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros),
correspondientes al último período contable anual.
Todas las hojas de los estados
financieros que se adjunten al Dictamen de Auditoría, y de las notas a los
estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del
Contador Público Autorizado que elaboró dicha documentación.
b. Original o copia certificada
por un Notario Público de la Carta de Gerencia emitida por el Contador Público
Autorizado que realizó la auditoria a que se refiere el punto anterior,
acompañado de una nota suscrita por el representante legal del sujeto privado
en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para
subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado.
La Administración concedente verificará que el monto
señalado en este punto 5º se ajuste a la actualización que al respecto realice
la Contraloría General de la República a las regulaciones aplicables a los
sujetos privados que reciban fondos públicos para efectos de la presentación de
sus presupuestos ante el Órgano Contralor.
6) En aquellos casos en los que
el sujeto privado solicitante de la calificación de idoneidad indique que
alguno de los requerimientos ya hubiera sido presentado ante otra entidad u
órgano de la Administración Pública, la Administración concedente deberá
coordinar con ésta su obtención por los medios a su alcance, para no
solicitarla al administrado, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8
de la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos, N° 8220 del 4 de marzo del 2002.
7) Todo sujeto privado a quien le
hayan concedido recursos provenientes de la Ley N° 7972 y recursos provenientes
de la Ley N° 7730 está en la obligación de comunicar al Ministerio de la
Presidencia cualquier cambio en la información que suministró con el fin de
obtener la calificación para administrar fondos públicos. De ello se dejará
constancia y se adjuntarán la nueva documentación al expediente que para tales
efectos mantiene en custodia. Para todos los efectos el Ministerio de la
Presidencia deberá conservar un archivo con los expedientes de los sujetos que
han tramitado calificaciones de idoneidad. Dicho archivo deberá mantenerse en
un lugar con condiciones adecuadas para la óptima conservación de los
documentos aportados. Asimismo, la Administración concedente deberá adjuntar a
los expedientes, en los casos que corresponda, una copia de la calificación de
idoneidad otorgada por la Contraloría General de la República en su momento, a
efectos de llevar un control y fiscalización adecuado de las mismas.
Si la nueva información
suministrada implica un cambio en la idoneidad para administrar fondos públicos
por parte del sujeto privado, el Ministro o Ministra de la Presidencia
procederá con la revocación de la calificación otorgada, o bien, tomará las
medidas correspondientes.
III.-Vigencia
de los documentos. Los documentos y certificaciones que deban presentar los
sujetos privados no deberán tener más de un mes de emitidos, exceptuando
aquellos cuya vigencia por disposición de otra norma jurídica sea mayor a la
establecida en estos lineamientos.
IV.-Valoración previa por
parte de la Administración de la idoneidad del sujeto privado para administrar
fondos públicos. Quien ocupe el cargo de Ministro o Ministra de la
Presidencia, nombrará una Comisión Técnica de Apoyo, conformada por el Director
del Programa respectivo, un funcionario de la Dirección Jurídica y un funcionario
de la Dirección Financiera, recomendados por su jefatura, ambos del Ministerio
de la Presidencia y cualquier otro funcionario que el Ministro designe. La
Comisión Técnica de Apoyo tendrá las siguientes funciones:
1) Estudiar toda la documentación
aportada por los sujetos privados de conformidad con lo indicado en los puntos
2 y 3 de la presente regulación, con el fin de valorar la capacidad del sujeto
privado solicitante para administrar fondos públicos. Para esos efectos debe
llevar un expediente foliado de cada sujeto privado que realice una solicitud
2) Documentar en un dictamen el
resultado de esa valoración, el cual será puesto en conocimiento del Ministro o
Ministra de la Presidencia, para su aprobación. El resultado de la valoración
para ante el Ministro o Ministra de la Presidencia deberá presentarse diez días
después de sometida ante la Comisión.
3) Verificar la capacidad legal,
administrativa y financiera del sujeto privado, así como su aptitud técnica en
el desarrollo de programas, proyectos u otros, financiados total o parcialmente
con fondos públicos, para efectos
de dictaminar sobre la idoneidad de un sujeto privado para administrar fondos
públicos y dejará constancia de ello en el dictamen que remita al jerarca.
4) Verificar, por los medios que
estime pertinentes, la información suministrada por los sujetos de derecho
privado que requieran la calificación de "idóneo para administrar fondos
públicos".
5) Remitir a la Dirección
Jurídica del Ministerio de la Presidencia para conservar y archivar los
dictámenes desfavorables. Ese dictamen es responsabilidad expresa y exclusiva
de la Administración concedente y no implica necesariamente una fiscalización
posterior imperativa de la actuación realizada por la Administración
concedente.
En aquellos casos donde el sujeto
privado ya hubiera sido calificado como idóneo por la Contraloría General de la
República (institución competente en su momento) para administrar fondos
públicos de la Ley N° 7972, y recursos provenientes de la Ley N° 7730, y resulte
beneficiario nuevamente de recursos provenientes de la misma ley, no requerirá
presentar la información prevista en estos lineamientos, ante la nueva
Administración concedente, bastando que remita una copia certificada de la
referida calificación vigente y del expediente del ente u órgano público que
tramitó el dictamen favorable en cumplimiento de lo señalado en el punto 4 de
este reglamento. La nueva Administración concedente debe verificar, en el
registro al que se refiere el punto 8 de estos lineamientos, que la
calificación de idoneidad no esté vencida o haya sido revocada.
Asimismo, la Administración
concedente debe tener presente lo dispuesto en las Circulares números 14298 y
14299 del 18 de diciembre del 2001 y sus reformas, emitidas por la Contraloría
General, con regulaciones sobre la fiscalización y el control de los beneficios
patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos
privados, y en las cuales se indica la obligación que tienen de establecer,
mantener y perfeccionar sus sistemas de control interno, para la asignación,
giro y verificación del uso de esos beneficios, para lo cual deben disponer de
mecanismos de control idóneos.
V.-Otorgamiento de la
calificación de idoneidad. En caso de que a criterio de la Comisión Técnica
el sujeto privado es idóneo para recibir fondos públicos, ésta remitirá al
Ministro o Ministra de la Presidencia los siguientes documentos:
1) Una carta de recomendación
emitida por la Comisión Técnica para que se le otorgue al sujeto la calificación
de idoneidad exigida por la ley aplicable. En esta carta se deberá indicar la
dirección exacta, número de teléfono y fax, apartado postal o correo
electrónico del sujeto solicitante a efectos de que el Ministro o Ministra de
la Presidencia notifique posteriormente lo que corresponda
2) Una copia del dictamen
favorable aprobado por el superior jerárquico.
3) Una guía, en la que se detalle
el contenido del expediente que posee la Administración, indicando los
documentos que contiene y los folios respectivos, haciendo constar que el
sujeto privado aportó todos los documentos indicados en los puntos 2 y 3 de
ésta regulación.
El Ministro o Ministra de la
Presidencia podrá prevenir a la Comisión Técnica para que aclare la información
indicada anteriormente. Una vez completada la información, el Ministro o
Ministra de la Presidencia, dentro del plazo de tres días hábiles, analizará
los documentos remitidos por la Comisión Técnica y resolverá mediante
resolución administrativa debidamente fundamentada y motivada, ya sea aprobando
la solicitud y confiriendo la calificación de idoneidad al sujeto privado, o
bien, denegando la solicitud.
VI.-Vigencia de la
calificación de idoneidad. La calificación de idoneidad otorgada por el
Ministro o Ministra de la Presidencia tendrá una vigencia de dos años, contados
a partir de la fecha de su emisión. Procederá la prórroga de la calificación
otorgada únicamente a solicitud del sujeto privado, previa valoración de los
resultados y administración de los recursos.
VII.-Fiscalización.
La Auditoria Interna del Ministerio de la Presidencia, con fundamento en lo
establecido en los artículos 22 y 23 de la Ley General de Control Interno, N°
8292 del 31 de julio del 2002, podrá fiscalizar la actuación realizada por el
sujeto
privado que ha sido declarado
como idóneo para administrar fondos públicos. Dicha facultad procederá
igualmente para la Contraloría General de la República, al amparo de su Ley
Orgánica.
VIII.-Controles sobre los
sujetos privados calificadas como idóneas para administrar fondos públicos.
La Administración concedente deberá cumplir con lo estipulado en los párrafos
final y segundo de los artículos 7 y 25, respectivamente, de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y los numerales 1, inciso c) de los apartes
IV y VII, en ese orden, de las Circulares
números 14298 y 14299 del 18 de diciembre del 2001 y sus reformas, en lo
referente a la implementación de los mecanismos de control necesarios y
suficientes para verificar el correcto uso y destino de los beneficios
otorgados a sujetos privados. Así como el cumplimiento a lo establecido en las
Normas de Control Interno para el Sector Público, Resolución N° 72-2000 emitida
por la Contraloría General de la República
Durante la vigencia de la
calificación de idoneidad otorgada por el Ministro o Ministra de la Presidencia
está obligado a verificar, previo al desembolso de nuevos recursos al sujeto
calificado como idóneo, que las situaciones técnico jurídicas bajo las que se
otorgó el dictamen de idoneidad se mantienen.
IX.-Revocación de la
calificación de idoneidad. El Ministro o Ministra de la Presidencia podrá
revocarle a un sujeto privado la calificación otorgada de "idóneo para
administrar fondos públicos", de oficio o a solicitud de parte, ello sin
perjuicio del establecimiento de las responsabilidades y sanciones previstas
por el ordenamiento jurídico. El acto que revoque la calificación de idoneidad
del sujeto privado debe ser motivado; y puesto en conocimiento de las
dependencias administraciones internas que por razones de competencia deban
conocer dichos efectos.
Corresponderá al Ministro de la
Presidencia llevar un registro de aquellos sujetos privados a los que les
revoque la calificación de idoneidad para efectos de lo indicado en el punto 8
y 9 de la presente regulación.
X.-Renovación de la
Calificación de Idoneidad. El sujeto privado al que se le venza la
calificación de idoneidad deberá iniciar el procedimiento previsto en este
Reglamento para recibir nuevos recursos de las leyes señaladas en el ámbito de
aplicación de la presente regulación.
XI.-Sanciones y
responsabilidades. El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento
dará lugar a las sanciones previstas en la Ley General de la Administración
Pública, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos, Ley General de Control Interno, Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, sin perjuicio de la aplicación
de otras causales de responsabilidad contenidas en el ordenamiento jurídico.